Документы учтенные при расчете ндфл запись с такими ключевыми полями существует

Обновлено: 18.05.2024

Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:

• информацию для возможности идентификации физического лица;
• признак налогового резидентства;
• виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
• суммы и даты выплаты доходов;
• даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

• Основные данные об организации — налоговом агенте:
  • ИНН, КПП;
  • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
  • наименование организации.
  • ИНН;
  • Ф. И. О.;
  • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
  • дата рождения;
  • гражданство;
  • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.
  • Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

  Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

  ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.

  Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2021 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

  Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

  Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

  Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

  ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС ежеквартально в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

  Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

  Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

  Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

  Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

  Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

  По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

  Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

  Подробности см. здесь.

  В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

  Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

  О нюансах читайте здесь.

  Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения

  С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

  Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2021 года по следующей ссылке.

  
  

  Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

  
  

  Как налоговому агенту отразить профессиональный вычет в регистре по учету НДФЛ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

  Итоги

  Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2021 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2021 год.

  Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
  Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

  
  

  В программе ЗУП цепочка НДФЛ состоит из звеньев:

  Документы начисления (Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный) - Ведомость на выплаты - Выплата работнику - Уплата НДФЛ (Списание с расчетного счета, выдача наличных).

  Движения исчисления НДФЛ в регистрах создаются документами-основаниями (Премия, Начисление зарплаты, Отпуск, Больничный и.т.д.), движения по удержанию НДФЛ выполняются документами Ведомости, Операция учета НДФЛ, Начисление дивидендов.

  Также не следует забывать, что если данные переносились из другой программы, например из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, информация о движениях исчисленного и удержанного налога будет содержаться в специальных документах переноса (Администрирование – Переносы данных). Как правило, документы переносов, которые содержат движения регистров по этому налогу, так и называются – НДФЛ. Любые документы начислений и выплат, введенные параллельно с периодами перенесенных данных, создадут дублирующие движения по НДФЛ.

  Чем отследить неверные движения

  В программе уже настроено несколько его вариантов, но мы немного доработаем их, убрав лишнюю информацию и добавив то, что нужно нам для удобства поиска.

  Вы получите навык работы с любыми другими отчетами в 1С, так как принципы их построения и редактирования во всех конфигурациях примерно одинаковы.

  Но если времени разбираться в этом нет, мы прилагаем по данной ссылке уже сохраненный вариант настроенного отчета и здесь же в инструкции покажем, как его открыть в своей конфигурации, чтобы обойтись без настройки. Для этого перейдите к описанию как загрузить уже готовый вариант отчета.

  Для создания такого расширенного отчета вам необходимо зайти: Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам – Анализ НДФЛ по месяцам.

  1. Нажимаем кнопку Настройки.
  2. Нажимаем кнопку Расширенный.
  3. Заходим на вкладку Структура.

  Нажимая и удерживая левую кнопку мыши на элементе ИФНС, перетаскиваем его на поле Строки. Обратите внимание, что с элементом перетаскиваются и все подчиненные ему.

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  
  

  Как созданный отчет отображает движения НДФЛ

  Теперь мы получили отчет, который достаточно подробно выводит информацию как по сотрудникам, так и по конкретным документам, делающим те или иные движения по НДФЛ.

  Он отразит вам по какой ИФНС, в каком месяце, какими документами и по какому коду доходу у того или иного сотрудника прошли движения.

  Как сохранить свой вариант отчета в файл и загрузить уже сохраненный вариант из файла

  Для тех, кому некогда разбираться, как настраивать отчет с нуля, мы предлагаем воспользоваться этой возможностью – загрузить уже созданные нами расширенные варианты отчетов с помощью действий, показанных на рисунке ниже.

  Для того, чтобы сохранить свой вариант отчета вам необходимо нем нажать Еще – Варианты отчета – Сохранить в файл. Обратите внимание, что любой отчет всегда сохраняется с неизменным названием ReportOptions, поэтому сразу при выборе папки щелкните дважды мышью на эту строчку, что приведет к ее выделению, и внесите свое название отчета.

  
  

  
  

  При работе с программой 1С любой пользователь сталкивается с таким понятием, как регистры. Регистры представлены в виде таблиц, в которых хранится информация в виде записей регистров, состав которых зависит от свойств регистра. Они предназначены для получения сводной информации, на основании которой формируются отчеты.

  
  

  Рис.1 Регистры представлены в виде таблиц

  Записи в регистр пользователь не может пометить на удаление, т.к. они заносятся в него с помощью документа-регистратора при проведении документа, но имеется возможность корректировать записи того или иного регистра.

  Например, начисление заработной платы осуществляется ежемесячно, и учет взаиморасчетов с сотрудниками ведется в рамках месяца начисления. Для учета НДФЛ также важен период получения и выплаты дохода. Соответственно, регистрация записи происходит с указанием вида расчета и периода его регистрации.

  Как посмотреть регистры расчета

  
  

  Рис.2 Начисление зарплаты

  
  

  Рис.3 На закладках открывшегося окна отобразятся записи регистров расчета

  Для этого необходимо снять или установить галочку напротив соответствующего регистра.

  
  

  Рис.4 Постановка галочки

  Отключим некоторые регистры, чтобы в заголовках закладок название отображалось полностью, и можно было прочесть название регистра. Рассмотрим некоторые регистры, касающиеся начислений и удержаний по сотрудникам.

  
  

  Рис.6 Взаиморасчеты с сотрудниками

  
  

  Рис.7 Начисления удержания по сотрудникам

  
  

  Рис.9 Рассчитаем окончательную выплату

  
  

  Рис.10 Зарплата к выплате

  
  

  Рис.11 Взаиморасчеты с сотрудниками

  При выплате зарплаты необходимо правильно указывать месяц выплаты. Если пользователь не следит за месяцем выплаты зарплаты и вручную вносит исправления в суммы сформированные программой, то программа в дальнейшем может неверно определять сумму к выплате. При корректном заполнении сумма к выплате должна определиться автоматически, и в текущем периоде не должно быть записей о выплате долга за предыдущие периоды. Столкнувшись с такой ситуацией, пользователь вместо того, чтобы разобраться в ситуации, исправляет суммы вручную, что недопустимо, тем самым накапливая ошибки еще больше.

  
  

  Рис.12 Ведомость в банк

  
  

  Рис.13 Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ

  
  

  Рис.14 Учет доходов для исчисления НДФЛ

  На основании данных этих регистров формируются налоговые отчеты и справки.

  
  

  Рис.15 2-НДФЛ для передачи в налоговый орган

  
  

  Рис.16 Оплатить ведомость

  
  

  Рис.17 Списание с расчетного счета

  
  

  Рис.18 Списание с р/с

  
  

  Рис.20 Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ

  
  

  Рис.21 Уплата НДФЛ налоговыми агентами (к распределению)

  Раскрыв строку по сотруднику, в отчете мы видим подробные записи по месяцам и общие суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ

  Анализ регистров

  
  

  Рис.24 Универсальный отчет

  
  

  Рис.25 Добавить отбор

  
  

  Рис.28 Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  Доброго времени суток.
  Помогите разобраться, пожалуйста.

  Конфигурация УТП, редакция 1.1, версия 8.2
  Бухгалтерия желает провести документ кадровое перемещение в связи с изменением оклада, но при проведение выдает ошибку: Запись с такими ключевыми полями существует!: ПлановыеУдержаниеРаботниковОрганизаций 30.11.2017 23.59.59 . (Регистр сведений: Плановые удержания работников организаций; Номер строки 4)

  Иду в регистр сведений, да, там есть записи по сотруднику от 30.11.2017 23.59.59 но документ Кадровое перемещение хотят провести 01.12.2017. И, кстати, документ проводится 31.11.2017. Но бухгалтерии надо 01.12.2017
  Знаю, что, вроде, изменение оклада можно отобразить документом Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях.
  Помогите понять как правильно должна быть построена цепочка документов. Или на что нужно обратить внимание при проведении кадровых перемещений. Как этот документ нужно проводить той датой, которая нужна бухгалтерии. Заранее всем спасибо за советы и ответы.

  podcast --> podcast

  
  

  Ariesod @ Сегодня, 10:07 ,
  Удержание на которое ругается был введён документ в этом периоде, уберите с документа это удержание и должно провестись, Кадровое перемещение проводят если меняется должность или подразделение, а просто для повышение оклада достаточно Ввод сведений и желательно что б документ заполнялся при изменении Сотрудника, а не вручную.

  YaninaNK --> YaninaNK

  
  

  Ariesod @ Сегодня, 10:07 ,
  Проводите документ 30.11 а в самом документе начало действия изменений ставьте 01.12
  Кадровое перемещение организаций:
  1. Возле каждого работника стоит дата (это дата введения с которой будет изменена ставка), проставьте там 01.12
  2. Обратите внимание на колонку действие, в ней должно быть проставлено "Изменить"

  Дата проведения документа никак не влияет на дату введения нового оклада!

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  YaninaNK @ Сегодня, 11:48 ,

  Действие проставлено изменить, дата у сотрудника 01.12.2017, дата документа 30.11.2017 = не проводится, та же ошибка. а вот когда дата у сотрудника 30.11.2017= проводится.

  podcast @ Сегодня, 10:22 ,

  В том-то и дело, что в декабре не проведено никаких документов по плановым удержаниям, в регистре данные только за ноябрь. Документы отражающие начисления все проведены ноябрем и период по 30.11.2017 , декабрь чист и невинен, но не хочет кадровое перемещение проводиться декабрем и все тут. где-то в регистре видит такую же запись, а я не вижу.

  podcast --> podcast

  
  

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  
  

  
  

  
  

  Ой, еле нашла как вставить скрины. Надеюсь, нормально будет видно. Спасибо.

  podcast --> podcast

  
  

  Ariesod @ Сегодня, 15:25 ,
  Похоже что у вас в документе уже есть такая строка, а вы добавили её ещё раз.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  podcast @ Сегодня, 17:17 ,

  Простите, не поняла в каком документе? В плановых удержаниях? Там только одна строка с таким сотрудником.
  Или я что-то не так понимаю?

  vita2011 --> vita2011

  
  

  Кадровое перемещение проводят если меняется должность или подразделение, а просто для повышение оклада достаточно Ввод сведений

  
  Это верный ответ. Делаем Ввод сведений о плановых начислениях 1 декабрем. Оклад выбираем "Изменить" и вводим новую сумму оклада.

  podcast --> podcast

  
  

  Ariesod @ Вчера, 17:46 ,
  Проверить документ Кадровое перемещение в ТЧ удержание на дубли, похоже что вы ввели кого два раза.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  podcast @ Сегодня, 9:34 ,
  В кадровом перемещении вкладка удержания пуста

  vita2011 @ Вчера, 21:46 ,

  Да, уже собралась с этим ответом в бухгалтерию, но всплыл момент, нужен приказ о повышении оклада, а это только через кадровое перемещение возможно

  podcast --> podcast

  
  

  Ariesod @ Сегодня, 10:00 ,
  Попробуйте в ТЧ Удержание нажать ПКМ и Убрать отбор, и посмотрите появится что то или нет.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  podcast @ Сегодня, 13:55 ,

  Сделала- пусто. кнопка отключить отбор больше не активна

  vita2011 --> vita2011

  
  

  
  приказ конечно нужен, но для 1С делаем Ввод сведений о плановых начислениях.
  А если через кадровый перевод: то нужно 30 ноября сделать Ввод сведений о плановых начислениях и "прекратить" все начисления и удержания по закладкам. Потом делаете Кадровый перевод 1 декабря с действием "Начать" по всем закладкам.
  P.S. Такая же ошибка иногда и при проведении увольнения выскакивает и тоже приходится делать "прекращение" всех начислений предыдущим днем.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  vita2011 @ Вчера, 18:57 ,

  Спасибо большое, попробуем так.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  Добрый день. Разобралась почему так все происходило. Может, кому будет полезно.
  Дело в том, что кадровое перемещение обнуляет все плановые удержания по сотруднику днем раньше даты с которой должны действовать новые условия.
  Поскольку плановые удержания были начислены 30.11.2017, то прежде чем записать новые данные от 01.12.2017, система должна обнулить старые данные, а так как на 30.11.2017 данные были введены, вот программа и ругалась. Обойти эту ситуацию мы придумали только таким способом:
  1. В документах "Ввод сведений о плановых начислениях и удержаниях" за ноябрь 2017 (во всех документах, которые отражают удержания) устанавливать конец периода по сотруднику на 29.11.2017
  2. В "Документе "Кадровое перемещение" устанавливаем дату у сотрудника 01.12.2017
  3. В таком случае все записи в соответствующих регистрах будут сделаны верно. Документы по начислению удержанию сделают запись 01.11.2017 (плановые удержания), обнуление пройдет 30.11.2017, а новые плановые удержания будут записаны 01.12.2017, как и новые плановые начисления - будут актуальны с 01.12.2017г

  К сожалению, думаю бухгалтерия захочет что-то дорабатывать по этому вопросу и придется ставить ТЗ программистам..

  Большое спасибо всем за активное участие, советы и помощь.

  Vofka --> Vofka

  
  

  И вам спасибо, что не поленились озвучить решение.

  Ariesod --> Ariesod

  
  

  Ибо обнуление система делает на день раньше даты, установленной у сотрудника (решила уточнить этот нюанс)

  При начислении зарплаты и расчете налогов порой надо оформить множество документов, корректировок, выплат. От правильности и сохранения методологической последовательности зависит правильность начислений зарплаты и налогов в 1С.

  Чаще всего допущенные ошибки в расчетах зарплаты и налогах 1С видны сразу. Основные сложности возникают при удержании и перечислении НДФЛ, а также при распределении удержанного и перечисленного налога по обособленным подразделениям, по регистрации в налоговом органе.

  В связи с большой нагрузкой на работников бухгалтерии, вопросом правильности начисления налога НДФЛ в 1С начинают заниматься при увольнении сотрудника или сдачи отчетности по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

  В таких случаях возникает необходимость провести анализ по НДФЛ.

  
  
  

  Наиболее частые ошибки при расчете НДФЛ возникают в документах выплаты заработной платы:

  · Ведомость в кассу;

  · Ведомость в банк;

  · Ведомость на счета;

  · Ведомость через раздатчика.

  
  
  

  3. Применение отчета в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8

  Налог, который удержан и перечислен, отражаются в отчетах при проведении документов оплаты. На практике, отражение налога иногда происходи не верно.

  Как видно в приведенном примере, ошибки и их причины сразу обнаруживаются. Отчет использует все необходимые регистры:

  
  
  

  
  
  

  Чаще всего этого достаточно, чтобы устранить ошибку в удержании и перечислении налога.

  В более сложных случаях следует корректировать НДФЛ в документах начисления.

  Если ошибка в начислении налога произошла в текущем периоде, правильней всего будет сделать перерасчет начислений по рассматриваемому сотруднику. После этого перепровести соответствующие выплаты и обязательно обновить налог в этой выплате.

  Если ошибка выявлена в прошлом периоде, то возможны несколько вариантов внесения корректировок:

  · Исправление документа начислений;

  · Корректировка выплаты или Доначисление в документе начисления заработной платы;

  
  
  

  · Доначисление, перерасчет отдельным документом, если такая возможность активирована.

  · Обязательно нужно проверять правильность начисления и удержания по конкретным сотрудникам при оплате отпускных, а также при увольнении сотрудника.

  · регулярно проводить проверку расчетов по НДФЛ важно и по той причине, что от этого зависит заполнение отчета 6-НДФЛ;

  · для предупреждения возникновения ошибок не рекомендуется создавать документы выплаты через копирование более ранних документов выплаты;

  · если вы осуществляете изменение в каких-либо документах, не забывайте, что требуется переоформление и перепроведение всех более поздних документов;

  · вносить изменения в документы предыдущего отчетного периода не рекомендуется (если изменения необходимо внести именно в более ранний отчетный период – необходимо проверить всю отчетность по налогам и, в случае её изменения, сдать корректирующую отчетность.

  В рассмотренном примере использовалась стандартная настройка 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.

  
  
  

  Если по какой-то причине отчет перестает формироваться, следует восстановить стандартные настройки отчета.

  
  
  

  Порусс Айрин Юрьевна

  Вас могут заинтересовать следующие статьи:

  94 [PROP_CODE] => TAGS2 [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие семинары: ) --> 95 [PROP_CODE] => TAGS [TITLE] => Вас могут заинтересовать следующие вебинары: ) -->

  Вас могут заинтересовать следующие вебинары:

  Читайте также:

    
  • Налогообложение в литве для юридических лиц в 2021
    
  • Власть опирается на систему налогов
    
  • Сколько собрали штрафов за 2020 год
    
  • 1с бухгалтерия объекты с особым порядком налогообложения
    
  • Закрытие счета 43 в конце месяца проводки усн