Должностные обязанности специалиста по работе с обращениями граждан
Обновлено: 25.06.2024
2. Должностные обязанности
1). регистрация и передача по назначению поступающей корреспонденции, а также внутренней документации, отправка исходящей корреспонденции;
5). осуществление нотариальных действий (в соответствии с правовым актом о назначении);
6). организация кадровой работы, в том числе соблюдение правил делопроизводства, при этом надлежащим образом учет и хранение полученных на исполнение документов и материалов, своевременная сдача их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставлении должности;
8). осуществление общего руководства вопросами культуры, спорта и работой с семьёй и молодёжью;
14). организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан, жалоб и предложений, поступивших в администрацию;
15). формирование и ведение реестра муниципальных услуг, разработка административных регламентов предоставления муниципальных услуг;
17). разработка проектов нормативных правовых актов, направление их в прокуратуру Сыктывдинского района, выполнение обязанностей по проведению антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов;
19). ведение регистрационного учета граждан по месту жительства, организация работ в рамках Всероссийской переписи населения,
22). ведение разъяснительных работ по пожарной безопасности (выдача памяток о мерах пожарной безопасности в жилом секторе);
23). осуществление профилактики коррупционных правонарушений (в соответствии с правовым актом о назначении);
27). формирование архивных фондов поселения, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив и по истечению временного хранения уничтожение соответствующих документов по актам (в соответствии с правовым актом о назначении);
28). регистрация актов гражданского состояния граждан (в соответствии с правовым актом о назначении);
29). обеспечение своевременного и качественного предоставления форм отчетности в органы государственной статистики, администрацию Сыктывдинского района, иные учреждения и организации по направлениям своей деятельности;
32). заполнение книг и реестров похозяйственного учета, своевременное и качественное внесение изменений во все разделы книг и реестров;
33). составление протоколов об административных правонарушениях;
35). осуществление функций другого ведущего специалиста в случае отсутствия основного работника;
36). надлежащим образом исполнение обязанностей муниципального служащего, установленных в соответствии с федеральным законодательством;
37). соблюдение установленных федеральными законами запретов и ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы;
38). выполнение установленных федеральными законами требований к служебному поведению муниципального служащего;
3. Права
Ведущий специалист имеет право на:
1) ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей и условиями продвижения по службе;
2) обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
3) оплату труда и другие выплаты в соответствии с трудовым законодательством , законодательством о муниципальной службе и трудовым договором (контрактом);
4) отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего (служебного) времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодного оплачиваемого отпуска;
5) получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования;
6) участие по своей инициативе в конкурсе на замещение вакантной должности муниципальной службы;
7) повышение квалификации в соответствии с муниципальным правовым актом за счет средств местного бюджета;
8) защиту своих персональных данных;
9) ознакомление со всеми материалами своего личного дела, с отзывами о профессиональной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений;
10) объединение, включая право создавать профессиональные союзы, для защиты своих прав, социально-экономических и профессиональных интересов;
11) рассмотрение индивидуальных трудовых споров в соответствии с трудовым законодательством , защиту своих прав и законных интересов на муниципальной службе, включая обжалование в суд их нарушений;
12) пенсионное обеспечение в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность
Ведущий специалист обязан:
2) исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3) соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
5) поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
6) не разглашать сведения , составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
7) беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
8) представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи;
9) сообщать представителю нанимателя (работодателю) о выходе из гражданства Российской Федерации в день выхода из гражданства Российской Федерации или о приобретении гражданства иностранного государства в день приобретения гражданства иностранного государства;
10) соблюдать ограничения, выполнять обязательства, не нарушать запреты, которые установлены настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
11) уведомлять в письменной форме своего непосредственного начальника о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, и принимать меры по предотвращению подобного конфликта.
13) строго соблюдать Правила служебного поведения муниципальных служащих.
14) строго соблюдать Кодекс этики и служебного поведения муниципальных служащих.
5. Требования к ведущему специалисту:
5.1. На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы на государственных и муниципальных должностях.
5.2. Ведущий специалист должен знать Конституцию Российской Федерации, Федеральные законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Конституцию Республики Коми, законы Республики Коми и иные нормативные правовые акты Республики Коми, устав муниципального образования и иные муниципальные правовые акты применительно к осуществлению соответствующих должностных инструкций, основы делопроизводства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
5.3. Ведущий специалист должен обладать необходимыми морально-общественными качествами и организаторскими способностями, профессиональными знаниями и умением, заинтересованным отношением к труду, дисциплинированностью.
5.4. Ведущий специалист должен уметь работать с людьми, пользоваться компьютерной и другой оргтехникой.
5.5. Ведущий специалист должен обладать следующими навыками: организация и обеспечение выполнения задач, квалифицированное планирование работы, анализ и прогнозирование, грамотный учет мнения коллег, организация работы по эффективному взаимодействию с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, эффективное планирование рабочего времени, владение компьютерной и другой оргтехникой, владение необходимым программным обеспечением, эффективное сотрудничество с коллегами, систематизация информации, работа со служебными документами, адаптация к новой ситуации и принятие новых подходов в решении поставленных задач, квалифицированная работы с людьми по недопущению личностных конфликтов.
6. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста
Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности ведущего специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:
1. Показатели эффективности
№ п/п
Показатели
Варианты оценки
Баллы
Использование в процессе работы методов планирования
- навыки планирования отсутствуют;
- планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя;
- планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу
Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т.п.)
- выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям;
- выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требованиям;
- выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям
Широта использования профессиональных знаний при выполнении работ
- используются узко специализированные знания функционирования одной отрасли или сферы управления;
- используется широкий спектр знаний функционирования одной отрасли или сферы управления;
- используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных отраслей или сфер управления
Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации
- навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют;
- возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме;
- возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме
Способность устанавливать и поддерживать деловые взаимоотношения
- низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения);
- средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом);
- высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)
- низкая (работа выполняется крайне медлительно);
- средняя (работа выполняется в нормальном режиме);
- высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)
Инновационность в работе
- низкая (инновационные решения не генерируются);
- средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно);
- высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме)
2. Показатели результативности
№ п/п
Показатели
Варианты оценки
Баллы
Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями
- порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно;
- порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя;
1.2. Специалист назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города.
1.4. Специалист непосредственно подчиняется начальнику общего отдела.
1.5. Обязанности специалиста в случае его временного отсутствия (отпуск, командировка, болезнь) исполняет иной работник администрации в порядке и на условиях, установленных Трудовым кодексом Российской Федерации.
1.6. На должность специалиста назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.
1.7. Специалист должен знать основы организации труда, порядок и условия прохождения муниципальной службы, нормы делового общения, Правила внутреннего трудового распорядка, основы делопроизводства.
1.8. Специалист должен обладать профессиональными навыками работы в сфере рассмотрения обращений граждан, в подготовке проектов муниципальных правовых актов, выполнении поручений непосредственного руководителя, эффективного планирования служебного времени, использования опыта и мнения коллег, пользования оргтехникой и программными продуктами, уметь работать с людьми, владеть нормами делового этикета.
Специалист осуществляет следующие функции:
2.1. Обеспечивает организацию личного приема граждан мэром города и заместителями главы администрации.
2.2. Осуществляет контроль за исполнением поручений мэра города и заместителей главы администрации по выполнению обращений граждан, поступивших во время личных приемов.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.2. исполнять должностные обязанности в соответствии с должностной инструкцией;
3.3. соблюдать при исполнении должностных обязанностей права и законные интересы граждан и организаций;
3.4. соблюдать установленные в администрации города Правила внутреннего трудового распорядка, Регламент администрации, Инструкцию по делопроизводству, должностную инструкцию, порядок работы со служебной информацией;
3.5. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;
3.6. не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведения, ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
3.7. беречь государственное и муниципальное имущество, в том числе предоставленное ему для исполнения должностных обязанностей;
3.8. представлять в установленном порядке предусмотренные законодательством Российской Федерации сведения о себе и членах своей семьи, а также сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;
3.10. уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений, за исключением случаев, когда по данным фактам проведена или проводится проверка;
3.12. обеспечивать своевременное исполнение направляемых специалисту правовых актов Законодательного Собрания, Администрации области и иных областных структур, Азовской городской Думы, администрации города, обращений организаций и граждан; представлять в установленном Регламентом администрации порядке ответы и информационные материалы о ходе исполнения данных документов;
3.13. принимать участие:
3.13.1 в подготовке проектов решений Азовской городской Думы, постановлений и распоряжений администрации города по вопросам своей компетенции, в том числе в подготовке проекта правового акта об утверждении графика личного приема граждан мэром города, заместителями главы администрации и управляющим делами;
3.13.2. в составлении перспективных, ежемесячных и недельных планов работы администрации города;
3.14. проводить прием и консультирование граждан, обратившихся в приемную по обращениям граждан; оказывать содействие в разрешении поднимаемых вопросов;
3.15. обеспечивать подготовку и организацию личного приема граждан мэром города и заместителями главы администрации:
3.15.1. осуществлять запись на прием к мэру города и заместителям главы администрации в соответствии с вопросами их ведения по результатам предварительной беседы с гражданами;
3.15.2. производить регистрацию устных обращений граждан в журнале приема граждан и в карточках устных обращений;
3.15.3. оформлять и вручать записавшимся на прием гражданам Бланк записи на прием с указанием сведений о руководителе, дате и времени приема, номере телефона приемной по обращениям граждан;
3.15.4. приглашать, в случае необходимости, для участия в личном приеме граждан руководителей структурных подразделений и органов администрации, руководителей муниципальных предприятий и учреждений;
3.15.5. по результатам личного приема направлять карточки устных обращений за подписью лица, проводившего прием, непосредственным исполнителям для рассмотрения, принятия решения и подготовки ответа заявителям;
3.16. осуществлять контроль за исполнением поручений, данных мэром города и заместителями главы администрации во время личных приемов граждан;
3.17. составлять по итогам полугодия и года отчеты по установленной форме с анализом работы по рассмотрению устных обращений граждан;
3.18. информировать население города через средства массовой информации о работе по организации личного приема граждан мэром города и заместителями главы администрации;
3.19. обеспечивать сохранность документов;
3.20. соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию;
3.21. руководствоваться в работе требованиями документации системы менеджмента качества в пределах своей компетенции;
3.22. исполнять иные поручения непосредственного руководителя.
Специалист имеет право на:
4.1. ознакомление с документами, устанавливающими его права и обязанности по замещаемой должности муниципальной службы;
4.2. обеспечение организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
4.3. получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности администрации города;
4.4. проверку работы структурных подразделений администрации, отраслевых (функциональных) органов администрации, муниципальных предприятий и учреждений по рассмотрению обращений, поступивших во время личных приемов граждан мэром города и заместителями главы администрации;
Специалист несет ответственность за:
5.1. неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него должностных обязанностей;
5.2. несоблюдение установленных в администрации города Правил внутреннего трудового распорядка, Регламента администрации, Инструкции по делопроизводству, должностной инструкции;
5.3. необеспечение сохранности служебной документации;
5.4. разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;
6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ
Специалист взаимодействует с должностными лицами администрации и ее структурных подразделений, со службами Администрации области, с руководителями организаций города по вопросам своей компетенции.
Читайте также: