Автоматизация учета по налогам и сборам
Обновлено: 28.06.2024
- Пока что системы автоматизации бухгалтерского учета далеки от того, чтобы полностью заменить квалифицированного сотрудника.
- Высокая вариативность решений затрудняет, а порой и исключает автоматизацию.
- Каждый бизнес индивидуален, и самые лучшие решения — тоже индивидуальные. До выработки таких решений искусственному интеллекту пока далеко.
10 примеров автоматизации рутинных задач
Автоматизация хороша там, где ее применяют с умом. Это как с автолюбителями. Если вы каждый день стоите в пробках по три часа, лучше перейти на коробку автомат, чем сквозь слезы с занемевшей ногой гордиться умением водить на механике.
В этой статье мы собрали самые распространенные ручные операции, которые бухгалтеры до последнего стараются делать вручную, хотя для каждого существует одно или несколько технических решений.
Ввод первички
Акты, счета-фактуры, УПД, счета на оплату, паспорта и другие первичные документы могут отнять нечеловеческое количество времени на ручной ввод. Но зачем, если ABBYY разработала специальное решение для обработки документов? На базе ее технологий существует несколько разных сервисов и ПО для бухгалтеров, которые можно использовать для автоматизации ввода первички. От сотрудника требуется только проверка результата.
Время до: от 1 до 5 часов
Время после: 10-15 минут
Электронная отчетность
Время до: 30-60 минут
Время после: 1-5 минут
Клиент-банк
Если про электронную отчетность из 1С слышали многие, то вот про то, что там же можно обмениваться документами с банком, знают не все специалисты. Прямо в интерфейсе 1С вы можете формировать и отправлять платежи в банк, отслеживать статус документов и получать информацию по всем картам.
Экономия времени, может, и незначительная, а вот удобство и сохранение концентрации — на высоте.
Обмен документами с контрагентами
Документооборот с контрагентами тоже можно организовать прямиком из интерфейса 1С. Во-первых, не придется переключаться. Во-вторых, больше ничего не потеряется.
Сверка данных с контрагентами
Сопоставление счетов-фактур своей организации и контрагента — тот еще квест, требующий предельной концентрации внимания. Но разве не приятнее попивать в это время кофе и получать отчеты программы, в которых она укажет каждое расхождение?
Авансовый отчет по QR-коду
Даже покупка двадцати наименований канцелярии для офиса может обернуться часовой работой для бухгалтера, которому надо составить авансовый отчет по расходам, то есть вручную ввести каждую позицию, их количество и стоимость. А можно было просто отсканировать QR-коды с чеков, а программа бы составила авансовый отчет автоматически.
Время до: 60 минут
Время после: 2 минуты
Проверка контрагента
Время до: 3-5 часов на одного контрагента
Время после: 3-5 минут на одного контрагента
Поиск дублей в справочниках
Сверка выручки с базой НДС
Соответствие закону
Экономия времени в этом случае равняется тому времени, которое вам в каждом конкретном случае придется потратить на переоформление документа и повторную его отправку.
Что нужно знать, чтобы автоматизировать рутинные задачи
Итак, что нужно делать, чтобы держать руку на пульсе:
- Следить за обновлениями 1С, обязательно прочитывать документы свежих релизов и внедрять в учет.
- Изучать возможности дополнительных сервисов и ПО.
- Развивать аналитическое мышление, изобретать собственные решения и реализовывать их при помощи программистов 1С. Высший пилотаж, повышает ценность сотрудника в N раз.
А теперь давайте посмотрим, как именно мы можем сэкономить собственное время и ресурсы:
Как реализовать решения автоматизации на практике
Настало время поговорить о том, как все эти прелести реализовать технически. Вот где живут решения для автоматизации:
1. 1С и ее свежие внутренние возможности
Многие возможности автоматизации процессов уже заложены в вашу версию 1С или вот-вот появятся в новых релизах. Для того, чтобы быть в курсе, необходимо следить за обновлениями и погружаться в тематические информационные источники: это могут быть и профильные СМИ, и блоги бухгалтеров.
Плюсы: уже входит в стоимость вашей программы, дополнительно платить не надо
Минусы: встроенные возможности 1С редко могут потягаться с дополнительными сервисами
2. Портал ИТС и Маркет42
Магазины сервисов 1С. Готовые модификации с самыми разными возможностями (почти все, о чем мы писали в статье, можно реализовать через эти сервисы). Приобрести можно на портале ИТС или взять по подписке в новом Маркете42 от компании 42Clouds — тут фишка в том, что сервисы выкладывают сами разработчики, а вы можете потестить каждое решение и подписаться на любой срок. Не понравилось? Не проблема, просто отписываетесь.
Плюсы: невысокая стоимость, широкий выбор, сервисы не влияют на обновления 1С
Минусы: решения все же стандартизированные, для каких-то супер-уникальных случаев могут и не подойти
3. Индивидуальные разработки
Вариант, который идеально подходит тем, у кого много специфики в работе или крупным компаниям. Вы можете самостоятельно найти решение для автоматизации какой-то части работы и заказать его реализацию у опытного разработчика 1С. Либо можно пойти дальше и обратиться к разработчику, чтобы он познакомился с вашей системой учета и предложил, какими способами можно автоматизировать самые трудоемкие процессы, отнимающие уйму времени и сил.
Плюсы: если все пойдет хорошо, на выходе вы получите уникальную разработку, которая будет решать именно ваши задачи
Минусы: это дорого, долго и, увы, не всегда эффективно, если не повезло с исполнителем
4. Комплексные решения
Существует еще и такой вариант решения автоматизации: комплексное ПО и сервисы. Хороший пример — Sauri со встроенным помощником бухгалтера, где реализовано больше десятка автоматизированных решений рутинных задач. Замечательный вариант для малого и среднего бизнеса.
Плюсы: экономия, удобство использования
Минусы: некоторые функции в комплексном решении вам могут и не понадобиться
Как видите, автоматизация бухгалтерского учета имеет множество вариантов, и не так страшна, как кажется на берегу. Грамотное использование современных возможностей поможет сэкономить время, деньги и, самое главное, нервы от недопущенных ошибок.
В системе постоянных изменений в российском налоговом законодательстве, которые направлены на приближение финансовой отчетности к международным стандартам, российские предприятия постоянно сталкиваются с новыми задачами, касающимися наилучшей практической реализации способов всех видов бухгалтерских и налоговых учетов. В данной статье предлагается обзор, что такое автоматизация бухгалтерского и налогового учета, какие для этой цели существуют программные обеспечения, и как они работают.
Невозможность ручного учета
Сложность использования ручного труда, а иногда и ее невозможность, создают предпосылки для внедрения автоматизация налогового учета. В рамках одного из таких примеров следует назвать необходимость использования автоматизированных систем, так как надлежащее выполнение абсолютно всех требований законодательства бывает практически невозможным при осуществлении учета вручную. Связано это с трудоемкостью обработки значительных объемов всяческой информации, которые могут быть растянуты на продолжительные промежутки времени. В данной статье рассмотрим, для чего нужна автоматизация налогового учета.
Требования к программному обеспечению
Важно отметить, что любые требования справедливы, если бухгалтерский учет в организации осуществляется посредством программного обеспечения, хотя, разумеется, на данный момент обратное является редчайшим исключением. Для этих требований свойственен концептуальный характер, так как несоблюдение какого-либо из них вызывает сомнение целесообразности и эффективности используемых программных продуктов. Итак, достоинства программ и требования к ним:
- Не нужно повторно вводить документы. Для надлежащего ведения налогового учета первичными сведениями выступают основные документы, которые заносятся в программное обеспечение по бухгалтерии. То есть программа автоматического налогового учета должна предполагать исключение повторного ввода документов а, при существенной необходимости, она должна применять информацию, которая была внесена при ведении бухгалтерского учета.
- Наличие возможности хранения информации, которая переводится из одного периода отчетности в другой. Преследуя эту цель, программа должна предусматривать сохранение данных на специальных счетах по налоговому учету.
- Единое соответствие объектов учета. В рамках исключения вероятных несоответствий предметом налогового и бухгалтерского учетов, а также для проведения налоговых процедур следует использовать справочники.
- Обеспечение исключения необоснованного отказа в сведениях обоих учетов. В данном случае, под такими отклонениями имеются ввиду те, которые были получены ввиду разницы правил по ведению как бухгалтерского, так и налогового учетов. Если все соблюдено, то автоматизация налогового учета будет работать правильно.
Специальные налоговые планы счетов
Для правильного соблюдения налогового управления в базовых данных программы содержатся специальные налоговые планы счетов, которые обособленны от системы бухгалтерского контроля. Абсолютно все счета, которые присутствуют в существующем налоговом плане, носят забалансовый характер. Накопленные там сведения не отражаются в регистрах бухгалтерского отслеживания, а значит, не попадают в отчетность.
Схема формирования записей на таких счетах довольно простая, а именно - при дебетовании все обороты на них только увеличиваются, а по кредитованию снижаются.
Разделение счетов
Счета налогового плана принято подразделять на три вида:
- счета доходов нынешнего периода;
- расходы данного периода;
- промежуточные счета.
Программа ИТРП или производственное предприятие
В ходе деятельности этой программы процесс реализации налогового контроля заключается в следующем. Абсолютно все хозяйственные операции, которые были оформлены в ходе одного месяца, как первичные бухгалтерские документы, выводятся в базе данных по законодательным правилам. В конце месяца, основываясь на данных контроля по бухгалтерии, осуществляется автоматическое заполнение аналитических регистров по налоговому учету. Параллельно с этим в налоговых регистрах, отталкиваясь от первичных документов налогового отслеживания, приводятся операции, которые не могут быть отображены в системе бухгалтерского исполнения.
Сейчас повсеместно вводится новая усовершенствованная программа автоматизации налогового учета в "1С: Предприятие 8" (или "Бухгалтерия 8"), которая является универсальной. С ее помощью можно вести учет бухгалтерский и налоговый в одной базе сразу нескольких организаций, причем их сотрудники могут самостоятельно вносить данные, а бухгалтеру останется только контролировать процесс. Это особенно удобно, если деятельность смежных организаций связана.
Регистры налогового отслеживания в данной программе являются группой специализированных и самостоятельных сведений, которые формируются по налоговым данным. Все отслеживающие функции в программе выполнены согласно рекомендациям Министерства по налогам и сборам Российской Федерации.
Схемы создания итоговых сведений
В зависимости от того, какой характер носит информация, которая представляется в адрес аналитического регистра, вероятны всевозможные схемы создания итоговых сведений:
- согласно документам налогового учета;
- по информационным данным на налоговых счетах;
- основываясь на документах налогового контроля, а также информационных сведениях по бухгалтерии.
Типы налоговых документов
В зависимости от функционального назначения, налоговые документы разделяются на два типа:
- Документы, которые необходимы для формирования бухгалтерской информации в адрес данных по налогам. В таких списках предусматривается режим автозаполнения некоторых реквизитов. Но при этом сам файл представляет собой аналог налогового регистратора, либо его небольшой фрагмент за один день или отчетный период времени. Такие документы служат базой для формирования проводок по счетам забаланса для налогового учета.
Сведения, которые предназначаются для перевода информации с одних налоговых счетов на другие в целях создания действующей базы настоящего периода.
Каждой бухгалтерской проводке, как правило, соответствует своя непосредственная налоговая операция, которая получает ссылку на статью налогового учета, согласно чему происходит определение того, как она отображается в базе по налогам, а также то, как будет отражаться в соответствующих регистраторах. В стандартную поставку обычно включается уже настроенный список по статьям учета, который будет доступен для любого редактирования. Обзор программных средств автоматизации налогового учета должен проводиться регулярно.
Как выглядит редактор статей
Любые статьи учетов подразделяются на расходы и доходы, что определяется изменением налоговой базы в отношении конкретных операций. Редакторы статей контроля включают в себя такие колонки, как:
Полный список статей по налоговому учету делится на две закладки: файлы с документами доходов и расходов. Эти закладки имеют древовидную структуру. Такие документы состоят из других информативных блоков меньшего порядка. Если же статья не имеет в своей структуре каких-либо вкладок, то для удобства классификации ее называют документом последнего уровня. Каждый пользователь имеет право создавать не бесконечный, но вполне большой объем статей, которые будут считаться вложенными. Типы статей, можно сказать, наследуются всеми ее другими подстатьями. Выражаясь более простым языком, документы по доходам могут иметь лишь статьи таковых в подуровнях. Какие еще есть программы автоматизации налогового учета?
Принцип работы данной системы кроется в абсолютном сближении двух типов - бухгалтерского и налогового учетов. Ввиду того, что основанием для совершения операций выступает первичный документ, его нужно обрабатывать лишь один раз. Это оказывается реальным лишь в том случае, если для каждой бухгалтерской проводки согласно расходам или доходам присваивается функция налогового учета.
Благодаря каждому первичному документу создается бухгалтерская проводка или ее группа, которая должна быть отмечена аналитическим характерным признаком в области налогового учета. В рамках этого для правильной корректировки какой-либо операции, например, даты или суммы, в процессе контроля не требуется никаких дополнительных исправлений в налоговой системе предприятия, даже в том случае, если их внесли в проводку вручную. Автоматизация налогового учета на предприятии должна существенно экономить время.
То же самое имеет отношение к операциям по налоговому контролю. Вполне объяснимо, что при наличии заметных различий в процессе выявления расходов и доходов, лишь одних аналитических признаков явно будет недостаточно. Вот почему в программе параллельно с аналитическими функциями применяются и счета по налоговой схеме.
Кроме того, в данной программе приводится базовое перечисление аналитических признаков, которые могут быть дополнены на личное усмотрение пользователя. Абсолютно вся функциональность, которая предусмотрена программой, дает возможность применять бухгалтерские операции для всех типов проведения учетов предприятия. Это ведет к сокращению количество используемых действий и осуществляет производство расчетов налогооблагаемой базы в бухгалтерской среде. То есть сделанная проводка по финансовому контролю деятельности организации применяется и для налогового учета.
Разница между определениями дохода и расхода, согласно правилам бухгалтерского и налогового учетов, максимально принимаются во внимание самой программой, что позволяет сотруднику не совершать ошибки в процессе работы с ней. С автоматизацией налогового учета налог на прибыль посчитать довольно легко.
Заключение
Таким образом, общее применение вышеприведенных программ может быть использовано не только для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, но и для создания других его типов. Например, когда организация формирует документы по финансовой отчетности согласно международным стандартам, которые требуют несколько отличную классификацию значений и их структуру, то подобные показатели могут быть рассчитаны на основе разработанных и уже существующих на данный момент программных продуктов.
Читайте также: