Правила заполнения документов по налоговому учету доходов

Обновлено: 16.05.2024

Олег Хороший — начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

Данные для расчета налога на прибыль бухгалтер должен внести в налоговый регистр.

Основания для формирования регистров

Для определения налоговой базы по налогу на прибыль нужны данные налогового учета. Сформируйте их на основании:

первичных учетных документов (включая бухгалтерские справки);
аналитических регистров налогового учета;
расчета налоговой базы.

Об этом сказано в статье 313 НК.

Первичные документы налогового учета составляйте в соответствии с требованиями законодательства о бухучете (письмо Минфина от 24.04.2007 № 07-05-06/106). В настоящее время порядок оформления первичных учетных документов регулируется статьей 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Расчет налоговой базы производите непосредственно в декларации по налогу на прибыль, форма которой утверждена приказом ФНС от 23.09.2019 № ммв-7-3/475.

Обязательных форм (бланков) регистров налогового учета в законодательстве нет. Организация сама решает, какие регистры использовать в своей деятельности (ст. 314 НК).

Если различий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, вести регистры налогового учета необязательно. Налоговый кодекс РФ позволяет формировать данные налогового учета на основе регистров бухучета (абз. 3 ст. 313 НК). Такое положение объясняется рядом причин. Во-первых, сведения для налогового учета берутся из тех же первичных документов, которые используются для отражения операций в бухучете. Во-вторых, из-за совпадения многих методов и способов оценки в налоговом и бухгалтерском учете составлять отдельные налоговые регистры нецелесообразно. Для расчета налоговой базы можно использовать данные бухучета.

Таким образом, если отличий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, налоговые регистры не ведите. А в учетной политике для целей налогообложения укажите источники, из которых берутся данные для расчета налоговой базы (перечень бухгалтерских регистров).

Обязательные реквизиты

Разрабатываемые организацией регистры налогового учета должны содержать ряд обязательных реквизитов:

наименование регистра;
период (дату) составления;
измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
наименование хозяйственных операций;
подпись (расшифровку подписи) сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.

Таковы требования статьи 313 НК.

Ответственность за отсутствие регистров

ВНИМАНИЕ

при выездной проверке инспекторы вправе затребовать у организации налоговые регистры, подтверждающие расчет налоговой базы (п. 1 ст. 93 НК).

За непредставление этих документов в течение 10 рабочих дней со дня получения письменного требования предусмотрена налоговая и административная ответственность (п. 3 ст. 93, ст. 120 НК, ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Отсутствие налоговых регистров признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов.

Ответственность за него предусмотрена статьей 120 НК.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб.

Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, за непредставление налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Налоговая ответственность за аналогичное нарушение установлена статьей 126 НК.

Однако пункт 1 статьи 126 НК предусматривает начисление штрафа за каждый непредставленный документ.

Поскольку количество и форму регистров налогового учета организация определяет самостоятельно (ст. 313 НК), заранее установить, сколько регистров должно быть представлено в инспекцию, невозможно.Следовательно, сумму штрафа в рассматриваемой ситуации определить нельзя.

Некоторые арбитражные суды подтверждают такой вывод (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.02.2004 № А13-6442/03-21).

Если у организации нет возможности представить требуемые документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования, об этом нужно письменно уведомить налоговую инспекцию. В уведомлении укажите причины и срок, в который документы могут быть представлены. На основании этого уведомления инспекция может (но не обязана) продлить срок представления документов. Решение о продлении (отказе в продлении) сроков инспекция должна принять в течение двух рабочих дней после получения уведомления от организации. Такие правила предусмотрены пунктом 3 статьи 93 и пунктом 6 статьи 6.1 НК.1Как вести налоговый учет амортизируемого имущества

Ведение регистров

Регистры налогового учета заполняйте в хронологическом порядке. Налоговые регистры можно вести в виде форм: самостоятельно разработанных таблиц, ведомостей, журналов. Делайте это на бумажных (машинных) носителях или в электронном виде.

Если в регистре налогового учета обнаружена ошибка, внести исправление вправе только сотрудник, ответственный за ведение регистра. Причем исправление должно быть не только заверено подписью последнего (с указанием даты), но и письменно обосновано.

Такой порядок предусмотрен в статье 314 НК.

Каким способом внести исправления в налоговый регистр, НК не уточняет. Поэтому сделать это можно, например, путем включения исправительной записи (если регистр сформирован в электронном виде) или вычеркиванием неверной суммы (если регистр составлен на бумаге).

Все доходы физических лиц облагаются в России налогом. Граждане, работающие по найму, получают заработную плату, уменьшенную на его сумму. В этом случае исчислением, удержанием и перечислением в бюджет занимается работодатель, который является налоговым агентом по НДФЛ своих работников.

Но бывает, что доходы физлицом получены самостоятельно. В отношении таких доходов налогового агента нет, поэтому обязанность исчисления и уплаты НДФЛ ложится на самого гражданина. Например, это случаи, когда физическое лицо, не осуществляющее предпринимательскую деятельность:

реализовало принадлежащее ему имущество;
получило доход от его сдачи в аренду;
получило доход по иным договорам гражданско-правового характера (если лицо, которое этот доход выплатило, не является налоговым агентом по НДФЛ);
получило в подарок дорогостоящее имущество не от близкого родственника;
иным способом самостоятельно получило доход, облагаемый НДФЛ.

Отдельная категория граждан — налоговые резиденты РФ, которые в отчетном году получили доходы за пределами страны. Отметим, что налоговыми резидентами признаются лица, которые прожили в России не менее 183 дней в году, при этом источники их доходов находились за границей.

Во всех этих случаях гражданин (налоговый резидент) должен самостоятельно уплатить налог со своих доходов и отчитаться в ИФНС по форме 3-НДФЛ.

Итак, первая группа лиц, которые подают рассматриваемую форму — это физические лица (не ИП), получившие доход без налогового агента.

Вторая группа — это лица, которые занимаются предпринимательской деятельностью, а именно:

индивидуальные предприниматели, которые применяют общую систему налогообложения;
адвокаты, нотариусы и некоторые другие лица, занимающиеся частной практикой;
главы крестьянских фермерских хозяйств.

налоговые органы проконтролировали правильность уплаты им НДФЛ;
гражданин мог получить налоговый вычет.

Правила подачи

Форма декларации

Действующая форма 3-НДФЛ утверждена Приказом ФНС России от 24.12.2014 № ММВ-7-11/671@. Это многостраничный бланк, который состоит из титульного листа, двух разделов и листов приложений. Причем приложения составляют большую часть декларации. Заполнять их нужно в зависимости от наличия сведений. А вот Титульный лист, Раздел 1 и Раздел 2 заполнять должны все налогоплательщики.

Сроки отчетности

В общем случае 3-НДФЛ подается до 30 апреля следующего года. То есть за доходы, полученные физлицом в 2020 году, следует отчитаться до 30 апреля 2021 года. Этот срок относится к случаям, когда отчет подается с целью декларирования доходов. Если же физлицо сдает форму для получения вычетов, то никаких сроков нет — это можно сделать в любое время.

Куда и как подать 3-НДФЛ

Форма подается в налоговый орган по месту регистрации налогоплательщика, то есть по месту жительства физического лица. Способы подачи стандартные:

в территориальный орган ФНС лично;
через представителя по нотариальной доверенности;
по почте;
в электронной форме через сайт ФНС либо при помощи онлайн-сервисов.

Ответственность

Неуплата НДФЛ карается штрафом в размере 5% от неуплаченной суммы за каждый месяц просрочки. Просрочка считается со дня после истечения срока уплаты налога. При этом считаются как полные, так и неполные месяцы.

Если 3-НДФЛ не подана, то штраф зависит от того, присутствует ли в ней налог к уплате или нет:

если налога нет, последует штраф 1 тыс. рублей;
если НДФЛ к уплате есть, то штраф составить до 30% от его суммы.

Общие правила

Бланк декларации можно заполнить:

Вручную. Необходимо использовать синие или черные чернила. Поля заполняются слева направо с крайней ячейки. Информацию необходимо указывать печатными символами по образцу с сайта Налоговой службы. В пустых ячейках ставятся прочерки. В полностью пустых полях также должны стоять прочерки в каждой ячейке.
На компьютере. Текст в полях формы должен быть выровнен по правому краю. Рекомендуемый шрифт — Courier New размером 16-18.

Вне зависимости от способа заполнения, необходимо придерживаться следующих правил:

Заполнение титульного листа

Самая верхняя строка титульного листа, а также всех прочих листов в декларации, предназначается для ИНН. Далее указывается номер страницы. В следующей строке заполняются:

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL-212x300.jpg" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL-724x1024.jpg" loading="lazy" title="Заполнение титульного листа" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL.jpg" alt="Форма 3-НДФЛ, титул" width="1654" height="2339" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL.jpg 1448w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL-212x300.jpg 212w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL-768x1086.jpg 768w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/3NDFL-724x1024.jpg 724w" sizes="(max-width: 1654px) 100vw, 1654px" />
Титульный лист декларации 3-НДФЛ

Таблица. Код категории налогоплательщика для 3-НДФЛ

нотариус, занимающийся частной практикой, и другие лица, занимающиеся в установленном действующим законодательством порядке частной практикой

иное физическое лицо, декларирующее доходы в соответствии со статьями 227.1 и 228 Кодекса, а также с целью получения налоговых вычетов в соответствии со статьями 218 — 221 Кодекса или с иной целью

Далее идет блок информации о налогоплательщике. Необходимо указать:

фамилию, имя и отчество (при наличии);
дату рождения в формате XX.XX.XXXX;
место рождения.

В следующем блоке приводятся реквизиты удостоверяющего личность документа. Прежде всего указывается его код. Для паспорта — код 21, для других документов код нужно взять из приложения №2 к порядку заполнения формы (в Приказе).

Последний в этом блоке параметр — статус налогоплательщика. Как его заполнять, указано в самой форме:

имя, фамилия и отчество физического лица;
полное наименование юридического лица.

Ниже необходимо указать документ, на основании которого действует представитель. Кроме того, копию этого документа нужно приложить к декларации.

Заполнение раздела 1

Этот раздел отражает сумму налога, которая подлежит уплате в бюджет либо возврату, если налог был переплачен.

В строке 010 нужно указать:

1 — если налог подлежит доплате;
2 — если налог должен быть возвращен из бюджета;
3 — если налог равен уплаченному, то есть ни доплаты, ни возврата производить не нужно.

В строке 020 указывается код бюджетной классификации, в строке 030 — код по ОКТМО.

Строки 040-050 являются результирующими, то есть их показатели вычисляются на основании данных, представленных на следующих листах деклараций. Другими словами, эти строки заполняются в последнюю очередь. Если по итогам расчета НДФЛ получился к уплате в бюджет, эта сумма отражается по строке 040, если возврату из бюджета — в строке 050.

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-300x199.jpg" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-1024x679.jpg" loading="lazy" title="Заполненный раздел 1 с суммой НДФЛ к возврату" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44.jpg" alt="3-НДФЛ, раздел 1" width="1654" height="1097" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44.jpg 1654w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-300x199.jpg 300w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-768x509.jpg 768w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-1024x679.jpg 1024w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/44-420x280.jpg 420w" sizes="(max-width: 1654px) 100vw, 1654px" />
Заполнение раздела 1 декларации 3-НДФЛ

Заполнение раздела 2

В разделе 2 приводится расчет налоговой базы и суммы налога к уплате. Рассмотрим его заполнение на примере.

Сидоров Иван Петрович продал в 2017 году принадлежащую ему квартиру за 2 200 000 рублей. Недвижимостью гражданин Сидоров владел на основании права собственности в течение 1 года.

Так будет выглядеть Раздел 2 декларации 3-НДФЛ гражданина Сидорова:

" data-medium-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/33-1-300x234.jpg" data-large-file="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/33-1.jpg" loading="lazy" title="Так заполняется раздел 2 при доходе от продажи имущества" src="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/33-1.jpg" alt="3-НДФЛ, раздел 2" width="738" height="576" srcset="https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/33-1.jpg 738w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/02/33-1-300x234.jpg 300w" sizes="(max-width: 738px) 100vw, 738px" />
Раздел 2 декларации 3-НДФЛ при продаже квартиры

Заполнение листов А-И

Из остальных листов декларации 3-НДФЛ налогоплательщик должен заполнить только те, которые относятся к его доходам и вычетам.

Листы А-В предназначены для отражения доходов:
- А — от источников в России;
- Б — от источников за пределами страны;
- В — от предпринимательской деятельности (его заполняют ИП, нотариусы, адвокаты и так далее).
Лист Г служит для указания сумм доходов, которые не подлежат налогообложению.
Листы Д-Ж предназначены для расчета различных налоговых вычетов.
Листы З-И заполняются при наличии дохода от инвестиционной деятельности.

В рассмотренном выше примере доход у Сидорова И.П. образовался в результате продажи имущества, то есть он получен на территории РФ (Лист А). При расчете налога гражданин применил налоговый вычет по доходам от продажи имущества (Лист Д2). Таким образом, его декларация будет состоять из Титульного листа, Раздела 1, Раздела 2, а также листов А и Д2.

При заполнении 3-НДФЛ рекомендуем уточнять в Приказе, какие именно листы необходимо заполнять в том или ином случае.

В программе 1С перечень и формы регистров налогового учета автоматически настроены в разделе Главное — Учетная политика — кнопка Печать — Регистры налогового учета .

Автоматически в УП включаются только регистры по налогу на прибыль и НДФЛ. Флажками следует отметить применяемые именно вами регистры. Если используете другие регистры, укажите это в УП вручную.

Рассмотрим подробнее, где найти эти и другие регистры налогового учета в 1С 8.3.

Регистры по налогу на прибыль

Все регистры по налогу на прибыль находятся в разделе Отчеты — Регистры налогового учета .

Здесь выводятся все присутствующие в программе регистры, независимо от утвержденных в УП. Регистрами можно пользоваться как для проверки налогового учета и декларации, так и для хранения и предоставления по запросу налоговых органов.

В качестве регистров налогового учета можно использовать также любой стандартный отчет или справку-расчет, где выводится информация по налоговому учету, например, Оборотно-сальдовая ведомость .

Регистры по НДФЛ

Регистр по расчету налога на доходы физлиц находится в разделе Зарплата и кадры — Отчеты по зарплате — Регистр налогового учета по НДФЛ .

Эта форма разработана с учетом требований налогового законодательства. Если будете разрабатывать собственный регистр, учтите все требования п. 1 ст. 230 НК РФ.

Регистры налогового учета по прочим налогам

По другим налогам можно использовать в качестве регистров следующие отчеты в одноименном разделе:

Также могут понадобиться дополнительные регистры, необходимые для раскрытия расчета налоговой базы, в зависимости от специфики деятельности налогоплательщика. Например, в случае раздельного учета НДС это могут быть:

Анализ распределения НДС ( Операции — Регламентные операции по НДС — Распределение НДС ).

По имущественным налогам можно использовать Справки-расчеты из регламентной операции в процедуре Закрытие месяца.

См. также:

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

Изменения в 2021-2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру

Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Первоочередные дела по годовой отчетности 2021 в 1С:Бухгалтерия

Изменения в 2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру

Читайте также: