Что делать с электронным больничным листом больному

Обновлено: 28.06.2024

В России уже более 15 миллионов больничных было выдано в электронном виде. Однако пока электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) признаются равнозначными бумажным больничным. Работодатель вправе выбирать форму документа, но, ожидается, что уже в конце 2020 года использование электронного больничного станет обязательным. Минтруда готовит законопроект об обязательном использовании ЭЛН – возможно, уже начиная с четвертого квартала 2020 года. Время покажет, окажется ли переход столь близок, но вектор движения очевиден – бумажные больничные рано или поздно будут упразднены; бумажный документооборот уступает электронному документообороту. А вот какие изменения уже произошли в больничном листе в 2020 году – ответим на вопросы в нашей статье.

Главные цифры:

72,7 % медучреждений РФ выдают электронные больничные.
Более 15 миллионов электронных больничных было выдано в РФ.

Источник: ФСС РФ.

- Когда электронный больничный станет обязательным?

Напомним, пилотное внедрение электронных больничных началось весной 2015 года в нескольких регионах РФ. А с 1 июля 2017 года использование ЭЛН стало возможным для всех работодателей на территории страны.

На текущий момент в законодательной базе пока не прописана обязанность использовать именно ЭЛН, каждый работодатель вправе выбирать электронный больничный он принимает или бумажный. Однако в конце 2019 года в СМИ появилась информация, что Минтруда готовит законопроект об обязательном использовании электронного больничного листа уже с четвертого квартала 2020 года. Развернутые комментарии по этому вопросу пока даны министерством не были.

Аргументы в пользу ЭЛН: электронные больничные легко заполнить, отправка документа в ФСС длится секунды, хранится документ на сервере Фонда соцстраха и не потеряется. Документ нельзя подделать или испортить.

- Каково проникновение электронных больничных? С какими показателями подошли к 2020 году?

По данным Фонда социального страхования, электронные больничные листы в 2020 году выдают уже более 8000 медицинских организаций, это свыше 70% от общего количества медорганизаций, имеющих право выдавать больничные. По данным на конец 2019 года, было выдано более 15-ти миллионов электронных больничных листов.

Регионы-лидеры по количеству выданных электронных больничных:
Республика Татарстан - 1 024 122 шт.,
Московская область - 735 362 шт.,
Кемеровская область - 692 083 шт.

Регионы-лидеры по доле выданных электронных больничных:
Республика Северная Осетия – 91,29 %,
Чувашская республика - 85,30%,
Белгородская область – 77,87 %.

- Какие пределы больничных выплат в 2020 году?

В РФ как максимальный, так и минимальный размер оплаты по больничному ограничен. Лимит меняется ежегодно. В 2020 году верхняя планка осталась прежней, а вот нижняя увеличена.

Размер дневного пособия по нетрудоспособности не должен быть больше 2301,37 руб. Эта сумма определяется так: суммируются пределы облагаемой базы за два предыдущих года и делятся на количество дней за два предыдущих года:
(815 000 руб. + 865 000 руб.) : 730 дней = 2301,37 руб.
Пределы облагаемой базы:
815 тыс. руб. в 2018 году (Постановлением от 15.11.2017 г. N 1378),
865 тыс. руб. в 2019 году (Постановлением от 28.11.2018 г. N 1426).

Минимальное дневное пособие считается на основе величины МРОТ. С 1 января 2020 года величина МРОТ увеличилась на 850 руб. и составит 12 130 руб. в месяц.
МРОТ 12130 руб. х 24 мес. : 730 дней= 398,79 руб.

Минимальный размер дневного пособия по листу временной нетрудоспособности в 2020 г. составляет 398,79 руб.

- Каковы условия перехода на ЭЛН?

Условия перехода на электронный больничный в 2020 году не изменились. Для работы с ЭЛТ необходимо наличие совокупности трех факторов:

медицинское учреждение должно выдавать электронные листки нетрудоспособности;
компания проявила желание работать в ЭЛН и заключила Соглашение об информационном взаимодействии с ФСС.
сотрудник согласен получать электронный больничный и подтвердил свое согласие в письменном виде.

- Как работать с ЭЛН?

Лечащий врач заполняет электронный больничный лист на компьютере в специальной программе, после закрытия заверяет его электронной подписью. Данные уходят по защищенным каналам телекоммуникационной связи в ФСС.
Больничному присваивается номер и данные номера передаются сотруднику-пациенту медучреждения.
Сотрудник сообщает работодателю номер своего больничного, после этого работодатель (а также и сам сотрудник) может получить доступ к данным на сайте ФСС:
- страхователь получает доступ к данным на сайте ФСС через свой личный кабинет, который необходимо там создать.
- работник может увидеть больничный на сайте ФСС в разделе recipient, войти в него он может, используя свои данные с сайта Госуслуг.

Для работодателя данные о диагнозе сотрудника в ЭЛН, как и в бумажном больничном, недоступны.

- Когда и кем оплачивается ЭЛН?

По закону, больничный оплачивается в ближайшую выплату зарплаты.

Первые три дня периода болезни человека оплачивает организация. Последующие дни финансирует Фонд социального страхования. В ряде случаев фонд компенсирует пособие по нетрудоспособности полностью: профзаболевание, несчастный случай на производстве и др.

- Какова судьба пилотного проекта по прямым выплатам ФСС в 2020 году?

По традиционной схеме выплат работодатель оплачивает расходы по больничному, а ФСС потом возмещает ему расходы. Но ситуация меняется – в РФ действует пилотный проект, по которому в регионах-участниках осуществляются прямые выплаты ФСС работникам. С 2019 года получить прямые выплаты от ФСС уже можно было в ряде субъектов Российской Федерации, в 2020 году к ним присоединятся:

с 1 января 2020 года: Ямало-Ненецкий автономный округ, Кировская, Кемеровская, Саратовская, Оренбургская, Тверская области, республика Коми, Якутия и Удмуртия,
с 1 июля: Красноярский, Ставропольский край, Иркутская, Волгоградская, Ленинградская, Тюменская и Ярославская области, Дагестан и Башкортостан.

Минтруд планирует, что в 2021 году все регионы РФ перейдут на прямые выплаты пособий из ФСС.

- Как автоматизировать работу с ЭНЛ?

Ключевыми отечественными создателями профильного ПО разработано и реализовано взаимодействие работодателей с Фондом социального страхования по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов. Расскажем, как работает в СБИС электронный больничный.

- Как сформировать ЭЛН в СБИС? Пошаговая инструкция

О том, как наладить работу с электронными больничными с помощью сервисов СБИС, вам готовы рассказать наши специалисты.

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию и выгодное предложение на СБИС уже сегодня.

Работникам предоставлено право выбирать: получить больничный лист в привычном виде на бумаге или в электронном формате. Вне зависимости от этого бухгалтер обязан начислить и выплатить пособие, однако не каждый специалист знает, как подключиться и использовать систему электронного обмена больничными листами.

Преимущества работы с больничными в электронном виде

Преимущества электронных больничных заключаются в следующих моментах:

простота оформления;
не нужно ставить печать лечебного учреждения в регистратуре;
исключается риск потери или порчи документа, а также минимизируется количество ошибок в нем;
утерянный номер больничного можно восстановить;
для обработки больничного работник должен сообщить бухгалтеру только номер документа;
при пилотном проекте, основанном на прямых выплатах, выплата по электронному документу производится ФСС за 3 рабочих дня, а на бумаге - за 10 дней;
сокращается бумажный документооборот между компаниями и Фондом;
снижается уровень мошеннических операций с листками временной нетрудоспособности.

Подробнее о том, как настроить работу с электронными больничными в 1С читайте в нашей статье: Электронные больничные. Как настроить и работать из 1С?

Первоначальный этап - регистрация в системе

Для обработки электронных больничных бухгалтеру по зарплате следует использовать Единую систему "Соцстрах", для чего на сайте ФСС нужно зарегистрировать личный кабинет компании. В него также можно заходить при помощи учетной записи юридического лица на интернет-портале Госуслуг.

При отсутствии учетной записи необходимо сделать следующее:

зайти на сайт Госуслуг в Единую систему идентификации и аутентификации;
перейти во вкладку, предназначенную для организаций;
создать свою учетную запись с помощью ЭЦП, оформленной на имя директора или иного лица, которое может действовать без доверенности;
заполнить информацию в специальной карточке.

После того, как регистрация личного кабинета в системе "Соцстрах" окончена, в нем будет представлена информация по электронным больничным, созданным медучреждениями на имя компании. Эти сведения бухгалтер сможет использовать при расчете пособия в связи с болезнью сотрудника или декретом.

Электронный больничный выдается только при соблюдении двух условий:

заболевший сотрудник, в письменном виде, дал свое на оформление электронного больничного листа;
лечебное учреждение и работодатель прошли регистрацию в системе электронного обмена больничными.

Организация работы в системе

Для работы в системе "Соцстрах" в компании должен быть назначен конкретный сотрудник, на которого будет оформлена электронная цифровая подпись. Именно он будет иметь доступ к личному кабинету и, соответственно, должен будет рассчитывать пособия с использованием предоставленной информации.

Отметим, что в личном кабинете на сайте Фонда предлагается бесплатная программа, которую можно скачать для работы с электронными больничными.

Работа в системе "Соцстрах"

Обработка электронного больничного проходит следующие этапы:

работник лечебного учреждения формирует в системе листок нетрудоспособности и передает его номер сотруднику;
работник передает бухгалтеру указанный номер документа;
бухгалтер получает сведения из больничного листа и на их основе осуществляет расчет пособия;
бухгалтер вносит в электронный документ необходимые данные (название организации, средний заработок, стаж работы и т.д.) и заверяет внесенные сведения при помощи ЭЦП;
информация по больничному листу сохраняется в системе и используется ФСС для проверки правильности расчета выплат;
пособие выплачивается из средств ФСС (при действии в субъекте РФ пилотного проекта) или работодателя с последующим возмещением из ФСС.

Работа с больничными, оформленными в электронном виде, позволяет сократить трудовые и временные затраты на их создание и обработку, а, кроме того, уменьшает риск мошенничества и подделки документов.

Работа с электронными больничными в 1С

В программах 1С работа с больничными уже давно реализована. Главное, следить за своевременным обновлением софта.

Обмен больничными происходит в 1С:Отчётность и хранятся они на серверах ФСС.

Подключить сервис 1С:Отчетность и настроить обмен электронных больничных с ФСС можно обратившись к специалистам Первого БИТа.

Летом 2017 года реализован проект электронных больничных листов, предусмотренный для использования медицинскими учреждениями. Нововведение продиктовано законом №86-ФЗ. Электронный больничный лист соответствует бумажному аналогу. Оформить, продлить и закрыть лист можно на сайте Фонда социального страхования (ФСС).

Особенности виртуального больничного и причины нововведения

Лицензированные медучреждения выдают электронный лист нетрудоспособности для граждан, утративших возможность работать по причине, связанной со здоровьем. Больничный также оформляется при беременности, родах, для ухода за нездоровыми членами семьи. Электронный листок нетрудоспособности создан с целью оптимизировать работу медицинских учреждений и повысить качество обслуживания.

У виртуального листа ряд преимуществ:

полный аналог больничного листа из бумаги;
медицинский персонал тратит гораздо меньше времени на документацию и больше на лечение;
написанное в бланке нетрудоспособности больше не зависит от почерка врача;
поддержка работодателем электронной базы больничных снижает расходы на содержание бумаг;
лист не поддается фальсификации, поскольку защищен криптографической подписью и передается только по зашифрованным каналам передачи.

Как выглядит электронный больничный лист

Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

Образец формы электронного больничного листа в 2020 году:

Как работает система электронных больничных листов

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

ФИО, место и год рождения;
занятость;
группа крови и резус-фактор;
врожденные и хронические заболевания;
сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Для установления связи с базой электронных больничных требуется:

подходящие программные средства у работодателя и медицинского учреждения;
работодатель должен оформиться в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА);
работодатель должен указать сертификат электронной подписи.

ЕСИА дает доступ пользователям к защищенным базам, хранящимся в информационной среде государства. В базу предусмотрен вход с использованием электронных средств или электронной подписи. При соблюдении условий работодатель получит в личный кабинет из ФСС больничный лист работника по окончании лечения сотрудника.

Заполнение

Если не ясно, как проверить онлайн электронный больничный лист по номеру, работодателю следует вернуться на главную страницу системы. На исходной странице имеются инструменты для отслеживания состояния больничного листа: реестры и обменники данных.

Оплата

Как будет проходить начисление, определяет практика отдельного региона России. Какие-то регионы внесены в список проекта ФСС, который выплачивает пособие сразу работнику. В других регионах пособие исчисляет и выдает работодатель. В разных случаях действия бухгалтера будут меняться.

Как распечатать ЭЛН

Действия работника

Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

Получение

Работнику полезно знать, как оформить электронный больничный. Сделать это можно в медицинском учреждении. Сотрудник, получающий лист по нетрудоспособности, имеет право выбрать носитель. Перед выбором электронной формы рекомендуется уточнить на работе, реализована ли там поддержка ЭЛН. Если да, то сотруднику достаточно во время приема у врача уведомить его о своем решении, дать согласие на обработку личных данных. Лист не нужно заверять, ему будет присвоен индивидуальный код, который сотрудник может сообщить в свою компанию. Зная код, компания сможет отслеживать состояние больничного и начислить пособие.

Использовать или нет электронный больничный — вопрос в компетенции работодателя. По состоянию на 2018 год использование электронных больничных является правом компании, а не обязанностью.

Как продлить электронный больничный лист

Продление электронного больничного листа происходит по той же процедуре, что и продление обычного. После прохождения первичного обследования врач заполняет электронную форму нетрудоспособности пациента и передает последнему неповторимый код листа. При повторном визите, если у пациента нет улучшений, врач может продлить больничный на 3 дня. Общее время нахождения на больничном не должно превышать 15 дней, иначе будет собрана медицинская комиссия. Только она может продлить нетрудоспособность.

Единственная сложность при продлении срока больничного состоит в смене места лечения. Если пациент лечился в одном учреждении, а переходит в другое, ему следует уведомить об этом ФСС, который аннулирует текущий лист и выдаст новый с указанием нового лечебного учреждения. Дни, проведенные на больничном, при этом сохранятся.

Проверка больничного листа онлайн

Если работодатель не принимает электронный больничный лист

Для сотрудника, получившего у врача справку о болезни в виртуальном виде, но неспособного оформить справку у работодателя, правомерна замена виртуальной формы на бумажную. Для этого сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему электронный больничный. Лечащий врач выдаст пациенту бумажный лист, сделав на нем пометку о дублировании. После заполнения, указания номера и периода болезни бумажный больничный бланк передается пациенту. Электронный дубликат листа уничтожается.

Новые технологии в сфере административной части здравоохранения необходимы. Нововведения упрощают жизнь пациентов и избавляют врачей от бумажной волокиты. К сожалению, пока не везде сервис электронных больничных реализован. Недостаток финансирования и слабый уровень знаний компьютерных технологий рядовыми работниками регистратуры замедляет внедрение сервиса.

С прошлого года врачи выдают пациентам электронные больничные листы. Их нельзя подделать — бизнесмены больше не потеряют деньги из-за фальшивого больничного листка. А еще электронный больничный лист проще заполнить и невозможно потерять. Это избавит работодателей от бумажной волокиты и судебных разбирательств с госорганами. Пока их выдают не везде — бумажные больничные никто не отменял. Но если с ними работают медучреждения, где лечатся ваши работники, к системе можно подключиться уже сейчас.

Что случилось?

С 1 июля 2017 года больницы и поликлиники начали выдавать электронные больничные листки по временной нетрудоспособности, беременности и родам. Для работодателей и работников они выгоднее бумажных, потому что их невозможно подделать, проще заполнять, не нужно хранить и невозможно потерять.

Невозможно подделать

Бывает, чтобы отдохнуть за счет работодателя, работник покупает больничный по интернету или по объявлению на остановке. После мнимой болезни он приносит фальшивый больничный в бухгалтерию. Если бухгалтер ничего не заподозрит и не выявит подделку, он выдаст обманщику пособие и включит эту сумму в затраты на обязательное социальное страхование.

В интернете предлагают фальшивые больничные с доставкой на дом

Каждый месяц работодатель платит за работника страховые взносы в Фонд социального страхования (ФСС). Когда сотрудник заболевает, работодатель выплачивает ему пособие. Первые три дня болезни — за счет работодателя ( ст. 3 Закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ ), остальное — за счет Фонда. Работодатель не берет деньги из Фонда, он уменьшает на эту сумму следующий страховой взнос за работника (п. 2 ст. 431 НК РФ).

Если пособие по болезни оказалось больше суммы взносов в Фонд, бизнесмен может получить возмещение от государства или учесть переплату в следующих платежах.

Бывает, бизнесмен выплатил работнику пособие и включил эту сумму в расходы на обязательное социальное страхование. А через полгода во время проверки инспектор ФСС обнаруживает фальшивый больничный и вычеркивает эту сумму из расходов. Кроме того, бизнесмена могут обвинить в неуплате страховых взносов и оштрафовать — 20% от неуплаченной суммы (п. 1. ст. 122 НК РФ).

Если же пособие оказалось больше суммы страховых взносов, работодатель сразу пытается получить от ФСС возмещение. Работники Фонда обнаруживают фальшивку и отказывают. Для работодателя это дополнительные затраты и разбирательство с обманщиком, для работника — уголовное дело.

Электронный больничный решает проблему фальшивок. Врач подписывает его квалифицированной электронной подписью и отправляет в ФСС. Работник не сможет его подделать, а Фонд — отказать работодателю в возмещении.

Проще заполнять

Не нужно хранить и невозможно потерять

Если работник потеряет больничный до того, как отнесет в бухгалтерию, придется возвращаться к врачу за дубликатом. Его может оформить лечащий врач, но заверить должен председатель врачебной комиссии. Прежде чем выдать дубликат, в медучреждении могут попросить справку от работодателя о том, что работник не получил компенсацию. С электронным больничным такая ситуация исключена.

Бывает, бухгалтер теряет больничный листок до того, как получил возмещение от ФСС. Чтобы его получить, бизнесмену придется сформировать из своих работников комиссию. Она должна выяснить причину потери и подтвердить ее документами. Если причина уважительная, например, стихийное бедствие, есть шанс получить дубликат. Если нет, придется выплатить работнику пособие за свой счет. С электронным больничным такого не произойдет — врач отправляет его напрямую в ФСС.

Если проверяющий из ФСС обнаружит отсутствие бумажных больничных листков после того, как работодатель получил возмещение, инспектор может вычеркнуть эту сумму из расходов бизнесмена на обязательное социальное страхование. Останется либо смириться, либо судиться с ФСС. Это дорого и долго. С электронными больничными листками таких проблем нет — листок хранится в личном кабинете на сайте ФСС.

Пока бумажные больничные листки никто не отменял: врачи выдают электронные больничные с согласия пациента и только если работодатель подключился к новой системе. По данным ФСС, с момента запуска системы к ней подключились 4,6 тысяч поликлиник и больниц из 11,8 тысяч. Это 39% медучреждений России. Если в их число входят медучреждения, где лечатся ваши работники, вы уже можете работать по новой системе и забыть про проблемы бумажных больничных листков.

Как это работает?

Когда врач заполняет листок и ставит электронную подпись, документ уходит в ФСС. Пациенту врач выдает номер электронного больничного листка, с которым тот идет в бухгалтерию.

Как принять электронный больничный листок?

Единой базы медучреждений, которые уже выдают электронные больничные, нет. Поищите информацию о больницах, где лечатся ваши работники. Ее можно найти на сайте региональной администрации, местных медицинских ресурсах или в новостях. Посмотрите на сайте больницы или уточните по телефону.

Если медучреждение может выдавать вашим работникам электронные больничные, останется подключиться к системе ФСС:

2. Под той же учетной записью (номер телефона или электронный адрес, который указали на портале госуслуг) зайдите в свой кабинет страхователя на сайте ФСС. Работодатель платит страховые взносы за своих работников, поэтому для них он — страхователь.

Пока не все больницы так работают, но со временем подключатся и остальные. Тогда все бизнесмены смогут перейти на электронный формат больничных листков. Насколько быстро — не знаем. Это зависит от скорости внедрения информационных технологий в поликлиниках и больницах страны.

Подытожим

С июля 2017 года поликлиники и больницы начали выдавать электронные больничные. Для бизнесменов и работников они выгоднее бумажных, потому что электронный больничный невозможно подделать, проще заполнять, не нужно хранить и невозможно потерять. Пока их выдают не все медучреждения и только если пациент согласен, а работодатель подключился к системе ФСС.

Прежде чем подключаться, узнайте, выдают ли электронные больничные медучреждения, где лечатся ваши работники. Если выдают, вы уже можете начать пользоваться сервисом и забыть про проблемы бумажных больничных листков.

Читайте также: