Аудит кадрового делопроизводства как метод управления рисками в сфере оформления трудовых отношений

Обновлено: 06.05.2024

Ведение кадрового делопроизводства и составление кадровой документации – рутинная работа всех работодателей. И потому зачастую руководители компаний не считают нужным уделять этому направлению повышенное внимание: принимаем, переводим, увольняем, выплачиваем заработную плату – что ж еще?

Однако экономический кризис поднял волну проверок со стороны трудовых инспекций и прокуратуры и выявил массовые нарушения трудового законодательства со стороны работодателей. Многие компании поплатились за свое несерьезное отношение к юридически грамотному оформления трудовых отношений и ведения кадрового делопроизводства штрафами, дисквалификацией руководителей, приостановкой деятельности, затяжными судебными спорами.

Как не допустить подобных последствий? Ответ прост – регулярно проводить кадрово-правовой аудит.

Кадрово-правовой аудит (кадровый аудит, аудит кадровой документации) представляет собой юридическую экспертизу кадровой документации на соответствие законодательству РФ.

Цели кадрово-правового аудита состоят в том, чтобы, в первую очередь, выявить нарушения и/или недостатки в ведении кадрового делопроизводства, уменьшить, а в идеале, ликвидировать риски, связанные с выявленными и возможными нарушениями законодательства, предотвратить или по возможности уладить уже имеющиеся споры с работниками, устранить несоответствия кадровой документации требованиям действующего законодательства.

Кадрово-правовой аудит включает:

проверку наличия обязательных кадровых документов;
проверку соответствия трудовому законодательству РФ положений трудовых договоров, правильность их оформления;
юридический анализ локальных актов компании на соответствие трудовому законодательству РФ;
проверка правильности оформления трудовых книжек работников;
проверка правильности оформления приема, переводов, увольнения работников и прочих вопросов трудовых отношений;
проверка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов;
выработку предложений по устранению обнаруженных нарушений и несоответствий действующему законодательству.

Когда следует проводить кадрово-правовой аудит?

Целесообразно проводить кадрово-правовой аудит раз в год для оперативного выявления и устранения нарушений и недостатков в работе кадровой службы. Кроме того, рекомендуется проводить кадровый аудит в следующих случаях:

при купле-продаже действующих предприятий в порядке проведения due diligence;
при смене руководителя компании, при полной смене состава участников/акционеров, собственников компании;
регулярно раз в полгода в случае, если ведение кадрового делопроизводства осуществляется неспециалистом;
при передаче дел от одного кадрового работника другому;
конфликт с работником, грозящий перерасти в проверку трудинспекции или судебный спор;
серьезные изменения трудового законодательства.

По итогам кадрово-правового аудита готовится юридическое заключение, в котором:

отражаются результаты вышеуказанных проверок с перечнем выявленных нарушений и недостатков с указанием ссылок на нормативно-правовые акты и судебную практику;
приводится список отсутствующих или неверно оформленных обязательных документов кадрового делопроизводства;
даются рекомендации по устранению выявленных нарушений и противоречий в кадровых документах, в работе кадровой службы.

Наша компания гарантирует конфиденциальность всех сведений, полученных в ходе проведения кадрово-правового аудита.

Кадрово-правовой аудит может проводится как по месту нахождения заказчика, так и непосредственно в офисе нашей компании с соблюдением условий конфиденциальности полученных от заказчика сведений.

Кадрово-правовой аудит может проводиться в двух видах:

полный аудит (общий) – полная проверка всех локально-нормативных актов, поштучная проверка всех кадровых документов за оговоренный с заказчиком период;
выборочный аудит – тематическая проверка пакета кадровых документов, например, проверка правильности оформления приема на работу на примере 3-4 работников, выбранных случайно или по определенных критериям; проверка отдельного блока кадрового делопроизводства.

Стоимость наших услуг при проведении полного аудита за 1 (один) календарный год рассчитывается исходя из количества работников Заказчика:

Количество работников Заказчика	Стоимость услуг
До 5 работников	15 000 рублей
От 5 до 20 работников	15 000 рублей + 1000 рублей за каждую штатную единицу свыше 5
От 20 до 50 работников	17 000 рублей + 700 рублей за каждую штатную единицу свыше 5
Свыше 50 работников	20 000 рублей + 500 рублей за каждую штатную единицу свыше 5

Бухгалтерский аспект

При проведении кадрово-правового аудита возможно проведение проверки аудиторами кадровой и бухгалтерской документации, а именно:

Проверка правильности исчисления сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
Проверка правильности исчисления сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера;
Проверка правильности исчисления налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, ученическим договорам в части единого социального налога, взносов в государственные внебюджетные фонды, налога на доходы физических лиц; проверка соответствия предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
Проверка правильности сведений, представляемых в Пенсионный Фонд РФ (персонифицированный учет);
Проверка правильности сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
Проверка правильности оформления командировок в организации, расчета командировочных, налоговых последствий;
Анализ налоговых рисков иных выплат в пользу физических лиц, осуществляемых организацией;

Стоимость аудиторских услуг оплачивается отдельно и определяется из расчета почасовой ставки.

В последние годы внесено множество новых норм и уточнений в Трудовой кодекс РФ. Основные уточнения коснулись проведения контрольных мероприятий по соблюдению норм трудового законодательства. Как правило данные мероприятия включают в себя анализ кадровой документации.

Понятие и виды кадрового аудита

Кадровый аудит организации — это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету для выявления несоответствий в ней. Проводится проверка наличия кадровых документов и их экспертиза.

Кадровую документацию можно проверить в полном объеме или выборочно.

Полный аудит — это проверка всех кадровых документов и в полном объеме. Результатом такой проверки является: выявление всех нарушений и неточностей и детальные рекомендации по их устранению.

Выборочный аудит — это проверка кадровых документов высокой зоны риска и документов, в которых наиболее часто возникают нарушения. Такая проверка дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска на которые нужно уделить больше внимания при ведении кадровой документации. К сегментам повышенного риска, например, относятся: оформление трудовых отношений с иностранными гражданами, заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками и т.д.

Проведение аудита кадровой документации может быть организовано собственными силами организации (внутренний аудит) или с помощью сторонней организации (внешний).

Внутренний аудит как правило актуален для небольших организаций, в которых объем кадровой документации не велик. Такой аудит может провести сотрудник компании, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве и у которого есть навык оформления кадровых документов. Это может быть юрист или начальник отдела кадров.

По результатам внутреннего аудита может не оформляться никакого отчета, а выявленные нарушения исправляются в рабочем режиме.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних компаний, специализирующихся на таких проверках. Никаких лицензий (как, например, это требуется для проведения обязательного аудита) исполнители иметь не обязаны. При таком проведении аудита будет взгляд со стороны на кадровую документацию, что немаловажно. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях. Дадут стоимостную оценку нарушений (размер штрафных санкций), а также рекомендации по устранению нарушений и предотвращению их в будущем.

В каких случаях рекомендуется проводить проверку кадровых документов

Законодательством не закреплен порядок, сроки и необходимость в проведении аудита кадрового делопроизводства. Поэтому эго можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности.

Например, целесообразно провести кадровый аудит:

при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
если участились случаи жалобы работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т.д.
если работники грозятся пожаловаться в трудовую инспекцию (особенно уволенные работники);
при смене руководителя организации;
при массовом увольнении работников;
при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
если организации запланирована на проверку государственной инспекцией труда;
в некоторых других случаях.

Этапы кадрового аудита

Аудит кадровой документации как правило приводится в офисе заказчика. При проверке анализируются документы, относящиеся к персональным данным, многие документы должны храниться в специальных сейфах (шкафах), например, трудовые книжки. Поэтому если заказчик пожелает провести аудит не на своей территории, то будет затруднительно предоставить оригиналы кадровой документации к проверке.

Этап 1: организационный

Во время этого этапа необходимо:

выяснить с какой целью заказчику нужно проверить кадровые документы (внутренний контроль или подготовка к проверке);
определить сроки проведения аудита. Они зависят в основном от количества сотрудников, а также от вида деятельности. Сроки могут варьироваться от нескольких дней, до нескольких месяцев;
издать приказ о проведении аудита кадровой документации.

Этап 2: согласование перечня документов, подлежащих проверке

Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В зависимости от того, к какой отрасли относится предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.

К обязательным документам относятся:

штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
трудовые договора и договора о материальной ответственности;
приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
личные карточки (форма N Т-2);
график отпусков;
уведомления работников о времени начала отпуска;
графики сменности (в случае работы по сменам);
табеля учета использования рабочего времени;
правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
трудовые книжки при их ведении на бумажном носителе;
книга учета движения трудовых книжек (вкладышей к ней) (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек (Приложение N 2 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69);
должностные инструкции;
локальные нормативные акты (положение об оплате труда, положение о премировании, положение о командировках и т.п.);
локальные акты по охране труда (инструкция по охране труда, журнал регистрации вводного инструктажа (ГОСТ положение о коммерческой тайне);
результаты проведенной специальной оценки условий труда (ст. 212 ТК РФ, Федеральный закон от 28.12.2013 N

Это далеко не полный перечень требуемых кадровых документов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.

Этап 3: проверка и анализ документов

Для начала проверяется наличие кадровых документов. Затем анализируются предоставленные документы с точки зрения требований законодательства. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Большое внимание уделяется взаимоувязке документов, например, в трудовых договорах должность и оклад должны соответствовать утвержденному штатному расписанию и приказе о приеме на работу и т.д.

При проверке документов по охране труда необходимо проверить подписи работников о проведении первичного инструктажа и периодических инструктажей.

С проведенной специальной оценкой труда работники должны быть ознакомлены, условия труда вносятся в трудовой договор (это обязательное условие труда). Если на рабочих местах выявлены вредные факторы, то в отчете указываются дополнительные гарантии для работников, работающих на таких местах, например: дополнительный отпуск, доплата за вредность, сокращенный рабочий день и т.д. В этом случае необходимо проверить предоставляет ли работодатель эти гарантии.

Этап 4: оформление отчета по кадровому аудиту

Законодательством не установлена форма отчета по аудиту кадровой документации. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.

При составлении отчета учитываются пожелания заказчика, что конкретно он хочет увидеть в отчете, какие нюансы можно расписать в общем, а какие подробно. В отчете также можно указать нарушенные статьи и статьи штрафных санкций с размерами возможного штрафа.

Какую пользу принесет работодателю аудит кадровой документации

Как показывает практика, кадровому делопроизводству в компаниях зачастую уделяется недостаточно внимания. Обязанность составления кадровых документов зачастую возложена на работников, которые не являются специалистами в данной области (секретарь, бухгалтер, экономист), и в силу загруженности по своей основной трудовой функции не всегда могут уделить должное внимание кадровым вопросам.

Аудит кадровой документации дает большой положительный эффект компании. После его проведения руководителю компании становится понятно в каком состоянии находится кадровая документация. Все ли документы оформлены в соответствии с последними изменениями, принятыми в законодательстве. А какие документы необходимо создать или доработать. Это повышает доверие работников к руководству.

В свою очередь руководитель компании получает объективные данные, на основании которых может оценивать эффективность работы внутренней кадровой службы, принимать превентивные меры во избежание начисления при очередной проверке штрафов за нарушение трудового законодательства.

Это не только экономит деньги владельца компании, но и поддерживает его репутацию как ответственного работодателя.

Внутренний аудит кадровой документации (далее — аудит) проводится с целью проверки соответствия такой документации требованиям законодательства. Аудит проводится непосредственно в самой организации собственными силами, то есть без привлечения сторонней организации. Как реализовать такую проверку — рассмотрим в материале.

Алгоритм проведения аудита

Комментарий к алгоритму

Шаг 1

Уполномоченное должностное лицо (как правило, руководитель организации) оценивает необходимость проведения аудита. Причина при этом может быть разной: предстоит проверка госорганами, сменяется руководитель организации или работник кадровой службы и т.д.

Приняв решение о проведении аудита, уполномоченное должностное лицо издает распорядительный документ (далее — приказ). Такой документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства .

В приказе указываются цели и задачи аудита, а также определяются лица, которые будут заниматься его проведением. Обычно это комиссия из 3 и более человек, в том числе председатель комиссии. В состав комиссии могут включаться работники кадровых и юридических служб, бухгалтерии и иные должностные лица.

Также в приказе, на наш взгляд, необходимо обозначить срок проведения аудита. Наниматель сам устанавливает период (в днях, неделях, месяцах), за который проводится аудит. Как правило, продолжительность аудита зависит от причин его проведения, а также от объема самой проверки (например, при сплошном аудите проверяется вся документация за определенный период, а при выборочном — изучаются только отдельные вопросы).

Пример формулировки приказа:

Члены комиссии: начальник юридического отдела А.А.Иванова;

инспектор по охране труда Е.Г.Краснова;

инспектор по кадрам А.В.Лебедева.

3. Начальнику отдела кадров О.Ю.Миронову подготовить отчет о проведенном аудите кадровой документации до 24.02.2020″.

Шаг 2

При проведении аудита проверяется следующее:

1. Наличие документов.

Отметим, что некоторые документы должны быть в организации в обязательном порядке. Основные из них приведены в схеме 2.

Условно кадровые документы можно разделить:

— на действующие в отношении всей организации или структурного подразделения (например, штатное расписание, график отпусков);

— оформляемые в отношении конкретного работника (трудовая книжка, контракт и пр.). Отметим, что одни такие документы оформляются на всех работников, другие — только в отношении определенных категорий. Подробнее см. таблицу 1.

Должностная инструкция может разрабатываться отдельно для конкретного работника или для всех должностных лиц, работающих по определенной должности.

Обратите внимание!
В отношении лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, кадровые документы не оформляются. В частности, должность не предусматривается в штатном расписании, трудовая книжка не заполняется, должностная (рабочая) инструкция не разрабатывается.

2. Оформление документов.

Иными словами, кадровые документы должны:

— оформляться на соответствующих бланках (для отдельных видов документов);

— содержать обязательные и верно оформленные реквизиты (дата, текст, утверждение, согласование, подпись и пр.).

Для заполнения трудовых книжек (а также внесения в них исправлений и дополнений) используются правила, установленные Инструкцией о трудовых книжках. Так, записи в трудовую книжку производятся аккуратно, без сокращений и должны иметь порядковый номер (кроме записи о наименовании нанимателя). Все даты указываются только арабскими цифрами в формате: ДД.ММ.ГГГГ .

Трудовые договоры (а также приложения к ним) должны быть пронумерованы и подписаны работником и нанимателем на каждой странице .

Порядок формирования и ведения личных дел установлен Инструкцией о личных делах. Она предусматривает последовательность включения документов в личное дело, правила оформления описи, личного листка по учету кадров и пр.

3. Содержание документов.

При проведении аудита следует проверить содержание документов на предмет соответствия законодательству. Примеры основных моментов, на которые стоит обратить внимание при проверке некоторых документов, рассмотрены в таблице 2.

Содержание документов по определенным вопросам следует проверять параллельно. При этом следует обращать внимание на даты, наименования должностей служащих (профессий рабочих) и прочие сведения, которые должны совпадать у взаимосвязанных документов. Например, проверяя правильность оформления приема на работу, следует сопоставить приказ о приеме на работу, трудовой договор, запись о приеме на работу в трудовой книжке. Помимо этого, проверить, был ли ознакомлен сотрудник с документами, связанными с его трудовой деятельностью: ПВТР, коллективным договором (при его наличии), должностной (рабочей) инструкцией, инструкцией по охране труда.

Шаг 3

Результаты проведенного аудита следует предоставить лицу, назначившему аудит (или иному уполномоченному должностному лицу). Для этого комиссия фиксирует итоги в отдельном документе. Как правило, в отчете (заключении).

Утвержденной формы отчета нет, поэтому наниматель вправе самостоятельно ее определить. Содержание отчета должно быть лаконичным и полным. В нем отражается информация о проверенных кадровых документах и выявленных нарушениях. Также могут даваться рекомендации по устранению допущенных нарушений и указываться другие сведения.

По итогам проведенного аудита наниматель принимает соответствующие решения. Например:

— об устранении выявленных нарушений. При этом определяются должностные лица, которые обязаны их устранить, и сроки для проведения данной работы;

— о привлечении к дисциплинарной ответственности лиц, виновных в нарушениях;

— о поощрении работников, не допустивших ошибок в своей работе.

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Кадровый аудит - это проверка наличия всех обязательных кадровых документов и экспертиза кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и внутренним требованиям компании.

Целью кадрового аудита является снижение рисков нарушения действующего трудового законодательства и повышение эффективности работы с персоналом.

Почему кадровая документация так важна?

. или 5 причин не откладывать кадровый аудит:

Мы проводим такие виды кадрового аудита:

Комплексный – проверка кадровой документации в полном объеме. Данный вид аудита предоставляет Вам полную картину состояния кадровой документации и позволяет дать детальные рекомендации по устранению выявленных нарушений и решению проблем.

Обзорный – выборочная проверка кадровых документов. Данный вид аудита позволяет дать общее представление о состоянии кадрового учета, определить зоны риска и выявить типичные ошибки в кадровом учете. В результате вы увидите, на что нужно обратить внимание и над какими вопросами поработать.

Этапы кадрового аудита:

1. Проверка наличия кадровых документов, обязательных для всех организаций без исключения в силу требований законодательства, а также документов, обязательных для вашей организации в силу специфики деятельности.

2. Проверка соответствия обязательных кадровых документов действующему законодательству и специфике деятельности компании.

кадрового оформления трудовой деятельности иностранных граждан;
заключения и содержание договоров о полной материальной ответственности;
организации, документального оформления и оплаты сверхурочных работ, сменного режима работы и суммированного учета рабочего времени;
составления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и оказание услуг;
использования механизма испытательного срока, оценка эффективности;
построения правоотношений с руководящим составом компании.

4. Подготовка Заключения с выявленными нарушениями и рекомендациями по их устранению.

Результат кадрового аудита - Заключение, содержит такие основные разделы:

Список кадровых документов, отсутствующих в компании, но являющихся обязательными ;
Список выявленных в документах нарушений трудового законодательства;
Список выявленных нарушений в кадровом учете, порядке совершения и оформления трудовых процедур;
Рекомендации по исправлению нарушений и по повышению эффективности кадрового учета.

Восстановить кадровую документацию и кадровый учет наша компания готова в полном объеме, если результат проведенного кадрового аудита окажется неудовлетворительным.

Уникальные предложения для наших клиентов по кадровому аудиту:

Разработка методики внутреннего кадрового аудита. С такой методикой Вы сможете самостоятельно осуществлять текущий контроль кадровой документации и обеспечивать соблюдение законодательства при совершении сложных трудовых процедур.

Методика включает в себя, как правило:

Полный перечень обязательной для Вашей организации кадровой документации;
Поэтапный механизм полной и выборочной проверки:
- сфера проверки и рекомендуемая периодичность проверки
- необходимые документы
- критерии их соответствия законодательству
Услуги, сопутствующие кадровому аудиту, которые мы готовы предложить на разовой или абонентской основе:
- Устные и письменные консультации по трудовому законодательству.
- Ведение кадрового делопроизводства и учета.
- Представление или разработка шаблонов (проектов) кадровых документов.
- Анализ конкретных документов на соответствие требованиям трудового законодательства.
- Представительство интересов в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.
При проведении кадрового аудита возможна проверка расчетов:
- с персоналом по оплате труда
- с персоналом по прочим операциям
- с подотчетными лицами
- с бюджетом по НДФЛ, расчеты с внебюджетными фондами по страховым взносам.
При этом проводится проверка бухгалтерской документации, данных программы, в которой ведется учет заработной платы, налоговых деклараций и расчетов по направлениям:
- исчисление сумм заработной платы работников организации, пособий, отпускных, различного рода компенсаций и выплат;
- исчисление сумм, начисленных в пользу физических лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (ГПХ);
- исчисление налогов и сборов с заработной платы работников организации, физических лиц, работающих по договорам ГПХ, ученическим договорам;
- соответствие предоставленных физическим лицам налоговых вычетов и льгот налоговому законодательству РФ;
- правильность сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ (персонифицированный учет);
- правильность сведений о доходах физических лиц, представляемых в налоговый орган;
- оформление командировок, расчет командировочных;
- налоговые риски производимых организацией иных выплат в пользу физических лиц.
Полезная информация

Обязательный аудит. Новые критерии для обязательного аудита с 2021 года

Спросите любого эксперта, консультанта, специалиста или руководителя службы персонала: "Что такое Кадровый Аудит". и вы услышите множество мнений по данному вопросу. Вы столкнетесь как с узким толкованием (например, что это это аудит кадрового документооборота), функциональным толкованием (например, что это аудит человеческих ресурсов, а по простому оценка персонала по тем или иным компетенциями, критериям и т.п.), так и системным понимаем, которого придерживаемся и мы. Об этом и будет наша статья.

Кадровый аудит (КА) – это комплексная оценка человеческих ресурсов (ЧР) и системы работы с ними на предмет их соответствия целям и стратегии компании, а также выявление причин (с оценкой их влияния и значимости) возникновения проблем в функционировании компании, с последующими рекомендациями по приведению системы управления человеческими ресурсами и/или человеческих ресурсов в соответствие с потребностями бизнеса. Предметом КА являются все составляющие системы управления человеческими ресурсами (см.рис.)

Под управлением человеческими ресурсами (УЧР) понимается специализированное направление деятельности в системе управления компанией, в рамках которой персонал рассматривается как стратегический ресурс компании, который необходимо формировать, развивать и сохранять для достижения стратегических целей компании.

Кадровый аудит целесообразно проводить, если необходимо:

Из чего состоит кадровый аудит:

1. Анализ системы управления человеческими ресурсами (система УЧР)

Цель: оценка системы УЧР на предмет соответствия бизнес-стратегии и потребностям организации.
- аудит целей системы УЧР – выявление требуемых характеристик/параметров человеческих ресурсов, оценка их соответствия целям бизнеса.
- стратегии УЧР – оценка выбранной стратегии (в случае ее наличия и единого понимания), ее согласования со стратегией компании, условиями внешней и внутренней среды, а также наличие плана реализации и анализ затрат.
- политики УЧР - выявление принципов (принятых ограничений) работы с ЧР и оценка их соответствия стратегии УЧР и потребностям компании.
- функции/технологии/процедуры УЧР – выявление действий и способов, осуществляемых для преобразования ЧР в соответствии с поставленными целями, стратегией и политикой УЧР, их регламентированность. Выявление конкретных алгоритмов (операций), осуществляемых для реализации функций и выполнения технологий УЧР, оценка их соответствия. Также определяются стандарты выполнения и показатели эффективности.
- субъекты УЧР – определение подразделений/должностей, которые занимаются реализацией процессов системы УЧР
2. Анализ наличествующих человеческих ресурсов

Цель: оценка соответствия структуры, количества и качества ЧР потребностям развития организации, выявление количественных показателей оценки ЧР
- анализ структуры персонала – выявление категорий, групп человеческих ресурсов и определение соотношений между ними (в том числе оценка норм управляемости и численности): абсолютные и относительные показатели
- анализ квалификационной структуры по выявленным категориям и группам – выявление профессиональной, образовательной структуры персонала и уровня знаний сотрудников
- анализ уровня удовлетворенности/мотивированности персонала – определение уровня удовлетворения сотрудников организацией и условиями работ, системой управления, оценкой их заслуг и уровнем вознаграждения.
- анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности с целью сравнительного анализа по отрасли и внутри компании, а также определение внутрифирменных норм и оценки влияния всех этих показателей на эффективность работы компании
- проведение оценки персонала – на предмет знания функций, порядка выполнения процедур, соблюдения норм и правил, выполнение стандартов, а также соответствия квалификации и навыков сложности выполняемых работ, оценка потенциала развития.
3. Анализ распределения функций системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР

Цель: анализ распределения функций и процедур УЧР между линейными службами и службой УЧР
- анализ организационной структуры службы УЧР
- определение и анализ функций/процедур службы УЧР
- выявление и анализ функций/процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения
- анализ технологий и оценка эффективности реализации (в том числе затрат) функций и процедур УЧР
- оценка эффективности работы службы УЧР и квалификации сотрудников службы
Главным критерием оценки эффективности внедрения совершенствований в работу персонала и улучшения системы управления у компании является улучшение качества работы и повышение производительности труда сотрудников, с целью повышения отдачи от вложенных средств (прибыли).

Анализ системы УЧР целесообразно рассматривать на 3-х уровнях :

1. корпоративные стандарты работы с персоналом;

2. отраслевые стандарты работы с персоналом;

3. межотраслевые стандарты работы с персоналом;

Улучшение системы УЧР возможно посредством:

1. изучения практики УЧР в подразделениях компании (разных бизнес-подразделениях) с целью выявления наиболее эффективных подходов в работе с персоналом и распространения лучшего опыта ( внедрение корпоративных стандартов )

2. сравнительного анализа практики работы с персоналом с конкурентами ( сравнение с отраслевыми стандартами )

Изучение практики работы с персоналом в конкурирующих компаниях необходимо для анализа конкурентоспособности компании на рынке труда (конкуренты могут предлагать более привлекательные условия работы, иметь более высокие стандарты работы с персоналом и тем самым привлекать более лучшие ресурсы, а также ограничивать возможность компании-клиента в части привлечения и удержания необходимого ему персонала).

Анализ российской практики показал, что пока в отраслях нет единых стандартов работы с персоналом. Для выяснения практики работы с персоналом необходимо проводить дополнительное исследование. В первую очередь, необходимо изучить условия работы, которые предлагают конкуренты потенциальным сотрудникам (например, посредством Salary Survey)

3. анализа и сравнения с лучшими мировыми/межотраслевыми стандартами работы с персоналом и организации системы УЧР для повышения эффективности управления в целом ( сравнение с межотраслевыми стандартами и устоявшимися практиками УЧР )

Среди методов проведения КА можно выделить:

Составляющие КА

анализ системы управления человеческими ресурсами

аудит целей системы УЧР

§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, директоров и ключевых сотрудников

аудит стратегии УЧР

§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, руководителя кадровой службы и директоров подразделений

§ анализ документов по стратегии УЧР и компании, а также плана работы с персоналом на текущий период

§ анализ бюджета расходов на персонал и реализацию функций УЧР

аудит политики УЧР

§ интервьюирование и/или опрос первых лиц компании, руководителя кадровой службы и директоров подразделений

§ анализ документов по кадровой политики компании

аудит функций / технологий / процедур УЧР

§ интервьюирование и/или опрос руководителя и специалистов кадровой службы, а также руководителей линейных служб

§ анализ Положений о компании и подразделениях

§ анализ системы ДОУ (документационного обеспечения управления)

§ анализ регламентов, описывающих функции УЧР (о найме, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.)

§ анализ инструкций, технологических карт, бланков, описывающих процесс реализации функций

§ моделирование системы УЧР

§ анализ показателей, характеризующих эффективность выполнение функций и процедур

анализ человеческих ресурсов

анализ структуры персонала / квалификационной структуры

§ интервью с руководителем и специалистами кадровой службы

§ анализ кадровой статистики компании

§ анализ структуры персонала

§ анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, технологические карты

§ анализ документов и материалов предыдущих оценок персонала

анализ уровня удовлетворенности / мотивированности персонала

§ опрос (возможно выборочный для уменьшения затрат на проведение)

§ анализ показателей дисциплины

§ анализ текучести и ее причин

§ анализ документов и материалов предыдущих оценок персонала

§ сравнительный анализ показателей по подразделениям

анализ затрат на персонал, трудовых показателей и показателей производительности

§ анализ показателей трудовых норм

§ анализ показателей производительности

§ анализ статей затрат и определение экономической эффективности

§ сравнительный анализ показателей по подразделениям

§ метод экспертной оценки

§ метод оценки на 360 0

§ оценка путем моделирования рабочих ситуаций

анализ распределения функции системы УЧР, ответственности за достижение целей и соблюдения стандартов системы УЧР

анализ организационной структуры/функций и процедур кадровой службы

§ интервью с руководителем кадровой службы и ключевыми специалистами

§ проведение опроса (по функциям)

§ анализ регламентов, описывающих деятельность службы УЧР

§ анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценки/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, тех.карты

выявление функций и процедур УЧР, которые реализуют линейные подразделения

§ интервью с руководителями подразделений

§ анализ регламентов, описывающих работу с персоналом (о найме, адаптации, оценке/аттестации, вознаграждении, обучении и т.п.): положения, инструкции, технологические карты

оценка эффективности реализации функций и процедур УЧР и эффективности работы службы УЧР

§ оценка показателей, характеризующих выполнение процедур и их сравнение по подразделениям

§ оценка стоимости выполнения функций и их сравнение по подразделениям

§ оценка показателей, характеризующих эффективность работы службы УЧР

Оценить затраты на проведение каждого блока можно после определения/оценки наличия и доступности необходимой информации, а также требуемой глубины и точности кадрового аудита. Предварительно ее можно будет определить после установочных встреч с руководителями компании и подразделений, которые помогут определить количество, объем документации регламентирующей работу с персоналом документации, глубину требуемого анализа и необходимые методы кадрового аудита.

Возможно проведение кадрового аудита по двум разным схемам:

1. полный аудит системы УЧР

2. пре-аудит системы УЧР

1. Полный аудит системы УЧР

Аудит системы УЧР необходимо проводить по 3-м уровням: внутрифирменные, отраслевые, межотраслевые/мировые стандарты с целью оценки возможностей применения компанией практик работы с персоналом, используемых лучшими подразделениями внутри компании, лучшими компаниями в отрасли, а также тех практик, которые являются наиболее эффективными инструментами УЧР в мировой практике.

В данном случае общая логика работ будет следующей:
- анализ существующей информации о системе УЧР, персонале и субъектах (подразделениях), которые реализуют функции системы. Проходит в форме установочных встреч с руководителями, которые ответственны за формирование и реализацию системы УЧР
- определение источников и методов сбора необходимой недостающей информации
- проведение анализа полученной информации по составляющим и уровням кадрового аудита
- подготовка отчета о результатах кадрового аудита, который будет содержать в себе полное описание системы УЧР, ее соответствие бизнесу/стратегии компании, соответствие человеческих ресурсов потребностям компании, степень реализации необходимых функций и оценка эффективности системы УЧР. В заключительной части будут выводы и рекомендации по улучшению и преобразованию системы УЧР, с выделением приоритетности предлагаемых мероприятий.
В данном случае, экономия средств компании может быть достигнута за счет ограничения числа исследуемых подразделений, выделения наиболее приоритетных для исследования, с точки зрения руководства компании направлений работы с персоналом, а также за счет использования по возможности опосредованных методов сбора информации (опроса, анкетирования, анализ документов).

После оценки, выбора источников информации и методов проведения кадрового аудита подготавливается подробная программа планируемых действий (что? для чего? когда? длительность? альтернативные способы? стоимость?), после чего начинается проведение кадрового аудита.

После каждого отдельного этапа реализации программы кадрового аудита и оценки полученной информации, принимается решение о достаточности полученной информации для принятия необходимых управленческих решений и, соответственно, о целесообразности дальнейшего проведения программы кадрового аудита.

2. Пре-аудит системы УЧР

В данном случае общая логика работ будет следующей:
- анализ кадровой статистики
- экспресс-анализ существующей кадровой документации
- сбор информации о практике работы с персоналом в подразделении
- анализ полученной информации
- подготовка отчета о выявленной зависимости/закономерности между эффективностью работы подразделения и качеством человеческих ресурсов/практики работы с персоналом
- анализ системы работы с персоналом в выбранных подразделениях (в случае выявления четкой закономерности между качеством ЧР/практики работы с персоналом и эффективностью работы подразделения в целом) и определение отличий в технологиях работы с персоналом между подразделениями
- в случае необходимости, проведение оценки работы (результативности и производительности) сотрудников, а также оценка квалификации и качества выполнения ими необходимых функций.
- подготовка отчета о лучших практиках работы с персоналом, выявленных в лучших подразделениях; выводы и рекомендации относительно их внедрения в работу других подразделений компании, а также способах последующего улучшения реализации данных практик работы с персоналом
в случае необходимости, подготовка отчета о проблемных областях в работе с персоналом, возможных способах их решений, определение приоритетных направлений кадровой и организационной работы и необходимости более глубокого анализа системы УЧР

Читайте также: