К общественным отношениям не относятся оформление документов при приеме на работу

Обновлено: 04.05.2024

При приеме сотрудников на работу важно учитывать множество моментов, игнорирование которых может привести к штрафам.

Процедура затрагивает различные направления — работу с документацией, внесение информации в трудовую книжку, представление отчетной формы СЗВ-ТД, подготовку трудового договора и др.

При приеме работника нужно учитывать изменения, которые произошли в 2021 году. В частности, с 1 сентября изменились правила ведения трудовых книжек, а также появились электронные трудовые и работодатели должны формировать СЗВ-ТД.

Поможем настроить заполнение форм СЗВ в 1С:ЗУП. Звоните!

Бумажная трудовая не проверяется

Электронные трудовые действуют не первый год. Если человек впервые устраивается на работу в 2021 году, для него оформляется трудовая книжка только в электронном формате. В таком случае работодатель не обязан оповещать нового работника, что бумажной трудовой для него не будет (Письмо Роструда от 15.09.2021 г. № ПГ-26715-6-1).

Остальные сотрудники должны были в 2020 году выбрать, какой вариант трудовой книжки по ним будет вестись — бумажный или электронный. При выборе электронной трудовой бумажный вариант выдается ему, и именно он отвечает за его сохранность. Он должен предъявлять эту трудовую при новом устройстве на работу, чтобы подтвердить стаж до 2020 года.

При оформлении сотрудника в 2021 году работодатель должен проверить его бумажную трудовую. Отсутствие записей в ней о ее закрытии показывает, что сотрудник выбрал бумажный вариант ведения трудовой книжки, и, соответственно, новый работодатель должен и дальше заполнять ее в таком виде. Если в трудовой стоит отметка, что работник выбрал электронный вариант, то тогда нужно вести ее в этом формате.

Чтобы подтвердить трудовой стаж сотрудника, выбравшего электронный вариант, ему выдается справка по форме СТД-Р.

Сотрудник принимается на работу без паспорта

В ст. 65 ТК РФ указан перечень документов, обязательных для предъявления при трудоустройстве. Первым из них указан паспорт или документ, удостоверяющий личность.

К примеру, у сотрудника нет при себе паспорта — утерян или переоформляется. Может ли работодатель принять на работу сотрудника, если он предъявит справку от ФНС?

Нет, этого делать нельзя. Справка — это не документ, который удостоверяет личность. В такой ситуации работодатель вправе требовать временное удостоверение личности.

Определенные категории сотрудников допускаются к выполнению работы без обязательных медосмотров

Такие категории работников указаны в ст. 213 ТК РФ. Также Приказом Минздрава от 28.01.2021 г. № 29Н регламентирован порядок проведения медосмотров сотрудников.

При допуске сотрудников к выполнению профессиональных обязанностей без медосмотра выписывается штраф — до 130 тыс. руб. (п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Трудовой договор подписывается до ознакомления сотрудника с важными документами

Работник должен быть ознакомлен с внутренней документацией компании до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). В частности, к таким документам относятся правила внутреннего трудового распорядка, колдоговор и иные локальные документы.

Сотрудник ставит подпись под каждым из документов, с которыми он ознакомлен.

В трудовом договоре нет обязательных сведений или условий

При заполнении трудового договора работодатель ориентируется на ст. 57 ТК РФ. Если какие-то сведения отсутствуют, то их нужно указать прямо в тексте соглашения.

Недостающая информация оформляется в виде допсоглашения или приложения к трудовому договору. Оно подготавливается только в письменном виде и подписывается обеими сторонами.

В трудовом договоре фиксируется дополнительное условие — рабочее место, а не обязательное — место работы

В ст. 209 ТК РФ сказано, что понимается под рабочим местом — это место, где человек находится или куда прибывает для выполнения профессиональных обязанностей. Оно прямым или косвенным образом контролируется работодателем.

По ст. 57 ТК РФ работодатель обязан зафиксировать структурное подразделение. Когда сотрудник оформляется на работу, указывается название компании и населенный пункт.

В трудовом договоре не содержатся условия труда

В трудовом соглашении непременно нужно фиксировать условия труда на рабочем месте. В Законе от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ указано четыре класса условий труда — оптимальные, допустимые, вредные, опасные.

В трудовом договоре не указываются такие условия как характер работы и режим рабочего времени, когда это требуется

Если режим рабочего времени и отдыха для определенного работника отличается от общепринятого в компании, этот момент нужно фиксировать в трудовом договоре.

Упоминание в договоре характера работы важно в ситуации, когда в организации трудятся водители, курьеры, экспедиторы и т.п.

Дата заключения трудового договора перепутана с датой его составления

В трудовом договоре требуется проставлять именно дату его заключения.

Заключение срочного трудового договора, когда нет на это права

Если оформлен срочный договор в случае, не регламентированном трудовым законодательством, условие о срочности не имеет юридической силы.

Работодателю нужно учитывать ст. 59 ТК РФ и верно указывать срок действия срочного соглашения — дату или срок наступления события, а также указывать причины и обстоятельства его заключения.

При указании оплаты труда в трудовом договоре допущены неточности

Одно из обязательных условий трудового договора — оплата труда. Необходимо в каждом договоре прописывать размер тарифной ставки или оклада. Кроме того, требуется прописывать доплаты и надбавки при их наличии.

Испытательный срок — это понятие из Уголовно-исполнительного кодекса РФ. Термин срока испытания указан в ст. 70 ТК РФ.

Приказ о приеме на работу не соответствует условиям трудового договора

Согласно ст. 68 ТК РФ содержание приказа о приеме должно быть аналогичным условиям трудового договора.

Работника требуется ознакомить с приказом под подпись не позже трех дней с даты фактического начала работы.

В трудовую книжку проставляется запись о приеме с указанием неверной даты

В трудовой книжке требуется проставлять запись о приеме на работу именно той датой, которая уже указана в приказе о приеме и в трудовом договоре.

Отчет СЗВ-ТД не направляется в ПФР

При трудоустройстве нового сотрудника на него нужно подать отчет СЗВ-ТД в ПФР. Документ передается не позже следующего дня, идущего за днем издания приказа о приеме на работу.

Узнайте как работаем и отдыхаем из нашего производственного календаря на 2022 год .

Устраиваясь на работу, человек несет с собой не только багаж знаний, умений и надежд, но и определенные документальные подтверждения своей личности, компетентности и законопослушности. Проходя процедуру официального трудоустройства, нужно уделить внимание документальной стороне процесса. Законодательно предусмотрен определенный перечень документов, которые должны быть на руках у каждого соискателя при установлении трудовых отношений. На практике этот перечень обычно дополнительно расширяется за счет требований работодателя.

Вопрос: Какие документы об образовании возможно потребовать при приеме на работу медицинского работника для проведения предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей?
Посмотреть ответ

Рассмотрим, какие бумаги при заключении трудового договора обязательны, а относительно требования каких можно поспорить, и стоит ли это делать.

Документы, необходимые при поступлении на работу по ТК РФ

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 дает перечисление документов, которые обязательны к предъявлению лицом, устраивающимся на официальную работу. К ним относятся следующие бумаги.

Документ, удостоверяющий личность соискателя. Обычно это паспорт. В законе допускается предоставление иных документов, удовлетворяющих той же цели, но не раскрывается, каких именно. На практике в качестве такого удостоверения могут служить документы, содержащие фотографию владельца и основные сведения о нем:
заграничный паспорт – примут у иностранных граждан или нерезидентов России;
свидетельство о рождении – если по каким-либо причинам трудоустраивается ребенок до 14 лет;
военный билет – для военных, начиная со звания прапорщика или мичмана;
удостоверение беженца – для людей, утративших документы в результате общественных катаклизмов, которые получили документ иммигранта путем ходатайства о признании беженцем;
справка об освобождении из мест заключения – если трудоустраивается работник, вышедший после тюремного срока;
свидетельство, что в России предъявителю предоставлено временное убежище;
водительские права – в некоторых случаях могут заменить паспорт.

ВАЖНО! Из всего перечня указанных в ст.65 ТК РФ документов только этот является безусловно необходимым при устройстве на работу. Его отсутствие – абсолютная причина для отказа в трудоустройстве. Все остальные документы могут потребоваться при определенных обстоятельствах, а иногда можно обойтись и без них.

Эксперты поясняют, почему работодатель не может отказать в трудоустройстве соискателю, если он предъявил удостоверение личности военнослужащего, а не военный билет.

К СВЕДЕНИЮ! Работодатель имеет право для подтверждения уровня, указанного в предоставленных документах, назначить сотруднику испытательный срок или дополнительную аттестацию и принимать решение о трудоустройстве, исходя из результатов.

это первое официальное трудоустройство гражданина;
человек устраивается на работу по совместительству;
трудовая книжка утеряна или повреждена.

СНИЛС ранее не оформлялся (человек официально нигде не работал);
карточка утрачена;
со времени выпуска карточки изменились персональные данные (фамилия).

ВАЖНО! Законодательство РФ ЗАПРЕЩАЕТ требовать от устраивающегося на работу лица любые дополнительные документы.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

Некоторые специальности и должности, связанные с определенными законодательными требованиями, нуждаются в документальном подтверждении особенностей личности соискателя. ТК РФ и отдельные нормативные акты предусмотрели для таких профессий некоторую дополнительную документацию, которую вправе затребовать работодатель при трудоустройстве:

водительское удостоверение соответствующей категории (если работник устраивается на должность, предусматривающую вождение определенного вида транспорта);
медицинская книжка (необходима при занятии должности в педагогической, медицинской, торговой сферах, а также для работников общественного питания);
разрешение на работу, выданное Федеральной Миграционной службой – для граждан других государств, устраивающихся работать в России;
свежая справка о прохождении медицинского осмотра (по форме 086-У) об отсутствии противопоказаний для указанной профессиональной деятельности – для видов работы, связанных с опасностью для здоровья или в неблагоприятных условиях, а также для всех несовершеннолетних соискателей;
справка об отсутствии судимости и/или уголовного преследования (возможно, о реабилитации после такового) нужна для некоторых должностей, предусматривающих ограничения по этому признаку, например, для работы в судебной системе.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
- ФИО и должность работодателя;
- ФИО будущего сотрудника и его адрес;
- заглавие документа – заявление;
- просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
- особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
- подпись и расшифровка ФИО;
- дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

справка о беременности;
удостоверение многодетной семьи;
справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
справка о донорстве;
свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Какие документы нужны при приеме на работу, подробно рассказывается в Трудовом кодексе. В ст. 65 проводится анализ списка документов, представляемых работником в обязательном порядке в соответствии с законным требованием нанимателя, а также описываются нюансы документооборота при трудоустройстве.

Обязательные по ТК РФ документы при приеме на работу

Список документов, представляемых будущим сотрудником при заключении трудового контракта, приводится в ст. 65 ТК РФ. Эти документы являются обязательными. Их можно условно разделить на 2 группы. Первая — это документы, которые обязан представить любой работник любому работодателю. Вторая — документы, которые должен представить работник, имеющий определенный статус, или документы, обязательно запрашиваемые нанимателем в связи с особенностями предлагаемой работы.

К первой группе относятся:

паспорт или иное удостоверение личности;
трудовая книжка;
СНИЛС.

ВНИМАНИЕ! С 01.04.2019 работник может предоставить либо страховое свидетельство, либо электронный документ — подтверждение регистрации в системе персучета.

К документам, которые требует наниматель в связи с неким особым статусом работника или особенностями деятельности, относятся:

документы воинского учета (для военнообязанных и подлежащих призыву);
диплом, сертификат об образовании, присвоенной квалификации (для исполнителей, которым по должности необходимы специальные знания и навыки);
справка об отсутствии судимости, уголовного производства в отношении работника по установленной форме (для привлечения к работе, исполнителями которой не могут быть граждане, имеющие судимость или прецедент уголовного преследования).

Некоторые из перечисленных позиций нуждаются в дополнительных комментариях.

Паспорт — это основной документ, удостоверяющий личность гражданина РФ. Иным удостоверением личности, кроме паспорта, может быть:

свидетельство о рождении — в случае оформления трудовых отношений с работником, не достигшим 14-летнего возраста;
иностранный паспорт для работников, являющихся гражданами других государств, временно пребывающих/проживающих на территории России;
военный билет, приписное свидетельство, паспорт моряка и пр. для лиц, связанных с военной службой;
справка об освобождении и другие документы, оформленные органами внутренних дел РФ.

Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж работника.

Трудовая книжка может не представляться совместителями (ст. 283 ТК РФ). Когда работник принимается на работу впервые и, следовательно, не имеет трудовой книжки, наниматель обязан ее оформить (ст. 65 ТК РФ).

Перечень дополнительных документов при приеме на работу

Законодатель в ст. 65 ТК РФ отмечает, что в случае определенных особенностей работы наниматель имеет право потребовать дополнительные документы от работника, однако такое требование основывается исключительно на нормативно-правовых актах Президента РФ, Правительства РФ и на федеральном законодательстве.

Перечень дополнительных документов открытый, поэтому определяющим является то, что истребование любого дополнительного документа должно иметь законное основание.

Приведем примеры дополнительных документов при приеме на работу.

При привлечении для работы в районы Крайнего Севера работодатель требует представить медицинское заключение, подтверждающее возможность работы в этой местности (ст. 324 ТК РФ). Также медицинское заключение повсеместно требуется при поступлении на работу в организациях, связанных с оборотом пищевых продуктов. В соответствии с приказом Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 работник в обязательном порядке представляет личную медицинскую книжку. Медицинское заключение также требуется при привлечении для выполнения работы, связанной с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ).

При приеме на работу иностранца работодатель дополнительно требует представить полис ДМС, разрешение на работу (патент) для временно пребывающего, разрешение на временное проживание либо вид на жительство для временно проживающего иностранного гражданина (ст. 327.3 ТК РФ).

Ст. 65 ТК РФ запрещает требовать какие-либо другие документы, за исключением описанных выше: обязательных документов при поступлении на работу и дополнительных, установленных законодательством.

Эксперты КонсультантПлюс разъяснили нюансы оформления на работу различных специалистов. Переходите в Путеводитель по кадровым вопросам и узнайте, кто должен проходить мед.осмотр, какие документы требовать от работников, здесь же вы найдете образцы заполнения кадровых документов и мн.др. А если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ. Это бесплатно.

Документы, необходимые при приеме на работу для реализации социальных и налоговых гарантий работника

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
документы, подтверждающие состав семьи;
другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Список документов, издаваемых при приеме на работу

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

трудовой договор;
приказ о приеме на работу (с приказом ознакомьте работника под подпись в течение 3 дней);
личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Итоги

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Как наладить работу с кадровыми документами в компании и избежать штрафов.
Разбираемся с практикующим кадровиком Татьяной Калугиной.

Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.

Что делать в первую очередь

Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.

Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).

Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.

За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:

Обязательные кадровые документы

В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.

1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек

Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.

2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)

3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)

4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)

Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.

5. Штатное расписание

Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.

6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)

График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.

7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)

Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.

8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)

Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.

10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

Хранится в бухгалтерии.

11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.

12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет

Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.

Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).

13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет

Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.

14. Основания к приказам по трудовым отношениям

К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:

Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.

15. Личные карточки работников (Т-2)

16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)

17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)

18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)

В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.

19. Разрешения на обработку персональных данных работников

За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.

Дополнительный список кадровых документов

Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.

1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)

2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне

Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.

3. Положение об аттестации

Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.

4. Должностные инструкции

6. Графики сменности

Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.

7. Гражданско–правовые договоры

Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.

8. Договоры о материальной ответственности работников

Татьяна Калугина Эксперт-практик в области кадрового делопроизводства, управления персоналом, преподаватель Русской Школы Управления.

Кадровые ошибки при найме персонала приносят компании убытки. По исследованию бизнес-консультанта Дэвида К. Уильямса расходы компании могут достигать $50 000. Это только на одного неправильно подобранного специалиста. А если их 5? 10? 100?

Рассмотрим главные этапы и правила найма работников для создания команды мечты — как подготовить и провести собеседования, на что обращать внимание при разговоре с кандидатом и что делать, чтобы сотрудники не уходили из компании.

Этап 0. Профиль должности

Распространенная ошибка руководителей — не составлять профиль должности. Часто процесс найма происходит так: компании нужен IT-специалист. Руководитель дает задание закрыть вакансию, рекрутер публикует объявление, где указывает должность, фронт работ, условия и выбирает кандидата, исходя из представленных соискателями данных. При таком подходе не всегда можно найти классного специалиста, или найти, но не того. Да и вольется ли он в коллектив и станет членом команды — большой вопрос.

Поэтому важное место среди правил найма работников занимает составление профиля должности — документа с подробным описанием знаний, умений, навыков и черт характера, которыми должен обладать сотрудник в идеале. Подробно — значит развернуто, с указанием дополнительных желательных или обязательных качеств.

Обязательные пункты, которые нужно описать в профиле должности:

Профессионализм. Требования к профессионализму соискателя, которые важны для компании: опыт работы, наличие профильного образования, дипломы, курсы повышения квалификации, участие в конкурсах и т.п.
Hard skills — навыки и умения, которые возможно наработать только в процессе выполнения деятельности. Например, обслуживание клиентов, ведение сложных переговоров, опыт работы с определенными программами.
Soft skills – все, что касается коммуникации и выступлений, работы в команде. Это умение планировать, навыки подготовки докладов и презентаций и т.п.
Личные качества. Какие свойства характера кандидата важны для компании: терпеливость, тактичность, умение слушать других, честность, энергичность, самоконтроль, находчивость, амбициозность, стрессоустойчивость.

Этап 1. Поиск кандидатов

На основании разработанного профиля должности составляют текст вакансии, указывая в ней характер и объем работы, условия найма, необходимые (и) желательные качества соискателя. Чем больше людей увидят вакансию — тем больше шансов найти профессионала.

Этап 2. Составление опросного листа

Этот этап также сэкономит время и деньги, так как после анкетирования часть неподходящих кандидатов отсеется и сними не нужно будет проводить личное собеседование. Анкета помогает узнать больше о кандидате — его привычках, сильных/слабых сторонах, убеждениях или достижениях. Также это дополнительный фактор оценки — если соискатель быстро заполнил и отправил опросник, то он, скорее всего, ответственно подходит к работе и выполняет ее быстро.

Что должно быть в опроснике:

Примеры вопросов для оценки личных качеств кандидата.

Для оценки активности кандидата:

Занимаетесь ли вы спортом и каким?
Проходите ли курсы, тренинги? Как часто?
Участвуете ли в благотворительных или волонтерских мероприятиях?

Для оценки самостоятельности:

Часто ли вам напоминают о том, что нужно что-то сделать?
Как часто вы работаете в режиме горящего дедлайна?
Как вы организовываете свой учебный график?

Для оценки ответственности:

Часто ли вам напоминают о текущих задачах, которые нужно выполнить?
Были ли случаи, когда вы срывали дедлайн?
Что вы будете делать, если коллега, с которым вы работаете над проектом, заболел и не выполнил свою часть работы?

Для оценки коммуникабельности:

Легко ли вы знакомитесь с новыми людьми?
Когда вы посещаете мероприятия, вы берете контакты участников? Поддерживаете с ними потом связь?

Вопросы лучше составлять с применением реальных ситуаций, так можно будет проследить логику действий человека и понять мотивы его поступков.

Важно: укажите в анкете пункт о согласии со сбором персональных данных согласно 152-ФЗ от 26.06.2006 г.

После анализа и отбора анкет оставшихся кандидатов можно приглашать на личное собеседование.

Этап 3. Личное собеседование

К личному собеседованию тоже нужно подготовиться — записать основные вопросы, которые нужно задать кандидату, подобрать ситуации, которые нужно решить, чтобы проверить быстроту его реакции и мышление. Можно использовать тесты, логические задачи или задачи, требующие нестандартного решения.

Собеседование проводят в офисе, по скайпу или назначают встречу в неформальной обстановке. При выборе места главное, чтобы вас не отвлекали.

Главное правило собеседования при найме работников — дать выговориться соискателю. Чем больше он скажет, тем точнее вы сможете оценить его. На каждой анкете отмечайте свои мысли по поводу кандидата, что понравилось, что нет, — при принятии решения это вам поможет.

Эксперты Harvard Business Review определили главные качества сотрудников для создания команды мечты:

управленческие навыки и стратегическое мышление,
социальные навыки,
стремление к росту и трудолюбие.

Важно: делать выбор на основании данных, а не эмоций. Вы выбираете не друга для посиделок, а сотрудника, поэтому на первом месте должны быть компетенции человека, а не симпатия к нему.

Этап 4. Испытательный срок

Обычно кандидат проходит испытательный срок в компании. В условиях реальной работы становится видно, правильный ли вы сделали выбор.

Если вы заметили, что человек не справляется, или он не ладит с коллегами, или халатно относится к своим обязанностям, то не торопитесь его увольнять. Сначала нужно понять причины — может быть, у него конфликт с коллегами, или ему просто не хватает знаний для выполнения задач. А, может быть, он действительно саботирует работу? В зависимости от ответа принимайте решение — обучить, перевести на другую позицию или уволить.

Увольнение — это стресс не только для работника, но и руководителя. Чтобы сгладить неприятное известие и сохранить лояльность сотрудника, нужно увольнять правильно. Так можно избежать многих проблем.

Этап 5. Удержание

Нанять грамотного сотрудника — это половина успеха. Его нужно удержать. По данным компании Deloitte, привлечение нового сотрудника обходится компании в сумму 3-4-х месячной зарплаты старого, поэтому для компании на первое место выходит вопрос мотивации персонала.

После материального фактора идут нематериальные — комфортная атмосфера в коллективе, возможности карьерного роста и масштабные и интересные задачи.

По исследованию Hays, 56% профессионалов уходят из компании, потому что не видят возможности для развития. Мотивационные бонусы помогают снизить отток кадров и компенсировать размер заработной платы.

Предложить мотивационные бонусы своим сотрудникам может не только крупная компания, для малого бизнеса есть простые решения вознаграждений для сотрудников, которые помогают увеличить лояльность персонала к работодателю.

Дополнительные факторы мотивации, которые важны для сотрудников:

публичное признание успехов,
корпоративные тренинги,
корпоративные праздники.

Задача мотивационной программы — сделать сотрудников счастливыми. А счастливые сотрудники сделают счастливыми клиентов, а, значит, возможностей для развития бизнеса станет больше. Интересно, что для удовлетворенности сотрудникам не нужно больше денег, достаточно делать правильные подарки.

Читайте также: