Спецоценка условий труда бухгалтерский и налоговый учет
Обновлено: 04.05.2024
По спецоценке условий труда действует Федеральный закон от 28.12.2013 г. № 426-ФЗ. На основании его положений все работодатели должны проводить СОУТ для установления вредных и опасных условий труда.
СОУТ проводится для того, чтобы определить, какие условия труда относятся к вредным и опасным. Если сотрудник работает в таких условиях, он имеет право на различные гарантии, в т.ч. сокращенную рабочую неделю, дополнительные отпуск или денежную компенсацию. Кроме того, с зарплаты таких сотрудников работодатель обязан отчислять дополнительные взносы на ОПС.
Внимание! По дистанционным или надомным работникам СОУТ проводить не нужно.
Плановую СОУТ нужно проводить не реже 1 раза в 5 лет. Спецоценку осуществляет специальная организация, внесенная Минтрудом РФ в соответствующий реестр. Работодатель оплачивает данную услугу, и эти расходы можно отнести к прочим расходам компании.
По результатам СОУТ условиям рабочего места присваивается определенный класс:
- оптимальные;
- допустимые;
- вредные;
- опасные.
Допвзносы на ОПС не начисляются, если установлены классы 1 и 2 - оптимальные и допустимые соответственно. Для 3 и 4 класса условий предусмотрены специальные гарантии - медосмотры, допвыплаты, СИЗ и т.д.
СОУТ проводится при обязательном участии комиссии, в которую входят сотрудники компании. Обычно в комиссию включают руководителя юрлица или ИП, руководителей подразделений, а также специалиста по ОТ и ТБ. Состав комиссии утверждается приказом директора, и в нем указываются сроки проведения СОУТ и ее график.
Перед проведением СОУТ комиссия утверждает список рабочих мест, по которым будет осуществляться спецоценка. После окончания СОУТ уполномоченная организация предоставляет работодателю отчет. В нем указываются классы, которые присвоены каждому рабочему месту. Также в отчете фиксируются мероприятия, рекомендуемые для улучшения условий трудовой деятельности.
Важно! Отчет по СОУТ составляется в любом случае - есть ли в организации рабочие места с вредными и опасными условиями труда или нет.
На основании отчета работодатель передает в Роструд декларацию в срок не позже 30-ти дней с момента утверждения этого отчета о СОУТ. Кроме этого, работодатель уведомляет каждого сотрудника под подпись о результатах проведенной спецоценки.
Внеплановая СОУТ проводится работодателем, если он создает новые рабочие места или изменяет условия трудовой деятельности. Срок проведения внеплановой СОУТ - от 6 до 12 мес.
Обновите 1С:ЗУП до последней версии!
Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!
- Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
- Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
- Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
- Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.
Декларация соответствия условий труда в 1С
Работодатель должен подать в Роструд декларацию соответствия условий труда, которую можно заполнить в 1С.
Если используется 1С:Бухгалтерия, то нужно зайти в раздел "Отчеты", а если 1С:ЗУП - в раздел "Отчетность, справки". Далее выбирается пункт "Регламентированные отчеты" либо "1С-Отчетность". Откроется окно, в котором пользователь нажимает кнопку "Создать" и выбирает необходимый отчет - "Соответствие условий труда".
После этого откроется форма декларации, в которой необходимо вручную указать информацию о рабочих местах, по которым проведена СОУТ. Здесь же указываются сведения о присвоенных им классах.
Декларацию можно подать в электронном виде, но для этого ее нужно заполнять не в 1С, а на сайте Роструда, а затем подписать квалифицированной ЭЦП. Если планируется подать бумажный вариант декларации, то документ можно передать лично при посещении территориального отделения Роструда, по Почте России или через представителя.
Отчет 4-ФСС в 1С
Результаты проведенной спецоценки нужно указать также и в отчете 4-ФСС.
Если используется 1С:Бухгалтерия, нужно зайти в раздел "Отчеты", а если 1С:ЗУП - в раздел "Отчетность, справки". После этого также выбирается раздел "Регламентированные отчеты" или "1С-Отчетность". Откроется новое окно, в котором нужно нажать кнопку "Создать" и выбрать "4-ФСС".
Эта отчетная форма заполняется автоматически при нажатии кнопки "Заполнить". Единственное - разд. 5 нужно заполнить вручную, поскольку именно в нем отражается информация по результатам СОУТ.
Внимание! Информацию по результатам СОУТ и медосмотрам нужно указывать по состоянию на начало года.
В стр. 1 гр. 3 ставится общее количество рабочих мест, по которым должна проводиться СОУТ.
В стр. 1 гр. 4-6 ставится количество рабочих мест, по которым проведена СОУТ, в т.ч. отмечается, сколько из них признаны с вредными и опасными условиями труда. Если СОУТ не проводилась, нужно ставить "0".
К примеру, работодатель не проводил СОУТ. Тогда в стр. 1 гр. 3 указывается общее количество рабочих мест, а по остальным столбцам нули.
Если по результатам спецоценки выявлены рабочие места, имеющие 3 и 4 классы условий труда (вредные и опасные), информацию нужно отразить в гр. 5 и 6. Для этих работников нужно провести медосмотр, сведения о котором ставятся во второй строке.
Многие работодатели знают, что часть расходов в сфере охраны труда можно компенсировать за счет средств ФСС. Но вопросов, за какие мероприятия можно вернуть деньги и какие документы надо подать, остается множество. Отвечает эксперт
Вопрос 1. Можно ли возмещать за счет ФСС России расходы на СОУТ?
Специальная оценка условий труда — одно из основных предупредительных мероприятий, на которые можно получить возмещение.
Чтобы получить средства из ФСС, вы должны подать пакет документов:
- заявление на возмещение в двух экземплярах с печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;
- план финансового обеспечения предупредительных мер в текущем календарном году;
- копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, разработанного по результатам специальной оценки условий труда, и (или) заверенную руководителем копию коллективного договора (соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников);
- доверенность на сотрудника, который непосредственно подает заявление в ФСС;
- приложения к заявлению согласно Приказу Минтруда России от 14.07.2021 № 467н.
Кроме того, приготовьте:
- копию ЛНА о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда;
- копию договора ГПХ с подрядчиком, который проводит СОУТ, с указанием количества рабочих мест, для которых проводится спецоценка, и общей стоимости;
- документы, подтверждающие расходы на СОУТ в 2021 году.
Все копии должны быть заверены печатью и подписью. Нотариальное заверение требуется только для копий нотариальных копий.
Вопрос 2. Когда отчитываться за проведенные мероприятия?
Заявление о возмещении произведенных расходов на оплату предупредительных мер и документы, подтверждающие эти расходы, вы должны представить в ФСС до 15 декабря 2021 года. Это следует из п. 4, 5 Положения об особенностях возмещения расходов страхователей в 2021 году на предупредительные меры по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников (Постановление Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Со дня приема заявления территориальное отделение ФСС в течение пяти рабочих дней принимает решение о возмещении за счет средств бюджета фонда и перечисляет деньги на расчетный счет страхователя, указанный в этом заявлении.
Расходы, не подтвержденные документами, ФСС не возмещает, поэтому обязательно проверьте, можете ли вы доказать целевое использование средств.
Вопрос 3. А что мы тогда должны были подать в ФСС до 1 августа?
Действительно, есть некоторая путаница со сроками. В 2021 году существенно изменился порядок финансирования затрат на охрану труда из Фонда социального страхования. Правительство РФ выпустило Постановление от 30.12.2020 № 2375, в котором установило, что в 2021 году вы должны подать заявление и пакет документов в срок до 15 декабря 2021 года. И это уже третья смена сроков за последние годы. Напоминаем: в 2019 году был срок до 1 августа, в 2020 году — до 1 октября.
При этом никто не запрещает подать документы раньше указанной даты, не дожидаясь 15 декабря, если есть все подтверждающие документы.
Вопрос 4. У нас медосмотр проводится два раза в год. Первый был в апреле, но мы не набрали сумму на возврат 20%. Второй будет в сентябре, после него расходы превысят требуемую сумму. Как приложить документы о будущем медосмотре?
В 2021 году изменился срок подачи документов. Заявление о возмещении расходов на предупредительные меры и документы, подтверждающие уже произведенные расходы, вы должны представить в ФСС до 15 декабря 2021 года (Постановление Правительства РФ от 30.12.2020 № 2375).
Вам нужно одновременно подать заявление и документы, подтверждающие целесообразность проведенных расходов, в том числе заверенные организацией копии:
Порядок проведения специальной оценки условий труда законодатели недавно скорректировали, и в 2021 году это нужно учитывать. У компаний, проводящих спецоценку, появились новые обязанности, а у сотрудников расширились права. Как сейчас проводится спецоценка? Какие обязанности у ее участников? Рассказываем в нашем материале.
Расшифровка аббревиатуры СОУТ
Законодательная расшифровка понятия представлена на рисунке:
Объясняем сложные законодательные термины понятным языком:
Кто и что обязан делать во время спецоценки
Для работодателей, компании-оценщика и работников в процедуре СОУТ - специальной оценке условий труда предусмотрены персональные наборы прав и обязанностей:
Последовательность действий
Чтобы провести СОУТ в соответствии со всеми требованиями закона, следует тщательно изучить законодательные нормы. Все мероприятия по спецоценке можно уложить в три этапа:
Подготовительный этап
Перед тем как эксперты приступят к изучению и оценке опасных и вредных производственных факторов, работодатель и компания-оценщик обязаны исполнить свой набор обязанностей:
Основной этап
На этом этапе компания-оценщик проводит по специальной методике комплекс мероприятий по спецоценке.
Нюансы работы экспертов компании-оценщика:
После завершения всех исследований и оценок условия труда по степени вредности и (или) опасности относятся к определенным классам (подклассам).
Для выведения итоговой оценки условий труда учитывается вся совокупность факторов:
Результат проведенных мероприятий отражается в отчете, который утверждает председатель комиссии по СОУТ после того, как все ее члены проставят в нем подписи.
Заключительный этап
У работодателя на этом этапе немало хлопот:
Компания-оценщик законодательно ограничена в сроках:
Сотрудники, чьи рабочие условия по условиям спецоценки признаны опасными или вредными, должны регулярно проходить профилактические медосмотры (Минтрудсоцзащиты России, Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420н).
Как часто проводится СОУТ
В зависимости от того, какой вид спецоценки проводится — очередная или внеплановая, предусмотрены разные сроки.
Специальная оценка условий труда в общем случае проводится на рабочем месте не реже одного раза в пять лет (п. 4 ст. 8 закона № 426-ФЗ).
Нюансы исчисления срока:
Внеплановая спецоценка проводится в следующие сроки:
Узнайте больше о сроках:
Как сэкономить на спецоценке
Если на рабочих местах после проведения спецоценки не выявлены вредные и (или) опасные факторы, работодатель представляет в трудовую инспекцию декларацию о соответствии условий труда. Срок — не позднее 30 рабочих дней с даты утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда (ч. 1 ст. 11 закона № 426-ФЗ, п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минтрудсоцзащиты России от 07.02.2014 № 80н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 1 марта 2022 года вступает в силу новый порядок декларирования о соответствии условий труда, утвержденный приказом Минтруда России от 17.06.2021 № 406н.
Сведения о результатах спецоценки в отношении рабочих мест, условия труда на которых декларируются как соответствующие государственным нормативным требованиям, компания-оценщик передает в ФГИС СОУТ (ч. 1 ст. 18 закона № 426-ФЗ).
Работодатель вправе сократить число проводимых спецоценок в отношении таких рабочих мест, если выполняются следующие условия:
Выполнение этих условий позволяет автоматически продлевать срок действия декларации и сдвигать дату проведения очередной оценки рабочего места по условиям труда еще на пять лет. При этом дополнительные документы оформлять не требуется (письмо Минтруда от 30.08.2019 № 15-1/ООГ-1968).
Прямая экономия при проведении спецоценки — включение затрат на ее проведение в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу. Возможность соответствующего включения есть даже на упрощенке — в свежей статье мы рассказали о том, как ей воспользоваться (наряду с применением иных оснований для уменьшения суммы налога).
Узнайте, где можно законно сэкономить, а когда это делать опасно:
Как связаны СОУТ и охрана труда
Все работники по трудовому законодательству имеют право на рабочие места, которые соответствуют государственным нормативным требованиям охраны труда.
Охрана труда — это система сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, которая включает в себя следующие мероприятия:
Чтобы у работодателя было официальное, основанное на специальных экспертных исследованиях и оценках подтверждение соответствия рабочих мест требованиям охраны труда, применяется комплекс мероприятий под названием СОУТ.
Результаты проведения специальной оценки условий труда применяются работодателем для разработки и реализации мероприятий, направленных на улучшение условий труда работников, обеспечения их средствами индивидуальной защиты и других мероприятий.
Спецоценка является основным инструментом при решении работодателем вопроса о предоставлении работнику компенсаций и гарантий в связи с работой во вредных и (или) опасных условиях труда — повышенной оплаты труда, сокращенной продолжительности рабочего времени, ежегодного оплачиваемого дополнительного отпуска и др.
Все эти меры направлены на ослабление негативного воздействия на здоровье вредных и (или) опасных факторов производственной среды и трудового процесса.
За что накажут
Тех работодателей, которые не организуют проведение СОУТ или делают это с нарушением законодательно установленного порядка, неминуемо ждет наказание.
Работодатели в 2021 году находятся под двойным контролем — за непроведение СОУТ или нарушение порядка ее проведения штрафы будут начисляться не только по результатам проведенных трудовыми инспекторами проверок, но и в автоматическом режиме.
Система ФГИС СОУТ будет выявлять нарушителей, сопоставляя данные из разных источников с информацией, имеющейся в системе. К примеру, программа будет сопоставлять данные о сроке регистрации работодателей с данными о проведенной ими спецоценке. Если с момента регистрации компании прошло более года, а данных о проведенной спецоценке в систему не поступало, последует автоматический штраф за непроведение СОУТ.
С особенностями разных видов контроля вас познакомят статьи:
Итоги
СОУТ — это комплекс мероприятий по спецоценке условий труда, во время проведения которых идентифицируются опасные и (или) вредные факторы производственной среды и трудового процесса, а также оценивается уровень их воздействия на работников.
Эксперты компании-оценщика проводят процедуры в рамках СОУТ по специальным методикам с использованием утвержденных, аттестованных и прошедших поверку средств измерений. Результат их работы оформляется отчетом.
По результатам СОУТ работодатель разрабатывает и реализует мероприятия по ослаблению негативного воздействия на здоровье работников производственных факторов.
Проведение СОУТ — лишь часть обязанностей современного работодателя в области охраны труда. Узнать больше о других, столь же значимых, вы можете в специальном материале, который подготовили наши специалисты.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Оперативно настроим спецоценку условий труда под ваши бизнес-процессы. Даем гарантию на услуги.
Протестируйте качество нашей работы. Первая консультация бесплатно!
Спецоценка условий труда (СОУТ) необходима для контроля работодателя в части обеспечения сохранения здоровья и жизни работников, находящихся при исполнении служебных обязанностей. Это комплекс мероприятий, который включает в себя два обязательных шага:
Спецоценку нельзя проводить самостоятельно, обязательно нужно привлекать сертифицированную стороннюю организацию. За отсутствие проведения СОУТ предприятию грозят штрафы
Как отразить результаты проведения специальной оценки труда в 1С:ЗУП
Отметим, что для отображения СОУТ в учетной системе 1С:ЗУП имеется широкий функционал и все необходимые формы документов. В том случае, если для работы вам требуются индивидуальные формы или настройки, их можно реализовать с помощью специалистов 1С:ЗУП.
Рис.1 Настройка ЗУП
Постановка галочки приведет к тому, что в этом же разделе появится журнал документов по СОУТ и сами документы.
Рис.2 Журнал и документы
Далее необходимо поставить соответствующий флажок в учетной политике управляющей организации.
Рис.3 Учетная политика
Подготовка спецоценки условий труда
В документе подготовке заполняются: организация, исполнитель (фирма, проводящая оценку) и сроки проведения.
Рис.4 Заполнение документа подготовки СОУТ
Рис.5 Установка аналогичных РМ
При последующем формировании документов аналогичные места будут сформированы автоматом (в нашем примере мы не будет их выделять).
Рис.6 Комиссия
- Приказ о проведении СОУТ и формировании комиссии;
- Заявку на реализацию СОУТ;
- Перечень РМ, на которые нацелена СОУТ.
Напомним, что возможность использование всей полноты кадрового и учетного функционала дает внедрение 1С:Зарплата и управление персоналом КОРП. Наша компания специализируется на построении систем ЗУП КОРП, поэтому оставив заявку нашим специалистам, вы получите экспертную помощь и поддержку в части кадрового учета и расчета заработной платы.
Результаты спецоценки условий труда
Он формируется также на основе документа подготовки и отображает результаты оценки РМ: указываются классы условий труда по всем имеющимся рабочим местам. Можно также добавить рекомендации.
Рис.7 Результаты
Рис.8 Приказ о завершении
Декларация соответствия
Рис.9 Заполнение декларации
Здесь будут отображены только те РМ, на которых не обнаружено угрожающих факторов. Именно они попадут и в печатную форму декларации.
Рис.10 Вид для печати
Отображение результатов
Рис.12 Выбор из списка
Читайте также: