Как оформить работника в ип в рк

Обновлено: 19.05.2024

Индивидуальный предприниматель имеет возможность принимать на работу сотрудника, согласно нормам Трудового кодекса. Процедура не существенно отличается от процесса приема на работу в штат организации. Есть особенности и нюансы, описанные в главе 48 Трудового кодекса РФ.

Оформление на работу: нормы закона

Обязательное требование ко всем работодателям – официальное трудоустройство работника. Трудовой договор или запись в трудовую книжку должны быть оформлены до третьего дня от начала работы сотрудника.

Нарушение данной нормы влечет за собой ответственность в рамках закона:

Уголовная предполагает возможность лишиться свободы на 2 года или необходимость выплатить штраф в размере 200 000 рублей;
Административная: штраф – не более 50 000 рублей, до 90 дней приостановления деятельности компании;
Налоговая: штраф налагают проверяющие службы, его размер зависит от особенностей нарушения.

Как нанимать работника официально?

Существует несколько способов, которые позволяют нанять сотрудника: заключение договора (гражданско-правового или трудового), оформление кадровой документации, регистрация в ФСС.

Обязательным является требование в течение 30 дней зарегистрироваться в Пенсионном фонде – это требование не зависит от выбранного способа оформления на работу.

Оптимальный вариант оформления для индивидуального предпринимателя – гражданско-правовой договор. Его особенность в том, что он предполагает оформление для выполнения определенных работ или услуг, что не требует регистрации в ФСС.

Как оформить сотрудника: пошаговая инструкция

Для оформления работника требуется предоставить работодателю такие документы:

— Документ, подтверждающий личность (паспорт);
— СНИЛС;
— Трудовая книжка при наличии;
— Диплом о получении образования или другой документ, который подтверждает квалификацию специалиста;
— Документ воинского учета, если имеется.

Как это происходит?

Первым шагом является написание заявления новым сотрудником о приеме на работу, согласно штатному расписанию.
Оформляется трудовой договор – эта задача возлагается на работодателя, регулируется данное положение нормами статьи 57 Трудового кодекса РФ. Требуется составить 2 экземпляра – для работодателя и работника.
Работник от работодателя получает всю информацию о правилах работы, ознакомляется с должностной инструкцией, положениями об охране труда, нормами рабочего дня и правилами распорядка.
Работодатель оформляет документ – приказ о приеме на работу, согласно форме Т-1.
Оформляется личная карта работника.
В течение первой недели работодатель должен внести запись трудовую книжку работника.

Какие данные указывают в трудовом договоре?

— ФИО сторон;
— График работы;
— Обязанности работника;
— Реквизиты;
— Паспортные данные;
— Данные об оплате труда;
— Дата и подпись.

Выплаты за работника и работнику

Нормы законодательства регулируют необходимость каждые полмесяца выплачивать работнику заработную плату, согласно статье 136 Трудового кодекса РФ. Особенности выплат, их объемы, указываются в трудовом договоре. Процесс выплат требует обязательного ведения кадрового учета и табеля времени. Если работодатель не выплачивает заработную плату или делает это своевременно, ему грозит материальная или административная ответственность.

Если предприниматель нанимает сотрудников в определенном количестве, он, согласно закону, должен выплачивать определенные взносы. До 15 числа каждый месяц перечисляются страховые взносы, это 30% заработной платы работника, из них 22% - ПФР, 5,1% - ФОМС, 2,9% - ФСС. Если речь идет о сотруднике, с которым заключен гражданско-правовой договор, выплаты в ФСС могут перечисляться, но они не обязательны.

Если работник оформлен по трудовому договору, он имеет право на отпуск и больничный – оплачиваемые, определенное количество дней. Каждый месяц из заработной платы работника удерживается НДФЛ для перечисления в бюджет. Размер этой выплаты – 13%, перечисляется в налоговую в течение 2 дней после перечисления заработной платы работнику.

Если ИП нанимает работников, у него появляются дополнительные обязанности по оформлению кадровых документов. Но кадровый учёт для ИП из микробизнеса проще, чем для других работодателей. Разбираемся, какие документы ИП-работодателю нужны обязательно и без чего можно обойтись.

Какие документы должны быть у работодателя

В общем случае список обязательных кадровых документов у ИП с работниками такой же, как у организаций:

Правила внутреннего трудового распорядка — в них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы. Копию правил размещают в доступном всем работникам месте — на информационных стендах, на сайте или др.
Положение о работе с персональными данными работников — прописывают, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение и т. д.), правила их обработки, хранения и использования. Указывают, у кого из сотрудников будет доступ к такой информации.
Штатное расписание — список должностей, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
Инструкции по охране труда — в них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, во время и в конце работы. Разрабатывают исходя из должности работника или вида выполняемой им работы. Если у ИП работает до 50 человек, нужен специалист по охране труда. Им может стать сам предприниматель, штатный работник или сторонний специалист по договору об оказании услуг. Если ИП занимается производственной деятельностью и у него более 50 работников, нужно создать службу охраны труда.
График отпусков — документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год. Составляют с учётом пожеланий работников, но так, чтобы не прерывать работу предприятия.
Трудовые договоры — в них прописывают место работы, дату её начала, функции работника, условия оплаты и другие обязательные условия из ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Заключить договор нужно в течение трёх рабочих дней с даты, с которой сотрудник приступил к работе. При изменении условий договора понадобится оформить допсоглашение.
Трудовые книжки. С 2021 года тем, кто впервые устраивается на работу, вместо бумажной книжки заводят электронную — передают в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности. Если новый работник раньше уже где-то работал и не отказался от бумажной трудовой, в ней нужно сделать запись о приёме на работу, зарегистрировать в специальном журнале и хранить до увольнения. К бумажным трудовым заводят две книги — для регистрации их движения и приходно-расходную для учёта бланков.
Личная карточка — подробная информация по каждому работнику: табельный номер, ИНН, СНИЛС, сведения о приёме на работу и переводах, отпусках, повышении квалификации и т. д. Оформляют только на тех, с кем заключён трудовой договор.
Табель учёта рабочего времени — документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
Приказы по кадрам — письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
Документы о проведении спецоценки условий труда (СОУТ) — ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник. Оценивать нужно рабочие места сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры, кроме дистанционщиков. По результатам СОУТ присваивают классы (подклассы) условий труда.
Журналы учёта и регистрации кадровых документов — по несчастным случаям на производстве, по ознакомлению работников с локальными актами, инструктажам, проверкам, обязательным медосмотрам.

Для кадровых документов можно использовать самостоятельно разработанные формы или унифицированные, утвержденные Госкомстатом. Есть исключения. Например, трудовую книжку всегда составляют по унифицированной форме.

Документы по учёту рабочего времени, кадрам и по оплате труда — это первичные учётные документы работодателя. Поэтому в самостоятельно разработанных бланках должны быть все обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Есть кадровые документы, которые не обязательны для всех работодателей, но могут понадобиться в конкретной ситуации:

положение о коммерческой тайне — если работодатель хочет скрыть внутреннюю информацию от посторонних;
положение о премировании — если ИП выплачивает работникам премии, но порядок и условия таких выплат не прописал в трудовых договорах;
должностные инструкции, графики работы, положения о командировках, об оплате труда, о ненормированном рабочем дне, об аттестации — если такие подробности не прописаны в трудовом договоре;
договоры о материальной ответственности — можно заключать только с работниками из специального перечня.

Такие документы обязательны только для конкретных работодателей и ситуаций.

По желанию работодатель может вести журналы регистрации трудовых договоров, личных карточек, учёта срочных трудовых договоров, приказов, совместителей и др.

Кадровый учёт ИП из микробизнеса

Микропредприятия могут упростить кадровый учёт и не оформлять большую часть из перечисленных документов. К микропредприятиям относятся ИП, у которых за прошлый календарный год:

среднесписочная численность — до 15 человек;
доход от предпринимательской деятельности — до 120 млн. рублей.

Согласно ст. 309.2 ТК РФ такие работодатели могут полностью или частично отказаться от разработки локальных нормативных актов — внутренних документов, которые регулируют трудовые отношения. К ним относят:

правила внутреннего распорядка;
должностные инструкции;
положения об оплате труда, о премировании и др.

Но есть одно важное условие. Если ИП отказывается от локальных нормативных актов, то всё, что в них обычно содержится, нужно прописать в трудовых договорах.

При этом любое изменение придётся оформлять допсоглашениями с каждым работником. Поэтому такой вариант удобен только если условия работы меняются редко.

При отказе от локальных актов трудовые договоры заключают по типовой форме, утверждённой Постановлением Правительства РФ № 858 от 27 августа 2016 г. В ней уже есть почти все условия по работникам микропредприятия, включая дистанционных. При необходимости из типового договора убирают ненужные пункты или добавляют новые.

Микропредприятия могут обойтись без штатного расписания. Тогда кроме должности, в трудовом договоре прописывают вид поручаемой работы, то есть круг обязанностей.

Можно не составлять график отпусков, а заменить его письменным соглашением с работником, и указать это в типовой форме договора.

Отказ от локальных нормативных актов обычно оформляют приказом. В нём же можно прописать, что на предприятии действует типовая форма трудового договора

Если ИП утратит статус микропредприятия, у него есть 4 месяца с даты внесения изменений в реестр МСП, чтобы ввести все обязательные локальные акты. Расторгать действующие трудовые договоры не нужно.

Документы, от которых микропредприятиям отказываться нельзя:

приказ или положение о временном переходе работника на дистанционную работу;
кадровые приказы — о приёме на работу, увольнении, предоставлении отпуска;
инструкции по охране труда;
трудовые книжки;
результаты спецоценки условий труда.

Также все предприниматели наравне с организациями сдают обязательные отчёты в ИФНС, ПФР и ФСС по работникам: расчёт по страховым взносам, 4-ФСС, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-Стаж.

Какие ещё привилегии есть у ИП-работодателей

В Главе 48 ТК РФ прописаны особенности регулирования труда работников, работающих у работодателей — физических лиц, к которым относятся и индивидуальные предприниматели. Даже если ИП не отвечает критериям микропредприятия, в условиях трудового договора он может прописать:

Дополнительные основания для увольнения кроме тех, что прописаны в ТК РФ. Но они не должны дискриминировать работников по полу, возрасту, национальности, отношению к религии и т. д.
Меньший срок уведомления об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя. Так, ИП может уведомить работников за 14 календарных дней, а не за 2 месяца, как в организациях.
Меньший срок предупреждения об увольнении при сокращении численности работников или закрытии ИП. В отличие от организаций, предупредить можно меньше, чем за 2 месяца. При этом ИП вправе не выплачивать работникам выходное пособие.

Ещё ИП имеет право заключать срочные трудовые договоры, относится к малым или средним предприятиям, а численность работников до 35 человек, или до 20 человек, если он работает сфере розничной торговли и бытового обслуживания.

Кадры – один из главных ресурсов любого бизнеса. Часто индивидуальные предприниматели начинают деятельность самостоятельно, без привлечения работников. Но если говорить о настоящем предпринимательском успехе, то добиться его в одиночку очень сложно. Может ли ИП нанимать работников? Есть ли здесь какие-то ограничения?

Кто может быть работодателем

Работодателями в трудовых отношениях могут быть как юридические, так и физические лица. Причём, Трудовой кодекс различает обычное физическое лицо и индивидуального предпринимателя, наделяя их разными правами и обязанностями.

В 2021 году ответ на этот вопрос, конечно, положительный. Принимая сотрудника на работу в ИП, предприниматель несёт те же самые обязанности работодателя, что и организация, за небольшим исключением. Например, выплачивать компенсацию по сокращению штата обязаны только работодатели-юридические лица.

Обязанности работодателя

Знать про обязанности работодателя желательно еще до того, как ИП принять на работу сотрудника. Трудовое законодательство РФ достаточно жёсткое и больше направлено на защиту работников, чем на интересы бизнеса.

ИП с наёмными работниками должен:

заключить письменный трудовой договор;
довести до работника информацию о его должностных обязанностях и ознакомить с локальными трудовыми актами;
создать безопасное рабочее место и обеспечить работника всем необходимым для выполнения трудовой функции;
выплачивать заработную плату не реже двух раз в месяц;
за свой счёт перечислять страховые взносы за работника и предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск;
своевременно удерживать НДФЛ с зарплаты и других выплат персоналу и перечислять налог в бюджет;
сдавать отчётность по работникам в ИФНС и фонды;
вести кадровую документацию.

Чтобы снизить административную и финансовую нагрузку, некоторые ИП с работниками стремятся вместо трудового договора заключать договор ГПХ. По такому договору отношения сторон переходят из трудовых в гражданско-правовую плоскость.

Заказчик в этом случае платит за исполнителя меньше страховых взносов, не оформляет выплаты по временной нетрудоспособности и материнству, не оплачивает отпуск, не обязан создавать условия труда и т.д. Иногда это действительно оправдано. Например, вам в бизнесе требуется какая-то разовая услуга или определённый объём работ. Найм работника в штат в этом случае необязателен.

Но учитывайте, что госорганы (ИФНС, фонды, трудовая инспекция) будут тщательно проверять, были ли у вас основания заключить договор ГПХ. В статье 5.27 КоАП РФ есть даже специальная санкция за заключение гражданско-правового договора при наличии фактических трудовых отношений. Для ИП это штраф на сумму от 5 до 10 тысяч рублей.

Сколько работников может быть у предпринимателя

Сколько человек разрешено нанимать ИП с работниками в 2021 году? На этот вопрос можно получить очень разные ответы, чаще всего называют 100 человек. На самом деле ограничения по количеству работников связаны не с организационно-правовой формой работодателя (ИП или ООО), а с выбранным налоговым режимом.

Если предприниматель работает на УСН, то нанимать он может не больше 100 человек. На ПСН ограничения ещё жестче - не более 15 работников по среднесписочной численности. Рыболовецкие производства на ЕСХН могут принять до 300 человек. А для тех, кто выбрал общую систему налогообложения, ограничений по персоналу нет, поэтому теоретически среднесписочная численность у ИП с работниками может быть любой.

Кроме того, если предприниматель претендует на государственную поддержку субъектов малого и среднего бизнеса, то количество работников тоже имеет значение. Микропредприятие может иметь не более 15 сотрудников, малое предприятие - не более 100 человек, а численность среднего предприятия не должна превышать 250 работников.

Надо ли оформлять на работу родственников ИП

Должен ли предприниматель оформлять договор, если у него работают родственники? Здесь всё зависит от характера отношений. Понятия семейного бизнеса для ИП нет, даже если речь идет о супругах, имеющих общий бюджет.

Если это действительно нерегулярная помощь, за которую предприниматель не платит, то здесь можно применять статью 37 Конституции РФ. Согласно этой норме каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, в том числе, оказывать кому-то услуги или выполнять работы безвозмездно.

Но чаще всего под якобы безвозмездной помощью родственников скрываются всё-таки трудовые отношения, имеющие регулярный характер, предполагающие выполнение конкретных обязанностей и получение определённого вознаграждения.

Даже если вы заключите письменный договор безвозмездного оказания услуг, решать, есть ли здесь признаки трудовых отношений, будет суд. ФНС и Роструд при обнаружении неоформленного работника, конечно, настаивают на том, что это нарушение трудового законодательства и прав самого сотрудника. Положительная судебная практика по вопросу привлечения к ответственности работодателя-ИП имеется, но разбирательство в суде будет очень тщательным.

В качестве примера можно привести постановление Нижегородского областного суда от 05.03.2013 по делу N 7-133/2013. Предпринимателя попытались оштрафовать за привлечение к труду родственника-иностранного гражданина уже только по факту его нахождения в помещении, арендованном ИП. Причём, добиться отмены штрафа удалось лишь во второй судебной инстанции.

Таким образом, деятельность ИП с работниками, которые являются его родственниками, тоже подпадает под нормы трудового законодательства. Кроме того, не забывайте, что неоформленный вами родственник не будет иметь трудового стажа и пенсионных накоплений. Будете ли вы за свой счет содержать его в пожилом возрасте? Не лучше ли заключить трудовой договор и обеспечить ему получение пенсии?

Как оформить работника ИП

А теперь краткая инструкция о том, как ИП принять на работу сотрудника. Оформление работника в 2021 году происходит по нормам Трудового кодекса.