Как контролировать сотрудников на удаленке
Обновлено: 05.05.2024
Удалённая работа выгодна и работодателю, и работнику. Работодатель экономит на оборудовании рабочих мест и аренде офисов. Работнику не надо тратить время и деньги на проезд и обеды в столовой. Но есть и обратная сторона — потеря коммуникации, переработки, выгорание и проблемы с дисциплиной.
Мы спросили предпринимателей, которые управляют коллективом дистанционно, как они сохранили мотивацию сотрудников и на какие аспекты удалёнки обратить особое внимание.
Чем отличается работа в офисе от работы на удалёнке
Работа из дома принципиально отличается от офисной двумя особенностями. От сотрудников требуется больше самодисциплины, чтобы не отвлекаться на домашние дела. Также удалённые работники могут чувствовать себя оторванными от коллектива.
Дмитрий Пучков, руководитель по развитию Авито Работы: Основные проблемы, с которыми сталкиваются работники, трудясь из дома: не могут быстро переключаться между рабочими и домашними делами, чувствуют отстраненность и одиночество, эмоционально подавлены из-за отсутствия частой коммуникации. Для дополнительной мотивации сотрудников постарайтесь создать позитивный микроклимат в команде, уделять внимание проблемам и развитию сотрудников.
Из-за того, что разграничивать рабочие и личные задачи на удалёнке сложнее, рабочий день размывается — это может привести к выгоранию сотрудников. О том, как не допустить выгорания, расскажем далее. Но одна из главных задач руководителя, который пытается сохранить мотивацию команды на удалёнке — четко ограничить время рабочего дня. Радоваться тому, что работники трудятся с утра до ночи не стоит, в долгосрочной перспективе это не принесет пользы.
Дмитрий Кравченко, генеральный директор Acer в России: В офисе рабочее время определено: ты приходишь к 10 и уходишь в 19. Дома ситуация иная: ты можешь проснуться позже, можешь отвлечься на что-то днем и вернуться к работе вечером, после того как рабочий день закончился. Все это размывает границы личной и профессиональной жизни, создавая у сотрудника ощущение, что рабочий день у него не заканчивается, что он работает всегда. Ненормированный рабочий день приводит к усталости, раздражительности, выгоранию. Бороться с этим — задача работодателя. Требуйте от сотрудников присутствия на рабочем месте в рабочее время, организуйте встречи, ставьте задачи, просите о них отчитываться, и не позволяйте себе беспокоить коллег по окончании рабочего дня.
Основные отличия офисной работы от удалёнки:
Ставьте дедлайны и просите сотрудников о них отчитываться.
Общайтесь с людьми во время рабочего дня, но не беспокойте после его завершения.
Наладьте регулярную и понятную коммуникацию: например, созвоны по задачам раз в неделю, обсуждение итогов — раз в месяц, переписка в рабочих чатах — каждый день.
Как выстроить коммуникацию с сотрудниками
Для эффективной удалёнки нужно выстроить не только границы рабочего дня, но и схему работы. Сотрудники должны точно знать, как связаться с руководителем, куда написать коллегам из другого отдела, где и во сколько планерки. Для этого полезно прописать правила коммуникации и ознакомить с ними сотрудников. Например, решить, что планерка с целями на неделю для всей компании проходит в понедельник в Zoom, короткие задачи обсуждаются в мессенджере, а сложные — в таск-трекере.
На удалёнке сотрудники меньше общаются друг с другом и могут чувствовать себя одиноко. Эту задачу должен решать руководитель команды — больше общаться с работниками, замечать их достижения и публично хвалить. А вот критиковать и разбирать ошибки сотрудников эксперты советуют лично, без участия остальной команды. Также полезно несколько раз в месяц созваниваться с сотрудником индивидуально на несколько минут. Это поможет руководителю заметить эмоциональное состояние работника, проговорить его достижения и узнать возможные жалобы.
Правила коммуникации :
Пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними сотрудников.
Вовлекайте команду в общение, чтобы на удаленке люди не чувствовали себя оторванными от коллектива.
Замечайте достижения сотрудников и публично хвалите их, а ошибки разбирайте тет-а-тет.
Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус внимания на личный аспект отношений.
Как контролировать работу удалённых сотрудников
Эксперты рекомендуют упростить систему измерения эффективности работы, чтобы сотрудники не расписывали поминутно, что делали в течение дня, а отчитывались о статусе выполнения отдельных задач. Задачи лучше делать более конкретными и короткими, тогда проще будет помочь сотруднику, если у него возникнут трудности в работе.
Но не стоит чрезмерно увлекаться контролем — это демотивирует команду и показывает сотрудникам, что руководитель им не доверяет. Таких ситуаций лучше избегать, более оптимальная стратегия в коммуникации с удалёнными работниками — доверительная.
Сергей Дегтярев, основатель холдинга Franch.Global, управляющей компании по развитию франшиз: Часто руководители внедряют программы записи экранов для контроля сотрудников на удалёнке. В этом есть смысл в редких случаях, когда в компании возможны факты воровства, коррупции и других нарушений корпоративной безопасности. Но в большинстве компаний это не требуется, а такой способ отслеживания нахождения сотрудника на рабочем месте является фактом излишнего контроля, который нарушает доверие внутри команды и отражает неэффективный менеджмент. Для эффективного контроля лучше использовать сервисы управления задачами, статистиками, финансами, организационной структурой, базой знаний. Те сервисы, которые отражают результаты работы сотрудников, а не их присутствие на рабочем месте.
Как контролировать удалённых сотрудников :
Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь.
Упрощайте контроль. Отчеты о каждой минуте рабочего времени вредят коммуникации, сотрудники могут подумать, что руководитель им не доверяет.
Что делать, если после перехода на удалёнку продуктивность сотрудников упала
Продуктивность сотрудников может снижаться из-за того, что они не привыкли работать из дома, или у них нет условий для удалённой работы. В таком случае, компании следует озаботиться, чтобы создать такие условия и дополнительно провести обучающий вебинар о том, как правильно организовать своё рабочее место и не работать после завершения рабочего дня.
Также стоит обратить внимание на систему мотивации. Если команду перевели на удалёнку, а мотивация осталась со времен работы в офисе, она может просто перестать работать в новых условиях.
Елена Богдашкина, руководитель группы привлечения талантов компании Ingate: Чаще всего продуктивность снижается из-за несогласованности или технических проблем. Например, не всем хватило оборудования, не понятно, как коммуницировать с командой. Лучше всего провести первичное обучение по организации работы на удалёнке. Также продуктивность может падает из-за выгорания, так как по статистике работают из дома больше. Руководителю стоит чаще проводить видеовстречи и общаться не только на рабочие темы, попытаться решить психологические барьеры и помогать выстроить график работы.
Как сохранить продуктивность сотрудников :
Научите сотрудников работать на удалёнке. Проведите вебинар, пригласите экспертов, которые расскажут о том, как организовать удалённую работу оптимально и ответят на вопросы.
Следите за технической стороной процесса — у всех членов команды должно быть подходящее для работы оборудование, доступы к нужным программам и документам. В случае необходимости, такое оборудование нужно предоставить за счёт компании.
Пересмотрите систему мотивации с учетом нюансов удалённой работы.
Как не допустить выгорания удалённых сотрудников
Этот пункт мы специально поставили последним, потому что он включает в себя все нюансы удалённой работы, описанные выше. Чтобы сотрудники не выгорали, они не должны перерабатывать, постановка задач в компании должна быть прозрачной и понятной, а коммуникация — отлаженной.
Борис Попов, директор по развитию бизнеса компании Vinteo: Выгорание поможет предотвратить регламентированный рабочий график – временные границы рабочего дня, обеденный перерыв, минимизация внеурочных запросов после окончания работы. Также важна постановка реалистичных задач, фиксирование достигнутых сотрудниками результатов, методы поощрения, совместная работа с возникающими проблемами.
Дополнительные способы поддержать команду — организовать активности вне работы. Чаще всего эксперты предлагают в качестве таких активностей устраивать совместные утренние зарядки в прямом эфире, создать группу в Skype или Zoom, чат в телеграме, где сотрудники смогут без осуждения поговорить на внерабочие темы, поделиться мемасиком или запостить фото котика. Другой вариант — совместные мероприятия в различных форматах — квизы, выезды на природу.
Чтобы не допустить выгорания сотрудников :
Следите, чтобы сотрудники не перерабатывали, поощряйте и призывайте их не только к работе, но и к отдыху.
Упростите рабочую коммуникацию, ставьте сотрудникам понятные задачи и собирайте обратную связь.
Дайте людям возможность пообщаться на нерабочие темы — в специальных чатах, комнатах в Zoom-е, пусть просто болтают. На удаленной работе люди чувствуют себя одиноко, это поддержит командный дух.
Обсуждайте общие задачи и результаты с командой, пусть работники понимают, как личные задачи увязаны с общими планами. Так команда почувствует, что выполняет общее дело.
Не забывайте про нерабочие мероприятия — корпоративы, выезды на природу. Если пандемия не позволяет проводить офлайн-мероприятия, то проводите их онлайн. Это могут быть зарядки в прямом эфире, квизы, даже совместный просмотр кино с обсуждением в чатах.
Главное за 30 секунд
Следите, чтобы у всех членов команды имелось подходящее для работы оборудование и доступы к нужным программам и документам.
Ставьте более короткие задачи и чаще собирайте обратную связь. Просите сотрудников отчитываться по результатам задач, а затраченному времени.
Проверяйте статус задач во время рабочего дня, но не беспокойте сотрудников после его завершения.
Наладьте регулярное рабочее общение с сотрудниками — пропишите правила коммуникации на удалёнке и ознакомьте с ними команду.
Поддерживайте работников эмоционально, смещайте фокус на личный аспект отношений, замечайте их достижения.
Не забывайте о нерабочих мероприятиях — корпоративах, выездах на природу, онлайн-зарядках.
При дистанционном формате работы одно из опасений руководителей компаний – то, что отдельные сотрудники могут выполнять свои обязанности спустя рукава, из-за чего упадёт эффективность работы всей команды. И тут собственникам бизнеса могут прийти на помощь современные технологии. О том, как выбрать программное обеспечение для контроля удалённой работы сотрудников, рассказал основатель сервиса Joostle Никита Лебедев.
Почему без контроля не обойтись
Но с удалённым форматом у многих компаний есть серьёзная проблема – падение качества и эффективности работы сотрудников. Психологически многие сотрудники оказались не готовы поддерживать самодисциплину и на высоком уровне выполнять офисную работу из дома.
Как обеспечивать в этой ситуации продуктивную работу удалённых сотрудников? Ответ только один – найти инструменты для качественного контроля. Да-да, именно контроля. Можно подобрать десяток синонимов, которые завуалируют смысл сказанного. Но от этого суть не изменится.
Таким образом, внедрение специального программного обеспечения для контроля дистанционных специалистов – необходимость, а не прихоть руководителя, если он хочет удержать свою компанию на плаву.
Что нужно иметь в виду при выборе ПО
Определитесь с необходимой функциональностью
Так, на мой взгляд, для большинства компаний малого бизнеса нет необходимости в навороченной функциональности. Например, умение сервиса пресекать нарушения информационной безопасности для многих фирм, чья деятельность не содержит ничего секретного, будет явно избыточным. А значит, на этой опции можно сэкономить.
По большому счёту, программа должна быть простой в установке и настройке, отражать действия сотрудника на рабочем месте и пересылать статистику на сервер компании. Такие функциональные возможности – только то, что нужно, и ничего лишнего – не потребуют серьёзных финансовых вложений при покупке и эксплуатации.
Проанализируйте технические возможности
Даже если вы приобретаете самую простую в эксплуатации систему, обратите внимание на её технические возможности. Например, есть ли возможность работать в облаке или можно использовать только локальную версию? Облачное решение в большинстве случаев более эффективно при внедрении. Размещение в облаке предоставит доступ к статистике и контролю с любого устройства в любой точке мира через интернет.
Также уточняйте, возможно ли удалённое администрирование системы, есть ли возможность контроля в режиме реального времени, система передаёт только запись или можно получить и снимки с экрана компьютера?
Все программы для контроля работы можно разделить на две большие группы. Первые незаметны пользователю и устанавливаются на компьютеры сотрудников системными администраторами – ваши специалисты могут даже не подозревать, что за ними ведётся наблюдение: с момента старта работы и до выключения компьютера все действия фиксируются и передаются на серверы компании. Можно много говорить о нравственной стороне подобной практики. Обычно в таких случаях у руководителей есть весомый аргумент – в рабочее время сотрудники должны работать, их не должно заботить, как я контролирую этот процесс.
Второй вид программ подразумевает осведомлённость сотрудников об установке системы контроля, очень часто они даже устанавливают её сами. В таком случае отношение к этому кардинально меняется - человек понимает, что за ним не будут тайно подглядывать. Он сам предоставляет то пространство, в которое готов впустить своего работодателя в соответствии со своими функциональными обязанностями. И он понимает, что у него и работодателя общая цель – повысить продуктивность работы.
На мой взгляд, вовлечение сотрудников в повышение эффективности удалённой работы –продуктивнее и человечнее, как бы чужеродно не звучало это слово, когда речь идёт о бизнесе.
Выбирайте гибкую в эксплуатации систему
Например, возможность одним нажатием кнопки поставить систему на паузу, чтобы выпить кофе или пообедать. Как бы ни был мотивирован специалист, ему нужно личное пространство. В это время приложение перестаёт снимать статистику и контролировать рабочее место сотрудника. И специалист будет понимать, что вы доверяете ему, видите в нём человека, разделяющего ваш подход к делу. Эффективность его работы при таком отношении только возрастёт.
Протестируйте систему на бесплатном тарифе
Итак, что сегодня предлагают вендоры потенциальным клиентам? Обычно бесплатная пробная версия есть у всех разработчиков. Предоставлять её могут на 14-15 или на 30 дней. На время работы с бесплатной версией кто-то предоставляет для тестирования все возможности системы, кто-то – только отдельные опции. Иногда даже могут отдать систему бесплатно для постоянной работы, но только для стартапов, например, до пяти человек и с ограниченной функциональностью.
Оплата может быть помесячной, за полгода или год. Тарифы обычно зависят от количества пользователей системы, но могут быть и другие критерии определения стоимости.
Если у вас нет регламентов для удаленной работы, то разрабатывать их уже поздно. Но можно просто повысить привлекательность дистанционной занятости и для сотрудников, и для компании. О мерах поддержки персонала на удаленке — в статье экспертов Gartner.
1. Ищите тревожные признаки
Будьте в курсе проблем сотрудников: чтобы не пропустить первые тревожные признаки, беседуйте с ними и наблюдайте за поведением. Работники должны знать, что вы позаботитесь о них и окажете поддержку в трудную минуту. Подготовьте рекомендации для непосредственных руководителей, как разговаривать с подчиненными на чувствительные темы, связанные с пандемией: об альтернативных моделях работы, гарантиях занятости, перспективах, напряженности на рабочих местах.
2. Обеспечьте персонал всем необходимым
У сотрудников должно быть все, что нужно для плодотворной работы. Кому-то может потребоваться больше, чем просто телефон и ноутбук. Например, если сотрудникам нужно посещать виртуальные собрания, убедитесь, что у них есть камеры, дающие картинку нормального качества.
Некоторым виртуальные коммуникации могут доставлять неудобство, влиять на производительность труда. Проведите коучинг, научите персонал решать проблемы онлайн-коммуникаций: например, если рабочий вопрос не решается в переписке, разговор нужно перевести в виртуальную встречу и добиться своего.
3. Поощряйте диалог
Диалог менеджеров и сотрудников и понимание задач — залог успеха. Общение с руководителями и коллегами обеспечивает персонал нужной информацией, помогает выразить и отработать негативные эмоции.
4. Доверяйте сотрудникам
Лучшее, что вы можете сделать сейчас как менеджер, — это полностью довериться своим сотрудникам. Они все сделают правильно — просто поддержите их.
Не занимайтесь микроменеджментом, несмотря на то, что потеряли персонал из вида в связи с удаленкой. Тотальный контроль будет только отвлекать сотрудников. Не зацикливайтесь на предполагаемых проблемах производительности — у вас будет много времени все наладить, как только пройдет пик кризиса.
5. Укрепляйте организационные ценности
Многие компании потратили последние пару лет на создание корпоративной культуры и ценностей. Обязательно укрепляйте эти ценности, покажите, что намерены заботиться о людях и дальше. Моделируйте правильное поведение — в периоды неопределенности количество неправомерных действий сотрудников увеличивается на треть. Напомните персоналу, что нужно сообщать о нарушениях, и о карательных мерах, которые предусмотрены для нарушителей. Это даст чувство психологической безопасности.
Больше о сильной корпоративной культуре — в нашем учебном курсе
6. Ставьте цели
Кризис порождает неуверенность, сотрудники расфокусируются и не знают, что делать в первую очередь. Расскажите о целях компании — понимание, что работа способствует их достижению, станет мощным драйвером вовлеченности. Персонал, который уверен в важности своей работы для успеха организации, меньше беспокоится о посторонних вещах.
7. Сосредоточьтесь на результатах
В новом рабочем ландшафте сотрудники перемежают рабочие обязательства с домашними заботами. Позвольте им работать так, как удобно, откажитесь от строгого графика. Гибко планируйте совместную работу в удобное для вас время и по возможности используйте виртуальные инструменты. Дайте команде выполнять задания по-своему. Перестаньте обращать внимание на процесс — уделяйте больше внимания тому, что делается. Команда должна знать, что вы хотите, чтобы она достигла.
8. Признавайте заслуги
В периоды нестабильности у сотрудников возрастает потребность в признании. Оно не только мотивирует, но и служит сигналом другим, какому поведению нужно подражать. Признание необязательно должно быть материальным: это могут быть знаки благодарности, новые возможности для развития и дешевые льготы. Смотрите также: Мотивация персонала. Деньги или корпоративная культура?
Спрашивайте сотрудников онлайн, какие сложности в работе они преодолели, как коллеги помогли им. Так вы определите, за что и кому высказать признательность, кого поблагодарить и какими достижениями команд поделиться со всем коллективом.
9. Поощряйте инновации
Во время перемен люди боятся пробовать что-то новое. Но именно сейчас инновационность и способность рисковать становятся еще более важными для вовлечения сотрудников и успеха организации. Подчеркивайте важность постепенного внедрения инноваций и совершенствования процессов, даже если вы столкнулись с нехваткой средств из-за кризиса.
Обеспечьте возможности для внедрения и гарантируйте безопасность в случае неудачи — работники не должны бояться рисковать. Приложите все усилия, чтобы подчеркнуть ценность продолжения сотрудниками масштабирования своей деятельности, и убедитесь, что любые риски являются оправданными.
Иван Ильин Главный редактор Русской Школы Управления
Работа из дома лишает руководителей контроля, а бизнес-процессы — прозрачности. Сотрудники не привыкли работать в режиме хоум-офиса, поэтому становятся менее эффективными. Исчезают неформальные обсуждения на кофе-брейках и разговоры в курилках. Из-за этого простые рабочие вопросы решаются дольше и сложнее. Мы собрали сервисы, которые помогут вам быстро организовать контроль удаленной работы сотрудников.
Для общения внутри компании
Skype
Онлайн-мессенджер для голосовых и видеозвонков, а также переписок в чате. Программу можно скачать на свое устройство или работать в браузере. Сервис позволяет компании сэкономить деньги на телефонных звонках и проводить совещания из любой точки мира. С помощью коротких онлайн-встреч можно осуществлять контроль работы удаленных работников и поддерживать с ними связь в течение дня.
Все основные функции Skype доступны в бесплатной версии. К ним относятся онлайн-встречи до 50 человек в формате голосовых и видеозвонков, создание групповых чатов, личные переписки. Звонки между пользователями можно записывать и сохранять на свое устройство.
Есть несколько платных тарифов, которые позволяют звонить по всему миру на стационарные и мобильные телефоны. После покупки подписки пользователю присваивается персональный Skype-номер. Записать такие звонки нельзя.
Интерфейс Skype: слева — список контактов, посередине — чат с пользователем.
Платформы: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 570 рублей в месяц.
Аналоги: Zoom, Google Meet.
Slack
Корпоративный мессенджер для общения в компании и программа для контроля удаленных сотрудников с помощью регулярных коммуникаций. В Slack можно создавать каналы с разными группами людей. Например, для каждого отдела, команды проекта или неформальных переписок с коллегами. Кроме личного чата есть и аудио-звонки.
Из чата можно звонить только одному сотруднику, нет групповых звонков и демонстрации экрана. Помимо этого в тариф Free входят 10 сторонних интеграций с любыми приложениями из раздела Apps. Там можно найти программы для учета задач — Trello, Jira, Redmine; трекеры времени — Tracking Time, HourStack; приложения для работы с файлами — Google Drive, Microsoft OneDrive и многие другие.
У мессенджера нет русскоязычной версии, но простой и понятный интерфейс позволяет быстро освоить программу даже тем, кто не успел подружиться с английским.
Платформы: Windows, macOS, Android, Linux, iOS.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 490 рублей в месяц за 1 пользователя при оплате за год.
Аналоги: Telegram, Facebook Messenger, Microsoft Teams.
Для организации работы
S2
Облачная CRM-система, которая помогает управлять продажами и отвечает за контроль удаленных сотрудников . S2 напоминает сотрудникам о важных задачах и дедлайнах, формирует отчеты о работе менеджеров для руководителя, показывает проблемные места воронки продаж, хранит историю взаимодействия с клиентом. В сервисе есть модуль аналитики, который позволяет собрать отчет по любому показателю бизнеса.
Бесплатная версия системы включает доступ для 3-х сотрудников, 100 Мб памяти на каждого пользователя для хранения файлов, лимит на 100 записей в каждом модуле сервиса, настройку 1 воронки продаж.
- Старт. В тариф входит 100 Мб памяти на пользователя, 5000 записей в каждом модуле, 2 воронки продаж, 10 отчетов о работе менеджеров, интеграция с IP-телефонией, контроль работы сотрудников на удаленке и другие опции CRM.
- Компания. Включает в себя 500 Мб памяти на пользователя, безлимитное количество записей, 3 воронки продаж, 30 отчетов о работе менеджеров и все стандартные возможности CRM из стартового пакета.
- Корпорация. Помимо расширенного функционала CRM, в пакет для корпораций входит безлимитное количество памяти и записей, 30 воронок продаж, безлимитное количество отчетов, интеграция с IP-телефонией.
- Корпорация+ . Безлимит действует на весь функционал CRM-системы.
Платформы: Windows, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 240 рублей за 1 пользователя в месяц при оплате за 6 месяцев.
Аналоги: Мегаплан, amoCRM.
Trello
Система управления проектами в виде рабочего стола, который состоит из досок. Каждая доска включает в себя столбцы с карточками. Сервис контроля удаленных сотрудников позволяет быстро отслеживать прогресс по задачам. Например, наша редакция работает в Trello. У нас есть своя доска, где мы фиксируем процесс создания статей для блога.
Доска редакции S2 в Trello: каждый столбец — отдельный этап создания статьи, а каждая карточка — текущая задача по статье.
В бесплатной версии можно создавать до 10 досок на команду с неограниченным числом участников, максимальный размер вложения для одной карточки — 10 Мб. В пределах этого объема в карточку можно загружать файлы разных форматов:картинки, текстовые документы, PDF-файлы.
- Business Class. Включает в себя неограниченное количество досок, более 100 интеграций с приложениями, размер вложения для карточки — 250 Мб, а также техническую поддержку с приоритетным рассмотрением обращений.
- Enterprise. П редназначен для больших компаний, отличается от предыдущего тарифа расширенными функциями администрирования и обеспечения безопасности. Администратор может ограничивать доступ к доскам и карточкам для членов команды, изменять видимость публичных досок компании, отключить аккаунт сотрудника при его уходе из организации, сохранив историю работы.
Платформы: Windows, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 730 рублей за 1 пользователя в месяц при оплате за год.
Аналоги: MeisterTask, Planner.
Google-календарь
Позволяет устанавливать время встречи и отправлять приглашения участникам по электронной почте. Календарь заранее напоминает о предстоящих событиях.Одно из преимуществ сервиса для работы в команде — возможность делиться своим календарем с другими. Коллеги могут видеть расписание друг друга и назначать встречи в удобное время.
Интерфейс Google Календаря. Событие можно создать в один клик, нажав на пустую ячейку.
Платформы: Windows, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ : есть, неограниченный период.
Цена: от 390 рублей за 1 пользователя в месяц.
Аналоги: Etar, aCalendar.
Для работы с документами
Google Drive
Сервис для хранения файлов любых форматов. Можно открывать доступ по ссылке для своих коллег, вносить правки и оставлять комментарии, а также вместе работать над документами. Есть несколько параметров доступа к файлам: просмотр, комментирование и редактирование.
Все основные функции Google Диска доступны в бесплатной версии. Объем памяти на пользователя — 15 Гб. В платной версии предоставляется неограниченное пространство для хранения файлов и сейф для электронных документов — облачное хранилище данных. В сейфе можно хранить важные документы, не опасаясь за их конфиденциальность, изменять срок их хранения и настройки доступа.
Сервис позволяет искать информацию даже в заблокированном аккаунте. Например, если сотрудник ушел из компании, все документы из его рабочего аккаунта будут доступны коллегам.
Платформы: Windows, macOS, Android, iOS.
Бесплатный доступ: есть, неограниченный период.
Цена: от 390 рублей за 1 пользователя в месяц.
Аналоги: Яндекс.Диск, OneDrive.
Dropbox
Облачное хранилище для файлов. Автоматическое резервное копирование защищает документы от исчезновения, если устройство сломается или потеряется. Все материалы из Dropbox синхронизируются с компьютером, планшетом или смартфоном, где установлено приложение. Можно загрузить документы в облако с компьютера, а потом продолжить работу с ними со смартфона.
Есть режим совместной работы с файлами. Если кто-то из команды внес изменения в документ, коллеги увидят это в приложении Dropbox со своих устройств. Можно бесплатно выбрать функционал любого тарифа на тестовый период.
Платформы: Windows, Linux, macOS, iOS, Android.
Бесплатный доступ: 30 дней.
Цена: от 1000 рублей в месяц за 1 пользователя.
Аналоги: Google Drive, Яндекс.Диск.
Какие сервисы выбрать для своей компании
1. Для комплексного управления бизнесом, сбора аналитики и контроля работы удаленных сотрудников отвечает S2 CRM.
2. Выстроить рабочие процессы в отделе маркетинга или контента поможет Trello.
3. Чтобы общаться с коллегами в удобное время и не назначать планерки в ущерб работе, выбирайте Google-календарь.
4. Skype и Slack позволят всегда оставаться на связи с коллегами и оперативно решать рабочие вопросы, контролировать удаленную работу сотрудников за компьютером.
5. Для защиты важных документов от потери или злоумышленников используйте сервисы по работе с файлами.
Автор: Дарья Милакова
Больше полезных статей для бизнеса у вас в почте
Подпишитесь на рассылку блога для предпринимателей. Мы раз в месяц присылаем полезные статьи.
1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:
Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.
2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:
План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
План Б: перевод всей компании на удалёнку.
3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:
Работа с клиентами, продажи:
Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.
Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:
Как перевести сотрудников на удалёнку?
Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?
Как оптимизировать затраты?
Если будет кассовый разрыв - чем в этом случае платить зарплату?
Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
Как не допускать просроченной дебиторки?
4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.
5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.
6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, - доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.
Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:
Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут );
Выгрузите документы в облака.
Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.
7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?
Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.
8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:
Номера мобильных телефонов;
Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.
9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут ). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.
10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.
11. Пропишите следующие моменты:
Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.
13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.
Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:
Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах - и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
Если у сотрудника маленький ребёнок и его не с кем оставить – нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счёт, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.
Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
Не забывайте поздравить сотрудника с днём рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
Не допускайте паники и пережёвывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удалённая работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придётся больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, всё это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в Facebook .
biz360
Читайте также: