Что написать в назначение платежа при смерти сотрудника

Обновлено: 11.05.2024

Работодатель обязан выплачивать сотрудникам заработную плату за выполнение трудовых функций. По закону заработная плата должна быть выдана наличными из кассы организации лично в руки работника или перечислена на его счет в банке. Но в случае если работник умер, то деньги за него могут получить его родственники.

Кто имеет право получить заработную плату умершего родственника

Согласно положениям Трудового кодекса (в частности, ст. 22, 136), заработная плата передается в наличной форме самому сотруднику или переводится ему на счет. Но если сотрудник умер до того, как работодатель успел с ним рассчитаться, то такая заработная плата становится начисленной, но невыплаченной.

В такой ситуации работодателю следует руководствоваться положениями ст. 141 Трудового кодекса. Здесь сказано, что начисленная сотруднику заработная плата может быть получена родственниками умершего или лицами, которые находились у него на иждивении. Но на практике нередко возникает путаница относительно того, кому нужно выплатить зарплату покойного, если обращаются несколько человек или возникают сложности в определении того, кого можно отнести к родственникам умершего (в Трудовом кодексе расшифровка не приводится).

Согласно ст. 2 Семейного кодекса, к членам семьи относят супруга, детей и родителей. То есть указанные категории родственников обладают безусловным приоритетом в получении права на зарплату перед иными категориями заявителей.

Но по гл. 15 Семейного кодекса к родственникам также относят братьев и сестер, бабушек и дедушек, внуков. Поэтому работодатель может выплатить зарплату умершему первому обратившемуся и подтвердившему факт родства документально.

При обращении за зарплатой нескольких сотрудников она распределяется между ними на основании соглашения сторон или по судебному решению.

Чтобы не становиться субъектом семейных разбирательств, работодатель может поступить так: перечислить деньги на счет умершего с пометкой о том, что владелец счета умер. Эти деньги войдут в состав наследственной массы. В дальнейшем решать, как будет распределяться зарплата между родственниками, будут на основе норм закона в соответствии с очередностью в наследовании или по завещанию.

Еще одни вариант: депонировать зарплату умершего вплоть до решения вопроса с наследством умершего. Затем выплатить зарплату законным наследникам бывшего работника.

Стоит отметить, что процедура передачи зарплаты родственникам умершего по ст. 141 ТК вступает в противоречие с нормами п. 1 ст. 1183 Гражданского кодекса. Гражданский кодекс как базовый документ, который регулирует порядок наследования, указывает, что неполученная зарплата может быть получена только теми родственниками и иждивенцами, которые совместно проживали с умершим. Тогда как Трудовой кодекс не содержит такого условия: здесь сказано, что право на получение зарплаты принадлежит членам семьи работника без требования совместного проживания.

Исходя из сложившейся судебной практики и Постановления ВС от 2012 года №9, положения Трудового кодекса в данном случае имеют приоритет и факт проживания в одной квартире при получении зарплаты за умершего доказывать не нужно.

В состав выплат, которые полагаются родственникам бывшего работника, включают не только неполученную им зарплату, но и компенсацию неиспользованного отпуска, а также иные суммы, которые полагаются работнику по заключенному с ним трудовому договору.

Как оформить

Заработная плата за умершего сотрудника выплачивается на основании поступивших от родственников заявления. Сам работодатель не обязан разыскивать родственников умершего, чтобы те могли получить зарплату за него.

Процедура выдачи зарплаты за умершего родственника включает в себя такие этапы:

  1. Родственник подает заявление о выдаче зарплаты, которая не была получена ко дню смерти, адресованное на имя руководителя организации, и прилагает к нему комплект необходимых документов. В нем содержится просьба о перечислении зарплаты за умершего сотрудника.
  2. Один экземпляр заявления передается родственнику с отметкой о принятии и датой его получения.
  3. Заявление о выдаче зарплаты, которая не была получена ко дню смерти сотрудника, регистрируется в специальном журнале регистрации заявлений, который ведется в организации.
  4. В установленные сроки работодатель выплачивает родственнику зарплату или перечисляет на указанный в заявлении счет. Решение работодателя прописывается на экземпляре заявления.
  5. В случае отказа работодатель должен предоставить письменное мотивированное решениеродственнику умершего. Если родственник сочтет такое решение несправедливым, то он вправе обжаловать действия работодателя в суде.

Заявление на получение зарплаты не имеет установленной формы и составляется в свободном формате. Родственник может написать его от руки или набрать на компьютере. В заявлении следует отобразить такие сведения:

  1. Реквизиты компании-работодателя: наименование организации, ее адрес, ИНН, КПП, ФИО и должность ее руководителя.
  2. ФИО заявителя.
  3. ФИО умершего сотрудника, его должность и подразделение.
  4. Степень родства.
  5. Дата смерти и реквизиты документа, который это подтверждает (серия, номер свидетельства о смерти и наименование органа, который его выдал, или решения суда).
  6. Сроки выплаты зарплаты (дата истечения недельного срока с момента подачи заявления).
  7. Просьба выплатить зарплату и иные причитающиеся выплаты работнику.
  8. Подпись родственника с расшифровкой.
  9. Дата подачи заявления.
  10. Перечень приложений к заявлению.

Также в заявлении родственник прописывает предпочтительный способ получения денег: наличными или на счет. В последнем случае ему нужно указать реквизиты для перевода денег.

При составлении заявления родственники могут ориентироваться на готовый образец. Образец заявления на получение зарплаты умершего родственника можно скачать здесь.

Необходимые документы

Помимо заявления с просьбой о выплате заработной платы за умершего родственника, заявитель должен предоставить работодателю:

  1. Документ, подтверждающий смерть умершего (свидетельство о смерти).
  2. Документ, подтверждающий личность (паспорт или свидетельство о рождении).
  3. Документ, подтверждающий родство с умершим (свидетельство о браке, о рождении и пр.).

Перечень документов, которые прилагаются к заявлению, прописывается в приложении к нему. В некоторых случаях дополнительно заявитель прилагает выписку из банковского счета с реквизитами для перечисления денег.

Сроки выплаты

Для получения заработной платы за умершего родственника заявитель должен обратиться за ней в течение 4 месяцев после его смерти. Такой срок давности прописан в п. 2 ст. 1183 Гражданского кодекса.

Согласно ст. 141 Трудового кодекса, средства передаются родственникам или перечисляются на их счет в течение недели после их обращения к работодателю с заявлением. При просрочке, которую работодатель допустил в выплате зарплаты за умершего родственника, он несет материальную ответственность.

В указанной ситуации он обязан компенсировать издержки и перечислить дополнительно к размеру зарплаты компенсацию в размере 1/150 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочки. Она начисляется на всю задержанную сумму независимо от наличия в этом вины работодателя.

Неперечисление компенсации за просрочку в выплате зарплаты является прямым нарушением трудового законодательства, в частности, ст. 236 ТК. Если работодатель добровольно отказывается перечислить компенсацию, то родственники могут обжаловать его действия в трудовой инспекции. На основании проверки работодателя могут дополнительно привлечь к административной ответственности в виде штрафа.

В случае если в течение 4 месяцев за зарплатой никто так и не обратился, то работодателю следует депонировать заработную плату. Зарплата может быть депонирована наличными в кассе организации, если действующий лимит это позволяет, либо передана в банковскую организацию.

В дальнейшем депонированная зарплата включается в состав наследственной массы, и право на нее получают законные наследники. Если же за три года депонированная зарплата осталась невостребованной, то она списывается и включается в состав доходов организации.

Аналогичный порядок действует, если у работодателя возникли сомнения относительно претензий родственника на зарплату (например, к нему обратился дальний родственник или лицо, которое не смогло должным образом подтвердить родство).

Облагается ли заработная плата умершего работника НДФЛ и взносами

Налогообложение сумм, которые причитаются к выплате умершему сотруднику, не предполагается. Это официальная позиция, которой придерживаются представители контролирующих инстанций. Такие разъяснения были приведены в письмах ФНС и Минфина (в частности, в письме Минфина №03-04-05/33652 от 2015 года).

Согласно положениям ст. 44 Трудового кодекса, смерть сотрудника фактически прекращает его обязанности по уплате подоходного налога. Соответственно, родственники, которые получают зарплату за умершего, освобождаются от уплаты НДФЛ. Они получают на руки полную сумму заработка без уменьшения на НДФЛ.

Если зарплату получали родственники через процедуру наследования, то они также не платят с нее НДФЛ. Исключениями являются вознаграждения, которые получают наследники авторских прав умершего по ст. 217, 218 Налогового кодекса.

Выплаты по оплате труда в общем случае облагаются страховыми взносами. Зарплата умершего сотрудника также подлежит обложению таким взносами. Они начисляются на весь объем средств, выплаченных родственникам умершего, но не уменьшает размер выплат, а перечисляются работодателем из средств, предусмотренных на оплату труда. Подобные разъяснения приводятся Минфином в письме №03-15-07/53912 от 2017 года. Специалисты обосновывают свою позицию тем, что на момент начисления зарплаты за отработанное время сотрудник был еще жив и являлся застрахованным лицом. Значит, взносы с его зарплаты должны быть уплачены на общих основаниях без каких-либо льгот.

Стоит отметить, что ранее представители Минтруда и ФСС придерживались диаметрально противоположной позиции в своих письмах (о том, что страховые взносы за умершего сотрудника не платятся). В частности, речь идет о таких разъясняющих письмах, как письмо ФСС от 2015 года №02-09-11/06-5250, письмо Минтруда от 2013 года №17-3/292.

Сумма выплат зарплаты в пользу родственников уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль в полном размере.

Таким образом, неполученная умершим сотрудником зарплата может быть выдана его родственникам на основании ст. 141 Трудового кодекса. В состав выплат в пользу родственников входит зарплата, компенсация неиспользованного отпуска при увольнении, а также различные компенсирующие и стимулирующие выплаты, которые действуют в организации. Для этого они должны предоставить на имя работодателя заявление с просьбой выплатить им денежные средства, а также документы, которые подтверждают родство, личность и факт смерти родственника. Споры относительно того, кому полагается зарплата умершего, родственники решают самостоятельно без привлечения работодателя. Подоходный налог с посмертной зарплаты, передаваемой родственникам, не взимается. Тогда как страховые взносы начисляются в полном размере на общих основаниях.

кадры

Возник вопрос при формировании зарплатной отчетности. В частности, как и где отразить выплату зарплаты по умершему сотруднику. Зарплата за месяц, в котором умер работник НДФЛ и страховыми взносами не облагается. В 6-НДФЛ я ее вообще не отражала. А как правильно ее отразить в РСВ во всех разделах и форме 4-ФСС?

Сообщаю Вам следующее:

Выплаты, начисленные после смерти работника, НДФЛ и взносами не облагаются. Соответственно, в расчете 6-НДФЛ выплата зарплаты умершего работника не отражается, поскольку доходы, не облагаемые НДФЛ, в расчете не учитываются.

Форма РСВ и Порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@. В пункте 3.1 разд. 3 РСВ указываются данные о физическом лице, в пользу которого страхователь начислял выплаты и иные вознаграждения, то есть если выплаты начислены работнику до его смерти подлежит отражению в РСВ и в форме 4- ФСС.

Выплаты, начисленные начиная с даты смерти работника, обложению страховыми взносами не подлежат и в расчете 4 — ФСС и РСВ не отражаются.

Документы КонсультантПлюс для ознакомления:

Как выплатить зарплату умершего работника

Не позднее четырех месяцев со дня смерти работника не полученную им зарплату можно выплатить любому члену его семьи. Для этого он должен написать заявление, принести свидетельство о смерти и документ, подтверждающий родство, — свидетельство о браке, о рождении и т.п. (ст. 1183 ГК РФ).

В течение недели со дня получения этих документов выплатите зарплату и другие причитающиеся работнику деньги — компенсацию за неиспользованный отпуск, пособие по больничному (ст. 141 ТК РФ).

Выплаты, начисленные после смерти работника, НДФЛ и взносами не облагайте (Письма Минфина от 22.01.2020 N 03-04-05/3420, ФНС от 01.09.2017 N БС-4-11/17463).

Проводки по выплатам, начисленным после смерти работника

Д 20 (23, 25, 26, 44, 69, 91) — К 70 Начислены зарплата, компенсация за отпуск, пособие по больничному работника
Д 70 — К 76 Задолженность перед умершим работником отнесена на расчеты с его родственниками

По истечении четырех месяцев со дня смерти работника причитающиеся ему деньги вы можете выплатить только его наследнику на основании свидетельства о праве на наследство (п. 3 ст. 1183 ГК РФ).

1.6. Облагается ли НДФЛ зарплата умершего работника

Не нужно удерживать и уплачивать НДФЛ при выплате заработной платы умершего работника членам его семьи или иждивенцам (п. 6 ч. 1 ст. 83, ст. 141 ТК РФ, пп. 3 п. 3 ст. 44, п. 18 ст. 217 НК РФ, Письма Минфина России от 22.01.2020 N 03-04-05/3420, от 17.09.2018 N 03-04-05/66356, от 06.10.2016 N 03-04-05/58142).

В расчете 6-НДФЛ выплату зарплаты умершего работника отражать не нужно, поскольку доходы, не облагаемые НДФЛ, в расчете не отражаются (Письмо ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@).

5.4. Начисляются ли на зарплату умершего сотрудника взносы на страхование от несчастных случаев

Вопрос начисления взносов на страхование от несчастных случаев на выплаты умершему работнику не урегулирован в законодательстве. Выплаты, начисленные в пользу работника после его смерти, не облагаются взносами, поскольку застрахованное лицо отсутствует (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Если зарплата получена родственниками умершего сотрудника, но начислена до даты его смерти, она облагается взносами, поскольку начислена в рамках трудовых отношений в период, когда сотрудник был застрахованным лицом (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Актуально на 29.09.2020

Отражаются ли в форме 4 — ФСС заработная плата и компенсации за неиспользованный отпуск, выплаченные за умершего работника, как суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами?

В форме 4 — ФСС отражаются выплаты, начисленные работнику до его смерти. Выплаты, начисленные начиная с даты смерти работника, обложению страховыми взносами не подлежат и в расчете 4 — ФСС не отражаются.

Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами, указаны в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ.

Заработная плата, не полученная ко дню смерти работника, выдается членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ).

При этом обложение страховыми взносами не полученных умершим работником выплат и отражение их в форме 4 — ФСС зависит от того, когда они были начислены.

Если выплаты начислены начиная с даты смерти работницы и произведены ее дочери, которая не состоит в трудовых отношениях с организацией, такие выплаты не подлежат обложению страховыми взносами на обязательное социальное страхование на травматизм (ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Аналогичные выводы в части страховых взносов, уплачиваемых в соответствии с гл. 34 НК РФ, приведены в разъяснениях ведомств (Письма Минфина России от 24.04.2017 N 03-15-06/24374, от 22.08.2017 N 03-15-07/53912 (направлено Письмом ФНС России от 01.09.2017 N БС-4-11/17463)).

Если выплаты начислены до смерти работницы, то такие выплаты подлежат обложению страховыми взносами (Письмо Минфина России от 22.08.2017 N 03-15-07/53912, направлено Письмом ФНС России от 01.09.2017 N БС-4-11/17463, вопрос 4 Приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250).

В строке 1 таблицы 1 формы 4 — ФСС отражаются суммы выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц в соответствии со ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ нарастающим итогом с начала расчетного периода и за каждый из последних трех месяцев отчетного периода. В строке 2 отражаются суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ. В строке 3 отражается база для начисления страховых взносов, которая определяется как разница показателей строк (строка 1 — строка 2) (п. п. 7.1 — 7.3 Порядка заполнения формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4 — ФСС), утв. Приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (далее — Порядок заполнения формы расчета)).

Сведения о начисленных страховых взносах отражаются в таблице 2 формы 4 — ФСС, в частности в строке 2 (п. 11.2 Порядка заполнения формы расчета).

Таким образом, если заработная плата и компенсация за неиспользованные дни отпуска умершего работника не относятся к объекту обложения страховыми взносами на травматизм, они в форме 4 — ФСС не отражаются ни как суммы начисленных выплат, ни как суммы выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами.

Подготовлено на основе материала

Региональный информационный центр

Вопрос: Вправе ли ИФНС отказать компании в приеме расчета по страховым взносам (РСВ), в котором не указаны ИНН некоторых застрахованных физлиц?

Ответ: ИНН застрахованного физического лица — один из реквизитов РСВ. Но он не является обязательным. Следовательно, ИФНС обязана принять РСВ, в котором отсутствует такой реквизит.

Обоснование: Форма РСВ и Порядок его заполнения утверждены Приказом ФНС России от 18.09.2019 N ММВ-7-11/470@. В пункте 3.1 разд. 3 РСВ указываются данные о физическом лице, в пользу которого страхователь начислял выплаты и иные вознаграждения. В их числе в строке 020 — ИНН такого физлица.

Если страхователь не имеет сведений об ИНН застрахованного физлица, он проставляет в строке 020 прочерк. Об этом сказано в п. 2.19 Порядка. Иными словами, этот реквизит не является обязательным, поэтому его отсутствие не будет нарушением.

Таким образом, ИФНС не вправе отказать в приеме РСВ, не содержащего ИНН физлица, в пользу которого были начислены выплаты и исчислены с них страховые взносы (см. также Письмо ФНС России от 04.06.2020 N БС-3-11/4312@).

«Упрощенная система налогообложения:

Подписано в печать

Регионального информационного центра

Коченгина Анжелика Владимировна

Ответ актуален на 30.09.2020 г.

Только для Пермского края!

Для того, чтобы повысить доходность вашего бизнеса и предотвратить ошибки в отчетности, не нужно платить налоговому консультанту.

10 июля сотруднику была начислена премия с выплатой ее в аванс 20 июля.

16 июля стало известно, что сотрудник умер.

19 июля родственники умершего обратились в организацию за выплатой причитающихся сумм работнику.

Необходимо оформить выплату родственникам умершего сотрудника.

Начиная с релиза ЗУП 3.1.13.120 положенные при увольнении суммы (зарплата и компенсация), выплачиваемые родственникам умершего сотрудника, автоматически не облагаются НДФЛ и взносами.

Подробнее см. — УВОЛЬНЕНИЕ В СВЯЗИ СО СМЕРТЬЮ – УЧЕТ ВЫПЛАТ РОДСТВЕННИКАМ УМЕРШЕГО СОТРУДНИКА (ЗУП 3.1.13.120)

Поэтому описанные ниже действия не нужны, за исключением действий, относящихся к суммам, начисленным до даты смерти сотрудника.

Законодательство

  1. Родственники умершего сотрудника могут обратиться за выплатой причитающихся сумм в течение 4-х месяцев со дня смерти
  2. Приказ о прекращении трудового договора следует составить в день предоставления родственниками свидетельства о смерти
  3. Дата прекращения трудового договора указывается как дата смерти
  4. Выдача сумм производится в течение недели со дня подачи документов родственниками
  5. Причитающиеся суммы можно выдать наличными или перечислить на указанный родственниками счет

Налогообложение

Налогообложение сумм, причитающихся умершему сотруднику, зависит от того, когда эти доходы были начислены: до или после даты смерти:


Решение задачи

Общая схема решения

Так как премия начислена сотруднику до даты смерти, то она НЕ будет облагаться НДФЛ, но на нее будут начислены взносы. Все остальные суммы, назначенные после даты смерти, ни НДФЛ, ни взносами облагаться не будут.

Вариант 1

Рассмотрим ситуацию на примере.

  • Оплаты по окладу – 10 000 руб.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск -12 062,15 руб.

1. Отнесение Премии, начисленной до даты смерти, к необлагаемой НДФЛ

10 июля 2018 г. в документе Премия ( Зарплата – Премии — Премия ) рассчитана сумма 3 000 руб. и НДФЛ с нее – 390 руб.



Можно эту же операцию оформить с помощь документа Операция учета НДФЛ ( Налоги и взносы – Операции учета НДФЛ – Операция учета НДФЛ ) и на вкладке Доходы сумму по премии внести с минусом.


Однако в этом случае в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ появляется блок с доходом по премии и нулевой суммой НДФЛ. В данном случае информация по премии может так отражаться в отчете, это не будет ошибкой, но, если требуется, чтобы сумма по премии вообще не отражалась в Разделе 2 отчета 6-НДФЛ , то следует воспользоваться документом Перенос данных .

В документе Увольнение в поле Дата укажем дату оформления приказа об увольнения – 19.­07.2018, а Дата увольнения будет соответствовать дате смерти сотрудника – 16.07.2018:


В документе автоматически рассчитываются причитающиеся сотруднику сумму. В нашем примере – это:

  • Оплата по окладу — 10 000 руб.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск – 12 062,15 руб.:


Если оставить данные начисления в документе Увольнение , то они будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ, что некорректно. Поэтому запомним получившиеся суммы и пока запишем документ Увольнение .

Если требуется разделить выплаты умершему сотруднику по каждой рассчитанной сумме (Оплате по окладу , Компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.), то необходимо будет создать для каждой начисленной суммы свой вид расчета. Тогда их можно будет настроить по разным подпунктам статьи 255 НК ФР, выбрав нужный в параметрах начисления на вкладке Налоги, взносы, бухучет в поле учитывается в расходах на оплату труда по статье .

В нашем случае создадим два вида расчета, которые будут рассчитываться в документе Разовое начисление :

  • Начисление умершему сотруднику (Оплата по окладу)
  • Начисление умершему сотруднику (Компенсация отпуска при увольнении)





В параметрах обоих видов расчетов на вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем что они не облагаются НДФЛ и не являются объектом обложения страховыми взносами:



В документах Разовое начисление ( Зарплата – Разовые начисления – Разовое начисление ) следует внести суммы, рассчитанные до этого в документе Увольнение , по видам расчетов: Начисление умершему сотруднику (Оплата по окладу) – 10 000 руб. и Начисление умершему сотруднику (Компенсация отпуска при увольнении) — 12 062,15 руб.



Возвращаемся в документ Увольнение и на вкладке Начисления и удержания — Начисления обнуляем рассчитанные суммы:


Важно именно обнулить суммы, а не удалить их из документа Увольнения . В противном случае плановые начисления сотрудника (в нашем случае это Оплата по окладу ) рассчитаются в документе Начисление зарплаты и взносов .

В документе Премия был рассчитан НДФЛ, но т.к. данных доход мы убрали для целей учета НДФЛ, то в документе Увольнение НДФЛ с премии будет отсторнирован в сумме 390 руб.:


Взносы будут рассчитаны только с премии, начисленной до даты смерти.

  • 3 000 (премия до даты смерти) * 22% = 660 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 5,1% = 153 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 2,9% = 87 руб.
  • 3 000 (премия до даты смерти) * 0,2% = 6 руб.


На вкладке Корректировки выплаты данные необходимо очистить:


Для закрытия взаиморасчетов с сотрудником в ноль, следует создать Ведомость… , в которую подтянуться все не выплаченные суммы:

  • 3 000 (премия до даты смерти) – 390 (НДФЛ с премии до даты смерти) + 10 000 ( Начисление умершему сотруднику (Оплата по окладу) ) + 12 062,15 ( Начисление умершему сотруднику (Компенсация отпуска при увольнении) ) + 390 (пересчитанный НДФЛ с премии до даты смерти) = 25 062,15 руб.


В ЗУП 3 создаем документ Отражение зарплаты в бухучете ( Зарплата – Отражение зарплаты в бухучет — Отражение зарплаты в бухучет ), в который попадут все три начисленные суммы:


7. Операции по начисленным и выплачиваемым суммам в Бухгалтерии 3

После синхронизации с Бухгалтерией 3 по документу Отражение зарплаты в бухучет появятся проводки:

В нашем примере в качестве Дебетового счета будет проходить 26 счет:



В зависимости от того, каким образом родственники умершего сотрудника хотят получить причитающиеся суммы: наличкой или по безналу, в Бухгалтерии 3 необходимо будет создать документ Выдача наличных ( Банк и касса – Кассовые документы – Выдача наличных ) или Списание с расчетного счета ( Банк и касса – Банковские выписки – Списание с расчетного счета ).

В нашем примере производится выплата через кассу, поэтому оформляем документ Выдача наличных , в котором указываем:


Вариант 2

Рассмотрим ситуацию на примере.

  • Оплата по окладу (по часам) – 10 414,20 руб.
  • Доплата за работу в ночное время – 682,23 руб.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск — 30 175,55 руб.

1. Отнесение Премии, начисленной до даты смерти, к необлагаемой НДФЛ


В документе Увольнение в поле Дата укажем дату оформления приказа об увольнения – 19.­07.2018, а Дата увольнения будет соответствовать дате смерти сотрудника – 16.07.2018:


В документе автоматически рассчитываются причитающиеся сотруднику сумму. В нашем примере – это:

  • Оплата по окладу (по часам) – 10 414,20 руб.
  • Доплата за работу в ночное время – 682,23 руб.
  • Компенсация за неиспользованный отпуск — 30 175,55 руб.

Т.е. общая сумма в документе Увольнение получилась равной — 41 271,98 руб.


Если оставить данные начисления в документе Увольнение , то они будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ, что некорректно. Поэтому запомним получившиеся суммы и пока запишем документ Увольнение .

Для начисления сумм умершему сотруднику будет использовать документ Начисление прочих доходов ( Зарплата – Начисления прочих доходов – Начисление прочих доходов ), чтобы в дальнейшем в бухгалтерской программе в проводке по Кредиту проходил счет 76.10. Предварительно в справочнике Виды прочих доходов физлиц ( Выплаты – Виды прочих доходов физлиц ) создаем новый элемент, в настройках которого указываем, что он не облагается НДФЛ и не является объектом обложения страховыми взносами:


В качестве суммы дохода в данном документе указываем общую сумму, рассчитанную в документе Увольнение — 41 271,98 руб.


Возвращаемся в документ Увольнение и обнуляем в нем начисленные суммы.


В документе появляется только НДФЛ и взносы. При этом так как ранее в документе Премия был рассчитан НДФЛ, но этот доход мы убрали для целей учета НДФЛ, то в документе Увольнение НДФЛ с премии будет отсторнирован в сумме 260 руб.:


Взносы будут рассчитаны только с премии, начисленной до даты смерти.

  • 2 000 (премия до даты смерти) * 22% = 440 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 5,1% = 102 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 2,9% = 58 руб.
  • 2 000 (премия до даты смерти) * 0,2% = 4 руб.


На вкладке Корректировка выплаты данные необходимо очистить.


Суммы по документу Начисление прочих доходов не отражаются в зарплатных отчетах и не увеличивают задолженность организации перед сотрудником. Поэтому для того, чтобы закрыть взаиморасчеты с работником в ноль, следует создать Ведомость… , в которую подтянется только не выплаченная сумма по премии:

  • 2 000 (премия до даты смерти) – 260 (НДФЛ с премии до даты смерти) + 260 (пересчитанный НДФЛ с премии до даты смерти) = 2 000 руб.


В ЗУП 3 создаем документ Отражение зарплаты в бухучете ( Зарплата – Отражение зарплаты в бухучет — Отражение зарплаты в бухучет ), в который попадут две начисленные суммы:


7. Операции по начисленным и выплачиваемым суммам в Бухгалтерии 3

После синхронизации с Бухгалтерией 3 по документу Отражение зарплаты в бухучете появятся проводки:

  • Дт Счет затрат – Кт 70 — по сумме Премии (в нашем примере в качестве Дебетового счета будет проходить 26 счет)
  • Дт Счет затрат – Кт 76.10 – по остальным суммам (проходят по Виду операции – Доходы контрагентов )




В зависимости от того, каким образом родственники умершего сотрудника хотят получить причитающиеся суммы: наличкой или по безналу, в Бухгалтерии 3 необходимо будет создать документ Выдача наличных ( Банк и касса – Кассовые документы – Выдача наличных ) или Списание с расчетного счета ( Банк и касса – Банковские выписки – Списание с расчетного счета ).

В нашем примере производится выплата через кассу, поэтому оформляем документ Выдача наличных , в котором указываем:

  • Вид операции , как Выплата сотруднику по договору подряда . Именно при этом Виде операции в проводке в Дебете счета будет указан счет 76.10
  • Сумму – 43 271,98 (41 271,98 руб. (выплаты, начисленные после смерти сотрудника + 2 000 руб. (премия))



В документе выплаты вместо Вида операции — Выплата сотруднику по договору подряда можно использовать Прочие доходы и далее вручную указать Счет дебета – 76.10.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Похожие публикации

    Минфин России в Письме от 12.04.2018 N 03-15-06/24316 разъяснил нюансы....

Карточка публикации

(2 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Все комментарии (5)

Есть еще 3 вариант, но он не всем приемлем.
Создать несколько основных ВР с настройкой вытеснения на пример Оплату по окладу по дням, будет вытеснять оплату по окладу умершего. В формуле нужно задать * на показатель Умерший сотрудник. Показатель настроить через шаблон. Вводить как умерший = 1.

Оплату по окладу по дням, будет вытеснять оплата по окладу умершего.*

Нам все это нужно было из-за проводок.

Мы решили создать отдельные виды начислений не облагаемые НДФЛ и взносами. И через разовые начисления рассчитываем суммы. Документ увольнения обнуляем. Так хотя бы по своду видно что облагается, а что нет для проверки правильности начисления стр взносов.

Спасибо большое за подробные разъяснения. Если можно, уточнение от экспертов. У нас были начислены отпускные, выплачены, НДФЛ удержан. И в первый день отпуска сотрудник умирает. Документ отпуск исправили на количество дней 1. Затем документ увольнение, в котором уже НДФЛ и взносы не начисляются. Но теперь есть излишне удержанный НДФЛ за отпуск. Выплата будет производиться родственникам. Период в котором начислены суммы закрыт. Как поступить в таком случае?

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Изменения в 2021-2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру

Проактивная выплата пособий ФСС с 2022 года

Обзор законодательства по зарплате за 27.12–30.12.2021

По НДФЛ очень много нюансов. Что-то сразу ухватила. Буду смотреть в записи. Думаю еще возьму для себя много нужной информации. Спасибо большое.


Как оформить материальную помощь сотруднику различными способами, подробно изложено в статье. Кроме того, читатель узнает, какие виды материальной помощи могут быть выплачены, какие документы могут понадобиться для получения выплат, как оформить заявление и служебную записку о выплате матпомощи и подготовить приказ, на основании которого она будет перечислена работнику.

Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления

Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.

Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.

Как оформить материальную помощь?

Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:

  • выплата может быть осуществлена на основании заявления работника, служебной записки непосредственного начальства служащего либо без таких документов, на основании волеизъявления руководства организации;
  • решение о произведении выплат принимает работодатель, т. е. необходим распорядительный акт, который выражает такую волю (приказ, распоряжение);
  • четкий порядок выплат может быть закреплен в локальной документации или коллективном договоре.

Внимание! Образец от "КонсультантПлюс"
Смотрите образец Положения о выплате материальной помощи работникам организации.

В каких случаях матпомощь может выплачиваться?

Выделяют следующие виды материальной помощи:

  • единовременная (разовая) или периодическая;
  • выраженная в денежной форме (рублях) либо в натуральной форме, в частности лекарствами, вещами и т. д.
  • связанная с определенными событиями в текущей деятельности служащего (например, выход в очередной оплачиваемый отпуск), с негативно характеризующимися событиями (например, болезнь родственника трудящегося) либо с позитивно характеризующимися обстоятельствами (например, рождением у сотрудника ребенка).

К основаниям для выплат можно отнести:

  • уход трудящегося на пенсию по возрасту;
  • рождение детей;
  • свадьбу работника;
  • заболевание сотрудника;
  • заболевание членов его семьи;
  • смерть родственника;
  • очередной оплачиваемый отпуск.

Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.

Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации

Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:

  • принимается коллективный договор, регулирующий порядок выплат матпомощи;
  • утверждается локальный акт, в котором прописаны порядок и основания для выплат;
  • данный вопрос вообще игнорируется (что также не противоречит законодательству).

Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.

Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.

Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.

В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.

Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре

В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).

Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.

Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.

В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.

Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику

Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.

Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.

Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:

  • Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
  • Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
  • Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
  • В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.

Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)

Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.

Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.

Образец такого документа может выглядеть следующим образом:

От старшего менеджера

Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.

12.07.2020 Карпов Т. Г. /Карпов/

Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.

Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.

Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:

От начальника отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2020 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.

Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2020

Возможно ли получение матпомощи без документов?

Получение матпомощи без документов возможно только в том случае, если решение принимается работодателем по его собственной инициативе. Если же инициатором прошения о перечислении сумм матпомощи является служащий, обязательным документом является заявление. В случае когда о выплате матпомощи сотруднику просит его непосредственный начальник, обязательным документом является служебная записка.

Решение о выдаче матпомощи может быть принято работодателем и без документов, доказывающих факт наступления того или иного события в жизни сотрудника. Их наличие по общему правилу необязательно (если иное не закреплено в локальном акте либо коллективном договоре). В то же время работодатель может отказать в выплате ввиду недоказанности наступления в жизни служащего события, которое приводится в качестве основания для выплаты матпомощи.

Образец приказа о предоставлении матпомощи

Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.

Приказ может быть оформлен по следующему образцу:

О выплате материальной помощи

Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.

Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2020 года.

Назначение платежа при выплате матпомощи

При перечислении сумм материальной помощи необходимо указать в платежном поручении назначение платежа. Кроме того, следует сослаться на сведения о приказе, на основании которого сумма выплачивается.

Необходимость указания правильного назначения платежа связана в том числе с налогообложением. Некоторые виды матпомощи, в силу ст. 217 НК РФ, не облагаются налогом. Назначение платежа будет служить доказательством, что деньги потрачены именно на выплату матпомощи.

Важно! Подсказка от "КонсультантПлюс"
Виды материальной помощи, которые частично (в сумме вычета) или полностью освобождены от обложения НДФЛ, и основания такого освобождения приведены в ст. 217 НК РФ.
Полный перечень таких выплат, а также случаи и порядок уплаты НДФЛ с матпомощи см. в К+.

Итоги

Таким образом, ответ на вопрос, как оформить материальную помощь сотрудникам, может быть различным. Это связано с тем, что в зависимости от локальной документации, принятой в организации, порядок оформления выплат может варьироваться. В то же время во всех случаях выплата производится на основании приказа работодателя.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: