Что делать с доверенностью если уволился сотрудник

Обновлено: 15.05.2024

Трудовая книжка должна выдаваться работнику лично на руки в день увольнения . Но так бывает не всегда. Иногда работник в этот день болеет или находится в отпуске и не может ее получить. А если он не согласен с увольнением, то и вовсе может отказаться забирать трудовую книжку. При этом нанимателю грозит ответственность за задержку ее выдачи . Как в таких ситуациях вернуть документ бывшему работнику?

Что делать, если…

…работника в день увольнения нет на работе

В такой ситуации наниматель в этот же день направляет работнику письменное извещение о необходимости явиться за трудовой книжкой (далее — Извещение). Однако сама книжка не высылается.

Извещение направляется работнику заказным письмом с уведомлением о вручении . Одновременно Извещение можно выслать на электронную почту работника, но не вместо заказного. В Извещении наниматель может уведомить работника, что он вправе получить трудовую книжку по почте, если оформит письменное согласие на это .

Пример формулировки Извещения:

Извещение следует зарегистрировать, например в журнале регистрации исходящих и внутренних документов . Дата направления работнику Извещения будет определяться по почтовому штемпелю.

Если же наниматель направит Извещение позже или не направит вообще, то нарушит законодательство . И не исключено, что впоследствии дату увольнения потребуется изменить на фактическую дату выдачи трудовой книжки, а за время вынужденного прогула необходимо будет выплатить работнику средний заработок .

…работник уклоняется от получения трудовой книжки

В данном случае наниматель должен сделать следующее:

1) оформить акт об отказе работника от получения трудовой книжки (далее — акт).

В акте, полагаем, следует указать:

Ф.И.О. работника;
место, в котором работнику было предложено забрать трудовую книжку, а он отказался;
дату и время, когда это было сделано;
мотивы отказа работника от получения трудовой книжки;
Ф.И.О. присутствующих при этом свидетелей .

Пример формулировки акта:

Желательно, чтобы увольняемый работник расписался в акте. В случае отказа в акте следует сделать отметку об этом;

Наниматель, совершив рассмотренные выше действия, не понесет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки .

Итак, если работник не забрал трудовую книжку в связи с отсутствием на работе в день увольнения либо отказался от ее получения по каким-либо причинам, то наниматель направляет ему Извещение. А во втором случае он составляет еще и акт.

Варианты развития ситуации

Работник согласен на пересылку трудовой книжки

Не позднее следующего дня после получения письменного заявления работника о согласии на пересылку трудовой книжки наниматель должен выслать ее по адресу, указанному в этом заявлении . Если такой день приходится на нерабочий (выходной, праздник), выслать трудовую книжку можно в день получения заявления или первый рабочий день, следующий за нерабочим .

Вид почтового отправления для пересылки трудовой книжки законодателем не определен. Наниматель вправе его выбрать сам. На наш взгляд, лучше всего отдать предпочтение письму с объявленной ценностью, заказному письму с описью вложений и уведомлением о вручении или направлению ускоренной почтой.

В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее — книга учета) вносится соответствующая отметка . Ее содержание законодательством не определено. Полагаем, это могут быть дата и номер почтовой квитанции.

В связи с этим, по нашему мнению, нанимателю следует сохранять квитанцию о пересылке трудовой книжки, уведомление с отметкой о вручении (об отказе в получении), письменное заявление работника о согласии на пересылку трудовой книжки по почте и др. С помощью их он сможет подтвердить факт отправки трудовой книжки работнику.

Срок хранения данных документов законодательством не установлен. Поэтому наниматель может определить его сам. С учетом того что не полученная работником трудовая книжка хранится у нанимателя в течение двух лет, а затем еще 50 лет в его архиве , желательно и указанные документы хранить столько же лет. При необходимости это поможет нанимателю обосновать нахождение у него трудовой книжки уволившегося работника.

Трудовую книжку хотят получить по доверенности

Законодательство, определяющее порядок выдачи трудовой книжки, не регулирует эту ситуацию. Однако оно и не запрещает получить трудовую книжку по доверенности. По нашему мнению, выдать трудовую книжку по доверенности можно. И вот почему.

Представительство, основанное на доверенности , допускается практически во всех случаях. Законодательство позволяет выдавать зарплату по доверенности . При этом нотариально удостоверять ее не нужно. Доверенность при выдаче трудовой книжки также не требует нотариального удостоверения. Полагаем, что оформить доверенность при выдаче трудовой книжки можно таким же образом, как и при получении зарплаты. Это обосновывается тем, что обе ситуации вытекают из трудовых правоотношений. Кроме того, за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрен такой же размер материальной ответственности нанимателя, как и за задержку расчета на день увольнения . А максимальный размер административной ответственности нанимателя за невыплату зарплаты в установленный срок даже больше, чем за несвоевременную выдачу трудовой книжки .

При выдаче трудовой книжки по доверенности нанимателю следует исходить из полномочий, указанных в ней. Например, в доверенности может быть зафиксировано право представителя не только получить трудовую книжку, но и проставить дату и подпись в книге учета.

Оригинал доверенности (если она носит разовый характер) или ее копию (если, например, в ней содержатся иные полномочия), на наш взгляд, следует сохранить.

А в книге учета — сделать отметку, что трудовая книжка выдана по доверенности, и указать ее номер, дату и Ф.И.О. представителя.

Извещение осталось без ответа либо почта вернула его обратно

Заметим, что причин возврата Извещения может быть несколько. Например, истечение срока хранения на почте, отсутствие адресата.

При возврате Извещения трудовая книжка бывшего работника должна остаться у нанимателя. Хранится она отдельно от трудовых книжек работников, продолжающих работать. Например, в отдельной ячейке, на отдельной полке несгораемого шкафа, сейфа . Наниматель обязан ее хранить в течение двух лет (например, в отделе кадров) . После истечения этого срока трудовая книжка сдается на хранение в архив нанимателя на 50 лет. Затем ее можно уничтожить .

В случае ликвидации нанимателя трудовая книжка вместе с другими документами сдается в территориальный архив .

Итак, если работник не получает трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием на работе или отказом от получения, то наниматель направляет ему Извещение, а во втором случае еще и составляет акт . В зависимости от дальнейших действий бывшего работника наниматель может вернуть трудовую книжку двумя способами: переслать по адресу, указанному в письменном заявлении работника , либо выдать лицу, предъявившему доверенность, удостоверенную в установленном порядке. Если работник бездействует — трудовая книжка хранится у нанимателя.

Случаются ситуации, когда нужно уволиться дистанционно, то есть, без явки в офис работодателя. Например, если человек ушел в отпуск, в том числе, в декретный, уехал в другую страну, и там к нему пришло озарение, что живет он неправильно, трудится за копейки, и вообще нужно все менять. Или он просто трудится вахтовым методом.

Как происходит дистанционное увольнение — читайте в статье.

Как осуществляется процесс расторжения трудового договора

работник подает заявление;
начальник знакомиться с документом;
далее, руководитель издает приказ;
сотруднику начисляются причитающиеся средства;
работнику выдают деньги и документы.

При всем этом уволиться на расстоянии, согласно действующему законодательству можно. Знайте об этом!

Как составить и подать заявление

Это наиважнейший вопрос в теме. Если заявление об увольнении по собственному желанию будет подано неправильно, то вся процедура может затянуться. Либо же уход с работы может не состояться вовсе.

Про форму документа: здесь все стандартно. Образца, разработанного каким-либо государственным органом, не существует. Но практика сложилась так, что в документе указывают:

данные работника и работодателя;
просьбу расторгнуть договор по инициативе сотрудника, подающего заявления;
число, с которой работник желает оставить занимаемую должность;
дату подачи заявления.

Дополнительно: работнику, если он хочет так же дистанционно получить трудовую книжку, необходимо выразить свое согласие на отправку таким способом документов. Иначе работодатель не сможет выслать бумаги.

Но намного важнее то, как отправляется заявление. Обычно, на ум приходит несколько вариантов:

По почте.
Через интернет.
Через представителя.

Внимание: отправлять заявление об увольнении по электронной почте можно только в том случае, если у сотрудника есть цифровая подпись (ЭЦП).

Направление заявления по почте — старый и проверенный способ. Главное, чтобы к письму прилагалось уведомление и опись вложения.

Представителю, который желает подать заявление об увольнении третьего лица, должна быть выдана доверенность. Не обязательно, но желательно, чтобы она была подписана нотариусом.

Плюсы и минусы дистанционного увольнения

Руководитель компании может своевременно не получить документ. Все прекрасно знают, как у нас работает почта. Не будет заявления — не уволят. Это ясно.
Начальник может затянуть процесс увольнения приняв все меры, чтобы не получить письмо.
Согласно ст. 80 ТК РФ, работник должен уведомить о своем увольнении начальство за две недели до даты оставления должности. Таким образом, к 14 дням отработки добавляется еще и то время, на протяжении которого будет идти письмо.

Нужна ли отработка при дистанционном увольнении

Выше было указано, что ст. 80 требует подавать заявление заранее — за 14 дней до предполагаемой даты увольнения. Но в той же статье идет речь о случаях, когда расторжение трудового договора может произойти день в день. Например:

выход на пенсию;
поступление в учебное заведение;
переезд в другую местность и т. д.

Действия работодателя

Если руководитель организации получил письмо с заявлением об увольнении, ему нужно разобраться, имеет ли право сотрудник уйти из организации без отработки. Если такое право у работника есть, то начальник должен:

издать приказ об увольнении;
сделать соответствующую запись в трудовой книжке;
определить сумму денег, причитающуюся работнику, перевести средства на карту или отложить наличные.

Если зарплата выдается в организации наличными средствами, что сейчас редкость, то есть хороший вариант: работник в заявлении об увольнении должен попросить перечислить деньги на банковский счет, указать реквизиты. Работодатель эту просьбу обязан исполнить.

Еще раз про самые важные моменты:

Трудовая книжка дожидается работника, если он не дал согласия на её пересылку почтой. Либо, если за ней не пришел представитель уволенного. Работодателю нужно сообщить бывшему сотруднику, что документы готовы к выдаче — написать соответствующее письмо.
Если расчет в организации осуществляется по карте, то деньги переводятся работнику в день увольнения. Если зарплата выдается наличными, то купюры лежат и дожидаются, когда сотрудник за ними придет. Забрать деньги может представитель, если в выданной ему доверенности есть такое полномочие. Уволенный может указать банковские реквизиты, по которым можно перевести средства.

Об увольнении удаленного сотрудника

В век интернета масса работников занимается чем-либо дистанционно. То есть, не ходит в офис. Работает дома или где-то еще. Например, в коворкинг-центре.

Честно говоря, не так много дистанционных работников оформляется официально. Расторжения трудового договора не происходит, потому что документа в природе не существует.

Если же отношения оформлены полностью официально, то все происходит так, как описано выше. Например, заявление по почте, издание приказа, деньги на карту, трудовая книжка почтой.

Видео про дистанционных работников

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Нарушающему порядок увольнения работодателю следует помнить, что работник может обратиться в суд и суд его восстановит в прежней должности. А это повлечет для работодателя немало проблем. Как бы то ни было, если такое уже произошло, не стоит допускать еще больше ошибок. В статье напомним, как восстановить работника, как оформить документы, когда выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и что делать, если вы обжаловали решение суда, но увольнение работника все-таки было признано законным.

Основание для восстановления.

У работника, который считает, что его уволили незаконно (вне зависимости от основания, пусть оно и установлено трудовым законодательством), есть несколько вариантов действий:

Обжаловать увольнение в ГИТ. На основании обращения работника инспекция может провести внеплановую проверку и при установлении факта нарушения выдать работодателю обязательное для исполнения предписание (например, об отмене приказа об увольнении) и привлечь виновных лиц к административной ответственности (ч. 1 ст. 353, абз. 2, 15 ст. 356, ст. 360 ТК РФ).

Обратиться в суд с исковыми требованиями о восстановлении на работе либо изменении даты и формулировки причины увольнения, о взыскании заработка за время вынужденного прогула, возмещении морального вреда. Эти споры рассматриваются в порядке искового производства районными судами по месту жительства работника, либо по адресу работодателя, либо по месту исполнения трудового договора, если таковое в нем указано. Заявление подается в течение одного месяца со дня вручения работнику копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки (ч. 2 ст. 391, ч. 1 ст. 392, ст. 394 ТК РФ, ст. 24, 28, ч. 2, 6.3, 9 ст. 29 ГПК РФ).

Для работодателя основанием для восстановления работника в прежней должности является решение суда. Такое решение должно быть исполнено немедленно (ч. 1 ст. 394, ст. 396 ТК РФ). Поэтому исполнительный лист по данному решению выдается работнику еще до вступления решения суда в законную силу (абз. 4 ст. 211 и абз. 1 ч. 1 ст. 428 ГПК РФ, ст. 396 ТК РФ).

Распространенные ошибки при увольнении.

Причины восстановления работника, как правило, связаны с нарушением работодателем процедуры увольнения.

Например, при увольнении по желанию работника увольнение признают незаконным, если работник докажет, что работодатель вынудил его написать заявление на увольнение, либо если работодатель по своей инициативе уволил работника до окончания срока уведомления об увольнении, лишив работника права на отзыв заявления на увольнение (ст. 80 ТК РФ).

Очень часто работодатели нарушают процедуры увольнения за совершение однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей, по сокращению штата, за несоответствие работника занимаемой должности. То есть при увольнении по инициативе работодателя он не соблюдает процедуру привлечения к дисциплинарной ответственности, уведомления работников за два месяца до сокращения, не проводит аттестацию для установления несоответствия работника занимаемой должности и т. д.

Достаточно много нарушений допускается и при оформлении прекращения трудовых отношений, установленном ст. 84.1 ТК РФ. Например, работодатель не издал приказ либо не ознакомил с ним работника под подпись, не выдал в последний рабочий день трудовую книжку, не произвел с работником расчет. Однако восстановление работника в таких случаях производят, если помимо этих нарушений допущены и другие и если работник заявляет требование о восстановлении. А работники, как правило, в таких случаях просят взыскать средний заработок за время вынужденного прогула.

Исполнение решения суда.

Итак, если работодатель получил решение суда или исполнительный лист, он должен его сразу же исполнить.

Обратите внимание

Если работодатель не исполнит требование, содержащееся в исполнительном документе, в течение суток с момента получения копии постановления судебного пристава-исполнителя о возбуждении исполнительного производства, судебный пристав-исполнитель выносит постановление о взыскании исполнительского сбора и устанавливает должнику новый срок для исполнения.

При неисполнении требований во вновь установленный срок судебный пристав-исполнитель составляет в отношении должника протокол об административном правонарушении в соответствии с КоАП РФ и устанавливает новый срок для исполнения (ст. 105 Закона № 229-ФЗ).

В случае неисполнения исполнительного документа неимущественного характера исполнительский сбор с организации составит 50 000 руб. (ст. 112 Закона № 229-ФЗ), а неисполнение работодателем требований исполнительного документа в установленный срок влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб., а на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 17.15 КоАП РФ).

Порядок восстановления.

Восстановление работника оформляется приказом об отмене увольнения. Приказ лучше издать сразу, но не позднее следующего дня. Он издается в произвольной форме.

Приведем его образец.

Государственное бюджетное учреждение культуры

г. Новгород 21 декабря 2019 г.

Отменить приказ от 18.10.2019 № 15-у о прекращении (расторжении) трудового договора с библиотекарем И. И. Ивановой.
Допустить И. И. Иванову к исполнению трудовых обязанностей в должности библиотекаря с 22.12.2019.
Специалисту отдела кадров Васильевой В. В. известить И. И. Иванову об отмене приказа об увольнении и дате, с которой она должна приступить к работе, а также внести изменения в документы кадрового учета.
Бухгалтеру О. В. Голубевой выплатить И. И. Ивановой средний заработок за время вынужденного прогула в размере 45 000 руб. и компенсацию морального вреда в размере 2 000 руб.

Директор Сидоров В. Д. Сидоров

С приказом ознакомлены:

Специалист ОК Васильева, В. В. Васильева

Бухгалтер Голубева, О. В. Голубева

Сотрудника нужно уведомить о том, что он может приступить к выполнению своих должностных обязанностей. Сделать это можно телеграммой с уведомлением. Если сотрудник участвовал в судебном заседании, возможно, он сам принес решение суда, поэтому после издания приказа сотрудника нужно с ним ознакомить.

При выходе сотрудника на работу работодатель должен обеспечить ему допуск к работе, а именно предоставить рабочее место и создать все необходимые условия для выполнения трудовых функций.

Обратите внимание

Если после увольнения работника его должность была сокращена, придется вновь ввести ее в штатное расписание, издав соответствующий приказ и утвердив новое штатное расписание.

Одновременно с отменой приказа об увольнении и восстановлением сотрудника в прежней должности (а конкретно в день выхода на работу) работодателю нужно выплатить сотруднику средний заработок за все время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда в размере, определенном судом (ст. 234 ТК РФ, Определение ВС РФ от 23.04.2010 № 5-В09-159).

Также нужно вновь заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и внести изменения в табель учета рабочего времени, для чего составляется корректирующий табель, в котором указывается время вынужденного прогула.

Если на место восстановленного работника был принят другой, его придется уволить, предварительно предложив перевод на другую должность.

Если работник согласен, оформляется перевод, если не согласен или вакантных должностей нет, – осуществляется увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (восстановление на работе сотрудника, ранее выполнявшего данную работу, по решению государственной инспекции труда или суда, с выплатой ему выходного пособия в размере двухнедельного среднего заработка).

Если решение суда о восстановлении отменили.

Оформляя восстановление работника, работодатель, тем не менее, имеет право решение суда обжаловать. В случае подачи апелляционной жалобы решение суда вступит в законную силу после ее рассмотрения судом, если обжалуемое решение не будет отменено.

При отмене решения суда о восстановлении работника на работе трудовой договор с ним расторгается на основании п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ – в связи с отменой решения суда о восстановлении на работе. Увольнение оформляется приказом по унифицированной форме Т-8, в котором делается запись о том, что работник уволен в связи с отменой решения суда о восстановлении его на работе. В качестве основания для издания приказа указываются реквизиты документа, в соответствии с которым отменено решение о восстановлении. Приказ о восстановлении работника отменять не нужно.

В трудовой книжке делается запись об увольнении в связи с отменой решения суда о восстановлении на работе. Признавать недействительной запись о восстановлении также не нужно.

Запись об увольнении в связи с отменой решения суда о восстановлении на работе делается и в личной карточке. При этом исправлять запись о восстановлении не надо. При получении трудовой книжки работник должен расписаться в личной карточке.

В последний рабочий день выплатите сотруднику зарплату за отработанный с момента восстановления период, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы. Удерживать с сотрудника выплаченные за время вынужденного прогула суммы нельзя. Взыскать их можно будет только в судебном порядке.

Основания для увольнения

Общая схема прекращения трудовых отношений отражена в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ. На нее следует опираться кадровику, ее полезно знать и работнику. Конкретный порядок увольнения зависит от причины расторжения трудового договора, ТК РФ выделяет следующие:

по собственному желанию работника;
по инициативе работодателя, в том числе до окончания испытательного срока работника;
по соглашению сторон;
в связи с окончанием срока трудового договора;
в связи с изменением условий трудового договора;
по сокращению штата;
в связи с нарушением работником своих трудовых обязанностей;
в связи со смертью работника.

Увольнение по собственному желанию — наиболее частое основание для расторжения трудового договора — регламентировано ст. 80 ТК РФ. Работник имеет право разорвать трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели. Отчет указанного периода начинается со следующего дня после того, как работодатель получил от работника заявление об увольнении по собственному желанию. Трудовой договор может быть расторгнут и до истечения этого срока по соглашению сторон, а кроме того, ТК РФ и судебная практика дают работниками законные основания не соблюдать двухнедельный срок, но об этом чуть позже.

Важно! Если заявление на увольнение по собственному желанию написал работник, находящийся на испытательном сроке, он имеет право предупредить работодателя в письменной форме за три дня (ст. 71 и ст. 77 ТК РФ).

В любой момент до истечения срока предупреждения об увольнении сотрудник имеет право отозвать свое заявление. В этом случае трудовые отношения не прекращаются. Исключение, если на его место в письменной форме приглашен другой специалист, которому согласно ст. 64 ТК РФ нельзя отказать в приеме на работу. А в некоторых ситуациях работнику рекомендуется отозвать заявление. Например, если он заболел в период текущего срока уведомления. Выйдя на работу после больничного, он может быть неприятно удивлен приказом об его увольнении, полагая, что нельзя уволить во время отпуска или временной нетрудоспособности. Это справедливо только к ситуациям, когда увольнение происходит по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ), а не по желанию работника.

Обратите внимание: если по окончании срока предупреждения работодатель не предпринимает никаких действий и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

С Контур-Персоналом вы не пропустите срок окончания трудового договора, что поможет вовремя и безболезненно расстаться с сотрудником

Как оформить приказ об увольнении

С распоряжением работодателя сотрудник должен быть обязательно ознакомлен под роспись. Неподписанный приказ может быть не принят судом к рассмотрению. Если по каким-то причинам работник отказывается знакомиться с приказом об увольнении, работодатель должен составить акт о неподписании, засвидетельствованный тремя сотрудниками.

Какие документы выдать увольняющемуся

В последний день работодатель должен выдать увольняющемуся трудовую книжку с записью о расторжении трудовых отношений. В ней, как и в приказе об увольнении, формулировки должны полностью соответствовать ТК РФ или иному федеральному закону со ссылкой на соответствующие статью, часть, пункт и пр.

Вместе с трудовой книжкой следует отдать сотруднику медицинскую книжку, если она хранилась у работодателя.

К моменту увольнения бухгалтерия должна подготовить и выдать:

расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (ст. 136 ТК РФ);
справку о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год, утвержденная приказом Минтруда России № 182нот 30.04.2013;
справку 2-НДФЛ;
формы СЗВ-М и СЗВ-Стаж;
расчет по страховым взносам.

По заявлению работника ему могут быть выданы и другие документы, связанные с его работой на прежнем месте: заверенные копии приказов о приеме в организацию, переводе на другую работу, увольнении, справка о заработной плате для центра занятости и пр. Эти документы организация должна подготовить и предоставить работнику в течение трех дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК РФ).

Если сроки будут нарушены, то организации грозит штраф от 30 000 до 50 000 рублей, а руководителю — от 1000 до 5000 рублей. За повторное нарушение суммы увеличатся: для организации от 50 000 до 70 000 рублей, для руководителя — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация сроком до 3 лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

Можно ли уволить в выходной

зачисление в учебное заведение;
выход на пенсию по старости/по выслуге лет;
установленное нарушение работодателем российского трудового законодательства и пр.

Судебная практика встает на сторону работников в случае, если в качестве основания срочного увольнения заявляется одна из следующих ситуаций:

Это открытый перечень, и он может быть дополнен. Чтобы работник имел право уволиться в день подачи заявления или сократить срок действия уведомления по одному из этих оснований, оно должно быть закреплено в Правилах внутреннего трудового распорядка или Коллективном договоре организации.

В стандартной процедуре увольнения по инициативе сотрудника нет ничего сверхсложного, однако на некоторые моменты работодатель должен обратить особое внимание. В следующих материалах мы расскажем о более сложных случаях расторжения трудового договора: когда сотрудник систематически нарушает свои обязанности, в ситуации сокращения численности штата и пр.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Читайте также: