Как оформить сотрудника вне штата

Обновлено: 14.05.2024

Сотрудник предоставляет документы

По статье 65 Трудового кодекса РФ работодатель обязан в своих интересах потребовать от сотрудника:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку — кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работника принимают на работу по совместительству;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС);
документы воинского учета. Это правило распространяется только для военнообязанных и лиц, которые подлежат призыву на военную службу.

Кроме того, работодатель вправе потребовать при заключении трудового договора дополнительные документы — те, которые подтверждают соответствие требованиям к должности и выполняемой работе. Например, документ об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, водительское удостоверение, справку об отсутствии судимости и так далее. Будущий сотрудник должен предъявить эти документы.

Если у работника нет трудовой книжки, он может подать письменное заявление работодателю с указанием причин, по которым книжка отсутствует. После этого работодатель обязан оформить ему новую.

Некоторым сотрудникам положены льготы. Обеспечить их — обязанность работодателя, но только в том случае, если сотрудник предоставил со своей стороны все подтверждающие документы для льгот.

В законе нет указания, что работник должен обязательно их предоставить. Но факт сокрытия таких документов при переговорах о трудоустройстве и заключении трудового договора работодатель может обоснованно расценить как недобросовестное поведение.

Порядок оформления

Когда вы удостоверились, что все нужные документы у будущего сотрудника есть, можно приступать к оформлению приема на работу.

Порядок оформления регулируется статьей 68 ТК РФ:

Снять копии со всех документов. Рекомендуется заверить копии у работника.
Познакомить работника под подпись с действующими в организации ПВТР, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью будущего сотрудника.
Заключить трудовой договор в письменной форме (ст. 57, 67 ТК РФ).
Завести личное дело: оформить личную карточку (с подписью сотрудника в подтверждение сведений о нем), обеспечить наличие и хранение документов.
Издать приказ о приеме на работу (сообщить о нем сотруднику в течение трех дней с даты фактического начала работы).
Провести инструктаж по охране труда.
Допустить нового коллегу к работе в дату начала работы, указанную в трудовом договоре.
Внести запись в трудовую книжку в недельный срок, внести запись в книгу учета и движения трудовых книжек, обеспечить хранение трудовой книжки.

Медицинский осмотр

По статье 69 ТК РФ при работе по некоторым профессиям и специальностям, а также в зависимости от условий труда на рабочем месте, работник обязан пройти предварительный медицинский осмотр при трудоустройстве.

Работодатель не имеет права допустить к работе лицо, которое отказалось пройти обязательный медицинский осмотр, а также в случае если после его прохождения были выявлены медицинские противопоказания к будущей работе. Организовать, то есть выдать направление и оплатить предварительный осмотр должен работодатель, а не сотрудник.

Допуск к работе человека, который не прошел инструктаж по охране труда либо медицинский осмотр, — нарушение законодательства со стороны работодателя. В таких случаях необходимо отстранить сотрудника от работы до устранения нарушений: это требование статьи 76 ТК РФ.

Сотрудник должен ознакомиться с документами

Работник должен внимательно прочитать и проверить сведения в трудовом договоре. В первую очередь это данные о сторонах договора, наименование должности (профессии), дата начала работы, место работы, перечень трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим работы. Эти положения документа должны отвечать договоренностям и ожиданиям сотрудника. То же самое относится к приказу о приеме на работу, личной карточке, записи в трудовую книжку, которые должны соответствовать условиям трудового договора.

Работник вправе просить предоставить ему время для ознакомления с локальными актами работодателя, с трудовым договором, иными документами, чтобы понять условия будущей работы. А также удостовериться в том, что трудовой договор и приказ подписаны уполномоченным на это лицом: если со стороны работодателя договор подписывает не руководитель организации, будущему сотруднику по его запросу нужно предоставить подтверждение полномочий подписанта.

С 1 января 2017 года небольшим фирмам и ИП разрешили вести кадровый учет не в полном объеме.

Раньше для этого нужно было делать кучу бумаг: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности — и так до бесконечности.

Все эти документы нужно было составить, напечатать, подписать и хранить в офисе. Теперь отдельные бумажки не нужны, а все условия труда, оплаты и гарантии прописаны в договоре.

Допустим, вы приняли упрощенную схему ведения кадров и нанимаете на работу первого сотрудника. Чтобы сделать это, вам нужно оформить договор и приказ о приеме на работу, заполнить трудовую книжку и личную карточку. Теперь подробнее.

Кому можно вести кадры по упрощенной схеме?

Упрощенный учет доступен любому бизнесу, который попадает под определение микропредприятия — так на языке закона называются небольшие фирмы и ИП .

В реестр попадают ИП и ООО по размеру выручки — до 120 млн рублей в год, со штатом до 15 человек и долей госучастия до 25%.

Если вы нашли себя в реестре — смело переходите на упрощенную схему ведения кадров.

Что для этого нужно? Чтобы перейти на упрощенный кадровый учет, нужно оформить приказ об отказе применять кадровые документы. Если раньше вы пользовались положениями, то нужно прописать, что они утрачивают силу. А дальше можно заключать с работниками типовые трудовые договоры. С теми, кто уже в штате, разберемся в другой раз.

Если вы начали бизнес в 2017 году, то вам тоже нужно напечатать приказ, но про документы, которые утрачивают силу, писать не нужно.

Заключить договор

Договоры с физлицами можно разделить на два больших типа: гражданско-правовые и трудовые.

Гражданско-правовой договор — про результат. Работодатель — заказчик, работник — исполнитель, и деньги он получает за результат или сделанную работу: статьи, перевозки или помощь при продаже квартиры.

Договор заключается на определенный срок или до появления результата. По такому договору не нужно платить взносы для ФСС , оформлять трудовую книжку и кадровые документы. Кроме суммы, указанной в договоре, вам нужно будет уплатить за исполнителя НДФЛ — 13%, взносы для ФФОМС — 5,1% и ПФР — 22%.

Трудовой договор — про процесс: работник ходит в офис или работает из дома по графику, выполняет поручения и делает работу самостоятельно — субподрядчиков он нанять не может. За всё это он два раза в месяц получает зарплату — сначала аванс, потом всё остальное. Как правило, трудовой договор в России заключают бессрочно. В случае с трудовым договором платить нужно НДФЛ , взносы в ФНС по ФСС , ФФОМС и ПФР .

В договоре вы смело пропускаете пункты, не связанные с характером вашей работы: например, можете не заполнять раздел про дистанционную работу, если сотрудник работает в офисе, и наоборот.

Документы. Чтобы заключить этот и любой другой трудовой договор, работник должен вам прислать:

1. Паспорт. Если паспорта нет, то можно использовать временное удостоверение личности. Появится паспорт — дополните договор.
2. СНИЛС — зеленая карточка с номером в системе обязательного пенсионного страхования.
3. Военный билет — для мужчин и женщин, подлежащих призыву.
4. Трудовую книжку — не нужна, если у сотрудника есть основная работа, а вы принимаете его как совместителя.

Дополнительно могут понадобиться:

5. Диплом об образовании — для работы, которая требует специфических знаний или подготовки. Диплом нужен, если нанимаете главбуха, водителя или переводчика.
6. Медицинская книжка — если нанимаете персонал в гостиницу, кафе, салон красоты или цех по промышленному производству смузи.
7. Справка о судимостях. Для специальностей, где это важно. Например, по закону нельзя работать преподавателем, если есть судимость.

Если ваш сотрудник раньше нигде не работал, вы заводите ему трудовую книжку и получаете в пенсионном фонде СНИЛС .

Нюанс

Чтобы рассчитываться по НДФЛ с ФНС и платить взносы для внебюджетных фондов за работника, вам нужен его ИНН .

Вместе с тем копии свидетельства ИНН нет в обязательном перечне документов — вы не можете требовать принести его.

Это значит, что если ваш работник по религиозным или еще каким-то убеждениям не хочет получать ИНН , то вам придется заморочиться с отчетами, чтобы сдавать их без этого реквизита. И отказать в приеме на работу из-за отсутствия ИНН вы не можете.

Издать приказ

Приказ — обязательный документ, который фиксирует факт и момент приема на работу. Именно на основании приказа вы платите зарплату, на него вы ссылаетесь в трудовой книжке.

Это унифицированная форма приказа, но вы можете разработать собственную

Максимальный испытательный срок — 3 месяца, за исключением совсем уж тонких моментов. Можно указать меньше, больше — нельзя. Испытательный срок в приказе и договоре должен быть одинаковым

Оклад — фиксированная зарплата за календарный месяц. Не нужно учитывать премии и социальные выплаты. Если вы договорились о квартальной премии, про нее писать не нужно. Надбавка — например за непрерывный стаж или районный коэффициент.

Подразделение можно не указывать, если организация небольшая, тогда структурных подразделений может и не быть.

Сделать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка почти как медицинская карточка, но с историей работы, а не болезни. В нее записывают информацию о должности, зарплате и увольнениях.

Если вы наняли человека по трудовому договору на основную работу и он проработал у вас дольше пяти дней, вы обязаны написать об этом в книжке.

Заполнить личную карточку

Личная карточка обобщает все сведения о работнике: в ней отражены перемещения, изменения условий, оплаченные и неоплаченные отпуска.

Для компаний карточка — обязательный документ, а ИП могут их не вести. Но я бы рекомендовала всё-таки заводить карточки, потому что это удобно. Копии документов могут и потеряться, а в карточке вся информация под рукой: номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛС а и военного билета. В личной карточке вы дублируете изменения, которые внесли в трудовую. Но если работник уволится, вы вернете ему трудовую книжку, а его личная карточка останется у вас навсегда.

Образование — можно не заполнять, если работа не требует специальных знаний или подготовки. Но если документ об образовании принесли — не пренебрегайте

Важно: заполнять карточку надо так же, как указано в документах.

Профессию укажите полностью, как в приказе о приеме на работу.

Отпуск — указать все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков.

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа.

Отпуск — все виды отпусков: оплачиваемый, неоплачиваемый, учебный, декретный и т. д. Основание — приказы о предоставлении отпусков

Основания увольнения — указать основания увольнения по формулировке из трудового кодекса, дату увольнения, номер приказа

После увольнения личная карточка закрывается: работодатель расписывается и указывает должность. Работник тоже расписывается, чем подтверждает свое согласие со всеми записями в карточке.

Как уволить

Для простоты будем считать, что есть три документа, на основании которых можно уволить сотрудника:

а) заявление об увольнении — когда работник увольняется по собственному желанию, предупредив вас об этом за две недели;
б) соглашение о расторжении трудового договора — еще это называется увольнением по соглашению сторон, когда желание прекратить трудовые взаимоотношения возникло одновременно и у работодателя, и у работника;
в) уведомление об истечении срока действия трудового договора — возникает, когда вы нанимаете менеджера по срочному трудовому договору на время, пока другой менеджер в декрете.

Как только соглашение, заявление или уведомление появляется у вас, нужно сделать еще несколько бумажек.

Приказ об увольнении, чтобы зафиксировать дату увольнения. Со следующего дня после даты увольнения вы ничего не должны платить сотруднику. В приказе нужно указать основание увольнения и пункт, часть, статью ТК РФ, по которой работник увольняется.

Сотрудник должен прочесть приказ и подтвердить это своей подписью.

Мотивированное мнение — в маленьких компаниях нет профсоюзов и эта строчка остается пустой. Но удалять ее не нужно. Если сделать это, форма перестанет быть типовой. Это значит, что придется сделать приказ, в котором руководитель утвердит использование этой формы

Записка-расчет — в ней нужно указать сумму, которую вы выплатите работнику в день его увольнения: зарплату за отработанный период и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсацию за неиспользованный отпуск или удержания за использованный авансом отпуск рассчитываем на основании среднего заработка.

Записка-расчет показывает общую сумму выплат работнику:

Как рассчитать выплаты?

Допустим, сотрудник написал заявление на увольнение по собственному желанию 25 мая 2017 года. Дни выплаты зарплаты по трудовому договору: 25 число текущего месяца и 10 число следующего.

Это значит, что 25 мая сотрудник получит аванс за май, а 10 июня — зарплату за май.

25 мая сотрудник получит аванс за май;
10 июня — зарплату за май.

Выходит, что за май сотрудник еще ничего не получил, но отработал 16 дней (мы посмотрели в производственном календаре).

Отпуск считаем не по календарному году, а по рабочему. Наш сотрудник в 2017 году сходить в отпуск не успел.

Чтобы рассчитать компенсацию за отпуск, нужно понять, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Если какой-то месяц отработан не полностью, но больше чем наполовину, учитываем его как целый. У нас получается 4 полных месяца плюс 1 месяц, который мы округлили. Всего 5 месяцев.

За год сотрудник может взять 28 календарных дней отпуска. Берем эти 28 дней и делим на 12 месяцев, получается 2,33 дня в месяц. Эти дни умножаем на 5 месяцев, получается 11,7 дней. Округляем — по законодательству округлять можно только в пользу работника — и получаем 12 дней.

Выходит, что при увольнении мы должны выплатить деньги за 16 майских дней и за 12 дней неиспользованного отпуска. О том, как рассчитать сумму, расскажем в следующей статье.

Мы описали упрощенную схему для общего понимания. Чтобы не ошибиться, используйте калькулятор расчета компенсации за неиспользованный отпуск.

В трудовую книжку нужно написать об увольнении то же самое, что написали в приказе.

Пишем основание и причину прекращения трудового договора. Обязательно ссылаемся на статью, ее часть и пункт

Внештатный сотрудник – явление не такое уж редкое на сегодняшний день. Этим термином называют работника компании, не состоящего в штате. Однако с ним заключается гражданский или трудовой договор, а все взаимоотношения с работодателем регулируются законом. Правда, есть определенные особенности приема на работу таких сотрудников, да и условия в их договоре тоже свои. Какие – рассмотрим в этой статье.

Терминология

Необходимость в найме внештатных сотрудников у каждого работодателя своя. Например, нужен человек для оказания конкретных услуг или определенного вида работ. Часто таких людей нанимают на короткий срок, но иногда внештатники работают и постоянно.

Какой договор заключается?

Если сотрудник привлекается внештатно, это не значит, что с ним не нужно заключать договор. Он может быть как трудовым, так и гражданско-правовым. А более конкретно, относиться к одному из следующих типов:

Договор на конкретный срок. В нем указывается точная дата завершения работ, либо прописывается объем их выполнения, после которого договор можно считать завершенным. Регулируется данный тип договора 59 статьей Трудового Кодекса.
Сезонный договор. Близок к предыдущему, но предусматривает конкретный сезон проведения работ. Часто заключается на срок более 2 месяцев, но если требуется меньший период, статья здесь другая - № 45.
По совместительству. Сотрудник, уже состоящий в штате компании, может взять на себя дополнительные обязанности, и тогда он же одновременно будет считаться и внештатником. Данная деятельность регулируется статьей 44-й и 60-й.
Гражданско-правовой. Чаще всего его заключают, если организации требуется человек для работ, выполнить которые своими силами она не в состоянии. Или же в штате просто нет нужного специалиста.

Права и обязанности внештатника: чем они отличаются от работы других

В зависимости от того, какой договор заключается, – трудовой или гражданско-правовой, между задачами того или иного сотрудника будут существенные различия.

Работа внештатным сотрудником, с которым заключен трудовой договор, будет практически ничем не отличаться от работы штатным. В том плане, что он может рассчитывать на те же гарантии и права, предусмотренные законодательством. Работодатель обязан отчислять за таких сотрудников страховые взносы и социальные выплаты.

При заключении гражданского договора требования внутреннего распорядка на сотрудника не распространяются. Например, ему не обязаны оплачивать выходные и праздничные дни, а продолжительность рабочего дня ничем не нормирована. Не производятся также социальные выплаты и отчисления в Пенсионный фонд. Могут быть предусмотрены взносы на страхование от несчастных случаев и другие профессиональные нюансы, но их необходимо обсуждать в договоре индивидуально.

Что нужно знать при приеме на работу?

Чтобы сэкономить на налогах, недобросовестный работодатель может и схитрить, заключив вместо трудового гражданско-правовой договор. Однако у вас есть возможность обратиться в налоговые органы, а те, в свою очередь, могут подать в суд, чтобы переквалифицировать характер документов.

Основанием для такого решения может стать множество факторов. Например, работаете вы именно по такому договору, но выполняете все те же обязательства, что и штатные сотрудники. Или получаете зарплату с определенной периодичностью. Ведь гражданско-правовой договор предусматривает оплату по факту. Обратившись в суд, можно добиться признания своего договора трудовым официально.

В каких сферах можно работать внештатно?

Стать, например, внештатным журналистом или менеджером, можно без особого труда. А как быть с более серьезными должностями? Есть множество примеров и здесь. Скажем, внештатный сотрудник полиции. Средний возраст таких людей составляет 30-35 лет, а параллельно трудятся они в самых разных сферах, от охранников до директоров фирм.

Обязанности и статус

В обязанности внештатных полицейских входит участие в рейдах, помощь в добыче полезной следствию информации и выявлении административных правонарушений. Они охраняют общественный порядок на различных мероприятиях, например, концертах или футбольных матчах.

Как правило, внештатный сотрудник полиции – это энтузиаст, работающий на общественных началах. Строго регламентированной зарплаты он не получает, зато по праву пользуется благодарностью и признанием коллег. Ведь помощь, оказываемая им, порой просто неоценима – во многом благодаря тому, что окружающие попросту не знают, что видят перед собой полицейского. Поэтому для получения нужной информации почти в каждом полицейском участке есть свои внештатные сотрудники.

Полномочия внештатного полицейского

Внештатный сотрудник ФСБ или полиции способен оказать неоценимую помощь в раскрытии преступлений или вразумлении дебоширов. Однако официальных полномочий у него немного. Максимум, что можно сделать, – это предупредить хулигана, предъявив свое удостоверение или сообщив о правонарушении коллегам. Нельзя ни задерживать человека, ни тем более применять физическую силу.

Кто может устроиться внештатно в органы?

Как правило, участковый сам предлагает своим знакомым или проверенным людям сотрудничество. Но стать внештатником и работать в полиции, в принципе, может каждый. Важно лишь соответствовать определенным требованиям.

Куда обратиться?