Если работник выбрал бумажную трудовую книжку нужно ли делать запись в трудовой книжке

Обновлено: 28.04.2024

Сотрудник выбрал электронную трудовую книжку - порядок действий сторон трудового договора в этой ситуации регулируют ТК РФ и закон № 439-ФЗ. Что нужно успеть сделать работодателю и в какие сроки, а какие действия предпринять самому сотруднику, расскажем в нашем материале.

На основании чего работники делают выбор между электронной и бумажной трудовой

В 2020 году начался массовый переход на электронные трудовые книжки. С 1 января информационные системы Пенсионного фонда приступили к накоплению и хранению сведений о трудовом стаже всех работающих лиц. До этого момента все данные заносились в бумажные трудовые, которые полагалось хранить у основного работодателя. Теперь же люди могут сделать выбор — оставить бумажный формуляр или отказаться от него. Оба варианта сопряжены с определенными рисками. Бумажные трудовые могут запросто затеряться, а информсистемы фонда — быть атакованы хакерами, однако государство обещает принять все необходимые меры, чтобы свести риски несанкционированного доступа к минимуму.

Для работодателей зачастую второй вариант предпочтительнее, поскольку с них снимается ответственность за трудовые книжки сотрудников, а данные в электронном виде отсылать в Пенсионный фонд придется в любом случае, вне зависимости от выбора сотрудников.

Чтобы члены коллектива определились с выбором, работодатель обязан их уведомить о происходящих изменениях в трудовом законодательстве в части возможного перехода на электронные трудовые книжки. Сделать это нужно до 31 октября 2020 года. Ранее этот срок был обозначен как 30 июня 2020 года, но из-за коронавируса его продлили.

После уведомления кадровые работники будут заниматься подготовкой всей необходимой документации: внесением изменений в локальные нормативные акты, изданием приказов о переходе на ЭТК, подготовкой образцов заявлений для сотрудников.

Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку: последовательность действий работодателя

На основании уведомления, изучив предварительно преимущества и недостатки обоих способов ведения книжки, работник должен известить работодателя о своем решении — продолжить вести бумажную трудовую или полностью перейти на электронную.

Получение заявления

В заявлении должен быть четко определен выбор работника, чтобы руководство и отдел кадров смогли подготовиться к дальнейшим действиям в отношении каждого конкретного человека.

Передача бумажной трудовой владельцу

Если работник выбрал электронную трудовую книжку, значит, он таким образом отказался от ведения бумажной, и следовательно, формуляр подлежит передаче владельцу. Работодателю на указанную процедуру отводится три рабочих дня с момента получения заявления. За это время необходимо внести запись в трудовую книжку. Выглядеть она может так:

Запись будет завершающей, поскольку трудовым законодательством не предусмотрено, что человек, отказавшийся от ведения бумажной книжки, сможет ее возобновить. То есть переход на электронные трудовые безвозвратен.

В момент передачи работник должен расписаться в журнале учета движения трудовых книжек в том, что книжка получена на руки и претензий к работодателю нет.

Сдача отчета СЗВ-ТД

О решении, принятом сотрудником, работодатель информирует Пенсионный фонд путем представления отчетной формы СЗВ-ТД. Сроки ее сдачи установлены законом № 27-ФЗ как 15-е число месяца, следующего за месяцем наступления кадрового события. Получение работодателем заявления о выборе способа ведения книжки является одним из таких событий.

Обратите внимание! С апреля 2020 года постановлением Правительства РФ от 26.04.2020 № 590 изменены сроки представления СЗВ-ТД при увольнении и при приеме на работу. Отчитаться нужно не позднее следующего рабочего дня после указанных мероприятий.

Лицо, ответственное за сдачу отчетности СЗВ-ТД, должно корректно заполнить форму, которая состоит из раздела с данными о работодателе, застрахованном лице, отчетном периоде и произошедшем кадровом событии — в нашем случае это получение заявления о ведении трудовой в электронном формате. В соответствующем поле проставляется дата получения заявления. Если форма подается на человека впервые в 2020 году, то в нее нужно внести данные о трудовом стаже по состоянию на 1 января.

Как поступить, если сразу при трудоустройстве работник выбрал электронную трудовую книжку

Если человек приходит трудоустраиваться, имея на руках бумажную трудовую, но при приеме решит отказаться от нее на основании уведомления работодателя, то последний должен оперативно сдать форму СЗВ-ТД (не позднее следующего рабочего дня) и включить в нее не только данные о приеме на работу, но и о дате получения заявления о выборе электронного формата книжки. Однако это вовсе не означает, что формуляр останется незаполненным. Кадровый работник обязательно должен внести в него сведения и о приеме, и об отказе от бумажного носителя. Только после этого книжка возвращается владельцу.

Если же выбор способа ведения книжки будет сделан позднее, то СЗВ-ТД нужно подать по окончании месяца, в котором к работодателю поступит соответствующее заявление, в течение 15 календарных дней.

Если 15-е число выпадет на праздничный или выходной день, срок сдачи сместится вперед — на ближайший рабочий день.

С 2021 года работникам, которые придут трудоустраиваться впервые, бумажную трудовую книжку заводить не будут. Сведения о трудовом стаже будут храниться исключительно в электронном виде.

Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.

— Что это за штука?
Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.

— И уже работает?
Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.

— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?
Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.

— И что дальше?
Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020.

— Какие есть варианты?

Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

— Каким документом это регламентируется?
Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.

— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?
Сначала было тем же днём, то есть в момент подписания заявления, но теперь в течение 3 рабочих дней. Поэтому приходите хотя бы 30-го декабря, а не в 17:59 31-го, если вы испытываете к отделу кадров хоть какие-то хорошие чувства.

По мнению Минтруда России, срок выдачи аналогичен сроку, установленному ч. 1 ст. 62 ТК РФ, — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, Письмо от 13.03.2020 N 14-2/В-260). Ранее министерство придерживалось другого мнения: трудовая книжка выдается в день подачи указанного заявления, которое подтверждает факт выдачи документа на руки (Письмо от 12.02.2020 N 14-2/В-150). Учитывая, что специальная норма ч. 3 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ не устанавливает напрямую трехдневный срок выдачи, во избежание возможных рисков нарушения прав работника рекомендуем выдавать трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Срок хранения невостребованных трудовых книжек – 50 лет, если они завершены в 2003 году и позже, и 75, если до 2003 года (ст. 22.1 ФЗ Об архивном деле в РФ)

— Что будет в этой трудовой книжке?
Поначалу ничего. С 1 января 2020 кадры передают в ПФР информацию: прием, перевод, увольнение. При этом все старые данные из трудовой никак не передаются организацией. Тем не менее, у ПФР они есть, поскольку везде вы платили налоги. Электронная трудовая книжка формируется у лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года.

Вообще, для передачи в ПФР сведений о трудовой деятельности работников работодателю нужно составлять отчетность по форме СЗВ-ТД. Форма СЗВ-ТД заполняется при трудоустройстве, переводе на другую работу, увольнении, подаче заявления о выборе способа ведения трудовой книжки. То есть есть последний сегмент данных в любом случае ещё раз попадёт в ПФР. В отчетность по форме СЗВ-ТД нужно вносить практически ту же информацию, что и в трудовую книжку. Данные о приёме и увольнении не позднее следующего рабочего дня после приказа, а о переводе, подаче заявления, предоставлении сведений о трудовой деятельности данные отправляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Работодатель должен предоставлять форму в электронном виде усиленной квалифицированной электронной подписью.

Благодаря СЗВ-ТД (и до этого СЗВ-К), государство всё про вас знает. Пенсионный фонд считает ваши пенсионные баллы, и это значит, что видит все выплаты вам, облагаемые налогом. То есть то, что работодатель показывал государству, в базе данных уже есть, но там данные, не совсем как в трудовой. Но достаточные, чтобы сравнить и разобраться.

— Что должна сделать компания

— Что, если я написал заявление на электронную, но не пришёл за бумажной?
Её призрак будет преследовать вас вечно вместе с призраком кадровика. Нужно будет забрать, иначе есть шансы со временем обнаружить её на почте.

— Что это за бумажки при увольнении?
При увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней. То есть вам дадут некий документ, который докажет последний отрезок работы.

— Погодите, а как показывать электронную книжку при приёме на работу?
Можно получить справку о своей трудовой деятельности или просто открыть книжку в личном кабинете ПФР и напечатать. Кадровый отдел получит доступ ко внесению данных после вашего поступления на работу. Вносится:

Информация о работнике;
Даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
Место работы;
Вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
Вид поручаемой работы;
Основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
Причины прекращения трудового договора.

— Где можно получить документ про то, где я работал с новой книжкой?
У последнего работодателя, в ПФР и МФЦ физически, в личному кабинете ПФР и ЕПГУ в электронном виде.

— В чём профит?

UDP: После публикации перенесли сроки:

Срок уведомления работников в выборе формата трудовой книжки перенесли по 31 октября 2020 года включительно (п. 2 постановления Правительства от 19.06.2020 № 887). Напомним, что раньше срок уведомления был установлен не позднее 30 июня 2020 года.

В Письме от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20 специалисты ПФР разъяснили специфику ведения кадрового учета в отношении совместителей. В частности, они напомнили, что бумажная трудовая книжка совместителя хранится у основного работодателя, соответственно, необходимые записи в нее вносятся только основным работодателем, в том числе сведения о трудовой деятельности с других мест работы.

Таким образом, в отношении совместителей:

Можно ли вести трудовую книжку в бумажном формате, как раньше?

Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую книжку на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.

Все ли работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?

Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Выбрасывать?

Если лицо выбирает электронный вариант трудовой книжки, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить и в бумажном виде, подав заявку:

работодателю (по последнему месту работы);

в территориальном органе ПФР;

в многофункциональном центре (МФЦ).

В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?

В случаях приема на работу или увольнения сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.

Сведения о других кадровых изменениях, например о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Чем защищены базы данных ПФР? Есть ли гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Какая еще информация, в отличие от бумажной версии, будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация из лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом?

Работодателю при представлении в органы ПФР формы СЗВ-ТД необходимо отразить данное кадровое мероприятие в отчетном периоде, когда наступило событие.

Следует ли квалифицировать как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в форме СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?

Не представляется, это не постоянная работа.

В случае, когда работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки, надо ли отменять предыдущее заявление?

Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будут учтены оба поданных заявления.

Отменять представленные сведения о переводе не надо. Необходимо подать форму СЗВ-ТД только с записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020.

Согласно штатному расписанию. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениями профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.

Если сотрудник награждается министерством, как теперь эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форму СЗВ-ТД не предусмотрено.

Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.

На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?

Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды начиная с 01.01.2020).

В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.

Следует ли страхователям сдавать сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера?

Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?

Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время написать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?

Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.

Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?

При расчете стажа работников, работающих в районах Крайнего Севера, сверяется запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете по форме СЗВ-ТД. Как работодателю определить стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?

Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.

С этого года в России внедряются электронные трудовые книжки. В чем их преимущество, каковы риски того, что электронные сведения затеряются, что делать с данными о профессиональных наградах, которые не отражаются в электронной версии "трудовой"? Заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец ответил на эти и другие вопросы читателей "РГ - Неделя".

С внедрением электронных трудовых книжек отпадет необходимость поиска в архивах кадровиков. Фото: Владимир Гердо / ТАСС

Иван Иванович, один из распространенных вопросов от читателей "РГ" - в чем преимущество электронной трудовой книжки, что выиграет работник, если выберет ее?

Иван Шкловец: Переход на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, или, как мы еще это называем, - электронные трудовые книжки, имеет целый ряд преимуществ. Их можно разделить на две группы: для работодателей и для работников.

Среди преимуществ для работодателей могу выделить следующие: первое - минимизация рисков ошибок при заполнении трудовой книжки. Инспекции труда в ходе проверок выявляют их достаточно много. Второе - исключение риска утраты трудовой книжки. Ее невозможно потерять, она сформирована в Пенсионном фонде России (ПФР). Третье - удобная систематизация сведений, тем более что многие уже пользуются различными кадровыми программами, с помощью которых можно выстроить базу данных и вести ее аккуратно и в удобной форме. Четвертое - снижение издержек на кадровый документооборот. И, наконец, это достаточно высокая степень защиты персональных данных. Базы защищены, передача сведений осуществляется через усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Для работников. Кроме минимизации рисков ошибок в трудовых книжках, это, во-первых, удобство получения сведений, в том числе в случаях, когда организация ликвидирована. Порой это является неразрешимой проблемой. При наличии электронной трудовой книжки, даже в случае ликвидации работодателя, работник сможет запросить в ПФР полные сведения о своей трудовой деятельности и получить их.

Данные электронной трудовой книжки надежно защищены Пенсионным фондом России, их утрата и утечка невозможны

Во-вторых, минимизация риска утраты или порчи трудовой книжки.

В-третьих, возможность отслеживания процесса уплаты страховых взносов. Этот процесс станет более удобным при использовании "личного кабинета" на сайте ПФР.

В-четвертых, удобство получения сведений в целях оформления визы, загранпаспорта или кредита в банке. Необходимые сведения можно будет получить через портал госуслуг, многофункциональный центр предоставления услуг, в ПФР или у работодателя. Причем получить их можно будет как в бумажном виде, так и электронном - заверенном усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью.

Уверен, когда работники их реально почувствуют, большинство сделают выбор в их пользу.

Вы упомянули, что у тех, кто выберет электронную трудовую книжку, упростится жизнь в случае ликвидации организации, где человек трудился. Но о тех, кто выберет бумажный документ, работодатель все равно ежемесячно будет передавать всю информацию в ПФР, как и о тех, кто выберет электронный. Означает ли это, что владельцы бумажных книжек в итоге тоже смогут получить электронные данные в случае банкротства работодателя?

Иван Шкловец: Сведения о трудовой деятельности будут формироваться в отношении всех работников, в том числе решивших сохранить трудовую книжку. Вместе с тем предоставляться такие сведения в новом формате будут тем работникам, которые решат перейти на электронные трудовые книжки. Остальные смогут получать копии документов в прежнем формате. Это может стимулировать работников к переходу на электронный формат.

Где гарантии от утечек

А нет ли рисков утечки данных о работниках из ПФР, ведь "утекают" данные даже из крупных банков.

Иван Шкловец: За сохранность сведений о трудовой деятельности работников, об их пенсионных правах, хранящихся в информационных ресурсах ПФР, отвечают органы Пенсионного фонда. За сохранность персональных данных работников отвечают их работодатели.

Сведения, поступившие в ПФР и хранящиеся в их информационных ресурсах, защищены, их утрата невозможна.

Для тех, кто привык к бумаге

Виктория Владимировна Сливкова: Обязательно ли писать заявление о том, что я не желаю в электронном виде вести свою трудовую книжку?

Иван Шкловец: Законом предусмотрено два вида заявления, одно из которых до конца 2020 года подает работник. Работник подает либо заявление о том, что он просит продолжать вести трудовую книжку, либо о том, что он просит предоставлять ему сведения о трудовой деятельности, что означает отказ от ведения бумажной трудовой книжки. Желательно, чтобы до окончания 2020 года работник такой выбор сделал.

Иван Шкловец: Работники, подавшие заявление о предоставлении сведений в электронном виде и получившие трудовые книжки на руки с внесенной в нее соответствующей записью, не смогут вернуть их работодателю для продолжения ведения в бумажном виде. Такой возможности для работника закон не предоставляет. Для работодателя, согласившегося принять обратно трудовую книжку, возникают риски, связанные с признанием записи недействительной, необходимостью изменения кадровых документов, корректировке отчетов в ПФР. В связи с этим целесообразно об этом предупреждать работников заранее.

А передумать в обратную сторону можно? Выбрать бумажную, а через год-два от нее отказаться?

Иван Шкловец: Работник, подавший заявление о продолжении ведения трудовой книжки, может впоследствии подать заявление об отказе ведения трудовой книжки в любое время - в 2021, 2022 и последующих годах.

К примеру, в конце 2020 года к работодателю устраивается новый работник с бумажной трудовой книжкой. Как новому работодателю узнать, отправлялись ли уже по этому работнику предыдущим работодателем сведения о выборе бумажной трудовой книжки или еще нет? Сам работник не помнит, подписывал он заявление или нет.

Иван Шкловец: На всякий случай уведомите его письменно об изменениях законодательства, о праве выбора. И уже после этого ждите от него заявление.

Вопрос от Ольги Таланцевой: Если к новому работодателю приходит устраиваться сотрудник в 2021 году и приносит трудовую книжку, в которой нет записи о том, что он перешел на электронную форму, то работодатель должен вести бумажную книжку? А если сотрудник вообще не подавал на предыдущем месте работы никаких заявлений, то как быть новому работодателю?

Иван Шкловец: Если к вам приходит в 2021 году работник с уже оформленной ранее трудовой книжкой, в которой отсутствует запись о подаче им заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, последней записью у него должна быть запись о его увольнении. Это означает, что работник либо сохранил трудовую книжку, либо не сделал выбора. В этом случае вы продолжаете вести трудовую книжку до тех пор, пока работник вам не подаст заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.

Как быть совместителям

Много вопросов по совместителям. Если человек работает именно по совместительству, он тоже должен выбирать электронную или бумажную трудовую книжку? И что делать с теми, совместительство которых на одном предприятии не прописано в их трудовой книжке?

Иван Шкловец: Давайте разделим на внутренних и внешних совместителей. Что касается внутренних совместителей, там проблем нет. Это один и тот же работник, просто работает по двум трудовым договорам. Поэтому вы ему вручаете только одно уведомление в одном экземпляре и принимаете от него только одно заявление, тоже в одном экземпляре. Не забудьте только, что в отношении внутреннего совместителя отчеты в ПФР подаются отдельно. Совместитель может вам подать только заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Он не может подать заявление о ведении трудовой книжки, на совместителя трудовая книжка не ведется.

Что касается внешних совместителей, их нужно обязательно уведомлять об изменениях законодательства, о праве выбора. Но принимаете от них только заявление о предоставлении сведений в электронном виде. Поскольку в отношении внешних совместителей трудовая книжка не ведется, подать заявление о ведении трудовой книжки он не может.

Куда вписывать награды

Еще один вопрос, который часто встречается. В формах передачи информации в ПФР нет графы, где указываются награды работника за весь его трудовой путь. И что делать с этими наградами? Как передавать информацию о них?

Иван Шкловец: К сожалению, да, новые формы не предусматривают такую опцию, которую мы заносили в бумажную трудовую книжку. Если для работника это очень важно, он подаст заявление сохранить бумажную трудовую книжку, и туда придется все эти награды записывать. Они могут в дальнейшем пригодиться, например, для получения звания "Ветеран труда".

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды - грамоты, благодарности, приказы об их объявлении, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы.

Разрешите доложить

Как будет осуществляться ведение электронных трудовых книжек гражданского персонала в воинских частях минобороны? В настоящее время доступ к сети интернет на территориях военных городков в воинских частях запрещен.

Иван Шкловец: Закон разрешает не передавать сведения в Пенсионный фонд России, если речь идет о государственной тайне. Что касается военнослужащих, то минтруд готовит сейчас особый порядок формирования таких сведений. И в ближайшее время он предложит, что с ними делать. Если это обычные вольнонаемные работники в частях, которые заключают трудовые договоры, - все делается в общем порядке.

В каких случаях нужно подождать

Марина, руководитель отдела кадров: Один сотрудник в феврале попросил отдать ему бумажную трудовую книжку. Какую запись в ней мы должны сделать и как быстро ее ему выдать?

Иван Шкловец: Я не рекомендую торопиться, потому что образец такой записи будет внесен в инструкцию по заполнению трудовых книжек, сейчас такие изменения готовятся. Давайте подождем, получим нужную запись, внесем ее в трудовую книжку, чтобы потом не признавать недействительными ранее внесенные записи.

Но если работник настаивает, то Трудовой кодекс предусматривает примерную форму записи, которую можно внести в трудовую книжку, - запись о том, что работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса. И в четвертой графе трудовой книжки, где основание для внесения записи, вы указываете номер и дату заявления работника. Но я еще раз рекомендую подождать.

Если человек выбрал электронную книжку, то он сам должен собирать и хранить свои награды, чтобы в дальнейшем представить их в соответствующие государственные органы

О чем не пишут в книжках

Владимир Ковалев пишет, что в его бумажной трудовой книжке много записей об официальной, легальной работе. Но в Пенсионном фонде это никак не отражается, ни служба в Советской армии, ни работа на вертолетном заводе им. Камова, ни работа в ТОО "Русский пекарь"…Что делать в такой ситуации?

Иван Шкловец: Трудовая книжка является основным, но не единственным документом, подтверждающим наличие трудового стажа. Это могут быть копии любых кадровых документов, которые так или иначе подтверждают, что вы где-то когда-то работали. Это могут быть и свидетельские показания. Если у вас вообще нет никаких документов, идите с заявлением в суд. Назовите двух свидетелей, которые подтвердят, что вы там трудились. Суд может засчитать вам все эти годы в стаж. Трудовая деятельность по найму, а также служба в ВС должна отражаться в трудовой книжке. Почему эти сведения не вносились в вашу трудовую книжку, следовало адресовать вашим бывшим работодателям. Если у вас сохранились какие-либо документы, подтверждающие вашу прежнюю работу, вы можете обратиться к нынешнему работодателю с заявлением о внесении соответствующих записей. Если вы не работаете, можете обратиться в ПФР.

Является ли кадровым мероприятием присвоение педагогическому работнику квалификационной категории? Форма СЗВ-ТД не позволяет заполнить такое мероприятие.

Иван Шкловец: Почему не позволяет? Туда можно вносить присвоение новой квалификации, разряда, получение второй профессии. Если устанавливается категория, это тоже отражается в отчете.

Отказавшись от перехода на электронную книжку, потом можно передумать - в любой момент. Фото: Никита Митюнин

Иван Иванович, вы сами какую трудовую книжку для себя выбрали? И с чем это связано?

Иван Шкловец: Я отношу себя к категории работников, которые всегда внимательно относились к оформлению трудовых отношений. В Пенсионном фонде у меня есть "личный кабинет", я там всегда все проверяю. Все сведения, хранящиеся в Пенсионном фонде, соответствуют моей деятельности, поэтому я готов буду отказаться от бумажной трудовой книжки.

Читайте также: