Облагается ли налогом возмещение расходов

Обновлено: 27.04.2024

Самкова Н. А.

С 2021 года работодатели обязаны обеспечить дистанционщика всем необходимым для работы или компенсировать использование личного имущества. Читайте, как отразить компенсацию в кадровом, бухгалтерском и налоговом учете

Кадровое оформление компенсации за использование личного имущества

Ситуации, когда сотрудники используют личное имущество в служебных целях, возникали задолго до узаконивания дистанционного формата работы:

  • автомобиль, личный сотовый телефон, компьютер — все можно задействовать при решении рабочих задач. И работодатель обязан компенсировать содержание и износ личного имущества.

С введением понятия дистанционная работа в ТК РФ появилась ст. 312.6, которая регулирует этот вопрос:

  • работодатель или предоставляет необходимое оборудование и расходные материалы, или выплачивает компенсацию;
  • размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.

Предусмотреть выплату и размер компенсации за использование личного имущества можно в отдельном пункте трудового договора с новым сотрудником или в дополнительном соглашении, если на удаленку переходит кто-то из давно работающих.

В договоре или допсоглашении необходимо определить и условия выплаты компенсации. Обязательно пропишите четкое наименование имущества, за которое назначаете компенсацию, размер и сроки выплаты (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Укажите способ расчета суммы. Это может быть фиксированная сумма или расчет пропорционально времени фактической работы, тогда за периоды отпуска, больничного, командировки компенсация не выплачивается.

Налогообложение компенсации

При правильном оформлении компенсация за использование личного имущества принимается в расходах по налогу на прибыль и не облагается зарплатными налогами: НДФЛ, страховыми взносами. Работодатель обязан указать факт назначения компенсации, порядок расчетов и сроки выплат в трудовом договоре или допсоглашении к нему.

Налог на прибыль

Компенсация за использование работником личного имущества учитывается в расходах по налогу на прибыль организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письмо Минфина России от 08.12.2006 № 03-03-04/4/186).

Работник может использовать в служебных целях разные виды личного имущества, но налоговое законодательство содержит предельные нормы только для компенсаций за использование личных автомобилей и мотоциклов. Для других видов имущества размер выплат неограничен.

Предельные нормы компенсаций за транспорт, принимаемые в расходах по налогу на прибыль, приведены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:

  • 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;
  • 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.

В них уже заложены износ, горюче-смазочные материалы и ремонт, поэтому сумму, возмещаемую сверх нормативов, в налоговые расходы включать нельзя (Письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).

Размер компенсации за использование иного имущества для налога на прибыль не установлен, в расходы включается сумма, определенная соглашением между работником и работодателем (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672)

Помните про ст. 252 НК РФ:

  • организация должна экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы: составить соглашения с работниками, определяющие размер и порядок выплаты компенсации. Если сумма явно завышена, то будут претензии со стороны налоговых органов (Письмо Минфина России от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672).

Для обоснования можно воспользоваться рекомендациями Минфина России из Письма от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194. Ведомство предлагает рассчитывать компенсацию за износ по аналогии с амортизацией:

  • взять стоимость имущества и поделить на срок полезного использования, опираясь на классификацию основных средств, включаемых в амортизационные группы (Постановление Правительства РФ от 01.01.2002 № 1);
  • для инструментов и механизмов, не указанных в амортизационных группах, исходить из срока их полезного использования согласно техническим условиям или рекомендациям организаций-изготовителей.

Пример. Менеджер работает на своем ноутбуке, и организация выплачивает ему компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях. Сумма определена соглашением сторон в размере 10 000 руб. в месяц.

Компьютеры и ноутбуки входят во вторую амортизационную группу. Рыночная стоимость ноутбука приблизительно равна 60 000 руб. Сумма износа составит от 1 667 до 2 400 руб. в месяц. Получается, что размер выплачиваемой менеджеру компенсации превышает сумму износа в четыре раза. В такой ситуации велика вероятность, что налоговые органы посчитают эти расходы экономически необоснованными. Оптимальной будет компенсация 2 000–2 500 руб. в месяц.

Для обоснованного включения затрат в расходы у организации должны быть документы, подтверждающие, что работнику для выполнения его служебных обязанностей действительно требуется соответствующие оборудование или материалы. Это могут быть должностные инструкции, трудовой договор, допсоглашение к трудовому договору.

ФНС также считает, что для получения компенсации работник должен представить организации документы, которые подтверждают его право собственности на используемое имущество (Письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Пример. При использовании автомобиля нужно представить ПТС. Если в документе указан не сотрудник, а супруг или супруга, для учета компенсации в расходах необходимо представить свидетельство о браке, а сама машина должна быть куплена в браке (Письмо Минфина России от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Возникает вопрос: какие документы могут подтвердить право собственности на компьютер, принтер или мобильный телефон? Минфин и ФНС молчат, скорее всего, потому что такого требования нет ни в Налоговом, ни в Трудовом кодексах.

Минфин в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913 пошел дальше и заявил, что работодатель должен располагать копиями документов, которые доказывают приобретение или аренду оборудования работником, а также расходы, понесенные при использовании оборудования в служебных целях. То есть если платим за телефон, то должны быть документы, свидетельствующие о служебных разговорах, если платим за авто — маршрутные (путевые) листы, чеки АЗС.

  • Резюмируем. Для учета компенсации в расходах кроме соглашения работодатель должен подтвердить:
  • Необходимость использовать личное имущество сотрудника. Например, в должностной инструкции указать, что у работника разъездной характер работы или что он трудится удаленно.
  • Право собственности работника на имущество. Например, копию паспорта транспортного средства или договор аренды ТС.
  • Факт использования техники или транспорта в служебных целях: путевые листы, авансовые отчеты, кассовые чеки, приказы руководителя, акты выполненных работ с расшифровкой вида работы.
  • Размер компенсации — порядок расчета и величину выплат можно указать в соглашении или трудовом договоре.

Как учитывать компенсацию за использование личного имущества тем, кто на УСН, читайте в шпаргалке. Она размещена в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Выплаты за использование личного имущества работника в служебных целях, а также возмещение связанных с этим расходов не облагаются НДФЛ.

Правила такие же, как при учете налога на прибыль:

  • не облагается налогом вся сумма компенсации, указанная в соглашении (ст. 188 ТК РФ, п. 1 ст. 217 НК РФ).

Важно: для расчета НДФЛ нет нормирования даже для личного транспорта (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

Работодатель должен обосновать размер компенсации, потому что чрезмерно большую сумму могут посчитать схемой экономии на зарплатных налогах. Поэтому не платите заведомо большие суммы, которые вы не сможете экономически обосновать.

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях в 6-НДФЛ не отражается (ст. 217 НК РФ, Письмо ФНС России от 11.04.2019 № БС-4-11/6839@).

Страховые взносы

Компенсация за использование личного имущества в служебных целях не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное, медицинское страхование и страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Как и при НДФЛ, размер компенсации не нормируется (ст. 188 ТК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, Письма Минфина России от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам работника.

Этот вид компенсации работодатель должен отразить в форме РСВ в составе выплат, не подлежащих обложению по ст. 422 НК РФ:

  • в строке 040 подраздела 1.1;
  • в строке 040 подраздела 1.2;
  • в строке 030 подраздела 1.3.1;
  • в строке 030 подраздела 1.3.2 Приложения 1;
  • в строке 030 Приложения 1.1;
  • в строке 030 Приложения 2 к разд. 1 расчета (пп. 6.6, 7.5, 8.7, 8.16, 9.6, 10.7 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Также ее нужно указать в персонифицированных сведениях о сотруднике, получающем компенсацию (разд. 3 РСВ). В частности, общую сумму выплат, как облагаемых, так и необлагаемых, следует включить в показатель графы 140 подраздела 3.2.1 (пп. 20.22, 20.23 Порядка заполнения расчета по страховым взносам).

Если в трудовом договоре (соглашении к нему) выплата компенсации и ее размер не определены, на нее придется начислить страховые взносы.


Вопрос налогообложения субсидии УСН является на сегодняшний день актуальным. В некоторых случаях выплаты не признаются частью доходов при упрощённой системе. Наш эксперт Алёна Фомина рассмотрела особенности обложения разных видов субсидий.

Но есть несколько видов субсидий, у которых особый порядок учёта:

  • целевое финансирование (поступления) (подп. 14 п. 1, п. 2 ст. 251 НК РФ);
  • выплаты на содействие самозанятости безработных (п. 1 ст. 346.17 НК РФ);
  • финансовая поддержка малого и среднего бизнеса (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, ст. 17 Закона о развитии малого и среднего предпринимательства);
  • финансовая поддержка по сертификатам на привлечение трудовых ресурсов (п. 1 ст. 346.17 НК РФ, ст. 22.2 Закона о занятости).

Целевое финансирование (поступления)

Не учитывайте в доходах (подп. 14 п. 1, п. 2 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ): целевое финансирование и целевые поступления вам как некоммерческой организации на содержание и ведение уставной деятельности. Для УСН под целевым финансированием и целевыми поступлениями понимаются те же доходы, что и для налога на прибыль (подп. 14 п. 1, п. 2 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ).

Чтобы не учитывать целевое финансирование (поступления) в доходах, нужно (подп. 14 п. 1, п. 2 ст. 251 НК РФ) использовать полученные средства по целевому назначению и вести раздельный учёт доходов и расходов в рамках целевого финансирования (поступлений).

Если вы не вели раздельный учёт, то финансирование (поступления) включайте в доходы на дату его получения (подп. 14 п. 1, п. 2 ст. 251, п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Если средства вы использовали не по целевому назначению, то, на наш взгляд, включать их в доходы нужно на дату, когда произошло нецелевое использование, а не на дату получения. На дату получения нет оснований считать их облагаемым доходом, ведь на тот момент нецелевого использования ещё не было (подп. 2 п. 1 ст. 248, п. 14 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ).

Но если деньги были получены из бюджета и использованы не по назначению, то они не включаются в доход. Они будут взысканы с вас по правилам Бюджетного кодекса (п. 14 ст. 250 НК РФ, п. 3 ст. 306.4 БК РФ).


Выплаты на содействие самозанятости безработных

Такие выплаты нужно включать в доходы постепенно в суммах, равных расходам, на которые вы эти выплаты тратите. Такой постепенный налоговый учёт действует три календарных года, начиная с года получения (п. 1 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.19 НК РФ).

Если к концу третьего года у вас останется неизрасходованная часть денежных выплат, то их придётся признать в доходах, не дожидаясь, когда вы её потратите. Например, если вы получили субсидию 300 000 рублей, по истечении трёх лет расходы за счёт неё составляли 250 000 рублей, то неизрасходованный остаток субсидии в 50 000 рублей станет облагаемым доходом.

Финансовая поддержка малого и среднего бизнеса

Субсидию малому и среднему бизнесу, которая выплачивается в соответствии со ст. 17 Закона о развитии малого и среднего предпринимательства, вы учитываете так же, как и субсидию самозанятым ‒ постепенно, пропорционально расходам, на которые вы её потратили. Особенность в том, что льготный период, когда её можно учитывать постепенно, действует только два календарных года с года получения (п. 1 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.19 НК РФ). Если к концу второго года у вас останется неизрасходованная часть, её придётся признать в доходах, не дожидаясь, когда вы её потратите.

Льготный порядок признания этих денежных выплат в доходах можно применять и в том случае, если в течение года сначала у вас были расходы, а потом вы получили субсидию на их компенсацию (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). В этом случае на дату получения денежных выплат учтите доход в пределах признанных в этом году расходов, на компенсацию которых направлена эта субсидия (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Если у вас по итогам года получился к уплате минимальный налог, то признанные в этом году доходы по денежным выплатам нужно включать в облагаемую базу по минимальному налогу (п. 6 ст. 346.18 НК РФ, Письмо ФНС России от 20.03.2015 № ГД-3-3/1078@).

Ранее мы рассказывали, на какие меры финансовой поддержки могут претендовать представители бизнеса в Москве.

Финансовая поддержка по сертификатам на привлечение трудовых ресурсов

Субсидии на привлечение трудовых ресурсов, которые вы получили в соответствии со ст. 22.2 Закона о занятости, учитывайте в доходах точно так же, как и субсидии самозанятым ‒ постепенно в течение трёх календарных лет в суммах, равных расходам, на которые вы эти выплаты тратите (п. 1 ст. 346.17, п. 1 ст. 346.19 НК РФ).

Если к концу третьего года у вас останется неизрасходованная часть субсидии, то её придётся признать в доходах, не дожидаясь, когда вы её потратите (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). Но если вы нарушите условие на получение этих денежных выплат, то в доходах придётся включать её полностью в том периоде, когда произошло нарушение (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Более подробную информацию и ответы на другие интересующие вопросы можно найти в СПС КонсультантПлюс.

Готовые решения СПС КонсультантПлюс подскажут, как действовать в конкретной ситуации: пошаговые инструкции, образцы документов, ссылки на правовые акты.

Вопрос

Как на УСН учитывать гранты?

Ответ

Если грант соответствует условиям, приведённым в подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ, то учитывайте его так же, как и другие средства целевого финансирования: не включайте поступившие средства в доходы и не учитывайте в расходах затраты, произведённые за счёт гранта (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ, письма Минфина России от 20.01.2021 № 03-01-10/2697, от 28.06.2019 № 03-11-06/2/47815, от 11.07.2017 № 03-11-06/2/43941).

Но такой порядок учёта вы можете применить, только если используете грант по назначению и отдельно учитываете доходы и расходы в рамках целевого финансирования от остальных доходов и расходов (подп. 14 п. 1 ст. 251 НК РФ).

Вопрос

Нужно ли учитывать субсидии, которые предусмотрены для малого и среднего бизнеса из пострадавших отраслей, полученные в связи с распространением коронавирусной инфекции COVID-19?

Ответ

Субсидии, которые предусмотрены для малого и среднего бизнеса из пострадавших отраслей, в доходы на УСН включать не нужно (подп. 60 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ).

Расходы, понесённые за счёт полученных субсидий, также не учитываются при расчёте налога на УСН (п. 1 ст. 252, п. 48.26 ст. 270, ст. 346.16 НК РФ).

Вопрос

Как учесть возврат субсидий при расчёте налога на УСН?

Ответ

Если субсидию вы признали в доходах, а потом вам пришлось её вернуть, например, потому что вы её не использовали, то доход вы можете уменьшить на возвращённую сумму. Ведь в этом случае у вас не возникнет экономической выгоды и получится, что налог вы рассчитали с учётом дохода, которого, по сути, не было (п. 1 ст. 41, п. п. 1, 2 ст. 346.18 НК РФ).

Читайте также: