Кто делает запросы в архивы для оформления страховой пенсии по старости

Обновлено: 25.04.2024

Дата публикации 24.02.2016

По общему правилу, возможность выйти на страховую пенсию по старости появляется у гражданина при одновременном выполнении следующих условий:

достижение пенсионного возраста (мужчины - 60 лет, женщины - 55 лет);
наличие величины индивидуального пенсионного коэффициента не менее 9;
наличие страхового стажа не менее семи лет.

Данные положения предусмотрены ст. 8, 35 и приложением 3 к Федеральному закону от 28.12.2013 № 400-ФЗ "О страховых пенсиях" (далее - Закон № 400-ФЗ).

В целях своевременного и правильного назначения пенсий, а также для обеспечения полноты и достоверности сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, приобретающих в ближайшие 12 месяцев право на страховую пенсию по старости, территориальные органы Пенсионного фонда России проводят заблаговременную работу в отношении указанной категории лиц, завершая ее не менее чем за месяц до возникновения права на пенсию.

Одним из основных направлений данной работы является формирование сведений о пенсионных правах застрахованных лиц, в т.ч. оценка документов, необходимых для назначения пенсий.

Проведение подготовительной работы по назначению пенсий позволяет снизить нагрузку на работающих граждан за счет представления страхователями (работодателями) документов на будущих пенсионеров в электронной форме. В этой связи органы ПФР осуществляют информационное взаимодействие по защищенным каналам связи со страхователями в части представления на работников электронных образов документов, необходимых для назначения пенсии.

Макет пенсионного дела - это комплект скан-образов документов, необходимых для назначения пенсии (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка и т.д.), который работодатель может представить в ПФР. Список документов, необходимых для оформления пенсии, опубликован на сайте ПФР.

Представление документов работодателем в ПФР для назначения пенсии осуществляется с письменного согласия работника. Вместе с тем данное обращение работодателя в ПФР является его правом, а не обязанностью. Каждый работодатель самостоятельно принимает решение о том, будет ли он подавать сведения о назначении пенсии (макеты пенсионных дел) на своих сотрудников (п. 3 ст. 21 Закона № 400-ФЗ).

Пользователи, подключенные к 1С-Отчетности, могут отправлять в ПФР макеты пенсионных дел прямо из "1С:Бухгалтерии 8". Документы представляются в виде скан-образов, которые при отправке в ПФР заверяются электронной подписью организации.

Если территориальное отделение ПФР вашего региона принимает макеты пенсионных дел (далее - макет) от абонентов 1С-Отчетности, то данная возможность подключается в сервисе 1С-Отчетность автоматически. Изменять настройки подключения сервиса не требуется.

Создание макета

Для создания макета выполните следующие действия (рис. 1):

При этом появляется форма "Макет пенсионного дела" (рис. 2).

Заполнение макета

Для заполнения формы выполните следующие действия (рис. 3):

В разделе формы "Документы" прикрепляются файлы скан-образов документов, необходимых для назначения пенсии (рис. 4). Прежде чем загружать файлы ознакомьтесь с требованиями к изображениям, щелкнув по гиперссылке "Требования к изображениям". Требования к изображениям также могут зависеть от территориального отделения ПФР.

Для загрузки файлов скан-образов документов щелкайте по гиперссылкам "Выберите файл" напротив соответствующих названий документов.

Если скан-образ документа содержит несколько страниц, для добавления страниц нажимайте "+добавить" для добавления последующих страниц (рис. 5).

в случае, когда документ пронумерован - номера страниц документа (например, паспорт, трудовая книжка и т.п.);
если документ не пронумерован - номера страниц по порядку (например, копия договора на нескольких листах, где на страницах не указаны номера).

Если к стандартному перечню документов (паспорт, страховое свидетельство, трудовая книжка, согласие на обработку персональных данных) требуется добавить другие документы, нажмите кнопку "Добавить" и выберите наименование необходимого документа (рис. 6). Затем, соответственно, загрузите скан-образы добавленных документов.

Формирование реестра документов

Перечень документов, передаваемых в макете, необходимо представлять с реестром документов, в котором должны быть перечислены наименования документов и количество их листов.

Чтобы сформировать и загрузить реестр документов, выполните следующие действия (рис. 7):

Отправка макета

После успешной отправки макета появится статус "Доставлено в ПФР" (рис. 11).

Перечень регионов, в которых отделения ПФР принимают макеты

Перечень регионов России, территориальные отделения ПФР которых, на текущий момент, принимают макеты пенсионных дел:

На самые распространенные вопросы отвечает начальник управления организации назначения и выплаты пенсий Отделения Пенсионного Фонда Российской Федерации по Хабаровскому краю Ирина Глазырина.

- От чего зависит размер трудовой пенсии?

- Основные составляющие, от которых зависит размер пенсии, – это продолжительность трудового стажа и величина среднемесячного заработка гражданина за период трудовой деятельности до 1 января 2002 г., а также сумма страховых взносов, учтенных на индивидуальном лицевом счете в Пенсионном фонде, за период работы после 1 января 2002 года.

При расчете размера пенсии учитываются и другие параметры: наличие иждивенцев, продолжительность работы на Севере и др.

- Если женщине исполнится 55 лет в мае 2013 года. Когда надо прийти в Пенсионный фонд?

- Рекомендую всем, кто в ближайшее время приобретает право оформить пенсию, заблаговременно обратиться на прием в территориальный орган Пенсионного фонда по месту жительства. Желательно, чтобы это событие состоялось за 6 месяцев до наступления права на пенсию. Тогда и у вас, и у специалиста Пенсионного фонда будет достаточно времени, чтобы подготовить и запросить все необходимые документы. Если времени осталось меньше, ничего страшного, придите за 3, 2 месяца. Это делается в ваших же интересах, для того чтобы в момент назначения пенсии максимально учесть все заработанные вами пенсионные права.

Заблаговременная работа проводится ещё и для того, чтобы предельно сократить срок назначения пенсии, и соответственно, срок получения первой выплаты. Быстрое решение вопроса о назначении пенсии позволит гражданам, имеющим право на определенные льготы по квартплате, услугам связи и транспорту, своевременно приобрести их.

- Если в трудовой книжке имеются исправления, возникнут ли трудности при оформлении пенсии?

- Если записи в трудовой книжке выполнены с нарушением Правил ее заполнения, а тем более, если в ней есть незаверенные исправления, такие периоды работы могут быть исключены из подсчета стажа, что негативно скажется на размере пенсии, а то и вообще лишит человека права на трудовую пенсию. Поэтому, если вы в ближайшее время собираетесь оформлять пенсию, придите в Пенсионный фонд для заблаговременной работы с вашими документами. Наши специалисты помогут вам сделать соответствующие запросы.

- Какие трудности при оформлении пенсии возникают чаще всего?

- Самые распространенные ошибки – это отсутствие в трудовых книжках номера или даты приказа о приеме (увольнении) гражданина, отсутствие записей о переименовании предприятия, незаверенные исправления, подчистки, плохо читаемые, размытые печати предприятий организаций, отсутствие сведений о перемене фамилии и другие недостатки.

Ознакомьтесь со своей трудовой книжкой, посмотрите, все ли записи выполнены правильно, есть ли все необходимые сведения. И если вдруг, что-то вас тревожит, вызывает сомнение, заручитесь справкой работодателя или архива, подтверждающей этот период работы.

Практика показывает, что на получение уточняющих справок о стаже уходит немало времени, особенно, если необходимо сделать запрос в другой регион России или заграницу. Возникают трудности, если предприятие ликвидировано или не ведет финансово-хозяйственную деятельность.

- Если у женщины на титульном листе трудовой книжки записана девичья фамилия до брака. Понадобится ли ей при назначении пенсии какой-то документ для подтверждения смены фамилии при заключении брака?

- Да, при обращении за назначением пенсии необходимо будет подтвердить, что эта трудовая книжка принадлежит именно ей. Подтверждающим документом является свидетельство о заключении брака. Если оно утеряно либо брак был в дальнейшем расторгнут и свидетельство изъято, необходимо сделать запрос в органы ЗАГС.

- Если в трудовой книжке нет записи о переименовании предприятия. Помешает ли это при оформлении пенсии?

- Если записи об изменении названия организации в трудовую книжку своевременно внесены не были, а при увольнении по печати прослеживается другое наименование, потребуется историческая справка. Ее может выдать сама организация, если она продолжает работать, правопреемник или архивный орган.

- Как влияет заработок на размер пенсии?

- Заработок для исчисления размера пенсии, учитывается за 2000 - 2001 годы по данным индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде либо за 60 месяцев подряд трудовой деятельности гражданина до 1 января 2002 года по справкам о заработной плате, выданным организацией или архивным органом.

За период трудовой деятельности после 1 января 2002 года в расчет пенсии принимаются страховые взносы, накопленные на лицевом счете, а не стаж и заработок. Поэтому для назначения пенсии не принимаются справки о зарплате за последние два года работы, как то было при старом пенсионном законодательстве.

Если вы обратитесь в ПФР для заблаговременной подготовки документов, специалист посмотрит лицевой счет, есть ли там сведения о среднемесячном заработке за 2000-2001 гг. В случае, если заработка нет или он невыгоден для исчисления пенсии, то сотрудники ПФР порекомендуют, за какие годы лучше взять справку о заработной плате, а при необходимости, помогут в ее запросе.

- С июля 2012 года у пенсионеров, в том числе и будущих, появилось право на выплату средств пенсионных накоплений. Что необходимо сделать, чтобы их получить?

Пенсия состоит из двух частей – страховой и накопительной. Страховая часть пенсии есть у всех пенсионеров, а накопительная нет. Пенсионные накопления в обязательном порядке формируются:

– у работающих граждан 1967 года рождения и моложе за счет уплаты работодателем страховых взносов в ПФР,

– у участников Программы государственного софинансирования пенсии, которые уплачивают дополнительные взносы в счет будущей пенсии,

– у тех, кто направил средства материнского капитала на формирование накопительной части трудовой пенсии.

Пенсионные накопления также формировались у мужчин 1953-1966 года рождения и женщин 1957-1966 года рождения, в пользу которых в период с 2002 по 2004 гг. включительно уплачивались страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии. С 2005 года эти отчисления были прекращены в связи с изменениями в законодательстве.

С 1 июля 2012 г. пенсионеры имеют право подать заявление в Пенсионный фонд – ПФР или негосударственный пенсионный фонд на назначение и выплату средств пенсионных накоплений.

Те граждане, которые в ближайшем будущем только готовятся стать пенсионерами, такое заявление смогут подать одновременно с заявлением о назначении пенсии. Те, кто уже являются пенсионерами (и у них есть пенсионные накопления) могут обратиться в ПФР с соответствующим заявлением в любое время.

Существует три вида выплат пенсионных накоплений:

– единовременная выплата. Получатели – те, у кого накопительная часть пенсии составляет 5 и менее процентов по отношению к размеру его трудовой пенсии по старости.

– срочная пенсионная выплата. Получателями такого вида выплаты становятся участники Программы государственного софинансирования пенсий и владельцы сертификата на материнский капитал, которые направили его средства на формирование накопительной части своей будущей пенсии. Продолжительность такой пенсионной выплаты определяет сам гражданин, но она не может быть меньше десяти лет.

– выплата накопительной части пенсии по старости в течение всей жизни. Выплачивается ежемесячно равными платежами одновременно со страховой частью пенсии гражданина.

- Что необходимо сделать для своевременного назначения пенсии?

- За 6 месяцев до достижения пенсионного возраста необходимо обратиться в территориальный орган ПФР по месту жительства для заблаговременной оценки пенсионных прав. Стандартный пакет документов, который необходимо иметь с собой:

- военный билет, если гражданин проходил военную службу;

- свидетельства о рождении детей (в основном это для женщин, а для мужчин, в том случае, если дети не достигли возраста 18 лет, или старше, но являются учащимися образовательных учреждений по очной форме, то есть находятся на иждивении);

- справки службы занятости населения о периодах получения пособия по безработице (если такие у гражданина имеются);

- документы о периодах работы, которые не подтверждены трудовой книжкой (справки, трудовые договоры, выписки из приказов, договоры гражданско-правового характера и т.п.);

- справку о заработной плате, если гражданин изъявил желание учесть заработок за 5 лет трудовой деятельности до 01.01.2002.

Специалисты ПФР ведут прием ежедневно, можно предварительно записаться на прием.

- Сейчас в Пенсионном фонде есть все данные о стаже и заработке каждого гражданина, но для назначения пенсии все равно приходится собирать документы. Почему?

- В Пенсионном фонде накоплены значительные сведения о пенсионных правах граждан, но пока только за период с момента регистрации гражданина в системе обязательного пенсионного страхования (в большинстве случаев с 1998 г. и позже). Начиная с 2002 г. в Пенсионном фонде находятся все сведения о страховых взносах и периодах работы гражданина, но только в том случае, если он работал официально и работодатель ответственно сдавал необходимую отчетность в ПФР.

В 2003-2004 гг. органами ПФР от работодателей принимались, так называемые формы СЗВ-К, где отражен стаж работы граждан до 1 января 2002 г. Эти формы обработаны, проверены и в настоящий момент применяются для установления пенсий. К сожалению, данные сведения имеются не на всех граждан, и в них содержатся только те данные, которые внес работодатель. Поэтому за периоды работы до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования для назначения пенсии гражданину необходимо будет представить в ПФР первичные документы. Специалисты Пенсионного фонда их проверят, сверят с данными ПФР, посоветуют какие документы необходимо представить дополнительно, а при необходимости помогут сделать соответствующие запросы.

Органы ПФР края перешли на электронный документооборот с краевыми и муниципальными архивами, что дает возможность оперативно получать необходимые для назначения пенсии сведения.

Хочется посоветовать всем жителям края: заботьтесь о будущей пенсии заранее. Это избавит вас от возможных проблем и разочарований при наступлении права на неё. Чтобы при выходе на заслуженный отдых, в размере пенсии были учтены все заработанные вами пенсионные права, не надо пускать процесс её оформления на самотёк.

Оформление пенсии является для многих граждан долгожданным периодом. Но чтобы стать официально пенсионером и наконец-то жить в свое удовольствие нужно собрать множество документов и пройти процедуру оформления. С особой ответственностью следует отнестись к подтверждению стажа, являющемуся основанием для прекращения трудовой деятельности и определения размера выплат.

Определение понятия относительно архивной справки о стаже

Это официальная выписка, содержащая основные данные относительно стажа гражданина. Требуется она для подтверждения стажа при выходе на пенсию по возрасту или досрочно.

Справка является носителем сведений относительно работы у одного работодателя, так что, если их несколько нужна справка относительно каждого места работы.

Выдается официальный документ действующей организацией или делается запрос в архивах личных дел работников, куда после ликвидации работодатель передает документы. Выдача происходит:

на основании заявления работника;
запроса юрлица, в отношении определенного работника;
по решению суда относительно восстановления годов работы.

Архивная выписка имеет унифицированную форму и содержит такие данные:

реквизиты и название предприятия-работодателя;
ФИО и данные заявителя;
его должность;
период сотрудничества;
размер зарплаты с разбивкой по месяцам и годам;
% отчислений в ПФР.

Количество обращений может быть несколько, а количество копий не ограничено. Советы адвоката по оформлению досрочной пенсии и требуемым документам – в этом видео:

Когда для зачисления стажа справка не требуется

Нередко для зачисления стажа Пенсионный фонд требует архивную справку, которую не всегда легко достать. Так как предприятие может быть уже давно ликвидировано, а работодатель не побеспокоился о передаче данных в архив.

Что такое архивирование документов и по каким правилам оно проводится в организации – читайте в нашей новой статье.

В таком случае пенсионер остается перед выбором одного из пути решения проблемы – обращение в суд для признания стажа или признание действия ПФР незаконным.

Существует несколько вариантов, когда ПФР незаконно действует в отношении пенсионера, требуя от него справку.

Наличие стажа после присвоения СНИЛС

Такой стаж должен подтверждаться только Выпиской из лицевого счета застрахованного лица, и никаких других документов для этого не требуется.

Если стаж уже был до момента присвоения СНИЛС

Так как учет в единой системе начался с 1990 годов, то года стажа многих пенсионеров не учтены в системе.

Для подтверждения подобного периода необходимо действовать согласно Правилам подтверждения и подсчета страхового стажа № 1015 от 2014 года.

Если Правила досконально изучить, то сразу стает ясно, что для подтверждения трудового стажа нужна трудовая книжка, в которой имеются все необходимые записи.

Прочие документы необходимы только в следующих случаях:

отсутствие трудовой книжке;
в книжке нет записей об отдельных периодах трудовой деятельности;
при совершении записи ответственное лицо допустило ошибки или указало недостоверные данные.

Отсюда следует, что при правильно заполненной трудовой книжке за каждый год деятельности требовать дополнительные документы ПФР не вправе. Кроме этого согласно нормам, при обнаружении недочетов сотрудники ПФР должны самостоятельно выполнять запросы в соответствующие инстанции.

Пример заявления на выдачу архивной справки.

В отдельных случаях при незначительных ошибках, например, ошибочного написания одной буквы в слове, ПФР может комиссионно сделать зачисление стажа.

Также и руководство ПФР вправе решать спорные моменты по зачислению стажа на основании трудовой книжки без использования услуг суда.

Но когда пенсионер досрочно выходит на пенсию ПФР обязан сделать запрос дополнительных документов на подтверждение трудового стажа:

справка о льготном характере работы;
приказы о назначении работника на соответствующую должность или в цех с вредными условиями труда;
учредительные документы или лицензии для предприятия о разрешении заниматься определенным видом деятельности.

Если требование незаконно – что делать

Если сотрудники ПФР несмотря на все доводы предъявляют требования относительно дополнительных документов, можно обратиться к вышестоящему руководству с жалобой.

В случае отказа и от руководства следует обращаться в суд для решения проблемы. При этом суд нередко принимает сторону работника, например, в 2006 году Верховный суд по делу 46-В06-3 признал требования сотрудников ПФР относительно предъявления дополнительных документов незаконными.

Так как отсутствие приказа о назначении работника на работы в полевых условиях, не является поводом для отказа в признании труда тяжелым. Наличие записи в трудовой книжке достаточно.

Заключение

Подсчет стажа деятельности должен происходить на основании трудовой книжки или Выписки из единой системы. Подтверждать дополнительными документами стаж следует только в отдельных случаях, например, при оформлении досрочной пенсии.

Как подтвердить стаж, если он не учтен вы можете посмотреть тут:

Несколько лет назад даже представить было сложно, что для получения большинства услуг Пенсионного фонда не придётся лично идти в ПФР. Теперь всё просто – взять справку, подать заявление на выплату или узнать информацию о пенсии можно, не выходя из дома.

Как узнать о пенсионных правах

Если вы работающий человек, вам пригодится доступ к электронной трудовой книжке (ЭТК). Она есть в Личном кабинете на госуслугах не только у тех, кто писал заявление о переходе на ЭТК, но и у всех официально работающих по трудовому договору. Теперь, чтобы получить выписку о вашей трудовой деятельности (она может понадобиться для оформления кредита, получения визы или пособий), вам больше не надо идти к своему работодателю. Выписку можно заказать в формате PDF и получить онлайн (подробнее об ЭТК – на с. 4).

Ещё одна полезная услуга для работающих – выписка о состоянии индивидуального лицевого счёта (ИЛС). В нём содержится вся ваша трудовая биография, а также какой стаж и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов (ИПК) вы уже заработали.

Кстати, умножив величину своего ИПК на 98,68 руб. (его стоимость в 2021 г.) и прибавив 6044,48 руб. (размер фиксированной выплаты в 2021 г.), вы получите примерную сумму вашей будущей страховой пенсии, которую заработали на данный момент.

Как сделать перерасчёт

Если у вас появилось право на получение пенсии, подайте заявление о её назначении через госуслуги. Пенсия будет рассчитана и назначена в течение 10 рабочих дней.

Действующие пенсионеры на госуслугах могут получить онлайн-справку о размере пенсии, дистанционно написать заявление о перерасчёте пенсии, изменении способа её доставки – список электронных возможностей обширен.

Куда обратиться за соцвыплатой

Дистанционно, но уже на сайте ПФР, можно обратиться за компенсацией и выплатой тем, кто ухаживает за нетрудоспособными пожилыми людьми старше 80 лет, за ребёнком-инвалидом в возрасте до 18 лет или инвалидом с детства 1-й группы, – все заявления можно заполнить онлайн.

Как оформить детское пособие

Семьям с детьми, которые получают или только собираются оформить выплаты в ПФР, во многих жизненных ситуациях нет смысла лично посещать Пенсионный фонд. Уведомление о выдаче СНИЛС и сертификата на маткапитал автоматически придёт в Личный кабинет, как только из ЗАГСа поступит информация о регистрации новорождённого. И для того чтобы начать использовать маткапитал, не придётся идти в ПФР – заявление о распоряжении средствами можно подать онлайн. На госуслугах есть возможность дистанционно получить выписку об остатке маткапитала.

Если хотите получать новые ежемесячные пособия, которые были введены в этом году (беременным женщинам и одиноким родителям детей в возрасте от 8 до 17 лет), отправляйтесь на госуслуги и заполняйте электронное заявление. Для назначения этих пособий учитываются доходы и имущество семьи, поэтому надо ввести дополнительные сведения о себе, детях и других членах семьи. При этом основные данные ПФР запросит самостоятельно в других ведомствах. Заявление рассматривается 10 рабочих дней. В сложных случаях срок может составить до 30 рабочих дней. Впрочем, при положительном решении пособие вам начнут выплачивать именно с момента подачи заявления.

Понятно, что некоторые вопросы нельзя решить без посещения ПФР. Сейчас для снижения риска распространения коронавируса приём в клиентских службах и управлениях Пенсионного фонда ведётся по предварительной записи (онлайн или по телефону), а также если нет возможности получить необходимую услугу дистанционно. Поэтому регистрируйтесь на госуслугах, подтверждайте свою учётную запись и пользуйтесь электронными услугами ПФР. Тем более уже в ближайшем будущем их список будет серьёзно расширен (подробнее о новых сервисах – на с. 2–3).

Читайте также: