Если срочный трудовой договор запись в трудовой книжке делают

Обновлено: 16.05.2024

Вопросы о правильности внесения сведений о работе в трудовые книжки работников, поступающие от нанимателей, свидетельствуют, что все еще нет единообразной практики применения абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Попробуем разобраться, какая позиция наиболее логична.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работе: прием на работу, заключение трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта), в том числе на условиях совместительства (по желанию работника), перевод на другую постоянную работу, присвоение категории (разряда, класса), а также увольнение работника и основание прекращения трудового договора (контракта) (абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Изменения, внесенные в данную норму в 2017 году, вызвали много вопросов о порядке заполнения трудовой книжки. Законодатель дополнил ее указанием на три вида трудового договора — на неопределенный срок, срочный либо контракт. При этом оговаривается, что в трудовую книжку не вносятся сведения об условии выполнения работы по срочному трудовому договору. То есть не нужно конкретизировать вид срочного трудового договора в соответствии с ч. 3 — 5 ст. 17 ТК (абз. 3 п. 11 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

В большинстве случаев наниматели понимают данную норму как требование при приеме сотрудника на работу указать в трудовой книжке, какой из трех предлагаемых видов договоров с ним заключен. В таком случае запись в трудовую книжку при приеме на работу чаще всего будет следующей:

Получается, что следующие возможные записи в трудовой книжке — это записи о переводе на другую постоянную работу, о присвоении категории (разряда, класса), об увольнении исходя из содержания абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Данная позиция представляется правильной и логичной.

Однако на практике мы сталкиваемся с тем, что в разъяснениях, предлагаемых представителями Минтруда и соцзащиты, а также многими практикующими юристами, работниками кадровой службы, присутствует иная позиция.

Так, часто встречается мнение, что в случае заключения с работником в период трудовых отношений контракта либо трудового договора на неопределенный срок в соответствии с ч. 1 ст. 261-1, ст. 261-4 ТК в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя. При этом согласно данному мнению вносить в трудовую книжку работника запись о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока не требуется.

Следует отметить, что прием на работу возможен только один раз. В дальнейшем изменение вида ранее заключенного с работником трудового договора, продление либо заключение с ним нового трудового договора в связи с истечением максимального срока действия предыдущего приемом на работу не является.

Представляется, что данная позиция коллег противоречива сама по себе, поэтому порождает на практике много вопросов.

Давайте посмотрим в корень проблемы. Что же такое трудовая книжка и для чего она ведется?

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. На основании записей в трудовой книжке работника подтверждается стаж работы (ч. 1 ст. 50 ТК, ч. 1 ст. 51 Закона о пенсионном обеспечении).

Тем не менее при соблюдении условий для назначения пенсии по возрасту (уплата взносов, подтверждение периода работы) работнику, достигшему общеустановленного пенсионного возраста, назначается пенсия независимо от того, работал он на условиях контракта, трудового договора на неопределенный срок или срочного трудового договора.

Справочно
В заработок для исчисления пенсии включаются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающего гражданина по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, выплаты застрахованному лицу, подлежащему обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, доходы физического лица, самостоятельно уплачивающего обязательные страховые взносы в бюджет фонда, на которые согласно законодательству о государственном социальном страховании начислялись и из которых уплачивались обязательные страховые взносы в указанный бюджет (ч. 1 ст. 58 Закона о пенсионном обеспечении).
Кроме того, для назначения пенсии по возрасту также имеют значение периоды работы в качестве членов КФХ и другие периоды, указанные в п. 10 — 12 Положения о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий N 777, что никоим образом не связано ни с трудовыми отношениями в целом, ни с трудовым договором в частности.

С учетом изложенного напрашивается вывод, что если с работником в период работы у нанимателя заключались трудовые договоры разного вида, то этот факт на назначение пенсии не влияет. Соответственно, вносить в трудовую книжку работника запись о заключении контракта, продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока либо о заключении срочного трудового договора или трудового договора на неопределенный срок не требуется.

В связи с этим автор разделяет мнение коллег о том, что вносить в трудовую книжку работника запись о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока не требуется.

Если же расценивать как верную позицию, что в случае заключения в период трудовых отношений с работником контракта либо трудового договора на неопределенный срок в соответствии с ч. 1 ст. 261-1, ст. 261-4 ТК в трудовую книжку работника нанимателем должна быть внесена соответствующая запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя, то нужно, по нашему мнению, вносить записи и о продлении либо заключении нового контракта при истечении максимального пятилетнего срока. В данной ситуации норму из абз. 3 п. 9 Инструкции по заполнению трудовых книжек о внесении сведений о работе в трудовую книжку (прием на работу, заключение трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта)) следует интерпретировать как два самостоятельных требования. Тогда запись в трудовую книжку при приеме на работу должна быть произведена следующим образом:

В этом случае после внесения записи в трудовую книжку о трудоустройстве следующие записи должны вноситься при переводе работника на контрактную форму найма либо при заключении трудового договора на неопределенный срок после контракта в период трудовой деятельности работника, при продлении трудового договора. Например:

Однако указанная позиция, по нашему мнению, нецелесообразна, поскольку внесение данных записей в трудовую книжку не только не влияет на назначение пенсии, но и загромождает трудовую книжку работника.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция).

С 1 сентября 2021 года начнет действовать новый порядок ведения трудовых книжек (утв. приказ Минтруда от 19.05.21 № 320н; далее — Порядок). С этой же даты утратит силу Инструкция. Но основные положения (за некоторым исключением), сохранятся. Перечислим общие требования, которые нужно учитывать при заполнении трудовой книжки.

Справка

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью. Аналогичным словесно-цифровым способом допустимо вписать дату рождения сотрудника. Объясняется это тем, что титульный лист не является разделом трудовой книжки и общее правило указания дат на него не распространяется.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Внимание

Работайте с электронными трудовыми книжками и готовьте всю сопутствующую отчетность Попробовать бесплатно

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

До 31 декабря 2020 года работодатель был обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства (п. 8 Правил). Однако с 1 января 2021 года эти положения не применяются. Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона от 16.12.19 № 439-ФЗ, трудовые книжки на лиц, впервые поступающих на работу после 31.12.2020 г., не оформляются. Все сведения о трудовой деятельности таких работников формируются исключительно в электронном виде.

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Сведения о приеме на работу

Сначала указываются данные о работодателе, к которому трудоустраивается владелец книжки. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Внимание

Заполнение трудовой книжки при увольнении

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул .

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

Важно

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 части первой статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа, то неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

Важно

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе Попробовать бесплатно

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Внимание

Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

Далее на титульном листе дубликата указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2021 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие (в тех случаях, когда ее ведение обязательно) санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Составляйте локальные акты по готовым шаблонам и ведите кадровый учет в специальном сервисе Попробовать бесплатно

Запись в трудовой книжке о срочном договоре — это отметка, которая проставляется в течение 5 рабочих дней в бумажном варианте ТК, и в первый или на следующий рабочий день — в электронном. При приеме на работу она ставится в обычном порядке, при увольнении дается ссылка на истечение срока.

Как выглядит запись в трудовой при срочном трудовом договоре

Если человек устроился на неограниченный период, то проблем с формулировкой записей обычно не возникает. Другое дело, когда требуется отразить срочный трудовой договор в трудовой книжке, — здесь не всегда ясное понимание даже у опытных специалистов.

До сих пор при заполнении книжек ориентировались на правила, утвержденные постановлением правительства РФ № 225 от 16.04.2003, и инструкцию, утвержденную постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003. С 01.09.2021 документы утрачивают силу. С этой даты в силу вступает порядок, утвержденный приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021.

Суть договора, который заключают на определенный срок, состоит в том, что его действие автоматически завершится через установленное время. В связи с этим появляются недоразумения в заполнении документов учета рабочей деятельности.

Если заключен договор на ограниченный период по основаниям, указанным в ст. 59 ТК РФ, например, на время ухода сотрудницы в отпуск по уходу за ребенком или отъезда специалиста в длительную командировку, то заполнять обязательно. Работодатель обязан сделать запись в книжке при найме сотрудника, проработавшего у него не менее 5 дней (ч. 2 ст. 66 ТК РФ, п. 2 порядка, утвержденного приказом Минтруда России № 320н от 19.05.2021).

Вот как в приказе составляют распорядительную часть:

«Принять Степанову Степаниду Степановну на должность менеджера по продажам по срочному трудовому договору с 15.09.2021 по 17.09.2022, на период командировки Антоновой А.А., с окладом согласно штатному расписанию.

В книжке срок договора не отражают (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1). Формулировки о трудоустройстве по типам контрактов не отличаются. Разница есть только при заполнении графы об увольнении.

сначала в графе 3 пишут заголовок: полное и сокращенное название учреждения (абз. 1 п. 10 порядка). Остальные записи вносят под заголовком;
графа 1 — порядковый номер записи;
графа 2 — дата трудоустройства (арабскими цифрами);
графа 3 — запись о принятии сотрудника в конкретный отдел, подразделение, указывают его должность, профессию;
графа 4 — номер и дата распоряжения, на основании которого человек нанят в компанию.

При внесении отметки о приеме на должность печать организации не ставится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как принять на работу по срочному трудовому договору. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец записи в ТК о срочном договоре

В соответствие с этими требованиями, запись в трудовой книжке о срочном договоре при трудоустройстве осуществляется по общим правилам. Вот как выглядит стандартная формулировка:

Запись в трудовой книжке, когда истек срок трудового контракта

Поскольку в срочном контракте заранее определена дата его завершения, работодатель вправе расторгнуть его без дополнительных заявлений со стороны работника. Вот алгоритм, как это делается:

Вот как выглядит содержание основной части распоряжения об увольнении:

«Уволить Степанову Степаниду Степановну с 25.09.2021 с должности менеджера по продажам, по п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, в связи с истечением срока трудового договора.

Порядок внесения записи о расторжении контракта идентичен тому, как это делается при найме (п. 15 порядка). Единственное отличие — основание прекращения деятельности. Запись делается на основании пункта 2 статьи 84.1 ТК РФ и пункта 17 порядка со ссылкой на п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Отметку заверяют печатью и подписью ответственного лица и самого сотрудника. В день увольнения заполненную книжку отдают на руки (п. 36 порядка).

Образец записи в ТК об увольнении после завершения срока договора

Вот как заполняется отметка о расторжении контракта, когда сотрудника взяли на должность на ограниченный период:

Как вносить данные в электронные книжки

С прошлого года все изменения в штате компании вносят в специальную отчетную форму СЗВ-ТД, которую сдают в Пенсионный фонд России. Форма и порядок ее заполнения установлены постановлением правления ПФР от 25.12.2019 № 730П.

Оформление нового сотрудника с цифровой книжкой происходит по стандартной схеме. В отчет СЗВ-ТД необходимо внести следующие сведения:

об организации, в которую трудоустраивается человек;
о работнике: Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС, должность;
об изменениях в рабочей деятельности: о трудоустройстве или расторжении контракта;
основание — реквизиты приказа, контракта и др.

Все эти сведения аккумулируются в базе данных ПФР. Из нее затем предоставляют выписку, которая и является цифровым вариантом обычной книжки. При расторжении контракта человеку выдают справку СТД-Р со сведениями о работе.

Если речь идет не о совместителях, то обязательное последствие заключения с новым сотрудником срочного трудового договора – запись в трудовой книжке об этом с указанием конкретных дат. Рассмотрим, какие есть правила на этот счет.

Временный контракт

Любые трудовые отношения между работниками и нанимателями должны быть зафиксированы. Их наличие в общем случае подтверждает договор, а также запись в трудовой – при срочном трудовом договоре либо бессрочном. Если оформление этого документа сопровождает установление конкретного периода, во время которого сотрудник должен выполнять свои трудовые функции, то такой договор считают срочным.

Под данное определение попадает:

сезонный труд;
временные работы;
осуществление реконструкции;
пусконаладочные работы;
деятельность лиц, занимающих выборную должность;
гражданская альтернативная служба.

Заключают срочные контракты обычно при наличии одного или нескольких факторов:

необходимость заместить временно отсутствующего сотрудника;
невозможность предоставить рабочее место на неопределенный срок в связи с характером выполняемых обязанностей.

Обратите внимание: максимальный период для срочного контракта не может превышать 5 лет. В ином случае договор классифицируют как бессрочный.

Запись в трудовой при срочном трудовом договоре

В случае принятия нового сотрудника у работодателя возникает обязанность по ведению трудовой книжки. Исключение составляют лишь совместители. Записи для них делают по желанию на основании письменного заявления.

Для всех остальных работников фиксирование их деятельности в трудовой – обязательно. При этом характер работ значения не имеет.

Изначально издают приказ о приеме на работу. Запись в трудовую делают уже на его основании.
В качестве заголовка прописывают наименование работодателя.
Проставляют порядковый номер записи (графа 1). Причем нумерация должна быть сквозной.
В графе 2 отражают дату начала работы.
Графа 3 содержит формулировку о самом факте взятия на работу с указанием должности (согласно штатному расписанию) и структурного подразделения (при наличии).
Реквизиты документа-основания переносят в графу 4. То есть приводят номер и дату соответствующего приказа о приеме на работу.

Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу сотрудника по срочному контракту ничем не отличается от фиксирования прочих трудовых отношений. Отражать дополнительные сведения об оговоренном заранее периоде работы по срочному трудовому договору запись в трудовой книжке не должна.

Особенности расторжения

Прекращение срочного трудового договора имеет некоторые особенности. При определенных обстоятельствах он может быть автоматически продлен, чем приобретет уже статус бессрочного. Происходит это в случаях, когда ни одна из сторон при окончании срока действия документа не выразила желания прекратить трудовые отношения.

Прекращение срочного трудового договора должно сопровождать направление от работодателя письменного предупреждения сотруднику о завершении контракта. Уведомление необходимо передать не менее чем за 3 дня до окончания срока. Исключение – выполнение работы за отсутствующее лицо.

Учтите, что при отсутствии предупреждения увольнение должно произойти либо с согласия сотрудника, либо на общих основаниях.

Сделанную запись, как и при иных основаниях для увольнения, снабжают подписью кадрового специалиста фирмы и самого владельца трудовой книжки. Документ необходимо выдать уволенному сотруднику в последний рабочий день.

Вот как должна выглядеть запись в трудовой при срочном трудовом договоре:

Но в некоторых случаях срочный контракт может быть прекращен и досрочно. Наиболее частые причины таковы:

соглашение сторон;
расторжение по инициативе работника или нанимателя;
переход в другую компанию;
отказ от дальнейшего выполнения рабочих функций в связи с измененными обстоятельствами труда.

И в таких ситуациях срочный трудовой договор на запись в трудовой книжке никак не влияет. То есть формулировка будет полностью соответствовать реальному основанию увольнения.

Читайте также: