Как можно следить за удаленным сотрудником выберите все законные способы

Обновлено: 16.05.2024

Удаленная работа — наша новая реальность. Поиск удаленных сотрудников имеет свои особенности. С ними приходится сталкиваться как профессиональным рекрутерам, так и тем, кто подбирает персонал в свой бизнес сам, без HR. Рассказываем, какие есть инструменты, как выбрать из них самый эффективный и оптимальный по цене.

Рост потребности в удаленных сотрудниках вызван не только изоляционными мерами во время эпидемии коронавируса. Он связан еще и с урезанием расходов: можно сэкономить на организации рабочих мест и на зарплате, если искать специалистов в том регионе, где рыночный уровень зарплат ниже, чем в вашем. Поэтому популярность удаленной работы сохранится, скорее всего, и после окончания изоляционных мер.

Сделаем важную оговорку: в этой статье речь пойдет о поиске преимущественно офисных сотрудников, которые работают дистанционно из дома и очное взаимодействие с ними в дальнейшем не предполагается. Особенность этих случаев в том, что в поиске кандидатов вы не ограничены только своим городом.

Поиск сотрудников с разъездным характером работы (курьеров, водителей, мерчандайзеров и так далее) — отдельная тема. Равно как и те ситуации, когда предполагается, что сотрудник периодически (например, раз в пару недель) должен будет приезжать к вам в офис. В этих ситуациях вам нужны люди, которые живут в вашем же городе или недалеко от него, а значит, их поиск принципиально не отличается от поиска обычных (не удаленных) сотрудников.

Подготовка к поиску сотрудника на удалёнку

Оцените реалистично, возможно ли выполнение в полностью удаленном формате тех функций, которые вы хотите поручить сотруднику, и что для организации его труда потребуется от вас. Например, какая техника, какое программное обеспечение ему понадобится, доступ к каким внутренним ресурсам (возможно ли его организовать удаленно, обеспечив безопасность данных).

Вы рассматриваете вариант удаленной работы на постоянной основе или только на период эпидемии, после чего новый сотрудник должен будет перебраться в офис? Во втором случае вам нужны кандидаты, которые живут в вашем городе или готовы переехать ради работы.

Известно, что проще всего работается удаленно представителям творческих профессий (дизайн, копирайтинг), специалистам по маркетингу и PR, ИТ-специалистам, юристам.

Подумайте, как вы будете взаимодействовать по рабочим вопросам. Вам важен только результат или обязательно надо контролировать и процесс тоже? Возможность связи с сотрудником в течение дня, в строго определенные часы, его участие в общих совещаниях имеют принципиальное значение или нет?

Это штатный сотрудник, его оформляют по трудовому договору. Хотя работает он из дома, он все равно подчиняется вашему трудовому распорядку (например, обязан быть на связи строго с 10:00 до 18:00) и вы можете контролировать не только результат его работы, но и процесс, требовать соблюдения определенных правил при выполнении рабочих процессов.

Удаленного сотрудника вы обязаны обеспечить всеми необходимыми средствами для работы (техника, ПО, средства связи) либо возместить его расходы на использование личных средств.

Важный вопрос: готовы ли вы наладить полностью дистанционный обмен кадровыми документами по всем требованиям закона? Если нет, вам нужны кандидаты, живущие в вашем городе или недалеко от него.

Если очное взаимодействие не требуется ни для рабочих вопросов, ни для кадровой документации, то при поиске кандидатов можно не ограничиваться своим городом и регионом. Но, конечно, важно учитывать часовые пояса для оперативной связи онлайн.

Сотрудничество с фрилансером оформляется гражданско-правовым договором (подряда или оказания услуг). Это тот случай, когда вам нужен не сотрудник, а подрядчик, потому что вам главное — получить (или получать) от него определенный результат, а контролировать процесс и обязывать быть с вами на связи в определенный временной период вы не собираетесь. Нагрузка для фрилансера, как правило, неравномерная — вы собираетесь обращаться к нему за услугами по мере необходимости.

Фрилансер может быть оформлен как ИП или самозанятый или вообще не иметь никакого статуса. Средствами труда он обеспечивает себя сам за свой счет.

Более подробно о том, как понять, когда можно обойтись гражданско-правовым договором, а когда обязательно надо заключить трудовой договор, мы рассказывали здесь.

При выборе региона, в котором вы собираетесь искать фрилансера, тоже важно учесть, сможете ли вы обойтись без очного взаимодействия с ним.

Это тот случай, когда вам нужен человек для временной проектной нагрузки, а не на постоянной основе.

Возможны нюансы: если от такого участника проекта вам важно получить только результат, без контроля за рабочим процессом и без его подчинения режиму рабочего времени, то такое сотрудничество можно оформить гражданско-правовым договором. В иных случаях это срочный трудовой договор.

Опять же, при выборе региона для поиска проектного работника важно понимать, сможете ли вы совсем обойтись без очного взаимодействия с ним.

Вариант, который вы выбрали, важен не только для стратегии поиска (в своем регионе или в любом другом), но и для описания условий работы. Например, указав в вакансии гибкий график или частичную занятость (если в вашем случае они возможны), вы привлечете больше кандидатов, потому что соискателям такие условия нравятся.

Не забудьте про репутацию и впечатление

Когда кандидаты живут в другом регионе или когда вы работаете вообще без офиса, произвести впечатление серьезного и надежного работодателя труднее, чем обычно. Кандидаты из другого региона могут ничего не знать о вашей компании, даже если в своем городе вы довольно известны. При удаленном сотрудничестве у соискателей больше опасений, что их обманут. У вас даже нет возможности пригласить кандидата на собеседование в офис, чтобы снять все сомнения.

Как выбрать инструмент для поиска

Не действуйте вслепую — продумайте стратегию поиска. Это несложно и позволит не тратить лишних средств.

В частности, имеет значение:

Насколько редкий специалист вам нужен и в каких регионах таких специалистов больше;
Насколько высокая конкуренция между работодателями за таких специалистов;
В каких регионах рыночный уровень зарплат, предлагаемых таким специалистам, ниже, чем в вашем регионе (поиск удаленных сотрудников там поможет сэкономить расходы на ФОТ).

Предварительно оценить, достаточно ли нужных вам специалистов на рынке или они в дефиците, и понять, в каких регионах их больше всего, можно по базе резюме. Сформулируйте свой запрос в строке поиска максимально подробно и посмотрите, сколько резюме найдется. Учитывайте, что сейчас из-за ощущения нестабильности активность соискателей снизилась — люди неохотно меняют работу, считая это риском. Оцените по найденным резюме, многие ли специалисты находятся в активном поиске работы (мы рассказывали, как это сделать). Если их мало, то откликов на вакансию может быть недостаточно.

Следите за нашими еженедельными отчетами о ситуации на рынке — сейчас такое время, когда ситуация меняется быстро.

Инструменты для поиска сотрудников на удалёнку

Если характер работы временный (проектный), отметьте это в типе занятости. Если возможен гибкий график, тоже обязательно укажите это. Тогда откликов будет больше: многие соискатели сейчас заинтересованы в подработке на временных проектах либо в подработке параллельно с основной работой.

Где указать тип занятости при создании вакансии:

Размещайте вакансию в том городе (или нескольких городах), которые в вашем случае приоритетны, — там, где больше нужных вам кандидатов или где уровень зарплат таких специалистов ниже. Если у вас несколько приоритетных городов, публикуйте вакансию в каждом из них. Это увеличит охват.

Пример: вы разместили в Москве вакансию бухгалтера и сделали пометку об удаленной работе, надеясь привлечь соискателей из других регионов. Бухгалтеры из Москвы увидят эту вакансию, независимо от того, ищут ли они именно удаленную работу. А бухгалтеры из других регионов увидят ее, если ищут именно удаленную работу.

Если вы публикуете вакансии в нескольких городах, цена суммируется. Поэтому для такого случая выгоднее покупать вакансии пакетом (чем больше вакансий вы покупаете, тем ниже цена одной). И тщательно выбирайте города публикации, чтобы вакансия сработала эффективнее.

Выбор типа вакансии

От этого зависит также, стоит ли применять дополнительные инструменты привлечения внимания к вакансии. Вот почему важно сначала продумать стратегию поиска.

Анализ эффективности

Если у вас большой план найма, вы используете сразу несколько инструментов, важно анализировать их эффективность. Смотрите не столько на количество откликов по каждому инструменту, сколько на качество: какое количество кандидатов в итоге прошло все этапы воронки до найма. При большом количестве откликов из некоторых источников качественных может оказаться мало, а бывает и наоборот: откликов сравнительно немного, зато все качественные. Например, есть кейсы, когда Clickme приводил всего 100 откликов, но все релевантные, и поэтому их оказывалось достаточно, в отличие от нескольких сотен или даже тысяч менее подходящих откликов из других источников.

Считайте, во сколько в конечном счете обошелся подбор каждого нанятого кандидата — это более показательно, чем цена размещения или цена отклика.

Кстати, в Talantix можно работать с кандидатами из любых источников: загружать анкеты с разных сайтов для поиска работы и электронных форм, добавлять из текстовых файлов или вручную. Все они попадают в единый процесс отбора в удобном интерфейсе.

Контроль за дистанционными сотрудниками — обязательная процедура для любого работодателя. Она позволяет оперативно устранять задержки в процессе исполнения трудовых обязанностей, оценивать выполненные сотрудниками объемы и эффективность их труда. Способы контроля могут быть разные в зависимости от того, что требуется контролировать — рабочее время или результаты работы. Об этом — в нашем материале.

Компьютерные программы контроля

Компьютерные программы контроля позволяют фиксировать все действия вашего сотрудника за компьютером: какие программы и сайты он открывал, что скачивал или распечатывал, какие программы и сайты открывал, сколько времени провел за ПК.

На сегодняшний день разработчики предлагают программные продукты с разными задачами и набором функциональных возможностей:

При использовании подобного рода программ работодателю важно не перейти тонкую грань между разумным контролем за сотрудником в рабочее время и вмешательством в их частную жизнь. Если подобный контроль происходит в нерабочие периоды — это уголовная ответственность и серьезные проблемы.

Существенный минус такого контроля: тотальная слежка не мотивирует людей на плодотворную работу. Хотя он может оказаться эффективным на первоначальном этапе перевода сотрудников на дистанционку, помогая их дисциплинировать.

3 подсказки работодателю по контролю за удаленкой

Большинство компаний заинтересованы не столько в процессе труда (когда актуальными средствами контроля становятся программы тотального слежения за сотрудником в рабочее время), им важен результат работы конкретного специалиста.

Здесь тоже не обойтись без современных IT-решений, однако принципы и подходы к организации такого контроля совсем другие. При этом работодателю предстоит решить вопросы не только технического, но и организационного характера.

Расскажем в деталях, как организовать удаленный контроль.

Подсказка 1. Предварительно подготовьтесь

Говорить отдельно о каких-то конкретных эффективных способах контроля бессмысленно, если работодатель до перевода сотрудников на удаленку серьезно не подготовился к такому режиму работы.

Вот что включает такая подготовка:

Подсказка 2. Грамотно организуйте дистанционное взаимодействие

От работодателя потребуется грамотно, четко и понятно ставить удаленным сотрудникам задачи, а также организовать обратную связь. Для этого нужно выстроить IT-инфраструктуру:

Помимо технической стороны взаимодействия с удаленными сотрудниками не забывайте о психологическом аспекте — стремитесь выстроить с ними доверительные отношения и обеспечьте возможность почувствовать себя частью команды, а не одинокой производственной единицей. Тогда и в жестком контроле необходимость может отпасть. Работник будет сам заинтересован в продуктивной работе и мотивирован на результат.

Психологическое взаимодействие можно организовать с помощью таких мер:

Создайте виртуальную площадку для общения — работник должен иметь возможность оперативно задать вопрос руководителю и коллегам и быстро получить на него ответ.
Рассказывайте сотрудникам об успехах компании (с помощью тематических рассылок, публикаций на корпоративном сайте и другими доступными способами).
Организуйте регулярные встречи: они сплачивают коллектив, помогают почувствовать себя частью компании.

Подсказка 3. Контролируйте результат с помощью обратной связи

Компании часто используют CRM-системы для координации работы удаленных сотрудников и контроля за ними. Они позволяют быстро совещаться по рабочим вопросам, в том числе каждому сотруднику:

оперативно отчитываться о проделанной работе;
сообщать руководству о возникших проблемах;
задавать вопросы сразу нескольким коллегам.

Это дает возможность производить контроль без тотальной слежки за ПК удаленного сотрудника и фотографий его рабочего стола.

В отдельных сферах деятельности контроль за работой сотрудников эффективно проводить через обратную связь с клиентами, на чьих проектах работают удаленные сотрудники.

Для выполнения этой контрольной функции нужно регулярно общаться с клиентами по конкретному списку вопросов: насколько своевременно и качественно выполняется работа, какие есть недоработки и претензии, что не понравилось в работе с данным сотрудником и что улучшить в работе конкретного специалиста.

Самые простые и дешевые способы контроля

Если вы вынуждены срочно перевести своих сотрудников на удаленку (к примеру, в стране объявлен карантин или офис экстренно закрыли на ремонт), и у вас нет времени на основательную подготовку к такому переходу, воспользуйтесь такими приемами:

Если удаленный сотрудник научится работать на принципах свободы и ответственности, контроль за ним можно сократить до минимума.

Как следят

Программное обеспечение, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, делает информацию доступной работодателю сразу — ни в каком зашифрованном виде она не хранится. Такой софт действует локально и никак не связан ни с операторами, ни с провайдерами.

Во-первых, это так называемые программы-агенты, которые устанавливаются на компьютеры и считывают нажатия клавиш, делают скриншоты, фиксируют весь интернет-трафик. Таких программ на рынке сотни, так как они относительно легко пишутся. Приведу несколько примеров.

SniperSpy — производит мониторинг удалённого компьютера в режиме реального времени, делает снимки пользователя с веб-камеры компьютера, записывает звуки в помещении, где установлен компьютер, просматривает файловую систему, удалённо загружает файлы, просматривает и удаляет процессы системы и выполняет другие стандартные для шпионской программы функции.

Micro Keylogger — шпионская программа, которую не видно в меню, в панели задач, панели управления программами, списке процессов и в других местах компьютера, где есть возможность отслеживать работающие приложения. Она не подаёт признаков присутствия и не влияет на производительность системы, скрытно отправляет отчёт на электронную почту или FTP-сервер.

Наконец, есть специальные программы, которые предотвращают перемещение файлов на любой носитель, будь то флешка, жёсткий диск или что угодно ещё. Чаще всего такие программы являются частью большой системы безопасности и современных решений DLP. Обычно средства защиты комбинируют, потому что ни одно не защищает от всех угроз.

Если человек всё время работает удалённо, на его личный компьютер ничего поставить невозможно. Другое дело, если работник что-то делает на своём домашнем компьютере, а затем подключается к корпоративной системе из дома. Для таких случаев есть решения по контролю привилегированных пользователей (CyberArk, Wallix). Они позволяют следить, что делает пользователь, работая из дома, записывая сессию на оборудовании в пределах контролируемой зоны. Речь, разумеется, только о компьютерах, которые удалённо взаимодействуют с сетью предприятия.

Если взять рабочий ноутбук домой, информация тоже будет считываться. Можно поставить такую систему, которая локально сохранит все данные и потом, как только человек придёт на работу и подключит компьютер к системе, они тут же считаются.

Слежка распространяется не только на компьютеры. Если вы сидите в интернете с телефона через рабочий Wi-Fi, система воспринимает его как обычный компьютер, ещё один узел. Всё, что вы посылаете через WhatsApp или через любое самое защищённое приложение, может быть прочитано. Раньше DLP-решения плохо справлялись с шифрованным трафиком, но современные системы могут прочитать практически всё.

Что касается мобильной связи, то пока звонки никак не отслеживаются. Но вот Наталья Касперская выступила инноватором и предлагает прослушивать разговоры работников в периметре компании. C появлением такой системы с любым телефоном, который попадает в периметр, можно будет сделать всё что угодно. Касперская говорит, что работодатели будут следить только за служебными телефонами. Но кто может это гарантировать? И сейчас компании рассказывают, что следят только за служебной перепиской, но на самом деле часто контролируется всё. Мне кажется, предложение Касперской — это очевидный перебор. С другой стороны, мы видим, что мир движется к максимальному ограничению личных свобод — и с этим, по-моему, уже ничего сделать невозможно.

Законные основания

Тем не менее, работодатели считают, что слежка за работниками законна и даже необходима. Они исходят из того, что корпоративная почта принадлежит компании и должна использоваться только для выполнения служебных обязанностей (выплачивая работнику зарплату, работодатель, по сути, арендует его время).

Компания оплачивает интернет-трафик, используемый работником в личных целях в рабочее время. То есть, даже если человек переписывается по личной почте или в мессенджерах с помощью рабочего ноутбука или через рабочий Wi-Fi, подобные действия рассматриваются как удовлетворение личных потребностей за счёт организации.

Как регулируется слежка

Если грубо, вся переписка, осуществляемая при помощи средств, принадлежащих организации и по оплаченным ею каналам связи, является служебной — даже если она ведётся в нерабочее время. Поэтому если вы пользуетесь рабочим компьютером или рабочим Wi-Fi (даже через личный компьютер) — это уже и есть необходимое условие для слежки.

Рабочее время никак не регламентируется, обычно систему мониторинга никогда не выключают. Ведь любой более-менее грамотный работник может настроить систему так, что после того, как он уйдёт с работы, отправится письмо на почту, где он сольёт всё, что хотел слить. Зачем нужна система, если в ней есть такая огромная дыра?

Согласие работника

По закону работник не может не знать, что за ним ведётся слежка. Юристы считают, что использование программ контроля законно только при условии наличия соответствующего соглашения между работником и работодателем. Обычно при устройстве на работу подписывают трудовой договор, где написано, что служебная переписка будет контролироваться: юристы включают в договор пункт, согласно которому работодатель оставляет за собой право контроля деятельности работников в рабочее время. Есть отдельные соглашения NDA, где даётся определение конфиденциальной информации.

В уставах организаций, как правило, указано, что компания является собственником всех материальных, технических, информационных и интеллектуальных ресурсов, в том числе и служебной переписки, которая осуществляется работниками организации с помощью всех этих средств. Кроме того, в организациях обычно действует режим коммерческой тайны. Если система безопасности вводится на уже существующем предприятии, всем работникам дают на подпись соответствующие документы.

Любой работодатель хотел бы знать, какую информацию отправляют работники по служебной электронной почте. Нет ли там конфиденциальных сведений, которые сотруднику разглашать категорически запрещено? Но просто открыть доступ к рабочей переписке работников службе безопасности или IT-отделу нельзя. Чтобы контроль был законным, нужно правильно все оформить. Давайте разберемся, может ли работодатель читать электронную почту сотрудников без их разрешения для контроля за пересылаемыми сведениями и документами? Что сделать, чтобы действия работодателя по защите своей конфиденциальной информации не считались противоправными: какие изменения в какие документы нужно внести? Если обнаружено разглашение охраняемой законом тайны, то как действовать работодателю и какую запись об увольнении работника вносить в трудовую книжку?

Возможности информационных технологий и ограничения со стороны законодательства

С развитием технологий работодателям стало недостаточно контролировать работников только с помощью традиционных средств фиксации, таких, например, как журнал учета прихода-ухода сотрудников из офиса или еженедельные письменные отчеты. Информационные технологии вошли во все сферы нашей жизни. Передать сведения, являющиеся конфиденциальными, из офиса компании третьим лицам значительно проще, чем раньше, – теперь для этого используются еще Интернет и электронная почта.

отслеживать нажатие клавиш на компьютере,
делать снимки экрана и снимки с камеры компьютера,
удаленно запускать приложения,
контролировать посещение сайтов,
анализировать входящие и исходящие электронные письма.

И это значительно облегчает жизнь организации. Теперь не надо стоять за спиной сотрудника, чтобы знать, какие сайты он посещает на рабочем компьютере / планшете / мобильном телефоне или какие письма и с какими данными отправляет партнерам.

Однако вместе с программным обеспечением, которое следит за сотрудниками и контролирует их действия, облегчая жизнь работодателей, возникает и риск нарушения конституционного права людей на тайну переписки. Приведем цитату из Конституции РФ.

Статья 23 Конституции Российской Федерации

1. Каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

Как видите, в Конституции РФ речь идет не о личной переписке, а о любой переписке, которую ведет человек, вообще.

Теперь обратимся к уголовному законодательству, которое вводит ответственность за нарушение этих прав.

наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до трехсот шестидесяти часов, либо исправительными работами на срок до одного года.

2. То же деяние, совершенное лицом с использованием своего служебного положения, –

наказывается штрафом в размере от ста тысяч до трехсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.

Получается, желание работодателя контролировать действия работников может окончиться весьма плачевно, в т.ч. для того сотрудника, который будет эту задачу выполнять лично. Причем с реальным сроком до 4 лет. Перспектива уголовной ответственности малоприятная, поэтому давайте разбираться, как ее избежать и воспользоваться законным правом работодателя знать, не сливает ли работник информацию о компании конкурентам и не планирует ли пойти в прокуратуру с жалобой.

Если обратиться к трудовому законодательству, то выяснится, что:

работник обязан добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором 1 , а рабочее время должен посвящать исполнению трудовых обязанностей 2 ;
работодатель же имеет право требовать от работников исполнения ими трудовых обязанностей и бережного отношения к своему имуществу 3 , вправе контролировать работу сотрудника 4 , количество и качество выполняемой работы 5 , рабочее место сотрудника 6 .

В совокупности все эти нормы означают, что работодатель может контролировать и электронную рабочую переписку сотрудников. Но как не нарушить данное Конституцией РФ право на неприкосновенность переписки? Оказывается, в ч. 2 ст. 24 Конституции РФ сказано, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица (в т.ч. переписки) допускается, но только с его согласия. Значит, перед тем как внедрить любое программное обеспечение или даже просто залезть в почтовый ящик сотрудника и прочитать его электронную почту, нужно получить согласие работника, а перед этим внести соответствующие изменения в локальные нормативные акты организации и трудовые договоры с работниками.

Читайте также: