Ошибки в штатном расписании штрафы
Обновлено: 16.05.2024
Если в организации имеются должности или профессии, работа по которым связана с предоставлением гарантий, компенсаций или льгот, необходимо проверить, соответствуют ли наименования таких должностей и профессий в штатном расписании наименованиям, предусмотренным профессиональными стандартами, ЕКС или ЕТКС.
Напомним, что такое правило содержится в ст. 57 ТК РФ, определяющей обязательные условия трудового договора. Ведь в нем обязательно указывается трудовая функция – должность или профессия в соответствии со штатным расписанием.
На практике наименования должностей работодатель определяет самостоятельно. Но если выполняемая работа связана с предоставлением права на досрочную пенсию, дополнительного отпуска за работу во вредных условиях труда и прочие компенсации, наименование должно соответствовать ЕКС, ЕТКС или профстандартам.
Наименование должности указывается в графе 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация". И если вы обнаружите несоответствие – исправьте его. Для того, чтобы обнаружить это несоответствие, придется просмотреть справочники и профстандарты.
К сведению. Не меняйте наименование должности или профессии, работа по которым проходит во вредных условиях труда, если в штатном расписании наименование соответствует спискам N 1, 2, утвержденным Постановлением Кабинета Министров СССР от 26.01.1991 N 10 "Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение", но в профстандарте сказано иное.
Не игнорируйте это требование – если ГИТ выявит несоответствие наименования штрафа не избежать (см., например, Постановление Московского городского суда от 01.07.2016 N 4а-185/2016: суд оставил постановление ГИТ о привлечении к ответственности в силе, поскольку в нарушение требования абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ наименования должностей диспетчеров УВД и квалификационные требования к ним не приведены в соответствие наименованиям и требованиям в ЕТКС и Списке N 1).
Говоря о наименованиях должностей, нельзя обойти стороной вот какой момент: в штатном расписании в определенных случаях должна быть указана должность специалиста по охране труда.
Согласно ст. 217 ТК РФ работодатель, численность работников которого не превышает 50 человек, принимает решение о создании службы охраны труда или введении должности специалиста по охране труда с учетом специфики своей производственной деятельности. Но если численность компании больше, должны быть специалист или служба.
К сведению. При отсутствии у работодателя службы охраны труда, штатного специалиста по охране труда их функции осуществляют работодатель – индивидуальный предприниматель (лично), руководитель организации, другой уполномоченный работодателем работник либо организация или специалист, оказывающие услуги в области охраны труда и привлекаемые работодателем по гражданско-правовому договору.
Общество с ограниченной ответственностью "Праздник"
Уведомление
от 10.04.2017 N 6
Инженеру по охране труда
Е.И. Посыпкину
Уважаемый Евгений Игоревич!
На основании ст. 57, 195.3 Трудового кодекса РФ и требований профессионального стандарта "Специалист в области охраны труда", утвержденного Приказом Минтруда РФ от 04.08.2014 N 524н, занимаемая Вами должность "инженер по охране труда" будет переименована в "специалист по охране труда".
Наименование должности будет изменено в Ваших документах, в том числе в трудовом договоре и трудовой книжке. При этом Ваша трудовая функция и другие условия трудового договора останутся прежними.
3. Заключить с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Издать приказ по личному составу о переименовании должности или профессии работника. Основанием будет дополнительное соглашение.
5. Внести запись в трудовую книжку. Для этого в графе 3 трудовой книжки нужно написать, к примеру: "Должность "инженер по охране труда" переименована в "специалист по охране труда".
6. Отразите изменение наименования должности или профессии в иных кадровых документах – личной карточке, табеле учета рабочего времени, должностной инструкции и пр.
Если нужно ввести должность специалиста по охране труда, порядок внесения изменений гораздо проще – издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, которым вводится новая должность. Однако дополнительно придется разработать должностную инструкцию для специалиста.
До сих пор некоторые работодатели устанавливают "вилку" окладов: на испытательном сроке платят работнику небольшую сумму, а после повышают зарплату. Но если в штатном расписании будет "вилка" окладов по должности, будет нарушен принцип равной платы за труд равной ценности. То есть работники за одну и ту же работу смогут получать разную зарплату – в нарушение ТК РФ. Инспекторы ГИТ, конечно же, обратят на это внимание.
Таким образом, в графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." должен отражаться фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. Это может быть как фиксированный размер оплаты труда в рублевом исчислении, так и проценты (от выручки, прибыли) или коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и пр. в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации (абз. 3 разд. 1 Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением N 1).
Кроме того, рекомендуем обратить внимание на размер зарплаты – число в графе 9. Помните, что минимальная зарплата по штатному расписанию не может быть менее МРОТ (ст. 133 ТК РФ).
К сведению. Согласно ст. 133.1 ТК РФ в субъекте РФ региональным соглашением о минимальной заработной плате (МЗП) может устанавливаться ее размер в конкретном субъекте РФ. Минимальная оплата труда в субъекте РФ распространяется на лиц, работающих на территории соответствующего субъекта, за исключением работников организаций, финансируемых из федерального бюджета.
Для составления штатного расписания юридические лица или индивидуальные предприниматели используют унифицированную форму Т-3, утвержденную Постановлением N 1. Но эта форма для коммерческих организаций носит рекомендательный характер, а не обязательный. Такое мнение высказывал Роструд в письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1: негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно. Неунифицированную форму признают и суды (см., например, Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 17.02.2016 по делу N 33-1282/2016). Ее применяют очень многие работодатели, поскольку она содержит все необходимые реквизиты. Некоторые работодатели используют ее в качестве основы и дополняют своими графами.
1. Проверяем наличие обязательных реквизитов. Для этого просматриваем "шапку" штатного расписания. Должны быть:
наименование документа;
дата составления;
наименование организации;
перечни структурных подразделений;
количество штатных единиц, размер оклада и надбавок;
подписи ответственных за составление расписания сотрудников.
Поскольку силу документу придают обязательные реквизиты, просмотрите свое расписание. Если чего-то не хватает, скорректируйте его. О необходимости обязательных реквизитов говорится и в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
Обязателен также гриф утверждения – без него даже при наличии вышеназванной информации штатное расписание не будет иметь силы. Проверьте, есть ли он и правильно ли оформлен.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. Напомним, что правила оформления грифа утверждения документа содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(2). Так, при утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты, номера. Гриф располагают в правом верхнем углу документа. Приведем пример.
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Праздник"
от 10.01.2017
Общество с ограниченной
ответственностью "Праздник"
(ООО "Праздник)
Трудовое законодательство не устанавливает особых требований к штатному расписанию. В связи с этим при его составлении у работодателей возникает множество вопросов. В этой статье мы собрали ответы на самые злободневные и часто встречающиеся вопросы наших читателей.
Ш татное расписание – это локальный акт организации 1 , в котором зафиксированы ее структура, штатный состав и штатная численность с указанием условий оплаты труда в зависимости от занимаемой должности или профессии.
Судьи дают чуть более раскрытое определение, например, в решении Уссурийского районного суда Приморского края от 20.11.2017 по делу № 2-5392/2017 суд указал, что штатное расписание – это организационно-распорядительный документ, в котором:
- прописываются структура, штатный состав и численность работников организации;
- содержится перечень структурных подразделений;
- приводятся наименования должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Несмотря на важность документа, порядок составления штатного расписания и внесения в него изменений не регламентирован. Ответим на поступившие в адрес редакции вопросы читателей.
Должно ли в компании с момента ее создания быть одно штатное расписание? Как лучше вносить изменения и дополнения: приказом либо (если их много) утвердить его в новой редакции? Или каждый год можно принимать новое штатное расписание с новым номером?
- путем составления нового штатного расписания под новым регистрационным номером;
- путем внесения изменений в действующее штатное расписание, которые оформляются приказом по основной деятельности.
Второй способ, как правило, применяется в том случае, если вносимые в штатное расписание изменения несущественны.
Часть организаций применяют следующую практику: в течение календарного года все изменения в штатное расписание вносят вторым способом, а на 1 января следующего года разрабатывают новое штатное расписание с учетом всех внесенных в течение текущего года изменений.
Ряд экспертов полагает, что штатное расписание может быть лишь одно в компании, а все изменения помечаются как новая редакция первого расписания (либо же отдельные вносимые в изначальное штатное расписание изменения / дополнения).
Обратите внимание: штатные расписания организации хранят постоянно (ст. 71 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Как доработать форму штатного расписания под себя? Что можно ценного включить в штатное расписание для удобства?
Для штатного расписания может быть использована как унифицированная форма № Т-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (которая обязательной не является с 2013 года), так и самостоятельно разработанная организацией. Унифицированная форма № Т-3 содержит все необходимые для штатного расписания реквизиты. По этой причине большинство организаций предпочитает составлять штатные расписания именно по ней. Однако у организаций имеется возможность адаптировать ее под себя.
- персональная надбавка;
- надбавка за стаж работы (в организации, в отрасли и др.);
- надбавка за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
- доплата за работу во вредных условиях труда и др.
Пример 1. Штатное расписание с внесенными по сравнению с унифицированной формой изменениями
Кто вправе утверждать штатное расписание помимо руководителя организации? Как делегировать это право? Как оформить? Издать приказ или выдать доверенность?
Полномочия по утверждению штатного расписания прописаны, как правило, в уставе. Этим правом наделяется обычно руководитель организации. Однако не противоречит нормам законодательства и делегирование руководителем данной обязанности кому-либо из должностных лиц компании, например заместителю генерального директора, руководителю службы персонала, главному бухгалтеру и др.
Законодательно прямо не установлено, в каком порядке и каким документом руководитель должен оформить делегирование полномочий на утверждение локального акта (каковым является штатное расписание) другим работникам организации. По смыслу норм трудового законодательства, передача полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику должна быть предусмотрена во все том же уставе (ином учредительном документе) или локальном нормативном акте (Пример 2).
Пример 2. Возможная формулировка в уставе организации-работодателя о делегировании права утверждать штатное расписание
4.1. Генеральный директор является единоличным исполнительным органом Общества.
Он вправе делегировать полномочия в сфере трудовых и связанных с ними отношений, в том числе по приему на работу, переводу на другую работу, увольнению работников, утверждению штатного расписания и подписанию кадровых документов, начальнику кадровой службы. Порядок делегирования должен быть закреплен в локальном нормативном акте Общества.
Если же мы говорим о временном делегировании (на период болезни, нахождения в командировке или в отпуске), то понадобится еще и издание соответствующего приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего генерального директора. Правомерно ли будет оформить передачу полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику организации доверенностью? По нашему мнению, нет. Институт представительства на основании доверенности – это институт гражданско-правовых, а не трудовых отношений. Согласно п. 1 ст. 182 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Кроме того, согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. То есть речь идет о представлении интересов на основании доверенности вовне – во взаимоотношениях с партнерами, госорганами и пр. При передаче полномочий на утверждение локального акта от руководителя к другому работнику факт представительства перед третьими лицами отсутствует.
Читайте также: