Для чего нужен корпоративный портал для сотрудников

Обновлено: 10.06.2024

Корпоративный информационный портал (Enterprise Information Portal, EIP) — также известен как корпоративный портал. Информационная автоматизированная система, предоставляющая сотрудникам в едином порядке необходимые сервисы. Корпоративный портал имеет как ограниченный доступ для сотрудников так и (при желании самой компании) свободный доступ для всех желающих. В любом случае система EIP обеспечивает безопасный доступ к единому ресурсу (чаще всего через веб-интерфейс), и в целом корпоративный портал являетя средством агрегирования и персонализации информации.

Содержание

Порталы первого периода использовались как инструмент для публикации информации от руководства для сотрудников компании. Они представляли собой сайт с информацией о компании, на одной из страниц которого мог быть организован простой внутренний форум. На портале можно было получить информацию о последних организационных изменениях в компании, ознакомиться с новостями. Кроме того, портал выполнял функции простого файлового хранилища.

Определения Gartner

Gartner определяет портал как персонализированную точку Web-доступа человека к релевантным информационным активам (источники информации, документы, базы знаний, приложения, бизнес-процессы и пр.) и к другим людям через единый пользовательский интерфейс с использованием механизмов управления правами доступа и широкими возможностями индивидуальной настройки. Решая ряд самостоятельных задач, порталы являются также ключевым элементом рынка средств управления корпоративным контентом, обеспечивая функции коллективной работы и поддержки документо-ориентированных бизнес-процессов. В последние годы тут находят все более широкое применения технологии Web/Enterprise 2.0, в том числе социальные сети. Именно здесь начинают также находить себе место облачные модели, хотя пока реальный уровень их использования ниже, чем этом виделось еще два года назад. Отчетливой тенденцией последних лет стала также интеграция порталов с `магазинами приложений` (Apps Stores).

По оценкам Gartner, еще в 2009 г. на мировом рынке горизонтальных (универсальных) порталов определилась явная тройка лидеров (IBM, Microsoft и Oracle). Еще в 2008 году казалось, что SAP сможет превратить тройку лидеров в четверку, но сейчас видно, что это ей явно не удается, более того, вероятно ей уже в недалеком будущем придется покинуть квадрант лидеров. В 2010-м в группу ведущих поставщиков впервые вошла компания LifeRay, которая стала первым поставщик продуктов Open Source в этой престижной команде. За прошедший год ей еще удалось закрепиться в сегменте лидеров, несколько усилив свои позиции. Долгое время казалось, что в этот квадрант, приложив небольшие усилия, сможет попасть Tibco Software, но сделать это она так и не смогла: в этом году компания резко откатилась в квадрант нишевых игроков.

Еще два потенциальных кандидата на попадание в группу лидеров — Red Hat JBoss и OpenText. Но и у них пока ничего не получается, причем если первая из них занимает все эти годы фактически постоянную позицию в квадранте `претендентов`, то вторая, усилив направление `завершенность видения`, понизила уровень `способности к реализации` и в результате переместилась из категории `претендентов` в группу `провидцев`.

Отражением процесса продолжающегося развития рынка стало некоторое увеличение числа компаний на квадранте. Среди новичков стоит выделить в первую очередь Salesforce, которая своим примером показывает возможности успешной реализации облачных моделей использования ИТ, и, что также важно, расширения сферы применения облачных средств. Отметим также, что прошлогодний новичок — компания Bаckbase — смогла не просто закрепиться в квадранте, но и перейти из состава нишевых игроков в группу провидцев.

А вот ряд других ИТ-поставщиков, в том числе из числа ведущих игроков ИТ-рынка, которые уже не первый год упоминаются в исследованиях Gartner как будущие потенциальные участники квадранта портальных технологий, попасть в него никак не могут. И в первую очередь в этой связи нужно сказать о Google. Gartner объясняет такую ситуацию недостаточным уровнем обеспечения безопасности, персонализации и возможностей интеграции в продуктах Google, подчеркивая при этом, что данные характеристики являются очень важными для корпоративных заказчиков.

На рынке еще несколько лет назад сформировалась лидирующая тройка — IBM, Microsoft и Oracle, демонстрирующая при этом весьма различающиеся стратегии действий.

IBM WebSphere Portal, представленный сейчас версией 7.0, имеет большую историю и опыт применения на рынке, пользуется признанным доверием заказчиков, причем со стороны как бизнеса, так и ИТ-подразделений. Это решение часто выбирается в качестве основы для реализации самых сложных портальных сценариев, в том числе с комбинированным применением транзакционной информации и неструктурированного контента. Оно используется как внутри, так и вовне предприятий, в частности для межорганизационного взаимодействия.

Microsoft SharePoint, как известно, появился на рынке более десяти лет назад именно как портальный продукт, но все же долгое время позиционировался как средство поддержки групповой работы внутри предприятия. Однако с тех пор круг решаемых им задач весьма существенно расширился, и сейчас его последняя версия 2010 вполне соответствует требованиям портала корпоративного уровня и многие заказчики применяют его в своих внешних отношениях с партнерами и потребителями.

Oracle давно развивает у себя портального направление, имея довольно большой набор продуктов. Но ведущая роль тут сейчас принадлежит решению WebCenter Portal в составе набора WebCenter Suite, полученного в результате приобретения несколько лет назад компании BEA. Oracle развивает WebCenter Portal в рамках своей обновленной стратегии Enterprise 2.0, представляя рынку этот продукт как `доброжелательная пользовательская платформа для социального бизнеса`. В целом круг используемых в нем средств включает собственно портал, управление Web-сайтами, управление контентом, а также поддержку совместной работы и социальных сетей.

Как правило, корпоративные порталы не ограничивают круг своих обязанностей банальными новостями компании и пресс-релизами. Фактически, речь идет о доступе к документарной базе, востребованной большинством работников, в том числе и внештатных, организации эффективного взаимодействия всех без исключения звеньев корпоративной сети. Корпоративный портал - это во многом унифицированный программный комплекс. При учете размеров компании следует подчеркнуть следующие преимущества корпоративных порталов:

Снижение издержек, экономия времени. Единое информационное пространство для территориально-распределенной компании.
Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников.
Повышение эффективности управления.
Интеграция разнородных информационных систем (ERP, СЭД, CRM, HRM) в единый комплекс.

Преимущества и возможности

В большинстве случаев корпоративный портал полезен достаточно большим компаниям, когда указания руководства проходят несколько инстанций, пока доберуться до адресата. Системы EIP просты в конфигурировании и настройке. Их легко адаптировать и сделать оригинальный пользовательский интерфейс для любого звена пользователей: от финансового отдела до управленческого и так называемого sales. При этом полезными опциями могут служить средства интегрированного контроля за присутствием сотрудников в офисе, системы учета рабочего времени, оповещения. Корпоративные порталы во многом удобнее устаревших методов рассылки по корпоративной почте - они снижают нагрузку на ИТ-отдел, дают возможность организации массовых офлайн-дискуссий, конференций, форумов и опросов. Реализация корпоративного портала позволит организовать в частном порядке следующие системы:

Информационное представительство в глобальной сети
Информационный портал для клиентов
Портал технической и информационной поддержки для партнеров и клиентов
Система сбора и анализа информации
Система ведения фонда программных средств, документации
Система поиска и подготовки документов

Тренды рынка коробочных порталов в 2011 году

К 2010 году рост количества программных продуктов, используемых организациями, сформировал потребность в предоставлении единой среды для получения информации из разных программных источников. Для решения этой задачи появились инструменты для интеграции программных приложений. Применение этих технологий при создании корпоративных порталов обеспечило единую точку доступа ко всем приложениям и контенту организации.

К тому же развитие новых технологий в течение последнего десятилетия повысило роль бизнес-коммуникаций и совместной работы сотрудников компании с едиными корпоративными информационными ресурсами в достижении целей бизнеса и организации эффективной работы. Поэтому современные портальные решения предоставляют интегрированный набор унифицированных средств для обеспечения эффективного взаимодействия сотрудников, приложений и данных, а также для совместной работы пользователей.

Современные корпоративные порталы – это мультифункциональные системы, которые решают множество практических задач - технологических и деловых. Порталы обеспечивают единую точку доступа, возможность оперативного поиска и предоставления информации и дают эффективные инструменты для управления знаниями и взаимодействия сотрудников компании.

Более того, возможности интеграции с другими информационными системами позволяют организовать единое хранилище общедоступной нормативной, оперативной, управленческой информации, отраслевых/функциональных знаний, накопленного опыта, предназначенного для использования всеми сотрудниками компании, организовать их коллективную работу и возможность удаленного доступа к необходимой информации.

Кроме того, совместное использование средств поиска и настройки отображения информации предоставляет пользователям необходимые инструменты для бизнес-аналитики. Информация из различных источников позволяет увидеть картину в целом и получить необходимый уровень детализации для принятия того или иного решения.

При этом средства обеспечения безопасности современных корпоративных порталов предоставляют необходимые возможности настройки различных уровней доступа, которые исключают несанкционированное использование и изменение информации. Таким образом, современные корпоративные порталы предоставляют полный набор надежных средств для того чтобы легко получить доступ к нужной информации, проанализировать и передать необходимые данные, что ведет к повышению качества принимаемых решений. Эти системы позволяют собирать в единое целое и объединять на основе ролей и задач все разнотипные источники знаний и информации, доступные как внутри организации, так и за ее пределами так, чтобы необходимые данные легко можно было найти, извлечь и повторно использовать привычным для пользователя образом.

Эксперты Softline провели анализ тенденций рынка тиражируемых корпоративных порталов в 2011 году. По собственным оценкам компании, удельная ёмкость сегмента готовых интранет-решений в России в уходящем году составила более $10 млн.

Эксперты Softline, проанализировав результаты опросов клиентов в более чем 30 городах России, пришли к выводу, что рынок коробочных корпоративных порталов в уходящем году продемонстрировал рост, превышающий 200%. По собственным оценкам компании, в 2011 году удельная ёмкость направления готовых интранет-решений в России составила более $10 млн.

Оценивая рынок в разрезе 2009-2011 годов, в Softline отмечают: клиенты перестали выбирать продукт, исходя из размера первоначальных затрат. Стандартом стала высокая скорость развертывания – на сегодняшний день практически любой коробочный портал можно полностью установить и настроить за несколько часов. При этом даже одного сервера будет достаточно, чтобы обслужить среднюю компанию с территориально распределенным штатом в несколько тысяч человек. Также стабилизировалась цена: независимо от лихорадочных колебаний курса мировых валют сегодня средняя стоимость базовой редакции корпоративного портала для компании до 400 пользователей составляет менее (порядка) 3 000 долларов. В силе также остаются ориентиры на развитие модульной функциональности портала, улучшение качества технической поддержки, возможности программных и платформенных расширений.

Опыт использования корпоративных порталов показал ожидаемо предсказуемый результат: сотрудники охотнее работают с уже имеющейся корпоративной информацией, быстрее находят или размещают нужные документы и контент. Улучшается командный дух в коллективе, способствующий рождению новых плодотворных идей для роста бизнеса. Руководители более рационально управляют ресурсами компании, экономят бюджет и время подчиненных. Акционеры в любой момент времени и из любой точки земного шара могут познакомиться со свежими отчетами по оптимизации издержек.

История

EIP: Выбор и внедрение

На данном этапе существует несколько методик и сценариев, по которым предприятия или ИТ-руководители делают ставку на тот или иной корпоративный портал, решение. Тем не менее, свой осознанный выбор дается далеко не сразу. Ведь корпоративный портал, зачастую, это лицо ИТ-отдела как такового, его визитная карточка. Это то, что оценят все сотрудники, начиная от том-менеджмента и заканчивая "пешками". Сегодня по данным исследовательских компаний можно насчитать около 60 заметных производителей (в моменты расцвета рынка EIP можно было насчитать и более сотни). К сожалению, большинство из них в будущем либо потеряет свою конкурентоспособность и будет поглащено, либо просто прекратит свою деятельность. Читать статью "EIP: Выбор и внедрение"

Корпоративный сайт – это интерфейс для доступа сотрудников к знаниям, необходимым для работы в конкретной компании. В широком смысле — это представительство фирмы в интернете.

Другой пример. Вы устраиваетесь на работу программистом в крупную контору. Вас сразу ставят на проект, над которым уже работали год. Каждый коммит проекта фиксируется в корпоративном портале. Там же содержатся ссылки на библиотеки, которые нужно использовать при разработке. А еще вы можете посмотреть на таком сайте всех коллег, узнать, у кого когда день рождения, телефоны и т. д. Это — внутренний корпоративный сайт для сотрудников.

Внутренний корпоративный веб-сайт

В зависимости от масштабов проекта может включать такие возможности:

аутентификация, в том числе сквозная: общий доступ ко всем приложениям (CRM, почте и прочим);
публикация объявлений, новостей и других материалов для сотрудников;
создание базы данных для хранения и использования рабочих документов;
базы знаний, архивы;
CRM-системы;
хранилище документации с возможностью сохранения версионности файлов.

У каждого сотрудника есть личный кабинет с его персональной информацией.

По мере развития технологий и уровня потребления информации в сети интернет, корпоративными сайтами стали называть веб-ресурсы, объединяющие в себе интерфейс для внутреннего пользования и часть web-сайта, доступную всем посетителям.

Корпоративный сайт

Веб-сайт, на котором можно найти любые сведения о компании, начиная от истории, заканчивая каталогом продукции.

Корпоративный блог

Для чего нужен внешний корпоративный сайт

Присутствие компаний в интернете давно стало правилом хорошего тона. Более того, качественное исполнение интернет-сайта — это лицо, имидж и инвестиции в будущее.

Правильно спроектированный веб-ресурс позволяет закрыть все потребности своей аудитории. С его помощью можно найти ответ на любой вопрос, решить текущую бизнес или коммуникационную задачу.

При проектировании важно постараться заложить платформу для масштабирования проекта. Даже если на начальной стадии это небольшой сайт, проще потом добавить расширенные функции, чем переделывать все с нуля. Постоянные пользователи не очень лояльны к изменениям, поскольку это часто связано с неработающими опциями, замедленной скоростью. Продумать эти моменты — также часть имиджевой политики и отношения к своим клиентам.

На крупных интернет-ресурсах проработаны многие так называемые коммерческие факторы, положительно влияющих на ранжирование:

Помимо этих критериев, на корпоративных порталах благодаря многостраничной структуре можно создавать большое количество посадочных страниц под отдельные запросы.

Нужен ли вашей компании интернет-портал

Ответ на подобные вопросы обычно содержит несколько составляющих:

Размеры бизнеса, среднесрочные и долгосрочные планы развития.
Объем бизнес-процессов, осуществляемых в плоскости eCommerce: электронного документооборота, заказа продукции через интернет, уровень автоматизации работы с лидами.
Стандарты ведения бизнеса в вашей отрасли, наличие подобных проектов у конкурентов.

Прошло совсем немного времени между периодами, когда представление, что такое корпоративный сайт, имели немногие, и когда можно решить абсолютно все вопросы: финансовые, маркетинговые, лояльности, юридические — на одном веб-сайте.

– Опыт работы более 3х лет.
– Специально разработанные проекты.
– Отлаженные процессы.

Блог Что такое корпоративный портал и интранет?

Like Комментарии к записи Что такое корпоративный портал и интранет? отключены / / 27.08.2021 /

Каждое предприятие – это сложный механизм, который функционирует эффективно только за счет слаженности рабочих процессов. Чем предприятие крупнее – тем его структура неоднороднее и разветвленнее, и персоналу из одних отделов сложнее понять представителей других. Именно с целью согласования рабочих процессов и способствованию адекватного восприятия корпоративной информации всеми представителями фирмы и были изобретены такие системы как интранет.

Интранет портал представляет собой внутреннюю корпоративную систему компании, которая объединяет пользователей в сеть и, тем самым, инициирует повышение эффективности работы организации. Интранет сравним с интернетом, с той только разницей, что первый доступен лишь ограниченному количеству пользователей – сотрудникам компании, в то время как второй открыт для всех. Интранет подразумевает всю сеть с ее техническим базисом – оборудованием, компьютерами и т. п.

Несмотря на тот факт, что корпоративный портал – это внешний интерфейс интранета, здесь мы будем использовать оба термина в качестве синонимов для обозначения внутрикорпоративной сети.

Создание корпоративного портала актуально для организаций с большими потоками информации, руководство которых стремится взять их под контроль, упорядочить, систематизировать.

Разработка информационного портала – это всегда первый шаг в сторону повышения качества работы персонала, а значит, и в сторону роста прибыли. Доверять эту задачу следует опытным профессионалам с соответствующим стажем.

Корпоративный портал:основные функции

Рассмотрим функции, которыми наделен корпоративный портал:

Совместная работа над проектами и документами. Сотрудники компании могут сообща составлять чек-листы и контракты, заходить в систему управления временем, настраивать фильтры, использовать базовые шаблоны и конструкторы для офисной документации;
Возможность импорта и экспорта документов, эффективный и быстрый обмен информацией внутри компании. Коллектив может читать загруженные документы без необходимости их скачивания;
Удобная CMS с широким функционалом. За счет этого обеспечивается простота доступа к корпоративному порталу, удобство его использования рядовыми членами команды;
Управление персоналом. Представителям отдела HR становится понятна структура предприятия, они могут без проблем получать информацию о сотрудниках на корпоративном портале;
Формирование и укрепление корпоративной культуры. Интранет компании позволит дать представление о ее целях и ценностях. А коммуникации между персоналом, инициированные проектом, поспособствуют сплочению коллектива;
Контроль. У руководителя всегда есть возможность контролировать рабочий процесс, отслеживать системы управления временем, смотреть рабочие переписки, оценивать степень занятости персонала;
Безопасность. По статистике, корпоративные веб порталы гораздо более защищены от утечек информации, чем почтовые ящики и мессенджеры;
Построение корпоративной базы знаний. Формирование архива важной электронной документации. Концентрация информации, касающейся деятельности компании и актуальных бизнес-процессов в одном месте, с быстрым доступом к ней.

Используя вышеперечисленные функции, компания-заказчик может рассчитывать на повышение эффективности работы в организации и быструю окупаемость инвестированных средств.

Индивидуальная разработка информационного портала

Наиболее трудоемким процессом является разработка корпоративных порталов по индивидуальному заказу. В процессе работы с такими заказами мы тщательно изучаем потребности клиента, вникаем в бизнес-процессы и, учитывая нюансы, предлагаем несколько вариантов макета. После согласования непосредственно с руководителем мы приступаем к верстке, программированию отдельных модулей.

Ключевые плюсы индивидуальной разработки:

Корпоративный портал, отвечающий потребностям именно Вашей организации
Гибкость доработок. Продукт, сделанный нами с нуля, может быть доработан другой командой разработчиков
Надежность. Перед запуском проекта проводится многопрофильное тестирование и устранение брешей безопасности
Поддержка. Мы поможем по любым вопросам, связанным с работой на корпоративном портале

Из каких этапов состоит разработка информационного портала?

Проектирование – фундаментальный процесс, который занимает около 30 процентов всего рабочего времени. На него отводится составление ТЗ, согласование сроков, постановка задач.
Разработка динамических макетов – на данном этапе происходит согласование дизайна будущего портала, доработка в соответствии с требованиями клиента.
Программирование – разработка самого программного обеспечения корпоративного портала, модулей, составных частей.
Интеграция – ведущий специалист нашей компании берется за верстку портала и соединяет программное обеспечение с дизайном.
Наполнение тематическим контентом, публикация пользовательской информации.
Отладка – ключевой этап, на нём происходит проверка соответствия выполненного проекта поставленному заданию.
Размещение – разработка динамических проектов требует мощных ресурсов. Мы поможем клиенту выбрать сервер и сделаем портал открытым для всех пользователей.
Сдача проекта заказчику

Что мы предлагаем

Мы можем разработать корпоративный портал на основе существующего решения, например, sharepoint или разработать специализированное решение, отвечающего вашим потребностям, на технологиях Microsoft и Oracle. Мы не раз разрабатывали порталы с возможностью распределенного доступа, совместного администрирования, электронным документооборотом и многими другими полезными функциями.

Закулисье внедрения интранет-портала. Специалисты AREALIDEA предостерегают и объясняют.

Ответственный за задачу не знает, что делать дальше. И хуже — он не видит вектор движения, не представляет цели, к которой стремится. Это первая проблема.

Озадаченный сотрудник ищет ответ на стороне, обращается в компании, которые уже проходили эту процедуру. Кстати, чаще всего такие клиенты просят поделиться практикой внедрений, ожидая почерпнуть идею. Шаги клиента понятны и правильны: если не знаешь сам, спроси у того, кто знает. Здесь возникает вторая проблема — агентство.

Что нужно знать о рекламе в мобильных играх

Аналитический обзор Gameloft: рекламные форматы, портрет аудитории, надёжные бенчмарки.

Не в силах и не в компетенции агентств создавать механизмы работы чужого бизнеса, интеграторы помогают ему быть мобильным и полезным.

И, когда вы как заказчик приходите к интеграторам с просьбой всё грамотно и красиво сделать, или вы как агентство берётесь за проект внедрения корпоративного портала, возникает вопрос — куда двигаться дальше?

Два подхода к внедрению

Первый подход. Отталкиваться от функций системы

Выглядит это так: агентство рассказывает клиенту об инструментах, которые есть в портале. Затем клиент определяет инструменты, которые бы он хотел внедрить. Агентство подробнее рассказывает обо всех возможностях, помогает в настройке, доводке под задачу.

Бюджетно — используется стандартный инструментарий.
Быстро — по той же причине.
Система почти не меняется, обновлять её проще.

Такой подход — удел молодых агентств. Их цель — отгрузить лицензию, а не заработать на поддержке и развитии.

Второй подход. Отталкиваться от проблемы клиента

Клиент приходит к агентству с проблемой и, разумеется, просьбой её решить. Агентство погружается в задачу, изучает её вместе с клиентом и ищет пути адаптации существующего инструментария или варианты разработки нового. Такой вдумчивый, исследовательский подход, правильнее и эффективнее.

Система подстраивается под клиента, а не клиент под систему — решение точечное.
Чем больше сделаешь, тем круче поедет, тем больше разовьются аппетиты, тем больше инструмент будет востребован и станет приносить пользу.

Выбор подхода — решение клиента. Если бизнес небольшой, внутренняя коммуникация не предполагает многоступенчатости и запутанности, не нужна кастомизация портала, то и переплачивать, перерабатывать нет смысла. В противном случае, когда компания численностью сотрудников более 500, а портал должен решать вопросы не только учёта времени, постановки задач, корпоративного оповещения, но и документооборота, с интегрированными сторонними системами — решением из коробки не обойдёшься.

Ведущий специалист департамента корпоративных решений

Картина мира интегратора

Подобная логика (разделения на попроще и посложнее) прослеживается и в сегментации платформ. Получается очень интересная картина.

Над её реализацией мы работаем долго и упорно. И сформировали для себя общие принципы внедрения портала. Они написаны нашим потом и кровью: с чего начинать внедрение и к чему стремиться, на какие вопросы отвечать. Ниже шаги на пути к рабочему инструменту — идеалу заказчика и агентства.

Общие рекомендации по внедрению интранет-портала

1. Определить цели и задачи внедрения

Хотя бы понять, где плохо и что хочется сделать лучше. Чем конкретнее цель, тем вероятнее её достижение.

Автоматизировать внутренние бизнес-процессы компании: заказ такси, заявка на отпуск, заявка на командировку.

клиент не поставил чёткую цель;
агентство не задало уточняющие вопросы, соответственно, установив минимальную стоимость;
клиент выбрал по цене (ведь странно платить за бизнес-процесс, когда он уже идет из коробки);
в указанный бюджет реализовать то, что хочет клиент, агентство не может — не закладывалось;
клиент недоволен, разочарован и в агентстве, и в продукте.

2. Обозначить зоны ответственности

Заказчик должен чётко понимать, где заканчивается зона ответственности исполнителя. Задача исполнителя — донести это до клиента, чтобы не создавалось ложное ощущение, будто ответственность за внедрение портала лежит только на агентстве. Агентство — технарь, максимум — консультант.

А зона ответственности заказчика заканчивается на техническом исполнении. Не нужно учить агентство, как правильно использовать стандартную функцию или навязывать использование модуля списков в целях экономии средств, это не всегда правильно на дистанции (поддержка, обновления, доработки), а иногда и вовсе неудобно с точки зрения юзабилити.

Развею миф: заказчик думает, что агентство при каждом удобном случае ищет путь усложнить решение и заработать больше денег, — это не так. Если у агентства достаточно работы, специалисты технически грамотны и уже имели опыт с подобными задачами, то они действительно предлагают наиболее оптимальный вариант. Доверьтесь им и не ищите подвоха.

3. Найти горящие глаза

4. Расставить приоритеты

5. Внедрять частями

Вплоть до того, что сначала на портале вообще ничего нет.

Каждым инструментом нужно научиться, а потом научить пользоваться. Создать регламент использования. На это нужно время и чистое пространство, чтобы познакомиться с функциональностью и изначально не запутаться в структуре.
Если сразу вывалить на сотрудников всё, что может портал, они потеряются, глаза разбегутся, пользоваться не научатся.
Вероятность, что какой-то инструмент работать не будет или будет работать криво, намного выше, если все возможности портала реализованы скопом. Каждый этап не тестировался отдельно, портал не постепенно наполнялся блоками, не выявлены ошибки — отсюда недовольство и отказ от портала.

6. Тестировать

Сначала пилотная группа тестирует портал, потом все остальные. Важно, чтобы руководство было в числе первых.

Как правило, в систему пускают HR и ИТ-специалистов, им проще адаптироваться к новым инструментам.

7. Дать порталу нагрузку

Вы покупаете новый телефон, и первые дни испытываете дискомфорт. Старый был привычнее. Но не возвращаться же к устаревшей модели! Звонишь, пишешь, скролишь, пользуешься телефоном каждые полчаса — быстро привыкаешь и со временем жить без него не можешь.

Это всё к чему?! Нужно завязывать на портале бизнес-процессы и не дать обратного пути. Появление ресурса — не волшебная палочка, по мановению которой все начнут пользоваться порталом и радоваться результатам. Хороший итог — работа обеих сторон.

Если что-то можно сделать на портале, то нужно делать это на портале, запретив остальные инструменты (но важно, чтобы это было удобно и быстро!).

8. Определить критерии успешности внедрения

Я разделяю критерии на два тесно связанных лагеря.

Итого, что важно помнить

Это базовые принципы, чтобы получить работающий интранет-портал. Если вы потенциальный заказчик и читаете нас, то помните — не всё в руках digital-агентства. Оно не сможет сделать бизнес рентабельнее без вашей помощи. А если вы агентство, то помните — выпытывайте у заказчика всю необходимую информацию, уточняйте, и поговорите о зонах ответственности заранее.

Яна Ларина, главный редактор корпоративного портала Группы НЛМК, рассказала Ривелти, как компании удалось устранить цифровое неравенство между офисом и производством, чем Битрикс-24 лучше Sharepoint, и в чем уникальность интранета, который признан лучшим в России.

Лента новостей корпоративного портала НЛМК

Команда интранета НЛМК

Цифровое равенство в интранете

Пять лет назад в НЛМК не было современных каналов и инструментов внутренних коммуникаций. Были только корпоративные газеты и журнал. Мы начинали все с нуля, и первая попытка оказалась не совсем удачной. В качестве интранет-платформы мы выбрали самое популярное на тот момент решение — MS Sharepoint.

Мы с легкостью подключили 19 600 офисных сотрудников, это примерно треть коллектива, но на этом ресурс иссяк. Закупать учетные записи Microsoft всем 53 000 сотрудников, во-первых, было очень дорого, а во-вторых, непонятно, как бы заходили в интранет рабочие, у которых нет служебных компьютеров — со своих телефонов, с личных компьютеров, с терминалов на проходных? Платформа MS Sharepoint на тот момент не была предназначена для мобильных устройств. Поэтому через 3 года после успешного запуска первого корпоративного портала, мы поняли, что это тупиковый путь. Платформу для интранета придется менять, и начинать все сначала.

Почему Битрикс, а не Sharepoint?

Мы решили рискнуть — попробовать российскую разработку Битрикс-24. Платформа предлагала удобное коробочное решение для корпоративного портала, но пользовались ею небольшие компании. Мы стали первыми, кто запустил интранет на Битриксе для такого большого количества пользователей.

Подрядчиков выбирали по двум критериям: наличие компетенций по Битрикс и использование эджайл-подхода в работе. Весь срок проекта от подготовки технических требований до запуска составил 10 месяцев. В апреле 2018 мы открыли новый интранет для всех сотрудников. И сейчас, по прошествии года, уже можно с уверенностью сказать, что мы довольны интранет-платформой.

Для чего нужна мобильная версия интранета?

У интранета НЛМК пока нет мобильного приложения, но зато есть адаптивный дизайн: войти на портал легко с любого мобильного телефона, верстка адаптируется под размер экрана. Статистика интранета показывает, что сейчас более 50% наших коллег заходят на корпоративный портал со смартфона. Мы запланировали разработку мобильного приложения, это будет полная версия интранета, по аналогии с Фейсбуком.

Наиболее посещаемые разделы интранета в мобильной версии такие же как и в десктопной — сервисы. Сотрудники чаще всего запрашивают зарплатные листки, заказывают справки, пишут заявления на отпуск, оформляют командировки. Популярны также внутренние вакансии, корпоративные скидки и конкурсы редакции.

Корпоративная соцсеть

Недавно мы провели прямую линию с президентом компании по аналогии с прямой линией с президентом страны. Помимо сотрудников, которые присутствовали в конференц-зале и подключались по телемосту из других производственных площадок, на портале можно было в режиме реального времени оставлять комментарии, задавать вопросы. Это был наш первый опыт, но вопросов было действительно очень много. Мы их отработали вместе с руководством компании, и президент опубликовал все ответы в своем блоге на портале.

Лента блогов в интранете НЛМК

Зачем нужны сообщества в интранете?

Сейчас в интранете НЛМК 115 сообществ, и каждый сотрудник может завести собственное. Не все сообщества приживутся, какие-то перестанут действовать за ненадобностью.

Все сообщества можно разделить на три типа: экспертные, профессиональные и по интересам. В экспертных сообществах сотрудники делятся опытом. Например, есть сообщества продвинутых пользователей Microsoft Powerpoint, Microsoft Excel, клуб английского языка, клуб публичных выступлений. Профессиональные сообщества — это группы, которые создали подразделения для решения внутренних задач. Группы по интересам — это, например, сообщества волонтеров, сообщества спортсменов группы, любителей компьютерных игр и т.д.

Волонтерское движение появилось в компании в прошлом году, и сегодня в его рядах уже более 500 сотрудников. Сообщество волонтеров помогает обсуждать планы, вести проекты и блоги, реализовывать собственные идеи и делать добрые дела.

У нас система сбора аналитики, которая позволяет отслеживать количество уникальных пользователей в каждом сообществе и отправлять статистику модераторам. Сейчас одно из самых популярных экспертных сообществ — это сообщество управления проектами, а самое посещаемое — сообщество профсоюза. В последнем отлично обрабатывается обратная связь по всем социальным вопросам.

Интранет для всех здесь и сейчас

СМС, роуд-шоу и другие инструменты вовлечения

Мы использовали также классические инструменты продвижения: баннеры, электронную рассылку для офисного персонала, объявления на стендах в цехах, журналах и газетах. Дополнительно нам помогли личные встречи. Мы провели роуд-шоу по производственным площадкам, ходили на собрания, рассказывали о новом функционале портала, о сообществах и полезных разделах. Продвижение сообществ и принесло нам дополнительную долю пользователей. Также мы регулярно проводим на портале опросы, блиц-тесты, конкурсы, чтобы поддерживать активность.

Ролик для продвижения нового интранета НЛМК

Интеграция с корпоративным телеканалом

Помимо интранета у нас есть еще одна большая гордость — корпоративное телевидение НЛМК ТВ. Ролики, которые мы публикуем на портале, распространяются по всей группе компаний, а это порядка 150 экранов. В следующем году мы планируем увеличить их число вдвое. Наша цель — сделать так, чтобы технически все работало само собой с минимальным участием человека, а сотрудники пресс-службы могли заниматься творческими задачами вместо рутины. Для этого мы встроили в интранет управление телевизионным контентом.

Читайте также: