Как оформить умершего сотрудника образец приказа

Обновлено: 16.05.2024

Оформите приказ о прекращении трудового договора в связи со смертью так же, как и при увольнении по другим основаниям. Особенность будет только в дате издания приказа и дате прекращения трудового договора, ведь, как правило, о смерти работника работодатель узнает не сразу. Поэтому дата издания и дата прекращения трудового договора в приказе различаются. Об этом расскажем ниже.

Как правило, для оформления прекращения трудового договора в связи со смертью работника используется форма приказа N Т-8. Но можете также использовать собственную форму приказа.

Поскольку с приказом ознакомить работника под подпись невозможно, то внизу приказа сделайте соответствующую запись об этом - "с приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника" (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Рассмотрим подробнее, как заполнить приказ по унифицированной форме N Т-8. Учитывайте эти рекомендации, если используете собственную форму приказа.

Как заполнить приказ об увольнении по форме N Т-8 в связи со смертью работника

При оформлении приказа по форме N Т-8 вы можете воспользоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). При этом учтите следующее.

В строке "уволить" укажите дату смерти работника (о чем говорили выше).

В строке "Дата составления" рекомендуем указать день получения документа, на основании которого оформляете приказ. Такую дату, как мы уже говорили выше, вы можете зафиксировать актом либо в журнале входящей корреспонденции.

В строке "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" приведите формулировку, как в п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ. Она будет зависеть от документа-основания.

Готовое решение: Как оформить увольнение в связи со смертью работника (КонсультантПлюс, 2020)

В строке "Основание (документ, номер, дата)" укажите реквизиты документа, на основании которого издаете приказ о прекращении трудового договора. Как правило, это свидетельство о смерти работника или решение суда о признании работника умершим.

Готовое решение: Как оформить увольнение в связи со смертью работника (КонсультантПлюс, 2020)

Как представить в ПФР сведения об увольнении

Эти сведения подайте в орган ПФР по месту вашей регистрации (ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. п. 1, 2.4 ст. 11 Закона о персонифицированном учете). Они представляются по форме СЗВ-ТД (утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п).

По общему правилу в 2020 г. сведения об увольнении нужно представлять не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным (п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Однако с 9 апреля по 31 декабря 2020 г. в случае увольнения работника форму СЗВ-ТД необходимо сдать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения) (п. 3 Постановления Правительства РФ от 08.04.2020 N 460, п. 6 Временных правил регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным в установленном порядке безработными, утвержденных этим Постановлением).

Обратите внимание! При первом представлении сведений о трудовой деятельности одновременно нужно подать и сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 г. Они направляются не позднее 15 февраля 2021 г., если в 2020 г. не было оснований для представления в ПФР сведений о трудовой деятельности работника (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона о персонифицированном учете).

Способ подачи СЗВ-ТД зависит от численности работников в предшествующем отчетном периоде (месяце) (п. 2.6 ст. 11 Закона о персонифицированном учете):

• если работников 25 и более, представьте электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью;

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД утвержден Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п. При ее заполнении учтите, в частности, следующее.

СЗВ-ТД на бумажном носители заполняется от руки чернилами, шариковой ручкой (любого цвета, кроме красного и зеленого) печатными буквами или с использованием средств вычислительной техники. Помарки, исправления и сокращения не допускаются (п. 1.10 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Документ заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юрлицом, заверяет входящие документы личной подписью. Обязательно заполните реквизиты "Наименование должности руководителя", "Расшифровка подписи" (указывается Ф.И.О. полностью) (п. 1.11 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Если СЗВ-ТД направляется в электронной форме, используйте Форматы, указанные в Приложении 3 к Постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п (п. 1.12 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

• в графе "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения" - дату увольнения в формате ДД.ММ.ГГГГ;

• в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении" - "Увольнение";

• в графе "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение" - наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работы согласно штатному расписанию. Наименование структурного подразделения отразите, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном структурном подразделении;

• в графе "Код выполняемой функции (при наличии)" (заполняется с 1 января 2021 г.) - код, состоящий из семи цифро-буквенных знаков в формате "XX.XXX-X-X". Первые пять цифр - это код наименования вида профессиональной деятельности (разд. I профстандарта). Последние два знака (разд. II профстандарта) включают букву кода обобщенной трудовой функции и цифру уровня квалификации, к которому относится данная обобщенная трудовая функция;

• в графе "Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона" - основание и причину прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и соответствующие статью, ее часть, пункт (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

В подразделе "Основание" приведите наименование документа, подтверждающего увольнение (приказ, распоряжение), его дату в формате ДД.ММ.ГГГГ и номер без знака "N".

С 01.01.2021 вводится специальная норма об административной ответственности должностных лиц, нарушивших сроки представления сведений о трудовой деятельности либо представивших неполные и (или) недостоверные сведения в нарушение п. 2.1 ст. 6 Закона о персонифицированном учете (пп. "б" п. 8 ст. 1, ст. 2 Федерального закона от 01.04.2020 N 90-ФЗ).

Готовое решение: Как оформить увольнение работника (КонсультантПлюс, 2020)

Подборка документов (см. приложение):

Типовая ситуация: СЗВ-ТД: примеры заполнения и сроки сдачи (Издательство "Главная книга", 2020)

Начисление и выплата зарплаты умершего сотрудника в программе ЗУП 3

Сотрудник умер 05 апреля 2021 года. Родственник покойного обратился в бухгалтерию о выплате ему неполученной зарплаты. Необходимо заработную плату за май (не полученную сотрудником) и компенсацию за неиспользованный отпуск выплатить члену его семьи.

1. Документ Увольнение

Трудовой договор прекращается в связи со смертью сотрудника. Создайте и рассчитайте документ Увольнение (раздел Кадры – Приемы, переводы, увольнения – кнопка Создать – Увольнение или раздел Кадры – Увольнение, или раздел Зарплата – Все начисления – кнопка Создать – Увольнение). В поле Основание увольнения укажите - п. 6 ч. 1 ст. 83. При указании данного основания, НДФЛ и страховые взносы с начисленных сумм рассчитаны не будут.

2. Настройка - Удержания

Так как расчет при увольнении умершего сотрудника будут получать его родственники необходимо создать новый вид удержания (Настройка – Удержания) для последующей регистрации удержания в пользу родственника.

Зарегистрируйте удержание в пользу родственника в необходимой сумме с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц (Зарплата – Алименты и другие удержания –Создать – Постоянное удержание в пользу третьих лиц). В поле Контрагент укажите родственника, который получает расчет за покойного сотрудника.

Сумму удержания можно как рассчитать самостоятельно (в этом случае выбираем в поле Расчет и показатели вариант Фиксированная сумма и затем руками указываем ее в удержании), либо автоматизировать процесс. Рассмотрим эту настройку:

Указываем Результат рассчитывается, затем проходим по ссылке Редактировать формулу, двойным кликом добавляем один единственный показатель РасчетнаяБаза, нажимаем Ок.

На ставшей после этого активной вкладке Расчет базы добавляем начисления, которые сотруднику причитаются в этом месяце (не забываем про компенсацию отпуска при увольнении и.т.д.)

3. Документ Зарплата – Алименты и другие удержания - Удержание в пользу третьих лиц

4. Документ Начисление зарплаты и взносов за последний месяц работы

В результате автоматического заполнения вся сумма, которая положена к выплате, попадет в удержание и не попадет в документ на выплату в последующем. Вкладки Начислено, НДФЛ и Взносы по сотруднику пусты. Выплата расчета при увольнении умершего сотрудника производится в бухгалтерской программе.

1. В результате произведенных действий:

в документе Отражение зарплаты в бухучете (раздел Зарплата – Отражение зарплаты в бухучете) появится удержание в пользу родственника, при синхронизации с бухгалтерской программой этот документ сформирует проводку Дт 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и Кт 76.49 "Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников".

Сумма к выплате сотруднику будет равна нулю.

2. В бухгалтерской программе необходимо будет зарегистрировать выплату денежных средств родственнику покойного сотрудника, указав счет дебета 76.49 "Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников". В отчетности по страховым взносам и НДФЛ эти доходы не отражаются, поскольку они не признаются объектом обложения.

Для кадровика

Прекращение трудового договора в связи со смертью работника является одним из оснований увольнения по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

От кадровика требуется выполнение следующих действий:

1. Получить от родственников умершего работника свидетельство о смерти.

Как правило, свидетельство о смерти работодатель получает от родственников умершего работника. С этого свидетельства отдел кадров снимает копию. Оригинал свидетельства остается у родственников работника.

Если получить свидетельство о смерти от родственников не удается, работник отдела кадров может обратиться в отдел ЗАГС с письменным запросом и получить повторное свидетельство о смерти работника, содержащее сведения, необходимые для прекращения трудовых отношений с умершим работником (абз. 3 п. 2, п. 7 ст. 9 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", п. 1, 5 Перечня документов, утв. приказом Минюста России от 19.08.2016 № 194.).

2. Издать и зарегистрировать приказ о прекращении трудового договора с работником.

Приказ об увольнении можно издать по форме, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-8 и форма № Т-8а) или по самостоятельно разработанной форме.

В графе Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) указывается смерть работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

В строке "Документ, номер и дата" указываются реквизиты свидетельства о смерти (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552-6).

Строка "Мотивированное мнение выборного профсоюзного органа" в рассматриваемом случае не заполняется (ч. 1 ст. 373 ТК РФ).

Днем прекращения трудового договора с работником в данной ситуации является дата его смерти, указанная в свидетельстве о смерти. Эта дата указывается в приказе независимо от того, когда именно умер работник (после работы или на работе, на больничном или в отпуске, в выходной или нерабочий праздничный день, приступал или нет работник к работе в этот день). Поскольку наступление именно этого события повлекло невозможность выполнения работником лично своей трудовой функции (ст. 15, 56 ТК РФ).

Дата смерти указывается датой прекращения трудового договор независимо от того, когда работодатель получил от родственников умершего работника копию свидетельства о смерти по установленной форме. То есть дата приказа о прекращении трудового договора может быть позже даты прекращения трудовых отношений и будет совпадать с датой представления свидетельства о смерти.

На приказе о прекращении трудового договора не будет подписи работника. В приказе не могут расписаться и родственники умершего работника. На приказе следует сделать соответствующую запись об этом (например, "С приказом невозможно ознакомить по причине смерти работника" (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Подпись заверяется кадровым работником, уполномоченным вести кадровый учет, или руководителем.

Приказ о расторжении трудового договора необходимо зарегистрировать в Журнале регистрации приказов (распоряжений) либо в ином порядке, установленном работодателем.

3. Подать СЗВ-ТД об увольнении работника

Вне зависимости от способа ведения трудовой книжки уволенного работника работодатель обязан представить в ПФР сведения о его увольнении по форме СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п (п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сведения необходимо представить не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об увольнении (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

4. Внести запись в личную карточку работника

Унифицированные формы личной карточки утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Форма № Т-2 предназначена для коммерческих организаций, форма № Т-2ГС(МС) – для государственных и муниципальных служащих.

В строке Основание прекращения трудового договора (увольнения) Раздела XI личной карточки производится запись в соответствии с приказом об увольнении. В рассматриваемом случае необходимо указать: Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

Негосударственные организации могут пользоваться самостоятельно разработанной формой (см. письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Строка об ознакомлении с этой записью работника остается незаполненной.

5. Внести запись о прекращении трудового договора в трудовую книжку и выдать ее родственникам работника.

Данный пункт необходимо выполнять только в том случае, если трудовая книжка работника ведется на бумажном носителе (ст. 66 ТК РФ). В случае если трудовая книжка ведется в электронной форме (ст. 66.1 ТК РФ) запись об увольнении не вносится, поскольку трудовая книжка находится у работника. В этом случае сведения об увольнении отражаются только в отчете по форме СЗВ-ТД.

Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, а порядок ее заполнения – постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Запись об основании и причине прекращения трудового договора следует вносить в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на необходимую статью, пункт, часть.

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Читайте также: