К какой функции руководителя относится обеспечение понимания сотрудниками задач

Обновлено: 16.05.2024

Функции руководителя в организации — это отдельные направления деятельности управленца в рамках исполняемых им обязанностей.

Функция - это отдельный своеобразный вид деятельности, который предполагает наличие определенных навыков, знаний, умений. структура взаимодействия руководителя и подчиненных в компании.

Руководитель – это лицо, задающее направление и форму деятельности подчиненным, которые обязаны выполнять распоряжения для достижения общей цели. Он возлагает на себя функции исполнителя только для того, чтобы быть в курсе специфики деятельности. Смысл обязанностей руководителя заключается в структурировании работы сотрудников.

Руководитель – это ведущее и организующее звено в системе управления.

Если говорить о функциях руководителя, то мы обсуждаем главные исполняемые им обязанности, а именно: организацию; учет и контроль; выработку и принятие управленческих решений; регулирование и корригирование; сбор и преобразование информации.

Сейчас ученые считают основой классификации функций всю структуру работы руководителя в коллективе, а не сепарированные циклы управления производством. При том, что функции руководителя позиционируются не только в форме его административной роли, но и учитываются его социальные, социально-психологические и воспитательные обязанности. К этим всем функциям смело можно добавлять организаторскую деятельность, педагогическую функцию, а также экспериментально-консультативную, психотерапевтическую и представительскую. Причем все они осуществляются параллельно и одновременно.

Готовые работы на аналогичную тему

Основные функции руководителя

К числу основных функций руководителя относятся:

Административно-организационные. Руководитель, опираясь на официально утвержденные обязанности и права, объединяет действия сотрудников организации в одну движущую силу:

контролировать процесс выполнения заданий;
распределять обязанности между сотрудниками;
оценивать результат и нести ответственность за деятельность отдельных сотрудников и всей группы перед вышестоящими инстанциями.

Стратегические - постановка целей и разработка методов их достижения. Планирование в рамках данных функций определяет конкретные задачи способы их решения, а также отвечает следующим вопросам:

Этап выполнения работы, на котором мы находимся в данный момент?
В какую сторону действовать дальше и какие решать задачи следующими?
Средства и методы, которыми будем пользоваться дальше?

Экспертно-консультативные. Руководитель — это то лицо, к которому обращаются как к самому квалифицированному специалисту и источнику корректной информации. Высокая профессиональная квалификация — это опора авторитета руководителя в коллективе Руководитель, назначенный на проект, но не компетентный в области решаемых сотрудниками задач, крайне быстро теряет авторитет, ему подчиняются чтобы избежать взысканий, а реального специалиста ищут в лице неформального лидера.

Коммуникативные. Руководитель это источник важной информации, которая необходима для нормального функционирования рабочей группы. Эта информация передается и обрабатывается в процессе выполнения поставленных задач. Стоит отметить, что в этом случае коммуникативность — необходимое качество руководителя. Он может быть открыт для общения с сотрудниками и выступать в роли лидера. Или же строить систему связей по принципу четкой субординации, т. е. коммуникативен только с другими руководителями одного с ним уровня и отдален от коллектива. В таком случае гарантировано эмоциональное одиночество и нельзя рассчитывать ни на какое воздействие, кроме должностного.

Функция представительства. Руководитель — официальное лицо, представляющее команду во внешней социальной среде. На конференциях, совещаниях он говорит от имени всех участников коллектива, по его поведению делают выводы о коллективе в целом. Потому поведение руководителя-лидера обязано равняться самым высоким стандартам общественного поведения. Он должен хорошо владеть навыками делового общения, хорошими манерами, культурой речи.

Время владельца бизнеса — ценный ресурс. И направлять его нужно только в те области, которые способны дать рост и развитие компании. Поэтому важно делегировать все дела, какие только возможно, персональному помощнику, практически правой руке лидера. Но вот как грамотно подобрать такого человека и какие функции безбоязненно передать — это вопрос.

⏱ Время прочтения — 12 минут

Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать

Причины поиска помощника

Компания растет, появляются новые направления, и у руководителя не хватает времени, чтобы контролировать ключевые точки в каждом из блоков работ.

Если вы ловите себя на мысли, что всё держится на вас, что легче всё сделать самому, чем кому-то отдавать, и, как следствие, ваш рабочий день растягивается до бесконечности, вы всё меньше и реже общаетесь с друзьями и близкими, то самое время спланировать передачу части операционных вопросов и начать делегировать задачи, которые может сделать другой человек.

3. Имиджевые.

Статус руководителя, несомненно, важная вещь. И в некоторых случаях важно, чтобы в общении с клиентами и контрагентами организационные вопросы по встречам и документам решал не лично руководитель, а его помощник.

Какой бы причиной ни руководствовались вы, плюсы от появления такого сотрудника вы оцените довольно быстро. Помощник, взяв на себя организационные и рутинные задачи, вернет вам возможность заниматься действительно важными, стратегическими вопросами.

Однако даже при таких очевидных преимуществах многие руководители долго не решаются взять себе помощника. Самая распространенная причина — некогда: трудно искать, долго обучать, неизвестно, подойдет ли новый человек, а ресурса (и материального, и морального) на всё это нужно немало. Представляя эти дополнительные затраты, многие руководители откладывают принятие решения о помощнике на неопределенное время, продолжая каждый день на работе погребать себя под рутинными задачами.

В них входит отправка документов, подтверждение встреч и платежей, бронирование машин, ресторанов, билетов, написание типовых писем, контроль плановых вопросов. Для более точного ответа на этот вопрос попробуйте вести 3–4 дня дневник рабочего дня, в котором будете отмечать типы активности и время, потраченное на них. Если процент таких задач более 40%, то вам точно пора задуматься о помощнике.

Например, стратегия развития, отношения с ключевыми клиентами, поставщиками. Если подобная работа постоянно откладывается или занимает менее 40% вашего рабочего времени, то пора задуматься о помощнике.

Если в компании появится сотрудник с окладом 50 000 — 100 000 рублей, насколько расходы на его содержание будут критичными для бизнеса?

Если вы приняли решение о найме персонального помощника, то перед вами встает еще несколько вопросов:

Где и как искать подходящего человека?
Как оценить квалификацию кандидата?
Какой уровень оклада ему предложить?
Какие задачи делегировать?

По стратегии поиска существует несколько подходов, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы. Итак, способы поиска помощника директора:

Спросите, нет ли у них знакомых с нужными навыками, которые ищут работу. В данном поиске есть свои преимущества: вы не тратите время на поиск и отбор, вы не платите знакомым, вам дают развернутые рекомендации на кандидата. Но есть очень большие недостатки: вы берете не того человека, который подходит именно вам, а того, кого посоветовали. В некоторых случаях не очень удобно отказывать родственникам или знакомым, которые не просто предлагают кандидата, но и всячески его расхваливают или рекомендуют взять. Отказывая в таком случае, вы как бы демонстрируете недоверие рекомендателю.

Такой подход однозначно сэкономит вам время на первичном подборе. Опытные рекрутеры предоставят вам резюме нескольких кандидатов, подходящих по требованиям и с проверенными рекомендациями. К минусам этого варианта найма можно отнести платность услуги, а также то, что хорошего рекрутера также еще надо найти, иначе можно получить не лучших и тщательно отобранных, а просто первых попавшихся кандидатов. Поэтому рекомендуем искать исполнителя такой задачи на проверенных площадках, таких как HRspace.

Шаги по поиску помощника

1. Сформулируйте требования.

Определившись с тактикой поиска, очень важно четко сформулировать требования к будущему сотруднику. Четкое понимание, кто вам нужен, позволит быстрее разбирать отклики на вакансию. Определитесь с функционалом помощника:

2. Оцените уровень квалификации.

Наиболее успешный метод определения уровня квалификации кандидатов — структурированное интервью по компетенциям. Точно зная, какие компетенции нужны в вашей компании, задавайте вопросы о том, что кандидат делал в схожих ситуациях. Таким образом вы оцениваете его действия, а не его самоописание как квалифицированного специалиста. Например, что делал человек при столкновении с агрессивным посетителем в приемной. Какие шаги предпринимал в условиях аврала, когда одновременно надо было сделать несколько задач. Как принимал ключевые решения в жизни — например, о выборе места учебы, о смене работы и т. д. Таким образом вы сможете оценить его подход к решению конфликтных ситуаций, умение расставлять приоритеты и реальные критерии принятия решения.

3. Определите уровень оклада.

4. Продумайте характеристики рабочего места.

После того как вы нашли себе помощника, важно избежать нескольких наиболее часто встречающихся ошибок.

Не стоит рассчитывать, что с первых же дней появления у вас персонального помощника ваша жизнь кардинально изменится. Учитывайте период адаптации и погружения — никто не способен сразу же начать делать всё и идеально! Человеку просто необходимо время, чтобы понять, что и как у вас в компании устроено. И на начальном этапе именно вы будете вкладывать силы в обучение нового специалиста, зато потом он снимет с вас огромное количество задач.

Другая крайность: желание оградить нового сотрудника от рабочих трудностей, пока он не разберется в деталях и не адаптируется. Излишнее ограждение от сложных задач не дает возможности профессионального роста и не разгружает руководителя. Если вы понимаете, что вам легче всё сделать самому, чем вновь и вновь объяснять помощнику, то вам явно надо его менять.

Даже если вы наняли суперопытного бизнес-ассистента, ключевые решения по работе с подчиненными, с клиентами, контрагентами, должны оставаться за вами, как за руководителем. Высококлассный помощник может провести предварительный анализ, подготовить данные, уточнить ситуацию, но основные переговоры и решения — всегда ваша задача.

9 функций персонального помощника

Итак, какие функции стоит передать помощнику и какие задачи он может закрывать, причем даже работая удаленно, что крайне актуально сегодня.

Задание несложное, но при этом руководитель экономит кучу драгоценного времени.

Ситуация: завтра у директора координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут шеф понимает, что не попросил его подготовить интересующий документ. Он не обращается к руководителю службы финансов, а пишет помощнику.

Руководителю нужна презентация. Он говорит об этом помощнику, и тот передает запрос от лица директора дальше.

К тому же помощник следит, чтобы встречи не пересекались и не шли сплошным потоком — чтобы руководитель бизнеса не был перегружен. Если назначается встреча, которая выходит за рамки обычного рабочего времени, — ассистент дополнительно согласовывает это с руководителем.

Шеф может увлечься: долго работать над каким-то проектом, засидеться с кем-то на совещании. Помощник напоминает ему о том, что нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то ехать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.

Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными и важными событиями.

Иногда шеф делает какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна компенсировать руководителю его траты, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Эта задача также делегируется помощнику.

Как отслеживать эффективность помощника

Важные качества помощника

Избавиться от привычки делать всё самому непросто, но поверьте — оно того стоит! Учитесь делегировать, и ваши освободившиеся ресурсы поведут ваш бизнес к новым успехам в разы эффективнее.

Читайте также: