Опись документов в налоговую образец

Обновлено: 11.05.2024

При передаче документов в налоговую инспекцию или контрагентам необходимо зафиксировать этот момент на бумаге. Если документ передается только один, то на его втором экземпляре можно поставить штамп о приеме. Но если передается пакет документации, то так уже поступить нельзя. И в этом случае требуется составлять опись.

Зачем формировать опись передаваемых документов

Цель формирования описи документов — фиксация факта передачи документов адресату (госорганам или контрагентам). Обычно опись составляют в случаях, когда необходимо передать не один документ, а сразу несколько в комплекте.

Наиболее часто опись создается при работе с бумажными документами. Но она может формироваться и при пересылке сведений в электронном формате, особенно если обмен производится через обычную электронную почту.

Нормы формирования описи документов

Каких-либо законодательных норм или требований по заполнению описи документов нет. Соответственно, в зависимости от цели подачи документов могут применяться как унифицированные формы описи, так и разработанные самостоятельно принимающей или передающей стороной.

Однако в описи документов обязательно должна быть информация о наименовании и реквизитах каждого передаваемого документа, а также сведения о количестве экземпляров. Кроме того, вполне можно указать и иную необходимую информацию — количество листов в документе, общее количество листов всех документов, основания передачи и др.

Опись документов для ИФНС

При взаимодействии с ИФНС опись нужно составлять только при передаче бумажных документов. Каких-то особых требований к ней в законодательстве не установлено, поэтому опись можно составлять в произвольном виде.

При этом опись может быть или отдельным документом, или включаться в состав сопроводительного письма (п. 6 Приложения № 18 к Приказу ФНС от 07.11.2018 г. № ММВ-7-2/628@).

Важно! Если в ИНФС направляются электронные документы, опись не составляется, поскольку состав документов фиксируется используемым программным обеспечением.

В содержании описи желательно указать не только сведения о передаваемых документах (наименование, реквизиты, количество), но и информацию относительно оснований их передачи, а также отправителя и адресата. Следовательно, в описи будут данные о компании или ИП, которые передают документы, а также реквизиты требования или иного документа ИФНС, на основании которого нужно предоставить передаваемые документы, указанные в описи.

Также целесообразно не просто составить список передаваемых документов, но и пронумеровать их.

Сформированная таким образом опись будет дополнительно включать реквизиты компании или ИП, а также документа налоговой инспекции, по которому пакет документации передается. Грамотное оформление описи поможет в случае возникновения претензий или споров с налоговиками сориентироваться в перечне документов и оперативно подать требуемые пояснения или возражения.

Опись документов для архива

Если требуется составить опись документов для их передачи в архив, то по каждому делу формируется внутренняя опись включенных в дело документов. Форму этой описи можно посмотреть в приложении № 27 к правилам, утвержденным Приказом Минкультуры от 31.03.2015 г. № 526. Правила оформления данной описи регламентированы п. 3.6.17 Правил работы архивов компаний, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

К примеру, в правилах сказано, что опись составляется на отдельном листе и подписывается составителем. Внутренняя опись дела включает информацию о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов. В конце описи указывается итоговая запись с цифрами и прописью количества включенных документов и листов внутренней описи.

Однако в архивной описи не нужно указывать конкретное содержание документов. В дело включаются документы, имеющие одну и ту же разновидность, а потому вполне хватит заголовка (названия контрагента, ФИО сотрудника и т.д.).

Опись документов для контрагента

Для такой описи не установлено каких-либо особых правил ее формирования. Стороны могут согласовать форму описи, например, в качестве приложения к договору. Или же передающая сторона может разработать эту форму самостоятельно. Но обязательное требование к описи — в ней должно быть понятно, какое количество документов передается, в связи с чем, от кого и кому.

В описи могут быть не только реквизиты документов, но и дополнительная информация, к примеру, об основаниях передачи. Для этого можно сделать ссылку на пункт договора или на переписку. Чтобы заверить опись документов, нужно указать ФИО, должность и подпись составителя, а также дату формирования описи.

Опись документов для отправки почтой

Внимание! Опись по форме 107 нужно заполнить в 2-х экземплярах — оба подписываются отправителем.

Внимание! Бланк описи по форме 107 можно заполнить и распечатать на сайте Почты России.

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Архив

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

Титульный лист.
Наименование описи.
Оглавление.
Предисловие.
Опись.
Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
Указатели.
Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
Библиография.
Перечень используемых терминов.
Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

Наименование компании, ее адрес.
Исходящий номер.
Заголовок.
Список документом, указание номера каждого из них.
Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

Номер личного дела.
Название.
Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

ФИО получателя или наименование фирмы.
Стоимость.
Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

Закончился срок хранения.
Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Читайте также: