Если сотрудник на удаленной работе по договору и иногда приезжает в разные офисы компании

Обновлено: 18.05.2024

1 января 2021 года заработали поправки в Трудовой кодекс о дистанционной работе. В них дистанционную работу приравняли к удаленной и четко прописали обязанности работодателей и сотрудников. Рассказываем, как правильно обмениваться документами с удаленщиками, определять их график работы и увольнять.

Еще одна мера защиты дистанционных сотрудников — право на сохранение зарплаты. Гарантию специально закрепили из-за того, что некоторые компании снижали удаленщикам зарплаты, полагая, что дома люди работают меньше.

Теперь такое не пройдет: если задачи, которые выполняет сотрудник, не изменились, компания не вправе понизить зарплату. За это могут привлечь к административной ответственности по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ и наложить штраф от 30 тысяч до 50 тысяч рублей. Зарплату ущемленным сотрудникам тоже придется доплатить.

До 2021 года для оформления любых документов с удаленщиками подходила только усиленная квалифицированная электронная подпись. Теперь процедуру упростили и добавили другие формы обмена.

Чтобы закрепить трудовые отношения, подойдет как обычный, так и электронный трудовой договор. Для электронного обмена работодателю всё еще понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная. Оформление каждой стоит от 2500 руб.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

С помощью электронной подписи можно заключить и расторгнуть:

• трудовые договоры,
• допсоглашения,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры.

Вы вправе установить удаленному работнику фиксированный или гибкий режим работы. Закрепить график можно в локальном акте, коллективном или трудовом договоре. Для периодической удаленки нужно определить режим работы из дома и из офиса. Допустим, прописать, что три дня в неделю работник трудится дома, а два — в офисе. Если не сделать этого, сотрудник будет вправе сам выбирать время для работы.

Тем, кто работает на удаленке постоянно, полагается такой же отпуск, как любому офисному работнику, — не менее 28 рабочих дней ежегодно. На временную удаленку распространяется график отпусков, действующий в компании.

Если захотите вызвать дистанционного сотрудника в офис, нужно соблюдать особые правила. Тем, кто временно работает на удаленке, достаточно сообщить об этом по почте или по телефону, а постоянным удаленщикам придется оформлять командировку.

Но можно подстраховаться и установить ненормированный рабочий день.

Удаленка с точки зрения ТК в 2020 году

Причем в текущей версии этого документа нет указания на то, что удаленная работа должна быть постоянной. В марте 20-го, в начале пандемии, это позволило многим компаниям перевести сотрудников на работу из дома. С ними заключили дополнительные соглашения, в которых указали сроки начала и окончания удаленной работы и/или условие при выполнении которого, сотрудники возвращаются обратно в офис.

ТК РФ Статья 312.1. Общие положения

Однако дистанционная работа — единственный вид трудовой деятельности, когда сотрудника могут уволить на основании дополнительных условий в трудовом договоре. Например, если работник не выдерживает отмеченные там сроки ответа на электронные письма или затягивает с отчетами. В то же время дистанционного работника крайне сложно уволить за прогул.

Чего нет в текущей редакции ТК, так это понятия частичной удаленной работы. Пока оно не закреплено, компании выходят из положения, заключая, например, два трудовых договора одновременно (один — об удаленной работе, второй — о работе в офисе). Другой способ — заключить дополнительное соглашение к основному договору с указанием того, что часть труда сотрудник будет выполнять дистанционно.

Не путайте дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считают тех, кто заключил трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, которые выделяет работодатель или работник приобретает за свой счет.

То есть дистанционная работа — это интеллектуальный труд, а его результат — информация, сведения и объекты интеллектуальной собственности. А результат надомной работы — это обязательно некоторая продукция, физические объекты.

Какие изменения планируют внести в ТК

Если трудовой договор (приложение к нему либо отдельное соглашение сторон, заключаемое в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора) содержит условие о возможности временного или частичного выполнения работы в дистанционной форме, то в таком договоре (приложении к нему либо отдельном соглашении сторон) должны быть определены срок, в течение которого работник временно выполняет работу в дистанционной форме, или график, согласно которому работник частично выполняет работу в дистанционной форме, условия выполнения работы в дистанционной форме, в том числе режим рабочего времени, способы и средства связи работника и работодателя, порядок обеспечения работника оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами и предметами, необходимыми для исполнения им трудовых обязанностей, или предоставления соответствующей компенсации, а также порядок представления работником результатов выполненной работы и их приема работодателем.

21 июля 2020 этот проект приняли в первом чтении. И по плану законотворцев новый документ сможет заработать уже в начале 2021 года.

Авторам проекта еще нужно прояснить, как совместить все нормы и требования к частично занятому на удаленке сотруднику. Ведь когда он дома, на него должны распространяться нормы о дистанционной работе — например, не требуется проводить инструктаж, обучение по охране труда и т. п. А когда работник попадает в офис, нужна обязательная специальная оценка его условий труда (СОУТ) и те же инструктажи. Пока в этом вопросе нет ясности, кажется, что режим комбинированной удаленной работы прибавит документов и усложнит процессы.

В новом проекте хотят упразднить возможность вносить в дополнительное соглашение специальные условия для расторжения трудового договора. То есть новая редакция ТК отберет у компании право уволить удаленного работника по дополнительным основаниям и оставит возможность расторгнуть договор только на основании правил, прописанных в Трудовом кодексе.

Наконец, новый закон предусматривает, что при временной дистанционной работе зарплата не меняется и выплачивается сотруднику в полном размере. Правда, при условии, что сохранится тот же объем работы.

По данным соцопроса института социального анализа и прогнозирования РАНХиГС в 2019 году только треть респондентов хотели бы работать в офисе постоянно.

Большинство людей — 55% — хотели бы часть рабочего времени проводить дома и приезжать в офис несколько раз в неделю.

Постоянно работать удаленно хотел бы каждый десятый. Но ТК не обязывает работодателей переводить работников на дистанционную работу по их просьбе.

По данным исследования Хабр Карьеры, до введения карантина в России каждый второй айтишник мог работать удаленно (то есть в компании была такая возможность) и каждый третий айтишник действительно работал.

Госдума приняла в первом чтении комплекс поправок в ТК РФ о дистанционной (удаленной) работе. Соответствующий законопроект подготовлен депутатами Госдумы и членами Совета Федерации и уже рекомендован к принятию Минтрудом. О том, что ожидает удаленных сотрудников и их работодателей в связи с принятием законопроекта, читайте в статье.

Понятие дистанционной и удаленной работы

Законопроект № 973264-7 ставит знак равенства между дистанционной и удаленной работой, устраняя существующую в настоящее время правовую неопределенность.

При этом под дистанционной (удаленной) работой поправками понимается выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, как временно, так и на постоянной основе.

Временной дистанционной работой, согласно поправкам в статью 312.1 ТК РФ, считается временное выполнение трудовой функции вне стационарного рабочего места, находящегося под контролем работодателя.

После истечения срока, на который заключался договор о временной удаленной работе, работник считается перешедшим на обычный режим работы. То есть в месте нахождения работодателя.

Напомним, сейчас трудовой договор о дистанционной работе может заключаться только на неопределенный срок. Трудовой договор о дистанционной работе сможет заключаться путем обмена электронными документами. При этом в таком договоре можно будет не указывать рабочее место сотрудника.

Данное условие исключается из перечня существенных условий трудового договора о дистанционной работе. Фактически дистанционный работник сможет работать из любого места, где есть возможность использовать интернет для связи с работодателем.

Временная дистанционная работа

Наряду с постоянной и комбинированной удаленной работой (работа дома с регулярными выездами в офис) поправки предусматривают возможность установления временной дистанционной работы (будущая ст. 312.6 ТК РФ).

Основаниями для установления режима временной удаленной работы могут являться, в частности, производственная необходимость, катастрофа природного или техногенного характера, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и подобные экстренные ситуации.

В этих случаях для временного перевода сотрудников на удаленку к основному трудовому договору не придется заключать дополнительных соглашений. Перевод на удаленку будет производиться в упрощенном порядке путем издания локального нормативного акта.

В этом акте работодатель должен закрепить список работников, переводимых с их согласия на временную удаленную работу. Также такой акт должен содержать срок, на который работник переводится на временную удаленную работу, и график самой работы.

С актом о переходе на удаленку работников разрешается ознакомить по электронной почте, телефону, при помощи веб-сервисов, путем обмена электронными документами и электронными образами документов (сканами).

В приоритетном порядке на временную удаленную работу в упрощенном порядке в случаях катастроф, аварий, несчастных случаев и эпидемий переводятся следующие сотрудники:

беременные женщины;
работники, имеющие детей в возрасте до 14 лет;
инвалиды;
пенсионеры по возрасту;
работники, осуществляющие уход за инвалидами или длительно болеющими членами семьи, которые по состоянию здоровья нуждаются в уходе.

Поправки устанавливают правило, согласно которому временный перевод сотрудников на удаленку не лишает их прав и гарантий, закрепленных в ТК РФ. Сами условия трудового договора не изменяются. Зарплата при временной удаленной работе выплачивается в полном размере при сохранении объема работы, определенного трудовым договором.

Взаимодействие с работодателем

В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).

Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.

Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.

Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.

При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.

Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.

Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.

Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.

Право удаленного работника на отдых

В целях исключения возможных злоупотреблений со стороны работодателей поправки дополняют ТК РФ новой статьей 312.7, гарантирующей право дистанционных сотрудников на отдых. В соответствии с этой нормой дистанционный работник имеет право на неприкосновенность времени отдыха.

Время взаимодействия работника с работодателем в период времени отдыха работника включается в рабочее время.

Взаимодействие работодателя с дистанционным работником в период времени отдыха без предварительного письменного согласия работника допускается только в исключительных случаях. Так, звонить и писать удаленщику, когда тот отдыхает, разрешается:

для предотвращения производственной аварии либо устранения последствий стихийного бедствия;
предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя;
выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств.

Во всех других случаях взаимодействие работодателя с работником во время его отдыха допускается исключительно с его предварительного письменного согласия.

Компенсация расходов удаленного работника

Поправки в ТК РФ предусматривают возможность компенсации расходов удаленных работников, понесенных ими в связи с выполнением работы дистанционным способом (ст. 312.2 ТК РФ).

Это возможно в случаях, когда работник в рамках дистанционной работы использует свое личное оборудование, программно-технические средства и средства защиты информации.

Например, приобретает за свой собственный счет компьютер, необходимое программное обеспечение и антивирусную защиту. Все эти расходы могут быть компенсированы работнику за счет средств работодателя.

Порядок компенсации расходов, связанных с использованием работником личного оборудования и ПО, устанавливается в коллективных договорах и других локальных нормативных актах.

Компенсация соответствующих расходов не является безусловной обязанностью работодателя. Работодатель должен будет возместить расходы на приобретение компьютеров и ПО лишь тогда, когда этого потребует профсоюзная организация или соответствующее положение о компенсации прописано в самом договоре о дистанционной работе.

При этом о компенсации расходов на оплату интернета, электроэнергии и прочих коммунальных услуг в поправках ничего не говорится.

Работодатели не обязаны будут их компенсировать. Хотя ничто не мешает им предусмотреть подобные компенсации в своих локальных актах на добровольных началах.

Увольнение дистанционных работников

В настоящее время расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Как говорится в пояснительной записке к законопроекту, подобная формулировка закона приводит к тому, что работодатели часто прописывают в трудовых договорах следующие основания для увольнения дистанционных работников:

отсутствие у работодателя достаточного объема работы;
нецелесообразность дальнейшего сотрудничества;
производственная необходимость, определяемая работодателем;
неэффективная работа дистанционного сотрудника и пр.

Все эти основания для увольнения являются дискриминационными и нарушающими права удаленных сотрудников. В связи с этим поправки устанавливают, что по указанным основаниям увольнять дистанционных работников нельзя. Расторгать договоры о дистанционной работе разрешается исключительно по основаниям, указанным в ТК РФ.

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Варианты оформления дистанционной работы

Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

работодателю — усиленная квалифицированная электронная подпись;
работнику — усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная электронная подпись.

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Простая электронная подпись — электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Неквалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая:

получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
создается с использованием средств электронной подписи.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и дополнительным признакам:

ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
В локальном нормативном акте предусмотрите:

какие документы какими видами электронных подписей должны подписываться;
порядок взаимодействия работника и работодателя;
срок, в течение которого сторона трудовых отношений должна направлять подтверждение получения другой стороной электронного документа;
порядок обеспечения работников оборудованием или порядок и размеры выплаты компенсации за использование личного имущества работника.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

санитарно-бытовое обслуживание и медицинское обеспечение в соответствии с требованиями охраны труда, а также доставку работников, заболевших на рабочем месте, в медицинскую организацию в случае необходимости оказания им неотложной медицинской помощи;
обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
ознакомление работников с требованиями охраны труда, в том числе при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем (абз. 17, 20, 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Читайте также: