Как ознакомить с приказом сотрудника на самоизоляции

Обновлено: 18.05.2024

Лист ознакомления с приказом — это документ, который не может существовать сам по себе и является составной частью распоряжения руководства. Оформляется в тех случаях, когда до сотрудников в обязательном порядке нужно донести задачу и отметить их ответственность за ее выполнение.

Нормативная база

Почему работников надо знакомить под подпись

Такой документ предполагает, что сотрудники компании будут выполнять перечисленные в нем инструкции, но далеко не всегда все работники в курсе того, что существует то или иное указание. В обычной ситуации это задача руководителя структурного подразделения — доносить до своих подчиненных все решения руководства и следить за тем, чтобы те выполнялись. Но не всегда это делается своевременно, и поэтому лучшим вариантом станет подпись каждого из работников под таким документом, подтверждающая, что они ознакомились с бумагой, поняли все написанное и обязуются выполнять предписания. Такой подход позволяет с минимальными усилиями разрешать споры между руководством и подчиненными. Кроме того, если задача не выполнена как положено или в установленный срок, всегда понятно, кто ответственен за нее и кого необходимо оштрафовать или даже уволить.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как ознакомить работника с приказом о предоставлении отпуска.. Используйте эти инструкции бесплатно.

С какими приказами и кого надо знакомить

Конкретного перечня распоряжений руководства, с которыми необходимо знакомить сотрудников, в законодательстве нет. Каждая компания принимает внутренние правила, регламентирующие эту процедуру. В одном случае абсолютно все такие документы необходимо подкреплять соответствующим листом ознакомления, в другом — только те, которые касаются каких-то важных событий или непосредственно затрагивают поле деятельности конкретного работника. А третьи компании исключают такую практику, предпочитая вывешивать все распоряжения на доступном для всех сотрудников месте (например, на одной из страниц официального сайта), а в должностную инструкцию включают обязанность каждого подчиненного изучать все документы, которые там присутствуют.

Распространенные примеры распоряжений, с которыми чаще всего знакомят сотрудников:

прием на работу;
вступление в новую должность;
проведение проверки;
проведение тестирования подчиненных;
перевод на другую должность;
предоставление планового или внеочередного отпуска;
повышение или понижение оплаты труда;
возникновение у подчиненных новых должностных обязанностей и/или исключение старых.

Как сформировать лист ознакомления

Эту бумагу обычно формирует секретарь или руководитель отделения, которому вменяется в обязанность ознакомление подчиненных с указами директора. Форма официально не утверждена, поэтому обычно используется бланк, составленный согласно внутренним стандартам компании. Основные элементы, которые в него входят:

Номер работника по порядку в очередности. Иногда это играет свою роль, и первыми расписываются те, кто несет основную ответственность, но чаще всего это просто перечень.
Ф. И. О. сотрудника.
Его должность.
Дата и подпись.

Шапка бумаги нередко включает отсылку к основному указу, название компании, дату формирования и другую информацию, но так как эта бумага не может существовать отдельно от основного указа, выполняется этот пункт не всегда.

Актуальный сейчас образец, как ознакомить с приказом под роспись работников компании (шаблон):

Образец

Стандартный документ такого типа выглядит так:

С ПРИКАЗОМ ОЗНАКОМЛЕНЫ:

Начальник отдела продаж ________________________Петров П.П. (дата)

Заместитель начальника отдела продаж____________ Иванов И.И.(дата)

Делопроизводитель _____________________________ Семенова С.С.(дата)

Консультант по юридическим вопросам_____________ Кононов К.К.(дата)

Сколько хранить лист ознакомления

Срок хранения формально не ограничен, но обычно он соответствует актуальности указа. Например, если последний действует в течение одного года (допустим, план по продажам на 12 месяцев), то и приложение к нему имеет тот же срок действия. Отправляются в архив и утилизируются они одновременно.

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом.

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

название предприятия;
наименование документа;
номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

порядковый номер работника;
фамилию-имя-отчество работника;
должность;
дату ознакомления с приказом;
подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре, на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами - образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов. Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В соответствии с положениями ст. 22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

А составить уведомление работников о переходе на электронные трудовые книжки вам поможет образец, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

подписывается всеми сотрудниками фирмы;
содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Где можно скачать образец листа ознакомления?

Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору:

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом:

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В связи с введением режима повышенной готовности Указ Мэра Москвы обязал работодателей обеспечить сотрудникам режим самоизоляции на дому. Компании, которые экстренно реорганизуют бизнес-процессы для перевода сотрудников на удаленный режим, сталкиваются со сложностью законодательного оформления нового формата работы.

Удаленная vs дистанционная работа

находится за пределом офиса работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя;

использует для выполнения данной трудовой функции информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сети "Интернет".

Если сотрудник может выполнять свои обязанности с использованием компьютера, телефона, различных мессенджеров и прочих информационно-телекоммуникационных сетей, то с ним стоит заключить дополнительное соглашение о дистанционной работе на период, связанный с неблагоприятной эпидемиологической ситуацией.

На текущий момент ТК РФ не допускает сочетания дистанционной и офисной работы. Однако в условиях ЧС руководство компании может принять решение о незначительном нарушении трудового законодательства и прописать условие эпизодического присутствия работника в офисе в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Как оформить дистанционную работу

1. Перевод на дистанционный труд возможен ТОЛЬКО с согласия работника.

Некоторые сотрудники не могут выполнять работу вне офиса из-за неблагоприятных жилищных условий или семейных обстоятельств.

2. Заключить дополнительное соглашение.

3. В случае изменений в режиме работы сотрудника и оплате труда, зафиксировать их в соглашении.

4. Решить проблему технического оснащения сотрудника.

Работодатель должен либо предоставить работнику необходимое оборудование (ноутбук, телефон и пр.), либо согласовать с работником возможность использования личного оборудования в служебных целях. Согласно статье 188 ТК РФ работнику за использование личного имущества в служебных целях должна выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется по соглашению сторон и должен быть зафиксирован в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Что делать, если должностные обязанности работника лишь частично могут выполняться дистанционно?

В этом случае сотруднику может быть предложена дистанционная работа в режиме неполного времени, где оплата труда осуществляется пропорционально фактически отработанному времени.

Если работника не устраивает снижение заработной платы из-за неполной дистанционной занятости, возможно оформление простоя на то время, когда он будет выполнять свои трудовые обязанности. Например, 5 дней в неделю работник работает по 4 часа в режиме неполного рабочего времени, а на 4 часа в день оформляется простой. Или 4 дня в неделю сотрудник работает, а 5-й день оформляется как простой. Возможны иные комбинации.

Если должность сотрудника не предполагает возможность дистанционного выполнения обязанностей, необходимо объявить простой на весь период карантина (до 10 апреля 2020 года).

Как оформить простой

Согласно статье 72.2 ТК РФ простоем считается временная приостановка работ по причинам экономического, технологического, технического или организационного характера, в том числе эпидемией. Несмотря на то, что в Москве в настоящее время официально эпидемия не объявлена, ситуацию вполне можно рассматривать как исключительный случай, ставящий под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия населения.

В связи с закрытием на карантин ряда учреждений организации теряют поставщиков, приостанавливается сбыт производимой продукции, отменяются встречи с заказчиками и клиентами, прекращаются служебные поездки и командировки, что обосновывает объявления простоя.

1. Руководство компании должно издать приказ о простое в организации или отдельном подразделении.

2. В приказе стоит указать экономические или технологические причины, которые возникли в связи с распространением коронавирусной инфекции, а также сослаться на необходимость соблюдения режима самоизоляции на дому согласно указу Мэра Москвы.

Как использовать отпуск для обеспечения режима самоизоляции сотрудника?

Стоит составить список работников, у которых за предыдущие рабочие периоды накопилось большое количество неиспользованных дней отпуска. Попросите работников написать заявления на отпуск сейчас. Так вы решите две проблемы одновременно: приведете остатки отпусков в соответствие с законодательством и решите вопрос содействия самоизоляции работников. Вам не придется оформлять простой или переводить работников на дистанционную работу.

Тех работников, у которых в ближайшее время запланированы отпуска, отправляйте на плановый отдых, не соглашайтесь переносить его на другой срок.

Что касается отпусков без сохранения заработной платы, то в соответствии со статьей 128 ТК РФ он может быть предоставлен работнику на основе его письменного заявления по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Настаивать на отпуске без сохранения содержания работодателю не стоит. Это является нарушением ТК РФ.

Читайте также: