Что такое паспорт архива суда

Обновлено: 17.05.2024

1. Общие положения

2. Состав показателей паспорта

Раздел 1. Общие сведения

Указываются все фонды, если фондирование документов, находящихся на хранении в архиве организации, проведено раздельно. В архиве кроме основного фонда, образовавшего в результате деятельности настоящей организации, могут храниться фонды организаций - предшественников и ликвидированных организаций. Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая или документы по личному составу) учитывает¬ся в паспорте только один раз.

Указывается площадь отдельного помещения в кв. м. В случае его отсутствия, ставится прочерк.

Графа 3 - «Загруженность архивохранилища (%) .

Графа заполняется при наличии архивохранилища. Прежде чем выявить его загруженность, требуется определить вместимость. Вместимость архивохранилищ определяется по следующей формуле: 1000 ед. хр. Х на площадь архивохранилища / 2,5 кв. м
(1000 ед. хр. умножить на площадь архивохранилища и разделить на 2,5 кв. м)

После выявления вместимости загруженность определяется по следующей формуле: Количество ед. хр. Х 100% / вместимость
(Количество находящихся на хранении ед. хр. умножить на 100% и разделить на вместимость)

Раздел 2. Сведения о документах

В ней указывается количество ед. хр. документов постоянного хранения, подготовленных к передаче на государственное хранение в государственный архив, внесенных и не внесенных в описи.

В ней указывается количество ед. хр. документов по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, внесенных и не внесенных в описи.

В этих графах указываются самые ранние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

В данных графах указываются самые поздние годы, тех документов, которые хранятся в архиве организации.

Графа 4 строки 201

В этой графе указываются все находящиеся на хранении в архиве организации документы постоянного хранения в ед. хр., как подготовленные к передаче на постоянное хранение в государственный архив (но на 01.12 еще не переданные) внесенные в описи и утвержденные ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края (далее - ЭПМК).

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел:

постоянного хранения, документы по которым временно хранятся в архиве
организации;
постоянного хранения, документы по которым передаются на государственное хранение в архив, но на 01.12 еще не переданных.

Графа 4 строки 202

В ней показываются документы по личному составу, находящиеся на хранении в архиве организации, внесенные в описи и согласованные ЭПМК.

При описании в срок (через 2 года после завершения дел в делопроизводстве) их количество соответствует сумме итоговых записей в описях дел по личному составу.

В этих графах указываются самые ранние годы, за которые документы этих видов хранятся в архиве организации и внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

В указанных графах указываются самые поздние годы, за которые документы этих видов внесены в описи, утвержденные и согласованные ЭПМК.

В этой графе указывается количество ед. хр., находящиеся на хранении в архиве организации после истечения предельного срока временного хранения архивных документов в нём. Для архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства предельный срок хранения 5 лет, государственных краевые учреждений - 10 лет, государственных учреждений, территориальных отделов, управлений федеральных органов исполнительной власти -15 лет. Срок хранения документов постоянного хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов в делопроизводстве.

В графе указывается среднее количество дел постоянного срока хранения и по личному составу (отдельно), которое образуется в делопроизводстве организаций за последние 5 лет.

В графе указывается работник организации, если он занимает по штатному расписанию должность заведующего архивом организации.

Начинать показ со страницы:

Транскрипт

7 Строка 101, в графе 1 указывается количество фондов *, хранящихся в архиве организации. В основном, это один фонд данного учреждения, но может быть и более 1 фонда, если храняться документы только данной организации, то указывается цифра 1. Если в архиве организации хранятся документы организаций предшественников, подведомственных организаций, тогда указывается общее количество фондов организаций, хранящихся в архиве. 7 Пример: В 2007 году ликвидировались департамент науки и профессионального образования Кемеровской области, департамент образования Кемеровской области, комитет по вопросам защиты семьи и детства Кемеровской области, а был создан департамент образования и науки Кемеровской области. Несмотря на то, что новый департамент считается правопреемником, ликвидированных органов власти, он создает собственный фонд. Фонд департамента образования и науки Кемеровской области начинается с момента появления первого распорядительного документа о его создании, затем фонд пополняется документами о его регистрации, как юридического лица, постановки на учет в регистрационных органах. Каждый ликвидированный орган власти формировал свой самостоятельный фонд, который закрывается на момент снятия юридического лица с налогового учета, последний документ это свидетельство о прекращении деятельности организации. Таким образом, в строке 101, графа 1 показывается 4 фонда. * Фонд организации вся совокупность документов, образующихся в деятельности организации от момента ее создания до ликвидации, снятии с учета в регистрационных органах. Если с организацией происходили реорганизации, переименования, изменения подчиненности, то ее фонд считается единым. Как правило, дата создания организации фиксируется в учредительных документах - положении, уставе. Свидетельства о регистрации и ликвидации юридического лица, снятии с налогового учета являются крайними документами всего фонда организации

8 Строка 101, в графе 2 указывается площадь архивохранилища в квадратных метрах, то есть площадь отдельной комнаты, выделенной под архив. Если помещений несколько указывается площадь каждого помещения Строка 101, в графе 3 указывается загруженность документами архивохранилища (изолированного помещения) в процентах. Если помещений несколько указывается загруженность каждого помещения. Загруженность, имеющегося архивохранилища рассчитывается путем деления количества дел, находящихся на хранении, на количество дел, которое может вместить помещение (проектная вместимость) и умножения на 100. (общ. колич. ед.хр. : проектная вместимость) х 100% = загруженность. Показатель проектной вместимости рассчитывается в два этапа. 1) Следует произвести расчет среднего количества единиц хранения, расположенных на одном погонном метре архивных полок. Данный показатель зависит от параметров стеллажного оборудования (высота полок, длинна стеллажа). Пример: В архивохранилище хранится ед.хр., а протяженность архивных полок, уже занятых документами, составляет 150 погонных метров. Количество ед.хр. делится на количество погонных метров. 9600:150 =64 ед. хр. Следовательно, на 1 п.м. полок находится 64 ед.хр. 2) Для расчета показателя вместимости количество ед.хр., находящиеся на 1 погонном метре, умножается на число общей протяженности архивных полок (в том числе свободных) Пример: Общая протяженность полок составляет 170 п.м. 64 х 170 =10880 ед. хр. (показатель вместимости) Для расчета процента загруженности архивохранилища количество единиц хранения делится на показатель вместимости и умножается на 100 8

10 Строка 202, в графе 2 указывается начальная крайняя дата, самого раннего дела по личному составу, хранящегося в организации, включенного в графу Строка 201, в графе 3 указывается конечная дата дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве организации, включенных в графу 1. Конечная дата не должна быть позднее года, предшествующего двум годам текущего года (см. п) Пример: В паспорте на 1 декабря 2010 года в графе 3 указывается 2007 год, на 1 декабря 2011 года 2008 год и т.д. Строка 202, в графе 3 указывается конечная дата дел по личному составу, находящихся на хранении в архиве организации, включенных в графу 1. Конечная дата не должна быть позднее года, предшествующего двум годам текущего года (см. п) Строки 201,202 в графах 4, 5, 6 заполняются в том случае, если в отчитывающейся организации был проведен отбор управленческой документации и по личному составу. В графе 4 указывается общее суммарное количество дел, включенных в описи, утвержденные ЭПК архивного управления Кемеровской области и находящиеся на хранении в организации. В графе 5 указывается начальная дата дел, включенных в графу 4, в графе 6 указывается конечная дата дел, включенных в графу Пример: Документы за 1998 год сданы в государственный архив, следующие с 1999 года дела хранятся в организации, значит 1999 год вносится в графу 5. Конечную дату определяем по описям по факту утверждения. В паспорте на 2010 год эта дата не должна быть позднее 2007 года (графа 6), количество дел также смотрим по годовым разделам описи, ориентируясь на начальную и конечную дату (графа 4) Строка 201, в графе 7 - Указывается количество дел постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении сверх

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Меня привлекает период, который предшествовал революции. С одной стороны, это вполне современная жизнь с поездами, автомобилями, фотоаппаратами, велосипедами и телефонами, а с другой — в это время в России еще сохранялся традиционный уклад. Красоту этого уклада я и хочу показать читателям своих книг.

Изучать этот период невозможно без архивной работы. Впервые я попала в архив в 2007 году, когда была студенткой, и с тех пор вот уже 14 лет продолжаю свои исследования.

Расскажу, как организовать тур по архивам, запросить нужные сведения, получить копии документов и не замерзнуть зимой в очереди из исследователей.

Как я собираю информацию по архивам

Историческую книгу нельзя придумать самому, это не художественный роман. Информацию для нее нужно искать в архивах с документами — фондах частных лиц, государственных и общественных учреждений.

Материалы были разбросаны по всей России и зарубежью, но я решила ограничить рамки исследования федеральными и ближайшими региональными архивами. Один из них находится в Астрахани, где я живу, другие — в пределах 12 часов езды на поезде. Сбор информации затянулся на три года — из-за пандемии и длительного ремонта в архиве, где хранились важные документы.

Я совершила девять командировок и потратила около 100 000 Р :

билеты на поезда и самолеты, проживание в гостиницах — 70 000 Р ;
заказ копий документов — 30 000 Р .

Многие архивы располагаются в красивых современных зданиях. Например, так выглядит Российский государственный исторический архив в Санкт-Петербурге

Как организовать поездку

Жилье. В ближайшие архивы я стараюсь ездить одним днем, чтобы сэкономить на гостинице. Для более продолжительных поездок приходится искать жилье. За годы исследований я перепробовала все варианты: общежития, съемные квартиры и гостиницы — от самых бюджетных до пятизвездочных.

Чем дешевле жилье, тем выше вероятность бытовых несуразиц. Например, администрация одной московской гостиницы на третий день проживания внезапно потребовала доплатить за свободные койко-места в моем номере. Ситуация была неприятная: на часах 10 вечера, у меня нагло вымогают деньги.

После подобных неприятных моментов я решила, что не буду экономить на жилье. Теперь стараюсь выбирать старые гостиницы, которые работают с советских времен и украшены хотя бы тремя звездочками. Это не роскошь, а гарантия минимального порядка.

Выходит дороже, но я пользуюсь скидками от отелей за межсезонье и длительность проживания, а также кэшбэком по программе Ростуризма. Например, недавно заплатила одной гостинице 8200 Р , и через три дня на мою карту пришел кэшбэк — 1640 Р .

Транспорт. На короткие расстояния — от 400 до 600 км — я езжу поездом, на большие — летаю самолетом. Иногда комбинирую разные виды транспорта и во время одной командировки стараюсь охватить несколько городов. Например, по пути в далекие федеральные архивы попутно посещаю региональные. Чтобы сэкономить, пользуюсь скидками за участие в бонусной программе РЖД, выбираю верхние полки купе и плацкарта.

Мой конек — многоступенчатые командировки. Иногда останавливаюсь в попутном городе, чтобы пересесть на поезд с более удобным графиком или высоким классом. Если я делю поездку на отдельные сегменты, то могу гибко использовать бонусную систему.

Однако пересадки увеличивают риски во время путешествий. Например, однажды вечером я села в поезд, чтобы ночью прибыть в промежуточный пункт и там же пересесть на другой. Но по дороге наш поезд сбил трех коров, из-за чего мы приехали позже на полтора часа — моя пересадка сорвалась.

Администрация вокзала предоставила мне гостиницу, чтобы компенсировать неудобства. В промежуточном пункте как раз находился архив, который меня тоже интересовал, так что исследование только выиграло от этого инцидента. Но коров очень жалко.

Моя двойная командировка: сначала из Астрахани в Саратов с пересадкой в Волгограде, затем из Астрахани в Петербург с пересадкой в Москве. Два архива, три поезда и четыре самолета со стыковочными рейсами за 11 дней. Порой дешевле вернуться домой и сразу уехать снова, чем задерживаться в чужом городе. Кроме того, это удобнее — меньше времени отсутствуешь на работе

Что взять с собой. Я езжу налегке: беру минимум личных вещей — чем меньше багажа, тем мобильнее исследователь. При работе с архивными данными приходится много и быстро конспектировать. Поначалу я путешествовала с тетрадями и писала в них от руки, потом стала возить нетбук, за который приходилось волноваться. Я опасалась не только воров, но и всяких эксцессов — в поездке всякое может случиться.

Например, однажды я положила нетбук на верхнюю багажную полку плацкартного вагона и легла спать. Ночью проснулась оттого, что вновь прибывший пассажир забрасывал на это самое место огромный чемодан. К счастью, компьютер не пострадал, но случись с ним что-то , могли бы пропасть бесценные архивные выписки.

Я пришла к простому рецепту: беру телефон и подсоединяю к нему компактную проводную клавиатуру без цифрового блока. Важно, чтобы телефон поддерживал OTG — функцию подключения периферийных устройств. Такой комплект удобен в поездках: не занимает много места, мало весит и не привлекает внимание воров.

Набирать текст на телефоне с клавиатурой почти так же удобно, как на ноутбуке. Надо лишь привыкнуть работать с текстовым редактором на маленьком дисплее. Но я на экран не смотрю: набираю слепым методом и не обращаю внимания на опечатки, ведь главное — это скорость.

Походный набор исследователя: телефон и клавиатура. Эти нехитрые приспособления помогают развивать бешеную скорость конспектирования архивных материалов

Как искать информацию в архивах

Большинство материалов федеральных и региональных архивов открыто для всех желающих.

Получить доступ можно двумя способами:

Второй способ работает всегда, а первый — нет. Некоторые архивы не принимают посетителей без направления — обязательно позвоните и уточните этот вопрос до поездки.

Я работаю преподавателем в вузе, и поначалу для каждой командировки брала отношение — письмо за подписью ректора на имя директора архива. Со временем бюрократические сложности начали тяготить, и я стала обращаться в архивы по упрощенной схеме — с личным заявлением. Для моего нынешнего исследования отношение не потребовалось ни разу.

Теперь по шагам расскажу, как получить доступ к архивной информации.

О порядке доступа к архиву читайте на его сайте или узнавайте по телефону. Например, если придете в Национальный архив Республики Хакасия без отношения, вас не пустят в читальный зал

Ректор университета выписал направление, чтобы я могла изучить рукописи в Российской государственной библиотеке

Если изучаете родословную. Ваш главный источник — метрические книги. До революции именно религиозные учреждения были вместо загсов. Например, информацию о православном родственнике можно найти в метрической книге его церковного прихода.

Эти книги хранятся в архиве бывшего губернского или уездного города, к которым относилось религиозное учреждение. Имейте в виду, что границы губерний Российской Империи не всегда соответствуют границам субъектов Российской Федерации. Чтобы определить архив, вы можете обратиться за помощью на генеалогический форум.

Если ищете информацию об учреждениях и исторических деятелях. Такие материалы разбросаны по региональным и федеральным архивам. В первую очередь обратите внимание на архивы региона, где жил ваш персонаж или работало учреждение.

Кроме того, нужные материалы наверняка отложились в центральных архивных фондах соответствующего ведомства. Например, если вы собираете материал об истории духовной семинарии, поработайте с фондами Святейшего Синода в РГИА — Российском государственном историческом архиве.

Исторический персонаж моей книги жил в Царицыне — сейчас это Волгоград. До революции город относился к Саратовской губернии, поэтому нужно было ехать в региональные архивы Саратова и Волгограда. Кроме того, я посетила РГИА в Санкт-Петербурге, где собраны материалы о деятелях со всей страны.

Часто не знаешь заранее, что именно найдешь в конкретном архиве. Нет централизованной системы, где можно было бы вбить ФИО человека и узнать, где хранится информация о нем. Федеральные архивы оцифровывают и размещают на сайтах описи материалов — можно разведать ситуацию, прежде чем ехать. Но в региональных учреждениях, как правило, все на бумаге.

Многие архивы уже проработаны другими авторами. Когда я изучаю историческую литературу, всегда обращаю внимания на ссылки — это подсказка, где искать материал, чтобы раскопать тему поглубже.

В период пандемии архивы сначала закрылись, а затем стали открываться с ограничениями и доступом по предварительной записи.

Моя работа усложнилась: например, я с большим трудом попала в один архив осенью 2020 года. Записаться можно было только на следующий день: сотрудники учреждения пояснили, что их могут закрыть в любую минуту, поэтому они не планируют ничего на больший срок. Причем время пребывания в архиве было ограничено двумя часами — либо утром, либо после обеда.

Заранее уточняйте режим работы архива и правила доступа к нему — по телефону или на сайте организации. Иначе может получиться так, что вы проедете через всю страну и окажетесь перед закрытыми дверями.

На входе в архив нужно предъявить паспорт и отношение, если оно у вас есть. Сотрудник архива запишет ваши паспортные данные и покажет дорогу в читальный зал.

Здесь надо будет заполнить бланки документов:

Заявление на имя директора архива.
Анкету исследователя — указать свой адрес, телефон, место работы и прочие сведения.
Согласие на обработку персональных данных.

Для последующих посещений архива вам выдадут пропуск — он действует до конца календарного года. При первом же визите в следующем году придется заполнять все заново.

Некоторые архивы принимают регистрационные документы по электронной почте. Это удобно: можно приехать и сразу начать работать с документами, а не тратить время на оформление.

Такую анкету я заполнила, чтобы пользоваться астраханским архивом. Согласие на обработку персональных данных уже включено — подписывать отдельный документ не нужно

Каждый архив состоит из фондов — наборов документов, которые появились в результате работы какого-то учреждения или человека. Например, бывают фонды банков, газет, общественных и частных организаций, министерств и исторических личностей.

Каждый фонд содержит дела — обычно это папки с подшитыми документами. Но бывают и несброшюрованные дела — конверты, внутри которых лежат отдельные листы. Некоторые материалы хранятся в виде микрофильмов: если запросите такое дело, вам выдадут набор баночек с пленками

В отличие от книги, архивное дело состоит не из страниц, а из листов. Изнанка листа называется оборотом.

Иерархия хранения документов: архив — фонды — дела — листы.

План действий такой:

Найти подходящие фонды.
Выбрать нужные дела внутри фондов.
Заполнить бланк заказа.

Найти нужные фонды. Сотрудник читального зала выдаст вам путеводитель — большую книгу с обзором всех фондов архива. Из путеводителя надо выписать номера нужных фондов, передать этот список сотруднику и получить от него описи дел.

Выбрать дела. Опись — это небольшая книжечка со списком всех дел конкретного фонда. Изучите ее и решите, какие именно документы вам нужны.

В описи есть информация о каждом деле внутри фонда — название, дата, число листов. Источник: Национальный архив Республики Хакасия

Оформить бланк заказа. Если вы определились, возьмите у сотрудника читального зала бланк заказа и заполните его — перечислите дела, которые нашли в описи.

Чтобы оформить заказ, не всегда требуется личное присутствие — это зависит от условий работы конкретного архива. Многие учреждения размещают путеводители и оцифрованные описи на сайтах, что очень удобно: можно еще до поездки составить список дел.

Некоторые архивы принимают заказы по электронной почте или через свой сайт, как, например, РГИА. Если вы заказываете дела на сайте этого архива, не нужно ничего писать от руки. Просто указываете номер фонда, описи и дела, а система сама формирует заполненный бланк и направляет его работникам архива.

В некоторых архивах нельзя перечислять сразу все материалы в одном заказе. Нужно заполнять отдельный бланк для каждого фонда или даже дела, что очень неудобно

Сделать заказ в РГИА можно через личный кабинет. Чтобы выбрать дела, воспользуйтесь путеводителем по фондам, реестром описей и системой поиска по архиву — все это есть на сайте архива

Я просто указала, что мне надо, а автоматизированная система РГИА сформировала готовое требование. Если так можно было бы делать во всех архивах, работа исследователя стала бы намного легче

Если вы заказали дела заранее, то получите их в день приезда. Если же нет, то первый день уйдет на работу с описями и заполнение бланка заказа. После этого придется ждать еще два-три рабочих дня, пока предоставят документы.

Это неудобно, но некоторые архивы сокращают сроки выдачи дел для иногородних посетителей. Ищите информацию об этом на сайте архива и для надежности звоните в читальный зал

Архив может отказать в выдаче дел по разным основаниям.

Самые популярные причины для отказа:

Бумаги поражены грибком — злейшим врагом исследователей.
С документами уже работает другой человек, который отправил заказ раньше.
Вы превысили лимит — запросили слишком много информации. Ограничения устанавливает архив, но обычно нельзя получить более тысячи листов за раз. Поэтому считайте число листов в заказе, чтобы не попасть впросак.

Обычно на работу с делами отводится месяц, но если они больше не нужны, то можно сдать досрочно. Повторно заказать те же самые документы получится не раньше, чем через год.

Выносить дела из здания архива запрещено: исследователи работают с ними в читальном зале под бдительным присмотром видеокамер. Можно делать выписки в тетрадь, пометки на ноутбуке или планшете — только учтите, что не во всех архивах разрешают заряжать технические устройства.

Микрофильмы смотрят там же, в читальном зале, на специальных аппаратах. Работать с этими устройствами несложно, а если возникнут трудности, можно обратиться к сотрудникам читального зала.

Доступ к несброшюрованным материалам может быть ограничен: например, в РГИА есть специальные залы для изучения таких дел.

Основные статьи расходов для иногороднего исследователя — траты на транспорт и проживание. Поэтому чем дольше продолжается работа в архиве, тем дороже командировка. Чтобы не терять время, можно заказать копии документов и подробно изучить их уже дома. Обычно архивы не разрешают копировать дела целиком, но позволяют выбрать отдельные листы.

Раньше, чтобы скопировать документ, нужно было сделать следующее:

Обратиться в специальный архивный отдел.
Заполнить бланк заказа ксерокопий.
Оплатить счет.
Неделями ждать результат. Приходилось искать людей, которые забрали бы копии: я не могла остаться в чужом городе на месяц, чтобы получить их лично.

Потом исследователи стали добиваться разрешения на самостоятельную фотосъемку архивных дел. В итоге съемку разрешили, но за отдельную плату и с ограничениями в зависимости от вида документов.

Например, в РГИА можно бесплатно фотографировать микрофильмированные дела, но съемка обычных бумажных документов стоит от 41 Р до 57 Р за лист. А в волгоградском архиве придется заплатить от 80 Р до 120 Р за каждый отснятый лист.

Прейскурант госархива Волгоградской областиPDF, 997 КБ

Самостоятельная съемка — самый удобный и быстрый способ копирования. Особо сэкономить не получится, зато не надо ждать: вы уходите из архива с материалами на руках. Для фотосъемки обычно выделяется особое помещение или хотя бы отдельный стол, где исследователь под наблюдением сотрудника архива делает ровно столько кадров, сколько оплатил. Если какой-нибудь снимок вышел смазанным, разрешается его переснять.

Чтобы фотографировать документы, исследователи пользуются смартфонами и многопиксельными беззеркалками. Я же снимаю на старую цифровую мыльницу, мне хватает ее возможностей — даже мелкий текст на фотографиях легко прочитать.

Но бывает, что нужно получить изображения в максимальном качестве. Например, если я хочу продемонстрировать автограф какого-нибудь исторического деятеля в своей книге. В таких случаях я заказываю цифровой скан документов.

Сканирование постепенно вытесняет архивное ксерокопирование. Скан обойдется дороже ксерокопии и самостоятельной фотосъемки: например, РГИА берет 113—180 Р за каждый лист. Все просто и удобно: оставляете заказ, архив выкладывает документы на файлообменник и присылает вам ссылки по электронной почте.

я потратила на копии документов для моей книги — суммарно во всех архивах

Когда я работала с архивными документами в условиях жесткого цейтнота, придумала, как быстро составлять заказ на фотографирование:

Брала опись и смотрела дела, которые меня интересовали.
Заранее печатала таблицу с номерами всех листов и их оборотов.
В читальном зале мне оставалось лишь обвести нужные числа в таблице и заполнить бланк заказа.

Так гораздо быстрее, чем писать номера от руки или печатать: всего за два часа я просмотрела около 1000 листов и выбрала из них 109, чтобы сфотографировать.

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

Читайте также: