Как организовать работу удаленной команды

Обновлено: 16.05.2024

Пандемия затягивается, и сегодня даже те, кто никогда не думал о переводе своей команды на удалённую работу, начинают прикидывать возможные варианты. Наладить общение между сотрудниками, ставить им задачи, контролировать ход их выполнения и поддерживать настрой коллектива — вот базовые составляющие рабочего процесса с точки зрения руководителя. Если вам удастся перенести их в онлайн — дело в шляпе. Сегодня мы дадим советы о том, как это делать.

Создайте общий чат

Самое время разрушать стены! Вся команда должна знать, что происходит в компании — будь то трудоустройство нового сотрудника, успешное завершение крупного проекта или изменение в режиме работы. Или день рождения! Эта информация позволит людям быть вовлечёнными в жизнь коллектива и помнить, что даже без офиса компания реальна: растёт и решает проблемы целевой аудитории. Донести необходимые сведения поможет общий чат, например, в корпоративном мессенджере Slack.

Варианты мессенджеров на замену Slack — Wire, Flock, Twist.

Введите систему мотивации

Чтобы производительность сотрудников не падала вдали от офиса, введите систему мотивации. Например, подключите приложение Bonus.ly, в котором каждый член команды может начислить бонусные баллы своим коллегам за помощь в решении задач или полезные советы. Дайте возможность обменять бонусы на корпоративные подарки или отгулы.

Проводите планёрки

Переход на удалённую работу — не повод отказаться от планёрок. Если вы привыкли каждый понедельник в 11:00 собираться в переговорке и обсуждать планы на неделю, продолжайте делать это и в онлайне. Популярные инструменты для конференций — Zoom, Google Hangouts, Skype.

Частота проведения общих планёрок зависит от деятельности компании. и ответственности коллектива, конечно же. Вообще, чтобы не нарушать привычный ход событий, старайтесь придерживаться того же режима, что и в офлайне.

Помогите сотрудникам поддерживать не только рабочую, но и личную коммуникацию. Они больше не ходят вместе пообедать или покурить, а значит шансов обменяться домашними или отпускными историями у них практически нет. Создайте чат, в который члены команды смогут скидывать фотографии, видео, тексты — всё, чем захотят поделиться. Этот инструмент позволит разрядить рабочую обстановку, подтолкнёт сотрудников общаться, больше узнавать друг друга.

Используйте видео

Во время планёрок и личных встреч с сотрудниками включайте видео. Вы сможете не только слышать, что они говорят, но и видеть их мимику и жестикуляцию. А также показывать себя, что тоже важно для поддержания контакта.

Видеоконференции помогают определить, в каком настроении находится каждый член коллектива, и понять, есть ли у него проблемы и недовольства. Когда нет возможности видеть человека ежедневно в офисе, такой визуальный контакт тоже важен.

Если включить видео мешает домашний бардак, можно использовать виртуальные фоны в Zoom или Skype. Они предъявляют некоторые требования к ресурсам компьютеров, так что вопрос стоит изучить отдельно.

Вот простой, базовый пример виртуального фона.

Освойте облачные хранилища и сервисы

Используйте таск-менеджеры

На удалёнке возможности общения с коллегами ограничены, поэтому рабочие моменты стоит по максимуму фиксировать в письменной форме.

Если в офисе вам хватало бумажного ежедневника, то сейчас стоит присмотреться к другим инструментам, предлагающим более широкую функциональность. Например, Trello. В нём вы можете создать доску проекта, на которой разместить карточки с именами сотрудников, после чего назначить задачи и дедлайны. Вам больше не придётся листать ежедневник, чтобы найти список заданий каждого члена коллектива — откроете программу, и все они будут перед вами. Для удобства Trello маркирует просроченные карточки красным колокольчиком. Вам останется только выяснить, что пошло не так.

Если у задачи есть не только дедлайн, но и KPI (ключевой показатель эффективности), пропишите его в теле карточки. Там же попросите сотрудника указать, достигнута цель или нет, и если нет, то по какой причине.

Вот как выглядит Trello. По мере выполнения задачи в карточках перемещаются из левой колонки в правую — это называется канбан-доска.

Есть и другие таск-менеджеры — Asana, JIRA, Basecamp. Trello традиционно считается самым простым и известным, но стоит изучить и эти варианты.

На удалёнке отлаженная коммуникация с руководителем становится для сотрудников ключевым фактором, который позволяет добиться максимальной отдачи. Постоянная связь, обмен информацией, вопросы помогают команде выполнять свою работу из дома на том же уровне, что в офисе.

Надеемся, что наши советы помогут вам не сбавить обороты по итогам перехода на удалёнку. Если вы хотите основательно изучить то, как вести работу над проектами, приглашаем вас на факультет проджект-менеджмента GeekBrains!

Создайте общий чат

Варианты мессенджеров на замену Slack — Wire, Flock, Twist.

Введите систему мотивации

Проводите планёрки

Используйте видео

Вот простой, базовый пример виртуального фона.

Освойте облачные хранилища и сервисы

Используйте таск-менеджеры

Запрос на смешанные команды

После пандемии коронавируса корпоративная культура переживает фундаментальные перемены. Из-за вынужденного перехода сотрудников на удаленную работу в России появились смешанные (гибридные) команды, которые сочетают удаленное и физическое присутствие. Такой способ работы с нами надолго, поэтому умение организовать смешанную команду — новый обязательный навык любого управленца.

Управленческий вызов. Методика DISC

Чтобы развивать сотрудников, в них нужно видеть личностей и понимать их типажи. Для этого я предлагаю использовать DISC — методику для исследования поведения людей в определенных обстоятельствах.

В ней выделяют четыре типажа:

Достигатор (Dominance)
Коммуникатор (Influence)
Интегратор (Steadiness)
Системщик (Compliance)

Достигатор. Настроен на достижение результата, это очевидный лидер. Он не боится браться за трудные задачи, не теряется в неопределенности и любит соревноваться. Но это не командный игрок: люди для него — это функция, ресурс для выполнения поставленной задачи.

Чтобы мотивировать достигатора на развитие, поставьте ему задачу с конкретным результатом. Например, увеличить выручку отдела продаж на 20% по сравнению с прошлым периодом. Общественное признание не мотивирует их. Посмотрите на олигархов, которые тихо скрывают свои деньги в швейцарских банках. Им не важна публичность достижений. Достигатору важно ощущать себя круче не только для других, но и для себя.

Коммуникатор. Представляет жизнь разноцветным калейдоскопом, вечеринкой с возможностью познакомиться с новыми людьми. У таких сотрудников хорошо развита интуиция, они добиваются высоких результатов в отделах продаж, маркетинга, креативных отделах. Коммуникатора манит новизна, из-за чего он не доводит процесс до конечного результата. Таким людям тяжело копаться деталях, анализировать цифры, процессы или документы.

Чтобы мотивировать коммуникатора на развитие, хвалите его перед командой, демонстрируйте признание заслуг публично. Расскажите, за что вы цените коммуникатора и почему его работа важна для компании.

Для Системщика самое главное — избегать неудач в жизни. Именно поэтому чем больше мы ему дадим четких инструкций, и его работа будет хорошо регламентирована, тем лучше он будет с ней справляться.

Для Интегратора крайне важно работать в узком круге людей, которые ему симпатичны, и не подвергать его чрезмерно большому количеству коммуникаций.

Технологический вызов. Люди на удаленке

Люди на удаленке не должны превращаться в цифровой организм, говорящую голову в Zoom или текст в мессенджере. Помните: по ту сторону экрана сидят живые люди, поэтому методы организации их работы и контроля за ее исполнением меняются.

Три принципа коммуникации

Если мы проанализируем, сколько российских компаний уже успешно применяют таск-менеджеры уровня Trello или Slack, то удивимся низкому проникновению этих технологий в российские гибридные команды, особенно в нецифровых сферах. Главным для дистанционной работы остается система коммуникации внутри команды, основанная на четких договоренностях.

И третий принцип коммуникации — это договоренность о допустимом поведении. Руководитель и его удаленная команда должны проговорить, что приемлемо, а что недопустимо внутри команды. Например, опоздания на общие звонки, вещание без видео, употребление пищи или напитков во время онлайн-встреч. В сумме эти мелочи влияют на здоровые отношения между сотрудниками и руководителем.

Кулер и курилка на удаленке

Психологический вызов

Например, администратор офиса моей компании Support Partners увидела, что компания METRO проводит тендер на контракты по подбору руководителей. В ее обязанности не входит развитие бизнеса, но администратор сама пришла к ним вместе с тендерным отделом. Показала наши материалы, и мы выиграли тендер.

Общая цель

Повсеместная дистанционная работа неожиданно ворвалась в рабочий процесс. Сломала привычные модели, перевернула правила и принципы управления командами. Масштаб последствий еще предстоит осмыслить, но одно ясно точно — удаленная работа стала новой реальностью на следующие десятилетия. Нам необходимо к ней приспособиться, научиться комфортно жить и продуктивно управлять.

Больше информации и новостей о трендах образования в нашем Telegram-канале. Подписывайтесь.

Многие компании вынужденно перевели сотрудников на удаленную работу. Но далеко не все оказались готовы к такому внезапному переходу. Управление удаленными командами вызвало трудности у менеджеров. Специалисты сервиса Canva делятся эффективными способами управления удаленной командой.

Инструменты для удаленной команды

Исследователи предполагали, что к 2022 году около 1,87 миллиарда сотрудников (40% трудоспособного населения мира) будут работать удаленно. Но из-за ситуации с коронавирусом многие компании уже сейчас перешли на дистанционную работу. Поэтому настала пора учиться эффективно работать со своими сотрудниками на расстоянии.

В редакторе Canva сделайте организационную схему компании или конкретного отдела, по которой будет понятно, к какому сотруднику вы можете обратиться за помощью. Отправьте ссылку на организационную схему своим сотрудникам, чтобы они указали информацию о себе и загрузили фото. Каждый участник удаленной команды должен понимать, с кем ему взаимодействовать по работе.

Шаблон Canva.

Выберите систему управления удаленной командой и проектами

– удобный инструмент для планирования и работы с проектами, который используют компании Uber, AirBnB и Pinterest. Здесь можно общаться с участником удаленной команды, размещать задачи проекта и наблюдать за продуктивностью сотрудников. – красочная и интуитивно понятная платформа, на которой можно создавать доски проектов, назначать определенного участника ответственным за какую-то задачу. – еще одна простая и удобная система управления проектами и общения в команде. Можно подписаться на любую задачу, обсуждать ее, получать уведомления. – корпоративная платформа для создания рабочего пространства. Здесь есть все необходимые инструменты для командной работы (чат, обмен файлами, видео- и аудио-общение, заметки). Подробную инструкцию о том, как работать в Microsoft Teams, читайте в нашей статье. – мощная CRM-система, оснащенная разнообразными необходимыми инструментами для бизнеса, интегрируется со множеством облачных приложений. – российская платформа для крупных проектов, сочетает в себе возможность управления удаленной командой, взаимодействие с клиентами, аналитику, call-центр, планирование, распределение задач, отчеты. Можно контролировать, сколько времени уходит у сотрудника на решение задачи.

Попробуйте несколько платформ и выберите одну, которая вам больше понравится по интерфейсу и возможностям, необходимым именно вашей команде. Например, Trello подойдет для управления небольшой удаленной командой, а вот Битрикс24 – отличное решение для крупных проектов.

Подберите дополнительные инструменты для взаимодействия сотрудников

Важно найти удобные программы для удаленной работы с проектами и для связи с каждым участником команды.

Canva – это инструмент для командной работы, в нем легко делать социальные медиа-графики, диаграммы, отчеты, презентации, плакаты и многое другое.

Позаботьтесь о корпоративной безопасности

Сотрудники хранят деловую информацию на ноутбуках и смартфонах, поэтому важно защитить эти данные. Используйте специальные программы для информационной безопасности. Также сделайте яркую презентацию Canva для своей распределенной команды с основными правилами безопасности работы в интернете.

Шаблон Canva.

Защитите сотрудников от информационной перезагрузки

Выберите для вашей команды одну CRM-систему, один мессенджер, программу для видеозвонков, и этого будет достаточно для небольшого бизнеса.

Инвестируйте в нужное оборудование и программное обеспечение

Для хорошей связи рекомендуем обеспечить сотрудников гарнитуром (наушники + микрофон). Подумайте, какие инструменты и принадлежности могут понадобиться вашей удаленной команде.

Выслушайте предложения сотрудников о необходимости использования каких-либо программ для работы. Например, SEO-специалистам может потребоваться программа Key Collector, поэтому купите лицензию только для конкретных сотрудников.

Первые шаги в управлении удаленной командой

Сформулируйте основные правила для удаленной команды

Сначала распишите, каким вы видите рабочий день вашей удаленной команды и составьте руководство по работе.

Подготовьте онлайн-документы по обучению дистанционному взаимодействию. Можете записать видео или скринкасты для удаленных сотрудников, чтобы они поняли, в каких программах, на каких платформах им придется работать с остальными участниками команды.

Сделайте упор на визуальном контенте

В течение дистанционной работы вам нужно будет что-то объяснять сотрудникам, для этого используйте визуальный контент. Графики, таблицы, диаграммы, плакаты, чек-листы можно сделать в Canva, распечатать и повесить на рабочем месте.

Шаблон Canva.

Для нового сотрудника назначьте куратора

Куратор поможет разобраться с процессом работы, будет отвечать на вопросы новичка и дружески поддерживать. Компания Skyeng, в которой 90% сотрудников работает удаленно, советует в первую неделю назначать ежедневные встречи. Обсуждайте с новым сотрудником, что у него получилось, какие сложности возникли и почему.

Сделайте график гибким

Одни сотрудники продуктивны в 7 часов утра, другим удобнее начинать работу в полдень. Компания GitHub, крупнейший веб-сервис для хостинга IT-проектов, советует позволять сотрудникам самостоятельно располагать своим временем.

Если участники распределенной команды живут в разных часовых поясах, договоритесь об удобном промежутке времени для всех, когда нужно быть на связи. Не забывайте о национальных праздниках. Поэтому лучше вести общий календарь, где будет понятно, в какие дни у какого сотрудника праздничный день. Для этого можете использовать программу Calendly.

Процесс работы и мотивация участников распределенной команды

Хороший менеджер должен быть примером для всей команды. Покажите сотрудникам, как нужно ставить цели, выполнять задачи, соблюдать дисциплину и быть самостоятельным в своей работе.

В редакторе Canva сделайте блок-схему рабочего процесса вашей удаленной команды, чтобы каждому участнику была понятна последовательность действий.

Шаблон Canva.

Выбирайте тех сотрудников, которые умеют работать в удаленном режиме

Первым делом соберите команду из специалистов, которые умеют и любят работать дистанционно. Не каждый человек готов к удаленке. Кто-то постоянно отвлекается на домашние заботы, не может усидеть на месте, часто не бывает на рабочем месте, с ним сложно связаться по видеосвязи.

Поэтому рекомендуем протестировать кандидатов на умение работать удаленно в течение 2-3 дней. Если человек не совсем подходит для такой работы, то лучше предложить ему вакантное место в офисе.

Установите доверительные отношения в команде

Начните с себя. Открытость менеджера позволит другим участникам команды чувствовать себя расслабленно. Делитесь фотографиями своего домашнего офиса, семьи, питомца, наладьте приятельские отношения с сотрудниками.

Мотивируйте сотрудников достигать поставленных целей

По данным HeadHunter 2019 года, российским сотрудникам важна не только материальная мотивация, но и возможность карьерного роста, дополнительные выходные, комфортное рабочее место, бонусы, обучающие курсы. Поэтому обязательно вводите внутреннюю систему вознаграждения и мотивации для своей распределенной команды.

Например, можно сделать бонусную систему. За помощь в решении задач у каждого сотрудника будет возможность подарить бонусы коллегам. В конце месяца накопленные бонусы можно потратить на дополнительные отгулы или корпоративные подарки.

Используйте яркий шаблон Canva для награждения сотрудника месяца, который набрал больше всего бонусов.

Шаблон Canva.

Мотивируйте сотрудников продолжать развиваться в своей сфере или смежных областях, при необходимости оплачивайте курсы. Рекомендуйте составлять списки целей или чек-листы в Canva, чтобы наглядно видеть стремления и достижения сотрудников.

Шаблон Canva.

Сосредоточьтесь на результате, а не на деятельности

Многие менеджеры делают большую ошибку в управлении удаленной командой – начинают отслеживать каждый шаг сотрудников. Это приводит к нежеланию эффективно работать и испорченным отношениям в команде.

Forbes рекомендует менеджерам вместо того, чтобы контролировать каждый отработанный час сотрудников, сфокусироваться на результатах. Уходите от микроменеджмента!

Позвольте сотруднику самостоятельно распределять свое время и расставлять приоритетность задач. Все-таки вы собрали команду специалистов, а не стажеров. Наблюдать за работой сотрудников без чрезмерного контроля вы можете в CRM-системе или с помощью еженедельных отчетов, которые можно сделать в редакторе Canva.

Шаблон Canva.

Для оценки результатов работы попробуйте метод 360°

Коммуникация в удаленной команде

Менеджер должен помочь своей команде избавиться от барьеров, создать дружественную обстановку для совместной работы и творческого взаимодействия. Вот несколько советов, которые помогли многим компаниям преодолеть виртуальный разрыв между сотрудниками.

Не ограничивайте общение текстовым чатом

Во время общения люди используют около 10 000 невербальных сигналов в минуту. Поэтому личный контакт необходим, чтобы лучше понимать друг друга. Периодически связывайтесь с сотрудниками по видеосвязи, устраивайте мини-конференции.

Используйте для виртуальных встреч на платформе Zoom классные фоны от редактора Canva.

Шаблон Canva.

Хотите почувствовать себя в офисе? Создайте рабочую атмосферу с помощью реалистичных фонов Zoom.

Шаблон Canva.

Разграничьте использование чата, видеосвязи и email

Все эти инструменты необходимы для общения, но нужно договориться со своей командой, когда и каким способом стоит обращаться друг к другу. Не стоит из-за любой мелочи звонить по видеосвязи, достаточно написать в чат.

Но если вы хотите обсудить какую-то задачу, то лучше поговорить по видеосвязи, чтобы видеть истинные намерения и эмоции сотрудника. Это необходимо, чтобы не возникало непонимания.

Общение по email лучше оставьте для делового общения с клиентами, потому что для быстрой связи этот инструмент не подходит.

Не забывайте про корпоративную культуру общения

Задача менеджера – создать комфортную для каждого сотрудника виртуальную офисную жизнь. Для этого всем участникам команды нужно соблюдать несколько правил онлайн-коммуникации, которые можно разместить на плакате Canva.

Шаблон Canva.

Используйте смайлики в общении с коллегами

Некоторые компании считают, что смайлики выходят за рамки корпоративного этикета, но это не так. Сара Россо, директор по маркетингу в компании Automattic, рассказала, что в общении с коллегами постоянно использует смайлики. Это необходимо, чтобы понимать эмоции друг друга.

Видеосвязь – это хорошо, но не все готовы к такому способу взаимодействия каждый день, поэтому используйте смайлики, чтобы передать свое настроение.

Сделайте гифки или стикеры вашей компании

Чат для нерабочего общения сотрудников

В обычном офисе сотрудники могут поболтать в коридоре или на кухне, в виртуальном пространстве такой возможности нет. Поэтому сделайте неформальный чат. В нем тоже можно поговорить обо всем: о выпускном сына, о дне рождении жены, о поездках за город. Пусть этот чат все время будет открыт фоном, он создает то самое ощущение присутствия.

Отдых и развлечения для распределенной команды

Секрет успеха удаленной команды – дружеская атмосфера, веселое общение и доверие. Приятельские взаимоотношения можно сохранять на расстоянии, даже если вы никогда лично не встречались. Задача менеджера – сплотить коллектив и настроить на позитивный лад.

Устраивайте веселые посиделки

Устраивайте дистанционные игры

Сделайте общую доску в Miro или Trello, где каждый сотрудник выложит свой фотоколлаж. Дальше созвонитесь по видеосвязи и весело обсуждайте, почему именно эти предметы выбрал конкретный человек. Подобные игры помогают лучше узнать своих коллег.

Шаблон Canva.

Организуйте бесплатный разговорный клуб

Например, компания Skyeng проводит бесплатные разговорные онлайн-клубы Cup of Tea на английском языке. Это возможность пообщаться с коллегами и улучшить свой разговорный английский. Если решите провести подобное дистанционное мероприятие, сделайте афишу в редакторе Canva.

Шаблон Canva.

Проводите выездные мероприятия

Важно, чтобы сотрудники распределенной команды хотя бы раз в год имели возможность встретиться лично, пообщаться и отлично провести время. Такие встречи – возможность не только отдохнуть, но и сплотиться.

Для справки

У Canva есть декстопная версия, версии для iOS и Android. Canva также дает НКО бесплатный доступ к бизнес-функциям и продвинутой версии графического онлайн-редактора.

Будьте с нами на связи,
несмотря на алгоритмы

Как победить алгоритмы: прочитай инструкции, как настроить приоритетный показ материалов в социальных сетях и подключить RSS-ленту.

Первый: если сотрудник работает не в офисе, он наверняка лентяйничает.

Второй: организовать четкие процессы и гарантировать результат в таких командах невозможно.

Виктория Юркевич, которая входит в группу руководителей компании, управляет административным персоналом и выстраивает рабочие процессы.

Она поделилась советами, как организовать работу в распределенной команде так, чтобы все были счастливы и эффективны.

1. Создайте общий канал связи

Для общения нужен общий мессенджер. У нас это Skype. При обновлении программа иногда подвисает, но мы пока не нашли другой достойный сервис, где можно вести множество чатов и проводить видеозвонки.

В нашем Skype несколько чатов. Если сравнивать с офисом, они как кабинеты — маркетологов, разработчиков, техподдержки.

Еще есть распределение по чатам проектов.

Наши ключевые инструменты для работы и общения — Google Drive, Skype, Telegram, Bitrix24 и внутренний тайм-трекер.

2. Дайте возможность общаться неформально

3. Очертите запретные темы

У нас есть две табуированные темы — политика и религия. О стоп-темах мы говорим сразу же, когда человек начинает стажироваться.

Мы из разных стран, городов, с разным пониманием жизни, поэтому подобные разговоры могут быть болезненными для некоторых сотрудников.

Раньше за вопросы о политике или религии мы штрафовали — банили во флудилке на время. Это — наказание, как если бы человека попросили удалиться с вечеринки.

Когда провинившийся извиняется, его добавляют заново. Как правило, сами сотрудники и следят за соблюдением этих правил.

4. Помогите устраивать встречи оффлайн

Когда нас было около 30 человек, мы сделали один большой совместный выезд, но смогли присутствовать не все сотрудники. Сейчас это еще сложнее.

Поскольку многие живут в сотнях километров друг от друга и у нас есть люди, ограниченные в движении из-за инвалидности, собрать всех не получается.

Организовывать новогодние корпоративы, чтобы просто посидеть, выпить и разойтись, — не в культуре нашей компании. Нам ближе тренинги, обучения, полезные мероприятия.

Мы поддерживаем локальные встречи по городам. В последний раз ребята делали большую встречу в Питере — сняли большую квартиру, неделю там жили, работали, общались.

Компания финансово помогает устраивать субботники — например, уборки парков.

5. Сделайте задачи начальников прозрачными

Сотрудники показывают руководителям свои задачи, и наоборот. Не для контроля, а для доверия и открытости.

Без доверия в удаленном режиме не может быть командной работы. В конце рабочего дня мы созваниваемся и обсуждаем результаты выполнения задач. Если задача не выполнена, выясняем причины.

6. Работайте по плану-матрешке

У нас есть большие стратегические планы компании и отделов на год, фокусные задачи на месяц и проектное планирование на неделю.

Каждое утро по 10-30 минут каждый из нас просчитывает срочность задач, распределяет их на день. Оценивает текущие дела и стратегические задачи.

От мелких, но обязательных дел никогда не избавиться, но если не будем думать о стратегических задачах — потонем в текучке.

Мы выделяем спринты (большие задачи) на неделю. Четыре недели составляют фокусную задачу месяца, 12 месяцев — стратегическую задачу года. Всё собирается, как матрешка.

7. Смотрите на результат

Контролировать работу на удаленке значительно проще, чем в офисе.

Здесь ты видишь не человека, а результат работы.

8. Используйте визуальный брейншторминг

С брейнштормингом в удаленном режиме проще, чем в офисе. Там люди сидят в разных кабинетах, уходят на больничные, отпрашиваются. У нас же все на линии.

В Google Calendar записано всё — кто, когда и где. Зашел, посмотрел, есть ли у сотрудников свободное время, предложил сделать митинг.

Если нужна визуализация, подключаем лайв-борды, где можно рисовать в реальном времени. Если нужно показать презентацию, идем в Go to meeting.

Суть брейншторминга — не собрать всех людей в одном помещении, а коллективно разработать идею. У любого митапа есть ведущий, который задает темп и следит за выполнением правил.

9. Научите общаться без двусмысленностей

Если в живом общении можно что-то понять по глазам, жестам, мимике, то особенность удаленки — всё надо четко проговаривать, чтобы не было недосказанности или двусмысленностей.

10. Гасите конфликты, разделяя спорщиков

Бывает, в диалоге между сотрудниками чувствуется напряжение — никто не идет на открытый конфликт, но между строк бьет током.

Если кто-то просто недопонял друг друга, это быстро решается. Но иногда люди просто несовместимы. Тогда мы анализируем ситуацию.

Если проблему можно решить — решаем. Если возможности нет или это трудозатратно, одного человека оставляем на проекте, а другого меняем, либо обоих переводим на разные проекты.

11. Не работайте с большим разрывом во времени

Одна из наших сотрудниц уезжала в Штаты и работала оттуда, ночью. Выдержать так можно месяц, но потом организм начинает бунтовать.

С каждым днем мы давали сотруднице задачи все легче, и работа приносила ей все меньше удовлетворения.

Самая комфортная разница — 4 часа в плюс и 3 в минус.

То есть если в Москве 10:00 (начало рабочего дня), то по своему времени сотрудник должен начинать работу не позже 14:00 (+4 часа разницы) или не раньше 7:00 (–3 часа разницы).

12. Уважайте личное время

Мы работаем с 10:00 до 19:00 по Москве. Сотрудников, у которых часовой пояс сдвинут на час или на два от центрального графика, стараемся собирать в одни команды.

Но это не всегда получается — бывает, кто-то начинает работать на час раньше или заканчивает на час позже.

Рабочие часы также прописаны в системе тайм-трекинга — если я на сегодня взяла отгул, там будет написано, что сегодня меня нет.

13. Ставьте общие цели

Если у команды нет общих целей, нет и команды. Тогда это просто группа людей, которые делают что-то, пока получают для себя выгоду. Перестают получать выгоду — уходят в другую компанию.

У нашей компании прописаны четкие цели. Мы проецируем их на всё и везде озвучиваем. У нас есть папка с регламентами, где описано, кто мы, к чему стремимся.

И всё это повторяем в процессе адаптации. Мы делаем ежеквартальные отчеты, и СEO показывает, какие цели мы ставим и чего уже добились.

Каждый может покритиковать, поддержать или сказать, что у него много знаний и опыта, которые он хотел применить именно в этой задаче. За счет открытости и доверия мы достигаем лучших результатов.

14. Определите типы личности сотрудников

Она помогает разобраться в типажах людей. В работе это очень полезно.

Когда мы рассказываем о целях и задачах, экстраверты горят желанием во всем принять участие. Интроверты посидят, обдумают всё, и лишь потом скажут решение.

Они тоже чувствуют себя частью команды, хоть их и не заставляют сразу высказываться.

Экстраверты могут созваниваться утром, днем и вечером каждый день.

Интроверты, как правило, переписываются — отчитываются вечером и делают завершающий митап в пятницу вечером. Мы не выдергиваем людей из их привычного состояния.

15. Интересуйтесь личным

У нас есть менеджмент счастья. Если в офисе по грустным глазам и апатии можно понять, что у человека что-то в жизни не так, то в переписке — только интуитивно или если он сам скажет. Поэтому нужно общаться.

У нас есть менеджеры счастья. У каждого — по пять подопечных, с которыми он общается. Главный смысл в том, чтобы выстраивать доверие и дать каждому понять, что он может поделиться и рабочей, и личной ситуацией.

Считается, что личные проблемы и работа не должны пересекаться. Но грань очень тонкая. Компании нужен бизнес-результат, и если мы будем отгораживаться от проблем человека, то не получим результатов.

Решить проблему сотрудника проще и быстрее, чем потерять на плохом результате.

Если кто-то в живом разговоре или в чате проговорил свою проблему, она фиксируется и прорабатывается.

Еще есть опрос удовлетворенности, из него мы тоже узнаем, с какими сложностями сталкиваются сотрудники. За последний месяц решено 50% проблем, по задачам на этот год выйти на показатель 80% в месяц.

16. Выпускайте вебинары по всем вопросам

Мы постоянно делаем обзоры интересных статей, книг и курсов и записываем вебинары, чтобы объяснить, как и что делать в сложных ситуациях.

В нем мы объясняем, что никто вас не погонит палками, если скажете, что решили уйти. Если человек говорит, что хочет идти дальше и попробовать что-то другое, нужно его отпустить.

17. Наладьте техническую сторону

В офисах всегда предусмотрены несколько каналов связи и есть техническая база. У удаленных сотрудников они есть не всегда.

Раньше я думала, что проблема с электричеством — не проблема, не так часто в нашем веке его отключают. Не часто пропадает интернет. Но на деле это случается сплошь и рядом. Чем дальше от столицы, тем больше сложностей со связью и электричеством.

Теперь всем обязательно иметь два канала связи — мобильный и домашний интернет. После окончания испытательного срока мы обеспечиваем сотрудников ноутбуками, чтобы не было привязки к десктопам.

Если дома нет электричества, они могут пойти в кафе. Если проблема хроническая, мы обеспечиваем бесперебойниками.

Всегда просим сотрудников проанализировать: если дома выключили свет, пропал интернет, отключили отопление, невозможно работать из-за соседей, есть ли рядом коворкинг, кафе, библиотека, куда можно быстро переместиться?

Читайте также:

Как организовать работу удаленной команды

Создайте общий чат

Введите систему мотивации

Проводите планёрки

Используйте видео

Освойте облачные хранилища и сервисы

Используйте таск-менеджеры

Создайте общий чат

Введите систему мотивации

Проводите планёрки

Используйте видео

Освойте облачные хранилища и сервисы

Используйте таск-менеджеры

Запрос на смешанные команды

Управленческий вызов. Методика DISC

Технологический вызов. Люди на удаленке

Три принципа коммуникации

Кулер и курилка на удаленке

Психологический вызов

Общая цель

Инструменты для удаленной команды

Выберите систему управления удаленной командой и проектами

Подберите дополнительные инструменты для взаимодействия сотрудников

Позаботьтесь о корпоративной безопасности

Защитите сотрудников от информационной перезагрузки

Инвестируйте в нужное оборудование и программное обеспечение

Первые шаги в управлении удаленной командой

Сформулируйте основные правила для удаленной команды

Сделайте упор на визуальном контенте

Для нового сотрудника назначьте куратора

Сделайте график гибким

Процесс работы и мотивация участников распределенной команды

Выбирайте тех сотрудников, которые умеют работать в удаленном режиме

Установите доверительные отношения в команде

Мотивируйте сотрудников достигать поставленных целей

Сосредоточьтесь на результате, а не на деятельности

Для оценки результатов работы попробуйте метод 360°

Коммуникация в удаленной команде

Не ограничивайте общение текстовым чатом

Разграничьте использование чата, видеосвязи и email

Не забывайте про корпоративную культуру общения

Используйте смайлики в общении с коллегами

Сделайте гифки или стикеры вашей компании

Чат для нерабочего общения сотрудников

Рекомендуйте сотрудникам не проверять почту в нерабочее время

Отдых и развлечения для распределенной команды

Устраивайте веселые посиделки

Устраивайте дистанционные игры

Организуйте бесплатный разговорный клуб

Проводите выездные мероприятия

Для справки

Будьте с нами на связи,несмотря на алгоритмы

1. Создайте общий канал связи

2. Дайте возможность общаться неформально

3. Очертите запретные темы

4. Помогите устраивать встречи оффлайн

5. Сделайте задачи начальников прозрачными

6. Работайте по плану-матрешке

7. Смотрите на результат

8. Используйте визуальный брейншторминг

9. Научите общаться без двусмысленностей

10. Гасите конфликты, разделяя спорщиков

11. Не работайте с большим разрывом во времени

12. Уважайте личное время

13. Ставьте общие цели

14. Определите типы личности сотрудников

15. Интересуйтесь личным

16. Выпускайте вебинары по всем вопросам

17. Наладьте техническую сторону

Будьте с нами на связи,
несмотря на алгоритмы