Почтовые расходы в бухгалтерском учете и налоговом учете

Обновлено: 14.05.2024

Почтовые расходы непременно возникают в каждом учреждении. Об особенностях бухгалтерского учета наиболее распространенных из них расскажем в данной статье.

Приобретение конвертов и марок

В соответствии с Указаниями N 65н расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов, маркированных почтовых бланков следует отражать по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ. На эту же подстатью относятся расходы на пересылку почтовых отправлений (например, оплата за пересылку заказного письма с уведомлением, писем с объявленной ценностью, доплата за дополнительный вес пересылаемого письма и т.д.).

Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н.

Согласно ст. 2 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи" (далее - Закон о почтовой связи) почтовые марки и иные знаки, наносимые на почтовые отправления и подтверждающие оплату услуг почтовой связи, являются государственными знаками почтовой оплаты.

В целях бухгалтерского учета почтовые марки и маркированные конверты относятся к денежным документам и хранятся в кассе. Согласно п. 169 Инструкции N 157н денежные документы учитываются на счете 0 201 35 000.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Пример 1. Подотчетное лицо бюджетного учреждения приобрело маркированные конверты в количестве 50 шт. стоимостью 10 руб. каждый. 20 конвертов и денежные средства в сумме 700 руб. были выданы секретарю для отправки корреспонденции. Отправленные конверты были списаны на основании утвержденного авансового отчета, составленного секретарем. К отчету приложены реестр заказной почтовой корреспонденции и кассовый чек на сумму оплаты пересылки заказных писем - 660 руб. Неизрасходованный остаток денежных средств - 40 руб. возвращен в кассу.

Все операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания. Расходы на приобретение маркированных конвертов и пересылку заказных писем отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом.

Выданы подотчетному лицу денежные средства для приобретения маркированных конвертов

(50 шт. x 100 руб.)

Приняты к учету приобретенные маркированные конверты

Для отправки корреспонденции из кассы секретарю выданы

денежные средства для оплаты пересылки заказных писем

Приняты к учету расходы в сумме

стоимости отправленных маркированных конвертов

оплаты пересылки заказных писем

Возвращен в кассу остаток неизрасходованной подотчетной суммы

Отметим, что реестр заказной почтовой корреспонденции (ф. 103) печатается сотрудниками почтовых отделений при отправке юридическими лицами заказных писем. В случае если письма отправляются адресатам простым способом, отражение расходов на их приобретение может осуществлять на основании отчета об израсходованных конвертах, составляемого, как правило, в конце месяца, лицо, ответственное за совершение почтовых отправлений. При этом такой документ должен быть закреплен в учетной политике учреждения.

Немаркированные конверты не признаются денежными документами и подлежат учету в составе прочих материальных запасов на счете 0 105 06 000 "Прочие материальные запасы" (п. п. 99, 118 Инструкции N 157н). В связи с этим согласно Указаниям N 65н расходы на приобретение таких конвертов следует отражать по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

Пример 2. Автономное учреждение культуры за безналичный расчет приобрело за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, 100 немаркированных конвертов общей стоимостью 200 руб. и марок на сумму 700 руб. Поставщику средства были перечислены с лицевого счета, открытого в ОФК. Все они были выданы подотчетному лицу для осуществления почтовых отправлений. Списание израсходованных марок и конвертов осуществляется на основании составленного в конце месяца отчета об осуществлении почтовых отправлений. Расходы на приобретение марок и конвертов отнесены на общехозяйственные расходы.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом.

Поступили от поставщика

Произведена оплата поставщику за поставленные

конверты без марок

Выданы почтовые марки подотчетному лицу

Пересылка почтовой корреспонденции с использованием франкировальных машин

Обработать большие объемы почтовой корреспонденции традиционным способом с помощью уплаты почтового сбора наклейкой почтовых марок практически невозможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества созданы франкировальные машины. При использовании такой машины отпадает необходимость наклеивать марки, вести учет почтовых расходов, поскольку все это осуществляется машиной.

В соответствии со ст. 2 Закона о почтовой связи франкировальная машина - это машина, предназначенная для нанесения на письменную корреспонденцию государственных знаков почтовой оплаты, подтверждающих оплату услуг почтовой связи, даты приема данной корреспонденции и другой информации.

Иными словами, франкировальная машина - это аппарат, в который с одной стороны загружаются конверты с почтовым адресом получателя, далее вводится информация об отправлениях: вес, класс отправлений, а с другой стороны из аппарата выходит конверт с уже нанесенным знаком почтовой оплаты. Кроме оттиска марки и даты, на конверт наносится логотип с названием учреждения и обратным адресом, что исключает необходимость в ручном написании обратного адреса или использовании фирменных конвертов.

Использование такой машины позволяет сэкономить значительное количество времени. Оформление корреспонденции сотрудником учреждения осуществляется быстрее. На почте отмаркированная на машине корреспонденция также проходит быстрее, минуя ряд почтовых операций (например, гашение марки).

Учреждения, желающие использовать франкировальные машины при оформлении письменной корреспонденции в соответствии с обязательными требованиями в области почтовой связи, должны получить разрешение на применение таких машин. Выдача таких разрешений осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций в соответствии с Административным регламентом, утвержденным Приказом Минкомсвязи России от 03.11.2011 N 296.

Плата за выдачу, переоформление, в том числе взамен утраченных или испорченных, аннулирование разрешений на применение франкировальных машин не взимается (п. 38 Административного регламента).

Письменная корреспонденция с оттисками клише франкировальных машин принимается в объектах почтовой связи, определенных оператором почтовой связи.

С помощью франкировальных машин почтовые расходы учитываются путем суммирования расходов либо путем вычитания почтовых расходов из исходной суммы, установленной на счетчике кассового механизма.

Расходы, связанные с пересылкой письменной корреспонденции и использованием для этих целей франкировальных машин, подлежат отражению по статьям и подстатьям КОСГУ в зависимости от экономического содержания осуществляемых расходов в предмете соответствующих договоров:

расходы на оплату услуг по почтовой пересылке корреспонденции следует относить на подстатью 221 "Услуги связи" КОСГУ;
расходы на оплату услуг по изготовлению и установке штемпелей для франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
расходы на оплату услуг по вводу информации об авансовых платежах в регистр (счетчик) франкировальной машины - на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ;
расходы на техническое обслуживание франкировальной машины, обеспечивающее ее работоспособность (ремонт, профилактические работы и т.п.), - на подстатью 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ.

Абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками

Согласно ст. 2 Закона о почтовой связи различают следующие виды почтовых ящиков (шкафов):

почтовый абонентский ящик - специальный запирающийся ящик, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
абонентский почтовый шкаф - специальный шкаф с запирающимися ячейками, устанавливаемый в жилых домах, а также на доставочных участках, предназначенный для получения адресатами почтовых отправлений;
абонементный почтовый шкаф - устанавливаемый в объектах почтовой связи специальный шкаф с запирающимися ячейками, которые абонируются на определенный срок адресатами для получения почтовых отправлений;
почтовый шкаф опорного пункта - специальный запирающийся шкаф, предназначенный для временного хранения почтовых отправлений на доставочных участках или для получения адресатами почтовых отправлений.

В соответствии со ст. 31 Закона о почтовой связи абонентские почтовые шкафы устанавливаются строительными организациями на первых этажах многоэтажных жилых домов. Расходы на приобретение и установку абонентских почтовых шкафов включаются в смету строительства этих домов. Обслуживание, ремонт и замена абонентских почтовых шкафов возлагаются на собственников жилых домов или жилищно-эксплуатационные организации, которые обеспечивают сохранность жилых домов и надлежащее их использование, и осуществляются за счет собственников жилых домов.

В районах малоэтажной застройки пользователи услуг почтовой связи для получения почтовых отправлений устанавливают почтовые абонентские ящики за счет собственных средств.

Доставка почтовых отправлений организациям, размещающимся в многоэтажных зданиях, осуществляется через почтовые шкафы опорных пунктов, устанавливаемые этими организациями на первых этажах зданий. Установка и поддержание в исправном состоянии таких шкафов осуществляются адресатами.

Организации федеральной почтовой связи имеют право на безвозмездное размещение почтовых ящиков на стенах жилых и административных зданий, в других местах, удобных для сбора простых писем и почтовых карточек.

В некоторых случаях по договору с оператором почтовой связи адресаты заключают договоры о предоставлении почтовых ячеек в почтовых шкафах или абонентских почтовых ящиков для получения почтовых отправлений. За использование (абонирование) таких ячеек, ящиков с пользователей взимается абонентская плата.

По сути, использование абонентского ящика за плату является арендой такого ящика.

Для того чтобы арендовать абонентский ящик, учреждение может обратиться в любое почтовое отделение, наиболее удобное по расположению, легкому почтовому индексу или иным значимым факторам. В отделе доставки почтового отделения необходимо заполнить заявление на аренду абонентского ящика. При наличии свободного почтового ящика с отделением почтовой связи заключается договор. Как правило, номер договора совпадает с номером ячейки.

После подписания договора учреждение производит оплату. Плата за пользование абонентским ящиком обычно берется сразу за длительный промежуток времени. Этот срок определяется сторонами договора, но, как правило, составляет не менее года. Точная сумма абонентской платы за аренду ящика может изменяться.

После подписания договора и перечисления абонентской платы учреждению выдаются ключи от абонентской ячейки.

Согласно Указаниям N 65н абонентская плата за пользование почтовыми абонентскими ящиками отражается по подстатье 221 "Услуги связи" КОСГУ (Письма Минфина России от 26.12.2014 N N 02-05-10/67888, 02-05-10/67890).

В бухгалтерском учете такие расходы учитываются либо на счете 0 401 20 221 "Расходы на услуги связи" либо на соответствующих аналитических счетах счета 0 109 00 221 "Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг" (в части услуг связи).

Поскольку абонентская плата за пользование почтовым ящиком берется сразу за большой промежуток времени, следовательно, в бухгалтерском учете она будет отражена как предоплата. Принятие к учету расходов на абонирование почтового ящика осуществляется ежемесячно на основании акта оказанных услуг по предоставлению почтовым отделением абонентского почтового ящика.

Пример 3. Казенное учреждение заключило договор на абонирование почтовой ячейки в почтовом отделении на год. Годовая абонентская плата за пользование почтовой ячейкой составила 1200 руб. (100 руб. в месяц).

В бюджетном учете операции отразятся следующим образом.

Перечислена почтовому отделению годовая абонентская плата за пользование абонентской ячейкой

Читайте также: