Это заранее запланированная встреча с повесткой дня чтобы обсудить и оценить конкретную работу

Обновлено: 28.04.2024

По правде говоря, повестка дня, выходящая из-под пера большинства людей, имеет жалкий вид. Она мало чем отличается от списка вопросов, которые выносятся на обсуждение. Конечно, это лучше, чем ничего, однако ее справедливее называть памятной запиской, напоминающей о том, что нужно сделать.

Проработанная повестка дня помогает провести совещание быстрее, делает его более продуктивным и понятным для всех. Она предотвращает беспорядок и пустую трату времени, позволяет получить конкретный результат или решение по каждому пункту.

Значение хорошо подготовленной повестки дня становится очевидным на фоне того, что нередко происходит, когда список вопросов выдают за повестку.

Задумайтесь, как часто с приведенными ниже примерами приходится сталкиваться во время совещаний?

Осталась малость — понять, что для этого нужно делать 🙂

ПУНКТЫ ПОВЕСТКИ

Первое, что нужно сделать, это определить, какие вопросы следует выносить на обсуждение. Мысленно вы, конечно, уже представляете, о чем должна идти речь, плюс пожелания со стороны ваших сотрудников. Еще один немаловажный источник тем для обсуждения — протокол прошлого совещания (будем считать, что это не однократное мероприятие).

После того как перечень вопросов составлен, чаще всего оказывается, что слишком велик. Регулярное совещание коллектива не должно выходить за пределы часа — у людей на большее нет времени, да и вопросам, когда их слишком много, невозможно уделить должного внимания.

Совещания команды проекта или совместные совещания отделов могут потребовать больше времени, но и они, как показывает практика, не должны длиться более двух часов. Вы стремитесь провести совещание по возможности быстрее, но каждый раз препятствием становится слишком длинный перечень вопросов.

Сократить повестку дня помогут следующие рекомендации:

Если повестка дня оказалась длиннее, чем обычно, перенесите несрочные вопросы на следующее совещание (конечно, этого не стоит делать, если вы знаете, что и в следующий раз повестка будет не менее длинной).
Подумайте над тем, нельзя ли какие-либо вопросы рассмотреть в более узком кругу или передать их руководству. Тогда решение по ним можно обнародовать на совещании без какого-либо обсуждения.
Возможно, более простым и продуктивным выходом будет проведение не одного, а нескольких совещаний. Если хорошо спланировать эти совещания, то не обязательно приглашать на каждое из них всех сотрудников. Это позволит также провести их быстрее (небольшие совещания всегда проходят быстрее).
Некоторые пункты повестки дня являются информационными. Мы рассмотрим их более подробно несколько позже, сейчас же отметим, что часто они не требуют вынесения на совещание — можно просто разослать соответствующий документ и исключить пункт из повестки.

УПОРЯДОЧЕНИЕ ПОВЕСТКИ

Второй этап — придание пунктам повестки определенного логического порядка. Это вовсе не означает, что самый важный пункт обязательно должен оказаться первым. Приведенные ниже рекомендации позволят эффективно упорядочить повестку.

СООТВЕТСТВИЕ ЦЕЛИ

Проанализируйте содержание каждого пункта повестки дня с учетом поставленной цели и убедитесь в том, что предлагаемые для обсуждения вопросы имеют отношение к данному совещанию. Уберите все нерелевантные вопросы — возможно, их следует обсудить в более узком кругу или вообще с одним-единственным человеком, которого они затрагивают напрямую, а не выносить на общее совещание.

НИКАКИХ ОТСТУПЛЕНИЙ

Один из лучших способов сберечь время на совещании — это запретить отступление от повестки, т.е. не давать людям выдумывать вопросы. Есть любители навязать аудитории в своих целях такой вопрос, к которому никто заведомо не готов. Иногда в самый последний момент просят включить в повестку дня дополнительный вопрос. Никогда не соглашайтесь на это, какими бы уважительными ни казались причины.

Первыми в повестке дня должны стоять вопросы, требующие неотложного решения. Совещание может начаться вовремя, однако всегда существует вероятность того, что какое-нибудь непредвиденное обстоятельство (тот же пожар) не даст довести его до конца.

Иногда один вопрос зависит от решения другого, это должно найти отражение в повестке. Например, обсуждать график мероприятий на выставке, организованной Национальным советом по электронике, не стоит до тех пор, пока вы не решили, будете ли участвовать в ней.
Имеет смысл сгруппировать взаимосвязанные вопросы так, чтобы людям не пришлось перескакивать с одной темы на другую и обратно во время совещания.

Это были логические соображения, но на порядок вопросов в повестке дня влияют еще и психологические факторы.

Люди обычно лучше соображают и более активны в начале совещания, поэтому вопросы, требующие свежих идей и изобретательности, лучше передвинуть вперед.
Внимание притупляется через 15-20 минут, именно в этот момент лучше всего начать обсуждение злободневного вопроса, который взбодрит присутствующих.
Одни вопросы сплачивают людей, другие разобщают. Учитывайте это при формировании повестки. Может быть, вам лучше начать с того, что объединяет, а затем перейти к более спорным вопросам. Возможно, наоборот. Так или иначе, вам необходимо понимать, что вы делаете, поскольку настроение собравшихся может измениться кардинальным образом.

ПОЯСНЕНИЯ

То, что находится в вашем распоряжении, это еще не повестка дня; это всего лишь список тем для обсуждения. Теперь вам нужно превратить его в повестку. Для этого необходимо раскрыть подробности. Ясность для повестки более важна, чем краткость. Не страшно, если ваша повестка не умещается на одном листе, коль скоро она помогает всем понять, о чем пойдет речь на совещании.

Если вы сформулируете предмет обсуждения ясно, пункт вашей повестки дня может выглядеть следующим образом:

формат;
дизайн;
содержание;
график подготовки.

Это уже кое-что. Теперь каждый может точно сказать, что выносится на обсуждение, прочитать необходимые материалы и подготовить соображения. Однако есть еще одна сторона вопроса. Мы можем прекрасно знать, о чем идет речь, но не иметь ни малейшего представления, для чего нужна дискуссия.

Существуют лишь три цели, ради которых стоит включать вопросы в повестку дня:

сообщить информацию;
инициировать действие;
принять решение.

Рассмотрим их немного подробнее и покажем, что любой вопрос так или иначе попадает в одну из этих категорий.

ИНФОРМАЦИЯ

Это может потребоваться, если:

информация требует разъяснений и вызывает у людей вопросы; информация должна исходить от конкретного лица;
информация имеет очень большое значение для присутствующих на совещании.

На совещания, например, нередко выносятся отчеты о ходе реализации проектов, которые вызывают у присутствующих вопросы.

ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА

Подпункты одного и того же вопроса в повестке неплохо было бы выделить каким-нибудь специальным знаком.

ДЕЙСТВИЕ

Вопросам, попадающим в эту категорию, обычно предшествует дискуссия.

В конце ее определяется действие, которое должно произойти. Существует множество разновидностей подобных вопросов, например:

согласование конкретной даты созыва следующего совещания;
образование нового комитета, который должен детально разобраться с вопросом и доложить о результатах;
принятие конкретных мер: от назначения нового дизайнера и сокращения времени подтверждения приема онлайнового заказа до 10 минут до изменения вида упаковки с тем, чтобы легче было открывать.

РЕШЕНИЕ

Итак, можно со всей определенностью утверждать, что вам нужно обсудить тот или иной пункт повестки, но обсуждение неизменно должно приносить определенный результат. Это не пустой разговор, в конце его необходимо принять решение или согласовать действие, которое позволяет продвинуться дальше.

Возможно, для вас очевидно, к какому результату должно привести обсуждение каждого пункта повестки, но пусть об этом узнают и все остальные. Укажите его в повестке дня. Конечно, ее объем может значительно увеличиться, но это не страшно. Чем более информативной она будет, тем лучше смогут подготовиться участники совещания к обсуждению вопросов.

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Возникает вопрос, где взять время для разработки подобной повестки дня? Не беспокойтесь, на самом деле его требуется не так уж и много. Вся информация уже в ваших руках, изложите ее в письменном виде. Теперь, когда это сделано, у вас появляются собственные соображения, и идет процесс анализа. Остается лишь письменно оформить хорошо проработанную повестку дня.

ДЕЛАЙТЕ ЗАМЕТКИ

Вы прекрасно знаете, какие совещания вам предстоит проводить. Попробуйте делать заметки к каждому из них. Как только что-нибудь случается или возникает мысль, фиксируйте это на бумаге. Попробуйте обдумывать вопросы, пока вы ожидаете ответа на телефонный звонок или подключения к сети через модем. К моменту составления повестки дня основные пункты с детальной расшифровкой наверняка будут уже готовы.

РЕГЛАМЕНТ

С повесткой дня мы почти закончили. Однако есть еще один штрих, которого ей не хватает, чтобы стать действительно полезным инструментом. Необходимо определить регламент, т.е. установить продолжительность обсуждения каждого вопроса. На практике этим мало кто занимается, но это вовсе не значит, что так должно быть. Если пустая трата времени для вас непозволительная роскошь, вам просто необходимо знать, сколько времени действительно требуется на то или иное дело.

Допустим, в повестке дня восемь пунктов, а совещание не должно продолжаться более одного часа. Как избежать ситуации, при которой обсуждение первого пункта растягивается настолько, что на остальные вопросы не остается времени? Очень просто — заранее отвести определенное время на каждый пункт повестки.

Вряд ли стоит делить время совещания на восемь равных частей. Понятно, что обсуждение предложения совместить функции продажи и маркетинга займет больше времени, чем согласование даты следующего совещания.

При выработке регламента исходите из двух соображений:

Сколько времени на обсуждение вопроса требуется;
Сколько времени вопрос заслуживает.

На решение простых вопросов порой достаточно всего нескольких минут, а важные вопросы требуют более длительного обсуждения. При работе над регламентом опирайтесь на свой опыт и здравый смысл, следите за тем, чтобы суммарное время обсуждения не превышало время, отведенное на совещание.

Теперь проставьте время, отведенное на обсуждение, напротив каждого пункта повестки так, чтобы люди настроились либо на обстоятельную дискуссию, либо на быстрое перечисление основных моментов. Проще всего обозначить время начала обсуждения каждого вопроса — так удобнее контролировать ход совещания.

В окончательном варианте пункт повестки дня выглядит следующим образом:

формат — число страниц/размер/цветовое решение и т.п.

дизайн — согласование принципов, объявление конкурса;
содержание — согласование плана (проект прилагается) и требований к тексту;
график подготовки — обсуждение примерного плана работ.

Ну вот, пожалуй, и вся наука составления настоящей повестки дня и лучший способ добиться того, чтобы люди пришли на совещание подготовленными к разговору по каждому вопросу. Когда дело дойдет до совещания, вы убедитесь, что половина битвы уже выиграна.

ОГРАНИЧЕНИЕ СЛОВОБЛУДИЯ

Сотрудники компаний в среднем посещают 207 совещаний в год, 67% из которых являются непродуктивными. Еще полвека назад директора компаний тратили на совещания десять часов в неделю, сейчас — 23 часа.

Просовещавшиеся

То, что совещания — это по большей части пустая трата времени, давно понимают и сами управленцы. Опросив 182 старших менеджеров из компаний, занятых в самых разных сферах, исследователи Университета Северной Каролины выяснили: 65% опрошенных считают, что совещания отвлекают их от работы, 71% назвал их непродуктивными и неэффективными, 62% уверены, что с помощью совещаний не удается сплотить команду.

Совещания часто называют пережитком индустриальной эпохи, когда руководители предпочитали действовать директивными методами, не имели современных средств коммуникации и не слишком заботились об эффективности труда. Но это мнение ошибочно: за последние полвека собрания сотрудников стали и чаще, и длиннее, чем были, например, в 1960-е. Если полвека назад директора компаний тратили на совещания не более десяти часов в неделю, то сейчас — 23 часа.

Переизбыток совещаний — результат неэффективного планирования компаниями своей работы и бюрократизированности управления. Не в последнюю очередь они проводятся потому, что позволяют руководителям почувствовать свою важность.

Разумные рамки

Разочарование в эффективности совещаний побуждает руководство многих компаний директивно ограничивать встречи и по времени, и по числу участников. Гари Вайнерчук, инвестор и консультант таких компаний, как Uber, Snapchat, Facebook, Twitter, Tumblr, советует ограничить совещания 15, а еще лучше тремя–пятью минутами.

Если у вас 30-минутное совещание, вы массу времени потратите на то, чтобы за кружкой кофе обсуждать суперкубок по американскому футболу, который прошел прошлым вечером. А если та же самая встреча ограничена 15 минутами, у всех нет времени отвлекаться на болтовню.

Формат совещания — один из самых неэффективных способов использования рабочего времени: он не вовлекает, не активизирует, не задействует каждого участника, — говорит Роман Тышковский, управляющий московского отделения консалтинговой компании Odgers Berndtson. — У нас количество массовых совещаний сведено к минимуму. Нужно что-то решить голосованием — мы делаем это через корпоративный мессенджер. Нужно что-то придумать — собираемся проектной группой, вдвоем или втроем, привлекая только тех, кому на самом деле нужно решить эту задачу, а не отнимаем время у большой группы непричастных.

Есть и такие компании, которые пытаются изменить сам формат планерок. Например, с начала 2010-х многие известные техно-предприниматели США (среди них основатель Facebook Марк Цукерберг и основатель Twitter Джек Дорси) предпочитают проводить совещания стоя или вовсе прогуливаться, как некогда философ Платон с учениками. Психологи Университета Вашингтона в Сент-Луисе выяснили, что стоячие совещания намного эффективнее обычных: когда люди стоят или ходят, они генерируют больше плодотворных идей и сильнее склонны чувствовать себя единой командой, a главное — такие встречи заканчиваются быстрее.

Мессенджеры вместо совещаний

Современные средства коммуникации позволяют практически полностью избавиться от личных встреч.

Еще в 2013 году программисты Массачусетского технологического института доказали, что компьютерные алгоритмы при помощи анализа фраз, которыми обмениваются участники совещания, могут понимать, принимается в данный момент важное решение или идет обычный треп. Не исключено, что оптимальный способ прекратить бессмысленную болтовню — это доверить организацию совещаний роботам. Прототипы таких решений уже разрабатываются.

Секреты правильного совещания

Кен Нортон, партнер Google Ventures, советует придерживаться этих правил, если вы все же не готовы пока полностью отказаться от совещаний:

1. Собирайтесь для решения конкретной проблемы. Забудьте о еженедельных планерках: и раздавать задания, и собирать отчеты об их выполнении можно и без общих собраний. На совещания нужно выносить только по-настоящему важные вопросы.

3. Совещание не должно длиться более 30 минут. Используйте таймер: если обсуждение превысило намеченные рамки, остановите совещание.

4. Зовите только тех, кого нужно. Участниками встречи должны быть только те, кто причастен к конкретной проблеме. Оптимальное число участников — не более пяти.

5. Следуйте письменному плану. Заранее формируйте повестку собрания и не отступайте от нее, что бы ни случилось.

6. Не бойтесь эскалации разговора. Спокойная и доброжелательная атмосфера порой свидетельствует о том, что всем присутствующим нет никакого дела до проблемы.

7. Приходите без гаджетов. Смартфоны и планшеты — лучший способ сотрудника спрятаться от обсуждения, изображая деловитость.

Эффективное совещание должно быть двигателем производительности на рабочем месте. Совещание — это обсуждение того, куда идет компания, когда нужен мозговой штурм новых идей, обсуждение текущих проблем и принятие важных решений.

К сожалению, многие совещания в конечном итоге являются полной противоположностью продуктивности. Участники совещания проводят первые десять минут, играя с компьютерными технологиями, необходимыми для привлечения удаленных сотрудников, а затем еще несколько минут обсуждают чуть ли не личные планы.

Прежде чем будет достигнут какой-то результат, приходится порой даже отложить совещание, назначить новый срок встречи участников, поскольку становится очевидным, что никакой реальной подготовительной работы перед совещанием не было проведено. А то немногое ценное, что все-таки было достигнуто на совещании, чаще всего, забывается, как только закроется дверь конференц-зала.

И, хотя существует множество приложений и аппаратных средств, чтобы облегчить связь с удаленными сотрудниками в конференц-зале и увидеть и услышать их всех с исключительным качеством изображения и звука, это может не помочь провести эффективное совещание. Как же получить максимальную отдачу от подобных рабочих встреч и совещаний?

Убедитесь, что это совещание вам нужно

В мире есть мало вещей, которые могут быть хуже, чем мучение на совещании. Во многих случаях совещание могло бы быть заменено, например, перепиской по электронной почте. Исследования показывают, что менеджеры среднего звена тратят до 35% своего времени на совещания. А высшее руководство проводит по меньшей мере половину своего рабочего дня на развернутых совещаниях и на встречах с другими людьми. Поэтому прежде чем добавить еще одно совещание к своему графику, следует быть абсолютно уверенным в том, что совещание действительно необходимо.

Вот лишь некоторые вопросы, которые необходимо задать, чтобы решить, нужно ли планируемое совещание:

Нужен ли мне, лицу, планирующему назначить совещание, вклад от других сотрудников компании, чтобы добиться решения поставленных на совещании вопросов и проблем?
Нужна ли встреча лицом к лицу с другими сотрудниками компании для нахождения путей решения поставленных на совещании вопросов?
Будет ли присутствие на совещании, куда планируется пригласить сотрудников компании, лучшим времяпрепровождением, наиболее эффективным методом работы приглашенных сотрудников?

Если ответа на любой из озвученных вопросов нет, лучше всего отложить совещание до тех пор, пока все материалы к нему не будут подготовлены с должной степенью тщательности. Чтобы всем, кто собирается встретиться, имело бы смысл там присутствовать лично и в течение назначенной продолжительности встречи.

Подготовьте и разошлите всем участникам повестку совещания

Один из самых важных способов провести совещание продуктивно — это создать повестку предстоящей встречи, обозначив в ней задачи, которые будут решаться на совещании, и затем заранее поделиться повесткой предстоящего совещания со всеми участниками. Это поможет всем ознакомиться с целями совещания, а также продуктивно подготовиться до начала обсуждения обозначенных вопросов и проблем.

Ряд вопросов, вынесенных в повестку дня совещания, как это ни странно, может разрешиться еще до начала совещания. Поскольку обозначенная проблема, озвученный вопрос к совещанию уже сам по себе есть некий залог успешного решения вопроса или проблемы. Таким образом можно не только сократить время, отведенное на проведение совещания, но и найти решение ряда вопросов, что называется, заочно, еще на этапе подготовки совещания или рабочей встречи.

Совещание же без повестки побуждает его участников приходить совершенно неподготовленными, ибо непонятно, к чему нужно готовиться, какие вопросы будут поставлены, на какие проблемы придется реагировать. Отсутствие информации о целях, задачах совещания, о повестке дня, о мероприятиях, которые будут обсуждаться на совещании, также снимает ответственность с приглашенных участников совещания. Как можно отвечать за то, о чем, возможно, слышишь впервые на совещании, что называется, здесь и сейчас. Таким образом есть повод отложить проблемы, перенести их решение на потом.

Заранее озвученная повестка дня так или иначе настраивает участников совещания на рабочий лад и предлагает им заранее подготовиться к решению проблем, если даже у участников предстоящего совещания нет пока готовых решений. На то оно и совещание, чтобы искать ответы на вопросы коллегиально, помогая друг другу своим уникальными знаниями и компетенциями по заявленным вопросам повестки дня совещания.

Когда приглашается сотрудник для участия в совещании, нужно помнить, что его рабочее время имеет альтернативную стоимость. Любой сотрудник, присутствуя на совещании, может потерять ценное время, которое мог бы использовать для выполнения другой, не менее важной, а порой значительно более важной работы. Это означает, что каждое совещание нужно сделать ценным для всех его участников.

не его вопросы,
он не знает на них ответы и решения,
сотрудник не готов к решению вопросов,
ему нужно сначала подготовиться и
тому подобное.

Создайте план действий

Когда, несмотря ни на что, все же прошло эффективное совещание, на котором были приняты окончательные решения, важно закончить мероприятие с четко определенными вариантами действий.

Эффективные планы по результатам совещаний и рабочих встреч включают следующее:

конкретные действия (что нужно сделать для решения проблемы);
лицо, ответственное за выполнение действия (кто должен выполнить работу для решения проблемы);
крайний срок выполнения запланированных действий (дата исполнения мероприятий);
соглашение о том, что определяет успех или завершение действия (критерий для оценки выполнения, по которому можно однозначно понять, что запланированное действие проведено).

Западная практика менеджмента более внимательно относится к тому, чтобы помимо действия, ответственного исполнителя и сроков исполнения, в плане были записаны критерии, по которым можно было бы достоверно судить о выполнении запланированных мероприятий или о их невыполнении (выполнении не в полном объеме).

Наличие конкретных заданий в письменной форме в некоторой степени (на Западе в большей степени, в России в меньшей степени!) гарантирует, что все знают то, что происходит, а также понимают, что нужно делать, кому нужно делать, зачем кому-то вообще что-то нужно делать по результатам совещаний. Это позволяет довольно успешно (опять же более успешно в западной культуре менеджмента, чем в российской) следить за решениями совещания.

Регулярные совещания по одной теме

Кстати, для регулярно повторяющихся совещаний на одни и те же темы может использоваться один и тот же протокол совещания, где записываются решения каждого последующего совещания с тем, чтобы видеть предыдущие решения и прогресс в решении проблем, а не начинать на каждом совещании решать повторяющиеся проблемы с чистого листа.

Опять же часто повторяющиеся совещания, на которых решаются одни и те же вопросы, причем без особого продвижения вперед, без особого прогресса — это уже признак того, что к данной проблеме нужно искать другой подход, нежели постоянно обсуждать ее коллективно и, что называется, переливать из пустого в порожнее.

После того, как создан план последующих действий для задач, которые возникли на совещании, нужно фактически следить за участниками совещания. Надеяться на то, что все участники совещания, получив на руки или по электронной почте протокол совещания, увидев там себя в качестве исполнителя определенных действий, станут заниматься назначенными поручениями — это по меньшей мере наивно.

Только тогда удастся какой-то процент запланированных мероприятий сделать в срок, остальное отложить на более позднее время (перенести сроки мероприятий), а какие-то мероприятия так и не получится выполнить по непреодолимым причинам, суть которых так и останется невыясненной, несмотря на все усилия контролеров, проверяющих, начальников, специально назначенных временных руководителей задач и проектов и прочих лиц.

Автоматизация контроля

Итоги

Не всё, конечно, так плохо, как может показаться на первый взгляд. И у нас в России можно наладить эффективный контроль исполнения запланированных мероприятий. Так что не стоит сидеть сложа руки, нужно действовать. Контроль, мониторинг, контроль, мониторинг, пересмотр планов, и снова контроль, мониторинг, контроль, мониторинг…

…Планирование совещаний, приглашение на них исключительно тех, кто нужен, выработка эффективных решений, далее уже планирование исполнения запланированных мероприятий, выполнение запланированных мероприятий, контроль выполнения поставленных задач — все это вместе взятое должно привести к результатам.

Повестка дня для эффективного совещания, переговоров и митапов

Все мы были на таких встречах, когда участники не подготовлены, люди сходят с намеченной темы и отстают, а обсуждаемые темы являются пустой тратой времени всей команды. Эти и подобные проблемы связаны с плохим планом повестки дня. Эффективная повестка дня задает ясные предоставления о том, что должно происходить до и во время собрания. Это помогает членам команды подготовиться, распределить время с умом, быстро получить от всех участников ответ по теме, и вовремя остановиться. Если во время беседы рождаются проблемы, то грамотно продуманная повестка дня дает команде возможность эффективно и быстро их решить.

Вот несколько советов по составлению эффективной повестки дня для ваших следующих встреч. Вы можете использовать нижеописанные советы в не зависимости от количества участников и в независимости от времени встречи.

Делайте акцент на том, что важно для членов команды

Если вы хотите, чтобы ваша команда была вовлечена на совещаниях, убедитесь что в повестку дня включены те темы, которые отражают их нужды, а не ваши. Попросите членов команды предложить темы для повестки дня, а также причины почему эти темы должны быть рассмотрены на совещании. Если вы в итоге решили не включать какую-то тему в дискуссию, то проявите ответственность и растолкуйте свои аркументы члену команды, который выдвинул тему.

Выберите те темы, которые касаются всей команды

Время встречи команды дорого и его сложно планировать. Нужно беречь время. Время следует использовать для решение тех вопросов, которые затрагивают сразу всю команду, и с другой стороны для их решения нужен мозговой штурм также всей команды. Зачастую это те люди, которые координируют свои действия в команде, потому что их подразделения взаимозависимы.

Например: Как лучше распределить общие ресурсы? Как сократить время отклика? Если большую часть встречи команда общается не на общие темы и на не взаимозависимые проблемы, то участники не смогут вовлечься в беседу и не будут присутствовать в дальнейшем.

Перечислите темы повестки дня в качестве вопросов, которые должна решить команда

Обратите внимание, чтобы целью темы был обмен информацией и принятие решений

Членам группы будет легче продуктивно взаимодействовать, если будут знать, что нужно не просто слушать, а вносить свой вклад и быть частью процесса принятия решений. Если участники будут думать, что они принимают решения, а вы просто хотите получить от них исходную информацию, то скорее всего они почувствуют разочарование в конце переговоров.

Информация лучше распределяются, если использовать небольшую часть встречи для ответа на вопросы участников. Если целью переговоров является принятие решения, определите правила для их принятия

Если вы формально являетесь лидером, то в начале повестки дня скажите: «Я хочу чтобы мы приняли это решение на основе консенсуса. Это означает, что каждый может содействовать поиску решения, учитывая его роль в команде. Если мы к концу совещания не сможем достичь консенсуса, то я оставляю за собой право самому принять решение, на основе нашего разговора. После я выскажу свое решение и почему я так решил«.

Реалистично оцените количество времени на каждую тему

Это служит двум целям. Во-первых, это заставит вас рассчитать сколько времени потребуется команде на каждую тему, ответы на вопросы, рассмотрения различных точек зрения, создания списка возможных решений и согласования порядка действий, вытекающих из обсуждения. Обычно лидеры недооценивают нужное количество времени. Если на вашей встрече десять человек, и вы задали десять минут на решение вопроса о распределении офисных помещений, то вы сильно недооценили время. Сделав простые расчеты, вы поймете что команде нужно больше времени. Команде нужно будет принять решение сразу после того, как каждый из десяти членов выскажется в течение минуты.

Во-вторых, ограниченное время позволит участникам совещания, адаптировать свои комментарии, высказываться кратко и по сути, чтобы не тратить много времени.

Цель тайминга — не в том чтобы останавливать обсуждение в тот момент, когда время истекло, иначе не удастся эффективно решить вопросы. Цель тайминга в том, чтобы лучше распределить время совещания, чтобы команда эффективно отвечала на поставленные перед ней вопросы.

Книга по теме : 45 инструментов фасилитатора. Техники организации групповой работы. Автор: Кристина Тишина. Книга для тех, кто хочет изучить профессиональные техники для повышения эффективности и создания ВАУ-эффекта на ваших совещаниях.

Распределите последовательность рассмотрения каждого пункта повести дня

Правила определяют последовательность шагов, по которым команда будет вместе двигаться, чтобы завершить обсуждение и в конце принять решение. Согласие команды на правила значительно повышает эффективность встречи, но лидеры редко это делают.

Если команда не согласится на правила, то процесс встречи будет проходить хаотично и не эффективно. Вероятно вы сталкивались с подобным на практике, когда одни члены команды определяют проблему, другие только задаются вопросом — почему именно эта проблема на повестке дня, третьи уже принимают решение.

Последовательность обращения к вопросам должна быть в письменной форме в повестке дня. Когда вы дойдете до очередного вопроса во время собрания, в конце скажите «Я предлагаю перейти к следующему вопросу. Во-первых, давайте возьмем около 10 минут, чтобы изучить всю необходимую информацию по вопросу, из документов, которые на столе перед вами. Во-вторых, давайте возьмем еще 10 минут, чтобы определить и согласовать любые предположения. В-третьих, еще 10 минут, чтобы определить и согласовать ваши интересы по каждому решению. Наконец, мы потратим еще около 15 минут для формирования решения, которое идеально учитывает все интересы и согласуется с нашей информацией. Есть какие-то предложения по этому плану?

Покажите как нужно подготовиться к встрече

Распространяйте повестку дня среди всех участников за долго до встречи, чтобы команда могла ознакомиться с темами и вопросами и заранее подготовить свои мысли по каждому пункту повестки.

Определите, кто ответственный за ведение каждой темы

Кроме формального лидера собрания, кто-то должен нести ответственность за обсуждение конкретной темы повестки дня. Этот человек может предоставить все необходимые данные по теме и объяснить их. Указание каждого из этих лиц рядом с темой в листе с повесткой встречи гарантирует, что каждый из них будет отвечать за свою часть, подготовится и не забудет об этом перед собранием.

Даже если вы и ваша команда совместно разработали крутую повестку дня перед собранием, найдите минутку, чтобы увидеть, нужно ли что-либо изменить в виду последних событий в организации.

Я когда-то встречался с командой старшего руководства. Когда мы рассмотрели повестку дня, я спросил их, нужно ли нам что-то изменить. Генеральный директор заявил, что он только что сообщил совету директоров о своей отставке. И поэтому нам необходимо существенно изменить повестку дня. Не всегда изменения в повестке такие драматичные, но, проверяя повестку перед встречей, вы сильно увеличиваете вероятность того, что команда будет использовать свое время встречи наиболее эффективно.

Обратная связь

Если ваша команда регулярно совещается, то эти два вопроса помогут образовать простой процесс непрерывного совершенствования: Что у нас получилось? Что мы хотим сделать по-другому до следующей встречи? Необходимо потратить всего лишь 5-10 минут и это позволит команде повысить эффективность, улучшить рабочие отношения и удовлетворенность всех членов команды.

Вот несколько вопросов, которые помогут определить что команда сделала хорошо, и что нужно изменить:

Читайте также: