Как организовать работу в бухгалтерской фирме с наемными бухгалтерами

Обновлено: 18.05.2024

– Профессия главного бухгалтера в последние годы утратила ценность в глазах собственников бизнеса и топ-менеджеров. Десять лет назад этот специалист имел непререкаемый авторитет среди сотрудников, был правой рукой и главным советчиком руководителя. А теперь его все чаще рассматривают как иждивенца или сотрудника, который исполняет технические функции и ничего не решает.

Почему произошло обесценивание этой профессии? На мой взгляд, здесь сыграло роль то, что и собственники бизнеса, и сами бухгалтера не всегда четко понимают, что входит и что не входит в сферу их профессиональных компетенций.

Между тем, существует вполне короткий и ясный список функций, которые исполняет на предприятии главный бухгалтер:

руководство бухгалтерией;
организация учета финансово-хозяйственной деятельности компании;
ведение бухгалтерского и налогового учета;
контроль над оформлением документов;
составление бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности.

В последнее время собственники бизнеса часто поручают главбуху множество других функций. Особенно это распространено среди начинающих предпринимателей, которые недооценивают роль этого сотрудника. Пытаясь сэкономить на найме нескольких специалистов, они вынуждают бухгалтеров заниматься задачами, не входящими в сферу их профессиональной компетенции. Нередки случаи, когда на малом предприятии главбух занимается кадровыми, юридическими, менеджерскими вопросами. И все это – в ущерб своим прямым должностным обязанностям.

Фото с сайта ondernemer24.nl

Руководители крупных предприятий нередко совершают и другую ошибку, пытаясь привлекать главного бухгалтера для решения задач на уровне финансового директора. Напомним, что финдиректор занимается:

стратегическим финансовым и налоговым планированием;
анализом финансово-хозяйственной деятельности и разработкой финансовой политики;
контролем работы бухгалтерии, экономического и финансового отделов;
поставкой управленческого учета и выполнением ряда других функций.

Впрочем, на репутации профессии главного бухгалтера негативно отразились и действия их самих. Нередко сталкиваюсь с ситуациями, когда, не имея достаточной квалификации и опыта работы, специалисты устраиваются на должность главбуха. У них в 90% случаев происходят ошибки, за которыми следуют штрафы и восстановление бухгалтерского учета. И это негативно сказывается на финансовом положении предприятия. Таких сотрудников легко отследить по записям в трудовой книжке.

Пример: У специалиста, пришедшего на должность главного бухгалтера, множество записей в трудовой. Стаж работы на одном месте – до 1 года. Увольнения приходятся на период сдачи годовой отчетности. Такого сотрудника не стоит принимать в штат: он ежегодно менял место работы, чтобы не сдавать баланс.

Репутацию бухгалтеров заметно испортили и недобросовестные бухгалтерские и аудиторские компании, которые набирают недостачно квалифицированный персонал по оказанию бухгалтерских услуг.

Как организовать работу бухгалтерской службы оптимально?

В первую очередь, нужно постоянно помнить, что может и чего не может делать главный бухгалтер, четко прописать и оговорить его функции. Очень важно провести разграничения между бухгалтерской и финансовой службами.

В крупной компании, где работают обе эти службы, это сделать легче, подчинив главбуха либо непосредственно руководителю, либо финансовому директору.

Руководителям малых и средних предприятий, которые не могут содержать в штате профессиональных финдиректоров, стоит понимать, что главные бухгалтера на все операции смотрят как на свершившийся факт, да и сам бухучет построен на информации о прошлом. Расчет на, что главный бухгалтер научится видеть бизнес сверху, призрачен. Потому что ему необходимо решать ежедневные рутинные задачи и отслеживать динамично меняющееся законодательство. Логика финансового учета противоречит логике бухгалтерского. Поэтому качество работы штатного или внештатного специалиста оценивается:

порядком в бухгалтерском и налоговом учете;
своевременностью представления отчетности;
успешностью прохождения налоговых проверок.

Собственникам малого и среднего бизнеса при организации финансовой службы рекомендую:

подбирать надежного главного бухгалтера или надежную бухгалтерскую компанию на ведение бухгалтерского и налогового учета;
привлекать независимого финансового консультанта для налогового и финансового планирования, постановки и ведения управленческого учета.

Такая организация финансовой службы позволит создать перекрестный контроль, сэкономить на налоговых платежах и владеть реальной финансовой картиной на предприятии.

Стаж управления – более 10 лет.

Опыт консультирования – более 7 лет: налоговый, бухгалтерский, управленческий консалтинг для предприятий малого и среднего бизнеса.

Введение в условиях пандемии режима самоизоляции, нерабочих дней, самоизоляции и иных ограничительных мер подтолкнули еще большее число работодателей перевести сотрудников на удаленную работу из дома. Бухгалтерия – та деятельность, которую вполне можно осуществлять дистанционно. Главное – организовать рабочий процесс должным образом и при этом не нарушить нормативные требования.

Ведение бухгалтерского учета — процедура, посредством которой осуществляется организация и регулирование бухучета компании, организации или учреждения любого типа. Так как работа бухгалтерии напрямую связана с финансами организации, заниматься ею должны опытные и проверенные сотрудники. Однако предприятиям малого и среднего бизнеса сегодня не требуется собственный бухгалтерский отдел. Те же задачи, причем с меньшими затратами, может решить удаленная бухгалтерия.

Что же такое удаленная бухгалтерия? Бухгалтерский и налоговый учет компании может взять на себя аутсорсер — специализирующаяся на этом сторонняя организация или фрилансер, то есть работающий удаленно по договору бухгалтер. Его задача — учет всех финансовых операций заказчика и их документирование, составление отчетов, выписки, подготовка платежных документов, учет основных средств, расчеты с поставщиками, учет продаж и пр., поэтому он должен хорошо разбираться в бизнесе клиента, понимать, какие именно операции стоят за конкретными документами.

Выгоды…

В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.

Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.

Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.

…и риски

Однако дистанционное ведение бухучета – это более высокие риски: операционные, кадровые, репутационные риски, риски информационной безопасности, утечки конфиденциальной информации. Это также меньшие возможности эффективно контролировать работу привлеченных специалистов, потенциальное нарушение сроков сдачи отчетности в случае расторжения договора.

Аутсорсеру можно поручить полный бухучет или часть работ, например, составление отчетов или начисление заработной платы. Удобнее всего поручить аутсорсеру подготовку и сдачу всех отчетов, которые есть у компании: отчеты в ИФНС (прибыль, НДС, НДФЛ, ПФР, ФСС, ФОМС, транспортный налог, земельный налог, налог на имущество, акцизы и другие). Аутсорсинговая компания сама позаботится о создании электронной подписи и использует ее при составлении отчетов и их передаче через интернет.

Нужно также определить меру ответственности аутсорсера за собственные ошибки. Если аутсорсер страхует свою деятельность от бухгалтерских ошибок, то можно не опасаться, что ошибки в бухучете повлекут за собой штрафы.

Бухгалтерия в облаке

Следует определиться и с наиболее эффективной схемой документооборота. Часто практикуют отправку бухгалтеру сканов первичных документов по электронной почте. ПО и базы данных могут храниться на сервере компании, а доступ к ним организуется через интернет, либо они размещаются на серверах хостинг-провайдера или в облаке. Бухгалтеры уже оценили преимущество облачных технологий.

Обычно аутсорсинговая компания предоставляет клиенту удаленный доступ к бухгалтерии для просмотра данных. А при необходимости можно будет забрать базу с данными. Бухгалтерская компания передаст вам подготовленную базу, поможет установить ее на ваше оборудование.

Особое внимание следует обратить на периодичность создания резервных копий баз данных (обычно за это отвечает провайдер) и на безопасность передачи данных, ведь дистанционно теперь чаще передаются, например, персональные данные, другая информация, требующая защиты от несанкционированного доступа.

Если программа 1С расположена в облаке, то работать с нею можно и с домашнего ПК или ноутбука. Арендуя облачную 1С, вы получаете круглосуточный доступ к ней из любой точки мира. А по стоимости облачная 1С вполне доступна для любой компании.

Аренда или хостинг 1С

Независимо от того, кто занимается бухгалтерией – специалисты, состоящие в штате, фрилансер или аутсорсер, 1С: Предприятие удобно развернуть на виртуальном сервере (VPS) в ЦОД хостинг-провайдера. Такой сервер может работать как под Windows, так и под Linux. При этом не потребуется затрат на оборудование и его обслуживание. Все чаще компании рассматривают аренду сервера как альтернативу его покупки.

Большинство системных администраторов и разработчиков 1С используют ОС Microsoft Windows Server и СУБД MS SQL. Как правило, это VPS с гипервизором виртуализации KVM или Hyper-V. Для 1С нужно от 2 Гбайт оперативной памяти и не менее 40 Гбайт на диске.

В России услуги аренды сервера VPS c 1С (1С: Бухгалтерия,1С: Управление нашей фирмой, 1С: Предприятие, 1С: Комплексная автоматизация и др.) предлагает целый ряд хостеров. В этом случае с 1С можно работать с любого устройства и из любой точки мира. Можно перенести на виртуальный сервер свои базы или создать их с нуля.

Преимущества хостинга 1С:

Экономия на капитальных затратах, не требуется приобретать серверное оборудование, не нужно покупать лицензию на 1С, продукты Microsoft.
Информационные базы 1С на виртуальном сервере доступны круглосуточно, в любое время и в любом месте.
Удобство работы, поскольку 1С на VPS функционирует на любых устройствах с доступом в интернет.
Не нужно тратить время на обновления и резервные копирования, обычно провайдер делает это за вас.
Высокая надежность ЦОД.

Помимо усиленной защиты и резервирования на уровне дата-центра, сертификации ФСТЭК, мы заключили договор страхования с крупнейшей мировой компанией — страховщиком AIG и теперь можем предложить клиентам — юридическим лицам привлекательные условия индивидуального страхования их деятельности и данных на виртуальных серверах компании. Такое страхование дает клиентам уверенность в том, что в случае инцидента они смогут получить возмещение ущерба. Кроме того, это минимизация последствий кризиса, вызванного утечкой данных, компенсация в случае нарушения целостности корпоративной информации.

Итак, виртуальная 1С в облаке по модели SaaS (Software as a Service) позволит пользоваться программным обеспечением как услугой с помесячной оплатой, работать с 1С в облаке из любой точки. Нет необходимости в покупке программного обеспечения, его обслуживании и обновлении. Обходится 1С в облаке значительно дешевле покупки ИТ-инфраструктуры под 1С.

Поэтому облачное решение выбирают исходя из критериев практичности и стоимости обслуживания. Заказчики получают рабочее лицензионное решение без необходимости обращаться к специалистам для обновления системы 1С. Экономия времени, денег, а также возможность работать с приложением с разных ПК могут стать определяющими факторами в выборе продукта. Оформив подписку, клиенты могут автоматизировать основную деятельность, вести учет, рассчитывать зарплату, сдавать отчетность через интернет.

Сейчас штатный бухгалтер, тем более несколько, — роскошь для большинства малых и микро компаний: это дорого, а задач на полный рабочий день чаще всего нет. Популярных в 2010 приходящих специалистов, которые вели несколько компаний одновременно, постепенно вытесняет современная бухгалтерия на аутсорсе, где большинство процессов автоматизировано.

Но есть те, кому не нужен даже удаленный бухгалтер. Давайте разберемся, на какие группы можно разделить бизнесменов, и как организовать бухгалтерский и налоговый учет в каждом случае.

Кому нужны бухгалтерские услуги

Есть три типа предпринимателей:

В Фингуру бухгалтерское сопровождение для ИП стоит от 3 650 рублей, для ООО — от 7 300 рублей в месяц. Берем на себя общение с контролирующими органами, расчет зарплат и налогов, подготовку и сдачу отчетов — вам останется лишь подтверждать платежки и присылать фото первичных документов в чат.

С чего начинается эффективная бухгалтерия

Грамотно выбрав организационно-правовую форму и систему налогообложения, вы снизите налоговую нагрузку: от них зависят выплаты, отчетность и льготы.
Если не выберете систему сразу, то по умолчанию будете плательщиком налогов по основной системе, а это в большинстве случаев самый невыгодный вариант для малого бизнеса.

Если вы не эксперт в этой области, лучше обратиться за помощью к специалистам, а не ждать, пока возникнут реальные проблемы.

Поможем выбрать оптимальную форму собственности, систему налогообложения и коды ОКВЭД, оформим документы и подадим их в налоговую без вашего участия. Результат гарантируем!

Для чего нужна бухгалтерия

Бухгалтер берет на себя:

расчет налоговых платежей;
подготовку и сдачу отчетности;
обработку первичных документов;
оформление больничных и отпусков;
начисление работникам зарплат и других выплат;
прогнозирование налоговых рисков;
работу с требованиями контролирующих органов.

Часто на него пытаются переложить функции других специалистов — делать этого не стоит, т.к. дополнительная нагрузка может негативно сказаться на выполнении непосредственных обязанностей.

Фингуру — чат-бухгалтерия в вашем смартфоне с гарантией один миллион рублей.

Свежие статьи про то, как экономить на полезных сервисах и получать удовольствие от ведения бизнеса

15 апреля - последний день в этом году, когда предприниматели могут подтвердить в ФСС свои данные по ОКВЭД. Самое сложное в этом процессе - найти нужное отделение и узнать регистрационный номер в ФСС. Однако знать адрес ФСС необходимо и в других случаях.

Нельзя представить повседневную жизнь человека без мобильных приложений. На сегодняшний день их существует сотни. Одни помогают спланировать свое рабочее время, другие наладить общение с сотрудниками и клиентами, третьи автоматизировать часть повседневной рутины.

Но все-таки есть ряд довольно распространенных сценариев, как бухгалтер может подставить собственника.

Потеря базы и возможное вымогательство

Сегодня один из главных рисков для собственника возникает в ситуации, когда бухгалтер ведет учет на своем личном компьютере и доступ к базе данных есть только у него.

Это значит, что если вас не устроит работа такого специалиста или вы решите расстаться с ним по другой причине, он может попросту не отдать вам учетный регистр или начать спекулировать и вымогать деньги.

Оставшись без базы, вы будете вынуждены восстанавливать весь учет — представьте, что это такое, если за год у компании были сотни операций на сумму в несколько десятков миллионов.

Как этого не допустить?

Использовать облачную бухгалтерию и не замыкать весь процесс на одного сотрудника: пароль должен быть и у него, и у вас, и все уведомления должны приходить вам на почту.

А чтобы максимально обезопасить себя при расставании с бухгалтером, можете поменять пароль в ночь перед его увольнением.

Переплата налогов и другие ошибки

Бизнес может страдать не только от злонамеренных действий бухгалтера, но и от его невнимательности, некомпетентности, банальной лени или страха. В итоге вы можете платить гораздо больше налогов, чем должны.

15 топ-менеджеров , которые вывели свои компании на лидирующие позиции в рейтинге ESG.

Или, к примеру, люди, вышедшие из 90-х и привыкшие к неофициальному обороту наличных, часто даже не задумываться о том, чтобы официально оформить командировочные или представительские расходы вроде похода в ресторан на деловую встречу.

Что делать, чтобы не терять деньги?

Часто проблемы возникают из-за отсутствия коммуникации или из-за того, что директору и бухгалтеру некомфортно друг с другом. Поэтому важно выстраивать отношения на понимании и не обесценивать труд такого сотрудника — электронный документооборот не происходит сам собой, и по сравнению с началом нулевых объем работы у бухгалтеров вырос вдвое.

Также важно помнить, что человеку свойственно ошибаться, особенно если мысли заняты личными проблемами. Если вы знаете, что у вашего бухгалтера сложный период, лучше перепроверить все за ним.

Еще одна полезная мера — внешний аудит, который можно проводить раз в квартал, чтобы держать бухгалтера в тонусе и быть уверенным, что все в порядке (или вовремя выявлять и исправлять ошибки). А если нет возможности нанять внешнего консультанта, можно самому иногда залезать в собственную базу (как минимум, нужно знать, где она лежит).

Откровенное воровство

Как правило, больше воруют снабженцы — те, кто непосредственно связан с контрагентами. Сам бухгалтер не влияет на решения о покупке и видит их уже постфактум.

Как не стать жертвой?

Запрашивать сверки с налоговой, чтобы знать, есть ли у вас долг и когда он возник.
Настроить получение уведомлений о сдаче отчетности.
Читать и самостоятельно подписывать документы — в частности, о выплате премий. Не нужно давать человеку возможность и повод воровать.
И — опять же — не отдавать бухгалтеру право подписи в интернет-банке.

Корыстное использование информации о вашем бизнесе

Как понять при найме, что сотрудник будет надежным?

Первое, что должно вас насторожить, — резюме с ошибками. Если не выдержан слог, не хватает точек или заглавных букв, этом может свидетельствовать о невнимательности, необязательности и отсутствии той самой педантичности (в хорошем смысле), которая важна для человека такой профессии.

Еще один важный момент, который стоит прояснить на старте: какая у человека мотивация. Если он хочет расти, чтобы в будущем стать главбухом и аудитором, — это одно. А если ему важно просто заработать денег, то это не то поприще.

В бухгалтерской сфере деньги не льются как из рога изобилия, при этом здесь много ответственности и нужно постоянно учиться. Если человек этого не осознает и его цель — сугубо финансовая, от него можно ожидать подвоха.

Подытожим: как не дать бухгалтеру вас подставить

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Читайте также: