Как оформить дистанционную работу сотрудника с 2021 года

Обновлено: 29.04.2024

С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.

Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

постоянная удаленная работа - работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;

временная удаленная работа - осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;

чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

катастрофы природного или техногенного характера;

эпидемии или эпизоотии;

любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу - это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

обстоятельства, которые стали поводом для перевода;

список работников, временно переводимых на удаленную работу;

срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);

порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;

порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);

иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет .

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

1С:ИТС
Как уменьшить размер оклада (тарифной ставки), см. в разделе "Консультации по законодательству" .

Порядок взаимодействия с удаленным работником

По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).

Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:

трудового договора (доп. соглашения к нему);

договора о материальной ответственности;

ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.

При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).

Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).

Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.

Порядок подтверждения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором или доп. соглашением к нему.

Ознакомить удаленного работника с приказами, локальными нормативными актами, уведомлениями, требованиями и другими документами, с которыми он должен быть ознакомлен под подпись, можно будет путем подписания бумажного документа (как обычно) или путем обмена электронными документами или в иной форме, которую работодатель и работник согласовали в локальном нормативном акте, утвержденном с учетом мнения профсоюза, в коллективном договоре, трудовом договоре или в доп. соглашении к нему.

Порядок направления удаленным работником работодателю результатов работы и отчетов о выполненной работе определяется коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения профсоюза. Сейчас это можно прописать только в договоре об удаленной работе.

Еще одно изменение заключается в том, что с 2021 года для внесения сведений о дистанционной работе необходимо желание работника. Сейчас сведения в трудовую вносятся по умолчанию, запись можно не делать только по соглашению между сторонами. Отметим, что такая формулировка никак не повлияет на обязанность работодателей подавать на всех дистанционных сотрудников данные о кадровых мероприятиях по форме СЗВ-ТД.

Новые правила рабочего времени и времени отдыха удаленного работника

Как и действующие нормы, новая редакция статьи 312.4 ТК РФ предоставляет сотруднику право самому определить режим рабочего времени, если он не определен в коллективном или трудовом договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения профсоюзного органа. Однако новые нормы (в отличие от действующих) установили круг вопросов, которые работник и работодатель могут согласовать.

режим рабочего времени удаленного работника (если режим рабочего времени не определен, работник определяет его по своему усмотрению);

продолжительность и (или) периодичность выполнения удаленной работы при временной дистанционной работе;

условия и порядок вызова работодателем удаленного работника для выполнения им работы на стационарном рабочем месте или выхода на работу такого работника по своей инициативе;

порядок предоставления удаленному работнику, работающему удаленно на постоянной основе, ежегодного оплачиваемого отпуска и других видов отпусков.

По новым правилам время взаимодействия удаленного работника с работодателем (например, переговоры, телефонные звонки, видеоконференции) включается в рабочее время работника. Сейчас этот вопрос законом не урегулирован.

Новое основание для увольнения - невыход удаленного работника на связь

В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.

Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.

Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.

Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).

Сервис 1С:Кабинет сотрудника для мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии

Поможет упростить работу бухгалтерии и кадровой службы с сотрудниками при удаленном взаимодействии сервис "1С:Кабинет сотрудника".

Сервис "1С:Кабинет сотрудника" - это приложение, с которым можно работать через браузер с компьютера (или ноутбука), либо установить мобильное приложение на смартфон или планшет.

В программе 1С изменения личных данных учитываются после утверждения кадровой службой. Справки по запросам сотрудников формируются автоматически, но могут быть проконтролированы бухгалтером.

Таким образом, сотрудникам не нужно ходить в бухгалтерию (отдел кадров), а бухгалтерам (кадровикам) можно не отвлекаться от своих дел.

Сервис встроен в популярные программы 1С:

"1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;

"1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8" (ред. 3) ПРОФ, КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;

"1С:ERP Управление предприятием 2" с версии 2.4.13.46;

"1С:Комплексная автоматизация 2" с версии 2.4.13.46.

Актуальный список см. на Портале 1С:ИТС .

Обратите внимание, для работы сервиса программа 1С должна быть на официальной поддержке 1С.

Пользователи могут подключить тестовый период на 45 дней прямо в программе 1С.

Подключение к сервису настраивается пользователем с полными правами. Настройка вызывается по кнопке Подключить на начальной странице либо по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата (см. рисунок).

Если программа еще не была подключена к интернет-поддержке, это предлагается сделать здесь же по кнопке Подключить.

О сервисе "1С:Кабинет сотрудника" эксперты 1С также рассказывали в 1С:Лектории 02.09.2020. Подробнее см. на сайте 1С:ИТС на странице 1С:Лектория .

В целом, можно отметить факт достаточно быстрой и адекватной реакции законодателя на изменившиеся условия хозяйственной и трудовой деятельности, в том числе, обусловленные введением ряда ограничительных мер по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции.

Так, закон фактически подтвердил уже широко применяемые в течение всего 2020 года на практике меры по экстренному переводу отдельных работников на удаленку, ввёл гарантии прав дистанционных работников на полную оплату труда и др.

Остановимся на основных новшествах закона.

Ключевые положения закона

До принятия закона даже среди разъяснений Роструда встречались мнения, что удаленная работа оформляется просто приказами, в то время как дистанционная обязательно регулируется письменным соглашением с работником.

Подобные дискуссии были распространены и среди кадровых работников компаний, что влекло сложности документооборота. В настоящее время это устранено и понятия синхронизированы (ст. 312.1 ТК РФ).

3. Определен порядок заключения договоров

В таком случае закон предусматривает возможность заключения таких соглашений с использованием квалифицированной электронной подписи, что исключает злоупотребления сторон в этой части. Отмечу, что на практике ранее встречались случаи подписания кадровых документов родственниками работника и т.п.

При этом сам процесс взаимодействия сторон по уже заключённым договорам о дистанционной работе может осуществляться просто путём обмена электронными документами (отчетами, заданиями и т.д.) без использования квалифицированных подписей.

4. Предусмотрен порядок регулирования режима работы и отдыха

Законодатель предоставил работодателю возможность регулирования режима труда и отдыха дистанционных работников в локальных нормативных актах, в том числе Правилах внутреннего трудового распорядка, тогда как ранее это допускалось только по соглашению с конкретным работником, что отчасти предоставляло работникам более свободный график работы, льготный режим исполнения трудовой функции.

В настоящее время эти нормы немного ужесточены в плане повышения управляемости трудовым процессом дистанционного работника со стороны работодателя (ст. 312.4 ТК РФ). Однако также сохранена возможность соглашением сторон определять особый режим работы дистанционного работника и иную специфику в этой части.

5. Рабочее время на переписку тоже оплачивается

Новшеством закона является норма о том, что время взаимодействия дистанционного работника с работодателем включается в рабочее время. Это сняло вопросы о том, насколько корректно оплачивать время рабочих совещаний, передачи поручений работникам, разъяснение специфики вопроса по телефону или с использованием средств видеосвязи.

В настоящее время все эти процессы отнесены к рабочим и подлежат оплате (ст. 312.4 ТК РФ).

6. Зарплата не снижается

Законодатель ввел новое императивное требование о том, что выполнение работником трудовой функции дистанционно не может являться основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.6 ТК РФ).

Это новшество важно для обеспечения гарантий прав дистанционных работников на полную оплату труда, поскольку уже были случаи, когда сам факт перевода на удаленную работу воспринимался многими компаниям как повод для понижения стимулирующих выплат, премий за эффективность и интенсивность труда, поскольку дистанционный работник априори не имеет подобной нагрузки. Это порождало споры и конфликты с работниками, в том числе обращение в суд с требованием погашения разницы в зарплате.

В настоящее время такие ситуация должны сойти на нет.

7. Обратная связь регулируется

В части 3 статьи 312.3 Трудового кодекса отмечено новое требование о том, что при взаимодействии посредством обмена электронными документами стороны должны направлять друг другу подтверждение получения таких документов, и это должно быть сделано в срок, установленный локальным нормативным актом или соглашением сторон.

Это отчасти позволяет работодателю регламентировать вопрос обязательной обратной связи от работника по направляемым поручениям, запросам и т.п., поскольку ранее Трудовой кодекс РФ таких обязанностей на сотрудников не возлагал. Зачастую это позволяло злоупотреблять дистанционным характером работы.

8. Оценка условий труда не нужна

Новый закон фактически отменил широкий спектр обязанностей компаний по вопросам обеспечения норм охраны труда в отношении дистанционных работников, оставив лишь нормы об обязательном социальном страховании работника от несчастных случаев, по расследованию таких случаев.

Законодатель теперь четко установил, что, например, в отношении рабочих мест дистанционных работников не нужно проводить специальную оценку условий труда, не нужно проводить с ними инструктаж по охране труда и предпринимать другие меры.

Теперь достаточно лишь ознакомить работниками с требованиями по безопасному использованию оборудования, если оно предоставляется дистанционному работнику компанией (ст. 312.7 ТК РФ).

Выгодный расчетный счет для бизнеса за 20 минут!

9. Введен ограниченный перечень специальных оснований увольнения дистанционных работников

Ранее в этой части работодатель мог в соглашении о дистанционной работе указывать широкий перечень оснований увольнения работника, который применим в отдельно взятой компании. Часто это становилось поводом для злоупотребления со стороны организаций, которые иногда включали в договоры о дистанционной работе условия о возможности прекращения трудового договора просто путём извещения об этом работника, например, за 1 неделю и без выплаты каких-либо компенсаций. Формально-юридически это соответствовало прежней редакции ст. 312.6 ТК РФ, поскольку работник подписал такое соглашение.

Сейчас эти меры существенно сокращены, а среди дополнительных оснований увольнения указаны только две:

а) если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя;

б) трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Все остальные основания увольнения общие и строго регламентированы иными нормами ТК РФ.

10. Допустим смешанный формат работы

Закон фактически устранил пробел в нормативном регулировании возможности применения работодателями смешанных режимов работы, предусматривающих чередование удаленного труда и работы на стационарном рабочем месте.

Так, ранее по этому поводу специалисты Роструда в целом высказывались отрицательно, указывая, что смешанные режимы работы прямо не допускаются ТК РФ. Теперь в новой ст. 312.4 ТК РФ указано, что соглашением сторон могут быть определены условия и порядок вызова работодателем дистанционного работника для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте или его выхода на работу по своей инициативе. Тем самым, фактически допускается возможность законного чередования работы сотрудника в офисе и на дому.

11. Работодатель в отдельных случаях может переводить сотрудника на удаленку без его согласия

Законодатель вывел в ранг обязательной нормы условие о возможности перевода работников без их согласия на дистанционную работу в случае возникновения экстренных случаев, таких как эпидемии, стихийные бедствия, а также при принятии соответствующих решений региональными органами власти.

Тем самым, фактически легализована практика перевода значительного количества лиц на удаленку по распоряжению губернаторов в связи с необходимостью выполнения профилактических мер по коронавирусу.

В новой ст. 312.9 ТК РФ по этому поводу отмечено, что такой перевод даже не требует согласия персонала и внесение изменений в трудовые договоры работников, тем самым, эти аспекты полностью отданы на откуп работодателей.

Тем не менее, закон предусмотрел, что в случае принятия таких решений организация обязана обеспечить работника необходимым оборудованием для работы удаленно (если работник им не располагает), а также обучить его работе на нем. При отсутствии такого оборудования, а также невозможности по специфике трудовой деятельности перевести работника на удаленку, работник подлежит направлению в простой с оплатой 2/3 оклада – по обстоятельствам, не зависящим от сторон.

Кроме того, в законе нет четкого регулирования вопроса порядка компенсации дистанционному работнику использования им в работе собственного оборудования и программных средств. Указано лишь то, что при использовании их работником с согласия работодателя, последний выплачивает работнику компенсацию (ст.312.6 ТК РФ).

В заключении добавлю, что среди специалистов сейчас обсуждается вопрос о максимально допустимом шестимесячном сроке временной удаленной работы, которая устанавливается по соглашению сторон (ст.312.1 ТК РФ). Также законом не разрешен вопрос о последствиях: если этот срок истек, а работник все равно продолжает трудиться удаленно, и работодателя это устраивает. Полагаем, что в данном вопросе в ближайшее время могут появиться дополнительные разъяснения Роструда.

Ухудшение в 2020 году ситуации с коронавирусом в России заставило Минтруд и депутатов Госдумы оперативно подготовить пакет поправок в трудовое законодательство, которые бы в полной мере регулировали правовое положение работников на удалёнке. В связи с этим, в конце ноября 2020 года Госдума приняла Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ об удалённой и дистанционной работе – с соответствующими изменениями и дополнениями в ТК РФ с 2021 года. В этой статье рассматриваем новые положения Трудового кодекса для удалённых сотрудников и их работодателей, а также какие особенности дистанционной работы они закрепили.

Содержание Закона-2020 об удалённой работе

Рассматриваемый Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ внёс изменения в Трудовой кодекс РФ, которые регулируют 2 основных вопроса:

дистанционная (удаленная) работа;
временный перевод сотрудника на такую работу по инициативе работодателя в исключительных случаях.

Поэтому вот как поправили ТК РФ:

Статья 312.2 – особенности заключения трудового договора и доп. соглашения к нему, предусматривающих выполнение работником трудовой функции дистанционно

Статья 312.3 – особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя

Статья 312.4 – особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Статья 312.7 – особенности охраны труда дистанционных работников

Статья 312.8 – дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционным работником

Далее разберём каждую из этих позиций.

Также отметим, что рассматриваемый закон вступает в силу с 1 января 2021 года. То есть, сразу все положения.

Общие положения об удалёнке в ТК РФ с 2021 года

Понятие

Дистанционная (удаленная) работа – это выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения:

работодателя;
его филиала, представительства;
иного обособленного структурного подразделения (вкл. расположенные в другой местности);
стационарного рабочего места;
территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Обязательное условие – использование информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе Интернета, и сетей связи общего пользования для:

выполнения данной трудовой функции;
взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением.

Виды удалёнки

Трудовым договором или допсоглашением к нему можно предусматривать выполнение трудовой функции дистанционно на:

постоянной основе – в течение срока действия трудового договора;
временно – непрерывно в течение определенного трудовым договором или допсоглашением срока, не превышающего 6 месяцев;
периодически – при условии чередования периодов выполнения трудовой функции дистанционно и на стационарном рабочем месте.

В итоге, дистанционный сотрудник это:

заключивший трудовой договор или дополнительное соглашение к нему;
выполняющий трудовую функцию дистанционно в соответствии с локальным нормативным актом работодателя о временном переводе (ст. 312.9 ТК РФ – по инициативе работодателя в исключительных случаях).

На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции удалённо распространяется действие трудового законодательства и иных актов трудового права с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Особенности заключения трудового договора и допсоглашения о дистанционной работе с 2021 года

Их можно заключить путем обмена электронными документами. Порядок предусмотрен ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ (см. далее).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами остальные необходимые для трудоустройства документы (ст. 65 ТК РФ) можно предъявить в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ.

По требованию работодателя нужно представить ему нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Особенность: при заключении трудового договора путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим его, он самостоятельно получает от ПФР документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. В том числе электронный.

Еще особенность: ознакомить с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными актами работодателя по труду, коллективным договором (ч. 3 ст. 68 ТК РФ) можно путем обмена электронными документами.

Как работодателю и сотруднику взаимодействовать при удалёнке

В случае обмена электронными документами нужна усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная работника при:

заключении в электронном виде трудовых договоров, допсоглашений к ним, договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
внесении изменений в эти договоры (допсоглашения);
их расторжении.

В иных случаях достаточно обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Или вообще в иной форме, предусмотренной:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

До 2021 года сторонам трудового договора приходилось использовать усиленные квалифицированные электронные подписи при обмене любыми электронными документами.

Нужно обеспечить фиксацию факта получения работником и/или работодателем документов в электронном виде.

При обмене электронными документами каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения основного электронного документа от другой стороны. Срок должен быть установлен:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

При взаимодействии в иной форме подтверждение действий, связанных с предоставлением друг другу информации, должно происходить в порядке, определенном:

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

С непосредственно связанными с трудовой деятельностью дистанционного работника локальными актами, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под роспись, дистанционный работник должен быть ознакомлен одним из 3-х способов:

в письменной форме, в т. ч. под роспись;
путем обмена электронными документами;
в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.

Если по ТК РФ работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, он делает это:

в форме электронного документа;
в иной форме, предусмотренной колл. договором, локальным актом, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовым договором, допсоглашением к нему.

на бумаге (по почте заказным письмом с уведомлением);
в форме электронного документа, если это указано в заявлении работника.

Для оплаты больничных, в т. ч. декрета дистанционный работник действует одним из 2-х способов:

направляет работодателю оригиналы документов – по почте заказным письмом с уведомлением;
даёт сведения о серии и номере электронного листка нетрудоспособности (если медорганизация и работодатель – участники системы информационного взаимодействия по ЭЛН.

Порядок взаимодействия, в том числе в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя, устанавливает:

коллективный договор;
локальный акт, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовой договор,
допсоглашение к договору.

Режим работы и отдыха дистанционно

Коллективный договор, локальный акт, принятый с учетом мнения первичной профсоюзной организации, трудовой договор, допсоглашение могут определять:

режим рабочего времени дистанционного работника;
при временной дистанционной работе также – продолжительность и/или периодичность выполнения трудовой функции дистанционно.

Если иное не предусмотрено перечисленными документами, режим рабочего времени дистанционный работник устанавливает себе сам.

Указанные документы могут определять условия и порядок:

вызова работодателем дистанционного работника, выполняющего дистанционную работу временно, для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте;
выхода такого работника по своей инициативе (кроме случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения им трудовой функции на стационарном рабочем месте.

Порядок предоставления дистанционному работнику на постоянке ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков определяет коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения выборного органа первичного профсоюза, трудовой договор в соответствии с общими правилами.

Предоставление ежегодного оплачиваемого и иных видов отпусков дистанционному работнику, выполняющему такому работу временно, происходит в общем порядке гл. 19 ТК РФ.

Оплата труда: что гарантирует государство

С 2021 года статьей 312.5 ТК РФ установлена важная дополнительная гарантия по оплате труда дистанционного работника. Она заключается в том, что выполнение трудовой функции дистанционно не может быть основанием для снижения заработной платы.

Организация труда на удалёнке

Согласно новой ст. 312.6 ТК РФ, работодатель обеспечивает дистанционного сотрудника необходимыми для выполнения им трудовой функции:

оборудованием;
программно-техническими средствами;
средствами защиты информации;
иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свои или арендованные девайсы и ПО. При этом работодатель одновременно:

выплачивает ему компенсацию за их использование;
возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размеры определяют коллективный договор, локальный акт, принятым с учетом мнения профсоюза, трудовой договор, допсоглашение к нему.

В случае направления дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность (на другую территорию), отличную от выполнения трудовой функции, на него распространяются правила о командировках (сохранение места, средний заработок, возмещение расходов – ст. 166-168 ТК РФ).

Охрана труда дистанционных работников

Для обеспечения безопасных условий труда и охраны труда дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно работодатель исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 17, 20 и 21 части второй ст. 212 ТК РФ. Это:

расследование и учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
выполнение предписаний должностных лиц Роструда (ГИТ) и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные законом сроки;
обязательное соцстрахование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (страховые взносы в ФСС на травматизм).

Также работодатель обязан знакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными им.

коллективным договором;
локальным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации;
трудовым договором,
дополнительным соглашением к договору.

Доп. основания для увольнения удалёнщика с 2021 года

Это регулирует новая ст. 312.8 ТК РФ. По ней, на дистанционного работника распространяются общие основания расторжения трудового договора (ст. 77 ТК РФ и др.). Но законодатели всё-таки добавили ещё одно – по инициативе работодателя. Звучит оно так:

“… если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя (за исключением случая, если более длительный срок для взаимодействия с работодателем не установлен порядком взаимодействия работодателя и работника, предусмотренным ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).”

С постоянным дистанционщиком трудовой договор также может быть прекращен в случае изменения им местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения обязанностей на прежних условиях.

Отметим также, что у работодателя нет права закреплять в трудовом договоре свои основания увольнения работника на удалёнке (хотя изначально такая норма была в законопроекте).

Временный принудительный перевод на удалёнку по решению работодателя с 2021 года

Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя (это возможно в исключительных случаях) регулирует новая ст. 312.9 ТК РФ.

Такое возможно в случае:

катастрофы природного или техногенного характера;
аварии на производстве;
несчастного случая на производстве;
пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии;
любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Срок такого перевода должен быть равен периоду наличия указанных обстоятельств (случаев).

Но также временный перевод на удалёнку по инициативе работодателя возможен в случае принятия соответствующего решения органом госвласти и/или органом местного самоуправления. Например, как это сделал в 2020 году мэр Москвы С. Собянин, обязав работодателей перевести минимум 30% штатных сотрудников на удалённую работу.

При этом работодатель должен обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно:

оборудованием;
программно-техническими средствами;
средствами защиты информации;
иными средствами.

Но есть второй вариант. Возместить такому работнику 3 вида расходов:

компенсацию за их использование (своих или арендованных);
затраты, связанные с их использованием;
другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно.

При необходимости работодатель должен обучить работе с оборудованием и ПО, которые рекомендовал или предоставил.

Работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации должен принять локальный акт о временном переводе на дистанционную работу. В нём нужно отразить:

Работник должен быть ознакомлен с указанным локальным актом способом, позволяющим достоверно подтвердить его получение работником.

При временном переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя внесение изменений в трудовой договор с работником не требуется.

По окончании срока перевода работодатель обязан предоставить сотруднику прежнюю работу, предусмотренную трудовым договором, а работник обязан приступить к ее выполнению.

Важно, что на период временного перевода на работника распространяются гарантии, предусмотренные для дистанционного работника (см. выше). Включая:

охрану труда;
обеспечение за счет работодателя необходимыми оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
выплату компенсации за использование работником своего или арендованного оборудования, ПО;
возмещение работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.

Но бывает так, что:

специфика работы на стационарном рабочем месте не позволяет временно перевести на дистанционную работу;
работодатель не может обеспечить работника необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Тогда время, в течение которого работник не выполняет свою трудовую функцию, считается временем простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника. Его оплачивают как не менее 2/3 тарифной ставки (оклада) пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). Хотя больший размер оплаты может быть предусмотрен:

Новые правила дистанционной, удаленной работы

Начиная с текущего года удаленка может предусматриваться как трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, так и локальным нормативным актом организации, принимаемым в соответствии со статьей 312.9 ТК РФ.

Согласно ст. 312.9 ТК РФ между работником и работодателем можно достигать соглашения о следующих вариантах дистанционной работы.

дистанционная удаленная работа на постоянной основе – это дистанционная работа на любой период времени, бессрочно, если у работника нет стационарного рабочего места, по трудовому договору или дополнительному соглашению к нему, на любой период времени, на постоянной основе, работник может быть занят в рамках дистанционной удаленной работы.

дистанционная удаленная работа на временной основе. И тут возможны два следующих варианта:

непрерывная временная дистанционная, удаленная работа на срок не более чем 6 месяцев. То есть, если у работника есть рабочее место на территории работодателя, но он не хочет появляться в офисе, работодатель может пойти ему на встречу и перевести его на непрерывную временную дистанционную работу не более чем на полгода;

комбинированная дистанционная, удаленная работа. Это значит, что работник сочетает пребывание и отсутствие на своем рабочем месте, временная комбинированная дистанционная работа, на любой период времени, но при этом хотя бы раз в шесть месяцев, работник должен появиться на своем рабочем месте.

В какой последовательности все это сочетать определяется по соглашению между работником и работодателем, это может регламентироваться на любой период временив любом сочетании.

Например: это может быть один, два дня в неделю в офисе, один день в месяц, один день в квартал, один день в полгода, а все остальное время, работник на свое усмотрение занят в рамках выполнения дистанционной удаленной работы.

Еще к дистанционным работникам относятся те работники, которые выполняют свою трудовую функцию вне своего стационарного трудового места, на основании локального нормативного акта организации, без заключения с ними дополнительного соглашения.

Статьей 312.9 ТК РФ предусмотрена возможность по инициативе работодателя привлечь работника к временной дистанционной работе без его согласия в следующих случаях:

катастрофа природного или техногенного характера;

несчастный случай на производстве;

эпидемия или эпизоотия и в любых других исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

принятие соответствующего решения органом государственной власти и (или) органом местного самоуправления.

Срок перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя не может превышать период, в течение которого имеет место обстоятельство (случай), из-за которого работодатель принял данное решение (ч. 1, 3 ст. 312.9 ТК РФ).

Порядок обмена документами между работодателем и работником

Работник, переведенный на дистанционную, удаленную работу, может ознакомиться с локальными нормативными актами, указанными в ч. 3 ст. 68 ТК РФ путем обмена электронными документами.

Если на работника ведется бумажная трудовая книжка, то сведения о приеме на дистанционную, удаленную работу по желанию работника могут быть внесены в бумажную трудовую книжку, сведения в нее вносятся по желанию работника независимо от согласия работодателя. Трудовая книжка направляется по почте заказным письмом с уведомлением.

При обмене электронным документооборотом каждая из сторон обязана отправлять подтверждение о его получении другой стороной. Сроки направления подтверждения о получении, а также порядок передачи рабочих документов по запросу работодателя устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Что касается листков нетрудоспособности, то они направляются работодателю по почте, заказным письмом с уведомлением. Если листок нетрудоспособности оформлялся в электронном виде, то в таком случае работодателю необходимо представить только сведения о его серии и номере.

Подписание документов

В прежней редакции ст. 312.1 ТК РФ было установлено, что при обмене электронными документами работодатель и работник пользовался усиленной квалифицированной электронной подписью.

При переводе работника на дистанционный, удаленный режим, любой документ, относящийся к его работе, можно оформить в электронном виде. Все зависит от вида документа.

Существует перечень документов, для которых установлены четкие правила:

работодатель использует квалифицированную электронную подпись;

работник или квалифицированную электронную подпись, или усиленную неквалифицированную электронную подпись.

К этому перечню относятся:

трудовой договор и дополнительное соглашение к нему;

договор о материальной ответственности с работником;

договор (ученический) на получение образования с отрывом или без отрыва от работы.

Документы, не входящие в этот перечень, можно подписать любым способом, закрепленным в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре. Здесь очень важно определить порядок, согласно которому каждая из сторон (работодатель и работник) будет подтверждать получение документа.

В остальных случаях можно воспользоваться другим видом электронной подписи или иной формой документов, которые предусмотрены коллективным договором, локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему и которые позволят обеспечить фиксацию факта получения работником или работодателем документов в электронном виде.

Особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного, удаленного работника

Ст. 312.4 ТК РФ установлены особенности работы и отдыха дистанционного, удаленного работника. Режим рабочего времени такого работника может быть установлен коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему. Если перечисленными документами он не утвержден, работник устанавливает его по своему усмотрению.

Порядок предоставления отпуска дистанционному, удаленному работнику зависит от того, на каких условиях работник переведен на эту работу. Если удаленная работа на постоянной основе, то необходимо прописать правила предоставления отпуска в трудовом, коллективном договоре, или в локальном нормативном акте. Если работник переведен на такую работу временно, то здесь нужно придерживаться правил, изложенных в главе 19 ТК РФ.

Если дистанционный, удаленный работник направлен работодателем для выполнения служебного задания в другую местность, то в этом случае согласно ст. 312.6 ТК РФ необходимо оформить командировку.

Обеспечение работника оргтехникой

Согласно той же ст. 312.6 ТК РФ у работодателя есть обязанность обеспечить работника необходимым для выполнения им работы оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Также дистанционный, удаленный работник имеет право с согласия или ведома работодателя и в его интересах пользоваться своим или арендованным им оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами. Работодатель должен выплачивать дистанционному, удаленному работнику компенсацию и оплачивать расходы, связанные с использованием своего или арендованного оборудования, при этом срок и размер такого возмещения устанавливается коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Основания для увольнения дистанционного работника

Ранее правила основания увольнения дистанционного, удаленного работника устанавливались не только ТК РФ, но и трудовым договором, в нем работодатель мог указать дополнительные основания для увольнения, но данное право было ограничено ст. 312.8 ТК РФ, по которой установлено только два дополнительных основания прекращения трудового договора с дистанционным, удаленным работником:

если в период выполнения работы дистанционно работник без уважительной причины не выходит на связь со своим работодателем по вопросам, связанным с выполнением своих должностных обязанностей более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса от работодателя.

в случае переезда работника, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

Дистанционному, удаленному работнику при увольнении необходимо выдать те же документы, что и любому другому работнику, в этом случае необходимо следовать порядку передачи документов, прописанному в статье 312.3 ТК РФ.

После увольнения дистанционного, удаленного работника, на него необходимо подать сведения по форме СЗВ-ТД.

Читайте также: