Что такое учетная карточка научного работника

Обновлено: 08.05.2024

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.

Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.

Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 лет).

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках – 10 лет).

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.

Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.

Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда – 75 лет).

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 – не составляются.

В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов – 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

Срок хранения 75 лет.

Срок хранения – до востребования. Не востребованные – 75 лет.

Срок хранения – постоянно (не менее 10 лет). Срок действия – до принятия новых Правил..

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.

В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.

Другие локальные нормативные положения:

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

Срок хранения – постоянно.

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда – 75 лет).

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения – постоянно.

Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников – 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников – 75 лет.

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения – постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.

Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,

либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,

либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,

либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Читайте также: