Неправильно заполнен путевой лист какой штраф
Обновлено: 18.05.2024
Если водите служебный или коммерческий автомобиль, нужно оформлять путевой лист. Диспетчер организации составляет его, чтобы избежать штрафов, учесть расходы и передвижения и сэкономить на налогах. Рассказываем, кто должен оформлять такой документ, какой у него период действия и какой штраф за отсутствие путевого листа.
Штраф за езду без путевого листа
от 500 до 30 тыс. руб.
Статьи 12.3, 12.31.1 КоАП
Проверка и оплата штрафов ГИБДД Скидка 50%
Проверяем информацию о штрафах,
пожалуйста, подождите несколько секунд
Что такое путевой лист
Путевой лист — это документ, который дает сотруднику право управлять служебной машиной. Его составляет диспетчер организации и указывает там имя водителя, время работы, цель поездки, потраченное топливо, данные о предрейсовом техническом и медицинском контроле, путь следования и другое.
До 2013 года была утвержденная форма листа, теперь она свободна — главное указать в нем все необходимое:
Документ помогает организации учитывать время работы и расход топлива, контролировать работу водителя. Если компания работает на общей системе налогообложения или упрощенке с налогом 15%, расходы по листу можно будет вычесть из налогов. Это выплата по закону. Для этого нужно сохранить чеки с АЗС.
Для ГИБДД и других контрольных организаций путевой лист — доказательство того, что водитель и машина не представляют опасности для движения.
Форма путевого листа по приказу Минтранса РФ. Можно использовать ее или другую — главное, указать эти данные. Если данных не будет хватать, могут выписать штраф за отсутствие путевого листа у ИП
Кто обязан оформлять путевые листы
Путевые листы сотрудникам-водителям по закону оформляют компании и ИП, которые:
- перевозят пассажиров и багаж, например, такси;
- перевозят грузы, например, доставляют документы;
- занимаются рейсовыми перевозками на маршрутках, автобусах, трамваях, троллейбусах.
Если сотрудники ездят на служебной машине по собственным делам, путевой лист необязателен. Расходы компании на бензин считаются их личным доходом. На личной машине путевой лист также не нужен.
Период, на который выдают путевой лист
Путевой лист выдают на один день или смену — она может длиться до 24 часов. На больший срок лист выдают только в случае командировки.
Лист нужно оформить до начала рейса, а если за день их несколько — до первого рейса.
Виды нарушений по КоАП РФ
Штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля. Это нарушение, если машина служебная и водитель едет на ней по рабочему заданию, например, для доставки пиццы.
Штраф за отсутствие путевого листа такси. Его получит водитель, если при себе не будет документа.
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП. Для индивидуальных предпринимателей установлены те же штрафы, что и для компаний.
Неправильное оформление. Если в листе нет отметок о медицинском и техническом осмотре, для компании или ИП возможен крупный штраф.
Отсутствие отметки о медосмотре или техосмотре. Это недопустимо, если водитель профессионально занимается перевозками. Если нарушение обнаружит инспектор, будет штраф.
Какой штраф за отсутствие путевого листа
Для водителя. Если водитель на служебной машине выполняет рабочее задание без путевого листа, сотрудник ГИБДД может оштрафовать его на 500 рублей.
Если это первый подобный штраф и водитель в целом редко нарушает ПДД, инспектор имеет право ограничиться предупреждением.
Для должностного лица. Сотрудника, ответственного за выпуск машины на линию, не штрафуют за то, что у водителя нет путевого листа. Однако если листа нет, значит, ответственные сотрудники не провели:
- предрейсовый и послерейсовый медосмотр,
- предрейсовый технический контроль машины.
Штраф за такое нарушение — 5000 рублей.
Для ИП или организации. Компанию или предпринимателя также оштрафуют, если служебная машина неплательщика не прошла технический контроль, а водитель — медосмотр. Но штраф выше — 30 000 рублей.
Штраф за отсутствие путевого листа для ИП
Штраф за путевой лист для ИП — 30 000 рублей. Такой штраф оформят в ГИБДД, если у водителя не окажется путевого листа или в документе не будет допуска к рейсу от медика и дежурного механика. Штраф за отсутствие путевого листа ИП также выпишут, если документ просрочен — больше 24 часов.
Штраф за отсутствие путевого листа у юридического лица
Штраф за отсутствие путевого листа у юридического лица тот же, что и для ИП — 30 000 рублей. Камеры пока не научились распознавать наличие путевого листа, поэтому протокол о нарушении выпишет инспектор на дороге. Даже если водитель ничего не сообщит работодателю, письмо все равно пришлют на юридический адрес компании. Чтобы не ждать письма, лучше проверять штрафы самостоятельно — сделать это можно с помощью сервиса массовой проверки .
Просроченный путевой лист
Срок действия путевого листа — 24 часа, если только это не командировка. Если инспектор остановит авто и обнаружит, что срок документа истек, выпишет штраф за просроченный путевой лист водителю. Вернувшись в отдел, инспектор передаст информацию специальной группе, которая работает с юрлицами — они оформят штраф на ИП или юрлицо. На механика штраф выписывают редко потому, что должность линейного механика, как правило, есть только в крупных компаниях, а там за этим тщательно следят.
Водитель получит штраф 500 рублей, механик 5000 рублей, а руководитель — 30 000 рублей.
Отсутствие подписи механика в путевом листе
Штраф за отсутствие подписи механика в путевом листе — это предупреждение для водителя и руководителя. Если машина не будет проверена перед рейсом, может случится авария и пострадают люди.
Отсутствие медосмотра в путевом листе
Штраф за отсутствие медосмотра в путевом листе поможет предупредить ДТП — у водителя может быть плохо с сердцем, он пьян или просто не выспался. Пока автопилоты не установлены в каждом авто, за управление машиной ответственен только водитель. За его состояние и отвечает предрейсовый медик.
Штраф за неправильное заполнение путевого листа
Форма путевого листа может быть любой, лишь бы в ней была та же информация, что и на утвержденном бланке выше, от Минтранса. Если в документе ее не будет и инспектор окажется особо бдительным — он оформит протокол о нарушении, последует штраф за неправильное заполнение путевого листа.
Как и где оплатить штраф за путевой лист
Такие штрафы лучше платить в первые 20 дней, чтобы получить скидку. Вот сервисы, на которых долг можно проверить и погасить.
Проверка покажет, какой штраф за отсутствие путевого листа
После оплаты квитанция сохраняется в личном кабинете. Если потребуется оспорить платеж, под рукой будет информация о том, какой штраф за езду без путевого листа в РФ
Если хотите регулярно проверять штрафы на юрлицо, подпишитесь на сервис массовой проверки .
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Водитель сдал в бухгалтерию путевые листы.
Возможно ли вносить исправления в путевые листы?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Исправления в путевых листах действующим законодательством допускаются в том числе в части корректировки маршрутов.
Обоснование вывода:
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - УАТ).
Для целей налогообложения путевой лист является основным первичным документом для учета использования ГСМ, который подтверждает расходы перевозчика на приобретение горюче-смазочных материалов (письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161). Кроме того, он в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ). Для путевого листа подобные ограничения не установлены.
При этом в письмах ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264, Минфина России от 23.10.2017 N 03-03-10/69280, от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснено, что законодательством не предусмотрена замена ранее принятого к бухгалтерскому учету первичного учетного документа новым документом в случае обнаружения в нем ошибок.
Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Конкретный порядок исправления ошибок в первичных документах содержится в действующем в настоящее время Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (смотрите информацию Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015), из п.п. 4.2, 4.3 которого следует, что ошибки в первичных документах, составленных на бумажных носителях, исправляются следующим образом (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2009 N 03-07-14/38):
- зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы;
- зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
- исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
Однако такой способ внесения исправлений в первичные учетные документы является не единственно возможным. Так, Минфин России и ФНС России отмечают, что Закон N 402-ФЗ не предусматривает возможности исправления первичных учетных документов посредством их замены новыми документами, однако при этом организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа, исходя из требований, установленных Законом N 402-ФЗ, нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и принимая во внимание особенности документооборота. Так, внесение исправлений в первичный учетный документ может осуществляться путем составления нового экземпляра документа, в котором указывается номер и дата документа, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления (по аналогии с исправлением счетов-фактур) (письмо Минфина России от 22.01.2016 N 07-01-09/2235, письма ФНС России от 23.03.2018 N СД-4-3/5412@, от 05.03.2018 N СД-4-3/4226@, от 12.01.2018 N СД-4-3/264).
В постановлении АС Поволжского округа от 24.05.2017 N Ф06-20469/17 по делу N А72-5811/2016 указано, что налоговое законодательство не содержит запрета на внесение недостающих сведений в первичные документы и исправление первичных документов путем их полной замены на новые документы с теми же реквизитами в соответствии с требованиями законодательства.
Таким образом, внесение исправлений в путевой лист, в том числе в части корректировки маршрута, допускается в соответствии с вышеуказанными правилами.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Энциклопедия решений. Расходы на содержание служебного транспорта (в целях налогообложения прибыли);
- Энциклопедия решений. Исправление первичных документов;
- Оформление исправлений в первичных учетных документах (И. Молчанов, журнал "Практический бухгалтерский учет. Официальные материалы и комментарии (720 часов)", N 1, январь 2018 г.);
- Вопрос: Филиал частного образовательного учреждения оказывает платные услуги по подготовке водителей категории "В". При применении каких систем налогообложения необходимы путевые листы? На кого следует оформлять путевой лист: на инструктора или обучающегося? Существуют ли нормы расхода топлива на учебные автомобили и на курсанта? Считаются ли действительными путевые листы при наличии в них исправлений или фальсифицированной подписи обучающегося? (журнал "ЭЖ Вопрос-Ответ", N 2, февраль 2017 г.).
17 апреля 2020 г.
© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Любой водитель знает, что во время управления автомобилем он должен иметь при себе и, при необходимости, предъявить инспектору ГИБДД для проверки три основных документа: водительское удостоверение, свидетельство о регистрации транспортного средства (техпаспорт), а также действующий полис ОСАГО.
Однако эти правила касаются только частных лиц, для наёмных работников закон устанавливает дополнительные требования. О том, когда, каким образом и для каких целей организация или индивидуальный предприниматель должны составлять такие документы, как путевой лист и заключение о прохождении водителем предрейсового медосмотра, а также о том, чем грозит езда без этих бумаг либо с их неправильным оформлением — далее в обзоре.
Что говорит нам законодательство Штрафы за путевой лист Неправильное оформление Отсутствие медосмотра Размер штрафа за неправильное оформлениеВидео: Как правильно заполнить путевой лист?var index=document.getElementsByClassName('index-post');if (index.length>0)0)>>
Что говорит нам законодательство
Начнём с того, что составление путевого листа и проведение медицинского освидетельствования водителей — это процедуры, имеющие совершенно разные цели, поэтому для каждой из них существует своя законодательная база.
Путевой лист — это первичный документ бухгалтерского учёта, при помощи которого оформляются хозяйственные операции по договору перевозки и нужен для того, чтобы рассчитать:
суммы причитающейся оплаты труда водителя; расход топлива; общие затраты на содержание транспорта; сумму амортизационных отчислений.
Вторая цель путевого листа — это возможность дорожной службы в любой момент удостовериться в том, что перемещение грузов автомобильным транспортом осуществляется легально, с соблюдением установленных требований, оплатой обязательных сборов, налогов и пр.
Важно! Помимо легковых и грузовых автомобилей, путевые листы являются обязательными для городского наземного электротранспорта — для троллейбусов и трамваев.
Соответственно, оформление вышеуказанного документа регулируется двумя законодательными актами — Федеральными законами:
Часть 2 статьи 6 ФЗ № 259, в частности, содержит прямой запрет на выполнение любых перевозок (независимо от того, что является их предметом — грузы, пассажиры или просто багаж) автомобильным и наземным городским электротранспортом без путевого листа на конкретную машину.
Знаете ли вы? Изобретение правил дорожного движения история приписывает легендарному римскому императору Гаю Юлию Цезарю, своим эдиктом установивший, что проезд по определённым улицам может совершаться только в одну сторону. Однако в современном понятии регулирование трафика появилось одновременно с распространением автомобилей и впервые было унифицировано в Париже в 1909 году.
С 1 марта 2019 года перечень реквизитов, которые обязательно должны присутствовать в путевом листе, претерпел существенные изменения. С одной стороны, законодатель значительно увеличил число необходимой информации, с другой — отменил, некоторые формальности, не отвечающие духу времени (например, обязательное наличие на бланке круглой печати, а также личного штампа врача).
Подзаконный акт, регламентирующий вопрос более детально — Приказ Минздрава Российской Федерации, изданный 15.12.14 г., № 835н. За последние пять лет ни один из указанных нормативных документов не претерпел никаких изменений, так что действующие правила большинству хозяйствующих субъектов хорошо известны.
Законодательство предусматривает единственное исключение из общего правила об обязательном предрейсовом медосмотре. Оно касается водителей автомобилей экстренных служб, однако перед началом смены предстать перед медиком они должны тоже. Что же касается послерейсовых медосмотров, то они обязательны лишь для тех работников, которые выполняют перевозку людей либо опасных грузов.
Важно! Должность, занимаемая лицом на конкретном предприятии, не имеет значения для необходимости проведения медосмотра. Иными словами, если машиной управляет не профессиональный водитель, а иной работник (скажем, сам директор фирмы), отметка о прохождении медицинского освидетельствования в путевом листе всё равно должна стоять.
Формально то же правило касается и индивидуальных предпринимателей, хотя в этом случае, если речь идёт о легковом автомобиле, принадлежащем такому лицу на правах собственности, доказать, что водитель следует по рабочим делам, а не выполняет поездку в личных целях, довольно сложно.
Главной целью проведения врачебного обследования работников, управляющих средством повышенной опасности, является устранение причин, которые могут стать результатом аварии и, соответственно, причинить ущерб здоровью, жизни либо имуществу самого водителя, пассажиров или третьих лиц. Все расходы по осуществлению такой процедуры возлагаются на работодателя.
Именно он обязан обеспечить наличие в штате лица, имеющего соответствующее медицинское образование, либо аключённого договора с медицинским учреждением, которое направляет на фирму врача из числа своего персонала. Медицинский осмотр нельзя воспринимать как простую формальность.
Минздрав отмечает, что врач во время проведения процедуры обязан:
внимательно выслушать самого водителя на предмет наличия у него каких-либо жалоб в отношении самочувствия — как соматического, так и психического, а также относительно того, какие медицинские препараты им принимались ситуативно либо курсом по назначению другого врача; провести визуальный осмотр работника (включая обследование кожных покровов, слизистых оболочек ротовой полости и глаз, а также проверку реакции зрачка на внешний раздражитель); изменить такие биологические параметры, как температура тела, пульс, артериальное давление; при помощи алкотестера или другого оборудования обследовать водителя на предмет наличия алкогольного либо наркотического опьянения, влияющих на общее состояние, сознание и скорость реакции.
Знаете ли вы? Перевозка пассажиров дешевле всего оценивается в Китае, а вот самым дорогим и прибыльным этот бизнес является в Великобритании. Высокая стоимость автобусных билетов в Туманном Альбионе объясняется ещё и тем, что цена включает в себя довольно дорогую страховку.
Если по результатам измерения артериального давления выяснится, что его показания выше или ниже общепринятой нормы, врач обязан внимательно изучить данные предыдущего мониторинга соответствующего обследования и, выявив среднее арифметическое этих показателей, принять решение о том, можно ли допускать водителя к работе при текущем состоянии его здоровья.
Что касается оценки степени трезвости пациента, наличие психотропных или наркотических веществ в крови можно достоверно установить только при помощи лабораторных исследований.
Понятно, что проводить подобные анализы всякий раз в процессе предрейсового обследования абсолютно нереально, поэтому врач вправе принимать решение по данному вопросу, исходя из собственного опыта и косвенных симптомов (состояние зрачков, связность речи, адекватность реакции, чёткость движений и пр.), но при наличии малейших сомнений в отношении результатов оценки — отложить допуск водителя к работе до проведения достоверного и надлежащего обследования.
Что же касается алкогольного опьянения, то с целью его выявления проведение проверки алкотестером и фиксация полученных показаний является обязательным требованием. С точки зрения законодателя принципиально важно, чтобы фирма не просто провела медицинское освидетельствование шофёра перед каждым его выходом в рейс, но и правильно оформила результаты такого обследования, иначе ответственность последует та же, как если бы обследование не проводилось.
Заключение о результатах обследования, содержащее вывод медика о допуске водителя к работе или об отказе в таком допуске фиксируется в двух альтернативных источниках:
в путевом листе, который без соответствующей отметки считается оформленным ненадлежащим образом; в журнале, который должно вести каждое предприятие или ИП, эксплуатирующий хотя бы одно транспортное средство, причём форма данного журнала должна соответствовать рекомендациям Министерства здравоохранения.
Помимо медицинских освидетельствований перед каждым рейсом, а для некоторых категорий работников — и после возвращения из него, все водители также должны проходить более полные врачебные осмотры с периодичностью, установленной на каждом предприятии индивидуально. Частота таких проверок, тем не менее, не может быть реже, чем один раз в 24 месяца. Доказательством прохождения такой комплексной проверки является специальное медицинское заключение, наличие которого у каждого водителя необходимо так же, как и ежедневный предрейсовый медосмотр.
Рекомендуем для прочтения:
Порядок проведения предрейсового технического осмотра транспортных средств
Кто и как должен заполнять путевой лист водителя
Максимально разрешённая скорость на дорогах России, штрафы за превышение, исключения из правил
Медосмотр на права
Штрафы за путевой лист
Разобравшись с назначением, а также порядком оформления путевых листов и результатов медицинского осмотра водителей перед рейсом, остаётся выяснить, какая ответственность предусмотрена действующим законодательством за полное отсутствие таких документов либо за составление их неправильно.
Реже, если, нарушение не является умышленным (например, в путевом листе отсутствует тот или иной второстепенный реквизит) либо совершено впервые, виновник может ограничиться даже устным предупреждением. Что касается конкретного размера штрафа, то здесь есть несколько нюансов.
Так, водитель, остановленный во время движения инспектором ГИБДД и не предъявивший сотруднику правоохранительного органа путевой лист, будет наказан по той же статье КоАП РФ, которая предусматривает ответственность за отсутствие водительского удостоверения, регистрационного документа на автомобиль или полиса обязательного страхования гражданской ответственность. Санкция за такое нарушение (ч.2 ст.12.3 КоАП) — предупреждение или штраф в размере 500 рублей.
Немного по-другому обстоят дела, когда к ответственности за невыполнение требований закона об обязательном оформлении путевых листов привлекается юридическое лицо или конкретный его сотрудник (как правило, руководитель, обязанный организовать правильное ведение документооборота). Здесь наказание напрямую зависит от того, идёт ли речь лишь об отсутствии путёвок как таковых, либо же фирма игнорирует и другие установленные законом формальности, предшествующие выпуску водителей в рейс, результаты которых должны отражаться в путевых листах.
Важно! Прямой нормы, устанавливающей ответственность юридических и должностных лиц за невыполнение требований оформления путевых листов, в законе нет.
Однако на практике, при отсутствии более серьёзных нарушений, виновников наказывают согласно ч.1 ст.12.31.1. КоАП — перевозка грузов, пассажиров и багажа с нарушением установленных требований к работникам (профессиональных и квалификационных).
Стоит отметить, что, поскольку фабула указанной нормы всё же не соответствует напрямую допущенному нарушению (не выписанный путевой лист сам по себе не подтверждает, что в рейс выпущен водитель, не обладающий для этого достаточными квалификационными и профессиональными качествами), принятое решение заинтересованное лицо может обжаловать, в том числе, в судебном порядке.
В противном случае штрафы весьма значительны:
для юридического лица — 100 тысяч рублей;для должностного лица персонально — 20 тысяч рублей.
Отметим, что привлечение к административной ответственности водителя не исключает одновременного наложения штрафа также на фирму и её руководителя, поскольку речь идёт о разных правонарушениях и степени ответственности.
Поскольку путевой лист по закону должен соответствовать вполне определённым требованиям, их невыполнение даёт проверяющему органу основания считать, что предъявленный ему документ в действительности путевым листом не является. Иными словами, за неправильное оформление путевого листа возможна та же ответственность, что и за его отсутствие.
Знаете ли вы? Самый длинный маршрут грузоперевозки по России составил 4 600 км. Автомобильная компания взялась доставить мебель клиента из Санкт-Петербурга в алтайское село Огудай, и успешно справилась с поставленной задачей.
Налоговые последствия могут быть весьма значительными — доначисление налога на прибыль с соответствующими штрафными санкциями. В Сети можно встретить утверждения о том, что за неправильно оформленный путевой лист предприятия и должностные лица могут быть подвергнуты административному штрафу в размере от 3 до 30 тысяч рублей. Иногда авторы ссылаются на ч. 3 ст.12.3.1. КоАП, в других случаях конкретной нормы закона в обоснование подобной позиции не приводится.
В действительности упомянутая норма предусматривает ответственность за перевозку без проведения предрейсового контроля технического состояния автомобиля, и напрямую к путевому листу никак не относится. Кроме того, было бы нелогично штрафовать должностное лицо на 100 тысяч рублей за полное отсутствие путевого листа и лишь на 30 тысяч — за его неправильное оформление, а должностных лиц за такие же нарушения — соответственно на 20 и 5 тысяч рублей.
Часть 2 статьи 12.3.1 КоАП РФ предусматривает трёх субъектов правонарушения, касающихся несоблюдения требований об обязательном проведении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителей, осуществляющих перевозки.
Организации, которые предоставляют водителям рабочие автомобили, обязаны заполнять путевые листы. Они необходимы, чтобы верно начислять зарплату водителю, осуществлять контроль за использованием транспорта, вести учет затраченных бюджетных средств.
Также путевой лист — это один из основных документов, подтверждающих затраты организации на топливо. Если в путевом листе нет сведений о маршруте, то у налоговой может возникнуть вопрос об обоснованности затрат на ГСМ.
Кто занимается путевыми листами на предприятии
Так как путевые листы являются важным документом для учета средств в транспортном отделе, доступ к путевым листам есть у кадровика, бухгалтера, начальника транспортного отдела, оператора-таксировщика и других ответственных лиц, которые так или иначе взаимодействуют с транспортным отделом.
Кто заполняет путевой лист в организации
Заполнением путевых листов на предприятии могут заниматься разные люди. В транспортных организациях этим занимаются диспетчеры. В других фирмах данную обязанность возлагают на бухгалтера или менеджера, или оператора-таксировщика. Вообще, заполнять путевые листы может любой сотрудник в фирме, если это прописано в рабочей инструкции.
Для того чтобы назначить сотрудника ответственным за путевые листы, необходимо выпустить приказ. В документе должны содержаться следующие сведения:
- Название организации;
- Сведения о работнике и основная информация о его должности;
- Дата выхода на работу;
- Отсылка к нормативным актам, которыми руководствуется специалист — расписание, должностная инструкция, положение о работе подразделения.
Кто выдает путевые листы водителям в организациях
После того, как диспетчер или другое ответственное лицо вносит данные о водителе, автомобиле, организации и др., путевой лист распечатывают и выдают водителю. В некоторых организациях путевой лист заполняет специальный терминал. Задача водителя ― подойти к терминалу и вписать свой идентификационный номер.
Такие терминалы обычно стоят при входе на работу
Кто может подписывать путевые листы в организации
Всего на путевом листе должно стоять три подписи. В первую очередь, расписывается работник, который его заполняет. Как уже было сказано выше, это может быть любой сотрудник, в чьей должностной инструкции есть такая обязанность.
Второй обязательной подписью на листе является подпись механика. Перед тем, как водитель выходит на линию, он должен обязательно пройти техническую проверку автомобиля. Если транспорт исправен, механик подтверждает готовность к эксплуатации своей подписью в путевом листе.
Третья подпись — подпись медика. Компания может принять на работу штатного врача или заключить договор с медицинским учреждением с лицензией на проведение медицинского осмотра.
Подпись водителя, который пользовался автомобилем, не обязательна
Кто проверяет путевые листы у организации
Проверку путевых листов могут осуществлять многие государственные организации. Работники ФНС с помощью них выявляют ошибки при учете ГСМ и уменьшении налога на прибыль. Трудовая инспекция проверяет соблюдение прав работника предприятия, например, на отдых. Путевые листы также помогают сотрудникам ГИБДД понять, насколько правомерно управление водителя автомобилем. Возможность просматривать путевые листы есть и у налоговых инспекторов при проведении выездных или камеральных проверок.
Если представители других служб запрашивают путевые листы, то организация вправе отказать
Электронный учет путевых листов на предприятии
Организации обязаны не только создавать путевые листы на каждую поездку сотрудника, но и хранить их на протяжении нескольких лет. Также необходимо вести учет всех выданных бланков. Для этого используют специальный журнал формы №8.
Давайте посмотрим, как работают с путевыми листами организации без специальных программ. Водитель приходит на работу и идет к диспетчеру, тот вручную вносит данные в путевой лист, параллельно заполняя журнал учета. Дальше водитель идет к механику и медику, оба ставят свои подписи. Только после этого можно начинать смену. В течение дня водитель вносит данные о поездках в путевой лист, а в конце смены записывает показания с одометра. Дальше путевой лист снова попадает к диспетчеру. Он сверяет показатели, вносит данные о поездках и передает путевой лист бухгалтеру, который переносит сведения в программу бухгалтерского учета.
Цепочка довольно длинная и неудобная. В итоге диспетчерам приходится работать сразу с несколькими программами, водители долго не могут приступить к работе, а организации страдают из-за низкой эффективности рабочих процессов.
Программа для путевых листов: что умеет и как работает
Чтобы упростить процесс работы с путевыми листами, организации закупают специальные программы. И хотя это экономит время, многие процессы остаются не автоматизированными. Например, диспетчер обрабатывает информацию по маршруту, а механик составляет график водителей. Если водитель поменяется, механик переделывает график в программе и заново отправляет диспетчеру. Путевой лист тем временем заполняется в другой программе. В спешке вводятся данные другого водителя и автомобиля, обновляется и печатается новый путевой лист. Диспетчер проверяет информацию, и, если находит ошибку, механик повторяет все заново.
Готовый распечатанный бланк
Чтобы получить готовый лист, водитель:
- Проходит медкомиссию с отметкой: печатью или электронной цифровой подписью.
- Называет механику ФИО или предъявляет допуск с печатью о медосмотре в бумажной форме.
- Ждет несколько секунд, пока механик отправит путевой лист в печать нажатием одной клавиши. Документ автоматически формируется программой.
- Получает путевой лист и приступает к выполнению заявки.
- Система одна для всех сотрудников. Поэтому диспетчер сразу видит график работ, который сформировал механик.
Вся информация, которая возникает в процессе работы автопарка, записывается в базу данных. Можно также восстановить:
- маршрут по карте: плановый и по факту;
- начало и конец маршрута;
- количество заказов;
- запланированное и фактическое время работы;
- переписку с диспетчером;
- какие кнопки нажимал водитель, а какие — диспетчер;
- телефонные разговоры;
- пробег автомобиля.
Можно настроить интеграцию с программами:
ГЛОНАСС или GPS — взаимодействие со спутниковыми системами дает возможность видеть отклонения от маршрута и оперативно реагировать на них.
Журнал учета путевых листов в электронном виде
Чтобы отслеживать движение путевых листов, существует журнал учета. Раньше его можно было заполнять только по форме №8, но с января 2013 года правила стали мягче. Теперь компании вправе разработать собственную форму журнала учета, при условии, что в ней будут отражены следующие данные: номер путевого листа, дата выдачи, ФИО водителя, табельный номер, гаражный номер автомобиля, подпись диспетчера, бухгалтера. Также не запрещается вести журнал в электронном виде, но только если его можно будет в любой момент распечатать.
Регламент оформления путевых листов на предприятии
Хотя форма заполнения путевого листа стала более вольной, в ней есть обязательные сведения, без которых путевой лист будет считаться недействительным.
Данные, которые необходимы в путевом листе в 2021 году
Порядок выдачи путевого листа в организации
В каждой фирме определен свой порядок выдачи путевого листа, в зависимости от внутренних норм работы. В основном, все начинается с заполнения документа диспетчером, после проставляются отметки медика и механика, дальше водитель выходит на смену, а в конце дня снимает показатели с одометра, ДУТа, вносит в путевой лист и ставит свою подпись. Вновь ставятся подписи механика и медика, затем путевой лист сдается диспетчеру.
Нужна ли печать (штамп) организации на путевом листе в 2021
Печать или штамп организации не является обязательным элементом в путевом листе. Достаточно основных реквизитов организации. Также нет никаких распоряжений, которые бы обязывали медика или механика ставить свою печать на путевом листе.
Срок хранения путевых листов в организации
Минимальный срок хранения путевых листов установлен приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и составляет 5 лет. Срок может быть увеличен, если в течение этого времени не происходила проверка ГИТ. Обратите внимание, что документы на хранение в архиве уходят только со следующего календарного года. Представьте, что вы создали два путевых листа: один 1 января 2020 года, второй — 31 декабря 2020 года, оба документа уйдут на хранение 1 января 2021.
Если в организации путевой лист ― это единственный документ, который подтверждает опасные условия труда, то срок хранения возрастает от 50 до 75 лет.
Сколько хранятся путевые листы в организации и как происходит процедура их уничтожения
Как уже было сказано, путевые листы должны хранится не меньше пяти лет, но только если состоялась проверка ГИТ или ревизия. Так как законы довольно неоднозначны, мы советуем хранить документы не менее 7 лет, и только после этого назначать процедуру уничтожения документов. Чтобы уничтожить старые путевые листы, необходимо собрать комиссию и оформить акт. Уничтожить путевые листы можно двумя способами: сжигать или разрезать шредером на мелкие кусочки.
Штраф без путевого листа на организацию
Изменения в путевых листах с 2021 году
С 1 января 2021 года в силу вступил приказ Минтранса № 368, в результате чего добавилось несколько обязательных для заполнения пунктов:
- Сведения о перевозке ― необходимо указать, что перевозится: груз, пассажиры и багаж, дети.
- Сведения о транспортном средстве ― теперь необходимо указывать марку автомобиля.
- Порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле.
- Возможность вести журнал в электронном виде.
Электронный путевой лист — проект Минтранса
Электронные путевые листы: как это работает
Сейчас участники пилотного проекта заполняют путевые листы в печатном и электронном виде, если к 2024 году проект покажет высокие результаты, начнется переход на электронные путевые листы в других регионах.
По правилам водителям служебных машин организация должна выдавать путевой лист. За отсутствие данного документа водителю и организации выписывают штраф за езду без путевого листа. Далее мы расскажем, кому необходимо оформлять данный документ, для чего нужен путевой лист, а также когда и на какую сумму могут оштрафовать за его отсутствие.
Что такое путевой лист
Путевой лист – это документ, дающий право на управление служебным автомобилем. Как правило, их составляет диспетчер организации, которой принадлежит авто. Управление транспортным средством без путевого листа – нарушение законодательства.
При этом очень важно, чтобы документ был правильно оформлен. До 2013 года существовала единая форма путевого листа. Теперь же оформлять документ можно в свободной форме, главное, чтобы в нем содержались следующие сведения:
- номер;
- информация об организации, которой принадлежит авто (наименование, ИНН, адрес, контактные данные);
- срок действия путевого листа;
- данные автомобиля (госномер, модель, марка, тип, дата и время технического контроля и выпуска на линию и возвращения, цифра на спидометре при выезде и заезде);
- вид перевозки;
- информация о водителе (Ф.И.О., данные медицинского осмотра).
Стоит отметить, что получить штраф можно не только за езду без путевого листа на служебном автомобиле, но и за неправильно оформленный документ.
Для контролирующих организаций данный документ свидетельствуют о том, что авто и водитель являются безопасными для движения. Путевой лист для ИП и других организаций, которые работают на общей или упрощенной системе налогообложения дает возможность вычесть из налогов расходы по листу.
По закону хранить путевой лист в организации необходимо в течение 5 лет. Если документ будет отсутствовать в архиве, проверяющий также может оштрафовать компанию.
Кому необходим
В соответствии с пунктом 2 статьи 6 закона №259-ФЗ от 8 ноября 2007 путевой лист необходим в следующих случаях:
- на легковой служебный автомобиль, осуществляющий пассажирские перевозки (например, для такси);
- на легковое авто, которое перевозит багаж;
- на грузовые служебные машины (в том числе на те, которые доставляют документы);
- на автомобили, которые осуществляют рейсовые перевозки (маршрутки, автобусы, троллейбусы, трамваи).
Стоит отметить, что путевка на частный грузовой и легковой автомобиль не требуется. Также она не нужна, если служебное легковое или грузовое авто используется в личных целях. При этом все расходы ложатся на плечи водителя.
Выдает путевые листы водителям ИП и компании. Сам водитель не должен оформлять никакие документы.
На сколько выписывается путевой лист
Срок действия путевого листа для такси и других авто составляет не более 24 часов. Путевка оформляется, как правило, на смену. На дольше оформляются только командировочное путевые листы. Оформить документ нужно до начала рейса.
Когда могут выписать штраф за путевой лист
Отсутствие путевого листа у водителя грозит штрафом за административное нарушение. Также получить штраф можно в следующих случаях:
- за неправильно оформленный путевой лист (отсутствие каких-либо сведений);
- за то, что затраты на ГМС не подтверждаются путевками;
- за отсутствие предрейсового медосмотра водителя и выпуск на линию (в том числе и за то, что дата осмотра, подпись и штамп медработника, осуществляющего медосмотр, не указаны в путевом листе);
- за отсутствие информации о техническом осмотре авто (не указана дата последнего осмотра и/или нет подписи лица, контролирующего состояние автомобиля).
Проверить путевой лист может не только ГИБДД, но так же Трудовая инспекция и ФНС. Инспекция труда проверяет соблюдение режима труда и отдыха водителей. Налоговая же проверяет правильность учета затрат при расчете налога на прибыль. В целом, каждая из перечисленных организаций может оштрафовать за отсутствие путевки, но за движение без путевого листа непосредственно во время поездки можно получить штраф только от ГИБДД.
Обратите внимание, что в КоАП РФ указано обязательное наличие путевки для должностных, юридических лиц и ИП. Самозанятые не упоминаются в законодательстве. Но ГИБДД может требовать путевой лист и у самозанятых.
Какой штраф за езду без путевого листа
Ответственность за отсутствие путевого листа несет только водитель. Индивидуальные предприниматели, должностные и юридические лица несут ответственность за неправильно оформленный документ. Все дело в том, что отсутствие путевки свидетельствует о том, что медицинский осмотр водителя и технический осмотр автомобиля не были проведены соответствующим образом.
Стоит отметить, что отдельного штрафа водителю за просроченный путевой лист нет, данное нарушение будет расцениваться как отсутствие путевки.
В соответствии с КоАП РФ за нарушения, связанные с путевым листом, грозят штрафы:
| Вид нарушения | Размер штрафа для водителя | Размер штрафа для должностных лиц | Размер штрафа для организаций и ИП | Статья КоАП |
|---|---|---|---|---|
| За отсутствие путевого листа легкового и грузового автомобилей | Письменное предупреждение или 500 рублей | - | - | Ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ |
| За отсутствие технического осмотра авто | - | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| За отсутствие отметки о медицинском осмотре | - | 5 000 рублей | 30 000 рублей | П. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ |
| Штраф за отсутствие медосмотра у водителя | - | 2 000 - 3 000 рублей | 30 000 - 50 000 рублей | Ст. 11.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о прохождении медосмотра (например, если водитель за рулем находился в нетрезвом виде) | - | 20 000 рублей | 50 000 рублей | Ст. 12.32 КоАП РФ |
| За несоответствие действительности отметки о техническом осмотре автомобиля | - | 5 000-8 000 рублей | 50 000 рублей | П. 2 ст. 12.31 КоАП РФ |
Штрафы за отсутствие путевого листа грузового автомобиля такие же, как и для легковых машин.
Если во время проверки налоговой ФНС выявила отсутствие путевки или неправильное оформление документа, ИП и организации грозит штраф в размере 20% до начисленной суммы налога на прибыль (в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ). Таким образом, компании придется заплатить штраф в размере: (заработная плата водителя + расход ГСМ + амортизация транспортного средства) х 0,04.
Как и где оплатить штраф за путевой лист
Узнать о наличии штрафов за путевку и оплатить его можно следующим образом:
Оплатить штраф за отсутствие путевого листа в 2022 году можно с 50% скидкой. Для этого необходимо произвести оплату в первые 20 дней с момента получения постановления.
Читайте также: