Как отправить электронный больничный в фсс через астрал отчет

Обновлено: 27.04.2024

В 2021 году можно использовать как бумажный, так и электронный больничный. А вот с 2022 больничные будут оформлять только в электронном виде.

Рассказываем, почему электронный листок нетрудоспособности намного удобнее, чем бумажный, как работать с электронными больничными и как на них перейти, если вы до сих пор этого не сделали.

Что вы узнаете

Законодательство об электронных больничных

Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ — позволил получать больничные листы в электронном виде.

Постановление Правительства РФ от 16.12.17 № 1567 — регламентировало порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций.

Приказ от 01.09.20 № 925н — утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа.

Преимущества электронных больничных

Бумажный больничный — это специальный бланк, его заполняет врач и отдает работнику.

Электронный больничный лист — это запись в базе ФСС. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью и дает сотруднику только номер.

Использовать электронные больничные намного удобнее, чем бумажные:

Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать, так как листы заверяются электронной подписью и СБИС сверяется с ФСС.
Можно заполнить автоматически и проверить на ошибки: СБИС сам подставит в больничный номер СНИЛС, страховой стаж, размер дневного заработка и другие сведения о сотруднике из вашей учетной системы.
Не нужно приносить лично в ФСС, вести учет листков и архив.
Информация сразу попадает в ФСС, что ускоряет процесс получения выплат.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Схема работы с электронными больничными

Работник, получив у врача номер электронного больничного, сообщает его работодателю.
Бухгалтер в СБИС создает больничный и вводит его номер. ФСС присылает больничный.
СБИС сделает расчет, если надо, загрузив данные из учетной системы, сформирует реестр сведений и передаст его в ФСС вместе с больничным.
Работник получит пособие напрямую из ФСС.

О том, как удобно работать с электронными больничными в СБИС, смотрите в нашем видеоролике.

Электронные больничные в 2021 году

С 1 января 2021 года прямые выплаты заработали во всех регионах, подробнее в статье. Работодатели, как и раньше, оплачивают первые три дня больничного, допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом и пособие на погребение. Порядок расчета больничных при прямых выплатах такой же, как при зачетной системе. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты предъявления номера ЭЛН (255-ФЗ ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15).

В 2021 году появились новые правила выдачи больничных (приказ Минздрава № 925н от 01.09.2020). Теперь можно:

продлевать бумажный больничный электронным, и наоборот;
оформлять электронный больничный дистанционно (при угрозе распространения опасных заболеваний);
оформлять один электронный больничный для нескольких работодателей при совмещении.

А также закрепили правила исправления ошибок в ЭЛН: меняем данные и повторно отправляем в ФСС с указанием причины, документ утверждается электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.

Полный расчет от больничного до зарплаты

Рассчитывайте зарплату прямо в СБИС — система автоматически заполнит табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитает премию и зарплату, сформирует проводки и платежки или ордера для выплат.

Обязательные электронные больничные с 2022 года

В конце апреля Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ с поправками, которые закрепили обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года. Оформляться на бумаге больничные будут только в отдельных случаях, их список утвердит Правительство. По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного, форму позже утвердит ФСС.

О том, как изменится работа бухгалтера после отмены бумажных больничных, читайте в нашей статье.

Как начать работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера

Для работы с электронными больничными вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подключите любой тариф СБИС Отчетность через интернет, чтобы получать и передавать информацию по оплате электронного больничного. Если у вас есть эта лицензия — вам уже доступна работа с электронными больничными листами.
Оповестите сотрудников.

С 2022 года получать согласие работников будет не нужно. Сведения о больничных будут передаваться работодателю автоматически. Сотруднику не нужно будет сообщать номер своего больничного.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Электронный документооборот с ФСС

Помимо электронных больничных, ФСС все больше процессов переводит в цифру. Так Фонд разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО). Сейчас по СЭДО ФСС может:

проинформировать работодателя о новом больничном листке;
прислать извещение о представлении недостающих документов по прямым выплатам страхового обеспечения (ПВСО).

Все это уже можно получать в СБИС: уведомления о новых больничных и извещениях из системы ПВСО сразу попадут в ваш личный кабинет. Вы точно ничего не пропустите и не получите штраф.

Можно ли использовать одну квалифицированную электронную подпись на нескольких компьютерах?

Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.

Нет, регистрация необязательна.

Получение информации об ЭЛН может быть осуществлено страхователем тремя способами:

Что такое личный кабинет страхователя?

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

получение данных ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника;
просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников с целью проведения профилактических мероприятий.

Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС. Подробнее

Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

После закрытия больничного сотрудник должен сообщить его номер своему работодателю. Сделать это он может любым удобным способом: передать распечатку, по телефону, в мессенджерах и т. д.

Как и где можно проверить подлинность больничного листа?

СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.

Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?

Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.

По новым правилам пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 и от 01.12.2018 № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.

В пилотных регионах пособия сотрудникам выплачивает не работодатель, а напрямую ФСС (см. постановления Правительства РФ от 21.04.2011 № 294 и от 01.12.2018 № 1459). Работодатель обязан лишь представить соответствующие документы в филиал фонда. Порядок отправки документов в ФСС описан в видео.

Пилотный проект по отправке больничных листов в ФСС проходит в следующих регионах:

01 — Республика Адыгея;
02 — Башкортостан;
03 — Республика Бурятия;
04 — Республика Алтай;
05 — Дагестан;
06 — Республика Ингушетия;
07 — Кабардино-Балкарская Республика;
08 — Республика Калмыкия;
09 — Карачаево-Черкесская республика;
10 — Республика Карелия;
11 — Республика Коми;
12 — Республика Марий Эл;
13 — Республика Мордовия;
14 — Республика Саха (Якутия);
15 — Республика Северная Осетия — Алания;
16 — Республика Татарстан;
17 — Республика Тыва;
18 — Удмуртская Республика;
19 — Республика Хакасия;
20 — Чеченская Республика;
21 — Чувашская Республика;
22 — Алтайский край;
23 — Краснодарский край;
24 — Красноярский край;
25 — Приморский край;
26 — Ставропольский край;
27 — Хабаровский край;
28 — Амурская область;
29 — Архангельская область;
30 — Астраханская область;
31 — Белгородская область;
32 — Брянская область;
33 — Владимирская область;
34 — Волгоградская область;
35 — Вологодская область;
36 — Воронежская область;
37 — Ивановская область;
38 — Иркутская область;
39 — Калининградская область;
40 — Калужская область;
41 — Камчатский край;
42 — Кемеровская область;
43 — Кировская область;
44 — Костромская область;
45 — Курганская область;
46 — Курская область;
47 — Ленинградская область;
48 — Липецкая область;
49 — Магаданская область;
50 — Московская область;
51 — Мурманская область;
52 — Нижегородская область;
53 — Новгородская область;
54 — Новосибирская область;
55 — Омская область;
56 — Оренбургская область;
57 — Орловская область;
58 — Пензенская область;
59 — Пермский край;
60 — Псковская область;
61 — Ростовская область;
62 — Рязанская область;
63 — Самарская область;
64 — Саратовская область;
65 — Сахалинская область;
66 — Свердловская область;
67 — Смоленская области;
68 — Тамбовская область;
69 — Тверская область;
70 — Томская область;
71 — Тульская область;
72 — Тюменская область;
73 — Ульяновская область;
74 — Челябинская область;
75 — Забайкальский край;
76 — Ярославская область;
77 — Москва;
78 — Санкт-Петербург;
79 — Еврейская автономная область;
80 — Забайкальский край;
81 — Пермский край;
83 — Ненецкий автономный округ;
84 — Красноярский край;
85 — Иркутская область;
86 — Ханты-Мансийский автономный округ — Югра;
87 — Чукотский автономный округ;
88 — Красноярский край;
89 — Ямало-Ненецкий автономный округ;
90 — Московская область;
91 — Крым;
92 — Севастополь;
93 — Краснодарский край;
95 — Чеченская Республика;
96 — Свердловская область;
97 — Москва;
98 — Санкт-Петербург;
99 — Москва.

Реестры больничных листов (листы нетрудоспособности) передаются страхователями или застрахованными лицами в ФСС для начисления пособий по нетрудоспособности застрахованным лицам.

В Экстерн доступны следующие виды пособий:

Страховые случаи и условия выплаты пособий установлены Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Временная нетрудоспособность

Выплачивается в следующих случаях:

— болезнь, травма;
— уход за больным членом семьи;
— карантин застрахованного лица или ребенка до 7 лет;
— долечивание в санаторно-курортных учреждениях

Профессиональные болезни и травмы

Выплачивается при утрате трудоспособности вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания (подробные условия описаны в Федеральном законе от 24.07.1998 № 125-ФЗ)

Беременность и роды

Выплачивается женщине суммарно за весь период отпуска (при отсутствии осложнений и рождении одного ребенка срок составляет 70 дней до и после родов). Особенности выплаты пособия описаны в гл. 3, ст. 10 255-ФЗ

Ранние сроки беременности

Выплачивается единовременно женщинам, которые встали на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности

рождение ребёнка

Единовременное пособие при рождении ребёнка

Уход за ребёнком

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет

Погребение

Социальное пособие на погребение выплачивается согласно Федеральному закону от 12.01.1996 № 8

Оплата 4 дополнительных выходных дней одному из родителей для ухода за детьми инвалидами

Четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц предоставляются одному из работающих родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства до 18 лет (ст. 262 ТК РФ)

Порядок формирования и отправки пособий

Создание и загрузка документов

Новый документ можно сформировать непосредственно в Экстерне или загрузить готовый файл, подготовленный в сторонней программе.

Создание документов в Экстерн

Далее следует приступить к заполнению формы в открывшемся окне.

Загрузка в систему готового файла

Заполнение документа

В документе на выплату пособия следует заполнить три раздела. В зависимости от выбранного типа пособия отобразятся следующие разделы:

Все обязательные для заполнения поля будут подсвечиваться красным цветом.

В данном разделе заполняется информация о сотруднике, организации-работодателе и о способе выплаты пособия. Заполненные данные сохраняются в рамках сотрудника, при создании нового листа этот раздел будет заполнен автоматически.

При выборе последнего открывается блок, в который следует внести сведения об уполномоченном представителе — ФИО и паспортные данные.

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

пособие по нетрудоспособности;
пособие по беременности и родам;
пособие по профтравме, болезни.

Заполняется на основе листка нетрудоспособности, представленного работником. Расположение полей соответствует бумажному бланку, который выдается в медицинском учреждении.

2. Укажите, является ли лист первичным или продолжением; дубликатом или оригиналом.

3. Заполните все обязательные поля ниже (они будут подсвечены красным), как в бумажном бланке, выданном в медицинском учреждении.

Некоторые особенности заполнения:

В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.

3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.

Раздел присутствует в следующих типах пособий:

пособие по беременности и родам (если в пособии по нетрудоспособности установлен флажок «Поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)");
пособие по ранним срокам беременности;
пособие по рождению ребенка;
пособие по уходу за ребенком.

Некоторые особенности заполнения:

В обязательном порядке заполняются данные из документа о рождении ребенка — тип документа, серия и номер, дата выдачи, ФИО, дата рождения.
При необходимости можно заполнить данные о справке от другого родителя о неполучении пособия, данные о документе об усыновлении или опеке и данные о договоре о передаче в приемную семью.

Проверка и отправка

2. Начнется проверка.

В списке будут отображаться только квалифицированные сертификаты, ИНН в которых совпадает с ИНН организации из документа.

Регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с регистрационным номером организации, указанным в документе.

Если документ отправляется за обособленное подразделение (в этом случае код подчиненности заканчивается на 2), то регистрационный номер страхователя в сертификате должен совпадать с дополнительным кодом ФСС, указанным в документе.

Статусы обработки

Просмотр отправленных документов

Просмотр результатов проверки

Если документ принят к рассмотрению

На экране отобразится окно с квитанцией.

Если документ не принят

На экране отобразится окно с протоколом.

Как распечатать, удалить документ? Как создать перерасчёт? Как просмотреть историю документооборота?

При наведении курсора на строку с наименованием документа появляется.

В зависимости от статуса при нажатии на шестеренку доступны следующие действия:

Программа Астрал Отчет позволяет отправлять отчеты в 4 основных и 2 дополнительных направления:

ФНС
ФСС
ПФР
Росстат
Росалкогольрегулирование
Росприроднадзор

Как отправлять отчеты, подготовленные в своей бухгалтерской программе?

Если вы готовите отчет в бухгалтерской учетной программе, то в ней этот отчет нужно сохранить в файле формата xml. Это стандартная процедура, доступная абсолютно во всех программах бухгалтерского и налогового учета, даже в программе "Налогоплательщик".

Что дальше? В программе "Астрал Отчет" нажмите кнопку "Импорт/подготовка документов" в главном меню. Откроется окно Мастера импорта:

В нем нужно выбрать направление отправки (госорган) и добавить файлы (те, которые вы предварительно выгружали из бухгалтерской программы). После добавления, файлы отчетов будут проверены на соответствие формату. Информация о проверке будет показана сразу же:

Если отправлять отчет планируете сразу, то при закрытии окна нужно нажать галочку "Запустить мастер связи по завершению импорта". Можно этого не делать, вернувшись к отправке позже. В этом случае Мастер связи вызывается из Реестра документооборотов, либо из пункта меню "Передача/получение документов" в главном меню программы.

Начнется соединение с сервером, и программа сообщит об отправке:

По кнопке "Журнал связи" можно посмотреть подробности о процессе отправки этого отчета.

Как отправлять отчеты, подготовленные в программе Астрал Отчет?

В программе есть "Редактор отчетов", в котором можно заполнить вручную необходимые формы. Перед началом работы с редактором необходимо создать в программе хотя бы одного налогоплательщика – это необходимо сделать в Справочнике, заполнив все реквизиты, которые нужны для отчетов.

Внешний вид и функционал Редактора:

Для создания отчета нужно нажать на кнопку "Создать" в верхнем меню окна. Далее указать все необходимые реквизиты и направление сдачи, после чего в рабочей области будет открыта новая вкладка для работы с отчетом. В ней есть панель инструментов (в верхней части вкладки) и левое меню с перечнем разделов отчета. В этом окне и создаем окончательный отчет.

Обратите внимание: некоторые ячейки отчета будут цветными. Что означают эти цвета:

Желтый – редактируемое поле, именно в него нужно вносить данные вручную.
Сине-зеленый – данные рассчитываются автоматом на основе данных, внесенных вами в другие ячейки.
Белый – данные вносятся автоматом из реквизитов налогоплательщика.

По окончании работы с отчетом его нужно сохранить. Для отправки созданного отчета запускаем Мастер связи. Работа в нем и процедура отправки описана чуть выше в этой статье.

Как следить за состоянием отправки отчета, получать подтверждения и работать с архивом отчетов?

Следить за состоянием отправленных отчетов, распечатывать квитанции о приеме можно в меню "Мониторинг" – оно открывается из главного меню или в меню "Реестры".

Вот, как выглядит окно мониторинга:

Функционал работы с отчетами – весьма разнообразный. Здесь можно:

Видеть все детали отправки по каждому отчету.
Распечатывать и скачивать квитанции о приеме/отказе.
Фильтровать список отчетов, делать выборки и распечатывать списки выбранных отчетов
Выгружать список отчетов в формат Excel.

Как переписываться с налоговой и ПФР?

Астрал Отчет включает в себя возможности отправлять запросы в ФНС и ПФР. Рассмотрим на примере письма в налоговую.

Открываем "Реестры" в главном меню программы, выбираем нужное направление (по умолчанию – ФНС):

По кнопке "Написать письмо" или "Создание запроса" открывается форма обращения. После заполнения (текст и при необходимости вложенные файлы) запрос отправляется. Все отправленные и полученные письма отображаются в соответствующих разделах по направлениям.

Наряду с бумажными больничными медицинские учреждения могут выдавать электронные листы нетрудоспособности (ЭЛН). Если ваш сотрудник получил номер ЭЛН, запросите больничный в ФСС, а затем отправьте расчет по нему.

Запросить больничный

Если сотрудник написал заявление на замену периода для расчета пособия, кликните год и выберите нужный. Дата и номер заявления в расчете не указываются.

Заполните реквизиты в зависимости от способа, который вы выбрали:

Если сотрудник предоставил:

реестр сведений

Если вы не хотите, чтобы реестр сведений отправлялся вместе с расчетом по больничному, отключите участие организации в пилотном проекте.

Также реестр не отправится автоматически, если:

Получить ответ

Если ФСС не обнаружит ошибок и пришлет положительный ответ, в документе появится статус:

Доступно сотрудникам с ролями: Администратор системы, Настройщик системы (с возможностью видеть зарплату), Бухгалтер по зарплате (с ограничением по компании), Бухгалтер по отчетности (с ограничением по компании), Главный бухгалтер (с ограничением по компании), Директор.

Участки, к которым требуется предоставить доступ:

Если у вас недостаточно прав, обратитесь к администратору системы.

Запросить больничный

Число календарных дней, за которые учитываются выплаты, заполняется автоматически. Оставьте значение по умолчанию (730 дней) или измените.

Запросить больничный

Читайте также: