Как попросить отпуск у начальника

Обновлено: 17.05.2024

Можно ли прервать отдых сотрудника и как правильно отозвать работника из отпуска, регулируется ч. 2 ст. 125 ТК. Работодателю придется обосновать необходимость и получить одобрение.

Отклонение от принципа добровольности в прерывании отдыха ведет к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27 КоАП.

В соответствии с ч. 3 ст. 125 ТК, есть категории сотрудников, которых нельзя отозвать даже с их одобрения — это расценят как нарушение:

беременные женщины;
возраст до восемнадцати лет;
занятые на вредных и (или) опасных условиях труда.

ТК РФ не предусматривает возможность досрочного выхода по инициативе сотрудника без согласования с работодателем, но и не содержит запрета на такой выход. В любое время по личному усмотрению прерывается только декрет и перерыв в работе без сохранения заработной платы.

Какие документы использовать для отзыва

Короткий алгоритм, описывающий, как правильно оформить отзыв из отпуска, содержит несколько шагов. Главное — все тщательно документировать:

Шаг 1. Необходимо уведомить сотрудника о сложившейся ситуации. Письменно извещать об отзыве из отпуска не обязательно, закон этого не требует. Достаточно позвонить по телефону. Крупные организации проверяют контролирующие органы. Им разумно использовать письменный вариант со следующей приблизительной структурой:

причина досрочного выхода сотрудника;
дата начала работы;
предложение об использовании оставшейся части, если согласие работника на отзыв из отпуска получено;
напоминание о возможности отказаться;
объяснение способа перерасчета суммы отпускного пособия;
возможный вариант поощрения в случае согласия.

Шаг 2. Получение и подтверждение согласия является основной частью процедуры, как отозвать работника из отпуска, иногда согласие фиксируется письменно, рукой работника под текстом обращения (уведомления).

Заявление

Часто согласие оформляется отдельным заявлением. Оно имеет произвольную форму и содержит такую информацию:

формулировку о намерении работника прервать отдых по просьбе администрации;
сроки переноса дней отпуска;
способы перерасчета выплаченных ранее отпускных.

от старшего менеджера по продажам

Я, Александрова Александра Александровна, согласна досрочно выйти из ежегодного оплачиваемого отпуска и приступить к работе 15 мая 2021 года. Неиспользованную часть отпуска в количестве 9 (девять) календарных дней прошу предоставить мне с 12 августа 2021 года.

Сумму переплаты по отпускным прошу зачесть в счет выплаты заработной платы.

Служебная

Если нештатная ситуация произошла в одном из подразделений большой организации, не лишней будет служебная записка на отзыв из отпуска по производственной необходимости. в ней необходимо обосновать это управленческое решение. Форма документа никак не регламентируется. Письменное обращение к руководителю готовится в произвольной форме.

Шаг 3. Выпускается приказ. Утвержденной формы приказа нет, ее разрабатывают самостоятельно (ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011), предусмотрев следующие пункты:

обоснование причины отзыва (например, ссылка на служебную докладную);
Ф.И.О. отзываемого и должность;
даты использования оставшейся части;
порядок перерасчета выплаченного пособия за недоиспользованный период;
Ф.И.О. ответственного, контролирующего исполнение распоряжения.

Как изменить график отпусков сотрудников

Остаток дней отдыха и порядок его использования оговариваются при подписании согласия и закрепляются в приказе. Поправки вносятся в форму № Т-7, утвержденную постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Основанием для внесения изменений в график на предприятии является регистрация распоряжения:

Те же изменения переносятся в личную карточку занятого.

Надо ли пересчитать отпускные после отзыва

С момента выхода на работу начисляется заработная плата. Бухгалтерия проводит перерасчет. По итогам отчетного периода выплаченное пособие (неиспользованная его часть) оформляется:

в виде части заработной платы за отработанный период;
либо в качестве аванса за следующий;
корректируются расчеты с ПФР, ФСС И ФМС, НДФЛ.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как пересчитать отпускные при отзыве из отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.

Если отдыхающий против

Сотрудник, находящийся на отдыхе, имеет право:

игнорировать уведомления, не отвечать на информацию, направленную ему доступными средствами связи;
отказаться от выхода на работу и не объяснять причины.

Санкций такое поведение не повлечет. Доступный способ получить согласие от сотрудника — материальное и моральное стимулирование. Работодатель может:

предложить бонусы, продвижение по службе и прибавки к соцпакету;
компенсировать часть средств за путевку и оплату дороги.

Нанимателю не следует угрожать санкциями — увольнением или дисциплинарными воздействием, понижением в должности и пр. Все отклонения от нормы приведут к наступлению административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Читатель Юрий спрашивает:

Сотрудник не пришел в понедельник. Когда я спросил, где это он, сотрудник ответил: “В отпуске”. Я на него очень рассчитывал, а он ушел в отпуск без предупреждения. Да еще сказал, что необязан напоминать об отпуске. Это законно?

Отвечаем: законно, если сотрудник в графике отпусков

Трудовой кодекс об отпуске:

Каждый сотрудник вправе отдыхать от любимой работы, право на отпуск защищает Трудовой кодекс.

Чтобы определить, кто идет в отпуск в августе, а кто отдыхает в ноябре, работодатель составляет график отпусков. График отпусков — требование Трудового кодекса, нельзя отказаться его составлять, иначе штраф.

Работодатель составляет график раз в год на всю компанию, не позже 16 декабря. В графике отпусков — должности сотрудников, даты и длительность отпусков. Шаблон графика отпусков — на сайте Роструда

Есть работодатели, которые считают, что сотрудник обязан предупреждать об отпуске, отпрашиваться и писать заявление. По Трудовому кодексу у сотрудника нет такой обязанности. Если секретарь Маша есть в графике отпусков, Маша вправе не выйти на работу без предупреждения, заявлений и любых других действий. А вот у работодателя полно дел.

Документы, чтобы отпустить в отпуск

По Трудовому кодексу не сотрудник предупреждает компанию об отпуске, а работодатель напоминает сотруднику, что пора идти отдыхать. Для этого понадобятся уведомление и приказ.

Уведомление. Это официальное напоминание, что такого-то числа надо идти в отпуск, а такого-то возвращаться.

У уведомления есть срок: работодатель передает сотруднику документ за две недели до начала отпуска. Пример уведомления:

Сотрудник расписывается в уведомлении об отпуске. Если нет подписи, это ошибка работодателя: нельзя запретить сотруднику идти в отпуск из-за того, что нет подписи. Шаблон уведомления на сайте Роструда

Приказ. Приказ нужен для бухгалтерии и налоговой, без него не получится рассчитать налоги и доказать, что сотрудник отдохнул положенное время. Приказ должен быть готов за три дня до начала отпуска.

Сотрудник расписывается в приказе, но не оставляет себе. Приказ понадобится на случай проверки и расчета отпускных. Шаблон приказа — на сайте Роструда

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не подготовил приказ, сотрудник вправе пожаловаться в инспекцию труда.

Когда сотрудник пишет заявление на отпуск

Есть случаи, когда сотрудник обязан составить заявление на отпуск и спросить разрешение, можно ли идти отдыхать. Случаи описывает Трудовой кодекс:

Отпуск не по графику. График отпусков — обязательный документ для сотрудников. Обязательный — значит, что сотрудники ходят в отпуск строго по графику, а не когда вздумается. Если у секретаря отпуск в декабре, а хочет уйти в марте, работодатель вправе отказаться переносить отпуск.

Некоторые сотрудники могут уходить в отпуск в любое время, несмотря на график:

Но заявление всё равно нужно.

В заявлении сотрудник пишет, почему имеет право на отпуск не по графику. Шаблон заявления на отпуск на сайте Роструда

Отпустить сотрудника отдыхать за свой счет или нет, решает работодатель. Шаблон заявления на отпуск за счет сотрудника — на сайте Роструда

Отпуск нового сотрудника. Сотрудник, который отработал меньше полугода, может попросить отпуск, и для этого понадобится заявление.

Трудовой кодекс разрешает работодателю отказывать без объяснения причин: может, сейчас работы много или сотрудник работает так себе, зачем баловать.

Штрафы, если ошибиться с отпуском

Если сотрудник есть в графике отпусков, а работодатель не отпускает без заявления, сотрудник вправе пожаловаться в Роструд или обратиться в суд.

Инспекция труда оштрафует, если работодатель:

не сделал или задержал график отпусков, приказ, уведомление;
не отпустил сотрудника в отпуск по графику.

Штраф для индивидуального предпринимателя — до 5000 рублей, для компании — до 50 000 рублей.

Штрафы — не самая большая проблема. Если сотрудник пожалуется в Роструд или работодатель попробует уволить за якобы прогул, начнутся разбирательства с инспекцией. Скорее всего, будет большая проверка всего, что связано с сотрудниками. А это минимум три месяца вопросов, пересылки документов и штрафы.

Мой совет — отпускать сотрудников в отпуск по графику или договариваться так, чтобы они не жаловались в Роструд.

Почему брать отпуск – это искусство? Действительно, казалось бы, что может быть проще? Выбрал удобное для себя время, написал заявление, начальник, в свою очередь, его подписал – и все, привет, Багамы (или другое не менее соблазнительное место)! Однако все это хорошо в теории, а вот практика. Рабочий ритм во многих организациях сейчас очень напряженный. Как же надо правильно уходить в отпуск?

Ни для кого не секрет, что лето – горячая пора отпусков, а значит, получить возможность отдохнуть именно в это время весьма проблематично, ведь у Вашего начальника возникает резонный вопрос: если все сотрудники уйдут в отпуск, то кто же тогда останется работать? Поэтому сразу хочу сказать: если обстоятельства Вам позволяют, не уходите в отпуск в этот период. К тому же Вашему руководителю этот факт не может не понравиться. Он решит, что Вы – ответственный сотрудник, который остается на рабочем месте, несмотря ни на что.

Но предположим, что Вам очень нужно уйти в отпуск в летнее время. Что можно посоветовать в такой ситуации? Конечно, надо постараться забить себе местечко в графике отпусков заранее. Если у Вас есть возможность, найдите связь между тем местом, куда Вы собираетесь поехать отдохнуть, и Вашей трудовой деятельностью. (Разумеется, если Вы не планируете провести отпуск дома или на даче.) Подчеркните этот момент в разговоре с шефом. Вообще-то, такую взаимосвязь при желании можно обнаружить практически в каждом случае. Например, Вы собираетесь поехать, скажем, в Ярославль, а там, допустим, в это время проходят семинары по повышению квалификации в области Вашей специальности. Скажите начальнику, что между экскурсиями Вы обязательно туда заглянете. В любом крупном городе наверняка проводятся подобные семинары или существуют организации, конкурирующие с Вашей фирмой, так что не теряйтесь! Если Вы планируете отдохнуть за границей, делайте упор на языковую практику, ведь организации всегда нужны сотрудники, владеющие одним или несколькими иностранными языками. Одним словом, Ваш руководитель наверняка одобрит такую инициативу, что, в свою очередь, повысит Ваши шансы уйти в отпуск тогда, когда Вам хочется.

Что еще может увеличить Ваши шансы на успех в таком непростом деле, пусть даже Вы решили взять отпуск зимой или осенью? Впрочем, не стоит забывать, что даже в эти сезоны есть горячие периоды, например, бархатный сезон в сентябре или Новый год. Кстати, не расстраивайтесь, если все же не удалось взять отпуск весной или летом, ведь так приятно в холодное время поехать туда, где тепло, и погреться под жарким солнцем. Но вернемся к нашей проблеме. Существует простая закономерность: чем меньше рабочих часов Вы пропустили за последний год (пусть даже по болезни или по другим уважительным причинам – это абсолютно неважно), тем легче Вам будет получить отпуск. Да, безусловно, все мы имеем законное право на отдых, но для этого надо сначала добросовестно поработать.

А вообще, если Вы зарекомендовали себя как хорошего исполнительного работника и ценного специалиста, приготовьтесь к тому, что у Вас могут возникнуть осложнения с получением отпуска. В самом деле, в некотором роде Вы стали незаменимым в рабочем коллективе, и Вашему начальнику будет сложно без Вас обходиться. Все это хорошо, скажете Вы, но отдохнуть-то хочется! Совет таков: не делайте ничего, как говорится, с наскока. Во-первых, найдите несколько резонных причин, по которым Вам надо уйти в отпуск именно в данный момент. Продумайте аргументы, способные убедить Вашего начальника. Выберите подходящий момент, чтобы подать заявление на отпуск. Здесь работают психологические моменты, поэтому учитывайте все, даже настроение Вашего начальника. Все советы, перечисленные выше, подходят и для того случая, когда Вам внезапно нужно уйти в отпуск по семейным обстоятельствам или иным причинам. Только никогда не пытайтесь воспользоваться добротой начальника и давить на жалость, потому что подобное поведение очень неприятно любому человеку, да и делу вряд ли поможет. К тому же не стоит забывать, что у Вас с начальником официально-деловые отношения, и Вы в них занимаете место подчиненного. Ваш шеф – не бессердечный монстр, и, скорее всего, если Ваши причины покажутся ему уважительными, а доводы – убедительными, он пойдет Вам навстречу. Не злоупотребляйте его пониманием и доверием. По возможности возьмите отпуск не в полном объеме, а ровно столько дней, сколько Вам потребуется для решения возникших проблем, чтобы потом как можно быстрее приступить к работе.

Прежде чем выбирать время для отпуска, ненавязчиво поинтересуйтесь у своих сослуживцев, кто из них и когда собирается в отпуск. Особенно обратите внимание на планы тех, кто выполняет схожие с Вашими обязанностями. Посудите сами, вряд ли Ваш начальник сразу отпустит всех, кто делает похожую работу. Если у Вас с коллегами хорошие отношения, попробуйте договориться с ними насчет времени взятия отпусков. Вы подмените их, а они – вас на время вашего отсутствия.

Обращаясь к руководителю с просьбой об отпуске, дайте ему понять, что работа от этого не пострадает и, конечно, сделайте все для этого. Все проекты, планы, отчеты придется сдать досрочно, всех клиентов предупредить о вашем отсутствии и передать им контакты человека, к которому можно будет обратиться. Составьте всем, кто будет вас подменять, подробнейшие инструкции. В первую очередь пропишите, где и как искать документы или рабочие файлы в компьютере, к кому обращаться по разным вопросам, что может понадобиться каждому из клиентов. Таким образом вы облегчите им работу и застрахуете себя от неожиданных телефонных звонков в самый разгар отдыха.

Итак, Вы выбрали время и понесли на подпись заявление. Может случиться, что Ваш начальник попросит Вас не уходить в отпуск в данный момент, а повременить с отдыхом. В таком случае, если у Вас нет веских причин рваться в отпуск именно сейчас, уступите его просьбе. Он обязательно оценит понимающего и готового пойти навстречу сотрудника, для которого работа – превыше всего. К тому же, скажите себе, что подобного рода просьба показывает, что начальник считает Вас хорошим специалистом. А это не может не радовать, не так ли? В конечном счете нет большой разницы – сейчас или через месяц. В случае, когда для Вас есть весьма существенная разница, и Вы не можете ждать, обязательно мотивируйте свой отказ важными обстоятельствами.

В каких ещё случаях стоит подождать с отпуском? Во-первых, это просто необходимо, когда в Вашей организации идут важные преобразования: кого-то повышают в должности, кого-то увольняют, меняется кадровый состав руководства, так как Ваше учреждение переходит в другие руки и т. п. Вы же не хотите вернуться к шапочному разбору? Нужно как можно скорее узнать нового начальника и зарекомендовать себя перед ним с лучшей стороны. А может быть, не сегодня-завтра у Вас появится возможность продвинуться по служебной лестнице. Сейчас все чаще и чаще подобные решения принимаются на конкурсной основе, и хорошо, если Вы будете проводить свой отпуск на даче, откуда можно быстро вернуться, а вот если намного дальше. Вообще, успешный человек должен всегда быть в курсе всего нового, а самый верный и вместе с тем простой способ достижения этой цели – находиться на месте событий.

Также нельзя уходить в отпуск, когда в Вашем учреждении внедряются новые технологии, осваиваются новые достижения. Только представьте себе: Вы возвращаетесь с отдыха и только начинаете овладевать новыми методами работы, тогда как Ваши коллеги уже ориентируются в них, как рыба в воде. Думаете, для Вас кто-то будет подробно все повторять? Ошибаетесь! Конечно, на первых порах Вам помогут, но Ваши шансы на то, чтобы первым досконально разобраться во всех нововведениях, значительно снизятся.

Кстати, о переутомлении. Допустим, Вы настолько ревностный сотрудник, что не понимаете, а зачем вообще придумали такую вещь, как отпуск? Ведь Вы спокойно живете без него последние два года? Безусловно, подобное трудолюбие заслуживает только похвалы, однако не забывайте о собственном здоровье! Работа без отдыха – это работа на износ. Все хорошо только в разумных пределах. Наверняка, Вы правильно поняли намек, скрытый в этих строчках, и завтра на стол Вашего начальника ляжет заявление на отпуск. А в том, что он его подпишет, можете даже не сомневаться!

Когда коллеги в отпуске, а вы всех заменяете, это обидно и непросто физически. Иногда летом приходится работать за двоих, в худшем случае — за троих. Сколько вам должно заплатить начальство, если коллега уехал отдыхать и оставил вам на попечение не только свой кактус, но и заказчиков?

Работать приходится не только за коллегу-отпускника, но и сотрудника, который заболел или ушёл в декретный отпуск. В зависимости от формы замещения начальство будет начислять вам доплату за отсутствующего работника.

Сколько поработаешь — столько и заплатят

Например, ваш коллега руководит крупным проектом. Работодатель может сделать вас руководителем рабочей группы, если вашей квалификации достаточно и срочных проектов у вас нет.

Совместительство — по ст. 60.1 ТК РФ вы продолжаете выполнять свои обязанности, а на работу отпускника тратите свободное время не в ущерб основной деятельности.

Временно не на своём месте

Допустим, руководитель передал вам обязанности отпускника и перевёл на новую должность. Такое право начальству, как мы писали выше, даёт ст. 72. 2 ТК РФ. Но по этой статье перевести на другую должность сотрудника можно только добровольно. Работодатель заключает с вами соглашение о временном переводе, а также в трудовом договоре указывает условия новых обязанностей.

Далее начальство должно составить приказ о вашем переводе. Теперь должность отпускника — основная для вас на указанное время. Работодатель должен проинструктировать вас и обозначить фронт работ. Никакие изменения в трудовую книжку при этом не вносят.

Как доплачивают?

Размер доплаты работодатель указывает в дополнительном соглашении. Но по Трудовому кодексу руководитель вправе не доплачивать больше вашего среднего заработка на прежнем месте. Такое обязательство у начальства есть в одном случае — если вас без согласия переводят на должность ниже. Если с вашего соглашения — то могут не доплачивать.

То есть, если вы получаете на основной должности 28 000 рублей, то больше 14 000 рублей вам к окладу отпускника не доплатят. Перевести на другу должность могут на срок до года или до выхода сотрудника на работу.

Работаю по совместительству

К этому способу приходится прибегать, когда невозможно расширить обязанности. По совместительству вы продолжаете выполнять основную работу, а на дополнительные обязанности должны тратить не больше нормированного времени. По ТК это не больше половины от вашей рабочей норм за месяц. И руководитель должен следить за этим нормативом.

В остальном ваши функции сохраняются, а начальство должно заключить с вами специальный трудовой договор.

Как доплачивают?

В этом случает оплата труда = отработанное время. Такое условие должно быть указано в трудовом договоре.

Продавец, который замещает кассира, за 10 рабочих дней получит доплату — 8 700 рублей. Из этой суммы руководитель должен удержать 13% НДФЛ и перечислить фондовые налоги.

Совмещение — расширение обязанностей

Коллега уезжает отдыхать, а вы получаете дополнительно его обязанности. По ст. 60.2 ТК РФ обязанности отпускника могут отличаться от ваших. Совмещением считается отличная работа. А если ваши должности совпадают — это расширение.

Принудительно выполнять работу отсутствующего нельзя: только по письменному соглашению. Руководитель после вашего согласия составляет приказ. В документе указано, сколько и как вам будут платить.

Как доплачивают?

Зависит от того, что оплачивают — фактическую работу или время, которое вы потратили. За доработку должны начислять деньги.

На примере с кассиром: допустим, в этот раз обязательства принимает кладовщик. Работодатель пишет приказ о совмещении, где указывает доплату пропорционально затраченному времени. Если оклад кассира — 20 000 рублей, а кладовщика — 18 000 рублей, то замещающий сотрудник получит дополнительные 8 700 рублей за 10 дней отпуска коллеги. Всего 26 700 рублей.

Из этой суммы также вычитают НДФЛ и платят взносы.

Только по согласию

Руководитель не вправе заставить вас без письменного согласия выполнять чужие обязанности. Вы также можете заранее отказаться от дополнительной работы.

Есть одно исключение, когда вам могут не доплатить. Это тот случай, когда вы замещаете коллегу с аналогичной должность и ваши обязанности расширяются. В таком случае руководитель может не брать у вас письменного согласия.

Сколько поработаешь — столько и заплатят

Временно не на своём месте

Как доплачивают?

То есть, если вы получаете на основной должности 28 000 рублей, то больше 14 000 рублей вам к окладу отпускника не доплатят. Перевести на другу должность могут на срок до года или до выхода сотрудника на работу.

Работаю по совместительству

В остальном ваши функции сохраняются, а начальство должно заключить с вами специальный трудовой договор.

Как доплачивают?

В этом случает оплата труда = отработанное время. Такое условие должно быть указано в трудовом договоре.

Совмещение — расширение обязанностей

Как доплачивают?

На примере с кассиром: допустим, в этот раз обязательства принимает кладовщик. Работодатель пишет приказ о совмещении, где указывает доплату пропорционально затраченному времени. Если оклад кассира — 20 000 рублей, а кладовщика — 18 000 рублей, то замещающий сотрудник получит дополнительные 8 700 рублей за 10 дней отпуска коллеги. Всего 26 700 рублей.

Из этой суммы также вычитают НДФЛ и платят взносы.

Только по согласию

Читайте также: