Расходы на чай и кофе в налоговом и бухгалтерском учете

Обновлено: 04.05.2024

Расходы на новогодний корпоратив — это затраты работодателя на праздничные мероприятия для сотрудников. Бухгалтерский и налоговый учет таких издержек ведется в особом порядке.

Как платить НДФЛ

В письме Минфина № 03-04-06-01/86 от 15.04.2008 разъясняется, облагается ли корпоратив НДФЛ, — нет, не облагается. Чтобы у организации возникло обязательство по уплате НДФЛ, всех участников новогоднего мероприятия придется идентифицировать, а доходу каждого из них установить определенный размер. Сделать это практически невозможно. Персонифицированный учет гостей мероприятия не ведется, следовательно, обязанностей по начислению и удержанию НДФЛ у организации не возникает.

Чтобы включить экономическую выгоду сотрудников в состав полученных налогооблагаемых доходов, необходима возможность ее оценки (письма Минфина России № 03-04-05/6-333 от 03.04.2013, № 03-04-06/6715 от 06.03.2013). Но в случае с новогодними корпоративными мероприятиями, особенно если формат проведения праздника — шведский стол, оценить и рассчитать количество участников фактически невозможно, поэтому и начисление НДФЛ не производится (ст. 41 НК РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/33039 от 14.08.2013).

НДФЛ придется оплачивать, если:

  • корпоратив является выездным (платят НДФЛ с трансфера и экскурсии на корпоратив);
  • проводимые на празднике конкурсы или розыгрыши предусматривают последующее вручение подарков. Если цена закупленных призов и подарков выше 4000 руб. (пп. 1, 3 ст. 224, пп. 1, 2 ст. 226, п. 28 ст. 217 НК РФ), то организация начисляет на совокупную стоимость новогодних сувениров НДФЛ в размере 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

Если расходы на корпоративные мероприятия в бухгалтерском учете не являются адресными, то, по п. 4 письма Минтруда России № 14-1-1061 от 24.05.2013, они не являются объектом обложения страховыми взносами.

Так как затраты на проведение новогодних корпоративов не считаются ни выплатами, ни прочими вознаграждениями, которые начисляются в пользу физических лиц, то, соответственно, страховые взносы ни в ФНС, ни в ФСС на них не начисляются.

Как списывать корпоративные расходы

Общий порядок ведения бухгалтерии на новогоднем корпоративе такой:

  1. Выпускаем приказ о корпоративе и назначаем ответственного.
  2. Рассчитываем затраты и готовим смету.
  3. Заключаем договор с заведением.
  4. Получаем акт и оплачиваем услуги.
  5. Формируем проводки в бухучете на основании первичных документов.

Учет затрат на корпоративные мероприятия надлежит проводить строго по закону. Варианты бухгалтерского и документального оформления расходов на корпоратив (новогодний или иной):

  1. Списание в качестве рекламных трат, когда корпоратив оформляют как рекламную акцию для привлечения дополнительных клиентов или презентации новой продукции. К участию привлекается неограниченный круг лиц. В п. 4 ст. 264 НК РФ определено, возможно ли списать затраты (налог на прибыль) на корпоратив, — затраты учитываются в базе по налогу на прибыль в размере не более 1% от выручки.
  2. Списание в качестве представительских расходов. Этот способ подойдет, если корпоратив предусматривает присутствие приглашенных лиц — представителей других организаций (п. 2 ст. 264 НК РФ). Праздник оформляется приказом как официальный прием, после которого необходимо подготовить акт на списание расходов на проведение корпоратива и подвести документальные итоги о достигнутых целях. Например, это торжественный ужин, на котором подводились итоги уходящего года. По п. 2 ст. 264 НК РФ, издержки включаются в базу налога на прибыль в пределах 4% от произведенных в отчетном периоде затрат на оплату труда сотрудникам организации.
  3. Списание в качестве командировочных расходов, когда на период проведения новогоднего праздника сотрудникам предприятия оформляются командировки в другие города и страны. В законодательных нормативах разъясняется, как отразить расходы на билеты на корпоратив, — все оправдательные документы оформляем корректно и подтверждаем производственный характер трат, дабы проверяющие не нашли причин для выставления санкций (ст. 166 ТК РФ; подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Допустим, праздник проходит в кафе. Стоимость услуг — 100 000,00 рублей. Отразим проводки по организации праздника в таблице.

Проводки Сумма в рублях Содержание операции
Дт 91.2 Кт 60 100 000,00 Принятие к учету услуг по банкетному обслуживанию. Основание — акт оказанных услуг
Дт 19 Кт 60 20 000,00 Принятие к учету НДС со стоимости услуг
Дт 91.2 Кт 19 20 000,00 Списание НДС на прочие расходы
Дт 60 Кт 51 120 000,00 Перечисление денег за оказанные услуги на расчетный счет кафе
Дт 99 Кт 68.04 24 000,00 Отражение ПНО — постоянного налогового обязательства

Минфин в письме № 03-03-06/1/3120 от 22.01.2019 поясняет, можно ли учитывать алкоголь в расходах на корпоратив, — да, приобретение спиртных напитков разрешают учитывать в представительских затратах. Но любые расходы необходимо экономически оправдать и подтвердить документально.

Вот проводки на алкоголь для корпоратива, если организация приобретает спиртные напитки самостоятельно:

  • Дт 71 Кт 50 — выданы деньги под отчет для приобретения алкоголя;
  • Дт 10 Кт 71 — оприходованы спиртные напитки для корпоративного мероприятия;
  • Дт 91.2 Кт 10 — списание алкогольной продукции.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформлять в бухучете новогодние подарки:

Используйте бесплатно эти инструкции и образцы.

Налог на прибыль и расходы на корпоратив

По ст. 252 НК РФ, издержки идентифицируются на основании содержания документов. Организации самостоятельно определяют, как правильно установить сумму на новогодние корпоративы и что входит в эти затраты. Расходы на новогодние мероприятия не являются экономически оправданными, в соответствии с требованиями п. 1 ст. 252 НК РФ и письмами Минфина России № 03-03-04/2/206 от 11.09.2006, № 03-03-04/1/430 от 20.12.2005, и расцениваются как траты, произведенные в пользу работников. А по п. 29 ст. 270 НК РФ, они учету не подлежат.

Если в документации указано, что издержки на мероприятие являются корпоративными, то в этом случае их необходимо списать за счет чистой прибыли (пп. 25, 29 ст. 270 НК РФ). В таком случае ведется только бухучет и формируется такая проводка.

Проводки на проведение корпоратива

Если эти затраты отнесены в документах к представительским, то списание производится на основании пп. 2 и 4 ст. 264 НК РФ.

Если траты на проведение новогоднего праздника не персонифицируются по каждому сотруднику, то и обязательств по начислению НДС на эти виды затрат у организации не появляется (письма Минфина России № 03-07-07/133 от 13.12.2012, № 03-03-06/1/6140 от 08.02.2016).


Расходы на питание работников - учет и налогообложение в отношении них будут рассмотрены в нашей статье - были и остаются не самыми простыми для бухгалтеров. Во-первых, они возникают в нескольких формах, каждая из которых влечет свои налоговые последствия как для работника, так и для работодателя. Во-вторых, претензии контролирующих органов к этим расходам достаточно часты. Смотрите, какие нюансы нужно иметь в виду, чтобы проблем с этими расходами не было.

Варианты организации питания работников

Действующее законодательство обязывает работодателя за свой счет выдавать по установленным нормам продукты (спецпитание) работникам, трудящимся в определенных условиях (ст. 222 ТК РФ):

  • во вредных — молоко или иные равнозначные ему продукты;
  • в особо вредных — лечебно-профилактическое питание.

Однако у работодателя достаточно часто возникает желание организовать регулярное бесплатное или частично компенсируемое питание и для прочих своих работников. Сделать это он может разными способами:

  • открыв собственную столовую;
  • обеспечив процесс питания силами стороннего контрагента: либо в его столовой, либо путем доставки готовых блюд на территорию работодателя;
  • приобретая продукты и давая возможность использовать их работникам;
  • выплачивая работнику деньги для компенсации понесенных им расходов на питание.

Предоставляя работнику возможность бесплатно питаться, работодатель фактически увеличивает выплачиваемый ему доход, который вполне обоснованно можно расценить как оплату труда. Но для того чтобы такой вид оплаты можно было отнести к подобным расходам, их следует внести в общий перечень выплат, образующих систему оплаты труда у работодателя (ст. 129 ТК РФ), закрепив это в одном из следующих внутренних нормативных актов (ст. 135 ТК РФ):

  • положении об оплате труда;
  • коллективном соглашении;
  • трудовом договоре.

Кроме того, поскольку питание представляет собой выплату натурального характера, то в отношении него придется учесть такие моменты (ст. 131 ТК РФ):

  • объем этой выплаты не может составить больше 20% от всей начисленной за месяц зарплаты;
  • работник должен написать заявление на предоставление ему зарплаты в такой форме.

Отнесение расходов на питание к оплате за труд потребует организовать ведение учета величины дохода, получаемого каждым конкретным работником. Для большинства способов обеспечения питанием это сделать вполне реально, снабдив работников соответствующими талонами, карточками или отмечая выдачу по спискам. Но есть некоторые отдельные ситуации, когда определить доход конкретного работника невозможно. Например, когда доступ к продуктам организуется в общем доступе без ограничений (расходы на чай-кофе, конфеты-печенье или питание происходит по типу шведского стола).

Можно ли удерживать из зарплаты сотрудников расходы на питание? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите экспертное мнение.

Способы бухучета расходов на питание

Возникновение в бухучете информации о стоимости затрат на питание будет зависеть от выбранного способа организации питания.

Наличие своей столовой потребует выделения ее в обслуживающее производство, на котором будут формироваться затраты по этому производству: Дт 29 Кт 02 (10, 25, 60, 69, 70).

Если услуги по предоставлению питания оказывает сторонний контрагент или работодатель приобретает продукты, в дальнейшем передаваемые работникам, то возникнет проводка по учету стоимости обедов (продуктов), полученных от поставщика: Дт 10 (41) Кт 60.

Выдача питания независимо от того, к какой категории оно относится (спецпитание либо иное льготное или бесплатное питание), будет осуществляться через счет учета расчетов с персоналом. При этом придется на сумму стоимости полученного питания в отношении каждого работника при начислении зарплаты персонально сделать проводку: Дт 70 Кт 10 (29, 41).

Расходы, по которым не организован персональный учет, даже в случае присутствия этих расходов в системе оплаты труда на расчеты с персоналом отнести невозможно, поэтому проводка по ним будет такой: Дт 91 Кт 10 (29, 41).

Учет выданного в качестве оплаты труда питания в расходах работодателя произойдет с отнесением его сумм:

  • на счета учета затрат, если эти расходы:
    • обязательны для работодателя по положениям действующего законодательства (спецпитание) и осуществлены в пределах установленных норм;
    • предусмотрены внутренним нормативным документом о системе оплаты труда;
    • превышающих нормы выдачи спецпитания;
    • не предусмотренных действующей системой оплаты труда.

    Затраты на питание, обязательные для работодателя по законодательству или в силу включения их в систему оплаты труда, при распределении данных по питанию персонально по работникам войдут в состав расходов по оплате труда: Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70.

    Питание, не соответствующее критериям расходов на оплату труда или обязательного к выдаче, отразится проводкой: Дт 91 Кт 70.

    Затраты на питание и расходы, учитываемые при налогообложении

    При определении базы по прибыли затраты на питание работников будут учитываться только в том случае, если обязательность их оплаты предусмотрена ТК РФ (спецпитание) или внутренним нормативным документом о системе оплаты труда (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ, письма Минфина России от 23.07.2018 № 03-03-07/51494, от 09.01.2017 № 03-03-06/1/80065). То есть расходы на питание, отнесенные работодателем в бухучете на счета учета затрат, будут уменьшать базу по прибыли.

    А вот расходы, связанные с питанием, которые в бухучете отражаются как прочие (на счете 91), при определении базы по прибыли учесть нельзя. Поэтому по ним между налоговым и бухгалтерским учетами возникнут разницы постоянного характера. Соответствующий этим разницам налог будет отражен проводкой: Дт 99 Кт 68.

    С примером расчета и отражения в учете постоянных налоговых разниц можно ознакомиться здесь.

    Однако следует отметить, что в отношении расходов на питание, которые предусмотрены внутренним нормативным документом, но не делятся по сотрудникам, существуют 2 противоположных мнения:

    • при определении базы по прибыли их учитывать нельзя (письмо Минфина России 04.03.2008 № 03-03-06/1/133);
    • невозможность персонификации расходов по сотрудникам не препятствует учету их в базе по прибыли (постановление ФАС Московского округа от 06.04.2012 № А40-65744/11-90-285).

    Также имеются 2 разных точки зрения на отнесение в расходы по прибыли затрат на питание, осуществленных работником в командировке:

    • они не входят в состав расходов, связанных с командировкой (письма Минфина России от 09.10.2015 № 03-03-06/57885 и от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976);
    • работодатель вправе самостоятельно во внутреннем нормативном акте определить перечень расходов, оплачиваемых в связи с командировкой (письмо УФНС по Москве от 08.10.2015 № 16-15/105572).

    Расчетным путем налоговый орган не может извлечь стоимость питания из суммы, указанной в документе, приложенном к авансовому отчету о командировке, если в сумму этого документа стоимость питания включена, но отдельно в нем не выделена (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.03.2008 № А56-17471/2007).

    Питание работников и НДС

    Питание, получаемое работником в силу законодательства или как оплату за труд, а также компенсации на питание НДС облагать не надо, поскольку считать такую оплату реализацией нельзя (письма Минфина России от 23.10.2017 № 03-15-06/69405, от 02.09.2010 № 03-07-11/376, п. 12 постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 02.03.2016 № Ф07-2270/2016 по делу № А42-8726/2014). Но при отсутствии факта реализации нельзя и учесть в вычетах суммы входного налога по питанию, полученному от поставщика, если он работает с этим налогом. Зато их можно включить в стоимость приобретенных обедов или продуктов (подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ).

    Если же питание нельзя отнести к расходам, обязательным для работодателя по законодательству или включенным в систему оплаты за труд, то его передача работнику считается реализацией, осуществленной безвозмездно (п. 1 ст. 39 НК РФ). На рыночную стоимость этого питания придется начислять НДС (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), относя его на тот же счет бухучета, на который списаны расходы по такому питанию: Дт 91 Кт 68.

    При этом связанный с питанием НДС, полученный от поставщика, можно взять к вычету: Дт 68 Кт 19.

    Аналогичная ситуация в отношении обязательности начисления НДС на стоимость питания и возможности принятия входного налога по нему к вычету возникает, если работником возмещаются работодателю суммы, потраченные на приобретение питания для этого работника (письмо Минфина России от 16.10.2014 № 03-07-15/52270).

    В то же время, если невозможно конкретизировать круг лиц, получающих питание, то объекта, облагаемого НДС, не возникнет (письма Минфина России от 12.05.2010 № 03-03-06/1/327 и от 13.12.2012 № 03-07-07/133).

    НДФЛ и страховые взносы по питанию

    От уплаты НДФЛ освобождается также:

    • положенное работникам по законодательству натуральное довольствие (п. 3 ст. 217 НК РФ, постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016 от 22.04.2016 № Ф07-1186/2016);
    • питание, выдаваемое спортсменам, спортивным судьям и работникам организаций физкультурно-спортивного характера (п. 3 ст. 217 НК РФ);
    • питание, предназначенное работникам, привлеченным для выполнения полевых работ сезонного характера (п. 44 ст. 217 НК РФ).

    Стоимость прочего питания, получаемого работником как оплата за труд по существующей системе оплаты труда, расценивается как часть зарплаты и поэтому попадает под НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ) и страховые взносы в обычном порядке (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ). По этой же причине данные начисления делают на стоимость спецпитания, выданного работнику сверх установленных норм, и питания, которое нельзя отнести к предусмотренному действующей системой оплаты труда.

    Питание представляет собой доход, выплачиваемый в натуральной форме. Поэтому за базу, от которой начисляют НДФЛ и страховые взносы по нему, принимают рыночную стоимость этого питания на день его выдачи с включением в эту стоимость НДС (п. 1 ст. 211, п. 7 ст. 421 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 закона № 125-ФЗ).

    Однако если конкретизировать круг лиц, получивших доход в виде питания, оказывается невозможным, то ни НДФЛ, ни страховые взносы не начисляются (письма Минфина России от 07.09.2015 № 03-04-06/51326, от 21.03.2016 № 03-04-05/15542, от 03.08.2018 № 03-04-06/55047). При этом работодатель должен принять все доступные меры для ведения такого учета. В противном случае допустимым может оказаться определение расчетным путем дохода, приходящегося на каждого из работников персонально, по общей сумме, потраченной на питание, и сведениям о присутствии работников на работе (письма Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/6-117, от 06.05.2016 № 03-04-05/26361, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350, постановление ФАС Поволжского округа от 22.06.2009 № А55-14976/2008).

    Удержание НДФЛ будет отражено проводкой: Дт 70 Кт 68.

    Рассчитанные страховые взносы вне зависимости от источника выплаты дохода относят на затраты в бухучете и учитывают в расходах, принимаемых в уменьшение базы по прибыли (письмо Минфина РФ от 15.07.2013 № 03-03-06/1/27562): Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 69.

    Проверьте правильно ли вы отразили в бухгалтерском и налоговом учете расходы на бесплатное питание сотрудников с помощью советов от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

    Итоги

    Предоставление питания работникам за счет работодателя может иметь несколько вариантов. Для того чтобы расходы по питанию, не являющиеся обязательными для работодателя по законодательству, можно было учесть в базе по прибыли, питание следует приравнять к расходам на оплату труда, оформив для этого необходимые внутренние документы. В качестве расходов, связанных с оплатой труда, питание будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Начисление на сумму питания НДС следует делать только в том случае, если питание не соответствует критериям зарплаты и не относится к обязательному для выдачи.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
    Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

    Читайте также: