Учет архивных документов находящихся в частной собственности

Обновлено: 04.05.2024

Аннотация: статья посвящена вопросу изучения примеров судебных решений в сфере принятия документов по личному составу в случае ликвидации в государственные/муниципальные архивы. В работе приведен пример одного судебного дела и сделаны общие выводы на основании изученных 6 дел.

article is devoted to the study of examples of judicial decisions in the field of adoption of documents on staff in the event of liquidation of the state / municipal archives. The work is an example of a court case and to draw general conclusions from a study of 6 cases.

Большинство споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных предприятий. Накопились большие объемы документов, включая советский период, особенно эта касается дел по личному составу. Несоблюдение порядка хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате работников организаций, ликвидируемых в процессе банкротства, влечет нарушение конституционных прав граждан на ознакомление с документами и материалами, непосредственно затрагивающими их права.

Если предприятие-банкрот не выполнило обязательство по забортной плате, то в реестр кредиторов, в первую очередь включат работников этого предприятия. Документы по личному составу и лицевые счета работников необходимы для подтверждения факта работы, стажа и пенсионных начислений.

Нарушение прав граждан на получение социально-правовой информации – это основная проблема, связанная с утратой документов по личному составу в процессе реорганизации или ликвидации предприятия, ведь этот процесс длительный и порой занимает не один год. Есть не мало примеров того, как граждане не могли подтвердить свой стаж работы и уровень заработной платы, т.к. предприятие было ликвидировано, а документы бесследно исчезли. В попытке найти правду в суде, граждане оказываются бессильны. 1

Пример:

ООО ”Производство Сельмаш” обратилось в Арбитражный суд Тверской области с заявлением к администрации города Твери о признании незаконным бездействия, выразившегося в отказе в принятии на хранение документов по личному составу общества в количестве 24 дел за 2007 - 2011 год и об обязании принять архив по личному составу. Решением Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года заявленные требования удовлетворены.

В свою очередь, ответчик - Администрация не согласилась с решением суда и обратилась с апелляционной жалобой, в которой просит его отменить, в удовлетворении заявленных обществом требований отказать. В обоснование жалобы ссылается на неправильное применение судом норм материального права и на несоответствие выводов суда фактическим обстоятельствам дела и имеющимся в деле доказательствам. Считает, что администрация не обязана принимать от общества документы по личному составу организации. Ссылается на отсутствие условий для хранения документов.

Нормы, на которых основано решение суда:

Согласно пункту 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ ”О несостоятельности (банкротстве)” конкурсный управляющий обязан передать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее - Закон N 125-ФЗ).

Пунктом 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ предусмотрено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. По смыслу этой нормы обязанность приема на хранение у ликвидируемых организаций упомянутых документов предусмотрена как для соответствующих государственных, так и муниципальных архивов. 2

Выводы суда:

В данном случае администрацией не оспаривается, что общество за все время своего существования не являлось источником комплектования государственных и муниципальных архивов Тверской области, документы общества ранее на хранение не поступали ни в государственные, ни в муниципальные архивы Тверской области. Также решением экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области от 08.06.2012 местом хранения документов по личному составу заявителя в количестве 24 дел за 2007 2011 год определен МКУК “Тверской городской архив”. В силу подпункта 22 статьи 16 Закона N 131-ФЗ на органы местного самоуправления возложена обязанность по формированию и содержанию муниципального архива. Ссылка администрации на отсутствие у муниципального архива достаточных площадей для размещения документов обоснованно не принята во внимание поскольку в силу указанной нормы, неисполнение данного требования закона не освобождает муниципальные архивы от исполнения обязанности по принятию документов на хранение.

Непринятие на хранение документов влечет за собой невозможность завершения конкурсного производства, определением суда по делу от 16.07.2013 N А66-2781/2011 только на этом основании продлено конкурсное производство до 08.12.2013.

Возможность принятия документов иным учреждением ГКУ “Тверской центр документации новейшей истории” не имеет в рассматриваемом случае правового значения, поскольку место хранения документов определено решением от 08.06.2012, которое не оспорено в установленном порядке и не отменено.

Также, согласно Закону N 131-ФЗ органы местного самоуправления должны решать вопросы местного значения, исходя из интересов населения. Прием документов по личному составу общества, содержащих информацию, необходимую для подтверждения сведений при назначении пенсий гражданам - жителям города Твери, находится в сфере интересов населения города Твери. 3

Подобных судебных дел в практике достаточно, как правило, все суды ссылаются на вышеуказанные нормы, на основании которых принимают решения и мотивируют свои акты.

При наличии такой особенности, что если организация-банкрот не является источником комплектования государственного архива, решения судов основаны на:

В силу пункта 4 статьи 10 Закона в случае приватизации государственных или муниципальных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются соответственно в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации и муниципальной собственности. Решение вопросов о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов осуществляется экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела в пределах их компетенции.

Отдельными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального образования, муниципальный архив может наделяться только соответствующим законом (в том числе законом субъекта) с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств (часть 5 статьи 4 Закона об архивном деле).

Если предприятие не является источником комплектования государственного архива или суд установил, что предприятие было или есть муниципальное, то документы по личному составу предприятия подлежат передаче в архивный орган муниципального значения. То есть при определении места хранения имеет значение территориальный признак расположения предприятия-банкрота, территориальный признак происхождения документов, или наличие муниципальной формы. 4

Предприятие, включенное в список источников комплектования государственного архива, исключается в случае его ликвидации.

В отношении документов временного хранения арбитражный управляющий вправе заключить договор о передаче их на хранение в государственный либо муниципальный архив в порядке, установленном гражданским законодательством исходя из принципа свободы заключения договора.

Еще одна особенность при рассмотрении дел и определении места их хранения – определить к какому типу собственности относятся документы. Если документы, образовавшиеся в деятельности предприятия до момента приватизации, в том числе документы по личному составу, относятся к государственной собственности, с момента приватизации – к частной собственности. 5

В целом, решения судов основаны на главном социальном принципе: соблюдение прав граждан на получение информации социально-правового характера, необходимую при назначении пенсии. Не зависимо от того в какой архив передаются документы по личному составу – главное обеспечить их сохранность.

Перечень рассмотренных дел:

Решение арбитражного суда Владимирской области по делу № 2828/2012

Постановление арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № а63-3308/2002-с5 в порядке кассационной жалобы

Постановление девятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № а14-6876/2005/274/13.

Постановление пятого арбитражного апелляционного суда по делу 05ап-5776/2011.

Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013.

Библиографический список:

Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

1 Сичкарева, М.М. Документы ликвидируемых организаций [Текст] / М.М. Сичкарева // Право и экономика. – 2015. – № 8.

2 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

3 Решение Арбитражного суда Тверской области от 4 сентября 2013 года по делу N А66-1219/2013

4 Определение арбитражного суда Ставропольского края от 25.12.2008 по делу № А63-3308/2002-С5

5 Решение арбитражного суда Воронежской области от 28.11.2006 г. по делу №А14-6876/2005/274/13

Архивное делопроизводство — это организация документооборота в части документации, сдаваемой в архив. Работа основана на выполнении требований законодательства, а значит, должна вестись скрупулезно.

Создание архива организации начинается с разработки номенклатуры (реестра) дел. Прежде чем описывать, как формируется архивное делопроизводство и номенклатура (2020), нужно дать определение наиболее важным терминам, используемым в архивном деле.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Комплексы документов

Начальным этапом формирования номенклатуры дел выступает изучение созданных на предприятии комплексов локальных актов. В их число входят:

организационная структура и штатное расписание предприятия;
разработанные в предыдущие годы реестры дел;
описи дел временного и постоянного хранения;
при наличии — типовые номенклатуры дел;
правила организации, определяющие порядок документооборота и документирования на предприятии;
перечень документов, регламентирующих срок их хранения.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Общественные организации

Документы различных совещательных органов, создаваемых на предприятии, включаются в общий реестр дел организации. В качестве примера подобных структур можно привести ликвидационную комиссию или временную администрацию, которые формируются при осуществлении процедуры банкротства.

Включение электронных баз данных

Сейчас значительная часть документооборота происходит с применением электронного формата документов. Логичным следствием этого становится включение в номенклатуру дел электронных баз данных. Сроки хранения электронных документов не отличаются от бумажных, документация на электронных носителях включается на общих основаниях.

Индексы дел

Частой проблемой организации делопроизводства коммерческих компаний становятся трудности с индексацией дел. Они объясняются регулярными структурными изменениями, характерными для подобных хозяйствующих субъектов. Следовательно, возникает необходимость пересмотра существующей системы индексов. Общего решения не существует, поэтому в каждом конкретном случае внесение корректировок в индексацию дел происходит индивидуально.

Сроки хранения

Срок хранения архивных документов организации определяется действующей нормативно-правовой базой. Она формируется на основе ФЗ и перечней нормативных актов, разработанных Росархивом и Минкультуры.

В номенклатуре дел срок хранения документа указывается в графе 4 с обязательным указанием нормативного акта, которым он устанавливается.

3.7.11. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение N 9), осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:

в книге учета поступлений документов (приложение N 5) указываются собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;

при включении архивного фонда в список фондов (приложение N 6) к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

Принятые по договору на хранение в архив документы Архивного фонда Российской Федерации, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта Российской Федерации или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

3.7.12. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;

копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив;

копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи "Количество листов" через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела.

Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов (приложение N 6) в установленном порядке.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы хранения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов наряду с количеством единиц хранения микрокопий указывается суммарное количество составляющих их кадров.

3.7.13. Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

листов в деле - в листе-заверителе (приложение N 3) и в соответствующей графе описи дел, документов (приложения N 7-8);

фотоотпечатков в фотоальбоме - во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов;

единицы хранения других аудиовизуальных документов - в соответствующих графах описей этих документов.

единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

3.7.14. Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:

При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; фонодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

Учет ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

Описи страхового фонда составляются в 3 экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи в установленном порядке (см. п. 3.5.6).

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

3.7.14.1. За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

3.7.14.2. За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

Архив имеется во многих сферах жизни. Как правило, его назначение одинаковое — длительное хранение полезных материалов. С точки зрения организации он является отдельным структурным подразделением для хранения больших объемов документов. Важно понимать, что передача дел в архив — это не просто взять кипу бумаг и положить на свободное место. Для этого требуется установленный заранее порядок. Подготовку осуществляют квалифицированные специалисты.

При это весь объем дел по длительности хранения классифицируется на следующие типы:

Для временного хранения.
Для постоянного хранения.
Не подлежащие хранению.

Также имеются личные дела, которые рассматриваются отдельно.

Общий порядок передачи документов в архив

Процесс происходит в несколько этапов:

Экспертиза и отбор документов.
Подготовка и оформление.
Составление описей.
Передача в архив.

Каждый шаг требует предельной аккуратности и внимательности. Ведь ошибки могут привести к дополнительной головной боли при проверке организации налоговыми органами.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии. Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Подготовка и оформление дел

Этот этап также подразумевает работу как с бумажными, так и с электронными документами. Ключевым действием является оформление. В зависимости от типов дел меняются и требования к тому, как их подготовить. Особо тщательно необходимо оформлять документы для постоянного хранения. Это вполне естественно, ведь они не должны утратить свой вид в течение длительного времени.

При подготовке следует правильно оформить обложку и составить лист-заверитель. Относится к каждому акту. Чтобы бумага со временем не испортилась, нужно избавить ее от соприкосновения с металлическими изделиями. Известно, что металл подвержен коррозии.

Важным аспектом является и нумерация. Здесь нельзя допускать много ошибок, страницы помечаются карандашом арабским цифрами по порядку.

Далее заслуживает рассмотрения внутренняя опись. В ней указывается количество принятых документов, сведения о них и итоговые значения. Имеет установленную форму.

Теперь подробнее про обложку дел. В ней указываются: название предприятия и конкретного подразделения, даты и срок хранения, количество листов, внутренние идентификаторы. В 1С имеется заранее подготовленная печатная версия (форма). Достаточно лишь грамотно заполнить карточку.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
Для дел временного хранения за тот же период - в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Передача в архив

Правила гласят, что документы, не подлежащие уничтожению, уходят в архив во временных промежутках от 1-го до 3-х лет. Электронные версии тех же актов могут находится в программе сколько угодно. Но при их удалении из 1С также необходимо проводить заседание комиссии для экспертизы.

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм. Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Читайте также: