Если переплатили аванс сотруднику

Обновлено: 18.05.2024

Меня перевели на полставки — до этого работала на полной. При переходе на новый режим я не подписывала никаких документов, сумму будущей зарплаты мне не озвучили. Сейчас выяснилось, что в бухгалтерии не поставили какую-то галочку, — и все время, что я работала на полставки, мне приходило больше денег, чем нужно.

Могут ли с меня сейчас вычесть лишнее? Какую максимальную сумму могут вычесть? Что будет, если уволиться?

Вы говорите, что вас перевели на полставки — так обычно называют режим неполного рабочего времени, НРВ. Если сотрудник и работодатель договариваются о таком режиме, то либо сразу прописывают это в трудовом договоре при приеме на работу, либо позже заключают допсоглашение к нему.

В вашем случае никаких документов не оформляли. Видимо, руководитель просто дал устное распоряжение бухгалтерии, а там забыли внести нужные данные в учетную программу. Поэтому вы и получали больше денег, чем должны были.

Если вы не согласны добровольно вернуть переплату, работодатель не вправе удержать ее с вас — ни из будущих зарплат, если вы останетесь работать, ни из выплат при увольнении, если решите уйти. Взыскать с вас деньги через суд работодатель тоже не сможет: ему нечем подтвердить ваш переход на полставки, поскольку вы ничего не подписывали.

Но даже если ваш перевод на неполное рабочее время был оформлен как надо, то и в этом случае работодатель вряд ли бы выиграл спор. В суде ему пришлось бы доказывать, что переплата случилась из-за счетной ошибки, а в вашем случае это не так. Расскажу обо всем по порядку.

9 нескучных курсов на каникулы

Какие суммы работодатель может удержать с сотрудника по своей инициативе

Есть несколько видов удержания по инициативе работодателя:

Отпускные, которые сотрудник не отработал ко дню увольнения.
Материальный ущерб работодателю — в пределах одного среднемесячного заработка.
Заранее выданная зарплата, которую сотрудник не отработал.
Деньги, выданные работнику под отчет, по которым он не отчитался в срок.
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за счетной ошибки.
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за того, что он по своей вине не выполнил норму труда.

Во всех этих случаях из денег, которые причитаются сотруднику, работодатель может за раз удержать максимум 20% от суммы на руки. Причем в разные сроки и в некоторых случаях — только с письменного согласия работника. Для наглядности я сделала таблицу по таким удержаниям.

Что и когда может удержать работодатель с сотрудника по своей инициативе

Вид удержания	В какой срок можно удержать	Нужно ли письменное согласие работника
Отпускные, которые сотрудник не отработал ко дню увольнения	В день увольнения	Не нужно
Материальный ущерб, причиненный работодателю	В течение месяца со дня, когда работодатель установил размер ущерба	Не нужно
Выданная заранее зарплата, которую сотрудник не отработал	В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета	Нужно
Деньги, выданные работнику под отчет, по которым он не отчитался в срок	В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета	Нужно
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за счетной ошибки	В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета	Нужно
Деньги, излишне выплаченные работнику из-за того, что он по своей вине не выполнил норму труда	В течение месяца со дня, когда комиссия по трудовым спорам признала, что работник виноват	Нужно

В течение месяца со дня, когда истек срок, отведенный работнику для возврата неизрасходованных или лишних денег либо сдачи авансового отчета

Из перечисленного к вашей ситуацию более-менее подходит только счетная ошибка — остановлюсь на ней подробнее.

Что такое счетная ошибка

По мнению Роструда, счетная ошибка — это арифметический просчет. Например, вместо того чтобы сложить суммы, в бухгалтерии их перемножили. Но все бухгалтеры давно уже работают в специальных компьютерных программах, которые помимо прочего рассчитывают зарплату, пособия и другие выплаты. Поэтому некоторые суды приравнивают к счетным и те ошибки, которые случились из-за неправильной настройки программы, ее некорректной работы или сбоя программного обеспечения.

Обычно работодатель письменно уведомляет работника о лишней сумме, выплаченной из-за счетной ошибки, и указывает срок, до которого работник должен вернуть деньги. Если работник сам не погасит долг в течение месяца со дня окончания этого срока, работодатель издает приказ об удержании долга из зарплаты.

На приказе работник должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания. Если же сотрудник не согласен, то работодателю ничего не остается, кроме как идти в суд, чтобы вернуть переплату.

Суд вынесет решение взыскать излишки с работника, только если работодатель докажет, что выплатил зарплату в большем размере именно из-за счетной ошибки. Но если судьи решат, что ошибка была не счетная, а техническая, то с деньгами работодатель может попрощаться — они останутся у сотрудника.

Вот примеры технических ошибок при выплате зарплаты, в которых виноват работодатель:

опечатка в платежке;
выплата зарплаты дважды;
внесение в бухгалтерскую программу неполных или неверных данных;
ошибочное толкование закона бухгалтером;
использование в расчетах неверной ставки или оклада;
неправильное применение локального акта компании о зарплате.

То есть в вашей ситуации работодатель по своей вине допустил именно техническую ошибку, а не счетную, — не внес нужные данные в программу. За такие ошибки работник не должен нести ответственность, в том числе не должен возвращать лишние суммы, — так говорят суды.

Кроме того, нет оснований взыскать с вас лишнюю выплату как неосновательное обогащение. Человек, который случайно получил зарплату или другую выплату — пособие, стипендию, пенсию и так далее, — должен ее вернуть, только если опять же случилась счетная ошибка или из-за недобросовестности получателя. Ни того ни другого в вашем случае не было.

Никогда бы не подумал, что в истории Пупы и Лупы есть столько нюансов.

Когда увольнялся с одной работы, мне, судя по всему, дважды перечислили одну и ту же сумму, я понял, что это ошибка, потому что сумма была ровно в два раза больше, чем обещали, копейка в копейку.
В компании была полусерая ЗП и система штрафов, которые удерживали из серой части с нарушением всех норм ТК РФ, поэтому у меня даже мысли не возникло что-то возвращать. А деньги, кстати, очень пригодились)

Роман, вот из-за таких как вы бухгалтера по зарплате потом из своего собственного заработка выплачивают те суммы, которые вам по ошибке переплатили. Вам значит она очень пригодилась)), а ведь фактически она Вам не положена, а вот бухгалтеру она не пригодится совсем?!

Ст. 1109 ГК РФ. Зарплата не подлежит возврату в качестве неосновательного обогащения при отсутствии счётной ошибки или недобросовестности со стороны получателя. Если работодатель докажет, что была счётная ошибка или вы вели себя недобросовестно, то через суд (если вы сами её не вернёте или не согласитесь зачесть в счёт будущей зарплаты) он может с вас её взыскать. Т.к. вам приходила просто прежняя зарплата, это значит, что новые данные просто не внесли в базу данных, что говорит об отсутствии счётной ошибки, а просто о невнимательности ответственного за это лица. Но если работодатель сможет доказать вашу недобросовестность (т.е. тот факт, что вы знали, сколько должны были получать, но после первой ошибки не сообщили о ней), то точно взыщут. Но только неосновательное обогащение с последующих после первой зарплат (по первой перелате вашу недобросовестность доказать невозможно, а доказываться недобросовестность должна по каждой перелате фактически отдельно) и только через суд. Размер взыскания: неосновательное обогащение + % за каждый день использования (расчитывается по каждому поступлению средств, признаных неосновательным обогащением, отдельно в соответсвии со ст. 395 ГК РФ). Вне судебного разбирательства работодатель может только попросить вернуть переплату или зачесть ее в счет будущих выплат (заключить письменное соглашение об этом), но не сделать это в одностороннем порядке (тут уже вы сможете подать в суд по факту невыплаты зарплаты и 100% выиграете дело). PS. Кстати, этот ваш пост, если он позволяет однозначно соотнести вас как автора и как сотрудника, может являться доказательством того, что вы знали, сколько должны были получать, а значит о вашей недобросовестности!

Л. В. Сологубова
автор статьи, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению в бюджетных организациях

Единственная настоящая ошибка - не исправлять своих прошлых ошибок. Эти слова принадлежат великому мыслителю Конфуцию и подходят к работе бухгалтера.

У бухгалтеров могут возникнуть ошибки при начислении заработной платы. И закон категоричен по этому вопросу: излишне выплаченная зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. В статье разберем, как действовать, если случилась переплата при начислении зарплаты.

Когда можно удержать излишне выплаченное

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь, необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась (ст. 137 ТК РФ).

Зарплату, излишне выплаченную работнику, можно взыскать в трех случаях:

счетная ошибка;
орган по рассмотрению трудовых споров признал вину работника в невыполнении норм труд (простое);
суд установил, что зарплату излишне выплатили работнику из-за его неправомерных действий.

В соответствии со ст. 1102 ГК РФ излишне выплаченная зарплата признается неосновательным обогащением и должна быть возвращена работником учреждению. Если работник вносит деньги сам, то недобросовестности с его стороны нет.

Бухгалтерия может и сама удержать сумму излишне выплаченной зарплаты. При этом работодатель должен проинформировать работника в письменной форме. Для осуществления удержаний работник должен быть согласен с их размером и подтвердить это письменно.

работник не оспаривает основание и размер переплаты;
приказ об удержании переплаты руководитель подписал в течение месяца со дня окончания срока, который установлен сотруднику для возврата аванса или неправильно исчисленных выплат.

Если оба условия выполняются, можете удержать переплату. В противном случае предложите работнику внести излишне выданную сумму добровольно. Если он отказывается, взыщите долг через суд или простите.

Следует помнить, что при отсутствии недобросовестности со стороны сотрудника и счетной ошибки не возвращают в качестве неосновательного обогащения зарплату и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда жизни или здоровью, алименты (ст. 1109 ГК РФ).

Как отразить

Удержание (возврат) переплаты следует рассматривать как самостоятельный факт хозяйственной жизни в виде начисления доходов от компенсации затрат.

По общему правилу доходы от компенсации затрат учреждения относятся на статью 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" аналитической группы подвида доходов бюджетов и подстатью 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 12.1.3 Порядка N 85н, пп. 9.3.4 п. 9 Порядка N 209н).

Начисление доходов и поступление денежных средств от сотрудника следует отразить с применением счета 2 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" по АнКВД 130 в увязке с подстатьей 134 КОСГУ (письмо Минфина России от 30.08.2019 N 02-06-10/66912).

Проводки (сотрудник возвращает деньги в кассу учреждения):

1. Д 0 209 34 567 К 0 401 10 134

- отражена задолженность сотрудника перед учреждением;

2. Д 0 201 34 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВД 130, КОСГУ 134) К 0 209 34 667

- отражено поступление денежных средств от сотрудника в кассу учреждения;

3. Д 0 210 03 561 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) К 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)

- отражено выбытие денежных средств из кассы учреждения для последующего их внесения на лицевой счет;

4. Д 201 11 510 (Увеличение забалансового счета 17, АнКВИ 510, КОСГУ 510) К 0 210 03 661 (Увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)

- отражено зачисление наличных денег на лицевой счет.

Выбирая между счетами 0 401 10 000 и 0 401 40 000, исходите из следующих фактов.

Счет 0 401 10 000 применяется в случае, если определен период поступления денежных средств, сумма задолженности определена окончательно и не оспаривается встречной стороной. Если же сумма ожидаемых доходов от компенсации затрат оспаривается, сумму поступлений невозможно надежно оценить, либо данный доход относится к следующим отчетным периодам, то начисление доходов осуществляется по дебету счета 0 209 34 000 и кредиту счета 0 401 40 134.

Как сотруднику вернуть переплату

Погашение задолженности по переплате зарплаты и отпускных при добровольном согласии работника производится либо посредством внесения наличных денежных средств в кассу или на лицевой счет учреждения; либо посредством удержания из последующих начислений заработной платы.

Обратите внимание, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% зарплаты, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ).

Если взыскать невозможно

При отказе суда во взыскании с бывшего работника задолженности по переплате она списывается с баланса учреждения.

При отсутствии оснований для возобновления процедуры взыскания задолженности, согласно законодательству РФ, списанная с балансового учета учреждения задолженность к забалансовому учету (счет 04) не принимается (п. 339 Инструкции № 157н).

И помним слова Джона Рея, что ошибка одного — урок другому.

Бухучет, налогообложение, ФСБУ, отчетность за 2021 год

Поможем не забыть сделать главное

Посмотрите актуальные чек-листы для бухгалтера, специалиста по кадрам и юриста.

Читайте также: