Направление корреспонденции в налоговую

Обновлено: 14.05.2024

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Бесплатная загрузка
Онлайн просмотр
Проверено экспертом

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
к декларациям в ФНС, ФСС;
к договору на подпись контрагентам;
к коммерческому предложению;
к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

должность получателя и его ФИО;
наименование компании или ведомства;
адрес компании или ведомства.

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

название документа нужно писать полное;
отмечают количество экземпляров документа;
отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

Вообще-то сумма, конечно, маленькая, зато проблема по-настоящему большая. Как выяснилось, законодатели кое-что действительно в НК РФ не учли.

Без меня меня женили

История такова. Налоговым органам потребовалось провести налоговую проверку ООО "Стройград". Для проведения проверки они затребовали у ИП, имевшего дела с этим обществом, договоры, контракты, соглашения, книгу учета доходов и расходов, хозяйственных операций индивидуального предпринимателя, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера и платежные поручения.

Инспекцией в соответствии с п. 2 ст. 93.1 НК РФ в адрес ИП было выставлено требование от 15.02.2018 о представлении в течение пяти рабочих дней со дня получения требования перечисленных выше документов по взаимоотношениям с ООО "Стройград". Требование отправилось к ИП заказным письмом.

Однако ИП ничего налоговикам не ответил и документы не представил.

Налоговики составили акт об обнаружении нарушения. Копия акта вместе с сопроводительным письмом и извещением о дате рассмотрения материалов проверки была направлена в адрес ИП по почте заказной корреспонденцией.

В извещении было указано на назначение инспекцией процедуры рассмотрения материалов проверки по акту на 31.05.2018.

ИП ничего не возразил и на рассмотрение не явился.

По результатам рассмотрения акта и материалов проверки инспекцией было принято решение о привлечении ИП к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 129.1 НК РФ, в виде штрафа в размере 5 000 руб.

Копия решения была направлена в адрес ИП по почте заказной корреспонденцией.

На основании решения налоговиками было выставлено требование от 05.07.2018 об уплате в срок до 25.07.2018 суммы штрафа.

Так как ИП ничего не заплатил, впоследствии было вынесено решение от 31.07.2018 о взыскании суммы штрафа за счет денежных средств налогоплательщика на счетах в банке. Сумма взыскана.

И налоговые органы почему-то ничего не насторожило. Как правило, если ИП не отвечает на письма и не является на вызовы, то и счета его девственно чисты - взыскать абсолютно нечего! А вот средства нашлись. Такое впечатление, что ИП просто ничего и не подозревал!

Так оно и было! ИП с изумлением узнал о штрафе, только когда 06.08.2018 увидел его списание в личном кабинете онлайн-банка. В тот же день, обратившись в налоговую инспекцию, ИП получил копию требования и на следующий день - 07.08.2018 - представил все истребуемые документы налоговикам.

Однако 5 000 рублей никто возвращать не собирался. Обиженный предприниматель обратился к уполномоченному по защите прав предпринимателей, а тот отправился в арбитражный суд.

"Мартышкин труд"

Увы, но большую часть своей энергии суд первой инстанции направил не на узловой характер проблемы, а на доказательство фактов, с которыми ИП и не думал спорить!

Так, он никак не возражал против того, что налоговая инспекция имеет полное право истребовать документы или информацию о налогоплательщике или о конкретных сделках (ст. 93.1 НК РФ). В том случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговиков возникает обоснованная необходимость получения документов или информации относительно конкретной сделки, они вправе истребовать эти документы или информацию у участников этой сделки или у иных лиц, располагающих документами или информацией об этой сделке.

Поручение об их истребовании направляется в налоговую инспекцию по месту учета лица, у которого они должны быть истребованы. Все верно!

ИП также совершенно не возражал, что требование, отправленное ему налоговиками, содержит необходимые и достаточные данные, позволяющие идентифицировать, какие именно документы запрашиваются ими.

Просто ИП пытался объяснить суду, что никаких требований, актов и решений из налоговой инспекции он в глаза не видел, поэтому даже не подозревал обо всем происходящем. За что же его наказывать, если он ни в чем не виноват?

ИП настаивал, что налоговики на основании п. 1 ст. 93 НК РФ должны были предпринять меры по вручению требования ИП лично под расписку.

Но вот как это выглядело с точки зрения судей.

Рассмотрев положения п. 4 ст. 93.1 НК РФ и п. 1 ст. 93 НК РФ, судьи решили, что налоговики обязаны вручить налогоплательщику требование о представлении документов лично под расписку только в том случае, если они проводят проверку непосредственно на его территории. В остальных ситуациях закон этого не требует: можно воспользоваться порядком, прописанным в п. 4 ст. 31 НК РФ.

Документы могут быть переданы налоговиками лицу, которому они адресованы:

непосредственно под расписку;
по почте заказным письмом;
в электронной форме по ТКС через оператора электронного документооборота;
в электронной форме через личный кабинет налогоплательщика.

Налоговики вправе выбрать любой из перечисленных способов.

Факт направления требования о представлении документов в адрес ИП заказным письмом подтвержден:

списком почтовых отправлений налоговой инспекции;
реестром почтовых отправлений со штампом органа почтовой связи;
почтовой квитанцией от 28.02.2018.

Почтовому отправлению был присвоен индивидуальный почтовый идентификатор (ИПИ) N 36900018611166.

Требование было направлено по адресу ИП, указанному им в ЕГРИП.

При этом в п. 4 ст. 31 НК РФ установлена презумпция, согласно которой в случаях направления документа налоговиками по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня его отправки.

Согласно отчету на сайте ФГУП "Почта России" об отслеживании отправления с ИПИ N 36900018611166 заказное письмо было вручено адресату 01.03.2018.

В случае направления требования о представлении документов по почте заказным письмом по надлежащему адресу налогоплательщика действующее законодательство не возлагает на налоговиков обязанности удостовериться в том, было ли фактически получено заказное почтовое отправление или почтальон не смог его вручить по каким-либо причинам.

ИП должен самостоятельно обеспечить получение почтовой корреспонденции по месту своего проживания. Он сам несет риск последствий надлежащей организации получения почтовой корреспонденции. При этом неполучение ИП лично заказного письма с ИПИ N 36900018611166 не свидетельствует о факте недоставки почтового отправления, поступившего на его имя.

В соответствии со ст. 20 ГК РФ местом жительства признается место, где гражданин постоянно или преимущественно проживает. Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий.

ИП сам подтверждает, что проживает по месту жительства, ранее указанному им в ЕГРИП. Это подтверждается и штампом в паспорте.

В соответствии со ст. 23 ГК РФ к предпринимательской деятельности ИП по общему правилу соответственно применяются правила, которые регулируют деятельность юридических лиц, являющихся коммерческими организациями.

Так что неполучение ИП корреспонденции по месту его регистрации и жительства является его собственным риском, все неблагоприятные последствия которого несет он сам.

Копии всех документов о ходе проверки - акта, извещения о дате рассмотрения ее материалов, оспариваемого решения - были направлены ИП заказной почтой по надлежащему адресу. Они были возвращены органом почтовой связи с отметками об истечении срока хранения, что согласуется со сведениями отчетов на сайте ФГУП "Почта России" об отслеживании соответствующих почтовых отправлений.

Так что оспариваемым решением права и законные интересы ИП не нарушены - штраф был назначен и взыскан верно.

Жизнь виртуальная и жизнь реальная

Как же так: никаких документов не получал, но везде виноват и наказан!

И все-таки кое-что у суда первой инстанции не срослось, что, к счастью для ИП, обнаружила апелляция.

А если быть более точным, то апелляция выяснила, что в материалах дела отсутствует уведомление N 36900018611166, подтверждающее вручение ИП требования от 15.02.2018. Вместо этого приложена копия распечатки с сайта Почты России от 11.10.2018, согласно которой почтовое отправление с ИПИ N 36900018611166 получено адресатом 01.03.2018.

Распечатка с сайта апелляцию, в отличие от суда первой инстанции, ни в чем не убедила. А тут еще ИП (очевидно, при помощи уполномоченного) достал на почте служебную записку исполняющего обязанности начальника обособленного структурного подразделения "Черкесский почтамт" УФПС КЧР филиала ФГУП "Почта России". Там было сказано, что почтальоном ОПС "Черкесск" при сдаче отчета о результате доставки корреспонденции за 01.03.2018 ошибочно отмечена в накладной операция "вручение".

А на основании вышеуказанной накладной оператор доставочного участка проставила в системе ЕАС ОПС операцию "вручение".

По данному факту проводится служебное расследование, по итогам которого к виновным будут применены меры дисциплинарного воздействия.

Действительно, НК РФ не содержит императивного указания о способе извещения лица, привлекаемого к налоговой ответственности, и не предусматривает вручение извещения или требования ему лично.

Вместе с тем независимо от способа извещения на момент вынесения решения о привлечении к налоговой ответственности у налоговиков должны быть доказательства, достоверно свидетельствующие о том, что привлекаемое к ответственности лицо заблаговременно было извещено о времени и месте совершения соответствующего процессуального действия.

У налоговиков отсутствовало доказательство вручения требования индивидуальному предпринимателю, а информацию на сайте Почты России за таковое принять нельзя. Тем более что, по мнению автора, она не соответствует действительности.

Узловой узел

И вот здесь между налоговиками и судьями выявилось коренное противоречие.

Может быть, налоговики даже и не сомневались, что ИП действительно ничего не получал.

Однако они прямо заявили, что почтовое отправление не доставлено по вине почты, потому налоговая инспекция не должна нести за это ответственность. (Мы документы отправили, а остальное - это проблемы самого налогоплательщика.)

Суд же решил, что если ИП действительно ничего из налоговой инспекции не получал, то он не может нести никакого наказания в принципе.

В соответствии со ст. ст. 65, 198 и 200 АПК РФ обязанность доказывания обстоятельств, послуживших основанием для принятия госорганами оспариваемых актов или решений, возлагается на соответствующий орган или должностное лицо.

В данном случае налоговые органы не доказали законность обжалуемого решения и не представили в материалы дела уведомление о вручении ИП спорного требования, тогда как ИП в материалы дела представлено доказательство невручения требования инспекции. Так что незаконно начисленный штраф нужно вернуть.

Документы для документа

Увы, на этом приключения ИП не закончились. Кассации не понравилась служебная записка.

Суд решил, что доказательства, подтверждающие полномочия лица, подписавшего ее, отсутствуют. Тем самым его компетентность не установлена.

Согласно служебной записке к почтальону "будут применены меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения", что также не подтверждено документами о привлечении к дисциплинарной ответственности. Ответственность операторов почтовой связи установлена в ст. 34 Федерального закона от 17.07.1999 N 176-ФЗ "О почтовой связи".

Суд апелляционной инстанции в нарушение ст. 71 АПК РФ не проверил достоверность содержащихся в указанной служебной записке сведений. Таким образом, у кассации есть все основания считать, что особая юридическая значимость служебной записки от 29.01.2019 установлена апелляционным судом не на основе полного и всестороннего исследования обстоятельств дела.

В общем кассация предположила, что из-за чужого штрафа в 5 000 рублей на почте решили заняться служебным подлогом.

Нет, все правильно

Апелляция копнула глубже, и выяснились вещи еще более поразительные.

Во исполнение указаний кассации апелляция запросила у Почты России сведения об оказании услуги почтовой связи по направлению заказных писем налоговой инспекции ИП с ИПИ N 36900019055614, N 36900023454468, N 36900018611166. (Иначе говоря, это все документы по рассмотрению "персонального дела" ИП и само требование о представлении пресловутых документов по запросу инспекции.)

Если не вручено адресату, то по каким причинам? Возвращен ли конверт отправителю? Если есть виновные почтовые работники, то какие меры к ним приняты? Представить копию приказа о назначении лица, подписавшего служебную записку на должность и. о. начальника ОПС "Черкесский почтамт".

С почтамта ответили так.

ИПИ N 36900019055614 в базе ОАСУ РПО вообще не значится.

ИПИ N 36900023454468 в связи с неудачной попыткой вручения адресату было возвращено отправителю.

ИПИ N 36900018611166 было утеряно почтальоном! Информация на сайт о его вручении получателю была ошибочно внесена оператором доставочного участка.

Приказ о назначении лица, подписавшего ранее служебную записку, на должность начальника обособленного структурного подразделения "Черкесский почтамт" УФПС КЧР филиала ФГУП "Почта России", прилагается.

В общем, все верно, и апелляция лишь подтвердила свое предыдущее решение. Повторное обращение налоговиков в кассацию снова ничего им не принесло.

Во всем оказалась виновата почта, но ни налоговым органам, ни налогоплательщикам от этого не легче.

В п. 4 ст. 31 НК РФ действительно черным по белому написано, что в случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма.

И ничего не сказано о том, что делать, если заказное письмо не было доставлено по назначению. Даже по объективным причинам!

Понятно, что законодатели рассматривали только ситуацию, когда налогоплательщик упорно уклоняется от получения указанных документов. В общем выхода ему не оставили. А вот то, что могут пострадать и совершенно невиновные, как-то упустили из виду.

С другой стороны, а как налоговики-то могут проконтролировать факт доставки заказного письма? Здесь они тоже полностью зависят от работы почты, а как она иногда работает, можно посмотреть в рассмотренном деле. Так что сейчас явно более предпочтительными вариантами выглядят или доставка документов лично в руки быстроногим нарочным, или через личный кабинет налогоплательщика. (Уж постоянно проверять свой личный кабинет на предмет наличия важной информации ИП точно никто не может помешать.)

Читайте также: