Как нумеровать справки 2 ндфл по обособленным подразделениям

Обновлено: 02.07.2024

С 2020 года организации, имеющие несколько обособленных подразделений на территории одного муниципального образования, вправе перечислять удержанные суммы НДФЛ в бюджет по месту нахождения одного из таких обособленных подразделений по своему выбору (либо по месту нахождения организации, если она находится в одном муниципальном образовании с обособленцами). Такие изменения внесены в пункт 7 статьи 226 НК РФ Федеральным законом от 29.09.2019 N 325-ФЗ. Аналогичные изменения внесены и по представлению в одну инспекцию справок 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ (п.2 ст.230 НК РФ).

Согласно обновленным нормам, чтобы воспользоваться описанной возможностью, организация обязана не позднее 1-го числа налогового периода уведомить о выборе инспекции по месту нахождения каждого обособленного подразделения. Форма уведомления о выборе налогового органа утверждена приказом ФНС России от 06.12.2019 N ММВ-7-11/622@

В течение налогового периода по НДФЛ (т.е. в течение календарного года) Уведомление о выборе налогового органа не подлежит изменению. Уведомления представляются в налоговый орган в случае, если изменилось количество обособленных подразделений на территории муниципального образования или произошли другие изменения, влияющие на порядок представления 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

ФНС России в письме от 25.12.2019 N БС-4-11/26740@ (доведено до сведения налоговых инспекций) дала несколько полезных пояснений по приведенным изменениям.

1. Организация вправе применять новый порядок перечисления налога (по месту учета выбранного обособленца) в отношении тех исчисленных и удержанных сумм НДФЛ, срок перечисления которых выпадает на период с 1 января 2020 года.

2. Согласно нормам НК РФ, организация должна предоставить Уведомление о выборе налогового органа не позднее 1-го числа налогового периода. То есть, если организация планирует применять новый порядок начиная с 2020 года, она должна подать Уведомление в период с 1 по 9 января 2020 года (с учетом вступления в силу изменений 01.01.2020 и переноса срока, приходящегося на праздничный выходной день). То есть, по сути, у организации есть только один рабочий день на представление Уведомления – 09.01.2020. Учитывая такие сжатые сроки, ФНС посчитала возможным их продлить и разрешила представить уведомление в период с 1 по 31 января 2020 года.

Таким образом, у организаций, имеющих несколько обособленных подразделений на территории одного муниципального образования, еще есть время до конца января подать Уведомление о выборе налогового органа, чтобы перейти на новый порядок перечисления НДФЛ и представления отчетности по налогу с 2020 года.

3. ФНС в письме выделила и разъяснила ситуацию с закрытием выбранного обособленного подразделения. В этом случае карточка "Расчеты с бюджетом" по НДФЛ этого обособленца (в т.ч. все данные о недоимках и переплатах) передается в инспекцию по месту нахождения организации.

В связи с этим, после закрытия выбранного обособленца организация должна подавать справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ в ранее действующем порядке, то есть как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.

Кроме этого организация обязана представить Уведомление о выборе налогового органа, указав в поле "Причина представления уведомления (код)" значение "4" (Другие изменения, влияющие на порядок представления справок по форме 2-НДФЛ и расчетов по форме 6-НДФЛ ).

При закрытии выбранного обособленца организация не вправе представить в течение этого налогового периода Уведомление о выборе налогового органа в отношении иного обособленного подразделения, расположенного на территории того же муниципального образования.

Уточненные справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ за период их представления выбранным обособленцем подает организация в инспекцию по месту своего учета. При этом в уточненках в полях "ИНН" и "КПП" указываются ИНН и КПП организации, а в поле "Код по ОКТМО" указывается ОКТМО закрытого выбранного обособленца. В поле "Форма реорганизации (ликвидация) (код)" указывается код "9" (закрытие обособленного подразделения), а по строке "ИНН/КПП реорганизованной организации" указываются ИНН и КПП закрытого выбранного обособленца.

4. Если организация планирует подать Уведомление о выборе налогового органа после перечисления исчисленного и удержанного НДФЛ, для избежания возникновения недоимки и переплаты данные суммы налога следует перечислять с 01.01.2020 по платежным реквизитам выбранного обособленца. При этом у налогового агента сохраняется право на уточнение платежа при необходимости корректировки отдельных реквизитов (КПП плательщика; ИНН, КПП и наименование получателя платежа).

Обязательства по НДФЛ, возникшие до 01.01.2020, не передаются в инспекцию по месту учета выбранного обособленца.

Расчет 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года надо сдать в инспекцию по месту учета выбранного обособленца.

Интересные разъяснения приводятся и в частных ответах налоговиков.

Так, по мнению ФНС, изложенному в письме от 15.11.2019 № БС-4-11/23247, новый порядок уплаты НДФЛ и подачи отчетности по данному налогу могут применять также организации с одним обособленцем, находящимся в одном муниципальном образовании с организацией (разумеется, при условии своевременной подачи Уведомления).

Вопрос возник в связи с тем, что согласно п.2 ст.230 НК РФ налоговый агент обязан уведомить налоговые органы, в которых он состоит на учете по месту нахождения КАЖДОГО обособленного подразделения. А форма Уведомления разработана под его представление в одну инспекцию – ту, через которую будет уплачиваться НДФЛ и сдаваться отчетность.

Так, в п. 2.2 порядка заполнения Уведомления предусмотрено, что в поле "Представляется в налоговый орган (код) " указывается код инспекции по месту учета организации либо выбранного обособленного подразделения, через которое будут перечисляться суммы НДФЛ, а также представляться справки 2-НДФЛ и расчеты 6-НДФЛ.

ФНС в частных письмах по-разному разъясняет вопрос, куда подавать Уведомление.

Например, в письме от 11 декабря 2019 г. № БС-4-11/25485@ рассмотрен случай, когда организация и ее обособленные подразделения находятся на территории одного муниципального образования. Налоговики ответили, что представить уведомление нужно в налоговые органы, в которых она состоит на учете по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

А в письме от 16 декабря 2019 г. N БС-4-11/25885@ говорится, что организация вправе представить одно Уведомление с указанием выбранного налогового органа. При этом подается оно в тот самый выбранный налоговый орган, через который будет централизованно перечисляться налог и представляться отчетность. Все остальные инспекции, указанные в поле "Код налогового органа" раздела "Организация и ее обособленные подразделения, расположенные на территории одного муниципального образования:" (далее – остальные инспекции), будут уведомлены в автоматическом режиме.

В связи со сложившейся ситуацией, рекомендуем подавать Уведомление в выбранную инспекцию, через которую будет уплачиваться НДФЛ и сдаваться отчетность. Кроме того, считаем необходимым подать либо копию, либо заранее подготовленный экземпляр этого Уведомления во все остальные инспекции. То есть, в каждой копии или в каждом экземпляре такого Уведомления в поле "Представляется в налоговый орган (код) " будет указана одна и та же инспекция (через которую будет уплачиваться НДФЛ и сдаваться отчетность).

Во-первых, при таком варианте подачи Уведомления мы соблюдаем требование п.2 ст.230 НК РФ уведомить инспекции по месту нахождения каждого обособленца.

Во-вторых, инспекции по месту нахождения обособленцев, в которые в общем случае должна поступить отчетность по НДФЛ, в данном случае будут однозначно в курсе, что отчетность не поступила по той причине, что налоговый агент использовал право ее централизованной подачи. Напомним, что инспекция может заблокировать счета, если налоговый агент не представит расчет 6-НДФЛ в течение 10 рабочих дней по истечении установленного срока его подачи (п.3.2 ст.76 НК РФ).

Обратите внимание, в копии или в экземпляре Уведомления, которое подается в инспекцию по местонахождению обособленца, который не был выбран для централизованной уплаты НДФЛ и подачи отчетности, мы не рекомендуем указывать код этой инспекции в поле "Представляется в налоговый орган (код) ". Ведь иначе такая инспекция может посчитать, что именно она была выбрана для централизованной уплаты НДФЛ и подачи отчетности. А в случае, если такая инспекция отказывается принимать копию/экземпляр Уведомления, то уведомите ее о своем выборе письмом в произвольной форме.

Вы пока не сдали отчет 2-НДФЛ? Предлагаем обобщить знания по этому вопросу. Опубликованы материалы бесплатного экспресс-вебинара, сформированного на основе самых частых вопросов бухгалтеров.

Меня зовут Наталья Потапкина, я — один из экспертов сервиса Контур.Бухгалтерия. Наш сервис предназначен для расчета зарплаты в небольших организациях с простым учетом. Одна из самых важных возможностей сервиса — отчетность по зарплате, в том числе по форме 2-НДФЛ. Многие бухгалтеры уже сдали 2-НДФЛ, тем не менее, в нашу техподдержку продолжают поступать вопросы о том, как подготовить и сдать отчет. Поэтому мы решили провести экспресс-вебинар на тему отчетности 2-НДФЛ.

Изменения в форме и формате сдачи 2-НДФЛ в 2019 году;
Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ;
Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура;
Ответы на вопросы пользователей.

Форма и формат сдачи 2-НДФЛ

В справке 2-НДФЛ отражены сведения об источнике дохода физического лица, заработной плате, других доходах и удержанном налоге. Основной документ, регламентирующий сдачу отчетности по форме 2-НДФЛ, приказ ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Также важны Приложения приказа ФНС РФ от от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@, регламентирующие правила и порядок подачи сведений. В частности, в них описывается порядок подачи сведений о невозможности удержать налог с признаком 2. Также в данном приказе содержится новая измененная форма реестра и протокола приема сведений.

И, конечно, важный документ — Налоговый кодекс, также регламентирующий сдачу отчетности 2-НДФЛ.

Что поменялось в самой форме справки 2-НДФЛ:

С 2019 года налоговая обновила бланк 2-НДФЛ, поэтому изменился и порядок заполнения. Новая 2-НДФЛ машиноориентирована и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма ускорит процесс обработки данных за счет автоматизации сканирования, распознавания и оцифровки полученных справок.

Налоговые агенты, которые отчитываются через ТКС в электронной форме, не заметят изменений, так как XML-файлы формируются с помощью специальной программы.

Подробнее об изменениях и порядке заполнения новой формы читайте в статье.

Стандартные вычеты при заполнении 2-НДФЛ

В ст. 218 НК РФ приведено несколько вариантов применения стандартных вычетах. Коды утверждены приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Последняя редакция документа — от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820 действует с 1 января 2018 года и остается актуальной и в 2019 году.

В новой справке 2-НДФЛ расшифровку сведений о доходах и вычетах по месяцам потребуется вносить в отдельное приложение. Стандартные, социальные и имущественные вычеты отражаются в разделе 3 справки. В форме справки для работника тоже есть место для кодов, чтобы сотрудники могли понять, какой вычет им предоставил работодатель.

Ниже приведены коды вычетов:

Частые вопросы о сдаче 2-НДФЛ, поступающие в техподдержку Контура

Переходим к вопросам из техподдержки. Я их объединила по группам.

Первая группа — суммы налога исчисленные не совпадают с суммами удержанными. В каких ситуациях это может быть?

у нерезидентов, которые в середине года стали резидентами. Т.е. сначала у них исчислялся налог по ставке 30%, потом — 13%, и налог не был возвращен сотруднику;
при предоставлении имущественного вычета не с начала года;
при любых других пересчетах. То есть, в результате получилось, что удержали с сотрудника больше, чем нужно, но сумма не была возвращена сотруднику.

Эта ситуация нормальная, в таком виде отчет может быть сдан. Сотрудник может сам обратиться ИФНС за возвратом излишне удержанного налога, заполнив декларацию по форме 3-НДФЛ.

В этом случае необходимо было уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержания налога в течение месяца, то есть до 1 марта. Надеюсь, что все, у кого эта ситуация возникла, успешно это сделали. В этом случае сдается форма 2-НДФЛ с признаком 2 (невозможно удержать налог). Такие справки сдаются повторно, вместе со всеми, в целом по организации с признаком 1 до 2 апреля. Отличие в том, что когда сдается справка с признаком 2, в ней указываются только суммы не удержанного налога и только тот доход, с которого налог не удержан. При повторной сдаче справки с признаком 1 в ней указываются общие все суммы, доходов и налога.

Вторая группа — удержанная сумма налога не совпадает с перечисленной. Почему такое может произойти?

…Если удержано больше, чем перечислено. Это значит, что в организации есть задолженность по уплате НДФЛ. Т.е. с сотрудника налог удержали, но в бюджет по какой-то причине не перечислили. Что мы советуем делать в таких случаях.

Во-первых, часто бывает ошибка, что уплаченные суммы, перечисленные в январе-феврале и марте, не включают в отчет. Нужно включить в отчет все перечисления за год, которые были до момента подготовки 2-НДФЛ.

Если все-таки задолженность имеется, нужно постараться погасить ее до сдачи отчетности и включить суммы перечислений в отчет. Это, конечно, не застрахует вас от уплаты пеней, и штрафов, т.к. сроки уплаты нарушены, и налоговики вправе их начислить при проверке. Но обычно, если на момент сдачи отчетности задолженность погашена, и сумма была небольшая, этого не происходит.

…Если же удержанная сумма меньше, чем перечисленная. Это значит, что в организации есть ошибочно перечисленные суммы, т. е. перечислили в бюджет большую сумму, чем фактически удержали с сотрудников.

Вопросы, задаваемые во время Вебинара

Изменилась ли форма бланка 2-НДФЛ за 2018 год?

Да, изменилась, в соответствии с приказом ФНС РФ от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@.

Можно ли учитывать нарастающим итогом вычеты за те месяцы, когда сотрудница была в декретном отпуске? Отпуск длился в период июль-октябрь, вышла в ноябре.

Да, можно. Сотрудница имеет право на вычеты за все месяцы года, даже если в каких-то месяцах не было доходов. Учтите только, что сумма вычетов не может превышать сумму дохода по итогам налогового периода, т.е. года.

НДФЛ за 2018 год предприятие не перечислило в полном объеме. Сдаем НДФЛ. Нужно ли сдавать корректировку после оплаты?

Нет, не нужно. Указывайте сумму перечисленного налога по состоянию на дату составления отчета.

Если ошибочно не добрали или излишне удержали налог у основного сотрудника, можно ли откорректировать суммы в январе?

Если отчет 2-НДФЛ еще не сдан, можно выполнить пересчет за декабрь и сдать отчет с учетом пересчета. Если у сотрудника излишне удержан налог, то можно вернуть его в соответствии со ст. 231 НК РФ в безналичной форме.

Мы являемся налоговыми агентами по договорам ГПХ. Нужно ли сотрудникам сдавать декларацию 3-НДФЛ?

Налоговые агенты не сдают форму 3-НДФЛ, ее должны сдавать сами работники. Налоговый агент декларирует и уплачивает налоги с доходов сотрудника. В налоговую сдают формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Положен ли вычет на ребенка сотруднику, уплачивающему алименты? Зависит ли вычет от суммы алиментов?

Да, положен. От суммы алиментов вычет не зависит.

Подскажите, как правильно предоставить стандартный вычет сотруднику, который устроился в конце месяца в новую организацию и представил справку 2-НДФЛ. Мы можем ему представить льготу еще раз за этот месяц?

Нет, не можете. Если за месяц уже предоставлены вычеты в предыдущей организации, предоставляйте вычеты со следующего месяца.

В какую налоговую инспекцию сдавать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Если налог удержан излишне, в связи с пересчетом зарплаты (не из-за вычетов и не из-за смены резидента), нужно ли в отдельном пункте указывать сумму излишне удержан/начислен?

Ребенок инвалид: льгота 1400+3000 рублей или 3000 рублей?

Вычет на ребенка-инвалида составляет 3000.

Нет, на 2019 год действуют те же КБК НДФЛ, что и на 2018 год.

Если при слиянии организации не сдали отчет 2-НДФЛ, как быть?

Обратитесь за разъяснениями в Вашу налоговую инспекцию. Обычно в таких случаях все организации, существовавшие до момента слияния, подают отдельные отчеты 2-НДФЛ за период с начала года до момента слияния. А вновь созданная при слиянии организация начинает отчитываться с момента слияния.

Если переплата в справке не указана, но реально была, можно ли будет зачесть эту переплату в счет погашения будущих периодов?

Подскажите, пожалуйста, где можно посмотреть пример файлов отчетности (сколько их)?

Можете посмотреть в нашем сервисе Контур.Бухгалтерия. Для этого нужно зарегистрироваться и завести в системе хотя бы одного сотрудника (это бесплатно).

Как в этом году лучше платить НДФЛ: в конце месяца или при выплатах и с переходящих отпусков?

НДФЛ с отпускных нужно перечислять в день их выплаты сотруднику.

Нужно ли сдавать отчет, если компания образованна в конце года, и зарплата не начислялась?

Выдана материальная помощь 1000руб. Указывать ли в справке 2-НДФЛ этот вид дохода? Какой код вычета использовать — ведь с суммы мат. помощи (меньше 4000 руб) не берется НДФЛ?

Для материальной помощи, не облагаемой в пределах 4000 руб., предусмотрен код дохода 2760, код вычета 503. Подробнее о кодах доходов в 2019 году читайте в статье.

Подскажите код дохода на компенсацию за неиспользованный отпуск.

Указывают код дохода 2013, как у отпуска.

Сотруднику первые три месяца 2011 г. удерживали НДФЛ на 52 рубля больше, ошибки нашли в октябре, после чего выдали с з/п из кассы? Это неправильно?

Я считаю, что все правильно. Вы просто в октябре рассчитали налог нарастающим итогом с начала года.

Отражаются ли сверхлимитные суточные в справке 2-НДФЛ?

Да, отражаются, т.к. облагаются налогом.

Если мы бывшей сотруднице выплатили денежные суммы по суду, то есть это нельзя считать полученным доходом, и за нее оплатили НДФЛ, этот доход по справке указываем с кодом 4800?

Да, можно использовать код 4800.

Скажите, пожалуйста, с НДФЛ от материальной выгоды ИП надо сдавать отчет?

Если уплачивался НДФЛ, то нужно сдавать отчет.

Если женщина находится в декрете, вычеты накапливаются за период декретного отпуска, а при выходе из декрета накопленные вычеты предоставляются. Это верно?

Да, предоставляются вычеты с начала налогового периода (года). Учтите, что сумма вычетов не должна быть больше суммы дохода по итогам года.

Какие предусмотрены штрафные санкции, если не уплачивали налог?

Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 30% - сторнирован НДФЛ, ранее удержанный с доходов иностранного сотрудника по ставке 30%;
Дебет 70 Кредит 68.1 по ставке 13% - удержан НДФЛ по ставке 13% с доходов иностранного сотрудника.

Результат пересчета покажет, что сумма налога, удержанная в период применения ставки 30%, превысит налог, рассчитанный по ставке 13%. В итоге у сотрудника возникнет переплата по НДФЛ и, соответственно, недоплата по заработной плате (остаток по счету 70).

— Сейчас сотрудник сам обращается в налоговую за возвратом НДФЛ. А что делать организации? Какие записи на счетах бухгалтерского учета, если по счету 68.1 переплата в бюджет, а по счету 70 недоплата сотруднику?

Я считаю, что не нужно сторнировать НДФЛ, ранее удержанный с сотрудника, т.к. фактически Вы этот налог сотруднику не возвращаете.

Исчисленный — сумма налога со всего дохода за год, рассчитанная по ставке 13%.

Удержанный — это сумма всех помесячных удержаний НДФЛ с сотрудника (т.к. в какие-то месяцы удерживали 30%, эта сумма получится больше).

А между удержанной и перечисленной суммами налога разницы быть не должно, т.е. никакой переплаты нет (сколько удержали с сотрудника, столько и перечислили в бюджет).

Чем поможет эта статья: Здесь мы собрали ответы на самые сложные и интересные вопросы о том, как без ошибок заполнить форму 2-НДФЛ.

Совсем мало времени осталось на то, чтобы отчитаться перед налоговиками о доходах, которые ваша компания выплатила работникам в 2011 году. Не позднее 2 апреля необходимо представить ревизорам справки 2-НДФЛ. Причем по новой форме. Той, что действует в редакции приказа ФНС России от 6 декабря 2011 г. № ММВ-7-3/909@.

Какие коды доходов и вычетов проставлять в 2-НДФЛ

Напомним, что изменения в размере вычетов стали действовать задним числом, с 1 января 2011 года. Поэтому и коды используйте по новым правилам. Только проследите, чтобы размер вычета на первого и второго ребенка был равен 1000 руб., то есть прошлогоднему значению. А не 1400 руб., как это в нынешнем году. Формируя справки в программе, измените сначала коды вычетов на новые в карточках учета НДФЛ по каждому работнику. И они автоматически отразятся и в справке.

Коды доходов или вычетов, которые надо использовать в той или иной ситуации, мы привели в таблице ниже.

Коды вычетов и доходов для разных ситуаций

—за неиспользованные отпуска;

—за вредные условия труда

Какие выплаты и суммы НДФЛ необходимо отражать в справке за 2011 год

В нашей компании день выдачи зарплаты — каждое 10-е число месяца. Отражать ли в справке 2-НДФЛ за 2011 год декабрьский НДФЛ, удержанный в январе? Именно тогда мы перечислили работникам зарплату за декабрь.

В декабре 2011 года мы выплатили работнику отпускные за январь 2012 года. И тогда же НДФЛ с отпускных направили в бюджет. Отражать ли перечисленные суммы в справке 2-НДФЛ за 2011 год?

Поэтому в справке 2-НДФЛ за 2011 год отразите сумму январских отпускных, выплаченных работнику в декабре прошлого года. Сумму налога, исчисленную с этих отпускных, удержанную и направленную в бюджет, также включите в общие показатели строк 5.3, 5.4 и 5.5 соответственно.

Кстати, аналогичным образом надо поступать в ситуации, когда законный отдых работника начинается в декабре, а заканчивается в январе следующего года. Ведь и в этом случае отпускные вы выплатили бы в декабре 2011 года.

Как упростить работу

В справке 2-НДФЛ за 2011 год отразите сумму начисленной, хотя и не выплаченной, зарплаты.Ведь по правилам пункта 2 статьи 223 Налогового кодекса РФ доход в виде оплаты труда возникает у работника в конце каждого месяца. В тот же момент вы обязаны исчислить НДФЛ. Поэтому его сумму отразите по строке 5.3 справки.

И не забудьте потом, когда рассчитаетесь с работниками полностью, подать в налоговую инспекцию уточненные 2-НДФЛ за прошлый год.

В конце декабря 2011 года учредители на общем собрании приняли решение выплатить участникам компании дивиденды. Но перечислили мы их только в феврале 2012-го. К какому году относить такой доход?

Доход в виде дивидендов относите к тому году, в котором вы их реально выплатили учредителям. То есть к 2012-му. Поэтому в справку 2-НДФЛ за 2011 год вам их включать не придется.

Какие еще вопросы возникают при заполнении 2-НДФЛ

Сумма предоставленных вычетов не должна превышать доход работника. А какой именно вычет уменьшить, если сумма таковых все-таки больше дохода?

Уменьшить можете любой из вычетов. К примеру, остаток вычета в пределах суммы дохода может приходиться на последнего по счету ребенка.

Когда и как можно подать уточненную справку 2-НДФЛ?

Надо ли сдавать справки 2-НДФЛ, если в течение года мы никому ничего не выплачивали?

В нашей организации числится 10 работников. Можем ли мы отчитаться за них по формам 2-НДФЛ в бумажном варианте?

Вам придется представить сведения строго в электронном виде. Справки на бумаге можно подавать, только если вы отчитываетесь не более чем за девять человек.

Мы пересчитали НДФЛ за 2011 год на некоторых работников с учетом новых детских вычетов (на третьего ребенка и на детей-инвалидов). В итоге вышло, что мы удержали с доходов таких сотрудников лишнюю сумму налога. Нужно ли ее отразить в справке 2-НДФЛ за прошлый год?

Давайте разберемся. Если работник уволился до того, как появились изменения в подпункте 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, то есть до 22 ноября 2011 года, пересчитывать вычеты от вас не требуется. За пересчетом и возвратом он уже сам обратится в инспекцию. К вам же он может прийти лишь за справкой 2-НДФЛ. Оформите ее по новой форме, но отразите в ней данные по состоянию на момент увольнения. То есть с учетом старых вычетов и без переплаты.

Мы не хотим возвращать работнику сумму излишне удержанного НДФЛ. Для нас было бы удобнее вычесть эту сумму, перечисляя налог в феврале или марте 2012 года (когда платим в бюджет НДФЛ уже с зарплаты текущего года). Так делать можно?

Частая ошибка

Переплату по НДФЛ, возникшую по итогам 2011 года, нельзя зачесть в счет удержаний этого налога с доходов 2012 года.

В 2011 году мы ошибочно заплатили больше НДФЛ, чем исчислили и удержали с доходов сотрудника. Нужно ли в справке 2-НДФЛ указывать эту переплату?

Нет, сумму ошибочной переплаты в справке лучше не отражайте. Дело тут вот в чем. По общим правилам работодатель, как налоговый агент, не может направлять в бюджет суммы НДФЛ за счет собственных средств. Он должен заплатить лишь столько, сколько удержал из дохода налогоплательщика (в частности, работника или учредителя). Ни меньше, ни больше. Так предусмотрено пунктом 9 статьи 226 Налогового кодекса РФ.

Важная деталь

НДФЛ, излишне перечисленный в бюджет, зачесть не получится. Зато деньги можно вернуть.

Выходит, сумма, которую вы перечислили в бюджет сверх удержанной, налогом как таковым не является. Контролеры квалифицируют ее как невыясненные поступления. А раз о НДФЛ речь не идет, в справке по форме 2-НДФЛ фиксировать ошибочную переплату не нужно. Причем излишки, возникшие из-за ошибки в платежке, вы можете только вернуть. Зачесть их в счет предстоящих платежей не получится. Все эти выводы есть в письме ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.

Как отчитываться по обособленным подразделениям

У нашей организации есть несколько филиалов. Куда нам представлять справки 2-НДФЛ по таким подразделениям: в инспекцию по месту их учета или же туда, где числится головной офис?

Справки 2-НДФЛ за работников филиалов подавайте по их местонахождению. Причем независимо от того, кто именно выплачивает им доходы — головной офис или обособленное подразделение организации.

Дополнительно подавать справки о доходах по месту учета головной организации не требуется. Аналогичные разъяснения вы найдете в письмах Минфина России от 29 марта 2010 г. № 03-04-06/55, от 28 августа 2009 г. № 03-04-06-01/224.

Как нумеровать справки 2-НДФЛ по сотрудникам обособленного подразделения?

Вообще, особого значения не имеет то, как вы решите пронумеровать справки. Главное указать в справках по обособленному подразделению соответствующий ОКАТО.

В то же время формы 2-НДФЛ за отдаленное подразделение можете нумеровать отдельно от справок головного офиса, если именно на филиал возложены обязанности налогового агента. То есть когда бухгалтерия подразделения самостоятельно учитывает доходы, выплачиваемые работникам, и перечисляет удержанные суммы НДФЛ в бюджет по своему местонахождению. Такой вывод можно сделать из содержания раздела II Рекомендаций, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

По каким правилам отчитываться за иностранных работников

Как может выглядеть раздел 2, заполненный на иностранного работника, мы показали в образце ниже.

Наш работник в течение 2011 года сменил статус с нерезидента на резидента. Мы пересчитали НДФЛ по ставке 13 процентов вместо 30 процентов. А как нам отчитаться за такого сотрудника? Мы должны оформить две справки 2-НДФЛ по каждой ставке?

Осторожно!

Если в течение года работник менял статус резидентства, справку 2-НДФЛ формируйте одну — с тем статусом, который установлен на конец отчетного года.

Далее заполните раздел 3, где укажите всю сумму доходов с января по декабрь 2011 года. Они будут облагаться по ставке 13 процентов. В разделе 4 проставьте сумму стандартных вычетов, право на которые появилось у работника с начала года.

Теперь перейдем к разделу 5. Тут будьте внимательны. В строке 5.3 укажите сумму налога, исчисленную по ставке 13 процентов. А вот в строках 5.4 и 5.5 надо отразить общую сумму НДФЛ, удержанную по двум ставкам (30% и 13%) и, соответственно, перечисленную в бюджет. Эта сумма будет превышать сумму исчисленную (по строке 5.3).

Поэтому по строке 5.6 вы покажете излишне удержанную сумму налога. Поскольку налоговый период уже закончился, возвращать переплату по НДФЛ работник будет сам через налоговую инспекцию.

Действуйте по тому же принципу и в обратной ситуации: работник-резидент сменил статус на нерезидента. Справку за 2011 год вы оформите с итоговым статусом нерезидента. И все расчеты ведите исходя из ставки 30 процентов.

Пример. Заполнение справки 2-НДФЛ на иностранного работника, который по итогам года признан налоговым резидентом

С августа работник стал резидентом. Поэтому с этого месяца и до конца 2011 года бухгалтер удерживал налог на доходы физлиц уже по ставке 13 процентов, с учетом вычета на ребенка. Всего было удержано и перечислено в бюджет (2) за этот период 12 350 руб. ((20 000 руб. – 1000 руб.) 13% 5 мес.).

Сумму излишне удержанного налога он отразил по строке 5.6 справки в разделе 5 (8), в котором показывал налог по ставке 13 процентов (см. заполненный образец 2-НДФЛ выше).

Главное, о чем важно помнить

1. В справке 2-НДФЛ за прошлый год ставьте новые коды детских вычетов. Старый код на каждого ребенка (108) используйте, когда подаете уточненный отчет за предыдущие периоды.

2. Излишне удержанную сумму налога на доходы физлиц, возникшую по итогам 2011 года из-за пересчета с учетом новых детских вычетов, можно только вернуть работнику. Строго на его банковский счет. Зачесть такую переплату в счет платежей 2012 года не получится.

3. Налоговый статус работника отражайте в справке 2-НДФЛ по состоянию на конец отчетного года.

В состав годовой отчетности, представляемой в налоговые органы, входят сведения о доходах физических лиц, которые заполняются по форме N 2-НДФЛ. В отношении этих лиц бюджетные учреждения выступают налоговыми агентами. В статье мы осветили основные моменты, связанные с подачей сведений по работникам обособленных подразделений.

Что говорит Налоговый кодекс об исполнении обязанности по представлению сведений о доходах работников обособленных подразделений?

Согласно ст. 230 НК РФ налоговые агенты обязаны вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, а также представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и суммах начисленных и удержанных в данном налоговом периоде налогов. Сведения о доходах работников организации, в том числе выплачиваемых по месту нахождения обособленных подразделений, представляются по окончании календарного года не позднее 1 апреля, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме N 2-НДФЛ, утвержденной Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц". Таким образом, Налоговый кодекс устанавливает налоговым агентам обязанность подавать сведения о доходах физических лиц по месту своего учета.

Каковы разъяснения контролирующих органов по вопросу о представлении сведений работников обособленных подразделений?

Ранее Минфин по данному вопросу сообщал следующее. Сведения о доходах, выплаченных работникам обособленного подразделения организации, подаются в налоговый орган по месту нахождения головной организации (Письмо Минфина России от 16.09.2003 N 04-04-06/172).

В Письме ФНС России от 13.03.2006 N 04-1-03/132 "О налогообложении доходов физических лиц" разъяснялось, что если обособленные подразделения не имеют отдельного баланса и расчетного счета, то с доходов работников обособленных подразделений удержание НДФЛ должна осуществлять головная организация, перечисление налога осуществляется по месту нахождения этих обособленных подразделений. Сведения о доходах физических лиц представляются в налоговый орган по месту учета головной организации. Одновременно с этим головная организация должна вести учет выплаченных доходов, исчисленного и удержанного налога отдельно по головной организации и обособленному подразделению.

Однако позднее в одном из Писем Минфин изложил следующее: если обособленное подразделение организации производит выплату дохода своим сотрудникам, а его руководитель уполномочен юридическим лицом представлять по доверенности интересы юридического лица в налоговых органах по месту нахождения обособленного подразделения, то такое обособленное подразделение исполняет обязанности юридического лица как налогового агента в отношении доходов, выплачиваемых обособленным подразделением своим сотрудникам. То есть такое обособленное подразделение обязано исчислять, уплачивать и перечислять в бюджет по месту своего учета налог на доходы физических лиц с доходов своих сотрудников. В таких случаях обособленным подразделением, действующим в качестве налогового агента, должны представляться сведения по форме 2-НДФЛ о доходах физических лиц - работников обособленного подразделения в налоговые органы по месту своего учета (Письмо Минфина России от 16.01.2007 N 03-04-06-01/2).

Между тем финансисты и налоговики, согласовав между собой данные ранее разъяснения, приняли совсем другой порядок подачи отчетности. В частности, как было указано в Письме Минфина России и ФНС России от 21.02.2007 N ГИ-6-04/135@, организация может представить в свою инспекцию либо консолидированную отчетность за всех сотрудников, в том числе и за работников обособленных подразделений, либо отчетность только по доходам работников головной организации. В эту же инспекцию представляют сведения о доходах работников все обособленные подразделения.

По мнению налоговых органов, подача сведений о доходах, выплаченных работникам обособленного подразделения, в налоговый орган по месту нахождения данного подразделения является основанием для привлечения организации к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ.

Какова арбитражная практика по данному вопросу?

В п. 2 ст. 230 НК РФ указано, что налоговые агенты информацию о доходах и суммах начисленных и удержанных налогов предоставляют в налоговый орган по месту своего учета. В то же время согласно ст. 83 НК РФ организации подлежат постановке на учет в налоговых органах не только по месту своего нахождения, но и по месту нахождения обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и транспортных средств, подлежащих налогообложению. Причем должны быть поставлены на учет не обособленные подразделения, имущество или автомобили организации, а сами организации.

Таким образом, налоговые агенты имеют право подавать сведения о выплаченных работникам обособленных подразделений доходах, удержанных и перечисленных налогах и по месту нахождения головной организации, и по месту нахождения обособленных подразделений. И в какой бы налоговый орган данные сведения представлены ни были, нарушения в любом случае не будет, поскольку они будут поданы налоговым агентом по месту своего учета. Возможность различного толкования п. 2 ст. 230 НК РФ дает основание для применения положения п. 7 ст. 3 НК РФ, по которому все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов).

Внимание - ситуация изменилась! Последнее разъяснение Минфина

Финансисты, видимо, прислушавшись к постановлениям арбитражных судов, сделали следующий вывод в Письме от 03.12.2008 N 03-04-07-01/244. Их точка зрения стала такой: сведения о доходах физических лиц могут представляться налоговым агентом - российской организацией, имеющей обособленные подразделения, в налоговые органы по месту своего нахождения, а обособленным подразделением организации - по месту нахождения обособленного подразделения, в котором работникам этого подразделения производится начисление и выплата дохода. Таким образом, организация не будет привлечена к ответственности при подаче сведений о доходах физических лиц по месту своего учета, так как данная обязанность прописана в нормах НК РФ. Все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (плательщика сборов) (п. 7 ст. 3 НК РФ). Право выбора, куда представить отчетность по форме N 2-НДФЛ, - за налоговым агентом.

Напоминание по представлению отчетности

О способе представления сведений. Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ справки по форме N 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами на магнитных носителях (дискетах, компакт-дисках и т.п.) или с использованием телекоммуникационных каналов связи (через Интернет по защищенным каналам связи).

Об ответственности. За непредставление справок по форме N 2-НДФЛ в установленный срок бюджетное учреждение могут привлечь к налоговой ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ. Напомним, данная норма устанавливает штрафные санкции в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Основные моменты при заполнении сведений по форме N 2-НДФЛ

При заполнении справки по форме N 2-НДФЛ необходимо выполнить следующие правила, указанные в Рекомендациях по заполнению сведений о доходах физических лиц, утвержденных Приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ (далее - Рекомендации по заполнению справки):

на каждое физическое лицо, получившее доходы от определенного налогового агента, представляется отдельная справка;
по каждой ставке НДФЛ подается отдельная справка (если налоговый агент выплачивал одному физическому лицу в налоговом периоде доходы, облагаемые по разным ставкам - 9 и 13%, то необходимо представить две справки, ставка налога указывается в заголовке разд. 3);
все суммовые показатели отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, кроме суммы НДФЛ - она исчисляется и указывается в полных рублях;
все разделы и показатели должны быть заполнены, если иное не указано в разд. 3 Рекомендаций по заполнению справки;
справка заполняется на лазерном, матричном, струйном принтере, на пишущей машинке либо от руки разборчивым почерком;
нумерация разделов не изменяется даже в случае, если не все разделы заполнены, незаполненные разделы могут не печататься.

Тонкости заполнения формы N 2-НДФЛ

Справка о доходах физических лиц состоит из пяти разделов:

1. Данные о налоговом агенте;
2. Данные о физическом лице - получателе дохода;
3. Доходы, облагаемые по ставке ___%;
4. Стандартные и имущественные налоговые вычеты;
5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода.

Каждый раздел заполняется последовательно.

Раздел 1. Данные о налоговом агенте

Раздел 2. Данные о физическом лице - получателе дохода

Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке ___%

В этом разделе справки, заполняемой по форме N 2-НДФЛ, отражается информация о доходах налогоплательщика, облагаемых НДФЛ по одной и той же ставке.

В заголовке разд. 3 указывается ставка НДФЛ, применительно к которой заполняется справка (13, 30, 9, 35% или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения). Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу по месяцам в хронологическом порядке.

Группировка основных видов доходов физических лиц - налоговых резидентов, облагаемых по ставке НДФЛ 13%, приведена в таблице.

По доходам физического лица, не являющегося налоговым резидентом, представляется одна справка, так как все доходы этой категории налогоплательщиков облагаются НДФЛ по одной ставке - 30%.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты, или доходов, которые подлежат налогообложению не в полном размере согласно п. 28 ст. 217 НК РФ, приводятся код и сумма соответствующего вычета.

Примечание. Стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 НК РФ, а также имущественный налоговый вычет, предусмотренный пп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, в данном разделе не отражаются (разд. 3 Рекомендаций по заполнению справки).

Раздел 4. Стандартные и имущественные налоговые вычеты

Данный раздел заполняется в том случае, если налогоплательщику - физическому лицу предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты. Напомним, что право на их получение возникает при соблюдении условий, установленных ст. ст. 218 и 220 НК РФ. Основные виды вычетов представлены в таблице.

Раздел 5. Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода

В данном разделе отражаются общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода, при этом п. п. 5.5 - 5.10 заполняются только при наличии соответствующих данных.

ревизии и проверки

Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности. --> Мы используем файлы Cookie. Просматривая сайт, Вы принимаете Пользовательское соглашение и Политику конфиденциальности.

Читайте также: