Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении доверенности на сдачу отчетности

Обновлено: 18.05.2024

Отправляя документы в различные структуры и организации, прикладывается сопроводительное письмо, которое поясняет перечень документации, их назначение, а также подтверждает факт и дату отправки.

В статье представлены образцы оформления данного бланка при отправке документации, а также даны рекомендации по их правильному оформлению.

Что такое сопроводительное письмо и когда оформляется

Сопроводительные письма обычно прилагаются к документам, пересылаемым в порядке деловой переписки. Его прикладывают к набору бумаг, направляемых партнерам, контрагентам или в официальные органы власти.

В большинстве случаев сопроводительное письмо вовсе не является обязательным элементом корреспонденции. Однако на практике оно достаточно часто используется. При этом общеобязательные шаблоны для составления отсутствуют.

Сопроводительный текст, которое прикрепляется к пакету документов, часто выполняет несколько функций одновременно:

  1. Отражает перечень бумаг, входящих в состав пакета документов. Иными словами, оно может использоваться как опись вложений к отправлению.
  2. Раскрывает целевое назначение высланных бумаг. Разъясняет, с какой целью бланки были отправлены адресату. Рассматривается как пояснительная записка.
  3. Позволяет зафиксировать точную дату отправки пакета документации. Это бывает существенно, если договором или нормативно-правовым актом регламентируется срок передачи бумаг конкретному адресату (при этом данный срок соответствует дню отправки).
  4. Позволяет зафиксировать и подтвердить факт и точную дату получения пакета документов конкретным адресатом. Данная задача выполняется, если бумаги передаются получателю под роспись.
  5. Демонстрирует вежливое, уважительное отношение к адресату, так как считается признаком хорошего тона.

Практика использования сопроводительных писем подразумевается обычаями делового оборота, но при этом не является необходимым условием переписки, осуществляемой организацией с внешними или внутренними субъектами.

Данное письмо может прикрепляться к самым разным документам, отправляемым компанией: коммерческие предложения, договоры и приложения к ним, первичные документы бухучета, прайс-листы, счета к оплате, налоговая и иная отчетность, всевозможные акты, прочие бумаги.

Бывают и такие ситуации, когда наличие сопроводительного текста считается необходимым. Типичный пример подобных обстоятельств – отправка деловых бумаг в налоговую службу:

  1. Отправка зачастую является ответом на письменное требование налоговой службы. В сопроводительном письме необходимо упомянуть реквизиты этого требования, чтобы документации попал к нужному инспектору.
  2. Список вложений считается обязательным атрибутом. Без данной описи, содержащей перечень бумаг и их общее количество, налоговая служба может вообще не принять документы.
  3. Письмо рекомендуется составить в двух одинаковых экземплярах. Первый экземпляр отдается адресату – налоговой службе. Второй экземпляр возвращается отправителю с надлежащей отметкой о получении (приеме). Такая отметка поможет доказать, что отправитель должным образом отреагировал на требование, выдвинутое госорганом.
  4. При необходимости на сопроводительном письме можно зафиксировать пояснения, затребованные налоговой службой при приеме документации.

Сопроводительное письмо считается удобным инструментом коммуникаций, поскольку оно позволяет реализовать интересы отправителя документов.

Имеет полезные особенности:

  1. Используется как опись вложений.
  2. Фиксируется отправителем в журнале учета исходящей документации (регистрируется дата/способ отправки).
  3. Фиксируется получателем в журнале учета входящей корреспонденции. Указывается регистрационный номер, дата получения и ответственное лицо, которому предстоит обрабатывать принятый пакет бумаг. Это позволяет отследить движение документации у их получателя.

Как написать при отправке документов

Советы по составлению сопроводительных писем в организации:

  1. Разработать и применять единый шаблон.
  2. Ввести и соблюдать правила написания.
  3. Уделять внимание отсутствию ошибок.
  4. Фиксировать письма в журнале учета отправленных документов. Этим должен заниматься ответственный специалист (например, секретарь).
  5. Составлять в двух одинаковых экземплярах. Отправляя лично, курьером или почтой, оставлять один экземпляр у себя с надлежащей отметкой от получателя, курьерской распиской или, соответственно, квитанцией из почты.

Рекомендованная структура сопроводительного текста выглядит так:

  1. Сведения о получателе (наименование организации, ФИО и занимаемая должность физлица, коды, адрес, контакты).
  2. Сведения об отправителе (название организации, ФИО и занимаемая должность физлица, идентифицирующие коды, адрес, контакты).
  3. Обращение к адресату (его представителю) в уважительной, уместной форме.
  4. Основная текстовая часть. Здесь перечисляются отправленные бумаги с кратким описанием каждой (при этом указываются цели отправки), а также любые дополнительные сведения, пояснения, уточнения.
  5. Расшифрованная подпись директора или иного лица, уполномоченного отправителем.

В компании сопроводительное письмо составляется либо делопроизводителем (помощником руководителя или, как вариант, секретарем), либо сотрудником, сформировавшим соответствующий пакет документации для его последующей отправки (например, бухгалтер, который формирует отчетность для налоговой службы, оформляет и прикрепляет к отчетности сопроводительное письмо).

Подписывает директор организации или иное лицо, получившее от директора надлежащие полномочия.


В процессе осуществления деятельности любая организация может столкнуться с получением требования от территориального налогового органа предоставить определенные документы. Пакет документов может пересылаться налоговикам почтой, передаваться лично или в электронном виде по ТКС. К собранным бумагам необходимо прикрепить сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов, образец которого приведем далее.

Что собой представляет сопроводительное письмо в налоговую службу

Сопроводительное письмо является своего рода поясняющей запиской к отправленной в ИФНС бухгалтерской и налоговой документации. В нем указывают, какие именно документы и в каком количестве были отправлены. Благодаря этому сотрудники налоговой инспекции без труда смогут понять назначение полученных документов. А в случае утери их части отправитель сможет доказать свою правоту.

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов выполняет следующие задачи:

облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками;

позволяет четко понять, что представляет собой каждый отправленный документ;

определяет назначение передаваемых для проверки бумаг;

позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты предоставленного пакета документов;

упрощает регистрацию принятых бумаг в канцелярии налогового органа.

Сопроводительное письмо обязательно составляют в ответ на запросы и требования налоговой. Требование о предоставлении документов может быть получено в таких случаях:

Если организация решила не присылать на проверку какие-либо затребованные бумаги – в сопроводительном письме необходимо обосновать причину такого решения.

Какие документы нуждаются в сопроводительном письме, а какие – нет?

Сопровождаться письмом должна практически вся официальная документация, отправляемая в ИФНС. Действует общее правило, согласно которому письмо необходимо прикреплять ко всем документам, в которых не указана информация об отправителе и получателе.

Без письменного сопровождения можно отправлять такие документы:

первичную налоговую декларацию (без приложений);

жалобы на действия или принятые решения сотрудников ИФНС (при отправлении в вышестоящие инстанции);

экземпляры исковых заявлений.

Если налоговая декларация отправляется с подтверждающими документами – к ней следует приложить сопроводительное пояснение.

Рекомендации по составлению письма

Сопроводительное письмо в налоговую о предоставлении документов не имеет строго унифицированной формы. Его составляют, руководствуясь общими правилами, разработанными для деловой корреспонденции. Письмо в налоговую является официальным документом, поэтому в его содержании не должно быть ничего лишнего.

Отправитель должен учитывать такие моменты:

письмо в печатном варианте необходимо составлять на листах формата А4;

при наличии фирменных бланков компании можно распечатать сопроводительное пояснение на таком бланке;

в тексте обязательно должен присутствовать перечень отправленных документов (наименование, общее количество страниц, количество экземпляров);

в сопроводительном пояснении следует указать причину предоставления документации (к примеру, указание на конкретный запрос органов ИФНС).

Реквизиты, которые необходимо указать в письме:

наименование территориального органа налоговой службы, в который направляются документы;

полное наименование организации-отправителя, ее ИНН/КПП, юридический адрес;

обращение к конкретному сотруднику ИФНС (согласно правилам деловой переписки);

перечень приложенных документов;

номер и дату запроса, сделанного налоговой инспекцией (указывают, если письмо отправляется в ответ на запрос ИФНС);

должность и Ф.И.О. лица, составившего письмо;

подпись ответственного лица.

Как составить сопроводительное письмо

В левом верхнем углу документа проставляют его номер и дату составления, ниже прописывают номер и дату запроса налоговой службы, в ответ на который было отправлено письмо.

В правом верхнем углу указывают полное наименование отделения ИФНС, его адрес, Ф.И.О. сотрудника налоговой, которому адресовано письменное пояснение.

В тексте письма указывают причину, по которой оно было отправлено в ИФНС.

Далее следует привести перечень документации, подлежащей отправке.

В заключительной части указывают должность и Ф.И.О. ответственного должностного лица.

Приложенные копии документов должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации на каждом листе.

Сопроводительное письмо к требованию о предоставлении документов в ИФНС — это пояснительный документ, который налогоплательщик готовит и передает налоговикам. Некоторые такие разъяснения составляют исключительно в электронном формате при обмене налоговыми сведениями через телекоммуникационные каналы связи.

Сопроводительные письма: что это и зачем их просит ИФНС

Сопроводительное письмо представляет собой бумагу, в которой перечисляются направленные материалы и пояснения к ним. Такое дополнение существенно облегчает взаимодействие налоговой службы с налогоплательщиками, поскольку:

  • перечень направленных материалов позволяет избежать возможных недопониманий относительно полноты комплекта бумаг;
  • работникам канцелярии проще зарегистрировать входящую корреспонденцию, а у налоговиков не возникнут вопросы относительно цели предоставления тех или иных документов;
  • бумаги быстрее дойдут до адресата.

Какие документы нуждаются в письменном сопровождении

По общему правилу, письмо прикладывают к тем бумагам для ИФНС, в которых не указаны сведения об отправителе и получателе.

Но существуют и такие документы, которые разрешено отправлять без пояснений. Среди них первичные налоговые декларации без приложений. Предоставление таких деклараций обосновано определенными законодательными нормами, поэтому пояснение причин их отправки не требуется. Кроме того, в них содержатся сведения об отправителе и получателе. Если первичная декларация содержит какие-либо приложения, сопровождение прикреплять обязательно.

Без письменного сопровождения направляют и жалобы в вышестоящие инстанции на действия ИФНС. Такие отправления в обязательном порядке содержат сведения об отправителе и получателе, а также перечень предоставленных бумаг.

Сопровод к уточненной налоговой декларации

Сопроводительное письмо обязательно составляется при подаче уточненной налоговой декларации. В КонсультантПлюс есть подробное руководство, которое поможет оформить и сдать ее. Используйте его бесплатно.

Правила составления

Унифицированная форма сопровождения законодательно не установлена, но существуют правила его составления, выработанные на практике. В шапке оно должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование налоговой инспекции и, при необходимости, Ф.И.О. сотрудника, которому направляются документы;
  • наименование и адрес отправителя;
  • номер и дату запроса, в ответ на который высылается пояснение;
  • заголовок.

Предлагаем разработанный с экспертами образец шапки письма в налоговую, соответствующий правилам подготовки деловой документации.

  • обращение к конкретному сотруднику ИФНС или к инспекции;
  • текст;
  • перечень приложенных материалов с количеством листов и экземпляров;
  • должность отправителя, его фамилию и инициалы, подпись;
  • Ф.И.О., телефон и электронную почту составителя.

Ниже представлен образец, как написать сопроводительное письмо в налоговую в ответ на требование, с учетом требований ИФНС.

В ИФНС России № 27 по г. Москве

от Общества с ограниченной

ИНН 1234567890, КПП 121001001

456789, Россия , Субъект РФ ,

просп. Замечательный, д. 1

на № 123/20-Т от 08.06.2020

Договор подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

Акт о приемке выполненных работ № 1 от 30.03.2020 к договору подряда № 12-C/2019 от 17.12.2019 (копия)

Счет-фактура от 05.03.2020 № 45 (копия)

Счет-фактура от 16.03.2020 № 60 (копия)

Счет-фактура от 19.03.2020 № 64 (копия)

Счет-фактура от 23.03.2020 № 67 (копия)

Счет-фактура от 25.03.2020 № 71 (копия)

Счет-фактура от 27.03.2020 № 86 (копия)

Общее количество листов документов

Копии документов, предоставляемых по требованию от 08.06.2020 № 123/20-Т, на 14 листах.

В ответе на запросы о пояснении каких-либо спорных моментов, выявленных в ходе камеральной проверки, стоит доходчиво, но кратко дать ответы на вопросы, заданные налоговиками.

В каком виде предоставить сопровождение

Сопровождение составляют в бумажном или электронном виде. В электронном формате послания обычно направляют вместе с остальной документацией по ТКС. В обязательном порядке это надо делать с пояснениями по НДС.

Читайте также: