Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях 2020 налогообложение

Обновлено: 14.05.2024

Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.

Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.

В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.

Рассмотрим эти три способа.

Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды с экипажем, то управлять таким транспортным средством может лишь сам арендодатель. Очень часто такой вид договоров заключают либо с руководителем компании, который использует свой личный автомобиль в служебных поездках, либо с сотрудниками, у которых разъездной характер работы, и которые вынуждены передвигаться на собственном автотранспорте.

При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.

Казалось бы, все понятно, но контролирующие органы, ссылаясь на гражданское законодательство, трактуют данный договор как смешанный вид договора аренды без экипажа и договора оказания услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля, обосновывая это положениями п. 2 ст. 635 ГК РФ. В данном случае их логика понятна, меняется порядок начисления страховых взносов с данных выплат. А именно: с арендой платы страховые взносы не начисляются, а вот с услуг по управлению и технической эксплуатации автомобиля начисляются страховые взносы. Причем обратите внимание, что есть риск доначисления налоговиками сумм страховых взносов с общей суммы договора, если в договоре указана общая цена за аренду. Поэтому в целях минимизации рисков очень часто компаниям советуют заключить в этом случае два разных договора — договор аренды без экипажа и договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации автотранспортного средства.

Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)

Если с сотрудником заключается договор аренды транспортного средства без экипажа, то в этом случае управлять автомобилем может как сам владелец машины, так и любой сотрудник организации.

При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.

С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.

При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.

Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.

Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.

При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена плата за аренду транспорта у сотрудника.

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 69 — начислены страховые взносы за услуги по управлению и технической эксплуатации автотранспорта.

Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.

При заключении любого из вышеперечисленных видов договора учет расходов на оплату арендных платежей и расходов на содержание автотранспорта в компании—арендаторе одинаков:

Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)

Еще одним вариантом оформления использования личного транспорта является заключение дополнительного соглашения к трудовому договору о компенсации при использовании личного автотранспорта в служебных целях. В этом случае, как и при аренде с экипажем, автомобилем сможет пользоваться только собственник данного автомобиля.

Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.

Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.

Обратите внимание, что компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном размере, который был согласован между работодателем и сотрудником, на основании положений п.3 ст. 217, абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.

Учет расходов в целях налогообложения для компании

Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.

Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.

Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.

Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:

Дебет 20, 26, 44 . Кредит 73 — начислена компенсация за использование автомобиля сотрудника.

Путевой лист

если на арендованных автомобилях перевозятся пассажиры или грузы, то использование путевого листа обязательно.
если перевозка грузов или пассажиров не осуществляется, то, как указало в своем письме УФНС по г. Москве от 09.07.2019 г. № 16-15/116577@ путевой лист является лишь одним из первичных документов, подтверждающих произведенные расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.

Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.

АКЦИЯ ПРОДЛЕНА

Необходимость использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях может возникнуть при его приеме на работу либо уже в процессе его трудовой деятельности. В этом случае работодатель обязан возместить сотруднику расходы, связанные с эксплуатацией авто, и выплатить компенсацию за его износ. Кроме того, факт использования личного авто сотрудника должен быть документально оформлен: от этого зависит не только правомерность выплаты соответствующих компенсаций, но и порядок их налогообложения.

Требования трудового законодательства.

В силу ст. 188 ТК РФ работодатель обязан выплатить компенсацию сотруднику за использование в служебных целях (износ) его личного имущества – например, транспортного средства (автомобиля). Еще работодатель обязан возместить расходы, связанные с использованием этого имущества.

Выплата обозначенной компенсации исходя из содержания названной нормы возможна при соблюдении следующих условий:

– сотрудник использует транспортное средство в интересах работодателя;

– работодатель знает об этом или согласен на это;

– размер компенсации установлен соглашением сторон трудового договора, заключенным в письменной форме.

Подчеркнем: соглашение об использовании личного транспорта работника в интересах работодателя может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и позднее – посредством внесения дополнений в него. При этом эксплуатация транспорта работника должна быть обусловлена его должностной инструкцией (например, если использование личного автомобиля связано с постоянными служебными разъездами и нахождением вдали от населенных пунктов).

Обратите внимание

В отсутствие письменного соглашения об использовании личного транспорта между работодателем и работником последний едва ли может претендовать на выплату компенсации. Обращение работника в суд в такой ситуации, скорее всего, не принесет ему желаемого результата. Доказательством являются, например, апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 05.04.2018 № 33‑7704/2018, Пермского краевого суда от 16.08.2017 № 33‑8949/2017.

Что является основанием для выплаты компенсации?

Размер компенсации и возмещения расходов за использование личного транспорта в служебных целях не определен на законодательном уровне.

Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль в служебных целях, является приказ руководителя, где отражены размеры такой компенсации и порядок (сроки) ее выплаты. А трудовой договор или дополнительное соглашение к нему, в котором должен быть определен конкретный перечень компенсируемых сотруднику расходов, являются основанием для издания такого приказа.

Кроме этого, стороны могут заключить соглашение о том, что работнику помимо компенсации за использование личного автомобиля работодатель, к примеру, будет возмещать следующие расходы, возникшие при эксплуатации авто:

– на приобретение горюче-смазочных материалов (согласно нормам расхода топлива на основании представленных в определенный срок после окончания расчетного месяца путевых листов);

– на техническое обслуживание и текущий ремонт (с учетом фактического времени эксплуатации автомобиля и пробега для служебных целей).

Безусловно, расходы, понесенные сотрудником в связи с эксплуатацией автомобиля, необходимо документально подтвердить. Например, авансовыми отчетами с приложением кассовых чеков, квитанций на приобретение топлива, расходных и комплектующих материалов, актами выполненных работ (с расшифровкой их конкретных видов) по техобслуживанию, ремонту и пр. На значимость таких документов указано в письмах Минфина России от 12.09.2018 № 03‑04‑06/65168, № 03‑04‑06/65170, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@.

Со своей стороны, добавим, что вышеназванные документы нужны работодателю не только для правомерной выплаты компенсации, но и для целей налогообложения этих расходов, поскольку п. 1 ст. 252 НК РФ еще никто не отменил.

Обязан ли работодатель выплачивать компенсацию, если сотрудник

управляет автомобилем на основании доверенности?

Казалось бы, в ст. 188 ТК РФ говорится исключительно о личном имуществе работника. А это обстоятельство как раз и указывает на то, что такое имущество должно принадлежать работнику на праве собственности. Кстати, Минтруд в своих разъяснениях неоднократно отмечал, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, получающему доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом указанного лица (см., например, письма от 13.11.2015 № 17‑3/В-542, от 26.02.2014 № 17‑3/В-92). Такой же позиции придерживаются чиновники Минфина и ФНС.

Указанный подход подтверждается и правоприменительной практикой. Причем суды содержание ст. 188 ТК РФ зачастую истолковывают еще шире. К примеру, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2014 по делу № А56-74147/2013 арбитры отметили: из буквального содержания названной статьи следует, что личным имуществом работника, используемым им в интересах и с ведома работодателя, является имущество, принадлежащее работнику на любом законном основании. Переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Остается добавить, что Определением ВС РФ от 16.04.2015 № 307‑КГ15-2718 данное постановление оставлено без изменений. Вывод о том, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании, сделан также в определениях ВС РФ от 03.08.2015 № 309‑КГ15-8423 и от 30.07.2015 № 306‑КГ15-5578.

Таким образом, ситуация, связанная с обязанностью работодателя выплатить компенсацию за использование в служебных целях автомобиля (и возместить соответствующие расходы), которым сотрудник управляет на основании доверенности, в настоящее время является спорной из‑за отсутствия четкого законодательного регулирования. Работодатель должен оценить все риски при принятии решения о выплате компенсаций.

Как признать затраты на выплату компенсаций при УСНО?

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения при УСНО налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на расходы, связанные с выплатой компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.

– с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно – 1 200 руб.;

– с объемом свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб.

И, конечно, эти расходы принимаются при их соответствии критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть должны быть обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Для учета данных затрат в расходах при УСНО компенсация должна быть фактически выплачена работнику (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Хотя в ст. 188 ТК РФ четко поименовано два вида выплат – компенсация за использование и износ (амортизация) личного транспорта работника в служебных целях и сумма возмещения расходов, связанных с его эксплуатацией в рамках трудовой деятельности, а в Постановлении № 92 установлен норматив лишь для первой из них – компенсации, чиновники Минфина в Письме № 03‑11‑11/1198 настаивают, что в размерах указанной компенсации учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей, в том числе на их ремонт. Поэтому названные затраты, возмещаемые работодателем сотрудникам, не могут быть повторно включены в состав налогооблагаемых расходов [2] .

При том что в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ говорится исключительно о возможности признать в расходах суммы компенсации за использование (износ) личного транспорта в служебных целях (причем в пределах норматива) и ничего не сказано о праве признать расходом суммы возмещений затрат, возникающих в связи с эксплуатацией такого транспорта, полагаем, учет последних в налоговой базе по УСНО влечет за собой налоговые риски.

Обратите внимание

В части возможности признания расходом компенсации за использование личного транспорта работника, которым он управляет на основании доверенности, Минфин дает противоречивые разъяснения. Так, в Письме от 03.05.2012 № 03‑03‑06/2/49 говорится, что из‑за отсутствия права собственности на автомобиль работодатель не вправе учесть компенсацию за его использование в составе расходов. Более лояльный подход изложен в Письме от 27.12.2010 № 03‑03‑06/1/812 – подобная компенсация в обозначенной ситуации может быть включена в налоговую базу, но в пределах норм, предусмотренных Постановлением № 92.

Полагаем, что данное обстоятельство налогоплательщики могут использовать в своих интересах. Если уж чиновники не знают, как правильно поступить в подобной ситуации, то что говорить об обычных налогоплательщиках? Ведь все сомнения, противоречия и неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

[1] Добавим: аналогичное мнение на этот счет высказано Минфином в Письме от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629.

[2] Аналогичные разъяснения по данному вопросу Минфином адресованы и плательщикам налога на прибыль (см. письма от 23.03.2018 № 03‑03‑06/1/18366, от 26.12.2018 № 03‑03‑06/1/94971, от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789).

Читайте также: