Разработка технической документации налогообложение

Обновлено: 28.06.2024

Справка " Целесообразность разработки документации на ГИС "

Разработка технической и рабочей документации - общепринятый этап разработки ГИС, необходимость реализации которого обусловлена требованиями законодательства.

Тектс программы (ГОСТ 19.401-78 "Текст программы. Требования к содержанию и оформлению");
Спецификация (ГОСТ 202-78 "Спецификация. Требования к содержанию и оформлению");
Руководство оператора (ГОСТ 19.505-79 "Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению").

ГИС: техническая и рабочая документация в соответствии с ПП №676, ГОСТ 34
ПО: рабочий проект в соответствии с ГОСТ 19

"Целесообразность разработки докумнтации на ГИС / ПО"

Общие требования к
документации на ГИС

В рамках оказания услуг Исполнителем обеспечивается разработка документации на ГИС, удовлетворяющей требованиям:

По итогам оказания услуг формируется комплект документации , подлежащий согласованию и утверждению Заказчиком, на бумажном носителе в сброшюрованном виде в 2-х экземплярах и в электронном виде на внешнем носителе, в формате Microsoft Word. Оформление документов должно быть основано на требованиях ГОСТ 2.105-2019 "Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам".

Разработка / актуализация технического проекта включает разработку, согласование и утверждение документации в объеме, необходимом для описания полной совокупности проектных решений (в том числе по защите информации) и достаточном для дальнейшего выполнения работ по созданию системы.

Схема организационной структуры;
Описание организационной структуры;
Схема структурная комплекса технических средств;
Схема функциональной структуры;
Схема автоматизации;
Ведомость технического проекта;
Пояснительная записка к техническому проекту;
Описание автоматизируемых функций;
Описание постановки задач (комплекса задач);
Описание информационного обеспечения системы;
Описание организации информационной базы;
Описание массива информации;
Описание комплекса технических средств;
Описание программного обеспечения;
Описание алгоритмов;
Описание применяемых языков программирования;
Описание программы.

Разработка / актуализация рабочей документации включает разработку документации, содержащей сведения, необходимые для выполнения работ по вводу ГИС в эксплуатацию и ее эксплуатации, и порядка эксплуатации ГИС, содержащего сведения, необходимые для выполнения работ по поддержанию уровня эксплуатационных характеристик (качества), в том числе:

перечень действий сотрудников при выполнении задач по эксплуатации ГИС, включая перечень, виды, объемы и периодичность выполнения работ по обеспечению функционирования системы;
контроль работоспособности ГИС и сегментов, обеспечивающих защиту информации;
перечень неисправностей, которые могут возникнуть в процессе эксплуатации ГИС, и рекомендации в отношении действий при их возникновении;
перечень режимов работы ГИС и их характеристики, а также порядок и правила перевода ГИС с одного режима работы на другой с указанием необходимого для этого времени.

В рамках оказания услуг Исполнителем обеспечивается разработка документации на ПО, удовлетворяющей требованиям:

ГОСТ 19.101-77 "Виды программ и программных документов";
ГОСТ 19.401-78 "Текст программы. Требования к содержанию и оформлению";
ГОСТ 202-78 "Спецификация. Требования к содержанию и оформлению";
ГОСТ 19.505-79 "Руководство оператора. Требования к содержанию и оформлению".

Разработка документации предполагает формирование рабочего проекта , включающего следующие документы текст программы, спецификация, руководство оператора.

С нового года вступают в силу поправки, фактически отменяющие льготу по НДС на реализацию софтверных лицензий в отношении большинства наименований ПО. В первую очередь это затронет зарубежный софт, далее идут программы для ЭВМ и базы данных российского происхождения, не попавшие в Реестр отечественного ПО.

Независимо от попадания в Реестр, льготы по НДС на ПО лишатся рекламные сервисы и приложения, агрегаторы (маркетплейсы) и поисковые программы. Есть мнение, что изменения затронут любые программы, в которых имеется реклама даже собственных продуктов или услуг. Предложение купить лицензию на платный доступ к сервису или расширенную версию условно бесплатной программы, также можно рассматривать в качестве рекламы.

Как это произошло и что предпринять читайте под катом

С чем связана отмена льготы по НДС на ПО

В результате налогового маневра в ИТ-отрасли отчуждение и предоставление прав на зарубежное программное обеспечение независимо от вида договора будет облагаться НДС. Такой софт по определению нельзя включить в Реестр отечественного ПО.

Аналогично без льготы останется ПО большинства российских правообладателей, поскольку попасть в Реестр не так-то просто.

В качестве экономической причины фактической отмены льготы по НДС на ПО называют необходимость компенсации выпадающих доходов бюджета в результате одновременного снижения налога на прибыль и ставок страховых взносов для ИТ-компаний. Подробнее об этом смотрите информацию на нашем сайте.

Как зарегистрировать приложение в Реестре отечественного ПО

Это отдельная тема для разговора. Если кратко, то нужно соблюсти следующие минимальные требования:

1) Правообладателем российского ПО должен быть гражданин России или коммерческая организация. При этом доля участия российских граждан, организаций, РФ, субъектов РФ, в коммерческой организации должна быть более 50%.

2) Сведения о программном продукте не могут составлять государственную тайну.

3) Общая сумма выплат за календарный год по лицензионным договорам в отношении иностранных юридических и физических лиц составляет мене 30 процентов выручки правообладателя программного обеспечения от его реализации, включая предоставление прав использования.

4) Программное обеспечение не имеет принудительного обновления и управления из-за рубежа

5) Гарантийное обслуживание, техническая поддержка и модернизация программного обеспечения осуществляются российской коммерческой или некоммерческой организацией без преобладающего иностранного участия либо гражданином Российской Федерации.

6) Заявление и прилагаемые к нему документы и материалы представляются через сайт Минкомсвязи с использованием электронной подписи заявителя.

7) В заявлении обязательно указываются гиперссылки на сайт правообладателя с техническими документами:

с описанием функциональных характеристик программного обеспечения и информацией, необходимой для установки и эксплуатации ПО;
содержащими описание процессов, обеспечивающих поддержание жизненного цикла программного обеспечения, в том числе устранение неисправностей, выявленных в ходе эксплуатации программного обеспечения, совершенствование программного обеспечения, а также информацию о персонале, необходимом для обеспечения такой поддержки.

8) К заявлению прикладываются документы, подтверждающее исключительные права заявителя на регистрируемое ПО.

Чем подтверждаются исключительные права на ПО

ПО защищается авторским правом как литературные произведения. Поэтому исключительные права на него возникают с момента создания и не требуют формального подтверждения со стороны государства. Тем не менее, Гражданский кодекс предусматривает возможность государственной регистрации программ для ЭВМ и баз данных. По результатам регистрации заявителю выдается Свидетельство, в котором указан правообладатель.

Однако Свидетельство о государственной регистрации ПО не является 100% гарантией наличия исключительного права у заявителя. Оно подразумевается пока не доказано иное. Поскольку права на ПО возникают в силу его создания первоначально у автора, то необходимо подтвердить переход прав к заявителю по договору или в силу закона.

На практике возможны минимум 3 варианта подтверждения исключительных прав на ПО:

а) В случае создания программного обеспечения по заказу правообладателя, переход исключительного права подтверждается Договором заказной разработки с организацией – подрядчиком или Договором авторского заказа с разработчиком – физическим лицом (в т.ч. в статусе ИП).

б) При покупке исключительных прав необходимо иметь Договор отчуждения исключительных прав на ПО.

в) В случае разработки ПО силами штатных сотрудников права работодателя на такое ПО подтверждается документами, необходимыми для возникновения прав на служебное произведение. Здесь потребуется оформить целый пакет документации.

Таким образом, оптимизация НДС через переход на лицензионные договоры уходит в прошлое. Готовимся к новой реальности и пробуем попасть в Реестр отечественного ПО.

ГОСТ Р ИСО 11442-2014

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ НА ПРОДУКЦИЮ

Technical product documentation. Document management

Дата введения 2016-01-01

Предисловие

1 ПОДГОТОВЛЕН ООО "НИИ экономики связи и информатики "Интерэкомс" (ООО "НИИ "Интерэкомс") на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4

2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 100 "Стратегический и инновационный менеджмент"

4 Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 11442:2006* "Техническая документация на продукцию. Управление документацией" (ISO 11442:2006 "Technical product documentation - Document management", IDT).

* Доступ к международным и зарубежным документам, упомянутым в тексте, можно получить, обратившись в Службу поддержки пользователей. - Примечание изготовителя базы данных.

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает основные правила организации работ с техническими документами.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты*, которые необходимо учитывать при использовании настоящего стандарта. В случае ссылок на документы, у которых указана дата утверждения, необходимо пользоваться только указанной редакцией. В том случае, когда дата утверждения не приведена, следует пользоваться последней редакцией ссылочных документов, включая любые поправки и изменения к ним:

* Таблицу соответствия национальных стандартов международным см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.

ISO 10209-1, Technical product documentation - Vocabulary - Terms relating to technical drawings, product definition and related documentation (Техническая документация на продукцию. Словарь. Термины, относящиеся к техническим чертежам, определение продукции и связанная с этим документация)

ISO 16016, Technical product documentation. Protection notices for restricting the use of documents and products (Техническая документация на продукцию. Защитные уведомления, ограничивающие использование документов и продуктов)

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 10209-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 анализ (analysis): Часть процесса разработки продукции, связанного с подготовкой спецификации требований.

3.2 фаза утверждения (approval phase): Стадия, на которой содержание документа формально проверяется и утверждается.

3.3 архивная копия документа (archive master): Репродукция документа для длительного хранения в соответствующем формате кодирования.

3.4 фаза архивирования (archiving phase): Стадия, на которой документы на продукцию передаются из хранилища активных документов в исторический архив.

3.5 авторизация (authorization): Определение привилегий для конкретного идентифицированного пользователя в части доступа к указанным операциям.

3.6 эскизное проектирование (basic design): Часть процесса разработки продукции, предполагающая оценку проектных предложений и подготовку базовой проектной документации.

3.7 концептуальное проектирование (conceptual design): Часть процесса разработки продукции, включающего подготовку проектных спецификаций и проектного предложения.

3.8 фаза создания (creation phase): Стадия, на которой выполняются работы по проектной документации.

3.9 техническое проектирование (detailed design): Часть процесса разработки продукции, включающая разработку конечного определения продукта.

3.10 документ (document): Фиксированное и структурированное количество информации, разрабатываемое и передаваемое как целостная единица между пользователями и системами.

3.11 репродукция документа (document replica): Точная или максимально приближенная копия оригинального документа.

3.12 опубликованный документ (document issue): Идентифицированная версия документа.

3.13 статус документа (document status): Шаг (стадия) жизненного цикла готового документа.

3.14 оригинальный документ (original document): Документ, содержащий техническое описание (определение) продукции и формирующий базу для его будущих изменений.

3.15 выпустить (документ) (release): Создать документ, пригодный для использования по предназначению.

3.16 фаза выпуска (release phase): Стадия выпуска готового документа.

3.17 точность воспроизведения репродукции (replica fidelity): Качественный показатель репродукции документа в части передачи информации, содержащейся в оригинальном документе.

3.18 уведомление о пересмотре (revision notice): Часть документа (отдельный документ), содержащая информацию о пересмотре документации на продукцию.

3.19 фаза пересмотра (revision phase): Стадия, на которой производятся изменения документации на продукцию.

3.20 спецификация требований (specification of requirements): Совокупность общих требований, официальных требований (например, законов, постановлений, директив) и корпоративных требований.

3.21 хранение/активная фаза (storage/active phase): Стадия, на которой производится сохранение активной документации.

3.22 подписанный документ (signature document): Копия оригинального документа, имеющая утверждение, требуемое заказчиком, и представляющее собой основание для последующих утверждений.

3.23 рабочая копия (viewing copy): Репродукция документа, предназначенная для просмотра, внесения изменений и изготовления печатных копий.

4 Оригинальные и воспроизведенные документы

4.1 Общие положения

Следующие положения помогут при пользовании системы документации и облегчат понимание принципов ее работы.

4.2 Оригинальный документ

Оригинальный документ (документ-первоисточник) не имеет идентифицированного документального источника. Отдельный оригинальный документ или система ассоциированных оригинальных документов формируют техническое определение (описание) продукции. Оригинальный документ создает основу, в которую вносятся изменения в течение всего срока службы продукции.

Каждый утвержденный оригинальный документ хранят в архиве оригиналов (электронном хранилище). Доступ к данному архиву регулируют путем проведения специальных процедур "входной/выходной учет (регистрация)". Оригинальный документ в электронной форме хранится в идентифицированном формате на специальном носителе информации (например, магнитном или оптическом). Если документы оформляют вручную, то носителем представительных данных (рисунок, текст) может быть удобный для воспроизведения носитель, например, бумага или пленка. Любой пересмотр должен быть произведен в строгом соответствии с оригинальным документом.

Если предпочтительный файловый формат больше не поддерживается (например, векторный формат), то оригинальный статус передается файловому формату длительного использования (например, растровому формату). Как правило, при этом часть информации утрачивается (см. 4.5). Переход в другой файловый формат может также зависеть от используемых корпоративных процедур.

4.3 Подписанный документ

Оригинальный документ требует выполнения обычных процедур утверждения. Некоторые документы утверждает заказчик или официальный орган. Подписанный документ может требовать дополнительного утверждения. Обычно его оформляют на бумаге. Он является копией оригинального документа. Данный документ не может быть изменен без дополнительного утверждения с постановкой подписи и печати.

4.4 Рабочая копия

Рабочую копию документа используют для просмотра, внесения изменений, изготовления печатных копий (печатных репродукций). В электронной форме - это растровый документ для экранного просмотра или перфокарта с микрофильмом, изготовленная тем или иным способом.

4.5 Архивная копия документа

Для документации, представленной в электронной форме, репродукция документа (см. 4.6) необходима для обеспечения его длительного хранения. Репродукция сохраняется в проверенном нейтральном формате. Формат архивной копии документа должен быть легко интерпретируемым и воспроизводимым для определенного периода времени (он может зависеть от срока службы продукции). Представление продукции должно быть открытым и независимым от перспективных версий используемых электронных средств и программного обеспечения.

Примечание - Типовые форматы цифровой архивной копии документа: TIFF (растровый), SGML, XML и STEP.

4.6 Репродукция документа, точность воспроизведения репродукции

Репродукция документа - это точная (почти точная) копия оригинального документа. Репродукция может утрачивать часть информации по сравнению с источником. Степень точности воспроизведения информации классифицируют с учетом возможности репродукции документа передавать информацию, содержащуюся в оригинальном документе.

Значения степени точности воспроизведения репродукции классифицируют следующим образом:

- клонированное воспроизведение (точная копия);

- эквивалентное воспроизведение (с некоторой потерей информации для целевого эквивалента);

- существенное воспроизведение (некоторые свойства оригинала могут быть утрачены, например, цвет).

5 Фазы работы с проектной документацией

5.1 Общие положения

Следующие положения указывают, на какой стадии проектного цикла должны разрабатываться рассматриваемые документы. Все этапы процесса разработки продукции могут быть поделены на анализ, концептуальное проектирование, эскизный проект и технический проект (см. рисунок 1).

Как правило, техническое задание представляет собой спецификацию общих требований, частных требований и корпоративных требований.

Проектные спецификации рассматриваются как база для последующих разработок. Данные спецификации могут содержать возможные функциональные решения и (или) представления формы. Они составляют основу для оценки одного или нескольких рассматриваемых предложений. Результатом данной оценки и является базовая проектная документация.

На этапе технического проекта документы готовятся к использованию по назначению и формализуются в соответствии с установленными правилами управления документами.

По сути, ТУ – заменитель ГОСТа. Они разрабатываются по решению изготовителя или по требованию заказчика (потребителя) продукции на одно или несколько изделий, материалов, веществ:
– если нет ГОСТа, общих технических условий или технических условий;
– если есть общие технические условия, но производителю нужно уточнить или дополнить требования к конкретному продукту (п. 3.3 ГОСТ Р 51740-2001).

Согласно пункту 4.1 ГОСТ 2.114-95, техусловия на продукцию состоят из вводной части и следующих разделов:
– область применения;
– технические требования;
– требования безопасности и охраны окружающей среды;
– правила приемки;
– методы испытаний (контроля);
– правила транспортирования и хранения;
– указания по эксплуатации;
– гарантии изготовителя.

Как видно из названия разделов, технические условия – это не только гарантия потребителя в отношении качества продукции, но и самого изготовителя от неправомерных претензий. Например, предположим, что качество было нарушено в процессе транспортировки. В данном случае изготовитель, опираясь на грамотно разработанные стандарты, сможет доказать, что снижение качества вызвано несоблюдением перевозчиком требований технических условий.

Ответственность за несоблюдение требований ТУ

Если их не соблюдать, то предприятию грозит ответственность, предусмотренная частью 1 статьи 14.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Размеры штрафов следующие:
– для должностных лиц – от 2000 до 3000 руб.;
– для юридических лиц – от 20 000 до 30 000 руб.

Налоговый учет расходов

Получить Технические условия предприятие может разными способами:
1) разработать их самостоятельно;
2) заказать разработку специализированной организации;
3) купить подлинник ТУ у его держателя;
4) приобрести учтенную копию ТУ для производства продукции по ней.

В пункте 5.10 ГОСТ 2.114-95 есть упоминание о договоре передачи комплекта технической документации. Именно по такому договору и будет передаваться подлинник или копия ТУ. Но в Гражданском кодексе РФ не поименован такой вид договора. Фактически это договор купли-продажи.

Если же предприятие заказывает разработку технических условий специализированной организации, с нею подписывается договор возмездного оказания услуг.

Технические условия – НИОКР?

Технические условия – это не научная разработка (ею может быть сама продукция), а лишь свод правил по ее производству, монтажу, упаковке, эксплуатации, хранению, транспортировке, контролю и приемке, который согласовывается, утверждается и регистрируется.

Соответственно ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете техусловия не могут быть учтены как НИОКР. Следовательно, в налоговом учете нет необходимости равномерно списывать затраты на ТУ в течение года.

Хотя справедливости ради следует отметить, что суды говорят о возможности единовременного признании расходов на техническую документацию (к которой и относится ТУ) в случае отсутствия элементов новизны. Если же техусловия направлены на применение новых знаний, способов производства, технологий, тогда они действительно должны признаваться в учете как НИОКР.

Технические условия – нематериальные активы?

При этом могут возникнуть сложности с определением срока полезного использования техусловий, ведь они приобретаются, как правило, для постоянного использования в производстве.

По таким активам амортизация в бухгалтерском учете не начисляется (п. 23, 25 ПБУ 14/2007).

В налоговом учете по таким НМА с 1 января 2011 года предприятие может самостоятельно установить срок полезного использования. Правда, он не может быть менее двух лет. Такая норма зафиксирована в пункте 2 статьи 258 Налогового кодекса РФ.

Затраты на разработку техусловий – прочий расход

Как указано в письмах Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-05/97 и от 2 февраля 2010 г. № 03-03-05/14, расходы на разработку национальных стандартов считаются прочими. Такие затраты признаются единовременно на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Отметим, что данный порядок финансисты разрешают использовать в отношении разработки национальных стандартов. Но, по нашему мнению, его можно использовать и при разработке техусловий.

Итак, предприятие может, а не обязано разрабатывать техусловия на продукции. Но если уж они разработаны, их следует придерживаться. При этом в большинстве случаев расходы по разработке техусловий можно признать в целях налогообложения в составе прочих.

Читайте также: