2 ндфл приложение 4 и 5 в чем разница

Обновлено: 14.05.2024

В некоторых ситуациях, например, при обращении людей в государственные органы по поводу получения пособий, требуется предоставлять сведения о доходах и об уплате налогов.

Справка 2-НДФЛ – это документ, подтверждающий материальный статус гражданина и наличие у него прав на снижение налоговых выплат.

Содержание:

Зачем нужна справка 2-НДФЛ

Она нужна работодателям для отчета перед налоговыми органами о финансовом статусе сотрудников, взыскании с них обязательных платежей.

Кроме того, 2-НДФЛ может потребоваться отдельным гражданам. Поводами для ее составления могут быть:

Подача заявления на получение налоговых послаблений в связи с рождением ребенка или возникновением других ситуаций, предусмотренных законом;
Обращение в суд по поводу взыскания алиментов или для разрешения конфликтной ситуации, возникшей из-за финансовых претензий к работодателю;
Начисление пенсии по старости, расчет ее размеров;
Оформление опекунства или усыновления ребенка;
Сбор документов для поездки за границу (подтверждение материального положения);
Получение статуса безработного и начисление денежного пособия;
Расчет размеров пособия по беременности, родам и уходу за ребенком;
Оплата больничного листа;
Переход человека, имеющего какие-либо льготы и налоговые вычеты, на работу в другую организацию. Сведения, имеющиеся в 2-НДФЛ, учитываются бухгалтером при начислении ему зарплаты;
Взятие денежного кредита в банке (в том числе ипотеки) или оформление аренды имущества.

Какие сведения содержатся в справке 2-НДФЛ

Здесь имеются следующие сведения:

Паспортные данные физического лица (фамилия-имя-отчество, дата рождения, гражданство);
Название организации, в которой работает человек, а также коды и реквизиты фирмы, содержащиеся в Едином государственном реестре;
Сумма всех доходов, которые облагаются налогом;
Общий размер удержаний за указанный период;
Сумма вычетов, связанных с наличием у человека льгот, предусмотренных правилами Налогового кодекса Российской Федерации;
Окончательная сумма доходов гражданина и уплаченных налогов с учетом всех положенных льгот.

Образец формы справки 2-НДФЛ, которую работодатели должны выдавать сотрудникам:

Налоговые вычеты подразделяются на стандартные, социальные, имущественные и инвестиционные.

Стандартные – это снижение налоговых отчислений для налогоплательщиков, имеющих определенные льготы, а также вычеты на детей.

Право на снижение налога имеют, например, следующие категории налогоплательщиков 1 :

Принимавшие участие в ликвидации Чернобыльской катастрофы;
Участники испытаний ядерного оружия;
Лица, переселенные из районов, подвергшихся радиоактивному загзязнению;
Инвалиды Отечественной войны;
Лица, находившиеся в Ленинграде во время блокады 1941-1944 гг;
Герои Советского Союза или Герои России и другие.

Вычеты на детей предусмотрены для родителей (опекунов), выплачивающих налоги по ставке 13%. Право на снижение отчислений предоставляется до того момента, пока суммарный доход за все предыдущие месяцы с начала года не достигнет 350 тыс. руб. Как только он превысит этот показатель, льгота отменяется.

Право на стандартные вычеты имеют также налогоплательщики, имеющие ребенка-инвалида моложе 18 лет или учащегося (студента, аспиранта моложе 24), который является инвалидом I, II группы.

Социальные вычеты. Они предусмотрены для граждан, оплачивающих самостоятельно лечение или учебу, а также для тех работников, которые заключают договоры о пенсионном страховании.

Имущественные вычеты. Снижение налогов связано в данном случае с продажей или приобретением имущества (домов, садовых участков, квартир), выплатой процентов по кредиту.

Инвестиционные вычеты предусмотрены для людей, получающих доходы от продажи ценных бумаг, имеющих инвестиционный счет в банке.

На бланке 2-НДФЛ указываются реквизиты документов, подтверждающих права человека на соответствующие льготы и налоговые вычеты.

Имеется графа, в которой указывается вид доходов, получаемых данным физическим лицом. Каждому из видов соответствует определенный код, который вносится в данный документ.

Код 1300 соответствует доходам, получаемым от использования авторских прав;
1400 – доходы, получаемые от сдачи в аренду имущества (кроме транспортных средств и компьютерных сетей);
1530, 1531 – доходы по операциям с ценными бумагами.

Профессиональные вычеты предусмотрены для лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью или частной практикой.

Вычеты, связанные с переносом убытков на будущие периоды. Имеются в виду убытки от операций с ценными бумагами и производными финансовыми инструментами.

Где можно получить справку 2-НДФЛ и кто ее выдает

2-НДФЛ берут в бухгалтерии по месту работы (учебы) или налоговой службе. Документ выдается через 3 дня с момента обращения. Для получения справки необходимо составить письменное заявление и указать, какой период интересует. Заявление пишется на имя руководителя организации или главного бухгалтера. Цель получения документа гражданин указывать не обязан.

Образец заявления на получение 2-НДФЛ - скачать

В налоговую инспекцию сведения предоставляются до 1 апреля. В личном кабинете они доступны с мая или июня, после того, как будут обработаны. Здесь отражается справка 2-НДФЛ, в которой содержатся сведения за прошедший год. Справку за текущий год можно взять у работодателя.

Куда чаще всего приходится предоставлять 2-НДФЛ

Чаще всего такая справка требуется для предъявления:

В банк (при оформлении кредита, а также расчета ежемесячных выплат по процентам);
В налоговую службу;
В судебные инстанции;
В бухгалтерию по месту новой работы;
В управление (отделы) социальной защиты населения для получения пособий.

Когда 2-НДФЛ не требуется

Существуют ситуации, при которых работодатель не обязан предоставлять в налоговую службу справку 2-НФДС на какого-либо сотрудника. Это происходит в тех случаях, когда:

На протяжении отчетного года работнику не начислялась зарплата, и не выдавались другие денежные средства, то есть организация не удерживала с него налоги;
Работник получал доходы, не облагаемые налогом (к ним относятся, например, денежные призы, выплаты донорам, вознаграждения ветеранам труда и т. д.);
У сотрудника имелись доходы, которые он должен был вносить в собственную налоговую декларацию (прибыль малого бизнеса, доходы от продажи сельхозпродукции, выращенной на собственном земельном участке и другие). В таких случаях отчет о налогах возлагается на самого человека.

Срок действия 2-НДФЛ

Различные организации сами устанавливают срок действия такого документа.

Например, банки при выдаче кредитов обычно требуют, чтобы давность получения 2-НДФЛ составляла не больше 30 дней. При этом в справке должны содержаться сведения за последние 6 месяцев.

Для передачи в налоговые органы требуются данные за весь последний год.

В случае оформления пособия по беременности и родам предоставляются сведения о зарплате и удержании налогов за последние 2 года.

Изменения, произошедшие в 2020 году

В соответствии с приказом ФНС № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2018 справка 2-НДФЛ с 2019 года заполняется в новой форме:

С 2020 года меняется срок сдачи 2-НДФЛ. Ее надо сдавать не до 1 апреля, а до 1 марта. Так как 1 марта в 2020 году приходится на воскресенье, то крайним сроком сдачи справки является 2 апреля (понедельник).

Форма, действовавшая в 2018 году

Как получить справку 2-НДФЛ

Существуют нюансы получения справки физическими лицами различных категорий.

Справка 2-НДФЛ в период пребывания в декретном отпуске и на больничном

Существуют такие виды доходов, которые налогом не облагаются, и при составлении справки 2-НДФЛ не учитываются. К ним относятся:

Пособия по безработице, по беременности и родам;
Единовременные выплаты (командировочные, подъемные), доплата за работу в особых климатических условиях или местности, подвергшейся радиоактивному загрязнению;
Денежные компенсации, связанные с получением трудовой травмы, профзаболевания;
Выходные пособия работникам, уволенным по сокращению;
Выплаты членам семьи военнослужащих, погибших при исполнении служебного долга;
Вознаграждения, полученные за сдачу крови или донорского молока;
Премии за выдающиеся достижения в области науки, искусства или спорта;
Стипендии студентов, аспирантов, учащихся других категорий;
Пенсионные выплаты (государственные и страховые).

Примечание: Выплаты по больничному листу, полученному в связи с болезнью, НЕ относятся к доходам, не облагаемым налогом. Они связаны не с оплатой выполненной работы, а с временным недомоганием, причиной которого трудовая деятельность не является. Больничный лист не облагается налогом только в том случае, когда его получает женщина, уходящая в декретный отпуск.

В справке 2-НДФЛ, выдаваемой работнику, находившемуся в отпуске по болезни, указываются доходы и суммы снимаемых налогов.

А при оформлении справки за декретный период в нее вносится ежемесячное пособие по беременности и родам, с которого налог не взимается.

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Справка о доходах и изъятии налогов заполняется следующим образом:

Вносятся сведения о компании-работодателе, составляющей справку. В первую строку вписывается название организации, указывается наличие у нее инвестиционного фонда, контактные данные;

Указывается период, за который производится финансовый отчет, а также номер справки и ее признак. Существуют справки 2 видов:

С признаком 1. Обычная справка, которая в соответствии с Налоговым кодексом сдается в налоговую службу до 1 апреля следующего года;
С признаком 2. Такая справка составляется в случае невозможности взыскания налога. Она предоставляется до 1 марта.

Подобная ситуация возникает, например, если компания оплачивает труд работника не деньгами, а в натуральной форме (подарком или турпутевкой).

Другая ситуация: работник уволился с работы и уехал за границу на постоянное место жительства. При этом он уже не считается резидентом РФ. До увольнения человек выплачивал налог в размере 13%. С нерезидентов ежемесячно взимается налог 30%. Если данный работник уволился до 31 декабря, то за весь прошедший год с него полагается снять 30%

В последние строчки вписываются ФИО человека, составившего документ (налогового агента) или его представителя. Здесь указываются реквизиты удостоверения личности, дата заполнения справки. Документ заверяется подписью и печатью.

В приложение к справке 2-НДФЛ содержатся сведения по каждому виду доходов/вычетов, которым соответствует определенный код. Суммы расписаны по месяцам. Сюда вносятся заработная плата (код 2000), отпускные (2012), премиальные (2002), оплата по больничному листу (2300) и другие доходы.

Если в справке 2-НДФЛ допущена ошибка

Если при расчете налогов, заполнении персональных или иных данных была допущена ошибка, производится корректировка сведений.

Обнаружив неточность, налоговый инспектор в письменной форме сообщает предприятию о необходимости корректировки сомнительных данных. Если работодатель найдет ошибку самостоятельно и успеет сделать исправления до истечения обязательного срока подачи 2-НДФЛ в налоговую службу, никаких санкций не будет. Если сведения поступят с опозданием, организации придется заплатить штраф 500 рублей.

Наиболее частые ошибки в заполнении справки 2-НДФЛ

На справке не должно быть никаких помарок и исправлений. Если допущена неточность, необходимо заполнить новый бланк.

Наиболее частыми ошибками являются:

Некоторые особенности заполнения справки

Иногда возникает такая ситуация, когда вскоре после сдачи справки 2-НДФЛ в налоговую службу работник меняет паспорт. При этом сведения, внесенные в справку, не считаются ошибочными. Организация никакой ответственности при этом не несет, и выплата штрафа ей не грозит. Если работнику опять потребуется такая справка, ее выписывают уже с новыми паспортными данными.

Нарушением это не считается, хотя в налоговую службу были поданы другие сведения.

Существуют компьютерные программы для быстрого составления финансовых отчетов и заполнения 2-НДФЛ справки. Можно произвести также онлайн проверку на сайтах специализированных компаний.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

Справка 3-НДФЛ – это налоговая декларация, которую человек составляет сам (или пользуется услугами опытного помощника). В нее вносятся сведения о дополнительных доходах, не имеющих отношения к его служебной деятельности. 3-НДФЛ сдают в налоговую инспекцию для отчета о добросовестной выплате отчислений в пользу государства.

Справку 2-НДФЛ налогоплательщик самостоятельно не заполняет. Для ее получения он обращается к работодателю и через 3 дня ему выдают готовый документ.

Если гражданин является наемным работником, и имеет дополнительный доход, то для получения налогового вычета он должен предоставлять обе справки 2-НДФЛ и 3-НДФЛ.

Для индивидуального предпринимателя единственным документом, подтверждающим доходы, является налоговая декларация (3-НДФЛ).

Разница между этими документами состоит в том, что в 2-НДФЛ указываются доходы, получаемые от конкретного работодателя, причем ее можно получить за любой период (3, 6, 12, 24 месяца). В справку 3-НДФЛ вносятся сведения за 1 год.

Заключение

Справка 2-НДФЛ должна быть заполнена аккуратно, с соблюдением всех принятых правил. В противном случае могут возникнуть сомнения в подлинности сведений, потребуется уточнение неясных пунктов и предоставление дополнительных данных. Это может привести к затягиванию сроков принятия решения по интересующему делу.

Окончила МГУ им. М.В. Ломоносова по специальности журналистика. Несколько лет проработала автором в ведущих финансовых изданиях - ПРАЙМ, ТАСС и других известных в РФ компаниях.

Справка о доходах и суммах налога: общая информация

Обязанность налогового агента выдать физическому лицу справку по указанной форме закреплена пунктом 3 статьи 230 НК РФ. Однако Налоговым кодексом не установлено, в какой форме работник должен подать заявление на получение такой справки, и в какой срок налоговый агент должен ее выдать. Нет и утвержденного порядка заполнения справки о доходах и суммах налога.

При этом для формы 2-НДФЛ (она сдается в ИФНС) предусмотрен порядок заполнения и представления в налоговые органы (утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@). На наш взгляд, составлять справки о доходах и суммах налога по запросам работников нужно по тем же правилам, что и форму 2-НДФЛ. Во-первых, так будет проще для бухгалтера. Во-вторых, физлица нередко берут справки, чтобы представить их в инспекцию для получения налогового вычета. Логично предположить, что налоговикам проще проверить документ, оформленный привычным для них способом.

Что касается заявления физлица на выдачу справки, то каждая компания или ИП может разработать соответствующий бланк самостоятельно, либо принимать такие заявления в свободной форме. Многие работодатели выдают справки по устной просьбе сотрудников, и это не является нарушением.

Добавим, что налоговая ответственность за невыдачу работнику справки о доходах и суммах налога, либо за ее неправильное заполнение, не предусмотрена. В то же время за отказ представить физлицу такую справку существует административная ответственность.. Согласно статье 5.39 КоАП РФ штраф для должностных лиц составляет от 5 000 рублей до 10 000 рублей.

Общие требования к оформлению справки о доходах и суммах налога

Кто, когда и как составляет справку о доходах и суммах налога

Налоговые агенты: организации, предприниматели, нотариусы, адвокаты и представительства иностранных организаций в РФ, которые выплачивают физическим лицам зарплату, дивиденды и прочие виды доходов (ст. 226 НК РФ)

В каких случаях заполняется

По заявлению физического лица (п. 3 ст. 230 НК РФ)

За какой период составляется

За один календарный год. Если требуются сведения о доходах и суммах налога за два, три и т д. года, необходимо заполнить две, три и т д. справки.

Справка о доходах и суммах налога в случае, если физлицо получило доходы, облагаемые по разным ставкам

В отношении доходов, облагаемых по разным ставкам НДФЛ, оформляется одна справка.

Справка о доходах и суммах налога в ситуации, когда обнаружена ошибка в доходах и (или) в налоге или произведен перерасчет за период, по которому уже была выдана справка

Составление корректировочных и аннулирующих справок без заявления физлица не предусмотрено. Если после того, как были исправлены ошибки или сделан перерасчет, физлицо повторно запросит справку за тот же период, следует выдать справку с учетом исправлений и перерасчета.

Справка о доходах и суммах налога в случае, когда в середине года произошла реорганизация, после которой работник продолжил трудиться в данной компании

Работодатель должен выдать 2 справки: одну до момента реорганизации (налоговым агентом будет реорганизованная компания), вторую — после момента реорганизации (налоговым агентом будет компания, выдающая справку)

Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент находится в процессе банкротства

Справку должен выдать арбитражный управляющий

Кто выдаст физлицу справку о доходах и суммах налога, если компания — налоговый агент ликвидирована

Справку можно получить через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС России

Правила оформления справки о доходах и суммах налога физлица

В какой форме представляется справка о доходах и суммах налога

Налоговый агент оформляет справку на бумажном носителе. В личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС России можно получить справку в электронном виде, подписанную усиленной квалифицированной электронной подписью

Что не допускается при оформлении справки о доходах и суммах налога

Исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства, двусторонняя печать, скрепление листов, приводящее к их порче, указание отрицательных числовых значений

Какими чернилами заполнять

Черного, фиолетового или синего цвета

Как вносить значения текстовых, числовых и кодовых показателей

Слева направо, начиная с первого (левого) знакоместа. В незаполненных знакоместах в правой части поля ставится прочерк

Если справка заполняется при помощи программного обеспечения, значения числовых показателей выравниваются по правому (последнему) знакоместу. При распечатке на принтере допустимо не обрамлять знакоместа и прочерки в незаполненных знакоместах

Какой шрифт использовать

Если справка заполняется на компьютере, то используется шрифт Courier New высотой 16 — 18 пунктов

Какими буквами заполнять текстовые поля

Что ставить, если какой-либо показатель отсутствует

Во всех знакоместах соответствующего поля ставится прочерк

Что указывать, если суммовое значение отсутствует

Как заполнить справку о доходах и суммах налога, если необходимая информация не умещается на одной странице

Заполняется необходимое количество страниц

Нужно ли заверять справку о доходах и суммах налога печатью налогового агента

Заполнение справки о доходах и суммах налога

Заголовок справки о доходах и суммах налога

Год, за который составляется справка.

Дата (число, номер месяца, год) составления справки. Указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 02.06.2020.

Код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее подразделение (согласно Общероссийскому классификатору территорий муниципальных образований ОК 033-2013, утв. приказом Росстандарта от 14.06.13 № 159-ст).

Поле состоит из 11 знакомест. Если код имеет 8 знаков, справа никакие символы не проставляются. Пример: 12445698.

Предприниматели на ПСН ставят код по месту осуществления деятельности.

Контактный телефон налогового агента

Заполняется как организациями, так и предпринимателями.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, ставится ИНН правопреемника

Заполняется только организациями.

Если у организации есть обособленное подразделение, ставится КПП по месту нахождения этого подразделения.

Если справку сдает организация-правопреемник налогового агента, ставится КПП правопреемника

Юридические лица и обособленные подразделения указывают сокращенное наименование (при отсутствии — полное наименование) организации согласно учредительным документам.

Налоговые агенты — физические лица вписывают фамилию, имя, отчество (при наличии) согласно документу, удостоверяющему личность. Сокращения не допускаются. Двойная фамилия пишется через дефис. Пример: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

Если отчитывается правопреемник, то указывается наименование реорганизованной организации либо ее обособленного подразделения

Форма реорганизации (ликвидация) код

Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается код: для ликвидации — 0; для преобразования — 1; для слияния — 2; для разделения — 3; для присоединения — 5; для разделения с одновременным присоединением — 6.

Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется

ИНН/КПП реорганизованной организации

Заполняется правопреемником налогового агента. Указывается ИНН и КПП реорганизованной компании, либо ее обособленного подразделения.

Если организация составляет справку в отношении себя самой, поле не заполняется

Фамилия, имя, отчество физического лица согласно документу, удостоверяющему личность, без сокращений. Для указания ФИО физических лиц-иностранцев можно использовать латинский алфавит. Если отчество отсутствует, его можно не указывать

Код статуса физического лица:

- для резидентов РФ (кроме инос- транцев, трудящихся на основании патента) ставится 1;

- для нерезидентов РФ (в том числе для граждан стран, входящих в ЕАЭС) ставится 2;

- для нерезидентов РФ, признаваемых высококвалифицированными специалистами, ставится 3;

- для участников Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом, не являющихся резидентами РФ, ставится 4;

- для беженцев и лиц, получивших временное убежище на территории России, не являющихся резидентами РФ, ставится 5;

- для иностранных граждан, работающих в России по найму на основании патента, ставится 6

Дата рождения физического лица (число, месяц, год) указывается арабскими цифрами через точку. Пример: 24.10.1972.

Гражданство (код страны)

Числовой код страны, гражданином которой является физическое лицо, согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), утв. постановлением Госстандарта России от 14.12.01 № 529-ст. Примеры: 643 — код России, 804 — код Украины

При отсутствии у физического лица гражданства, ставится код страны, выдавшей документ, удостоверяющий личность

Код документа, удостоверяющего личность

Пример: для несовершеннолетнего физического лица ставится 03 — код свидетельства о рождении

Серия и номер документа

В заголовке указывается та ставка НДФЛ, в отношении которой заполняется данный раздел. Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

В разделе 3 указываются доходы, начисленные и фактически полученные физическим лицом (в денежной, натуральной форме и в виде материальной выгоды), а также профессиональные вычеты. Другие виды вычетов в данном разделе не указываются.

Полная сумма дохода (без налоговых вычетов) по соответствующему коду. Если в отношении дохода предусмотрены профессиональные вычеты, или доход облагается НДФЛ не в полном размере, напротив этого дохода указывается соответствующий код вычета

Заполняется только для доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные и инвестиционные вычеты, и в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ не в полном размере согласно статье 217 НК РФ (например, стоимость подарков). Стандартные, имущественные и социальные вычеты в данном поле не отражаются.

Сумма вычета не может превышать сумму дохода.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

Сумма вычетов по указанному коду. Число заполненных строк зависит от количества видов вычета, предоставленных физическому лицу.

Если вычеты не предоставлялись, поле не заполняется.

В разделе 5 отражаются суммы начисленного и фактически полученного дохода, а также суммы начисленного, удержанного и перечисленного НДФЛ по ставке, указанной в разделе 3.

Если в течение отчетного года физическому лицу выплачивались доходы по разным ставкам, данный раздел заполняется для каждой из ставок.

Общая сумма дохода

Общая сумма начисленного и фактически полученного дохода без учета вычетов, отраженных в разделах 3 и 4

Сумма налога исчисленная

Общая сумма начисленного НДФЛ

Сумма фиксированных авансовых платежей

Сумма фиксированных авансовых платежей, на которую уменьшается начисленный НДФЛ

Сумма налога удержанная

Общая сумма удержанного НДФЛ

Сумма налога перечисленная

Общая сумма перечисленного НДФЛ

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по налогу, образовавшаяся из-за того, что налоговый статус физического лица в отчетном году изменился

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма начисленного НДФЛ, которую налоговый агент не удержал в отчетном году

Заключительная часть справки

Налоговый агент (ФИО)

Указывается полностью фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица, составившего справку

6-НДФЛ. За 2021 год по форме 2-НДФЛ необходимо было отчитаться до 1 марта 2022 года. Расскажем, как это правильно сделать.

Кратко об основных изменениях

Текущая форма включает два листа, в том числе Приложение. Напомним, раньше она состояла из одного листа. К слову, старая форма вовсе не исчезла — теперь она применяется для выдачи работникам организации. А вот в налоговый орган сдавать придется 2-НДФЛ на бланке от 2 октября 2018 года. Именно его и рассмотрим далее.

Прежде чем рассказать о новой форме, напомним основы. 2-НДФЛ составляется в отношении каждого физического лица, который работает в организации или у ИП, а также которому в отчетном периоде выплачивался доход в соответствии с договорами гражданско-правового характера. Основное назначение справки — подтвердить правильность расчета НДФЛ с доходов физических лиц, которым осуществляются выплаты. Налоговые агенты обязаны подать форму также и в том случае, если им не удалось произвести удержание НДФЛ.

Как заполнить новую 2-НДФЛ

Заголовок

Вверху каждого листа справки проставляется ИНН и КПП налогового агента, а также указывается порядковый номер страницы.

В начале первого листа дается информация общего характера. Тут содержатся сведения:

порядковый номер справки;
за какой год она составляется;

признак — цифровой код, означающий основание представления сведения о доходах:

1 — НДФЛ с доходов удержан;
2 — НДФЛ удержать не удалось;
3 — справка подана правопреемником, НДФЛ удержан;
4 — справка подана правопреемником, но НДФЛ не удержан.

00 — если справка составляется первично;
01, 02, 03 и так далее — порядковый номер произведенной корректировки;
99 — если справка отменяет ранее представленную.

Раздел 1

В первом разделе представляется информация о физическом лице:

Обратите внимание! Если ИНН неизвестен, поле можно не заполнять. При этом ИФНС не вправе отказать налоговому агенту в приеме 2-НДФЛ (письмо от 22 марта 2018 года № ГД-2-14/562@).

1 — налоговый резидент РФ
2 — налоговый нерезидент РФ
3 — высококвалифицированный специалист-нерезидент
4 — участник Госпрограммы по добровольному переселению в Россию соотечественников, нерезидент
5 — иностранец либо человек без гражданства, получивший статус беженца или временное убежище в РФ, нерезидент
6 — иностранец, работающий в России на основании патента

Дата рождения.
Код страны, гражданином которой является физическое лицо. Берется из Общероссийского классификатора стран мира. Код России — 643.
Код вида документа. Он берется из Требований к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган, утвержденных Приказом ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@. Код паспорта — 21.
Серия и номер удостоверяющего документа, чаще всего паспорта.

Раздел 2

Во втором разделе указываются итоговые данные по доходам и НДФЛ за отчетный период:

общая сумма дохода физлица
налоговая база
ставка налога (обычно 13%)

Обратите внимание! Форма 2-НДФЛ заполняется отдельно по каждой ставке, по которой доход налогоплательщика в течение года облагался НДФЛ.

исчислил по данным своего учета
удержал из дохода физического лица
перечислил в бюджет
удержал излишне или не смог удержать

Если налог не был удержан (признаки 2 и 4), особенности заполнения будут таковы:

Как заполнять раздел при удержании НДФЛ, показано в примере в конце статьи.

Обратите внимание! В форме не должно быть пустых ячеек — все они должны быть заполнены. Если показателя нет или он короче отведенного поля, в пустых ячейках проставляются прочерки. Что касается отсутствия суммового показателя, то указывается ноль (пример — копейки).

Раздел 3

В третьем разделе необходимо указать информацию о вычетах НДФЛ — стандартных, социальных и имущественных. Работодатель делает вычеты (кроме стандартных) на основании уведомлений из ИФНС, которые предоставляет сотрудник.

1 — имущественный вычет
2 — социальный вычет
3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи

Также следует указать номер уведомления, его дату и код ИФНС, которая его выдала.

Если не хватает полей для предоставленных вычетов или было получено несколько уведомлений, то придется заполнить соответствующее количество листов формы. При этом в последующих листах Раздел 1 и Раздел 2 заполнять не нужно. Также в заголовке формы не нужно указывать ОКТМО и телефон, а при заполнении в связи с выдачей нескольких уведомлений — еще и наименование налогового агента. В Разделе 3 на дополнительных листах нужно заполнить такие поля:

Если уведомления о налоговых вычетах нет, соответствующие поля заполняются прочерками.

Подтверждение достоверности и полноты сведений

Справку может подписать сам налогоплательщик (директор компании, предприниматель) либо его правопреемник, а также доверенное физическое лицо или представитель доверенного юридического лица. В зависимости от того, кто ставит подпись, необходимо указать код:

1 — документ подписал сам налоговый агент или правопреемник;
2 — это сделал законный представитель.

В следующих трех строках нужно указать фамилию, имя, отчество лица, которое осуществляет подпись справки. Если подписывает справку директор, а сдает в ИФНС бухгалтер, то указывать в этом разделе ФИО бухгалтера не нужно.

Если 2-НДФЛ подписывает доверенное лицо, в нижней строке первого листа нужно указать наименование и реквизиты доверенности.

Приложение

В новой форме 2-НДФЛ также дается информация о доходах и вычетах гражданина с разбивкой по месяцам. Отражаются эти данные в приложении. Здесь нужно указать сумму дохода и вычета (при наличии) за каждый месяц, а также соответствующий им код. При этом стандартные, социальные и имущественные вычеты не указываются.

Месяцы должны указываться в хронологическом порядке. Если в каком-то месяце были разные виды доходов, то его следует указать в нескольких строках (см. пример).

Пример заполнения 2-НДФЛ в 2021 году

Вся информация, необходимая для заполнения в отношении Иванова формы 2-НДФЛ, представлена в следующей таблице.

Таблица. Сведения о доходах и вычетах Иванова для заполнения 2-НДФЛ

Показатель	Значение
Зарплата ежемесячно (код дохода 2000)	20 000 рублей
Дивиденды в декабре (код дохода 1010)	50 000 рублей
Вычет НДФЛ на ребенка (код вычета 126)	1 400 х 12 = 16 800 рублей
Общая сумма дохода	20 000 х 12 + 50 000 = 290 000 рублей
Налоговая база	290 000 — 16 800 = 273 200 рублей
Ставка налога (зарплата и дивиденды)	13%
Начислено, удержано и перечислено в бюджет НДФЛ	273 200 / 100 * 13 = 35 516 рублей

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Существует два отчёта по НДФЛ: ежеквартальный 6-НДФЛ и ежегодный 2-НДФЛ. Отчёт 2-НДФЛ отменяют с 2021 года, но за 2020 год его нужно сдать в прежней форме. В этой статье мы расскажем о том, как заполнить 2-НДФЛ.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 2-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Сроки сдачи отчётности 2-НДФЛ

2-НДФЛ нужно сдавать раз в год до 1 марта. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Правила заполнения формы 2-НДФЛ

2-НДФЛ состоит из справок на каждого сотрудника. В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге.

Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в 2-НДФЛ её нужно распределить отдельно по каждому. Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Но встречаются ситуации, когда эти суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

Что делать, если вы недоплатили НДФЛ

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи 2-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в 2-НДФЛ начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 2-НДФЛ такая переплата не отражается.
Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как выдать сотруднику справку 2-НДФЛ

Сотрудники получают 2-НДФЛ на руки, например, если увольняются. Для этого случая с 2019 года действует своя версия формы. Пользуйтесь ей.

Статья актуальна на 05.02.2021