Если сотрудник в 2020 году не работал и не выбрал способ ведения трудовой книжки

Обновлено: 17.05.2024

Мы рекомендуем еще раз пояснить работнику об ограниченном периоде его права на выбор способа ведения трудовой книжки. Если он все равно не подаст заявление, то Вы не позднее 15.02.2021 подавайте на него СЗВ-ТД, с последним кадровым мероприятием на 01.01.2020.

Какой документ должен предоставить работник (новый) при трудоустройстве, чтобы узнать, какую форму ведения трудовой книжки он выбрал? Что ему должны выдать на предыдущем месте работы и что он должен предоставить при трудоустройстве?

Если перешел на ЭТК, то в трудовой книжке будет соответствующая запись. Если на предыдущем месте уведомили, но он не принял пока решение и не написал заявление, то предлагаю подстраховаться, и пусть на вашей форме уведомления в пустом поле напишет, что уведомлен предыдущим работодателем. Ждите от него заявления до 31.12.2020 и действуйте, как установлено утвержденным Порядком.

После получения от работника заявления о выборе ведения ТД в какой срок подать СЗВ-ТД и сразу ли в нем указывать последнюю запись из ТД?

Получили заявление в ноябре – подайте СЗВ-ТД до 15 декабря. Если это первое кадровое мероприятие, то укажите последнее кадровое мероприятие на 01.01.2020. Если ранее сведения на работника уже подавались, то последнее кадровое мероприятие на 01.01.20 указывать не нужно.

Будет ли штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД со сведениями о кадровом переводе работника на другую должность в 2020 году?

С 01.01.2021 ст. 15.33.2 КоАП РФ дополнена ч. 2, предусматривающей ответственность за непредставление в установленный срок сведений о трудовой деятельности работников в ПФР в соответствии с Законом № 27-ФЗ. Ответственность за такое деяние будет установлена только для должностных лиц – в виде штрафа от 300 до 500 рублей. В настоящее время непредставление работодателем сведений о трудовой деятельности в ПФР формально все еще подпадает под действие ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, что предполагает гораздо более строгую ответственность.

Нужно ли сдать СЗВ-ТД на директора – единственного учредителя, если с ним не заключен трудовой договор, но при этом на него сдается СЗВ-М и СЗВ-Стаж?

Если трудовой договор не заключен, то СЗВ-ТД сдавать не нужно.

Что относится к кадровым изменениям при сдаче СЗВ-ТД? Интересует повышение квалификации. У нас в организации сотрудники (медики) каждые 5 лет повышают квалификацию без изменения должности. Как это отражать в СЗВ-ТД?

Повышение квалификации у медицинских работников не является кадровым мероприятием, следовательно, СЗВ-ТД сдавать не нужно. Примером повышения квалификации может быть присвоение повышенного разряда. В этом случае сведения о присвоении нового разряда всегда вносятся в трудовую книжку, следовательно, и СЗВ-ТД сдаются по этому КМ.

Какой из работодателей подает сведения в ПФР в форме СЗВ-ТД на внешнего совместителя с записью о приеме на работу на неосновное место работы?

СЗВ-ТД всегда сдает тот работодатель, с которым у работника заключен трудовой договор. Следовательно, данное правило относится и к совместителям.

Если сотрудник не подал заявления до 31.12.2020, нужно ли сдавать СЗВ-ТД о последнем кадровом мероприятии на него?

Да, нужно, если сведения по форме СЗВ-ТД будут на него подаваться впервые.

Как узнать, подал ли работник заявление на ведение ТД и какую форму он выбрал?

Если выбрал ЭТК, то будет отметка об этом в трудовой книжке.

Если работник говорит, что был уведомлен, то попросите это подтвердить письменно (например, на форме вашего уведомления). Пока законодательством порядок действий не урегулирован, поэтому рекомендую страховать себя на случай спорных вопросов.

СЗВ-ТД сдается отдельно по каждому работнику или списком?

Отдельно на каждого. Данные сведения, как и трудовая книжка, являются индивидуальными.

Если работник написал заявление о ведении трудовой книжки в бумажном виде в ноябре, то сведения СЗВ-ТД сдаем до 15 декабря?

Допустима ли отправка отчета СЗВ-ТД о переводе не 15 числа текущего месяца, а в день создания приказа?

Допустима. Важно, чтобы до 15 числа сведения о всех КМ были поданы.

Если по всем работникам при подаче заявлений о выборе ведения трудовой книжки подавались сведения СЗВ-ТД, надо ли 15 февраля дублировать сведения по всем работникам?

Дублировать не нужно. Важно проверить при представлении впервые, указали ли вы последнее КМ на 01.01.2020.

Вы не единственные, кто такую ошибку совершил. Нам в ПФР прокомментировали, что изменять ничего не нужно. В следующий раз рекомендовали быть внимательнее. В любом случае порядок внесения корректировок никто не отменял.

Если новому работнику не выдали при увольнении СТД-Р, что от него требовать, как его можно трудоустроить?

В этом случае предыдущий работодатель может понести материальную ответственность за задержку выдачи сведений по форме СТД-Р. Если работник не хочет конфликтов, то порекомендуйте ему иные способы получения этих сведений:

сайт Госуслуг;
МФЦ;
ПФР;
повторное обращение к работодателю (лучше письменно).

Федеральным законом № 90-ФЗ определено (и зафиксировано в новой ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ), что непредставление в установленный Федеральным законом № 27-ФЗ срок, либо представление неполных и (или) недостоверных этих сведений влечет предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 300 до 500 руб. Данная норма вступает в силу с 01.01.2021. Сейчас необходимо внести корректировки.

Как считать стаж для расчёта больничных в ЭТК?

Если работник не работал в период с ноября 2020 года по 2021 год и не воспользовался своим правом заявить о ведении трудовой книжки, при этом трудоустраивается в 2021 году, имеет ли он право на ведение книжки в бумажном виде?

Если после 31.12.2020 трудовой договор с работником будет заключаться впервые, то трудовую книжку ему не заводим, а автоматически предоставляем сведения о трудовой деятельности в электронном виде.

Новой сотруднице не выдали на предыдущем месте работы СТД-Р, хотя ее перевели на ЭТК, для больничного листка рассчитывали стаж с её слов. Это ужасно неудобно, как быть?

Страховой стаж рассчитываем только на основании подтвержденных сведений (в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности). Порекомендуйте получить сведения о работе на сайте Госуслуг, в ПФР, в МФЦ или повторно обратиться к работодателю (лучше в письменной форме).

Если работница находится в декретном отпуске, сведения СЗВ-ТД о последнем месте на 01.01.20 до 15 февраля нужно подавать на нее.

Ю. И. Удалова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

Вопрос

Можно ли в 2021 году принять заявление от сотрудника на выбор бумажной трудовой книжки, если в 2020 году он не написал такое заявление?

Ответ

Да, можно. Такой позиции придерживаются специалисты Федеральной службы по труду и занятости.

Обоснование

В системе КонсультантПлюс по рассматриваемому вопросу содержится следующая информация:

Вопрос: Если работник не подал заявление до 31.12.2020: 1) ведение трудовой книжки продолжается только по настоящему месту работы или будет продолжено и по новому месту работы; 2) право на подачу такого заявления утратится полностью, если работник не подпадает под исключительные случаи сохранения права на подачу такого заявления, перечисленные в законе, например с учетом того, что работник не находился в отпуске, на больничном и т.д.?

Ответ: 1. До 31 декабря 2020 года работодателю можно подать письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 ТК РФ. Работодатель вправе прекратить ведение трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ только после получения заявления работника, согласившегося с формированием сведений о его трудовой деятельности в электронном виде. Поэтому непоступление от работника в срок до 31 декабря 2020 года письменного заявления о продолжении ведения его трудовой книжки в порядке ст. 66 ТК РФ не освободит работодателя от выполнения обязанности по ее ведению.

2. Нет, не утратится.

Правовое обоснование: В соответствии со ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации. В случае если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

Вопрос: Если работник не подал до 31 декабря 2020 года никакого заявления, имея работодателя, имея такую возможность, при этом не находился в отпуске, не был отстранен от работы (примеры из п. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ), то работодатель продолжает вести в отношении такого работника бумажную трудовую книжку. Каковы права такого работника-молчуна при трудоустройстве к последующим работодателям, остается ли за ним право на ведение бумажной трудовой книжки и у других работодателей? Если да, то сможет ли такой работник в будущем изменить выбор и написать заявление с выбором цифрового формата трудовой книжки? Либо новые работодатели будут предоставлять ему только сведения о трудовой деятельности?

Ответ: 1. Да, остается.

3. Если работник не откажется от ведения своей трудовой книжки в бумажном виде, то последующие работодатели обязаны будут продолжать вести его трудовую книжку в бумажном виде, а также формировать сведения о его трудовой деятельности в электронном виде.

Правовое обоснование: Согласно ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая предусмотренная ТК РФ, иным федеральным законом информация (ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ).

В случаях, установленных ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен ее. Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом на работника ведется трудовая книжка) и осуществления других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ч. 3 ст. 66.1 ТК РФ).

В соответствии с ч. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона), это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 вышеуказанного Закона N 439-ФЗ).

После 31.12.2020 подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ могут подать любые лица, либо только перечисленные в ч. 6 ст. 2 Закона 439-ФЗ?

В ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ сказано, что после 31.12.2020 подать работодателю одно из письменных заявлений о предоставлении сведений о трудовой деятельности или о продолжении ведения трудовой книжки могут лица: 1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период: а) временной нетрудоспособности; б) отпуска; в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации; 2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений, предусмотренных частью 2 настоящей статьи. Уточните, пожалуйста, может ли лицо, не указанное в ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (т.е. любое лицо, у которого есть "бумажная" трудовая книжка, но которое не подало заявление о выборе между электронными сведениями либо продолжением ведения трудовой книжки по другим причинам, нежели указано в данной норме) подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ после 31.12.2020 г.?

Ответ: Да, работник, не отказавшийся от ведения бумажной трудовой книжки, вправе сделать это в любой момент после 31.12.2020.

Правовое обоснование: Согласно ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" в случае, если работник не подал работодателю ни одного из указанных заявлений, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (в редакции настоящего Федерального закона).

Ю. И. Удалова
автор ответа, консультант Аскон по юридическим вопросам

С 2020 года начался переход к электронным трудовым книжкам. При переходе к ЭТК могут возникать сложности как у работников, так и у работодателей. В этой статье мы собрали ответы ведомств на самые распространённые вопросы.

С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?

Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?

При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.

В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?

Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?

принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?

Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?

Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки. После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.

Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?

Если работник не подаст до 31 декабря 2020 года заявление о выборе формата трудовой книжки и не подпадёт под категорию лиц, имеющих право написать заявление в любое время (ч. 6 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ), означает ли это, что он в дальнейшем не сможет отказаться от ведения бумажной трудовой книжки?

В случае если работник до 31.12.2020 не подал работодателю заявление о продолжении ведения бумажной трудовой или о предоставлении сведений о трудовой деятельности, работодатель продолжает вести его трудовую книжку в соответствии со статьёй 66 ТК РФ.

Пунктом 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ прямо предусмотрено, что для работника, воспользовавшегося своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (пункт 4 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

При этом работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 11.02.2020 № 14-2/В-141

Если работник решил перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление, может ли он впоследствии вернуться к бумажной версии?

Вправе ли работник отозвать такое заявление в срок до 31 декабря 2020 года? Или выбор в пользу ЭТК уже нельзя изменить, даже несмотря на установленный в законе срок?

В какие сроки нужно выдать работнику бумажную трудовую книжку, если он выбрал ЭТК?

В случае выбора работником предоставления ему сведений о трудовой деятельности для выдачи трудовой книжки допустимо применение части 1 статьи 62 ТК РФ, согласно которой по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трёх рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой.

При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ.

Какую запись нужно сделать в бумажной трудовой книжке при её выдаче работнику при переходе работника на ЭТК?

Кроме того, для целей инвентаризации рекомендуем издать приказ о прекращении ведения и хранения трудовой книжки и о выдаче её работнику. Реквизиты этого приказа в трудовой книжке указывать не нужно.

Как правильно внести запись в трудовую книжку о том, что подано заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде?

Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

Документом, подтверждающим выдачу трудовой книжки на руки, является заявление работника.

В трудовой книжке записи осуществляются в следующем порядке:

Заявление о выбранном способе подается работником только после выдачи работодателем уведомления.

Источник: Письма Минтруда России от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 16 марта 2020 г. № 14-2/В-267

Как отразить в журнале учёта трудовых книжек и вкладышей в них выдачу бумажной трудовой книжки работнику на руки, если он пожелал перейти на электронную трудовую книжку?

Нужно ли заводить новый журнал учёта выдачи трудовых книжек для выдачи СТД-Р? Каким документом работодатель должен подтверждать выдачу СТД-Р работнику?

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по внутреннему совместительству?

Как работнику получить сведения из своей электронной трудовой книжки?

В какой срок работник имеет право получить у работодателя сведения ЭТК за период работы у данного работодателя?

Что делать, если работодатель указал неправильную информацию в электронной трудовой книжке?

До какого года работник имеет право на сохранение бумажной трудовой книжки?

Если работник не подал заявление, сохраняется ли за ним право пользоваться трудовой книжкой при смене работы? Вправе ли новый работодатель отказать в ведении трудовой книжки?

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (п. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Источник: Письмо Минтруда РФ от 10.02.2020 г. № 14-2/В-136

Как оформлять трудовые книжки работникам, которые устраиваются впервые?

В том случае если работник, проработавший у работодателя свыше пяти дней, не сделает такой выбор, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку в порядке ст. 66 ТК РФ.

Должен ли работодатель вносить в электронную трудовую книжку сведения о работе по совместительству?

При приёме на работу работодателю нужно предъявлять трудовую книжку в бумажном виде или только в электронном виде? Ведь работодатель освобождается от ответственности за её ведение и хранение.

Если на работника велась ЭТК, то что он должен предъявить новому работодателю при устройстве на новую работу?

Я бы хотела, чтобы на новом рабочем месте у меня уже велась электронная трудовая. Должна ли я предоставлять на новую работу старую трудовую в бумажном виде?

В соответствии со ст. 66 ТК РФ работодатель ведёт трудовые книжки на сотрудников, проработавших свыше 5 дней. Нужно ли вносить информацию в ЭТК на сотрудника, который проработал 2 дня и уволился? Ведь получается, что в бумажную трудовую мы не вносим информацию об этом?

Если работник решил сохранить бумажную трудовую, а потом поменял работу, нужно ли ему писать новому работодателю ещё одно заявление о сохранении трудовой книжки?

Что делать с книгой учёта движения бумажных трудовых книжек и вкладышей в них после перехода всех сотрудников на ЭТК?

Порядок оформления прекращения ведения книги учёта законом не регламентирован. По мнению ведомства, для корректного оформления прекращения ведения книги учёта лицу, ответственному за учёт и хранение трудовых книжек, необходимо выполнить следующее:

сделать отметку о прекращении её ведения (проставив на обложке дату первой записи (начало) и дату последней записи (окончание) с указанием срока и места хранения книги);
сделать итоговую заверительную надпись на последнем заполненном листе книги (всего записей на … листах), которую сопроводить штампом отдела кадров (при наличии). В архиве организации книга учёта должна храниться в течение 50/75 лет.

Работник выбрал бумажную версию трудовой книжки. Он увольняется. Обязан ли работодатель выдать СТД-Р такому работнику? Или СТД-Р выдаётся только при увольнении работнику, который отказался от бумажной трудовой и перешёл на электронную?

После сокращения для выплаты пособия за второй и последующий месяцы бывший работник предоставлял трудовую книжку без записи о трудоустройстве. Как бывший работник, в связи с переходом на ЭТК, будет подтверждать свой статус безработного, если он может устроиться на работу без записи в трудовой книжке, оформив её электронно?

Увольняемому в связи с сокращением работнику работодатель должен выплатить:

выходное пособие в размере среднего месячного заработка;
средний заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачётом выходного пособия);
средний заработок за третий месяц при представлении работником справки из службы занятости, подтверждающей, что он в течение двух недель после увольнения обратился туда и не был трудоустроен.

Для получения сохранённого среднего заработка (выходного пособия за второй месяц) требуется подтверждение, что вы не трудоустроены. В этом случае вы должны представить работодателю соответствующее письменно оформленное заявление и трудовую книжку, в которой отсутствует запись о трудоустройстве.

В случае представления решения службы занятости о сохранении среднего заработка за третий месяц у работодателя возникает обязанность выплатить вам этот заработок. Выплата среднего заработка за третий месяц производится только при условии, что вы встали на учёт в службу занятости в течение двух недель с момента увольнения.

В случае отказа работника от ведения трудовой книжки в бумажном формате в данном случае работник должен представить сведения о трудовой деятельности.

В 2021 году в РФ в полном объеме заработала система электронных трудовых книжек. Рассмотрим, что это такое и как переход на новый формат повлияет на права и обязанности работников и работодателей.

Раньше были только бумажные трудовые книжки. Работники при трудоустройстве отдавали их работодателю, а те хранили их у себя и вносили в них записи о приеме, увольнении, переводе и т. п. Если нужны были сведения из книжки, работник запрашивал у работодателя копию. А при увольнении работодатель отдавал трудовую в течение определенного срока. Никакой специальной отчетности в ПФР по кадровым операциям не было.

Как стало теперь: с 1 января 2020 года вступила в силу статья 66.1 ТК РФ, и начался переход на электронные трудовые книжки. Все сведения о трудоустройстве хранятся в Пенсионном фонде (ПФР). Работодатель отправляет туда отчет в виде электронного отчета по кадровым операциям по каждому работнику. Сотрудник тоже получает электронные выписки: при увольнении и по запросу.

То есть все сведения о приеме, увольнении и других операциях, которые раньше были в бумажном виде, теперь будут храниться в электронном.

Но бумажные трудовые книжки никуда не исчезли. Работники по своему желанию могут использовать их как в 2021 году, так и позднее.

С начала 2020 года работодатели обязаны сдавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). На их основе Пенсионный фонд ведет свою базу сведений о трудовой деятельности.

Если у работодателя до 25 сотрудников, он может сдать СЗВ-ТД в бумажном виде. Если больше, то отчет обязательно надо сдавать в электронном формате.

Форма СЗВ-ТД содержит:

сведения об организации: наименование, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР;
персональные данные работника: ФИО, СНИЛС;
информацию о кадровом мероприятии: дату, вид мероприятия, должность, номер приказа, статью ТК РФ.

Кадровое мероприятие — это прием на работу, перевод, увольнение или подача работником одного из видов заявлений, которые указаны ниже в п. 2.

Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадрового мероприятия (п. 2.5 ст. 11 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Форму нужно сдать не позднее следующего рабочего дня:

когда принимаете сотрудника на работу;
когда увольняете сотрудника.

Форму нужно сдать до 15-го числа следующего месяца:

когда переводите сотрудника на другую постоянную работу;
когда работник подает заявление о том, чтобы работодатель продолжал вести бумажную трудовую книжку;
когда работник запрашивает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (подробнее об этом расскажем ниже).

Кроме того, до 15 февраля 2021 года работодатели должны были сдать особый отчет СЗВ-ТД. Он касается сотрудников, принятых на работу в 2019 году или ранее, у которых в течение 2020 года и января 2021 года не было никаких кадровых мероприятий.

Получается, что по таким сотрудникам не было оснований для сдачи СЗВ-ТД в 2020 и январе 2021 года и сведения о них вообще не попали в электронную базу ПФР. Чтобы закрыть пробелы в базе Пенсионного фонда, работодатели должны были до 15 февраля 2021 года сдать отчет СЗВ-ТД со сведениями об этих сотрудниках по состоянию на 1 января 2020.

За нарушение сроков предоставления формы СЗВ-ТД или сдачу недостоверных сведений для ответственных должностных лиц предусмотрено предупреждение или штраф в размере от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Если вы уже пропустили срок, все равно сдайте отчет как можно скорее.

Если работник выберет для себя электронную трудовую книжку, то с этого момента все сведения о его трудовой деятельности будут формироваться в базе ПФР. Но сотрудник также может получить подтверждение своего стажа и профессионального опыта в бумажном виде.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять сотрудникам сведения об их трудовой деятельности по форме СТД-Р, утвержденной приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н, в следующем порядке:

при увольнении — в день увольнения;
по запросу сотрудника — в течение трех рабочих дней после запроса.

Форма СТД-Р содержит практически те же данные, что и СЗВ-ТД: сведения о предприятии, работнике и кадровом мероприятии. Отличается только период, за который собраны данные.

СЗВ-ТД нужно сдавать или сразу после кадрового мероприятия, если это прием или увольнение, или по итогам месяца в иных случаях. Поэтому в СЗВ-ТД будет или одно последнее кадровое мероприятие, или информация за истекший месяц. А в форму СТД-Р нужно включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работой у данного работодателя.

Работодатели обязаны выдавать форму СТД-Р только тем сотрудникам, которые перешли на электронные трудовые книжки. Те, кто пока не перешел на новый формат, будут, как и раньше, подтверждать свой стаж и опыт записями в бумажной трудовой книжке.

Какие права имеют сотрудники, которые перешли на электронную трудовую книжку или сохранили бумажный формат

В 2020 году работники могли сделать выбор: перейти на электронные трудовые книжки или оставить себе бумажные. Если работник не подал работодателю никаких заявлений до конца 2020 года, то по умолчанию считается, что он решил оставить себе бумажную книжку (п. 2 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Если работник сохранил бумажную трудовую книжку, он может в любой момент перейти на электронную как в 2021 году, так и позднее. Для этого нужно подать заявление своему нынешнему работодателю (п. 5 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Сотрудники, у которых есть стаж в 2020 году и ранее, но которые по состоянию на 31 декабря 2020 были без работы, могут выбрать любой формат трудовой книжки. Это право сохраняется за ними бессрочно. То есть, когда они выйдут на работу в 2021 году или позднее, они смогут продолжать пользоваться бумажной трудовой без ограничения срока и в любой момент перейти на электронную. Но после этого вернуться к бумажной будет нельзя.

Если работник решит перейти на электронную трудовую книжку, то работодатель должен выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после заявления (письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260).

Сотрудники, которые впервые выйдут на рынок труда в 2021 году или позднее, выбирать уже не смогут. С 1 января 2021 новые бумажные трудовые книжки не заводят, поэтому для таких сотрудников останется только электронный формат (п. 8 ст. 2 закона 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Работник, который перешел на электронную трудовую книжку, может в любой момент запросить у работодателя сведения о своей трудовой деятельности по форме СТД-Р. Также работодатель по умолчанию обязан выдать СТД-Р в день увольнения.

Еще работник может получить сведения о своей трудовой деятельности в Пенсионном фонде. Там ему выдадут выписку по форме СТД-ПФР. Она утверждена приказом Минтруда № 23н и содержит ту же информацию о трудовой деятельности, что и форма СТД-Р.

В отчете СТД-Р будут только сведения о трудовой деятельности у одного работодателя, а в форму СТД-ПФР войдет вся информация, которая есть по этому работнику в базе Пенсионного фонда.

Форму СТД-ПФР работник может получить в отделении ПФР, в личном кабинете на сайте фонда или через портал Госуслуги.

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку и устраивается на работу в 2021 году или позднее, он должен предъявить работодателю (ст. 65 ТК РФ):

бумажную трудовую книжку, чтобы подтвердить профессиональный опыт и стаж до перехода на электронный формат;
выписку СТД-Р или СТД-ПФР, которые содержат информацию о его трудовой деятельности после перехода на электронную трудовую книжку.

Сотрудник, который сохранил бумажную трудовую книжку, как и прежде предъявляет для подтверждения трудового опыта только ее. Никаких дополнительных справок в этом случае не требуется.

Как работник должен подтверждать сведения о трудовой деятельности в зависимости от формата его трудовой книжки

Правительство РФ длительное время вело обсуждение вопроса об отмене трудовых книжек. Про эксперименты Минтруда по переводу кадрового документооборота в электронный мы рассказывали ранее. С 2020 года для всех работников начинается поэтапный переход к замене привычной всем бумажной трудовой книжки на электронную.

Как таковой электронной трудовой книжки не будет. Вместо неё работодатель будет предоставлять сведения о трудовой деятельность в электронном виде в информационную систему ПФР. При необходимости их можно будет также вывести на бумагу.

Эти изменения предусмотрены пакетом законов, принятых в декабре 2019 года, а именно:

Оба документа, вступивших в силу с 1 января 2020 года, предполагают введение электронных сведений о работе для всех работающих на территории Российской Федерации.

Для этого ТК РФ дополняется статьёй 66.1, согласно которой не трудовая книжка, а сведения о трудовой деятельности теперь являются основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Эта информация включает сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора. Вся вышеуказанная информация представляется работодателями в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации.

Законодательство устанавливает способы получения работником сведений о трудовой деятельности на бумажном носителе или в электронной форме, согласно которым он может получить сведения у работодателя по последнему месту работы, в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, в ПФР и с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Когда трудовую книжку сделают электронной

Основные изменения произойдут с 1 января 2021 года, а именно:

работодатели будут вести на бумажном носителе трудовые книжки только тех работников, которые подадут до конца 2020 года соответствующее письменное заявление;
работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки выдадут на руки (работодателей освободят от ответственности за их хранение) и для них сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде;
для лиц, впервые поступающих на работу, сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде, а трудовая книжка оформляться не будет.

Как работодателю подготовиться к нововведениям

Учитывая, что нововведение затрагивает порядка 4,7 миллиона юридических лиц и 58,7 миллиона работников, в федеральном законе предусмотрен переходный период в течение 2020 года. Каждый работодатель обязан в течение этого времени провести следующие мероприятия:

внести изменения в соглашения и коллективные договоры, если они заключены работодателем;
принять или изменить локальные нормативные акты;
обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;
уведомить каждого работника об указанных изменениях трудового законодательства.

Как уведомить сотрудников об отмене трудовых книжек

Работодателю необходимо подготовить письменные уведомления для каждого работника. Вручить их нужно не позднее 30 июня 2020 года.

Исключений для сотрудников, которые временно не работают (например, для сотрудниц в декрете), закон не предусматривает, поэтому их тоже придётся уведомить до середины года, не дожидаясь выхода на работу.

В уведомлении нужно ознакомить работника с двумя моментами. Во-первых, что в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Во-вторых, что работник вправе до конца года подать работодателю письменное заявление, в котором выбрать ведение его трудовой книжки в бумажном виде или предоставление ему электронных сведений о трудовой деятельности.

О поступившем от работника заявлении (вне зависимости от того, какой выбор сделал сотрудник) необходимо отчитаться в ПФР.

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку

Вести электронные сведения работодатель обязан в силу закона, и выбор работником бумажной трудовой книжки эту обязанность никак не отменяет.

Но у всех сотрудников будет право в течение 2020 года определиться, хотят ли они параллельно сохранять книжку на бумажном носителе или хотят от неё отказаться.

Даже если работник выбрал бумажный вариант, то в дальнейшем он может передумать в любое время и выбрать электронную трудовую.

За работником, выбравшим ведение бумажной трудовой книжки, это право сохраняется и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Это важно учитывать, принимая сотрудника на работу: если у него нет трудовой книжки на руках и в сведениях о трудовой деятельности нет отметки о том, что он выбрал электронный вариант, то работодателю придётся заводить новую бумажную трудовую книжку.

Работники, которые подадут заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, получат бумажную трудовую на руки. При выдаче трудовой книжки в неё вносится запись о подаче работником соответствующего заявления.

В случае если сотрудник промолчал или не имел возможности подать заявление (был на больничном, в отпуске и т. д.) либо гражданин нигде не работал и в связи с этим не смог никого из работодателей проинформировать о своём решении, бумажная трудовая книжка сохраняется. Но параллельно в любом случае вся информация в электронном виде накапливается в системе персонифицированного учёта.

Как вести электронную трудовую книжку

Ведение электронной трудовой книжки будет заключаться в передаче определённых законом сведений в ПФР, а также в предоставлении работнику сведений о его трудовой деятельности.

Сотруднику сведения о его трудовой деятельности нужно будет предоставить на бумажном носителе или в электронном виде в день увольнения или по его запросу в период работы.

Если работодатель не предоставит эти сведения своевременно, то понесёт такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

По какой форме выдавать сведения о трудовой деятельности

Проектом предусматриваются две формы, по которым работник может получить сведения о трудовой деятельности:

СТД-Р предоставляется работодателем по заявлению работника или при его увольнении и содержит сведения о периоде работы у данного работодателя. Она формируется и представляется способом, указанным в заявлении работника, поданном в письменной форме или направленном в порядке, установленном работодателем, на адрес электронной почты работодателя.

СТД-Р может быть представлена работнику на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при её наличии у работодателя).

Как предоставить сведения в ПФР

Если численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет 25 и более лиц, сведения подаются только в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. В таком же порядке сведения могут представляться работодателем, у которого численность работающих за предшествующий отчётный месяц составляет менее 25 лиц.

Сведения о трудовой деятельности в форме электронного документа можно сформировать с использованием программно-технических средств, применяемых работодателем для автоматизации своей деятельности, или с использованием электронного сервиса, предоставленного на безвозмездной основе ПФР.

По какой форме предоставлять сведения в ПФР

с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения;
в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе перевод на другую постоянную работу, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведённых мероприятий и другие);
в случае подачи работником заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки либо о представлении ему электронных сведений о трудовой деятельности.

Согласно Проекту большинство полей СЗВ-ТД заполняется унифицированным способом.

Прием на работу (службу).
Перевод на другую работу.
Увольнение с работы.
Изменение наименования страхователя.
Прохождение обучения во время работы (курсы повышения квалификации, переквалификации и подготовки кадров).
Установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (класс, категория, классный чин и т. п.).
Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью.

СЗВ-ТД можно предоставлять на бумажном носителе или в форме электронного документа.

Форма СЗВ-ТД в виде электронного документа подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как накажут за нарушения при ведении электронной трудовой книжки

Он предусматривает, что виновных в неоднократных нарушениях (то есть 2 и более раза за год) накажут предупреждением.

Однако профильный комитет Госдумы считает, что ответственность за нарушения в предоставлении информации в ПФР уже предусмотрена действующим законодательством и она значительно строже, а предложенная норма, по сути, является частным случаем такого нарушения. Поэтому законопроект скорее всего доработают в 2020 году и сделают санкции более жёсткими.

Преимущества цифровой трудовой книжки

Основной причиной перехода от бумажного экземпляра трудовой книжки к цифровому стали сложности работников, связанные с подтверждением стажа работы при выходе на пенсию: отсутствие переименования работодателя или должности в записях, помарки в трудовой книжке и другие недочеты приводят к необходимости подтверждать стаж работы по архивным документам.

С введением трудовой книжки в электронной форме работники и работодатели получат ряд преимуществ, о которых на своём сайте упомянул Минтруд, а именно:

удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности;
минимизацию ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности;
дополнительные возможности для дистанционного трудоустройства;
снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек;
дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счёта без дополнительного документального подтверждения;
использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг;
новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов;
высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Введение электронных трудовых книжек — ещё один важный шаг на пути формирования цифрового профиля гражданина и ухода от ненужных и обременяющих бумаг. Кроме базовых преимуществ и отказа от ведения трудовых на бумаге, также важно отметить, что ПФР сменил технологию обмена документами с работодателями и иными инстанциями при реализации проекта электронных трудовых книжек.

В своем программном обеспечении мы поддержали функционал для работодателя по формированию, проверке, передаче и полному контролю прохождения форм СЗВ-ТД, а также необходимых заявлений и служебных документов для ЭДО с ПФР.

Разработчики ViPNet ЭДО Отчет лаконично встроили новый документооборот в систему таким образом, чтобы не было необходимости в новых навыках и принципах работы пользователей.

Уже в феврале 2020 года работодатель сможет реализовать все нужные задачи, связанные с проектом ЭТК, в ViPNet ЭДО Отчет:

отслеживать этапы прохождения, а также получать любую информацию и консультации в рамках поддержки продукта.

В дальнейшем мы будем поддерживать более сложные сценарии для работодателей, представителей и обслуживающих организаций.

Читайте также: