Как оформить в 1с переходящий больничный

Обновлено: 16.05.2024

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Каждый официально работающий человек при травмах, заболеваниях или других проблемах со здоровьем обращается в поликлинику по месту жительства для открытия больничного листа, который важен как для работника, так и для работодателя и является подтверждением пропуска по причине болезни.

В чем отличие от обычного больничного

Обычный больничный лист открывается и закрывается в течение одного месяца. Например, сотрудник заболел 5 ноября, а 15-го вышел на работу и предоставил больничный лист, открытый 5 и закрытый 14 ноября. Это обычный больничный.

Если лист нетрудоспособности открыт в одном месяце, а закрыт в другом, то это переходящий больничный лист. Например, работник заболел 28 мая, а на работу вышел 10 июня.

Обычно под переходящим листом подразумевают больничный, открытый в декабре и закрытый в январе. Но это может касаться и других месяцев года.

Кто может выдать переходящий больничный

Законодательство разрешает выдавать больничные листы только лицензированным медучреждениям:

Это могут быть государственные поликлиники или больницы и частные медицинские центры, имеющие лицензии и сертификаты. Бланки должны быть заполнены в соответствии с установленными правилами, даты должны быть точно и четко прописаны.
Также документ можно получить в зарубежной клинике, если работник заболел во время командировки. Больничный в таком случае оформляется по законам этой страны, а по возвращении предоставляется в отдел кадров.

Минимальный срок, на который открывают больничный, — 3 дня. Даже если работник чувствует себя лучше, он не может приступить к своим должностным обязанностям на второй день.

Максимальный срок открытия больничного листа — месяц. Если в течение этого времени выздоровление не наступило, а продолжать лечение необходимо, главврач медучреждения собирает консилиум врачей, на котором решается вопрос о дальнейшем лечении либо закрытии больничного листа.

Когда выдадут больничный

Больничный лист выдадут только по-настоящему больному человеку (болезнь или травма). К человеку в наркотическом или алкогольном опьянении это не относится.

Также возможны следующие ситуации:

Если болеет родственник, за которым необходим уход.
Проблемы со здоровьем в связи с беременностью.
Предстоят роды.
Человек находится на карантине.

Важно! Если сотрудник заболел во время отпуска, то отпуск может быть продлён после выздоровления.

Кто оплачивает больничный

Первые 3 дня больничного оплачиваются работодателем, а остальные Фондом социального страхования (ФСС). Обязательным условием являются наличие страхового медицинского полиса и выплаты страховых взносов.

Как происходит оплата

После выздоровления больничный передаётся в бухгалтерию. Но не позднее шести месяцев со дня закрытия больничного листа. Иначе пособие не начислят.

В соответствии с ФЗ №255 от 09.03.16 после передачи листа нетрудоспособности пособие начисляют в течение 10 дней и выдают вместе с ближайшей зарплатой или авансом.

Расчёт выплаты пособия

Для расчета суммы выплаты нужно знать:

Сколько дней официально длился больничный.
Официальный трудовой стаж.
Среднюю заработную плату за один день.

Размер пособия

Размер пособия напрямую зависит от стажа, а также от заработной платы последних двух лет:

Если стаж менее 2-х лет, то предоставляют справку с предыдущей работы для правильного расчета.
Если опыт работы более 8 лет, то величина пособия за один день больничного равна среднему доходу в день.
От 5 до 8 лет — 80% среднего дохода.
До 5 лет — 60% среднего дохода.
До 6 месяцев — выплаты начисляются согласно МРОТ.

Расчёт переходящего больничного производится по той же формуле, что и для обычного.

Средняя зарплата в день вычисляется следующим образом: годовая зарплата за два предшествующих года делится на 730 дней. Затем умножается на количество дней больничного и на коэффициент (0,8; 0,6 или согласно МРОТ).

Рассмотрим на примере

Сотрудник А.А.Петров предоставил больничный лист, который был открыт 25 декабря 2017 г., а закрыт 10 января 2018. 11 января сотрудник приступил к должностным обязанностям. Таким образом он болел 7 дней в декабре и 10 в январе — всего 17 дней.

Сумма его доходов за предыдущие 2 года:

За 2015 — 300 тыс. руб.
За 2016 — 350 тыс. руб.

Итого 650 тысяч рублей за два года.

Рассчитаем средний доход за один рабочий день: 650000/731=889 руб. 2016 год был високосным, поэтому делить нужно на 731, а не 730. Трудовой стаж сотрудника более 10 лет, поэтому его выплата за день будет равна среднему доходу за день. Если бы общий стаж был, например, 6 лет, то выплата в день составила бы 889*0,8=711 руб.

Итак, общая выплата за 17 дней больничного будет составлять 889*17=15113 руб.

Важно! Работник получит не всю сумму: будут вычтены налоги.

Какие трудности возникают при оплате переходного больничного

Трудностей с начислением и оплаты переходного больничного обычно не возникает.

Нужно знать некоторые нюансы:

Больничный лист, открытый в декабре и закрытый после нового года, содержит минимально 2 бланка, один из которых относится к новому году, а другой — к предыдущему.
Листы могут быть предоставлены в разное время, тогда выплату начислят за каждый бланк отдельно.
Если больничный предоставлен полным комплектом бланков после закрытия листа, то выплату начислят общей суммой в течение 10 дней с момента предоставления бумаг.

Переход на электронные больничные листы

В 2017 году вышел новый федеральный закон №86 о переходе с бумажных больничных листов на электронные всех медицинских учреждений. Это упростит и ускорит передачу документов по сети Интернет в бухгалтерию и ФСС. Закон не лишает работника права получения листа нетрудоспособности в традиционном бумажном виде, а в электронном виде бумаги направляют в соответствующие организации только с добровольного согласия.

С 1 июля 2017 года начался плавный переход на электронные больничные поликлиник и больниц, подключенных к Медицинской информационной системе. Больничный лист подписывается электронной подписью, а выписавшемуся работнику сообщается его номер, с которым он идет в бухгалтерию. Как только больничный закрыт, в эту же секунду он передается в рабочую организацию и ФСС. По номеру в базе данных бухгалтер найдет документ с необходимой информацией для расчета пособия. Подделать такой документ невозможно, так как каналы связи, по которым он передается, надежно защищены.

Переходящий больничный практически ничем не отличается от обычного больничного, разве что открыт в одном месяце, а закрыт в другом. Получить документ можно в любом медицинском учреждении, имеющим лицензию. Расчёт и выплата пособия по нетрудоспособности не составляют труда. Единственное, с чем нужно быть внимательным: если выбран больничный лист на бумажном носителе, то предоставить его в бухгалтерию необходимо в установленные законом сроки.

Как быстро будет начислена выплата, зависит от самого работника: чем быстрее будут предоставлены документы, тем быстрее деньги будут переведены на счёт.

При начислении пособия по временной нетрудоспособности документом Больничный лист (раздел Зарплата – Больничные листы – кнопка Создать или раздел Зарплата – Больничный лист) на закладке Главное снимите флажок Учитывать заработок предыдущих страхователей, т.к. справку о сумме заработка у другого работодателя за расчетный период (2017 г. и 2018 г.) сотрудник не предоставил (рис. 1). В нашем примере пособие рассчитано исходя из МРОТ, т.к. заработок за расчетный период (2017 г. и 2018 г.) у сотрудника отсутствует.

С 01.01.2019 МРОТ составляет 11 280 руб. (Федеральный закон от 25.12.2018 № 481-ФЗ).

Среднедневной заработок равен: (11 280 руб. * 24) / 730 дней = 370,85 руб.

Общий страховой стаж сотрудника на момент наступления страхового случая – 4 года и 6 месяцев. Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ застрахованному лицу, имеющему страховой стаж до 5 лет, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается в размере 60 процентов среднего заработка.

Размер дневного пособия составляет: 370,85 руб. (среднедневной заработок) * 60% (процент оплаты от заработка) = 222,51 руб.

Сумма пособия составляет: 222,51 руб. * 6 дней болезни = 1 335,06 руб.

Пособие было выплачено в ближайший срок выплаты заработной платы – 05.07.2019.

17.07.2019 сотрудник представил справку о заработке у другого работодателя для расчета пособий. Сумма заработка, полученная у других работодателей, регистрируется документом Справка для расчета пособий (входящая) (раздел Зарплата – Справки для расчета пособий) (рис. 2).

В результате будет автоматически рассчитано пособие с учетом заработка с предыдущего места работы (рис. 3, рис. 4).

Для целей анализа результатов начисления можно сформировать печатную форму по расчету среднего заработка по кнопке Печать – Расчет среднего заработка (рис. 5).

Пособие по временной нетрудоспособности исчисляется исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления страхового случая. Средний заработок, исходя из которого исчисляется пособие, учитывается за каждый календарный год в сумме, не превышающей предельную величину базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на соответствующий календарный год (на 2017 г. – 755 000 руб. и на 2018 г. – 815 000 руб.).

В нашем примере заработок сотрудника (712 450 руб. – заработок за 2017 г., 897 000 руб. – заработок за 2018 г.) за 2018 год превысил предельную величину, поэтому для расчета пособия будет учитываться заработок за 2018 год в сумме 815 000 руб.

Заработок за расчетные годы составляет: 712 450 руб. + 815 000 руб. = 1 527 450 руб.

Среднедневной заработок составляет: 1 527 450 руб. / 730 дней = 2 092,40 руб.

На день наступления страхового случая МРОТ равен 11 280 руб. (Федеральный закон от 25.12.2018 № 481-ФЗ).
Минимальный среднедневной заработок, рассчитанный из МРОТ, составил: (11 280 руб. * 24) / 730 дней = 370,85 руб., что меньше фактического среднедневного заработка сотрудника. Поэтому для расчета пособия берется среднедневной заработок сотрудника.

Размер дневного пособия составляет: 2 092,40 руб. (среднедневной заработок) * 60% (процент оплаты от заработка) = 1 255,44 руб.

Сумма пособия составляет: 1 255,44 руб. * 6 дней болезни = 7 532,64 руб.

В нашем примере при перерасчете размер пособия увеличился. Соответственно, сотруднику необходимо доплатить пособие. Доплатить пособие необходимо в сумме 6 197,58 руб. (7 532,64 руб. – 1 335,06 руб. (ранее начисленное пособие). Пособие выплачено 20.07.2019.

Дата фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности – день выплаты дохода. Дата удержания налога – это также дата выплаты. Срок перечисления налога – не позднее последнего числа месяца, в котором производилась такая выплата. В нашем примере доплата пособия будет отражена в расчете по форме 6-НДФЛ за 9 месяцев 2019 года. В разделе 2 будут указаны даты: по строке 100 – 20.07.2019, по строке 110 – 20.07.2019, по строке 120 – 31.07.2019 (рис. 6).

Наши кадры в ЗУП 2.5 на время отсутствия документов о больничном вводят документ "Невыходы в организациях". Спокойно рассчитывают, а когда документы о больничном листе приносят - сторнируют невыход. В целом ничего криминального, и практика частая в различных организациях, но есть нюансы, при переходе на ЗУП 3.1.

Дело в том что, даже если вы будете делать полный перенос данных, данные о невыходах и начислениях за них будут перенесены регистрами, без формирования документов.

Случай первый

Если у вас период пребывания на больничном полностью совпадает с периодом отсутствия то проблемы никакой нет - вы просто вводите документ "Больничный лист" и он вам сторнирует запись об отсутствии, которую с успехом подтягивает из регистров. Никаких проблем и приблуд придумывать не надо - у вас все хорошо.

Случай второй

У вас почему то не подтягивает запись об отсутствии и не хочет её сторнировать. Или у вас не совпадают период отсутствия и больничный и нужен перерасчет периода.

Прежде чем что-то сторнировать и исправлять нам необходимо это создать и провести. Я честно пыталась просто ввести регистрами сторно "лишних записей", но моих талантов не хватило и документы переноса данных отказывались почему то проводиться или возможно я вводила сторно куда то не туда, в итоге я ещё послонялась по форумам и даже сходила спросить у франчей есть ли у них опыт - все сходилось к тому что надо создать заново документы отсутствия уже в новой базе, провести их и каким то образом исправлять уже потом. Как это выглядит на практике:

1) сначала бодро шагаем в документы переноса данных и удаляем оттуда все упоминания об этом отсутствии.

Нам потребуются подчистить записи по сотруднику в регистрах в следующих документах переноса данных:

ДнСост
- Регистр сведений "Данные состояний сотрудников"
- Регистр расчета "Начисления"
- Регистр сведений "Параметры периодов стажа ПФР"
- Регистр накопления "Начисления и удержания сотрудников"
- Регистр накопления "Отработанное время по сотрудникам"
Когда будете удалять - ищите запись по сотруднику, начислению/виду расчета/приоритету, дате начала периода и окончанию.

Записываем все документы переноса и переходим к следующему этапу

2) Создаем документ отсутствия аналогичный введенному в ЗУП 2.5, который и будем исправлять. Проводим его. Если у нас совпадает период болезни и период отсутствия и нам необходимо просто сторнировать - переходите к пункту 4

3) Создаем документ исправления, в нем необходимо установить период отсутствия равный периоду болезни. Период регистрации документа равен месяцу ввода больничного листа. Поставьте флаг "Доначислить зарплату при необходимости". Проверьте что вашему сотруднику корректно доначислились все суммы. отредактируйте их так, чтобы в дальнейшем не перерасчитывать прошлый период.

4) вводим сторно нового документа. Месяц равен месяцу регистрации будущего больничного листа.

Обратите внимание что при этом у вас не будет таблицы перерасчета и доначислений!

UPD Не надо выполнять пункт 4. Приоритет больничного листа выше и как следствие у вас и без сторно все посчитается отлично, а сторно вам уберет зарплату к выплате и этим добавит мороки.

5) Вводим и проводим документ больничного листа

6) Зарплата -> Перерасчеты. Находим в списке нашего сотрудника, который там должен был зарегистрироваться при проведении документов отсутствия.

7) вводим документ начисления зарплаты и проверяем что у нас пустая табличная часть доначислений и перерасчета.

Возможно, такой сложный алгоритм потребовался из-за того, что у нас где то неправильно настроены начисления, или плохо перенеслись данные и из-за этого просто перерасчет отрабатывает некорректно. Однако я нашла для себя оптимальную последовательность и очень рекомендую попробовать, если у вас не получается свести корректировки по больничным за декабрь.

PS У меня таких документов было много, поэтому я сделала себе небольшую доработку которая чистит регистры в документах Переноса данных. Следовательно я теперь выполняю пункт2, но не провожу документ а записываю его, потом вызываю обработку, она мне выполняет пункт 1, я провожу свой документик и иду дальше по алгоритму :)

Обработку прикладываю к Статье - возможно кому-то пригодится, она совершенно простенькая - трет записи с учетом отборов в нужных регистрах. Если вы не технический специалист - обязательно протестируйте на копии базы прежде чем использовать на боевой!

В программе 1С Бухгалтерия так же, как и в 1С ЗУП есть возможность производить начисление больничных своим сотрудникам. Рассмотрим пошаговую инструкцию по расчету и начислению больничного листа в 1С 8.3.

Предварительная настройка программы

Данный функционал доступен только после произведения определенной настройки вашей программы.

Оформление и расчет больничного листа

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

В открывшейся форме только что созданного документа укажите месяц, организацию и того сотрудника, больничный которого вы хотите отразить в программе.

Основные данные

Ниже укажите, на какой период сотрудник освобождается от работы в соответствии с больничным листом. Процент оплаты по умолчанию устанавливается в размере 60%, но в зависимости от стажа работы сотрудника вы конечно же можете его изменить.

Корректировку НДФЛ мы не будем рассматривать подробно, так как там и так все интуитивно понятно. Остановимся на среднем заработке. Нажмите на знак карандаша.

Перед вами откроется форма 1С 8.3 с подробным помесячным расчетом среднего заработка сотрудников.

Здесь можно откорректировать данные, влияющие на средний заработок. Это производится в том случае, когда сотрудник недавно пришел работать в ваше предприятие, и данных о его заработке с прошлого места работы нет. Или же ранее в программе не велось начисление заработной платы.

Так же очень часты случаи необходимости изменения расчетного периода. Например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком, соответственно начислений за отработанное время, как и самого отработанного времени у нее может не быть. В таком случае при начислении больничных ей можно изменить года для расчета среднего заработка на те, когда она фактически работала (до отпуска по уходу за ребенком).

Дополнительные данные

Ниже указывается доля неполного времени и льготы. Перечень доступных льгот приведен на рисунке ниже.

Начисления

Проводки по больничному листу

Проведите документ и откройте его проводки. Как мы видим, сумма пособия, которая оплачивается за наш счет, отнеслась к оплате труда (Дт26). Часть пособия, которая выплачивается за счет ФСС, учтена на Дт 69.01.

Смотрите также видео инструкцию:

Начисление больничного листа в 1С 8.3

В расчетном листке начисленные суммы больничного за счет работодателя отображаются отдельными строками.

Здравствуйте, мои дорогие бухгалтеры. Реалии последнего времени таковы, что мы в нашей работе постоянно вынуждены изучать что-то новое. Стремительно меняется законодательство, и также стремительно происходят изменения в программах 1С. И самая горячая тема последнего месяца это, конечно же, больничные листки, которые выдаются и оплачиваются лицам, находящимся на карантине в связи с коронавирусом.

Сначала немного теории – кто и как оплачивает такие больничные, а потом практика – как это реализовано в нашей любимой 1С-ке.

Итак, как получить такой больничный? Для этого гражданин должен перейти в личный кабинет на сайте ФСС по логину и паролю от портала Госуслуг. Рассказывать подробно эту процедуру я не буду, так как это не цель моей публикации. Важно запомнить, что получив номер электронного больничного листка, его необходимо передать работодателю.

Кто оплачивает? Оплачивать этот больничный за весь период нетрудоспособности будут территориальные органы ФСС по месту регистрации работодателя. Работодатель, в течение двух дней после запроса фондом или после обращения сотрудника, должен подать в ФСС сведения по физлицу для расчета и выплаты пособия.

А вот что делать работодателю в такой ситуации рассмотрим подробно на примере программы 1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред. 3.1.

Итак, вы получили номер электронного больничного листка! Это важно, больничный при карантине в связи с коронавирусом может быть ТОЛЬКО ЭЛЕКТРОННЫМ.

Оформление пособия в программе выполняется документом Больничный лист в разделе Зарплата. (Подробно о начислении обычных больничных в программе 1С:ЗУП можно прочитать здесь.

В поле Номер ЛН нужно указать номер листка нетрудоспособности и нажать на кнопку Получить из ФСС или Загрузить из файла.

Обратите внимание, что при загрузке данных причина нетрудоспособности автоматически заполнится кодом (03) Карантин и рядом появится соответствующий флажок.

Важно! Флажок Карантин по коронавирусу появится только при загрузке соответствующего больничного. Если вы проставите причину нетрудоспособности сами - флажок установлен не будет.

Следующий важный момент. Так как больничный оплачивается полностью ФСС, то начисление в программе производится не будет.

Работодатель должен передать в отделение ФСС заявление сотрудника на выплату пособия. Это заявление можно сформировать из документа Больничный лист

Также это заявление можно создать в рабочем месте Передача в ФСС сведений о пособиях в разделе Отчетность, справки.

Все сведения о сотруднике в заявлении заполняются автоматически:

Вам нужно только уточнить у него способ оплаты, реквизиты счета банковской карты и внести эти данные в соответствующий раздел:

Реестр формируется в рабочем месте Передача в ФСС сведений о пособиях:

Если же ваша организация не подает реестры в электронном виде, например численность сотрудников менее или равно 25, то в этом случае вам надо подготовить Опись заявлений и документов, необходимых для назначения и выплаты застрахованным лицам и распечатать ее. В программе 1С:ЗУП опись можно сформировать там же, где и реестр:

Документ можно заполнить как вручную по кнопке Добавить, так и автоматически по кнопке Заполнить:

Далее распечатываем этот документ, для предоставления его в отделение ФСС

Вот и все. Как оказалось не все так сложно. Особенно если вы выбираете для работы программы 1С. В программе 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3.0 работа с такими больничными абсолютно аналогична. Главное, чтобы программы были обновлены до актуальных релизов.

А мы желаем вам здоровья. Берегите себя. Пусть не болеют ваши близкие и ваши сотрудники.

Эта весна видимо преподнесет бухгалтерам еще немало изменений, но вместе мы преодолеем все трудности. Подписывайтесь на наши группы в соцсетях чтобы быть в курсе наших новостей. И спасибо, что дочитали статью до конца. Надеюсь, она была вам полезной.

Читайте также: