Как предоставлять документы в налоговую подписанные эцп

Обновлено: 04.07.2024

12 октября 2021

Сертификаты, которые выдал Контур, будут работать до конца срока своего действия

Сертификаты электронной подписи, выданные вам при подключении к Экстерну, будут работать до конца срока своего действия, в том числе в 2022 году.

Менять действующую подпись Контура на электронную подпись ФНС к 1 января 2022 года необязательно. Получить подпись ФНС вы сможете, когда срок действия электронной подписи Контура закончится.

Согласно разъяснениям Минцифры, до конца срока своего действия будут работать сертификаты электронной подписи, выпущенные удостоверяющими центрами, которые аккредитованы по новым правилам 63-ФЗ. УЦ СКБ Контур и УЦ Сертум-Про получили такую аккредитацию, информация об этом опубликована на сайте Минцифры.

Что изменится

С 1 июля 2021 года

ФНС начала бесплатно выпускать сертификаты юрлиц и ИП. Это некопируемый сертификат на руководителя организации. При этом территориальные налоговые органы в пилотном режиме выдают сертификаты в большинстве регионов страны уже с конца апреля.

Узнайте, как получить сертификат для руководителя в УЦ ФНС, в пошаговой инструкции.

С 1 января 2022 года

С 1 января 2022 года вы можете выбрать один из вариантов, как работать:

Продолжать работать в Экстерне с электронной подписью, которую вы получили в Контуре, до конца срока ее действия.
Получить новую электронную подпись согласно изменениям 63-ФЗ.

Руководители юридических лиц и ИП смогут сделать это в удостоверяющем центре ФНС России (далее — УЦ ФНС) или доверенных удостоверяющих центрах. Банки — в удостоверяющем центре Центробанка, госструктуры — в удостоверяющем центре казначейства.

Как настроить сертификат УЦ ФНС

Если вы планируете работать в Экстерне с сертификатом УЦ ФНС, вам потребуется дополнительно приобрести:

Носитель, чтобы записать на него сертификат и ключи электронной подписи.

Если у вас есть Рутокен Лайт, выданный ранее при подключении к Экстерну, то сертификат УЦ ФНС можно записать на него. Общий размер Рутокен Лайт — 64 Кб, на него можно записать до 15 контейнеров с сертификатами.
Подойдут носители: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta ГОСТ, JaCarta-2 ГОСТ и другие, которые соответствуют требованиям ФСБ или ФСТЭК. Сертификат соответствия ФСТЭК России для ключевого носителя, который необходим для получения сертификата в УЦ ФНС, можно запросить в вашем сервисном центре.
Обратите внимание, в некоторых регионах в инспекциях просят пустой токен. В таком случае скопируйте все контейнеры с сертификатами и ключами на любой другой носитель или компьютер, чтобы в дальнейшем вы смогли расшифровать свою отчетность или включить в Экстерне режим хранения расшифрованных документов.
Если токена нет, его нужно приобрести, обратившись в ваш сервисный центр.

Лицензия СКЗИ КриптоПро CSP.
Лицензия нужна на каждое рабочее место, с которого в вашей организации будут работать с сертификатом УЦ ФНС. В Контуре можно купить лицензию КриптоПро на 12 месяцев или бессрочную.

Как использовать сертификат физлица и сертификат УЦ ФНС для входа в Экстерн

Если вы будете заходить в Экстерн с помощью сертификата физлица, вам нужно заранее указать телефон или логин и пароль для входа. Первый раз вы зайдете по ним, а дальше сможете входить по сертификату как обычно.

Как выбрать сертификат для подписи

Ниже расскажем, как подписывать отчетность в контролирующие органы сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС, или сертификатом физлица.

Отчетность в ФНС, Росстат

Чтобы отчитываться в ФНС и Росстат, вам нужно будет выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в реквизитах плательщика как сертификат для подписи (инструкция).

Отчетность в ПФР

Чтобы отправлять отчетность в ПФР, вам, как и раньше, нужно будет сначала передать в ПФР регистрационные данные с информацией о сертификате (инструкция). При этом вы сможете выбрать в списке сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица.

При отправке отчета СЗВ-ТД, а также документов ЗПЭД и УПУП сертификат нужно выбрать перед отправкой — в выборе сертификатов появятся сертификаты физлица и сертификаты УЦ ФНС.

Если вы сдаете в ПФР только отчеты СЗВ-ТД, регистрационную информацию можно не отправлять.

Отчетность в ФСС

При отправке отчетности вы сможете выбрать сертификат руководителя, выданный УЦ ФНС, или сертификат физлица в списке.

Если сотрудник будет отправлять документы с сертификатом физлица, ему необходимо, как и прежде, сначала зарегистрироваться на портале ФСС и передать в ФСС бумажную доверенность старого образца (инструкция).

Многопользовательский режим работы в Экстерне

Раньше, чтобы добавить пользователя в Экстерн, требовалось купить рабочее место и сертификат. В июле появилась возможность добавлять в Экстерн пользователей, не выпуская на них сертификат в процессе покупки, если у них уже будет сертификат физлица. Дело в том, что теперь при переходе в разные организации у сотрудника может оставаться на руках один и тот же сертификат физлица.

Как добавить в Экстерн нового пользователя (с сертификатом или без):

Сотрудник с правами администратора в Экстерне заполняет приглашение, где указывает e-mail нового пользователя, и высылает его.
Новый пользователь может принять приглашение, сразу же войти в Экстерн и при желании привязать свой сертификат для входа. И затем сможет входить либо по сертификату, либо по логину-паролю.

Таким образом, дополнительные пользователи смогут входить в Экстерн удобным способом: с сертификатом, по логину-паролю или указав код из СМС.

Электронные доверенности

С 1 января 2022 года сотрудники организаций, у которых закончится действие их сертификата сотрудника, будут получать сертификаты физлиц. В таком сертификате не указывается организация, только Ф.И.О. сотрудника. Чтобы представлять организацию и подписывать от ее имени документы, сотруднику нужна будет электронная доверенность. Мы готовим решение, которое позволит использовать ее в сервисах Контура. Первой системой, с которой можно будет взаимодействовать по электронной доверенности, будет ФНС.

Электронные доверенности для отчетности в ФНС

Электронная доверенность подтверждает, что физлицо имеет полномочия сдавать за организацию какие-либо документы в ФНС. Она должна быть подписана действующим сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС или аккредитованным удостоверяющим центром, например УЦ Контура.

Электронная доверенность заменит текущую бумажную доверенность с подписью руководителя.

Формат электронной доверенности представителя налогоплательщика для отправки документов в ФНС прописан в проекте приказа. Однако вся новая схема работы — с переходом на сертификаты физлиц и электронные доверенности — станет обязательной с 1 января или позднее — точная дата пока официально не утверждена. При этом, если у вас на руках в 2022 году будет действующий сертификат Контура, вы сможете продолжить использовать его до конца срока действия.

Затем будут варианты:

Руководитель сможет выдать права на отправку отчетности в конкретную ИФНС, а не во все сразу, но по умолчанию Экстерн будет считать, что доверенность действует во всех ИФНС.

Здесь может быть две ситуации.

Если от ФНС пришел отказ, вы сможете посмотреть причину отказа и переоформить доверенность.

Как отозвать электронную доверенность

Электронную доверенность нужно отозвать, например, если физлицо уже не работает в обслуживающей бухгалтерии и не должно иметь полномочий подписывать документы за организацию.

Отзыв электронной доверенности — формализованный документ, который надо подписать сертификатом руководителя, выданным УЦ ФНС. Формат отзыва доверенности пока не утвержден.

Наши рекомендации

Смотрите вебинар о последних изменениях

Подробно обо всех изменениях и нюансах работы с новыми сертификатами мы рассказали на вебинаре 24 июня. Смотрите запись по ссылке.

Кто будет выдавать ЭП после 1 июля 2021

Выдавать электронные подписи будут:

1. Точки выдачи УЦ ФНС

Кто это такие?

Точки выдачи УЦ ФНС - это территориальные отделения налоговых инспекций. Но не во всех регионах функции УЦ будет выполнять каждое отделение ФНС без исключений. Поэтому выдача электронных подписей будет осуществляться по экстерриториальному принципу.

То есть, если ваша инспекция, где вы состоите на учете, выдавать подписи не будет - вы можете обратиться в любой удобный вам УЦ ФНС. Перечень УЦ ФНС ищите на региональном сайте налоговой службы.

Кому будут выдавать электронные подписи УЦ ФНС?

— Организациям. Получить подпись сможет только лицо, которое вправе действовать от имени организации без доверенности, то есть ее руководитель.

— ИП и нотариусам, которые должны обратиться за получением ЭП лично.

Выдачей электронных подписей физическим лицам, включая сотрудников организаций УЦ ФНС заниматься не будут.

2. Аккредитованные удостоверяющие центры (АУЦ)
Кто это такие?

АУЦ - это коммерческие УЦ, которые смогли пройти аккредитацию по новым правилам в полном объеме.

На текущий момент в России насчитывается несколько сотен коммерческих УЦ. Пройти аккредитацию смогут далеко не все. Отсев будет серьезный, так как требования к УЦ значительно ужесточены. В частности, согласно п. 3 ст. 16 закона от 06.04.20211 № 63-ФЗ (новая редакция) размер собственного капитала центра должен составлять не меньше 1 млрд. рублей.

Кому будут выдавать электронные подписи АУЦ?

С 1 июля 2021 и до конца года установлен переходный период.

АУЦ будут выдавать ЭП: организациям, ИП и физическим лицам.

Далее с 1 января 2022 года АУЦ смогут выдавать электронные подписи только физическим лицам: обычным гражданам и сотрудникам организаций (тем, кто уполномочен выполнять какие-либо действия по доверенности).

3. Доверенные лица УЦ ФНС

Доверенные лица УЦ ФНС - это АУЦ, которые пройдут еще более жесткое горнило проверки и будут определены ФНС РФ в установленном Правительством РФ порядке. Такие АУЦ получат право быть дополнительной точкой выдачи ЭП от имени налоговой службы.

Кому будут выдавать электронные подписи Доверенные лица УЦ ФНС?

Организациям, ИП и физическим лицам как АУЦ.

На сегодняшний день единственным УЦ, который в рамках пилотного проекта выступает доверенным лицом ФНС, является УЦ РОСЭЛТОРГ. Услуга по получению СКПЭП доступна до 31 декабря 2021 года.

О сроках действия ЭП

Все электронные подписи, которыми на текущий момент подписывают документы организации (ИП), можно будет использовать до истечения срока их действия или до 31.12.2021 включительно (в зависимости от того, какая дата наступит раньше).

На какой срок будут выдавать новые подписи организациям (ИП) УЦ ФНС?

Бесплатная ЭП вовсе не бесплатная

Чтобы получить электронную подпись в ФНС, нужно прийти со своим носителем. Приобретать носитель нужно самостоятельно. Обычная флешка для этой цели не подойдет! ФНС РФ исключила возможность записи квалифицированного сертификата на обычный флеш-накопитель.

Купить защищённые USB-носители можно на сайте Такском. Компания предлагает несколько вариантов на выбор:

— Рутокен Lite. USB-носитель для записи и хранения электронных подписей. Стоимость – 1100 руб.;
— Рутокен ЭЦП 2.0. Специальный USB-носитель электронной подписи для работы в системе ЕГАИС ФСРАР. Стоимость – 1700 руб.;
— JaCarta SE 2.0. Специальный USB-носитель электронной подписи для работы в системе ЕГАИС ФСРАР Стоимость – 1500 руб.

Так что совсем бесплатно получить электронную подпись не выйдет.

Почему новые ЭП сотрудников будут другими

Те подписи сотрудников, которые в ходу сейчас, содержат информацию не только о самом физлице, но и о его принадлежности к конкретной организации.

Новые подписи такой информации содержать не будут. Это будет просто подпись физического лица. А полномочия сотрудника будет подтверждать электронная доверенность в машиночитаемом виде (МЧД).

То есть, если гражданин будет заверять электронный документ для личных целей - он подпишет его новой ЭП физического лица. Если гражданин будет действовать, как сотрудник организации (ИП), то к документу, подписанному этой же ЭП физического лица, должна быть приложена электронная доверенность в машиночитаемом виде.

На текущий момент требований к формату МЧД, содержанию в ней обязательных реквизитов, порядка ее направления, отзыва и хранения, еще нет. Но они должны быть утверждены в ближайшее время. У ФНС РФ свои требования к МЧД, но они не связаны с нормативными актами, устанавливаемыми Правительством РФ по МЧД.

Как получить ЭП в ФНС: пошаговая инструкция

Шаг 1. Купите ключевой носитель для ЭП.

Шаг 2. Подготовьте документы:

— заявление на выдачу ЭП;

Утвержденной формы заявления нет, но в п. 17 приказа ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@ подробно перечислено, какие сведения должны в нем содержаться.

— страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);

— сертификат соответствия на носитель.

Шаг 3. Запишитесь на прием в УЦ ФНС. Это важно! Налоговая служба не будет принимать заявителей без предварительной записи.

Шаг 4. В назначенное время подойдите на прием и представьте документы. Сотрудники УЦ ФНС проведут идентификацию личности и запишут на предъявленный носитель ключи электронной подписи и сертификат к ним.

Можно упростить процедуру получения подписи, если подать заявление в электронной форме через Личный кабинет налогоплательщика. После заполнения электронной формы заявителю будет предложено выбрать удобное время для визита в УЦ ФНС, чтобы подтвердить личность и получить на руки ЭП.

Важно: руководители организаций, которые решили подать заявление электронным способом, должны это сделать через Личный кабинет налогоплательщика - физического лица.

Шаг 5. Загрузите необходимое программное обеспечение (КриптоПро CSP и другое нужное ПО) и установите сертификат ЭП на свое рабочее место.

Вот и все, новая подпись готова к работе!

Кто и как может получить ЭЦП в налоговой? Как использовать данную подпись для электронной подачи?

Руководители юридических лиц и индивидуальные предприниматели с 1 июля 2021 могут получить бесплатную квалифицированную электронную подпись в налоговой инспекции. Также такую подпись выдадут иным лицам, действующим без доверенности от юридического лица, например, ликвидаторам и председателям ликвидационной комиссии.

Если у вас есть уже оформленная ЭЦП, действие которой еще не закончилось, то вы можете продолжать её использовать. Но в то же время компания может оформить и новую подпись в ФНС, которая будет действовать наряду со старой КЭП. В данный момент налоговая выдаёт подписи сроком действия на 15 месяцев.

Как получить ЭЦП в налоговой

1. Необходимо записаться на приём в УЦ ФНС.

На практике оказалось, что возможно посещение инспекции и без предварительной записи (но лучше уточнять данный момент в конкретной налоговой).

Список налоговых инспекций, которые выдают электронную подпись можно посмотреть на региональном сайте налоговой. Например, в Москве подписи выдаёт только 46 налоговая и Управление ФНС, в Санкт-Петербурге выдачей ЭЦП в данный момент занимается только 15 налоговая.

2. Далее нужно заполнить заявление на выдачу ЭЦП.

ФИО заявителя физического лица, обратившегося за получением КЭП;
наименование заявителя юридического лица;
реквизиты документа, удостоверяющего личность заявителя;
ИНН заявителя физического лица;
ОРГН и ИНН юридического лица;
ОГРНИП для индивидуальных предпринимателей;
СНИЛС заявителя
адрес электронной почты заявителя (при наличии).

Также подать данное заявление можно предварительно в личном кабинете на сайте налоговой. После заполнения электронной формы заявителю там же можно будет выбрать удобное время для визита в инспекцию, чтобы подтвердить там свою личность и получить готовую ЭЦП.

В большинстве инспекций заявление за вас составит сам сотрудник налоговой при личном посещении, вам нужно будет только расписаться. То есть в принципе данный шаг можно пропустить и перейти сразу к следующему пункту.

3. Посетите налоговую инспекцию, чтобы пройти идентификацию личности и получить сертификат ЭЦП.

С собой нужно взять паспорт, СНИЛС, ИНН (не обязательно сам документ, главное знать номер) Также налоговая может запросить решение о назначении лица, действующего от имени организации без доверенности.

С собой необходимо обязательно принести специальную флешку (токен), на которую можно записать подпись и документацию на данный ключевой носитель информации (сертификат соответствия).

Если руководитель организации иностранный гражданин, то порядок получения никак не изменится. Единственное паспорт необходимо предъявить в виде нотариально заверенного перевода. Предоставлять СНИЛС и ИНН для директора-иностранца обязательно, поэтому в случае их отсутствия нужно будет сначала встать на учёт и получить соответствующие регистрационные номера.

4. Получите ЭЦП в ФНС.

Сотрудники ФНС проведут идентификацию личности и запишут на предъявленный токен вашу новую подпись.

В регламенте указано, что проверка всех сведений из заявления занимает 5 календарных дней, но на практике подпись выдаётся обычно в один день с первым посещением. То есть весь процесс получения подписи в налоговой может занять всего 15-20 минут.

Однако всё зависит от конкретной налоговой и распоряжений их руководства, поэтому нужно быть готовым к тому, что возможно налоговую потребуется посетить повторно для получения готовой ЭЦП.

При первичном получении КЭП идентификация личности руководителя организации (индивидуального предпринимателя) осуществляется только при его личном присутствии в месте получения. Т.е. один раз налоговую придётся посетить руководителю обязательно. Но в дальнейшем при получении новой подписи можно будет идентифицировать личность с использованием действующей КЭП, которую выдавал налоговая.

Электронная подпись, выданная налоговыми органами, будет оформляется на индивидуального предпринимателя или на организацию. В подписи на организацию будет указана ФИО и должность руководителя организации.

Данную ЭЦП можно использовать при отправке в налоговую инспекцию документов онлайн для внесения изменений и ликвидации.

Онлайн подача с помощью ЭЦП, которую выдают в налоговой бесплатно, возможна для следующих видов заявлений:

Внесение изменений в ООО и ИП — формы Р13014 и Р24001 (кроме смены директора и его паспортных данных).
Ликвидация ООО и ИП — формы Р15016 и Р26001.

Электронная отправка документов в налоговую имеет следующие преимущества:

С 1 июля 2021 года изменили правила оформления электронной подписи (ЭП). Раньше ее выдавали удостоверяющие центры и взимали плату за услугу — за универсальную электронную подпись предприниматели платили от 4000 ₽. Теперь ЭП можно бесплатно получить в налоговой инспекции. Рассказываем, куда нужно обратиться и какие документы подготовить.

Что изменилось в правилах оформления ЭП

Порядок аккредитации удостоверяющих центров (УЦ). До 1 июля 2021 года электронную подпись можно было получить только в аккредитованном УЦ. Пройти аккредитацию могли компании с уставным капиталом в 7 миллионов рублей и получившие одобрение Министерства цифрового развития. Процедура была несложной, поэтому в России работало более 400 УЦ.

С 1 июля 2021 года власти ужесточили требования к аккредитации: уставной капитал компании должен составлять 1 миллиард рублей, у нее должна быть безупречная деловая репутация. Кроме этого, удостоверяющему центру до конца 2021 года нужно пройти двухэтапную проверку Правительственной комиссии.

На сайте Министерства цифрового развития опубликован список УЦ, которые прошли аккредитацию по новым правилам. В опубликованный перечень входит ФНС.

Место оформления. До 1 июля 2021 года в аккредитованном удостоверяющем центре можно было получить электронную подпись на любого сотрудника.

После 1 января 2022 года место оформления ЭП, будет зависеть от того, кто ее получает.

Сотрудники, которые могут подписывать документы от лица компании, например, генеральный директор и главный бухгалтер смогут получить электронную подпись в операционном зале ИФНС. Кроме этого, они могут получить подпись в офисе доверенного лица ФНС — это организация, которая работает от имени налоговой.

Сотрудники, которые подписывают документы по доверенности, например, логист или снабженец должны обращаться в коммерческий УЦ.

Руководители бюджетных организаций — в УЦ Федерального казначейства.

Кредитные организации и операторы платежных систем — в УЦ Центробанка.

Важно: бесплатно получить электронную подпись в операционном зале ИФНС могут только сотрудники, действующие от имени компании без доверенности, например, генеральный директор и главный бухгалтер. Если ЭП нужна сотруднику, который подписывает корпоративные документы по доверенности, ее получают в коммерческом УЦ. Услуга платная.

Стоимость услуги. До 1 июля электронную подпись можно было получить только за деньги. В среднем универсальная ЭП стоила 4000 ₽. В стоимость входила оплата услуг УЦ и USB-токен — цифровое устройство с защитой, на которое записывают электронную подпись.

После 1 июля порядок оформления через коммерческие УЦ остался платным. Если оформляете электронную подпись у доверенного лица ФНС, тоже придется заплатить. Например, за оформление базовой ЭП в УЦ Сбербанк придется заплатить от 2500 ₽, за универсальную — от 6600 ₽.

В налоговой электронную подпись можно получить бесплатно. Однако с собой нужно принести USB-токен, чтобы налоговики записали на него ключ электронной подписи. Какой нужен токен и где его купить, расскажем ниже.

Срок действия. До 1 июля ключ ЭП действовал 12 месяцев. Этот же срок действителен для электронной подписи, полученной после 1 января 2022 года. В течение переходного периода — с 1 июля по 31 декабря 2021 года — срок действия ЭП зависит от УЦ, который ее выдал.

Если УЦ пройдет аккредитацию до конца 2021 года, то электронная подпись действует 12 месяцев. Например, удостоверяющий центр выдал ЭП 31 мая 2021 года, и 1 сентября 2021 года он прошел аккредитацию по новым правилам. Электронная подпись действительна до 31 мая 2022 года. Новую ЭП руководитель может бесплатно получить в ФНС, рядовой сотрудник — в прежнем удостоверяющем центре.

Если УЦ не пройдет аккредитацию до конца 2021 года, то электронная подпись действует до 31 декабря 2021 года. Например, удостоверяющий центр выдал ЭП 31 мая 2021 года, но аккредитацию не прошел. Электронная подпись действительна до 31 декабря 2021 года.

Как получить ключ ЭП в налоговой

Авторизоваться на сайте ФНС. Чтобы получить электронную подпись, нужно подать онлайн-заявление на сайте ФНС. Услуга доступна только для авторизованных пользователей. Авторизоваться можно двумя способами.

Авторизоваться через логин и пароль — их нужно получить в налоговой. Необходимо взять с собой паспорт.

Авторизоваться через Госуслуги.

Записаться на получение ЭП. Записаться на получение электронной подписи нужно через личный кабинет налогоплательщика.

Уведомление подтверждает, что ваше заявление получено
Ответ на заявление обычно приходит в течение 10–15 минут. В пятидневный срок заявителю нужно записаться на прием в любое отделение ФНС. Если пропустит срок, заявление придется подавать повторно.

Купить USB-токен. На обычную флешку электронную подпись записать нельзя — нужен специальный цифровой носитель.

Токен, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

Ключевые носители формата USB Тип-А, в частности: Рутокен ЭЦП 2.0, Рутокен S, Рутокен Lite, JaCarta-2 SE (JaCarta-2 PKI/ГОСТ/SE), JaCarta LT, JaCarta-2 ГОСТ, JaCarta-2 PKI/ГОСТ, JaCarta PKI, ESMART Token, ESMART Token ГОСТ — эти форматы поддерживает удостоверяющий центр ФНС.

Получить ЭП. В день выдачи электронной подписи руководителю нужно лично прийти в то отделение ФНС, которое он выбрал, когда записывался на прием. С собой необходимо принести:

паспорт;

СНИЛС;

флешку;

сертификат, подтверждающий, что токен соответствует требованиям налоговиков.

Важно: следующую подпись можно будет получить через личный кабинет налогоплательщика. Посещать ИФНС не придется.

Как работает электронная подпись

Для дальнейшей работы с электронной подписью нужен корневой сертификат от налоговой. Его можно скачать по гиперссылкам, которые мы указали ниже. Корневой сертификат устанавливают на рабочий компьютер или ноутбук. Для юрлиц и ИП действуют разные сертификаты:

Читайте также: