Налоговые регистры по заработной плате

Обновлено: 07.07.2024

nalogovye_registry_po_ndfl_obrazec_zapolneniya.jpg

Похожие публикации

Работодатели, выплачивающие зарплату персоналу, являются налоговыми агентами по НДФЛ, и поэтому обязаны вести регистры учета данных, на которых строится расчет налога (ст. 230 НК РФ). Законодатель не устанавливает типовую форму налоговых регистров, предприятия самостоятельно разрабатывают и закрепляют в учетной политике наиболее приемлемую для себя форму в соответствии с общими рекомендациями по наличию обязательных реквизитов. О том, как оформляются этот документ, пойдет речь в публикации.

Налоговые регистры по НДФЛ: что это?

Предназначение регистра – облегчение контроля произведенных выплат персоналу (с разбивкой по их видам) в целях налогообложения (отслеживания правильности начислений и удержаний НДФЛ, предоставления вычетов и учета их величины), и составления налоговой отчетности – справок 2-НДФЛ, представляемых в ИФНС по завершении каждого года, и ежеквартальных обобщающих форм 6-НДФЛ.

Формируется такой регистр в отдельности по каждому сотруднику. Все начисления по выплатам и предоставление вычетов фиксируются помесячно. Наличие необлагаемых выплат не обязывает работодателя указывать их в регистре, но если они имеют ограничения по суммам, превышение которых подлежит налогообложению, то лучше их обозначать.

Периодичность составления регистра компания определяет самостоятельно. Проще и удобнее делать это ежемесячно после выплаты зарплаты: риск неправильного отражения данных существенно снижается, да и имеющаяся в регистре информация всегда будет актуальной.

Реквизиты, которые должны содержать налоговые регистры по НДФЛ

Статьей 230 НК РФ определены данные, которые следует указать в регистре. Это сведения:

Об идентификации компании-плательщика или ИП:

для организации – ИНН/КПП, код ИФНС, название предприятия;

для ИП – ФИО, дата рождения, данные паспорта, ИНН, адрес места жительства или регистрации, статус.

Суммы выплаченных доходов и даты их выплат.

Статус налогоплательщика. От него зависит размер ставки налога. Налоговые регистры по НДФЛ 2019г. отдельно отражают его удержание по действующим ставкам. В большинстве случаев ставка налога для резидентов составляет 13%, для нерезидентов – 13% или 30% в зависимости от статуса нахождения в стране и видов получаемых доходов.

Даты исчисления, удержания, перечисления НДФЛ. По налоговому законодательству датой фактического получения зарплаты для исчисления НДФЛ считается последний день месяца, за который она начислена, при увольнении - последний рабочий день, при оплате отпуска или листа нетрудоспособности – дата выплаты (ст. 223 НК РФ). Удерживается налог при выплате дохода. Перечислить налог с большинства выплат необходимо не позже следующего дня после выплаты физлицу, а по отпускным и больничным НДФЛ перечисляется до конца месяца, в котором они были выплачены (ст. 226 НК РФ).

Реквизиты соответствующего платежного документа на перечисление НДФЛ.

Налоговые регистры по НДФЛ: образец заполнения

Налоговый регистр заполним таким образом:

В 1-м разделе, информация о компании-работодателе;

Во 2-м – данные сотрудника, получающего доход;

3-й раздел – расчет базы и налога. В нем указывают ставку налога (13%), основания для предоставления вычетов (по стандартным, как правило, это заявление, по имущественным – справка ИФНС с соответствующими сведениями).

По строке, указывающей размер налоговой базы по ставке НДФЛ 13%, данные отражаются за месяц и по нарастающей с начала года, а сумма базы рассчитывается как разность между начислением и вычетом. Так, база по НДФЛ:

за январь составляет 44600 руб. (46000 – 1400);

за февраль – 89200 руб. (44600 + (46000 – 1400));

за март - 133800 руб. (89200 + (46000 – 1400)).

Доходов, не облагаемых НДФЛ, Ребров в 2019 году не получал, поэтому эти строки не заполняются. Сумма начисленного и удержанного налога идентичны. Дата перечисления НДФЛ – следующий день после выплаты зарплаты работнику. В апреле такая дата выпадает на субботу, поэтому НДФЛ перечислен в понедельник 08.04.2019г.

НК РФ обязывает налоговых агентов вести учет доходов, которые они выплачивают физлицам, учет налоговых вычетов, а также оплаченных НДФЛ. Все это необходимо отражать в налоговых регистрах. Что это за документ и как его составить, изложим в нашей статье.

В законодательстве не установлены форма налогового регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем сведений. Налогоплательщику необходимо разработать его самостоятельно.

Главное — при разработке регистра руководствоваться правилом НК РФ (п. 1 ст. 230 НК РФ) об обязательном отражении в этом документе следующей информации:

  • об идентификации налогоплательщика;
  • о статусе налогоплательщика (резидент (нерезидент);
  • виде выплачиваемых доходов и их код;
  • виде налоговых вычетов и их код;
  • сумме дохода и дата выплаты;
  • датах удержания и перечисления налога.

Напоминаем, что определение физлица в качестве резидента зависит от пребывания его на территории РФ. Если человек находился в России 183 календарных дня и более в течение 12 следующих месяцев подряд, то он является резидентом (п. 2 ст. 207 НК РФ). Также военные РФ, служащие за границей и сотрудники муниципальных и госорганов, находящиеся в командировке за рубежом, являются налоговыми резидентами вне зависимости от срока пребывания.

Любая организация обязуется вести регистр по НДФЛ по каждому физлицу, которому выплачивается доход в виде денежных сумм, полученных в том числе по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Данные в регистре отражаются отдельно по каждому сотруднику по месяцам и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226). При этом доходы и вычеты отражаются отдельно (по кодам и датам).

Минфин РФ также разъясняет (письмо от 18.04.2014 № 03-04-06/17867), что в качестве даты получения дохода необходимо указывать последние числа месяца, за который налогоплательщикам начислен доход.

Если в регистре все же будет указана дата выплаты дохода, это не будет являться грубым нарушением правил учета доходов.

В более раннем письме от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 Минфин РФ указал, что в случае перечисления зарплаты на банковские карты сотрудников датой выплаты дохода необходимо признавать день перечисления денежных средств.

Дополнительно: НК РФ не устанавливает обязательности ведения регистра на бумажном носителе. Поэтому организации могут разработать его и в электронном виде.

Учитывая, что сведения из налогового регистра по НДФЛ прежде всего используются для заполнения отчетности по форме 6-НДФЛ, оптимальным решением будет разработка регистра на основании ее формы.

При формировании налогового регистра по НДФЛ, в зависимости от формы 6-НДФЛ, в нем необходимо отразить следующие сведения:

  • о налоговом агенте (наименование, ИНН (КПП), ОКТМО организации);
  • налогоплательщике (Ф.И.О. физлица, ИНН (при наличии), дату рождения, гражданство, вид, код, серию и номер документа, удостоверяющего личность, статус на начало года (резидент (нерезидент);
  • доходах (вид и код дохода, его сумма до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ, его сумма за минусом вычетов);
  • предоставленных вычетах (вид и код вычета, его сумма, реквизиты уведомления, подтверждающего право на вычет, код налогового органа, который его выдал);
  • об НДФЛ (исчисленный, удержанный, перечисленный, излишне удержанный, возвращенный налоговым агентом, неудержанный).

Если же вы вели регистр, сформированный по структуре 2-НДФЛ, вы смело можете его использовать, составляя 6-НДФЛ, при необходимости доработав его в соответствии с требованиями статьи 230 НК РФ.

Также можно рассмотреть возможность разработки налоговых регистров по НДФЛ на основе формы карточки 1-НДФЛ, которая утратила силу. Обращаем внимание, что при использовании указанной формы необходимо привести ее в соответствие с НК РФ и в обязательном порядке отразить сведения из п. 1 ст. 230 НК РФ, которые рассматривались выше.

Перед разработкой регистра по НДФЛ каждой компании нужно точно понять, для чего его вести и где использовать. Прежде всего регистр по НДФЛ – это определенная форма учета доходов работников и оплаченных НДФЛ. Указанные регистры необходимо предоставлять ИФНС при проведении проверок по требованию.

Помимо этого, налоговый регистр нужен и для самого налогового агента. Так, посредством ведения регистра можно, например, своевременно выявить излишне удержанные деньги из зарплаты налогоплательщика. Также регистр позволит контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов.

На основе сведений, содержащихся в регистре, необходимо составлять отчетность по форме 6-НДФЛ.

Официально утвержденный бланк регистра налогового учета по НДФЛ отсутствует.
Организация разрабатывает форму регистра самостоятельно.

Для понимания приведем образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ.

Отчетность по форме 6-НДФЛ, составленную на основе данных из регистра по НДФЛ, организации должны сдавать ежеквартально.

НК РФ не содержит обязанности для налогового агента сдавать ежеквартально непосредственно налоговый регистр. При этом если организация не представит такой регистр по требованию ИФНС, то ей грозит штраф, предусмотренный п. 1 ст. 126 НК РФ.

Также ФНС РФ разъясняет (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690), что в случае выявления в ходе проверок отсутствия должного учета перечисленных НДФЛ в разрезе каждого сотрудника, организацию необходимо привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов или расходов (ст. 120 НК РФ).

Если было выявлено, что из-за отсутствия регистра НДФЛ занижена налоговая база по этому налогу, то организацию могут оштрафовать на сумму в размере 20 процентов от суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату НДФЛ установлена ответственность в виде штрафа в размере от 20 до 40 процентов суммы недоимки.

Приведем негативный пример отсутствия должного учета доходов работников в регистрах НДФЛ (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 08.06.2020 № Ф09-2243/20).

В ходе разбирательства судами было установлено, что организация выплачивала зарплаты и премии 11 сотрудникам без отражения соответствующей информации в налоговых регистрах по НДФЛ. В ИФНС в рамках предоставления отчетности обществом были представлены документы, содержащие недостоверные сведения в отношении начисленного дохода и уплаченного НДФЛ.

Суды, учитывая положения НК РФ, обоснованно отказали в удовлетворении требований общества.

Читайте также: