Доплата до среднего заработка при командировке налогообложение

Обновлено: 25.06.2024

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Пример: Сотрудник компании утерял посадочный талон на самолет. Он летал в деловую командировку на двое суток, оплачивал билет из своих денег в расчете на компенсацию. Бухгалтерия ем отказала поначалу в выплате, так как у него не было на руках документа, подтверждающего, что полет был. В итоге сотруднику пришлось ехать в аэропорт, чтобы запрашивать документы. подтверждающие его полет.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Оплата командировки — это лимитированные выплаты, гарантированные Трудовым кодексом. Расскажем, как оплачиваются командировочные дни в 2020 году. Определим ключевые условия для бюджетной организации, а также рассмотрим, что изменилось, в сравнении с прошлыми периодами.

Какую оплату гарантирует закон

Если работник отправляется в служебную командировку, то работодатель, то есть руководитель бюджетного учреждения, должен обеспечить такому специалисту возмещение его затрат. Такие расходы связаны не только с покупкой билетов или арендой гостиничного номера. Дополнительно в оплату за командировку включаются расходы, которые направлены на компенсацию неудобств, связанных с проживанием вне места основного жилья, то есть суточные.

Это не окончательный перечень гарантий. По статье 168 ТК РФ наниматель должен гарантировать сохранение рабочего места и оплату по среднему заработку командировки.

Состав командировочных расходов:

Средняя зарплата за дни пребывания в служебной поездке. Рассчитывается по среднему за 12 месяцев, предшествующих месяцу командирования.
Суточные. В организации должен быть установлен лимит для оплаты. Законодательных ограничений нет, размер зависит от финансовых возможностей предприятия. Сумма зависит от количества суток командировки.
Транспортные расходы. Включают в себя оплату билетов, комиссии, страховки, а также иные виды затрат. Например, компенсация ГСМ работнику, использующему личный автомобиль в командировке.
Траты на проживание. Допустимо включить оплату гостиничного номера, оплату койко-места или комнаты в общежитии либо плату за съем квартиры посуточно.
Иные расходы, согласованные с работодателем. Например, работник использует личный транспорт для служебной поездки. Траты на содержание автомобиля в пути может оплатить работодатель.

Как оплачивается командировка в 2020 году

Все затраты работника в служебной поездке должны быть компенсированы. Но законодатели предусмотрели ряд рекомендаций по ограничению таких расходов. Что это значит? Специалист может претендовать на компенсацию, но не больше, чем установлен максимальный размер расходов. Такое правило действует в основном для суточных. Но некоторые госучреждения ограничили и траты на проживание в гостиницах.

Учреждение определяет и регламентирует лимиты самостоятельно, исходя из собственных финансовых возможностей. Например, для некоторых федеральных госслужащих максимальный размер суточных равен 100 рублей в день, а норма платы за гостиничный номер — 1000 рублей в сутки, тогда как в коммерческих фирмах ограничений нет вовсе.

В соответствии со ст. 168 (Трудовой кодекс — командировки) оплата (ее размеры) не ограничивается. Это исключительно решение учреждения. Такие лимиты должны быть утверждены отдельным приказом или локальным распоряжением руководства.

Командировочные расходы выплачивают авансом. По возвращении специалист составляет авансовый отчет и подтверждает издержки документально. Прикладывает к отчету счета, чеки, билеты, договоры и квитанции. Бухгалтер или ответственное лицо проверяет отчетность, затем подает на утверждение руководству.

Расчет среднего заработка для оплаты командировочных

Чтобы правильно рассчитать сумму оплаты на период командирования работника, руководствуйтесь действующим Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007. Основные правила представим в виде инструкции:

Определяем расчетный период. Для таких выплат расчетным периодом признаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором сотрудник направлен в поездку. Например, командировка в апреле 2020 г., следовательно, расчетный период: февраль 2018 г. – март 2020 г.
Высчитываем базу для расчета. Собираем информацию обо всех начислениях и доходах специалиста. Затем исключаем выплаты, которые поименованы в пункте 5 Постановления № 92. Например, больничные пособия, декретный отпуск и аналогичные случаи.
Рассчитываем число фактически отработанных дней. В показатель не включаем дни, которые приходились на время болезни и отпуска, а также иные периоды, которые приходились на исключаемые выплаты (ст. 5 Постановления № 922).
Теперь делим базу для расчета на фактически отработанные дни. Полученная сумма среднедневного заработка положена специалисту за каждый день нахождения в служебной поездке.

Пример расчета

Путешественников Эдуард Антипович командирован на 20 календарных дней в апреле 2020 г.

НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году удерживается в порядке, предусмотренном НК РФ. Какие расходы считаются командировочными, какие суммы облагаются НДФЛ, а какие нет, рассмотрим в данной статье.

Какие расходы возмещаются командированному работнику

Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.

До начала командировки работодатель должен:

установить размер и порядок выплаты сотруднику командировочных расходов;
подготовить документы, необходимые для отправления работника в командировку.

В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:

на проезд;
аренду жилого помещения;
дополнительные расходы на проживание (суточные);
иные расходы по выполнению служебного задания (с разрешения руководителя).

Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.

Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Что из командировочных облагается НДФЛ?

Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.

П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:

при нахождении командированного сотрудника на территории РФ — 700 руб. в день;
нахождении командированного сотрудника за пределами территории РФ —2 500 руб. в день.

Нужно ли уплачивать НДФЛ при однодневных командировках, читайте в этой публикации .

Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ

В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):

стоимость проезда до места выполнения служебного задания (независимо от места отбытия в командировку) и обратно, включая стоимость сервисных услуг в вагонах повышенной комфортности;

комиссия за услуги аэропортов;
стоимость проезда до места отправления (вокзал, аэропорт), назначения или пересадок;
провоз багажа.

Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.

Итоги

Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.

Трудовой кодекс РФ
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

В учреждении произошло повышение заработной платы (увеличены оклады). Как показывает практика, не все бухгалтеры знают, как этот факт влияет на порядок исчисления среднего заработка, в том числе выплачиваемого за дни нахождения работника в служебной командировке. Как не ошибиться при расчете, вы узнаете из данной статьи.

за период нахождения работника в командировке;
за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

Для всех случаев определения размера среднего заработка, преду-смотренных ТК РФ, в том числе при направлении работника в служебную командировку, установлен единый порядок его исчисления [2] (далее – Положение № 922).

Исчисляется средний дневной заработок (путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, на количество фактически отработанных в этот период дней).
Определяется средний заработок работника (путем умножения среднего дневного заработка на количество дней в периоде, подлежащем оплате).

Напомним, что расчетным периодом являются 12 полных календарных месяцев (с 1‑го по 30‑е (31‑е) число, а в феврале – по 28‑е (29‑е) число), предшествующих командировке. То есть, например, при направлении работника в командировку:

30 апреля 2019 года – расчетным является период с 01.04.2018 по 31.03.2019;
1 мая 2019 года – расчетным является период с 01.05.2018 по 30.04.2019.

Порядок действий бухгалтера учреждения при расчете среднего заработка в случае, если в учреждении (филиале, структурном подразделении) произошло повышение заработной платы, подробно описан в п. 16 Положения № 922. В частности, он зависит от того, когда произошло такое повышение. Рассмотрим все случаи по отдельности. Итак, разъясним ситуацию, когда в учреждении увеличен размер тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения.

Минтруд в Письме от 18.08.2015 № 14‑1/В-623 уточнил, что корректировка среднего заработка производится только в случае, когда тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение повышаются всем работникам организации (филиала, иного структурного подразделения).

Повышение зарплаты произошло в расчетный период.

Если повышение заработной платы (в частности, тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения) произошло в расчетный период, выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период времени, увеличиваются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада, денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

Работник направлен в командировку с 06.05.2019 по 08.05.2019. С 01.01.2019 в учреждении произошло повышение окладов сотрудников. В частности, размер оклада командированного сотрудника до повышения составлял 18 900 руб., после повышения – 19 900 руб. Также работнику выплачивается ежемесячная премия в размере 30 % оклада. Других случаев повышения заработной платы в расчетном периоде не было. Работник отработал расчетный период полностью (249 дней), его ежемесячная заработная плата до повышения составляла 24 570 руб. (18 900 руб. + 18 900 руб. х 30 %), после повышения – 25 870 руб. (19 900 руб. +
19 900 руб. х 30 %).

В рассматриваемом случае расчетным является период с 01.05.2018 по 30.04.2019.

Размер повышающего коэффициента – 1,053 (19 900 руб. / 18 900 руб.).

Соответственно, за период 2018 года (до повышения размера оклада) при расчете среднего заработка будут учитываться ежемесячные выплаты с учетом коэффициента. Они составят 25 872 руб. (24 570 руб. х 1,053).

Определим средний дневной заработок. Он будет равен 1 247 руб.
((25 872 руб. х 8 мес. + 25 870 руб. х 4 мес.) / 249 дн.).
Определим средний заработок за дни служебной командировки (с учетом индексации). Он составит 3 741 руб. (1 247 руб. х 3 дн.).

Если бы соответствующие корректировки не были произведены, средний дневной заработок работника составил бы 1 205 руб. (24 570 руб. х 8 мес. + 25 870 руб. х 4 мес.) / 249 дн.), соответственно, средний заработок за дни служебной командировки был бы равен 3 615 руб. (1 205 руб. х 3 дн.), что ущемляет права работника.

Повышение зарплаты произошло после расчетного периода.

Если заработная плата была увеличена после расчетного периода, то есть в месяце направления работника в командировку, повышается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Воспользуемся условиями примера 1, но предположим, что повышение заработной платы произошло с 01.05.2019.

В данном случае сначала определим размер среднего заработка, как если бы повышения зарплаты не было.

Определим средний дневной заработок. Он составит 1 184 руб. (24 570 руб. х 12 мес. / 249 дн.).
Определим средний заработок за дни служебной командировки (без учета повышения зарплаты). Он будет равен 3 552 руб. (1 184 руб. х 3 дн.).
Применим повышающий коэффициент. В результате размер среднего заработка за дни служебной командировки составит 3 740 руб. (3 552 руб. х 1,053).

Повышение зарплаты произошло
в период сохранения среднего заработка.

Если повышение заработной платы произошло непосредственно в период командировки, часть среднего заработка увеличивается с даты повышения тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения до окончания указанного периода.

Работник направлен в командировку с 06.05.2019 по 08.05.2019. Предположим, что повышение заработной платы произошло 08.05.2019 (остальные исходные данные не изменились).

В рассматриваемом случае средний дневной заработок за дни командировки до повышения заработной платы рассчитывается без учета коэффициента, а со дня, в котором произошло повышение, – с учетом повышающего коэффициента.

Определим средний дневной заработок. Он составит:

за 6, 7 мая – 1 184 руб. (24 570 руб. х 12 мес. / 249 дн.);
за 8 мая – 1 247 руб. (25 870 руб. х 12 мес. / 249 дн.).

Определим средний заработок за дни служебной командировки. Он будет равен 3 615 руб. (1 184 руб. х 2 дн. + 1 247 руб.).

Изменился перечень ежемесячных выплат.

В случае если при повышении в учреждении тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения изменяются также перечень ежемесячных выплат к ним и (или) их размеры, средний заработок увеличивается на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления вновь установленных тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения и ежемесячных выплат на ранее установленные тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение и ежемесячные выплаты.

Какие выплаты не подлежат индексации?

Итак, при повышении среднего заработка учитываются тарифные ставки, оклады, денежное вознаграждение, а также выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в фиксированном размере (проценты, кратность). (См. рассмотренные выше примеры. В частности, в них индексации подлежали сумма оклада, а также сумма премии, установленной работнику в фиксированном размере – 30 % оклада.)

Не подлежат индексации:

1) выплаты, установленные к тарифным ставкам, окладам, денежному вознаграждению в диапазоне значений (проценты, кратность). Поясним. Выплаты к окладу в диапазоне значений – это выплаты, установленные, например, положением о премировании в размере от 10 до 50 % должностного оклада в зависимости от выполнения работником тех или иных критериев [3] (то есть в случае, если размер премии в расчетном периоде неодинаков);

2) выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (то есть выплаты, установленные не по отношению к тарифной ставке, окладу [4] ). К таковым можно отнести, например, выплаты за выслугу лет.

Если в учреждении повышены стимулирующие выплаты.

Если в учреждении произошло повышение денежных премий, надбавок и иных вознаграждений без увеличения окладов, сумму выплат за расчетный период в целях определения среднего заработка индексировать не нужно.

Индексация средней заработной платы для расчета командировочных выплат производится в случае, когда имеет место повышение тарифных ставок, окладов, денежного вознаграждения всем работникам организации (филиала, структурного подразделения).

Следует учитывать, что у каждого работника будет свой коэффициент индексации. Не имеет значения, произошло ли повышение в процентах или абсолютных величинах.

При этом Положением № 922 предусмотрен запрет на индексацию выплат:

которые установлены в абсолютных размерах;
которые варьируются в диапазоне значений.

[1] Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

[2] Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

[3] Письмо Минтруда РФ от 18.08.2015 № 14‑1/В-623.

[4] Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.06.2008 № 2337‑17.

Оплата труда в государственном (муниципальном) учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение, №6, 2019 год

Читайте также: