Отчет по командировке для налоговой

Обновлено: 18.05.2024

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

В фильмах спецагенты угоняют вертолет, отстреливаются от бандитов и летят в Мексику бороться с мафией. Но сначала они оформляют командировку и требуют от бухгалтера выдать аванс.

Читатель Михаил спрашивает:

Отвечаем: да, придется оформить командировку

О командировках — 166-я статья Трудового кодекса

Командировка — поездка сотрудника по заданию работодателя. Задание может быть любым: встретиться с клиентом, выступить на семинаре или купить кофе. В законе ограничений нет.

Не каждая поездка считается командировкой, есть условия:

В командировку можно отправлять не всех сотрудников, есть исключения: беременные, несовершеннолетние, сотрудники на больничном и с ученическим договором.

Документы для командировки

По Трудовому кодексу устной просьбы съездить в командировку недостаточно, понадобится три документа: положение о командировках, приказ и авансовый отчет.

Правила командировок — в постановлении правительства

Положение о командировках — документ, где работодатель описывает правила командировок. С помощью положения легче договориться с сотрудниками о правилах и показать проверяющим госорганам, что с командировками всё в порядке. Поэтому описывайте всё, что считаете полезным.

Примерный список вопросов, на которые можно ответить:

какие сотрудники вправе ездить в командировку. Например, любой сотрудник, руководители отделов или только менеджеры по продажам;
кто согласовывает командировку и как это делает. Допустим, согласовывает вышестоящий руководитель в электронном письме с корпоративной почты;
как сотрудник заявляет о желании поехать в командировку. Есть такой вариант: пишет письмо руководителю, обосновывает необходимость, а шаблоны заявления и обоснования — в приложении таком-то;

Вернуть деньги за обучение сотрудников

У положения нет строгой формы, компания составляет его под себя.

Каждый сотрудник при трудоустройстве подписывает положение о командировках. Шаблон положения о командировках на сайте Роструда

цель соответствует сфере работы компании. Если компания оптом продает фрукты и овощи, а сотрудник едет к поставщику бытовой техники, это выглядит подозрительно;
отвечает должностной инструкции сотрудника. В командировку едет бухгалтер, при этом он учится маркетингу. Если бухгалтеру нужен маркетинг для работы, лучше сделать пояснения, для чего и что это дает компании;
можно измерить. Например, провести переговоры — общая цель, а добиться подписания контракта на поставку — конкретная, и ее можно измерить.

У приказа — типовая форма, но работодатель вправе придумать и утвердить свою. Форму приказа можно сделать один раз и использовать для всех командировок.

В какое время делать приказ, решает работодатель: можно за месяц или в день командировки. Шаблон приказа о командировке на сайте Роструда

Авансовый отчет — все расходные документы: билеты, посадочные талоны, выписки по карте за оплату такси или номера, договор об аренде квартиры. В общем всё, что работодатель планирует возместить сотруднику.

Сотрудник после командировки просит в бухгалтерии бланк авансового отчета и вписывает названия расходных документов и суммы.

Вот дизайнер слетал в командировку в Лондон и прикрепляет к авансовому отчету копию посадочного талона, билет на метро и чек за мобильную связь:

На практике еще бывает так. Сотрудник сдает в бухгалтерию документы: билеты, чеки, счета из гостиницы — бухгалтер вносит информацию в 1С и распечатывает авансовый отчет. Сотруднику остается подписать готовый отчет.

У авансового отчета есть срок — три рабочих дня со дня приезда из командировки. Шаблон авансового отчета на сайте Роструда

Это все обязательные документы. Еще работодатели просят сотрудников вести отчет об итогах командировки: что сделал, чего добился и как, но чиновники такой отчет не требуют. Если расходы на командировку большие или командировок много, советую делать копию отчетов и хранить на случай проверок налоговой или трудовой инспекции. Вдруг будут вопросы.

На что обращает внимание налоговая

Расходы для упрощенки

Суточные. В расходы можно включить не больше 700 рублей суточных для командировок по России и до 2500 рублей для заграничных командировок.

Документы для обоснования затрат. Нельзя просто записать в расходы стоимость авиабилетов — нужны доказательства факта поездки: посадочный талон на самолет, электронный билет и хорошо бы фотоотчет из командировки.

Чем рискует работодатель без документов на командировку

Если работодатель оформил командировку, риска нет. Проблемы начинаются, когда документов нет. С командировками без документов работодатель рискует получить штраф, разбирательства с трудовой инспекцией и с сотрудниками.

Нельзя выплатить за несчастный случай. Вот сотрудник идет на конференцию, а там на него падает стенд и ранит. По Трудовому кодексу, сотрудник получает травму на работе — значит, ему полагается компенсация. При этом нельзя выплатить компенсацию, если сотрудник официально не в командировке. А если денег нет, работодателя ждет жалоба в трудовую инспекцию.

Не получится наказать за прогул. Допустим, директор магазина отправил менеджера в другой город — встретиться с клиентом в субботу. Менеджер встретил старых друзей с Сельмаша и гулял по городу вместо работы. Даже если директор захочет его наказать — уволить или взять штраф, не получится. Формально сотрудник не работал и не был в командировке.

Есть риск недоплатить сотруднику. За дни командировки работодатель выдает не зарплату, а средний заработок, который может быть больше зарплаты. Если заплатить меньше, есть риск, что сотрудник пойдет жаловаться, а работодатель получит штраф.

За неправильные документы для командировки или неправильный расчет выплат есть штрафы:

для индивидуального предпринимателя — от 5000 до 30 000 рублей;
компании — от 50 000 до 100 000 рублей.

Штрафы, как обычно, — это еще не всё: никому не хочется, чтобы инспектор задавал вопросы об условиях работы сотрудников и просил отчитаться. У меня простой совет: не экономить время и оформлять все документы для командировки.

Инженер Виктор едет в командировку. Это не первая его поездка, но он недавно отгулял 42 дня накопившегося отпуска , и сейчас растерян. Напомним ему, как оформляют служебные командировки, и как ему нужно будет отчитаться о работе.

Что нужно сделать работодателю

Работодатель направляет сотрудника в командировку, когда нужно выполнить служебное поручение вне места постоянной работы. К командировкам не относится разъездная работа машинистов, дальнобойщиков, торговых представителей и им подобных.

В командировку всегда направляют на основании письменного решения работодателя на определенный срок и для выполнения конкретных задач. Это может быть обмен опытом, установка какого-то оборудования или другая задача. Срок командировки зависит от объема и сложности поручения.

Наниматель оформляет приказ о направлении сотрудника в служебную командировку и служебную записку. В ней он указывает место и причины необходимости командировки, а также сроки и суть выполняемых в командировке работ.

Во время командировки руководитель:

сохраняет за сотрудником рабочее место;
сохраняет его зарплату в среднем размере, который рассчитывается согласно постановлению правительства № 922 от 24.12.2007 года ;
возмещает затраты на найм жилья, оплату проезда и другие, согласно статье 168 ТК .

Затраты возмещают денежным авансом, который выдают сотруднику до поездки. Когда командированный возвращается, он в течение трех рабочих дней предоставляет работодателю отчет об израсходованных деньгах, а также отчет о командировке.

Теперь Виктору ясно: он получит документы для направления в командировку и деньги. В поездке он сохранит билеты и гостиничные квитанции, чтобы приложить их к авансовому отчету. А потом, как вернется, отчитается о выполненной работе и куда потраченных деньгах.

Как отчитаться о работе

Отчет о командировке нужен работодателю, чтобы понять, выполнил ли сотрудник поручение. На основании отчета руководство компании поощряет за успешную работу или накладывает дисциплинарное взыскание.

Отчет составляет командированный сотрудник. Что же Виктору указать в отчете? Документ просто составить, отталкиваясь от задач, указанных в приказе или служебной записке работодателя. Нужно указать результаты их решения в первую очередь и по возможности подкрепить слова документами.

Важно: если в период поездки появится дополнительная задача, работодатель должен согласовать возможность ее выполнения с сотрудником. Последний имеет право отказаться от новой задачи.

Отчет о командировке можно писать в произвольной форме или по форме, которая утверждена в организации. Тогда сотруднику дают шаблон документа. Любой вариант должен быть закреплен в локальных актах фирмы.

Отчет пишут от руки на обычном листе бумаги или на бланке фирмы. Также можно заполнить документ в компьютере и сдать распечатку. Отчет лучше всего писать в двух идентичных экземплярах — для себя и руководства.

Его должны подписать:

командированный сотрудник;
сотрудник компании, который принял отчет;
директор компании.

В отчете следует указать документ, на основании которого Виктор поехал в командировку, и цель командировки, которую сформулировало руководство в приказе. Результаты поездки нужно описать подробно. Если в командировке заключены какие-то договоры, получены свидетельства или сертификаты, нужно указать их реквизиты в отчете.

Виктора направили в командировку, чтобы помочь клиентам разобраться с новым оборудованием. Задача: наладить его и запустить в работу. Он справился с задачей и отчитался. А что с деньгами, которые выдали ему для проживания и проезда?

Как отчитаться об авансе

Виктор должен предоставить в бухгалтерию работодателя авансовый отчет о потраченных в командировке средствах в течение трех рабочих дней:

по истечении срока, на который выдавались деньги;
по возвращении из командировки;
после выхода на работу после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период.

Документ составляют по унифицированной форме № АО-1, которая утверждена постановлением Госкомстата № 55 от 01.08.2001 года . Отчет оформляют в одном экземпляре. Квитанции с чеками приклеивают на отдельные листы бумаги.

Виктор заполнил форму, приложил гостиничные квитанции, проездные билеты и отнес документы в бухгалтерию. Бухгалтер проверит целевое расходование средств и подтверждающие документы. После этого авансовый отчет утверждает руководитель.

После этого компания списывает подотчетные суммы. Однако бывает, что работник потратил меньше или больше денег, чем получил под отчет. Как быть бухгалтеру в таком случае?

Если потрачено больше и руководитель принял отчет, перерасход нужно вернуть работнику по расходному кассовому ордеру. Реквизиты ордера нужно внести в авансовый отчет.

А если работник потратил меньше, но не вернул остаток, или отчет не утвердил руководитель? Тогда деньги можно удержать из зарплаты сотрудника согласно статье 137 ТК . Для этого нужно:

получить согласие работника на удержание или обратиться в суд, если он против;
издать приказ об удержании в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств;
ознакомить работника с приказом.

Однако сумма удержаний не должна превышать 20% от зарплаты работника, гласит статья 138 ТК . Если долг больше, его можно удержать с нескольких зарплат.

Но у Виктора все сошлось, потому что он молодец. Будьте молодцами на рабочем месте и в командировках, читайте Утюг, и с документами будет все гладко.

Документ 1С: Авансовый отчет по командировке

При направлении в командировку работнику возмещаются (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы по найму помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Сумму расходов, кроме суточных, работник должен документально подтвердить.

Сотрудник Иванов А.П. направляется в командировку на 5 дней. Иванову выданы денежные средства в сумме 33 000 руб.

По возвращении работник отчитался о полученных суммах и приложил подтверждающие документы. На посадочном талоне обратного билета отсутствует штамп о регистрации полета.

Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты – кнопка Создать:

Чтобы в проводках указывалась Статья затрат Командировочные, надо выполнить настройки: Справочники – Доходы и расходы – Статьи затрат .

Счет-фактура полученный создается автоматически: Покупки – Покупки – Счета-фактуры полученные .

Авансовый отчет по командировке + сервис Smartway

При подключенном сервисе Smartway :

Ограничения документа Авансовый отчет по командировке

Ошибки в работе

Код ошибки: 10213360

В Авансовом отчете по командировке создаются счета-фактуры на билеты без НДС.

Исправлена: версия 3.0.73

Код ошибки: 10212901

Статус: Принята к исправлению.

Создаю Авансовый отчет по командировке . В табличной части есть затраты с НДС, но СФ входящий не создается, а сумма налога в проводках списывается на 91.02. Что я делаю не так?

Необходимо проверить Администрирование – Настройки программы – Получение данных Smartway – Включить .

Если кнопка Включить была нажата, то экран имеет вид:

Создали Авансовый отчет по командировке текущей датой, начали заполнять табличную часть, ввели документы с НДС и записали АО. Потом увидели, что надо поменять дату документа с НДС. А СФ автоматически уже создан датой Авансового отчета и поле дата в нем не редактируется. Как изменить дату СФ в записанном документе?

АО от 13.09.2019 №77 =>> АО от 15.09.2019 №77

Аналитика затрат

Чтобы указывать Счет учета затрат для командировочных расходов в Авансовом отчете по командировке необходимо выполнить настройку Главное – Настройки – Персональные настройки – флажок Показывать счета учета в документах .

Настройка активирует видимость Счета затрат в документах, в т.ч. в Авансовый отчет по командировке .

Администрирование – Настройки программы – Параметры учета – Настройка плана счетов – Учет затрат – По каждому подразделению .

Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты – кнопка Создать .

Без флажка Показывать счет учета в документах .

С флажком Показывать счет учета в документах .

Чтобы в проводках указывалась Статья затрат Командировочные , надо выполнить настройки: Справочники – Доходы и расходы – Статьи затрат .

Аналитика для Суточных задается отдельно – для ее заполнения необходимо перейти по ссылке с суммой суточных.

Отражение командировочных затрат в КУДиР

Сотрудник Иванов А.П. направляется в командировку на 5 дней, ему выданы наличные денежные средства в сумме 33 000 руб. По возвращении работник отчитался о полученных суммах и приложил подтверждающие документы. На посадочном талоне обратного билета отсутствует штамп о регистрации полета, другой подтверждающий документ сотрудник не предоставил.

Согласно Положению о командировках в организации суточные по РФ – 1 500 руб. в день

Сумма суточных, рассчитанных в АО по командировке, автоматически попадает в КУДиР.

1С:Предприятие 8.3 (8.3.15.1489), БП, редакция 3.0 (3.0.72.72)

Для коммерческих подписчиков БухЭксперт8 подготовлено расширение, которое решает проблему:

Сумма в КУДиР включает суточные.

Стоимость билетов автоматически попадает в КУДиР, если используется интеграция со Smartway .

Дополнительные материалы

См. также:

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(6 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Как не попасть в ловушку, работая с контрагентами из ЕАЭС

Изменения в 2021-2022 году, о которых нужно знать бухгалтеру

Практический переход на ФСБУ 6 и ФСБУ 26 в 1С

Практический переход на ФСБУ 25 в 1С - Часть 1

Первоочередные дела по годовой отчетности 2021 в 1С:Бухгалтерия

Спасибо за ваши семинары. Всегда полезно и качественно лекторы отвечают на вопросы.

Вы ведёте бизнес в Екатеринбурге и вдруг находите в Москве хорошего заказчика, которого вот-вот перехватят конкуренты. Обсудить все рабочие вопросы через интернет не получается. Чтобы сделка не сорвалась, вы отправляете сотрудника в командировку. Пока он ищет билеты и бронирует отель, прочитайте нашу пошаговую инструкцию, чтобы всё правильно оформить.

На кого не распространяются правила из статьи:

на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Статья актуальна на 11.10.2016

Читайте также: